Bakgrunden till besöket

1. I maj 2011 inledde Europeiska ombudsmannen ett besöksprogram vid EU:s byråer i syfte att identifiera och sprida bästa praxis i sina förbindelser med medborgarna. Inledningsvis genomförde ombudsmannen tre pilotbesök vid EU:s byråer i Förenade kungariket, nämligen Europeiska bankmyndigheten, Europeiska läkemedelsmyndigheten och Europeiska polisakademin. I oktober 2011 besökte ombudsmannen Europeiska miljöbyrån i Köpenhamn och i november 2011 Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk och Europeiska sjösäkerhetsbyrån i Lissabon. I februari 2012 besökte ombudsmannen Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning i Thessaloniki och i maj 2012 Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor i Dublin. I juni 2012 besökte ombudsmannen Europeiska polisbyrån och Eurojust i Haag och Europeiska systemrisknämnden i Frankfurt [1].

2. Genom en skrivelse av den 5 juli 2012 informerade ombudsmannen Europeiska byrån för nät- och informationssäkerhet (Enisa) om att han inom ramen för sitt program för besök vid byråer hade för avsikt att besöka byrån den 19 juli 2012.

3. Enisa inrättades genom förordning (EG) nr 460/2004 (nedan kallad Enisas inrättandeförordning)[2], senast ändrad genom förordning (EU) nr 580/2011 [3]. Enisa syftar till att säkerställa en hög och effektiv nivå av nät- och informationssäkerhet och att utveckla en kultur av nät- och informationssäkerhet i Europeiska unionen till förmån för EU:s medborgare, konsumenter, företag och organisationer inom den offentliga sektorn, och på så sätt bidra till en väl fungerande inre marknad. Enisa har följande mål: i) Att förbättra unionens, medlemsstaternas och, som en följd av detta, näringslivets förmåga att förebygga, hantera och reagera på nät- och informationssäkerhetsproblem. ii) Bistå och ge råd till kommissionen och medlemsstaterna i frågor som rör nät- och informationssäkerhet och som omfattas av dess behörighet. iii) Att utveckla en hög nivå av expertis och använda denna expertis för att stimulera ett brett samarbete mellan aktörer från den offentliga och den privata sektorn. och iv) på begäran bistå kommissionen i det tekniska förberedelsearbetet för uppdatering och utveckling av unionslagstiftningen på området nät- och informationssäkerhet.

4. Ombudsmannen skickade ett förslag till dagordning till Enisa med de specifika frågor som han ville diskutera. Ombudsmannen informerade dessutom Enisa om att han, som svar på ett åtagande som han hade gjort efter en begäran från församlingen för byråns personalkommittéer (AASC), hade för avsikt att träffa Enisas personalkommitté under sitt besök. 

Besöket

5. Mötet ägde rum i Enisas lokaler den 19 juli 2012. Ombudsmannen åtföljdes av Antonios Antoniadis, juridisk handläggare. Enisa företräddes av Udo Helmbrecht, verkställande direktör, som åtföljdes av Graeme Cooper, chef för enheten för offentliga frågor, Ulf Bergström, talesman, Evangelos Ouzounis, chef för enheten för motståndskraft och anpassning, enheten för skydd av kritisk informationsinfrastruktur, Emmanuel Maurage, juridisk rådgivare och biträdande förvaltningschef, Ingrida Taurina, sekretariatet för styrelsen och den ständiga intressentgruppen, Valérie Follmer, personalassistent, och Domenico Costabile, upphandlingsansvarig.

6. I början av mötet informerade ombudsmannen om syftet med och bakgrunden till sitt besök i Enisa. Han klargjorde att han gör sina besök vid EU:s byråer på grundval av sin behörighet att genomföra undersökningar på eget initiativ. En undersökning på eget initiativ innebär bland annat att de vanliga förfarandegarantierna för sådana undersökningar gäller. Dessa inbegriper byråns rätt att begära att ombudsmannen behandlar information och handlingar konfidentiellt, i enlighet med artiklarna 5.1, 5.2 och 14.2 i ombudsmannens genomförandebestämmelser [4].

7. Efter ombudsmannens inledande anmärkningar redogjorde Enisa för sin ståndpunkt i de frågor som ombudsmannen identifierat i sin skrivelse av den 5 juli 2012. De ansvariga enhetscheferna och vid behov den verkställande direktören tog upp de olika punkterna på dagordningen med hjälp av PowerPoint-bilder. Varje presentation följdes av en diskussion och en frågestund. I slutet av mötet överlämnades en kopia av presentationen och styrkande handlingar till ombudsmannen. Enisa begärde konfidentiell behandling av vissa handlingar.

8. Efter mötet med Enisas ledning träffade ombudsmannen och Antoniadis personalkommitténs företrädare Stavroula Caridis och Slawomir Gorniak. Företrädarna för personalkommittén beskrev personalkommitténs roll och rapporterade om dess bidrag till att Enisa fungerar smidigt. Personalkommittén informerade ombudsmannen om att Enisas anställda är medvetna om hans roll när det gäller att upptäcka administrativa missförhållanden och om deras rätt att lämna in ett klagomål till honom.

9. Följande frågor diskuterades mellan ombudsmannen och Enisas ledning:

1. Enisas inledande kontakter med allmänheten.
2. Öppenhet, dialog och ansvarsskyldighet.
3. Urval och rekrytering.
4. Anbud och kontrakt.
5. Etiska frågor.

Ombudsmannens iakttagelser och förslag

a) Enisas inledande kontakter med allmänheten

10. En av ombudsmannens grundläggande uppgifter är att se till att EU:s förvaltning är öppen, serviceinriktad och effektiv när det gäller att hantera kontakterna med medborgarna. De relevanta grundprinciperna fastställs i den europeiska kodexen för god förvaltningssed (nedan kallad kodexen). Europeiska ombudsmannen får ofta klagomål om bristande serviceanda och effektivitet. Detta tyder på att EU-förvaltningen fortfarande står inför utmaningar på detta område. När så är lämpligt försöker Europeiska ombudsmannen hitta en snabb lösning på klagomål som rör klagomål till följd av medborgarnas inledande kontakter med administrationen. I sådana fall kontaktar ombudsmannen vanligtvis den berörda personen per telefon.

11. I sin skrivelse av den 5 juli 2012 informerade ombudsmannen Enisa om att alla EU-byråer hade enats om att anta uppförandekoden vid ett möte mellan cheferna för byråerna i Lissabon i oktober 2008. Enisas webbplats innehöll dock ingen hänvisning till kodexen och ombudsmannen begärde därför ytterligare information om hur Enisa har genomfört detta beslut. Ombudsmannen frågade dessutom hur Enisa ser till att dess anställda följer principerna i kodexen.

12. I sin presentation underströk Enisa den vikt man fäster vid koden och redogjorde för sina insatser för att se till att dess anställda är medvetna om de rättigheter och skyldigheter som den innehåller. För detta ändamål anordnade den i juni 2012 ett utbildningstillfälle om koden.

13. Därefter förklarade Enisa sin praxis för att förbättra de inledande kontakterna med medborgarna genom att fokusera på de senaste initiativen i denna fråga. Enisa presenterade sin utåtriktade verksamhet för att öka byråns synlighet. Denna verksamhet, som omfattar en medie- och reklamkampanj, riktar sig till a) experter på nät- och informationssäkerhet, b) medierna som förmedlare av information och c) medborgarna direkt. Enisa informerade ombudsmannen om att dess webbplats spelar en central roll i byråns uppsökande arbete och att en uppdatering av Visual Branding för närvarande pågår. Denna process är avsedd att leda till en förbättrad webbplats som kommer att ge toppmodern tillgänglighet och kommer också att tillgodose funktionshindrade användare. Enisa informerade ombudsmannen om att byrån för att öka medvetenheten om nät- och informationssäkerhet redan har använt "youtube" och även har för avsikt att använda sociala medier, t.ex. facebook. Enisa redogjorde vidare för sin utåtriktade verksamhet på lokal nivå. I detta avseende annonserade Enisa i lokala medier, anordnade offentliga evenemang, såsom Europadagen den 9 maj, och arrangerade besök på kretensiska skolor.

14. Ombudsmannen välkomnar Enisas åtagande att förse sin personal med ett brett spektrum av information om god förvaltningssed och berömmer byrån för att ha anordnat en utbildning om koden. Ombudsmannen anser att Enisas engagemang för de principer som fastställs i uppförandekoden skulle kunna göras mer synligt för unionsmedborgarna och föreslår därför att byrån tillhandahåller en länk till uppförandekoden på Enisas webbplats. Ombudsmannen uttrycker dessutom sin tillfredsställelse med Enisas utåtriktade verksamhet och de initiativ som tagits för att öka byråns synlighet och underlätta inledande kontakter med allmänheten.

b) Öppenhet, dialog och ansvarsskyldighet

15. Ombudsmannen sätter stort värde på behovet av att främja öppenhet och öka ansvarsskyldigheten inom EU:s förvaltning. Detta krav återspeglas bland annat i EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar, där ombudsmannen uttryckligen nämns som ett prövningsorgan. Det återspeglas också i ombudsmannens omfattande undersökningsbefogenheter, som gör det möjligt för honom att grundligt klargöra de fakta och frågor som uppstår under hans undersökningar.

16. Mot bakgrund av ovanstående överväganden bad ombudsmannen Enisa att lämna ytterligare information och besvara följande frågor:

”a) Hur hanterar Enisa i praktiken begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar? Vilka är riktlinjerna och/eller de praktiska arrangemangen för att hantera sådana begäranden? Ge exempel på hur kommissionen hanterar sådana ansökningar, till exempel genom att tillhandahålla den huvudsakliga korrespondensen avseende de tre senaste ansökningarna om allmänhetens tillgång till handlingar som behandlas enligt förordning (EG) nr 1049/2001 [5]. Observera att jag inte kommer att undersöka innehållet i Enisas beslut i dessa exempel, eftersom detta inte är syftet med detta besök.

b) Utarbetar Enisa en årlig rapport (intern eller extern) om sin hantering av allmänhetens tillgång till handlingar?

c) För eller avser Enisa att föra ett offentligt register i den mening som avses i artikel 11 i förordning (EG) nr 1049/2001?

d) Sedan januari 2011 har publiceringen av Enisas kvartalsöversyn (EQR), en Enisa-publikation för intressenter och andra intresserade läsare, upphört för att minska Enisas koldioxidavtryck och främja användningen av digitala onlineverktyg för kommunikation och publikationer. Vilka publikationer ersatte EQR?

e) Enisas arbetsprogram och allmänna rapporter finns tillgängliga online på engelska (arbetsprogrammet för 2008 och 2010 finns också på franska och tyska, med förbehåll för att den engelska versionen är den enda officiella). Vilken är Enisas policy när det gäller språkfrågor i detta avseende?

f) I avsnittet "Kontakt" på webbplatsen finns ett telefonnummer, ett faxnummer och två kontaktformulär för e-post (ett för webbplatsrelaterade frågor och ett för alla andra informationsförfrågningar). Enisa ombeds att ge ombudsmannen mer information om hur byrån hanterar begäranden om information. Den skulle kunna informera ombudsmannen om den återkoppling som den får från användare och berörda parter.

g) Hur säkerställer Enisa att intresseförklaringar från den verkställande direktören, utstationerade nationella experter och experter om punkter på dagordningarna för möten i byråns tillfälliga arbetsgrupper är tillgängliga för allmänheten?

17. I sin presentation noterade Enisa att i enlighet med artikel 12 i Enisas inrättandeförordning, där det föreskrivs att byrån ska säkerställa att den utför sin verksamhet ”med en hög grad av öppenhet” och ”att allmänheten och alla berörda parter ges objektiv, tillförlitlig och lättillgänglig information, särskilt när det gäller resultaten av dess arbete, i förekommande fall”, är öppenhet ett viktigt kännetecken för det sätt på vilket den utför sitt arbete.

18. Som svar på frågorna om tillgång till handlingar förklarade Enisa att den behandlar alla ansökningar som tas emot i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001. Ombudsmannen underströk att Enisas interna regler [6] inte innehåller några bestämmelser om genomförandet av förordning 1049/2001, vilket krävs enligt artikel 14.2 i Enisas inrättandeförordning [7]. Enisa förklarade att enligt artikel 6.6 i Enisas inrättandeförordning [8] får dessa regler endast antas på grundval av ett förslag från kommissionen. Byrån informerade ombudsmannen om att kommissionen håller på att utarbeta ett "stödpaket för byråerna" som förväntas ta itu med denna fråga.

19. Ombudsmannen påpekade att det, trots att det finns olika kontaktpersoner för olika frågor, inte finns någon kontaktperson för frågor om tillgång till handlingar på Enisas webbplats. Enisa noterade att dess avdelningar får mycket få ansökningar om tillgång till handlingar eftersom de flesta av dess handlingar som är av intresse för allmänheten rör dess kärnverksamhet och därför redan är tillgängliga för allmänheten. Under alla omständigheter svarar Enisa snabbt på dessa förfrågningar och nästan alltid på ett gynnsamt sätt. Kommissionen lade dock fram ett ärende för ombudsmannen i vilket tillgång till de begärda handlingarna nekades. Byrån förklarade att Enisa på grund av det låga antalet begäranden inte har offentliggjort någon rapport om förordning (EG) nr 1049/2001 och inte har något offentligt register.

20. Diskussionen gick sedan över till Enisas initiativ för att främja öppenhet, dialog och ansvarsskyldighet. I detta avseende förklarade Enisa att dess webbplats innehåller en stor mängd data, publikationer och information om dess kärnverksamhet (arbetsprogram och allmänna rapporter), dess struktur, organisation och den rättsliga ram som styr dess verksamhet. Utöver tillgången till information om ”Rekrytering” och ”Offentlig upphandling” betonade Enisa tillgången till information om sin finansiella verksamhet: 2012 års budget och tjänsteförteckning, de senaste årens årsredovisningar, inbegripet yttrandena från Enisas styrelse, och Europeiska revisionsrättens rapporter om dessa räkenskaper.

21. Som svar på ombudsmannens fråga om att den europeiska referensramen för kvalifikationer hade upphört förklarade Enisa sin publikationspolicy att trycka mycket färre publikationer än tidigare och att fokusera på onlinepublikationer. Webbplatsen är det viktigaste verktyget för att sprida information om dess arbete. Enisas onlinepublikationer är i stort sett indelade i två kategorier, en för medborgare och medier (pressmeddelanden, nyheter och företagsmaterial) och en för experter på nät- och informationssäkerhet (publikationer, rapporter och studier).

22. Därefter presenterade Enisa sin policy för val av språk som används på dess webbplats, i publikationer och rapporter på nätet. Den förklarade att valet gjordes på grundval av objektiva kriterier för att säkerställa att Enisa når ut till experter och medborgare. Huvudspråket är engelska eftersom det är lingua franca för nätverks- och informationssäkerhet. Eftersom de största företagen som sysslar med nät- och informationssäkerhet är baserade i Frankrike och Tyskland, franska och tyska versioner finns också tillgängliga. Grekiska lades till för att öka medvetenheten om Enisas arbete i värdlandet. I sin strävan att utöka kommunikationsspråken har Enisa hämtat inspiration från Byrån för harmonisering inom den inre marknaden och offentliggör sina pressmeddelanden även på italienska och spanska.

23. Enisa redogjorde för den information som var tillgänglig för allmänheten på sin webbplats, inklusive adressen till dess huvudkontor i Heraklion och dess kontor i Aten. Enisa förklarade dock att de första kontakterna från allmänheten vanligtvis sker via e-post. I detta sammanhang inkluderade Enisa två särskilda kontaktformulär och e-postadresser på sin webbplats. Den informerade därefter ombudsmannen om sitt standardförfarande för att besvara begäranden om information och redogjorde för de viktigaste inslagen i dess arbetsflöde för e-post. Så snart ett e-postmeddelande kommer in i systemet besvaras det eller hänvisas till den ansvariga personen vid byrån inom 48 timmar. Effektiviteten i detta tillvägagångssätt testades framgångsrikt vid flera tillfällen där byrån fick ett stort antal frågor, t.ex. frågor om 2010 års Stuxnet-virus, 2011 års Botnets-rapport och 2012 års cyberattacker från High Rollers.

24. Diskussionen gick sedan vidare till frågan om öppenhet i samband med intresseförklaringarna från den verkställande direktören, utstationerade nationella experter och experter när det gäller punkter på dagordningarna för mötena i byråns tillfälliga arbetsgrupper i enlighet med artikel 12 i Enisas inrättandeförordning [9]. Ombudsmannen påpekade att dessa intresseförklaringar inte finns tillgängliga på Enisas webbplats. Enisa begärde förtydliganden och vägledning om innehållet i intresseförklaringarna, som ombudsmannen tillhandahöll. Det uttryckte sitt åtagande att ta fram relevanta mallar och offentliggöra intresseförklaringarna på sin webbplats. 

25. Ombudsmannen gratulerar Enisa till dess webbplats, som är användarvänlig, lättnavigerad och informativ. Han anser att de skäl som ligger till grund för Enisas språkpolicy när det gäller publikationer är tillräckliga, men uppmanar Enisa att på alla 23 officiella språk tillgängliggöra åtminstone hemsidan för sin webbplats samt information om dess funktioner och språkpolicy. Genom att hälsa på medborgare som besöker webbplatsen på sitt eget språk och förklara dess funktioner för dem skulle Enisa tydligt visa att byrån erkänner att alla EU-medborgare har ett legitimt intresse av dess arbete.

26. Enisa förser allmänheten med en stor mängd information, främst om sin kärnverksamhet, samt tillräcklig information om finansiella och organisatoriska frågor. Den har antagit en proaktiv strategi för informationsspridning, främst genom onlinepublikationer, och bör välkomnas i detta avseende. Ombudsmannen välkomnar också de mekanismer som Enisa har infört för att säkerställa en effektiv hantering av kontakter från allmänheten och dess arbetsflödessystem för e-post.

27. När det gäller tillgång till handlingar, och i avvaktan på antagandet av bestämmelser som syftar till att genomföra förordning (EG) nr 1049/2001, skulle Enisa kunna överväga att a) skapa en särskild sida på sin webbplats som skulle identifiera de regler som är tillämpliga på begäranden om tillgång till handlingar och den ansvariga kontaktpersonen, b) utarbeta en årlig rapport om sin hantering av begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar och c) upprätta ett offentligt register över sina handlingar.

28. Enisa bör se till att den verkställande direktörens och utstationerade nationella experters intresseförklaringar offentliggörs på byråns webbplats, och ombudsmannen välkomnar Enisas åtagande att göra detta.

(C) Urval och rekrytering

29. När det gäller innehållet i urvals- och rekryteringsbesluten intar ombudsmannen en liknande hållning som EU-domstolen. Detta innebär bland annat att han erkänner administrationens stora utrymme för skönsmässig bedömning vid valet av personal. När det gäller de förfarandemässiga aspekterna av urval och rekrytering har ombudsmannen mycket aktivt arbetat för att öka insynen i EU-rekryteringen. Hans insatser har till exempel lett till ökad öppenhet när det gäller namnen på ledamöterna i uttagningskommittéerna och mer detaljerade utvärderingsformulär som ger de sökande en bättre inblick i hur de bedömdes.

30. Ombudsmannen noterade att Enisa på sin webbplats offentliggör information om sitt ansökningsförfarande och om lediga och avslutade tjänster. Ombudsmannen bad Enisa att klargöra följande frågor:

”a) Hur säkerställer Enisa effektiv kommunikation med de sökande som deltar i urvalsförfarandena om statusen för deras ansökningar och/eller resultatet av urvalsförfarandet?

b) Känner de sökande till namnen på medlemmarna i uttagningskommittén? I vilken utsträckning ger Enisa de sökande tillgång till bedömningarna av deras ansökningar?

c) I vilken utsträckning söker Enisa snabbare och mindre formella sätt att lösa tvister om urvals- och rekryteringsbeslut än de som föreskrivs i artikel 90 i tjänsteföreskrifterna?

d) Informerar Enisa systematiskt de sökande om att de kan lämna in klagomål till ombudsmannen, i enlighet med artikel 19 i kodexen?

31. Enisa lämnade information om sina urvalsförfaranden. Den angav att den i mars 2012 antog förbättrade riktlinjer för insyn i sina urvalsförfaranden. Enligt dessa riktlinjer fastställs tröskeln för att bli antagen till en intervju innan ansökningarna tas emot. Dessutom hålls alla sökande fullständigt informerade i alla skeden av förfarandet. Misslyckade sökande informeras systematiskt efter genomgången av ansökningarna. Begäran om ytterligare information i samband med rekryteringsförfaranden kan ställas till en särskild e-postadress. Kandidaternas poäng får de kännedom om.

32. De sökande informeras om möjligheten att lämna in ett formellt klagomål i enlighet med artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. Det verkar som om Enisa inte informerar de sökande om deras rätt att antingen lämna in ett klagomål till ombudsmannen eller väcka talan vid personaldomstolen. I detta avseende vill ombudsmannen uppmuntra Enisa att informera enskilda personer om de två ovannämnda möjligheterna att överklaga ett negativt beslut.

33. Enisa uppgav vidare att namnen på medlemmarna i dess uttagningskommittéer inte offentliggörs. Den förklarade att syftet med att inte lämna ut uppgifter är att skydda uttagningskommittén från påtryckningar utifrån. Den noterade att de anställda skulle tveka att delta i uttagningskommittéerna om deras namn avslöjades. Ombudsmannen förklarade att utlämnandet av namnen på uttagningskommitténs ledamöter är i linje med domstolens rättspraxis på området. Sekretessen i samband med uttagningskommitténs överläggningar och arbete infördes i syfte att garantera dessa kommittéers oberoende och objektiviteten i deras arbete. Det skyddar dem från all yttre påverkan och tryck [10].  Iakttagandet av denna sekretess utgör således hinder för att uttagningskommitténs enskilda ledamöter lämnar ut sina synpunkter. Ombudsmannen har dock konsekvent ansett att rätten att hemlighålla uttagningskommitténs ledamöters individuella åsikter inte är detsamma som att hemlighålla deras identiteter [11].

34. Ombudsmannen noterar att institutionernas syn på den rätta balansen mellan öppenhet och legitima behov av sekretess i uttagningskommitténs arbete har utvecklats i riktning mot att ge större vikt åt öppenhet [12]. Han påpekar att den etablerade praxisen inom både Epso och kommissionen är att offentliggöra namnen på uttagningskommitténs ledamöter. Ombudsmannen anser att en sådan praxis garanterar öppenhet i urvalsförfarandena, bidrar till att bygga upp och upprätthålla allmänhetens förtroende för EU:s institutioner, organ och byråer och försäkrar kandidaterna om att urvalsförfarandet inte har varit behäftat med intressekonflikter. Mot bakgrund av ovanstående överväganden skulle Enisa kunna ompröva sin ståndpunkt när det gäller utlämnandet av namnen på uttagningskommitténs ledamöter. 

d) Anbud och kontrakt

35. På prövningsnivå handläggs tvister i samband med anbudsbeslut och avtalsförhållanden oftast av domstolarna. Under årens lopp har dock en betydande andel av ombudsmannens ärenden även berört dessa områden. När det gäller anbud hämtar ombudsmannen inspiration från domstolens tillvägagångssätt, som är att erkänna administrationens stora utrymme för skönsmässig bedömning vid bedömningen av de materiella aspekterna av anbudsförslag, samtidigt som man noggrant kontrollerar om den gav giltiga och tillräckliga skäl för sina beslut och om den på lämpligt sätt respekterade tillämpliga förfaranden och informationsrättigheter. När det gäller avtalstvister bedömer ombudsmannen inte i sig om det föreligger ett avtalsbrott. Han undersöker dock noggrant om administrationen har lämnat goda skäl för sin ståndpunkt och undersöker också om administrativa åtgärder eller underlåtenheter är rättvisa.

36. Mot bakgrund av ovanstående ville ombudsmannen bli informerad om hur Enisa hanterar tvister på dessa områden.

37. Enisa redogjorde för de viktigaste inslagen i det förfarande som följer i anbudsärenden. Kommissionen informerade ombudsmannen om att den tar vederbörlig hänsyn till bestämmelserna i budgetförordningen [13] och att den säkerställer respekten för principerna om öppenhet och likabehandling genom att se till att alla anbudsgivare får information samtidigt. Enisa betonade att byrån tillämpar budgetförordningen även på lågkostnadsupphandlingar. När anbudsgivarna begär ytterligare information lämnar Enisa en uppdelning av sin utvärdering, även om den inte begärs. Enisa behandlar begäranden om ytterligare information som begäranden om tillgång till handlingar.

38. Under diskussionen och som svar på en fråga från ombudsmannen om Enisas praxis i förhållande till underleverantörer gav Enisa ett exempel på ett fall där byrån ingrep för att säkerställa att underleverantören fick rätt betalning enligt avtalet. Ombudsmannen välkomnade detta tillvägagångssätt och betecknade det som ett exempel på god administrativ praxis.

39. När det gäller frågan om huruvida anbudsgivare och entreprenörer informeras om att de kan lämna in klagomål till ombudsmannen uppgav Enisa att byrån informerar anbudsgivarna om deras rätt att lämna in ett klagomål till ombudsmannen både i meddelandet om tilldelning av kontrakt för alla öppna förfaranden och i den relevanta delen av dess webbplats. Ombudsmannen erkände Enisas proaktiva tillvägagångssätt men hänvisade till sin skrivelse av den 5 juli 2012 till byrån där han noterade att det meddelande om tilldelning av kontrakt som finns tillgängligt på byråns webbplats presenterar ombudsmannen som en "[b] ody med ansvar för medlingsförfaranden", vilket kan vara vilseledande. Ombudsmannen konstaterade dessutom att hans kontaktuppgifter inte längre är giltiga. Enisa svarade att mallen för meddelande om tilldelning av kontrakt tillhandahålls av Publikationsbyrån och att Enisa, när det gäller byrån, strävar efter att tillhandahålla korrekt information om ombudsmannens roll i anbudsärenden.

40. Ombudsmannen anser att både tillämpningen på alla anbudsgivare av de principer som fastställs i budgetförordningen och Enisas tillvägagångssätt gentemot underleverantörer utgör exempel på god administrativ praxis. Ombudsmannen anser vidare att den information som Enisa ger anbudsgivarna och entreprenörerna om sin roll när det gäller att ta emot klagomål är tillfredsställande.  

(E) Etiska frågor

41. Ombudsmannen behandlar etiska frågor under följande allmänna underrubriker: för det första principerna för offentlig förvaltning, för det andra intressekonflikter och för det tredje visselblåsning.

Principer för offentliga tjänster

42. Den 19 juni 2012 offentliggjorde ombudsmannen principerna för EU:s offentliga förvaltning [14]. Hans främsta syfte med att offentliggöra principerna var att bidra till att bygga upp ett större förtroende mellan medborgarna och EU-institutionerna. Principerna tar hänsyn till bästa praxis i medlemsstaterna och fastställdes efter en lång period av eftertanke och offentligt samråd. Som det offentliga samrådet bekräftade är principerna för offentliga tjänster inte nya, utan representerar medborgarnas och tjänstemännens befintliga förväntningar. De utgör de grundläggande etiska normer som styr EU-tjänstemännens uppförande. Principerna vägleder dem också mot rätt beslut i situationer där de bör göra en bedömning. De utgör i sig en viktig del av den förvaltningskultur som EU-institutionerna ansluter sig till.

43. Enisa redogjorde för de åtgärder som byrån har vidtagit för att skapa en servicekultur i sitt arbete. Som nämnts ovan under rubrik A tillhandahåller Enisa utbildning inte bara om kodexen utan även om tjänsteföreskrifterna. Värdena öppenhet och ärlighet ingår också i Enisas interna politik för kriskommunikation.

44. Ombudsmannen erkänner Enisas efterlevnad av höga etiska normer. Han anser att det skulle vara mycket önskvärt om Enisa såg till att all dess personal informerades om principerna för allmännyttiga tjänster. Ombudsmannen uppmanar också Enisa att göra principerna för allmännyttiga tjänster tillgängliga på sin webbplats. På så sätt skulle medborgarna informeras om att de ansluter sig till dessa principer.

Intressekonflikter

45. Intressekonflikter uppstår när personer som arbetar för den offentliga förvaltningen kan uppfattas ha ett olämpligt personligt intresse i en fråga som de har att göra med. Sådana konflikter måste hanteras på lämpligt sätt för att säkerställa ett objektivt beslutsfattande och för att öka allmänhetens förtroende för förvaltningen. Den senaste tidens händelser och fall visar att EU-förvaltningen inte har allmänhetens fulla förtroende för denna fråga.

46. Med beaktande av artiklarna 11 [15] och 13.2 [16] i Enisas inrättandeförordning bad ombudsmannen Enisa att lämna information om de konkreta åtgärder som den vidtar för att undvika intressekonflikter när det gäller

a) Rekrytering av personal, inklusive högre tjänstemän.

b) Uppförandet av nuvarande och tidigare anställda, särskilt när det gäller extern verksamhet under och efter deras tjänstgöring vid Enisa (se till exempel artiklarna 11, 11a, 12b och 16 i tjänsteföreskrifterna om anställda och artikel 13 i Enisas inrättandeförordning om styrelseledamöter, den verkställande direktören och den ständiga intressentgruppen). och

c) genomförandet av artikel 11 i inrättandeförordningen.

47. I sin presentation förklarade Enisa att den typ av intressekonflikter som Enisas personal kan ställas inför måste ses i förhållande till byråns mandat. Kommissionens förslag till förordning om ändring av Enisas inrättandeförordning kommer att innehålla mer specifika riktlinjer om intressekonflikter. Enisa erkände de svårigheter som dess verkställande direktör och utstationerade nationella experter står inför när det gäller att ta fram lämpliga mallar för intresseförklaringarna, vilka har analyserats ovan under rubrik B, och när det gäller att tillhandahålla nödvändig information till allmänheten i enlighet med artikel 12.2 i förordningen om inrättande av Enisa. Enisa upprepade sitt åtagande att ta itu med frågan.

48. Ombudsmannen har vid flera tillfällen förklarat att EU:s institutioner, organ och byråer bör göra sitt yttersta för att undvika inte bara faktiska utan även uppenbara intressekonflikter, i syfte att upprätthålla allmänhetens förtroende för och tillit till deras verksamhet och skydda deras personal från omotiverade misstankar. I detta avseende skulle det helt klart vara lämpligt om Enisa kunde anta de konkreta åtgärder om intressekonflikter som anges i dess inrättandeförordning för att uppfylla sina rättsliga skyldigheter. I detta avseende skulle Enisa kunna utarbeta mallar för den verkställande direktörens och utstationerade nationella experters intresseförklaringar och se till att dessa görs tillgängliga på Enisas webbplats. Ombudsmannen välkomnar att Enisa har uttryckt sin vilja att göra detta.

Visselblåsning

49. Ombudsmannen bad Enisa att lämna information om eventuella arrangemang för internt visselblåsning och om eventuella fall av visselblåsning.

50. I sin presentation noterade Enisa att artikel 22a i tjänsteföreskrifterna inte ger ett fullständigt svar på utmaningarna med visselblåsning. Parlamentet uppmärksammade dessutom ombudsmannen på Olafs praxis att uppmuntra visselblåsare att vända sig direkt till byrån. Därefter redogjorde Enisa kortfattat för de fall av visselblåsning som byrån nyligen har behandlat. Ombudsmannen uppmanade Enisa att informera personalen om möjligheten enligt tjänsteföreskrifterna att först rapportera om eventuell olaglig verksamhet internt.

Sammanfattning av ombudsmannens förslag

51. På grundval av sitt besök och den information som Enisa lämnat till honom lägger ombudsmannen fram följande förslag:

a) Enisa skulle kunna göra sitt åtagande att följa principerna i den europeiska kodexen för god förvaltningssed mer synligt för unionsmedborgarna genom att tillhandahålla en länk till kodexen på sin webbplats.

b) I avvaktan på att bestämmelser som syftar till att genomföra förordning (EG) nr 1049/2001 antas skulle Enisa kunna överväga att a) skapa en särskild sida på sin webbplats med regler för ansökningar om tillgång till handlingar och ansvarig kontaktperson, b) utarbeta en årsrapport om sin hantering av ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar och c) upprätta ett offentligt register över sina handlingar.

c) Enisa skulle kunna överväga att på alla 23 fördragsspråk tillgängliggöra åtminstone hemsidan för sin webbplats samt information om dess funktioner och språkpolitik. Genom att hälsa på medborgare som besöker webbplatsen på sitt eget språk och förklara dess funktioner för dem skulle Enisa tydligt visa att byrån erkänner att alla EU-medborgare har ett legitimt intresse av dess arbete.

d) I syfte att ytterligare förbättra informationen till de sökande i urvals- och rekryteringsförfarandena skulle Enisa kunna informera de sökande om deras rätt att överklaga ett negativt beslut. Det rör sig om rätten att klaga till ombudsmannen och rätten att väcka talan vid personaldomstolen.

e) Enisa skulle kunna ompröva sin ståndpunkt när det gäller utlämnandet av namnen på uttagningskommitténs ledamöter [17]. 

f) Enisa skulle kunna se till att all dess personal informeras om principerna för EU-tjänstemännens offentliga förvaltning. Kommissionen skulle kunna överväga att göra principerna för public service tillgängliga på sin webbplats. På så sätt skulle medborgarna informeras om att de ansluter sig till dessa principer.

g) Enisa skulle kunna anta de konkreta åtgärder om intressekonflikter som anges i dess inrättandeförordning för att uppfylla sina rättsliga skyldigheter. I detta avseende skulle Enisa kunna utarbeta mallar för den verkställande direktörens och utstationerade nationella experters intresseförklaringar och se till att dessa förklaringar görs tillgängliga på Enisas webbplats.

h) Enisa skulle kunna överväga att informera personalen om möjligheten enligt tjänsteföreskrifterna att först rapportera om eventuell olaglig verksamhet internt.

Jag skulle uppskatta om Enisa kunde rapportera tillbaka till mig senast den 31 januari 2013 om sin uppföljning av de förslag som anges ovan.

Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 24 oktober 2012.