Utfärdad i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga [1]

Bakgrunden till besöket

1. Europeiska ombudsmannen inledde ett besöksprogram vid EU:s byråer i maj 2011 i syfte att främja god förvaltning och utbyta bästa praxis mellan dessa EU-enheter. Dessa besök genomförs formellt på grundval av ombudsmannens behörighet att genomföra undersökningar på eget initiativ enligt artikel 228 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt. De ger ombudsmannen och byråerna möjlighet att föra en konstruktiv dialog i syfte att främja och stärka en administrativ servicekultur för medborgarna [2].

2. Genom en skrivelse av den 30 januari 2012 informerade ombudsmannen Cedefop om att han inom ramen för sitt program för besök vid byråer hade beslutat att besöka centrumet den 22 februari 2012.

3. Cedefop inrättades genom rådets förordning (EEG) nr 337/75 av den 10 februari 1975 om uppbyggnaden av ett europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning [3], senast ändrad genom rådets förordning (EG) nr 2051/2004 [4]. Dess uppdrag är att stödja utvecklingen av den europeiska yrkesutbildningspolitiken och att bidra till dess genomförande. Dess strategiska mål är att stärka det europeiska samarbetet och stödja kommissionen, medlemsstaterna och arbetsmarknadens parter i utformningen och genomförandet av politik för en attraktiv yrkesutbildning som främjar spetskompetens och social inkludering. Cedefop har följande uppgifter: sammanställa utvald dokumentation och analyser av data, bidra till att utveckla och samordna forskningen, utnyttja och sprida information, uppmuntra gemensamma strategier för att lösa problem inom yrkesutbildningen, utgöra ett forum för debatt och utbyte av idéer.

4. Ett förslag till dagordning med de specifika frågor som ombudsmannen ville diskutera skickades till Cedefop. Ombudsmannen informerade dessutom Cedefop om att han, som svar på ett åtagande som han hade gjort efter en begäran från församlingen för byråns personalkommittéer (AASC), också skulle träffa Cedefops personalkommitté under sitt besök. I avsaknad av en vald personalkommitté mottog ombudsmannen en begäran om ett möte från företrädare för en fackförening i Cedefop, USA-Cedefop. Ombudsmannen gick med på att träffa de fackliga företrädarna. 

Besöket

5. Mötet med Cedefops ledning ägde rum den 22 februari 2012. Den inleddes med en kort presentation av den tillförordnade direktören, som gav ombudsmannen viss allmän information om Cedefop, dess uppdrag och organisation. Ombudsmannen klargjorde i sin tur att hans besök formellt genomförs på grundval av hans behörighet att genomföra undersökningar på eget initiativ. Han påpekade att en undersökning på eget initiativ bland annat innebär att de vanliga förfarandegarantierna för sådana undersökningar gäller. Dessa inbegriper byråns rätt att begära att Europeiska ombudsmannen behandlar information och handlingar konfidentiellt [5]. Efter dessa inledande presentationer höll cheferna för olika enheter presentationer i syfte att ge svar på de frågor som ombudsmannen ställde i sin skrivelse av den 30 januari 2012. En PowerPoint-presentation och styrkande handlingar lämnades också till ombudsmannen.

6. Följande frågor diskuterades mellan ombudsmannen och Cedefops ledning:

• Efterlevnad av reglerna för god förvaltningssed och etiska normer
• Öppenhet, dialog och ansvarsskyldighet
• Urval och rekrytering
• Anbud
• Intressekonflikter
• Frånvaron av en personalkommitté

7. Efter mötet med ledningen träffade ombudsmannen två företrädare för US-Cedefop. Fackföreningen tog upp frågan om frånvaron av en personalkommitté och problem i informationsflödet från ledningen till personalen. De påpekade att Cedefops personal inte informerades om ombudsmannens besök. De ställde också frågor om tillgången till handlingar och tillämpningen av förordning (EG) nr 1049/20001. 

Ombudsmannens iakttagelser och förslag efter besöket

8. Den 27 april 2012 skickade ombudsmannen en rapport till Cedefop med sina slutsatser från besöket och följande förslag [6]:

a) Utöver sina åtaganden att skapa en särskild sida för begäranden om tillgång till handlingar och att utarbeta en årsrapport om sin hantering av sådana begäranden, skulle Cedefop kunna överväga att anta formella förfaranden för att hantera begäranden om tillgång till handlingar. Sådana förfaranden bör omfatta både ursprungliga ansökningar och bekräftande ansökningar. På så sätt skulle Cedefop kunna iaktta de tidsfrister som anges i förordning 1049/2001. Det vore lämpligast och mest tillrådligt att den juridiska rådgivaren deltar i handläggningen av ansökningar om tillgång till handlingar. Ombudsmannen tillade att han gärna hjälper Cedefop att tillhandahålla ytterligare utbildning om tillgång till handlingar och tillämpningen av förordning (EG) nr 1049/2001.

b) Ombudsmannen uppmanade Cedefop att göra åtminstone hemsidan för sin webbplats, liksom information om dess funktioner och språkpolitik, tillgänglig på samtliga 23 fördragsspråk. Genom att välkomna medborgare som besöker webbplatsen på sitt eget språk och förklara dess funktioner för dem skulle Cedefop tydligt visa att det erkänner att alla EU-medborgare har ett legitimt intresse av dess arbete.

c) I syfte att ytterligare förbättra informationen till de sökande i urvalsförfarandena uppmanade ombudsmannen Cedefop att informera de sökande om alla möjligheter de har att överklaga ett beslut om att utesluta dem från ett uttagningsprov. Möjligheterna till extern prövning är rätten att klaga till ombudsmannen och rätten att väcka talan om ogiltigförklaring vid EU:s domstolar.

d) Ombudsmannen föreslog att Cedefop skulle ompröva sin ståndpunkt när det gäller utlämnandet av namnen på ledamöterna i uttagningskommittén. 

e) Cedefop skulle kunna överväga att informera anbudsgivarna om möjligheten att söka prövning genom att lämna in ett klagomål till ombudsmannen.

f) Ombudsmannen uppmanade Cedefop att vidta alla nödvändiga åtgärder för att se till att en personalkommitté väljs för att företräda personalens intressen.

Cedefops uppföljning av ombudsmannens förslag

9. Den 18 juli 2012 översände Cedefop sin handlingsplan för uppföljning av ombudsmannens förslag.

10. Cedefop informerade särskilt ombudsmannen om sin avsikt att på sin webbplats skapa ett särskilt avsnitt för begäranden om tillgång till handlingar. Webbplatsen, som kommer att finnas tillgänglig på engelska, tyska och franska, kommer att ge omedelbar tillgång till Cedefops mest efterfrågade handlingar och kommer att innehålla ett ansökningsformulär som ska användas om den begärda handlingen inte finns tillgänglig online. Förfrågningar som kräver juridisk rådgivning för att besvaras kommer att vidarebefordras till den juridiska rådgivaren. Byrån åtog sig också att offentliggöra en årsrapport om sin hantering av ansökningar om tillgång till handlingar.

11. Cedefop informerade ombudsmannen om att man från och med augusti 2012 hade för avsikt att tillhandahålla statisk information på engelska, tyska och franska om sin officiella webbplats, t.ex. information om sitt uppdrag och sina huvudsakliga verksamhetsområden samt navigeringsmenyn. Inom ramen för en eventuell migrering till en ny teknisk lösning för sin webbportal åtog sig kommissionen också att undersöka möjligheten att ha en flerspråkig webbplats med information på de 23 officiella språken. På grund av budgetbegränsningar kunde detta projekt dock inte inledas före 2014.

12. Cedefop tillade att det från och med juli 2012 började informera både sökande i urvalsförfaranden och anbudsgivare vars anbud förkastats om deras rätt att lämna in ett klagomål till ombudsmannen och påpekade att ett uttalande om detta nu ingår i alla relevanta handlingar och meddelanden. Cedefop vidhöll sin ståndpunkt att inte offentliggöra namnen på uttagningskommitténs ledamöter.

13. Slutligen informerade parlamentet ombudsmannen om att en ny personalkommitté tillträdde efter valet den 12 juni 2012.

Ombudsmannens analys och slutsatser

14. Ombudsmannen välkomnar Cedefops konstruktiva inställning och vilja att genomföra de flesta av hans förslag. Han noterar särskilt med tillfredsställelse att Cedefop redan har genomfört sina förslag om tillhandahållande av information till anbudsgivare och anbudssökande i urvalsförfaranden för personal. I detta avseende noterar han att de meddelanden om lediga tjänster som nyligen offentliggjordes på Cedefops webbplats innehåller information om möjligheten att lämna in klagomål till ombudsmannen under rubriken ”Överklagandeförfaranden”. Han litar på att liknande information finns i de skrivelser som skickas till anbudsgivare vars anbud förkastats.

15. Ombudsmannen välkomnar också Cedefops proaktiva strategi när det gäller tillgång till handlingar. Som ombudsmannen upprepade gånger har betonat kräver god förvaltning att allmänhetens rätt till tillgång till handlingar ska förstås så att den inte bara avser EU:s institutioners, organs och byråers behov av att korrekt hantera begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar, utan även kravet på att information och handlingar lätt ska göras tillgängliga för allmänheten proaktivt [7]. Cedefops åtagande att ge direkt tillgång till ett antal handlingar som identifierats som av intresse för allmänheten är mycket välkommet.  

16. Ombudsmannen är också nöjd med Cedefops åtaganden när det gäller språkpolitiken. Han är glad över byråns insatser för att göra webbplatsens startsida tillgänglig på alla 23 officiella språk. När det gäller EU-institutionernas externa kommunikation med medborgarna är det ombudsmannens ståndpunkt att det vore idealiskt att det material som är avsett för sådana ändamål offentliggörs på alla officiella språk. För att denna externa kommunikation ska vara effektiv är det nödvändigt att medborgarna förstår den information som institutionerna tillhandahåller dem [8].  

17. Eftersom ombudsmannen anser att den roll som personalkommittéerna spelar som den viktigaste formella kommunikationskanalen mellan ledningen och personalen är mycket viktig välkomnar han dessutom nyheten om valet av en personalkommitté.

18. När det gäller utlämnandet av namnen på ledamöterna i uttagningskommittén hävdade Cedefop under ombudsmannens besök att syftet med att inte lämna ut uppgifter är att skydda ledamöterna i uttagningskommittén från påtryckningar utifrån. Rådet uppmanade ombudsmannen att ta hänsyn till byråns ringa storlek och läge. Den noterade att dess anställda skulle tveka att delta i uttagningskommittén om deras namn avslöjades.

19. I sin rapport av den 27 april 2012 efter besöket övervägde ombudsmannen noggrant dessa argument och svarade på dem enligt följande.

31. När det gäller Cedefops policy att inte lämna ut namnen på medlemmarna i sina uttagningskommittéer erinrar ombudsmannen om att sekretessen i samband med uttagningskommitténs överläggningar och överläggningar enligt fast rättspraxis infördes i syfte att garantera dessa kommittéers oberoende och objektiviteten i deras överläggningar, genom att skydda dem från all yttre inblandning och påtryckningar.[9] Iakttagandet av denna sekretess hindrar därför att enskilda medlemmar i uttagningskommittén lämnar ut sina synpunkter. Ombudsmannen har konsekvent ansett att rätten att hemlighålla uttagningskommitténs ledamöters individuella åsikter dock inte är detsamma som att hemlighålla deras identiteter [10].

32. Ombudsmannen noterar att institutionernas syn på den rätta balansen mellan öppenhet och de legitima behoven av sekretess i uttagningskommitténs arbete har utvecklats i riktning mot att ge större vikt åt öppenhet [11]. Han påminner om att både Epso och kommissionen har en etablerad praxis där de avslöjar namnen på uttagningskommitténs ledamöter. Ombudsmannen anser att en sådan praxis garanterar öppenhet i urvalsförfarandena, bidrar till att bygga upp och upprätthålla allmänhetens förtroende för EU:s institutioner, organ och byråer och försäkrar de sökande om att urvalsförfarandet inte har varit behäftat med intressekonflikter.

20. Cedefops svar på ombudsmannens förslag tog inte upp ovanstående punkter. Byrån upprepade endast att den föredrar att inte lämna ut namnen på ledamöterna i uttagningskommittén.

21. Ombudsmannen beklagar byråns ståndpunkt och anser att Cedefops agerande när det gäller frågan om utlämnande av namnen på ledamöterna i uttagningskommittén, dvs. både underlåtenheten att ta itu med de argument som ombudsmannen framfört i denna fråga och svaret i sig, visar på en ovilja att inleda en konstruktiv dialog med ombudsmannen på ett sätt som bidrar till att främja och stärka en förvaltningskultur i allmänhetens tjänst.

22. Ombudsmannen undersökte därför sakfrågan ytterligare och vidhåller den analys som citeras i punkt 15 ovan. Ombudsmannen har dessutom påpekat att varje offentlig tjänsteman som har att göra med en tjänsteman har rätt att få veta tjänstemannens namn. Detta är en grundläggande princip för god förvaltning. En administration utan ansikte och namn alienerar [12]. Att hemlighålla uttagningskommitténs ledamöters åsikter är inte detsamma som att hemlighålla deras identiteter. Den förra skyddar ledamöterna i uttagningskommittén från yttre påtryckningar, medan den senare bidrar till ett klimat av sekretess och misstro.

23. Ombudsmannen noterar också att utlämnandet av namnen på ledamöterna i uttagningskommittén innebär att den berörda EU-institutionen, det berörda EU-organet eller den berörda EU-byrån behandlar personuppgifter och därför leder till att förordning (EG) nr 45/2001 blir tillämplig. Ombudsmannens uppfattning är att ett utlämnande av namnen skulle vara förenligt med rätten till dataskydd under förutsättning att den berörda institutionen uppfyller ett antal rättsliga krav. Dessa omfattar i) antagande av ett beslut som anger den rättsliga grunden samt syftet med och formerna för ett sådant utlämnande och ii) säkerställande av skyddet av den registrerades rättigheter, inbegripet rätten att i förväg få tydlig och fullständig information om utlämnandet och rätten att göra invändningar enligt artikel 18 i förordningen [13].

24. Mot bakgrund av ovanstående lägger ombudsmannen fram ett förslag till rekommendation till Cedefop i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga.

Utkastet till rekommendation

På grundval av ovanstående slutsatser lämnar ombudsmannen följande förslag till rekommendation till Cedefop:

För att säkerställa öppenhet i urvalsförfarandena bör Cedefop anta en ny policy som gör det möjligt att offentliggöra namnen på uttagningskommitténs ledamöter på ett sätt som är förenligt med dataskyddsreglerna.

Cedefop kommer att informeras om detta förslag till rekommendation.  I enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga ska Cedefop skicka ett detaljerat yttrande senast den 31 januari 2013. Det detaljerade yttrandet skulle kunna bestå av ett godtagande av förslaget till rekommendation och en beskrivning av hur det har genomförts.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 17 oktober 2012