Bakgrund till utredningen

1. I syfte att identifiera och sprida bästa praxis som används av EU:s byråer i deras förbindelser med medborgarna inledde ombudsmannen i maj 2011 ett besöksprogram vid sådana byråer. Besöket inom ramen för denna undersökning på eget initiativ ägde rum den 5 oktober 2012. Vid sitt möte med direktören för regleringsfrågor vid Europeiska kemikaliemyndigheten (nedan kallad Echa) klargjorde ombudsmannen att sådana besök formellt genomförs på grundval av hans behörighet att genomföra undersökningar på eget initiativ. En undersökning på eget initiativ innebär bland annat att de vanliga förfarandegarantierna för sådana undersökningar gäller. Dessa inbegriper byråns rätt, i enlighet med artiklarna 5.1, 5.2 och 14.2 i ombudsmannens genomförandebestämmelser [1], att begära att Europeiska ombudsmannen behandlar information och handlingar konfidentiellt.

2. Echa inrättades på grundval av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1907/2006 av den 18 december 2006 om registrering, utvärdering, godkännande och begränsning av kemikalier (nedan kallad Reach-förordningen)^[2]. Reach-förordningen antogs för att förbättra skyddet av människors hälsa och miljön mot de risker som kemikalier kan utgöra och samtidigt öka konkurrenskraften för EU:s kemiska industri. Det främjar också alternativa metoder för farobedömning av ämnen för att undvika onödiga försök på ryggradsdjur. Echa fungerar som den centrala punkten i Reach-systemet: Den i) förvaltar de databaser som krävs för att driva systemet. ii) samordna den ingående utvärderingen av misstänkta kemikalier, och iii) håller på att bygga upp en offentlig databas där konsumenter och yrkesutövare kan hitta information om faror. Echa har sitt säte i Helsingfors, Finland.

3. Ombudsmannen var särskilt intresserad av att bekanta sig med Echas bästa praxis och få fram insikter som skulle kunna användas i framtiden, i syfte att utbyta bästa praxis mellan de olika EU-byråerna. Under ombudsmannens besök gav direktören för regleringsfrågor och de högre tjänstemännen vid Echa som var närvarande vid besöket ombudsmannen detaljerad information om Echa, dess uppdrag och organisation och höll presentationer i syfte att besvara de frågor som ombudsmannen ställde i sitt brev om att inleda sin undersökning på eget initiativ. Styrkande handlingar lämnades också till ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

4. Mötet med Echas direktör för tillsynsfrågor och berörd personal kretsade kring följande ämnen:

• Principerna för den offentliga förvaltningen.
• Echas inledande kontakter med allmänheten.
• Öppenhet, dialog och ansvarsskyldighet.
• Rekrytering.
• Anbud och kontrakt.
• Intressekonflikter. och
• Visselblåsning.

Utredningen

5. Besöket ägde rum den 5 oktober 2012. På grundval av den information som mottogs vid detta tillfälle gjorde ombudsmannen ett antal iakttagelser som beskrivs i detalj i hans rapport efter hans besök vid Echa. Denna rapport finns tillgänglig på ombudsmannens webbplats [3].

6. I sin rapport sammanfattade ombudsmannen sina förslag på följande sätt:

a) Echa skulle kunna överväga att lägga till en uttrycklig hänvisning till ombudsmannen i artikel 19 i sin kodex för god förvaltningssed.

b) Echa skulle kunna överväga att göra sin årsrapport om sin hantering av ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar tillgänglig för allmänheten.

c) Echa skulle kunna ompröva sin ståndpunkt när det gäller utlämnandet av namnen på ledamöterna i uttagningskommittén, så att sådan information skulle lämnas till alla sökande och inte bara till dem som uttryckligen begär det.

d) När det gäller anbud och kontrakt skulle Echa kunna överväga att inkludera en hänvisning till ombudsmannen i sina underrättelser och kontrakt.

e) Echa skulle kunna rapportera om de konkreta åtgärder som den har vidtagit för att uppfylla sina rättsliga skyldigheter när det gäller de intressekonflikter som identifierats av revisionsrätten. I detta avseende skulle Echa särskilt kunna rapportera om sina uppföljningsåtgärder med avseende på slutsatserna att i) intressen inte granskas innan personalen tilldelas uppgifter och ii) policyer och förfaranden för att bedöma och hantera intressekonflikter vid Echas överklagandenämnd inte är tillräckliga.

Echas uppföljning av ombudsmannens förslag

7. Den 26 april 2013 lämnade Echas direktör sitt svar på ombudsmannens förslag. Denna skrivelse finns också tillgänglig på ombudsmannens webbplats [4].

8. Det är lämpligt att citera de två första styckena i direktörens brev i sin helhet:

”Tack för ditt besök den 5 oktober 2012 och för att du delar med dig av dina tankar om hur institutioner och byråer kan förbättra sina förbindelser med medborgarna. Vi uppskattar den öppna diskussion som ägde rum den dagen mellan er och Echas avdelningar. Dina förslag kommer definitivt att hjälpa oss att främja vår administrativa servicekultur. Jag tar tillfället i akt att försäkra er om att Echa har åtagit sig att leverera tjänster av hög kvalitet.

Efter ditt besök skickade du mig ett brev den 3 april 2013, som innehöll din rapport med resultaten och förslagen från ditt besök. Ni lämnade konkret fem förslag till Echa, och jag har nöjet att i dag informera er om att Echa har beslutat att reagera positivt på dem alla. Nedan hittar du de konkreta steg och åtgärder som Echa kommer att vidta eller redan har vidtagit i detta avseende.”

Ombudsmannens analys och slutsatser

Inledande anmärkning

9. I det följande kommer ombudsmannen att granska Echas svar på hans förslag en efter en.

A. Förslag om att Echa skulle kunna överväga att lägga till en uttrycklig hänvisning till ombudsmannen i artikel 19 i sin kodex för god förvaltningssed

Echas svar

10. Echa förklarade att artikel 19 i dess kodex för god förvaltningssed [5] för närvarande har följande lydelse:

"Om gemenskapsrätten så föreskriver skall ett beslut av byrån som kan inverka negativt på en fysisk eller juridisk persons rättigheter innehålla en uppgift om vilka möjligheter till överklagande som står till buds för att överklaga beslutet. Den ska särskilt ange vilken typ av rättsmedel det rör sig om, inför vilka organ de kan utövas samt tidsfristerna för utövandet av dem.”

11. Echa uppgav därefter att dess kodex för god förvaltningssed hade antagits genom ett styrelsebeslut av den 14 februari 2008. Alla ändringar av uppförandekoden bör därför följa samma förfarande. Efter ombudsmannens förslag att lägga till en uttrycklig hänvisning till ombudsmannen i artikel 19 i Echas kodex hade Echas direktör beslutat att lägga fram ett motsvarande förslag för styrelsen.

Ombudsmannens bedömning

12. Ombudsmannen noterar och välkomnar att Echa har beslutat att lägga fram ett förslag för att genomföra hans förslag a). Han avslutar därför sin undersökning av denna fråga.

B. Förslag om att Echa skulle kunna överväga att göra sin årsrapport om sin hantering av ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar tillgänglig för allmänheten

Echas svar

13. I sitt svar förklarade Echa att den hade beslutat att på sin webbplats [6] offentliggöra årsrapporten om sin hantering av ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar.

Ombudsmannens bedömning

14. Ombudsmannen noterar och välkomnar att Echa har beslutat att genomföra hans förslag b) genom att göra sin årsrapport om sin hantering av begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar väl synlig för allmänheten under rubriken "Tillgång till handlingar" på sin webbplats.

C. Förslag om att Echa skulle kunna överväga att lämna ut namnen på ledamöterna i uttagningskommittén till alla sökande och inte bara till dem som uttryckligen begär det

Echas svar

15. Såsom anges i ombudsmannens rapport påpekade Echa att den redan hade lämnat ut namnen på ledamöterna i uttagningskommittéerna på begäran. På ombudsmannens förslag hade dock Echa beslutat att ändra sin ståndpunkt och meddela namnen på uttagningskommitténs ledamöter till alla sökande. Kommissionen tillade att den hade för avsikt att uppge dessa namn i de skrivelser där de sökande kallades till intervju (kandidater på slutlistan) och i de skrivelser där de sökande informerades om att de inte hade valts ut för intervjun (kandidater som inte fanns med på slutlistan).

16. Echa förklarade vidare att den har för avsikt att införa en mening i sina framtida inbjudningar om att varje försök att kontakta uttagningskommitténs ledamöter kommer att leda till att sökanden automatiskt utesluts från urvalsförfarandet. När det gäller tidsplanen informerade Echa ombudsmannen om att den avser att genomföra hans förslag i de urvalsförfaranden som kommer att inledas under det fjärde kvartalet 2013.

Ombudsmannens bedömning

17. Såsom anges i punkt 39 i sin rapport [7] noterar ombudsmannen att offentliggörandet av namnen på uttagningskommitténs ledamöter är i linje med domstolens rättspraxis på området. Han välkomnar Echas nya policy att offentliggöra namnen till alla kandidater från och med det fjärde kvartalet 2013, som genomför hans förslag c).

D. Förslag om att Echa, när det gäller anbud och kontrakt, skulle kunna överväga att inkludera en hänvisning till ombudsmannen i sina underrättelser och kontrakt

Echas svar

18. Såsom nämns i ombudsmannens rapport uppgav Echa att den redan informerar anbudsgivare och entreprenörer om deras rätt att lämna in ett klagomål till ombudsmannen i meddelandet om upphandling och det meddelande om tilldelning av kontrakt som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning. Efter ombudsmannens förslag uppgav Echa att den kommer att börja inkludera en hänvisning till ombudsmannen i sina skrivelser med underrättelser och i alla skrivelser som utväxlas i samband med att avtalstvister löses och avtalsenliga rättsmedel tillämpas. När det gäller tidsplanen för genomförandet av dessa förslag förklarade Echa att den avser att införa dessa arrangemang under det tredje kvartalet 2013.

Ombudsmannens bedömning

19. Ombudsmannen välkomnar att Echa, förutom att informera anbudsgivarna om att de kan begära rättslig prövning, har beslutat att genomföra sitt förslag d) genom att från och med det tredje kvartalet 2013 införa en hänvisning till ombudsmannen i sina underrättelser och alla skrivelser som utväxlas i samband med lösning av avtalstvister och tillämpning av avtalsenliga rättsmedel. Ombudsmannen anser att detta arrangemang kommer att säkerställa att anbudsgivare vars anbud förkastats får tillräcklig information om att de kan söka upprättelse hos ombudsmannen.

E. Förslag om att Echa skulle kunna rapportera om de konkreta åtgärder som den har vidtagit när det gäller de intressekonflikter som identifierats av revisionsrätten

Echas svar

20. Såsom ombudsmannen påpekade i sin rapport förklarade Echa att den hade vidtagit uppföljningsåtgärder med avseende på många av Europeiska revisionsrättens slutsatser [8] och särskilt med avseende på dem som ombudsmannen identifierat, nämligen när det gäller riktlinjer och förfaranden för att bedöma och hantera intressekonflikter bland byråns personal och ledamöter i överklagandenämnden.

21. Echa förklarade därefter att sedan Echa antog sin nya policy för intressekonflikter är alla anställda, oavsett lönegrad, skyldiga att avge en årlig intresseförklaring. Den nya mall som används för dessa deklarationer gör det möjligt för personalen att inkludera en mer omfattande uppsättning uppgifter i deklarationen. Förklaringarna från Echas ledning offentliggörs på Echas webbplats för att möjliggöra offentlig granskning.

22. Echa påpekade dessutom att ett särskilt förfarande har införts för att säkerställa att potentiellt motstridiga intressen kontrolleras innan personalen tilldelas uppgifter. Det nya förfarandet innebär en aktiv och systematisk kontroll av varje anställds årliga intresseförklaring när ett ärende tilldelas honom eller henne. I vissa processer kombineras denna aktiva och systematiska kontroll med en särskild fallrelaterad förklaring där den berörda anställde bekräftar att det inte finns några motstridiga intressen. Ett liknande tillvägagångssätt har tillämpats i byråns överklagandenämnd och kansli, där varje berörd anställd är skyldig att göra en ytterligare egenförsäkran för att bekräfta att det inte finns några motstridiga intressen i ärendet. Justitiesekreteraren gör en intressekontroll av varje handläggare som är involverad i ärendet efter överklagande, medan nämndens ordförande gör en intressekontroll av andra ledamöter i nämnden och av justitiesekreteraren. Den längst tjänstgörande ledamoten utför kontrollen av ordföranden.

Ombudsmannens bedömning

23. Ombudsmannen har vid flera tillfällen förklarat att EU:s institutioner, organ och byråer bör göra sitt yttersta för att undvika inte bara faktiska intressekonflikter, utan även uppenbara intressekonflikter, för att upprätthålla allmänhetens förtroende för och tillit till dess verksamhet och för att skydda deras personal från omotiverade misstankar. I sin rapport till Echa uppmanade han i synnerhet byrån att rapportera om sina uppföljningsåtgärder med avseende på revisionsrättens slutsatser att i) intressen inte granskas innan personalen tilldelas uppgifter, och ii) riktlinjer och förfaranden för att bedöma och hantera intressekonflikter vid Echas överklagandenämnd behövde förbättras. I detta avseende lovordar han det faktum att Echa har antagit konkreta åtgärder för att genomföra revisionsrättens slutsatser, i enlighet med revisionsrättens särskilda rapport nr 15/2012 [9], till exempel genom att införa nya förfaranden för att säkerställa att potentiellt motstridiga intressen kontrolleras innan personalen tilldelas uppgifter. Ombudsmannen anser därför att Echa också har genomfört hans förslag e).

F. Slutsats

På grundval av sin granskning av Europeiska kemikaliemyndighetens svar drar ombudsmannen slutsatsen att Echa har vidtagit lämpliga åtgärder för att anta alla de förslag som han lade fram för myndigheten i sin skrivelse av den 3 april 2013. Ombudsmannen avslutar därför denna undersökning.

Echa kommer att informeras om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 27 maj 2013.