Inledning

Mina damer och herrar, jag är mycket glad över att vara här i dag i Royal Anglo Belgian Club. Jag vill tacka den belgisk-luxemburgska handelskammaren i Storbritannien för denna inbjudan. Jag vill rikta ett särskilt tack till Vanhoonacker, ordförande för Royal Anglo-Belgian Club och den belgiska handelskammaren i Luxemburg, samt till hans kolleger som hjälpte till att organisera detta evenemang.

Jag är här i dag för att förklara Europeiska ombudsmannens karaktär och tjänster och vad jag konkret kan göra för företagen. Detta evenemang är en del av mina insatser i och utanför Europeiska unionen för att informera handelskamrarna om mitt arbete. På EU-nivå står jag i nära kontakt med Eurochambres och på nationell nivå samarbetar jag med de olika nationella och regionala handelskamrarna, som jag anser är unikt belägna för att fungera som multiplikatormekanismer för att bidra till att öka medvetenheten om mina tjänster bland små, medelstora och stora företag.

Europeiska ombudsmannens korta historia

Låt mig börja med en kort redogörelse för ombudsmannens institutions historia. Det var skandinaver, det svenska för att vara exakt, som uppfann ombudsmannabegreppet. Detta hände så långt tillbaka som 1809. Grundarnas idé att ett oberoende organ skulle kontrollera lagenligheten av offentliga tjänstemäns handlingar var verkligen avantgarde. Det bör därför knappast komma som en överraskning att de skandinaviska länderna också har varit bland de mest brinnande förespråkarna av öppenhet i Europa.

Det var i samband med EU:s utvidgning till de skandinaviska länderna, liksom i diskussionerna om ett medborgarnas Europa, som idén om att inrätta en europeisk ombudsman lades fram. Genom Maastrichtfördraget inrättades Europeiska ombudsmannen 1993 för att förbättra förbindelserna mellan medborgare, företag och sammanslutningar och EU:s styresnivå.

Europeiska ombudsmannen väljs av Europaparlamentet. Den första ombudsmannen, Jacob Söderman, Finlands f.d. nationella ombudsman, valdes av riksdagen 1995.

Jag valdes till europeisk ombudsman 2003 och omvaldes 2005 för en hel femårsperiod. Jag har nyligen firat mitt femte år på posten.

Europeiska ombudsmannens roll

För er som kanske inte känner till min funktion, låt mig ge er en kort beskrivning. Jag utreder klagomål om administrativa missförhållanden inom EU:s institutioner och organ, t.ex. Europeiska kommissionen, Europaparlamentet och rådet. Administrativa missförhållanden omfattar alla typer av bristfällig eller misslyckad administration, från sena betalningar för EU-projekt eller problem med anbudsförfaranden till rättsliga fel eller vägran att ge tillgång till en handling.

Under 2007 mottog jag 3 211 klagomål från medborgare, företag, föreningar, intressegrupper, icke-statliga organisationer och andra organisationer. Senare i mitt föredrag kommer jag att förse er med mycket "ny" statistik och bakgrundsmaterial om förra året som bygger på presentationen av min årsrapport 2007 för allmänheten, som gjordes för bara tre veckor sedan.

För tillfället vill jag påpeka att vi förra året lanserade en informationskampanj för specifika målgrupper, däribland företag och föreningar. Resultaten har varit mycket uppmuntrande - ett ökande antal sådana organisationer börjar använda mina tjänster. Till skillnad från enskilda medborgare, som mycket ofta kommer till mig av "fel" skäl, faller mer än hälften av klagomålen från företag eller föreningar inom mitt mandat.

Anledningen till detta är enkel: Tusentals företag och sammanslutningar deltar i EU:s projekt och program. Det är därför mycket mer sannolikt att de kommer i direkt kontakt med EU:s administration, till exempel efter anbudsinfordringar eller kontrakt som undertecknats med institutionerna och organen. Vissa av dem stöter faktiskt på problem med EU-institutionerna.

Företag och sammanslutningar står också ofta i direkt kontakt med EU-institutionerna i samband med deras lobbyverksamhet, deltagande i samrådsförfaranden och försök att få tillgång till viktig information om sitt verksamhetsområde. När de är missnöjda med hur de har behandlats av institutionernas avdelningar kan de vända sig till mig.

Inom ramen för vår informationskampanj arbetar jag hårt för att öka medvetenheten bland dessa målgrupper om deras rätt att klaga. Jag har redan nämnt mitt samarbete med Eurochambres på EU-nivå. Men under de senaste två åren har jag rest till många medlemsstater för att informera nationella och regionala handelskammare, advokatsamfund och andra berörda parter om mina tjänster.

Strängt taget kan endast EU-medborgare eller fysiska eller juridiska personer som är bosatta eller har sitt säte i en EU-medlemsstat lämna in ett klagomål till ombudsmannen.

Jag vet dock att en del av er arbetar för handelskamrar utanför EU. Därför vill jag inte bara tala om EU-företag utan också om möjligheterna för företag utanför EU att vända sig till ombudsmannen. Under 2007 mottog jag ett stort antal klagomål, närmare bestämt 200, från medborgare, företag eller sammanslutningar utanför EU. Och några av dessa ledde till viktiga undersökningar som jag inledde med hjälp av den initiativrätt som föreskrivs i min stadga.

Mer allmänt visar erfarenheten att företag och sammanslutningar endast kommer att utnyttja sin rätt att klaga om de tror att det kommer att göra skillnad. Jag tror att det gör det. Efter våra undersökningar har EU-institutionerna reglerat räkningar, betalat ränta, offentliggjort handlingar, åtgärdat orättvisor, sett över processer och förbättrat förfaranden till förmån för alla parter.

Typer av påstådda administrativa missförhållanden

Ett växande antal klagomål som jag utreder, 28 % 2007, gäller bristande insyn, t.ex. vägran att ge tillgång till handlingar eller information. Många företag vänder sig till mig när EU-institutionerna vägrar allmänheten tillgång till revisionsrapporter eller handlingar som rör lagstiftningsförfaranden i Bryssel eller konkurrensrättsliga ärenden.

För att ge dig ett exempel: Jag fick ett klagomål från ett företag om att Europeiska investeringsbanken hade vägrat att ge det tillgång till en revisionsrapport om ett EU-finansierat projekt i Afrika där företaget hade deltagit. Efter mitt ingripande gav EIB allmänheten delvis tillgång till revisionsrapporten. Dessutom gick kommissionen med på att ge det berörda företaget privat tillgång till de delar av rapporten som särskilt avsåg den koncern som företaget tillhörde.

Andra klagomål som jag får in gäller tvister om EU-kontrakt, både när det gäller tilldelningsförfarandet och efterföljande genomförande och betalning. Jag behandlar också klagomål i samband med rekrytering, påståenden om att grundläggande rättigheter har kränkts och klagomål mot kommissionen i dess roll som fördragets väktare.

Jag vill ge dig några exempel på klagomål från små och medelstora företag, stora företag och sammanslutningar för att visa dig de olika ämnen som vi behandlar i våra utredningar:

Efter mitt inlägg återbetalade Europeiska kommissionen ett utestående belopp på 88 000 euro till ett franskt konsultföretag. Företaget hävdade att institutionen inte hade återbetalat alla stödberättigande kostnader till följd av dess deltagande i ett program för informationssamhällets teknik med Kina. Kommissionen hävdade att klaganden hade gjort ett misstag i sina kostnadsredovisningar. Till slut gick den dock med på att betala det utestående beloppet.

Jag inledde också en undersökning av ett klagomål från mobiltelefonföretaget O2 om kommissionens undersökningar av roamingtjänster. Enligt O2 har kommissionen inte tillerkänt bolaget någon egentlig rätt till försvar inom ramen för förfarandet mot bolaget. Andra europeiska mobiltelefonoperatörer följde med liknande klagomål. Utredningarna pågår fortfarande.

Förra året uppmanade jag kommissionen att korrigera felaktig och vilseledande information i broschyrer, affischer och en videopresentation om flygpassagerares rättigheter. Detta följde på ett klagomål från två europeiska flygbolagssammanslutningar som kritiserade kommissionens information om resenärers rätt till kompensation och assistans vid nekad ombordstigning, inställda flygningar eller kraftiga förseningar. Efter mitt inlägg korrigerade kommissionen det relevanta informationsmaterialet.

Som jag nämnde tidigare får jag också klagomål från företag utanför EU som deltar i EU-projekt i tredjeländer. För att ge dig ett exempel: Ett företag i Botswana ombads av kommissionens delegation i det landet att leverera bilder av landet som skulle ingå i en landsprofil i en specialiserad tidskrift. Bilderna dök upp i tidningen men företaget fick ingen betalning. Efter mitt inlägg bad kommissionen om ursäkt för förseningen och betalade det utestående beloppet plus ränta.

Alla dessa exempel illustrerar den typ av tjänster jag kan tillhandahålla små och medelstora företag, större företag och sammanslutningar vars klagomål ligger inom mitt mandat.

Europeiska ombudsmannanätverket

Det är viktigt att påpeka att Europeiska ombudsmannen inte är ett överklagandeorgan mot beslut som fattats av nationella domstolar eller ombudsmän.

Det är lika viktigt att påpeka att Europeiska ombudsmannen inte kan behandla klagomål om nationella, regionala eller lokala förvaltningar, inte ens när klagomålen rör EU-frågor. För att ge några exempel: Vi får många klagomål om gränsöverskridande problem när det gäller pensionsutbetalningar, sociala tjänster eller hälso- och sjukvårdstjänster. Sådana klagomål bör normalt riktas till den nationella, regionala eller lokala ombudsmannen eller utskottet för framställningar.

För att hantera dessa problem och se till att medborgarnas klagomål om EU-rätten behandlas snabbt och effektivt inrättade vi Europeiska ombudsmannanätverket. Inom detta nätverk har jag ett mycket nära samarbete med mina motparter på nationell, regional och lokal nivå. Vi utbyter bästa praxis, anordnar regelbundna möten och ser till att klagomål hanteras på lämplig nivå. Under 2007 rådde jag 816 klagande att vända sig till en nationell eller regional ombudsman och jag vidarebefordrade 51 klagomål direkt till den behöriga ombudsmannen.

Europeiska ombudsmannanätverket består nu av nästan 90 kontor i 31 länder, som täcker de nationella och regionala nivåerna inom Europeiska unionen, samt den nationella nivån i kandidatländerna för EU-medlemskap plus Norge och Island.

Ombudsmannen – ett komplement till domstolarna

Europeiska ombudsmannens beslut är inte rättsligt bindande. Med tanke på det kan några av er fråga er själva om det inte skulle vara mer meningsfullt att gå direkt till domstol.

I vissa fall kan vända sig till ombudsmannen ge en effektivare lösning än att gå till domstol. Rätten att gå till domstol är förvisso grundläggande, och i vissa fall (t.ex. när det finns komplicerade sakfrågor där vittnen bör korsförhöras eller om ett rättsligt bindande beslut är nödvändigt) är det lämpligare att gå till domstol.

Det finns dock flera fördelar med ombudsmannens tjänster. Till att börja med tillkommer inga kostnader för den klagande. Detta är mycket viktigt till exempel för små och medelstora företag, som ofta inte har möjlighet att gå igenom långdragna rättsfall.

För det andra har vi, sedan ombudsmannens kontor inrättades 1995, visat oss vara snabbare än domstolarna. Vissa fall kan lösas inom några veckor, till exempel när det räcker med ett enkelt telefonsamtal till den berörda institutionen för att lösa frågan. Men i allmänhet tar utredningar längre tid, särskilt i mer komplexa fall, som O2-klagomålet som jag nämnde tidigare. Vi strävar dock efter att avsluta alla ärenden inom ett år.

För det tredje kan vi vara mer flexibla än domstolarna. För att ge dig ett exempel: Den klagande behöver inte personligen påverkas av administrativa missförhållanden för att kunna lämna in ett klagomål. I praktiken innebär detta att en handelskammare kan lämna in ett klagomål för ett eller flera företag som drabbats av administrativa missförhållanden.

För det fjärde försöker jag, närhelst jag upptäcker administrativa missförhållanden inom EU:s institutioner, om möjligt nå en vänskaplig förlikning. Detta ger mig möjlighet att säkerställa ett resultat som alla vinner på och som tillfredsställer både den klagande och den berörda institutionen.

Som jag redan har nämnt har jag befogenhet att inleda undersökningar på eget initiativ, till exempel om jag vill följa upp ett klagomål från ett företag som inte har sitt säte i Europeiska unionen.

Jag använder också denna befogenhet för att inleda en utredning om jag anser att det finns bevis för systematiska administrativa missförhållanden inom EU:s institutioner och organ. Låt mig ge ett exempel:

För några år sedan inledde vi en undersökning på eget initiativ om sena betalningar från Europeiska kommissionen. Vi avslutade ärendet när kommissionen lovade att förbättra sitt betalningssystem.

I december förra året inledde vi dock en andra undersökning av frågan om Europeiska kommissionens utbetalningar i tid. Detta följde på nya klagomål från enskilda personer, företag och organisationer som deltar i EU-finansierade projekt och kontrakt. Jag bad kommissionen att ge mig information om vad som har gjorts för att undvika sena betalningar, med statistiska uppgifter om sena betalningsärenden samt med förtydliganden om kommissionens policy för att betala ränta.

I detta sammanhang betonade jag att små och medelstora företag och andra organisationer är starkt beroende av att få betalningar i tid för sitt arbete med EU-projekt. Jag uppmanade kommissionen att göra sitt bästa för att undvika förseningar som ofta orsakar stora problem för klagande med begränsade ekonomiska resurser. Kommissionen har under tiden skickat oss sitt yttrande om denna undersökning och min juridiska avdelning håller för närvarande på att analysera dess innehåll.

Kraften i övertalning

Som jag redan har sagt är en av de grundläggande skillnaderna mellan ombudsmän och domstolar det faktum att mina beslut inte är rättsligt bindande. Nu kan du fråga dig själv: Vilken nytta har en institution som inte kan fatta rättsligt bindande beslut? Jag skulle vilja hävda att en vänskaplig förlikning faktiskt kan vara mycket mer tillfredsställande och konstruktiv för de klagande, liksom för den berörda EU-institutionen, än en domstolsdom.

För att ge dig ett exempel: Kommissionen beviljade ett litet företag en ersättning på 21 000 euro, enbart ex gratia, efter det att ombudsmannen hade konstaterat att företaget inte hade fått tillräckligt med tid för att utarbeta ett förslag inom ramen för ett forsknings- och utvecklingsavtal. Detta ledde slutligen till att förslaget inte ansågs vara stödberättigande på grund av ett fel som det innehöll. I sitt svar betonade kommissionen att den var angelägen om att inte skada små och medelstora företag.

För att uttrycka saken på ett annat sätt ligger min makt i styrkan i mina argument och i min förmåga att övertyga institutionerna om att mina åsikter är korrekta närhelst jag finner administrativa missförhållanden. Låt mig också påpeka att trots att mina beslut inte är rättsligt bindande är graden av efterlevnad hög.

Om en EU-institution inte reagerar på ett tillfredsställande sätt på en av mina rekommendationer kan jag fortfarande använda mitt yttersta vapen. Det vill säga en särskild rapport till Europaparlamentet. År 2007 utfärdade jag en särskild rapport där jag kritiserade kommissionen för att inte ha behandlat ett klagomål om det europeiska arbetstidsdirektivet. För mer än sex år sedan bad en tysk läkare kommissionen att inleda ett förfarande mot Tyskland och hävdade att landet bröt mot arbetstidsdirektivet. Trots påtryckningar från mitt kontor har kommissionen avstått från att vidta åtgärder med anledning av klagomålet som sådant och hävdat att dess förslag till ändring av direktivet ligger hos gemenskapslagstiftaren. Men jag ansåg att denna passivitet och denna vägran att tillämpa en befintlig lag var administrativa missförhållanden.

Klagomålsstatistik

Sedan ombudsmannen inledde sitt arbete 1995 har han behandlat omkring 30 000 klagomål. Stora framsteg har gjorts under den tiden för att göra EU:s förvaltning mer öppen, ansvarsskyldig och serviceinriktad.

Som jag nämnde i början av min presentation mottog jag under 2007 totalt 3 211 klagomål från medborgare, företag, föreningar, icke-statliga organisationer, regionala kontor och andra. Detta är en minskning jämfört med 2006, då jag mottog 3 830 klagomål. Minskningen av det totala antalet klagomål består dock uteslutande av en minskning av klagomål som ligger utanför mitt mandat och är därför en positiv utveckling.

Dessutom mottog vi ett större antal tillåtliga klagomål i både absoluta och relativa termer. Till följd av detta inleddes 17 % fler undersökningar under 2007 jämfört med föregående år. Samtidigt avslutade mitt kontor ett rekordstort antal undersökningar under 2007, nämligen 348 undersökningar. Detta är en ökning med 40 % jämfört med 2006.

Jag anser att detta är en mycket positiv utveckling som visar att våra insatser för att informera företag, föreningar, icke-statliga organisationer, regionala myndigheter och andra målgrupper om våra tjänster börjar bära frukt.

Vi lyckas hjälpa omkring 70 % av de klagande genom att inleda en utredning av ärendet, överföra klagomålet till ett behörigt organ eller ge den klagande råd om vart han eller hon ska vända sig.

De flesta klagomål inom mitt mandat - mer än två tredjedelar - är mot Europeiska kommissionen. Det betyder inte att kommissionen är den institution som har den sämsta förvaltningen. Det återspeglar helt enkelt det faktum att kommissionen är den EU-institution som de flesta medborgare, företag eller sammanslutningar arbetar med. Europeiska rekryteringsbyrån, Europaparlamentet, byrån för bedrägeribekämpning, Olaf och rådet stod näst på tur 2007.

Låt mig också säga att jag är oroad över det ökande antalet kritiska anmärkningar som jag var tvungen att göra förra året till EU-institutionerna. Under 2006 noterade vi ett rekordstort antal kritiska anmärkningar, nämligen 41, men under 2007 ökade antalet ytterligare till 55.

Men det finns också goda nyheter. Under 2007 avgjordes 129 ärenden - 35 % av det totala antalet - av EU-förvaltningen efter ett klagomål till ombudsmannen. Detta är dubbelt så många som antalet ärenden som avgjordes under föregående år.

Landsstatistik

När det gäller klagomålens ursprung kan jag berätta att Tyskland, med mer än 500 klagomål 2007, gick om Spanien som källa till det största antalet klagomål. Detta beror främst på våra omfattande informationsinsatser under 2007 för att förklara våra tjänster för den tyska allmänheten. Det är bara logiskt att Tyskland, som är den största medlemsstaten, också bör ha det största antalet klagomål.

Tyskland följdes av Spanien, Frankrike och Polen. Men om man tittar på befolkningsstorleken är de länder som har den högsta andelen klagomål Luxemburg, Malta och Cypern. Belgien ligger på femte plats på listan och Portugal ligger något över EU-genomsnittet när det gäller andelen klagomål.

Medborgare, företag och föreningar i Förenade kungariket klagar minst, om man tar hänsyn till den brittiska befolkningens storlek. Å ena sidan passar detta in i den situation vi har med många av de stora medlemsstaterna, nämligen lägre relativa klagomålsfrekvenser som beror på att det alltid är svårare att nå ut till större befolkningar. Å andra sidan har Förenade kungariket ett utmärkt nätverk av regionala och nationella ombudsmän. Medborgare och företag är alltså i allmänhet välinformerade om ombudsmannabegreppet och jag kan inte se varför de inte också skulle dra nytta av Europeiska ombudsmannen. Kanske har du andra förklaringar till den låga klagomålsfrekvensen i Storbritannien. I vilket fall som helst har vi uppenbarligen fortfarande mycket att göra för att informera den brittiska allmänheten om våra tjänster.

Både Luxemburg och Belgien har en klagomålsfrekvens som ligger långt över EU-genomsnittet. Detta beror delvis på att många EU-institutioner sedan länge är etablerade i båda länderna. Människor är i allmänhet bättre informerade om sitt arbete och även om mina tjänster än i andra länder. Utöver detta får vi också ett stort antal klagomål från EU-tjänstemän som har problem med sin egen förvaltning.

Främjande av god förvaltning

I översikten över de ärenden som jag har försett er med understryks ombudsmannens reaktiva funktion. Men det är viktigt att påpeka att ombudsmannen också är proaktiv och utgör en resurs för institutionerna för att hjälpa dem att förbättra sina resultat.

Jag ägnar mycket energi och uppmärksamhet åt att nå ut till EU:s institutioner och organ i syfte att främja god förvaltning. Jag träffar regelbundet kommissionsledamöter, kommissionstjänstemän och företrädare för de andra EU-institutionerna för att förklara att ombudsmannen inte utgör och inte bör uppfattas som ett hot utan snarare som ett användbart verktyg för att ta reda på vad som kan gå fel i förvaltningen.

För att förklara vad god förvaltning bör innebära i praktiken utarbetade vi den europeiska kodexen för god förvaltningssed, som godkändes av Europaparlamentet 2001. Kodexen förklarar vad allmänheten har rätt att förvänta sig av den europeiska förvaltningen och utgör en användbar vägledning för offentliganställda.

Slutsats

Resultatet av ombudsmannens arbete bör bli en förbättrad tjänst för alla som har anledning att kontakta EU:s institutioner och organ. Jag är alltid angelägen om att betona att min huvuduppgift är att främja en servicekultur inom EU-institutionerna. En resultatinriktad, serviceinriktad och öppen europeisk förvaltning är avgörande för att förbättra förbindelserna mellan företag och sammanslutningar och EU-institutionerna.

Några av er kanske redan känner till den typ av problem som jag nämnde med EU-institutionerna. Och några av er kan vara inblandade i denna typ av fall i framtiden. Jag vill därför uppmuntra er att sprida ordet och vända er till mig när det uppstår problem med EU-förvaltningen. Vi är här för att hjälpa till. Använd oss.

Tack så mycket för din uppmärksamhet, jag är nu glad att svara på eventuella frågor som du kan ha.