God eftermiddag och tack så mycket för att du bjöd in mig idag.

Låt mig börja med att hylla det ukrainska folket vid denna tidpunkt och erkänna det ofattbara lidande som de upplever. Varken de unga eller de gamla, de friska eller de sjuka, har skonats från det ryska överfallets grymhet och dagligen bevittnar vi scener som vi trodde att vi länge hade överlämnat till historien.

Det gläder mig att Ukrainas kommissarie för mänskliga rättigheter, Lyudmyla Denisova, har accepterat min inbjudan att tala vid den årliga konferensen för Europeiska ombudsmannanätverket som kommer att äga rum i Strasbourg nästa vecka.

I dag är jag här för att diskutera en fråga som är kopplad till upprätthållandet av europeiska demokratiska ideal och därmed till upprätthållandet av EU:s trovärdighet och legitimitet i medborgarnas ögon: öppenhet och, i synnerhet, allmänhetens tillgång till EU-handlingar. Enbart tillgång är inte ett universalmedel för de utmaningar som vi för närvarande står inför, men det erkänns i EU-fördragen som det sätt på vilket medborgarna kan utöva sin rätt att delta i unionens demokratiska liv. I en tid då så många människor runt om i världen förnekas just den rättigheten kan vi därför se dess betydelse i strukturen för EU:s demokratiska liv.

Det första fördraget som nämnde allmänhetens rätt till tillgång till handlingar var Maastrichtfördraget 1992. Genom samma fördrag inrättades också EU-medborgarskapet och Europeiska ombudsmannens ämbete.

År 2001 antog medlagstiftarna förordning 1049 om tillgång till handlingar, som gör det möjligt för medborgare som inte har lyckats få tillgång till handlingar att klaga hos ombudsmannen.

Varje år rör ungefär en fjärdedel av mina kontors förfrågningar EU:s öppenhet och tillgång till handlingar.

Klagomålen brukar falla inom någon av följande kategorier:

1. Frågan är om något är ett dokument.

2. undantag från tillgång till handlingar, och

3. Förfarandefrågor, särskilt försenad tillgång.

För det första, definitionen av ett dokument.

Två decennier efter att 1049 trädde i kraft har sättet på vilket vi kommunicerar både personligt och alltmer professionellt genomgått en radikal förändring. När vi tänker på dokument idag tänker vi sällan på pappersark och pärmar.

Nya kommunikationskanaler används nu i processen för beslutsfattande och genomförande, inklusive snabbmeddelanden och sociala medier.

Mina undersökningar visar att institutionerna brottas med hur de ska tillämpa sina skyldigheter att registrera och lämna ut handlingar på ny teknik. Under förhandlingarna om upphandling av covid-19-vaccin rapporterades det att utbyten ägde rum mellan kommissionens ordförande och läkemedelsföretag genom snabbmeddelandetjänster. Mitt kontor undersöker ett klagomål i denna fråga efter att en journalist fått veta att det inte fanns några register eftersom sådana meddelanden per definition är ”kortlivade”.

I förordningen anses dock att ”allt innehåll, oavsett medium” är ett dokument, så länge det rör institutionernas arbete. Denna definition möjliggör nya former av kommunikation och är agnostisk till tekniska förändringar.

Även om detta låter mycket tydligt, uppstår ofta praktiska frågor. Förordningen gäller handlingar som ”hålls” av institutionen, men vad händer om handlingarna förvaras på en molnbaserad dataserver som tillhör ett privat multinationellt företag?

Vad betyder det när institutioner hänvisar till något som är ”kortlivat”?

Hur registrerar och behåller institutionerna nya kommunikationsformer?

Hur kan de ge tillgång till dem utan stora administrativa kostnader?  

EU-förvaltningen måste utveckla rättsliga och tekniska lösningar för att hålla jämna steg med denna utveckling.

Jag har nyligen bett EU-institutionerna att informera mig om vilka åtgärder de har vidtagit för att dokumentera arbetsrelaterad text och snabbmeddelanden. Syftet är att upprätta en förteckning över god praxis för att vägleda EU:s förvaltning i frågan.

För det andra, låt mig tala om undantag från allmänhetens tillgång.

Rätten till tillgång till handlingar har följande begränsningar:  Institutionerna kan vägra tillgång till vissa handlingar för att skydda viktiga allmänna intressen, personuppgifter, affärsintressen, pågående utredningar och beslutsprocessen.

Domstolen har utarbetat en omfattande rättspraxis för att tolka dessa undantag som måste beaktas för att förstå deras räckvidd.  

Vi måste också ta hänsyn till det faktum att tillgång till EU-handlingar är en rättighet, standardalternativet, och därför bör vägran att ge tillgång förbli en sällsynt händelse.

När det finns ett starkt allmänintresse av att få tillgång till vissa handlingar, t.ex. under lagstiftningsprocessen, bör dessa undantag tillämpas på ett ännu mer begränsat sätt.

Jag har undersökt denna fråga i ett antal av mina undersökningar. Ett resultat är att parlamentet, rådet och kommissionen har åtagit sig att inrätta en offentlig ”gemensam lagstiftningsdatabas” som särskilt kommer att innehålla handlingar som utbyts under trepartsmötet.

För det tredje, tidsfrister och förseningar.

Enligt tillträdesförordningen ska institutionerna besvara ansökningar om tillgång till handlingar inom 15 arbetsdagar.

Denna tidsfrist återspeglar det faktum att många ansökningar om tillgång till handlingar är tidskänsliga. Journalister kan till exempel inte vänta i månader eller år tills de får tillgång till ett dokument, de behöver snabb tillgång. Likaså forskare som arbetar inom viktiga områden av allmänt intresse. Försenad åtkomst är i praktiken nekad åtkomst.

Med tanke på detta behov av snabbhet införde mitt kontor ett påskyndat förfarande enligt vilket vi försöker lösa åtkomstklagomål med EU-förvaltningen inom 40 arbetsdagar, och jag är glad över att institutionerna har samarbetat.

Efter ett antal klagomål inledde jag nyligen en undersökning på eget initiativ om omfattningen av kommissionens förseningar när det gäller att svara på ursprungliga begäranden om tillgång.

Alla institutioner måste anstränga sig mer för att förhindra dessa förseningar. Processerna måste rationaliseras och tillräckliga resurser ges till hanteringen av begäranden.  När jag reflekterade över EU:s svar på covidkrisen noterade jag hur snabbt saker och ting kan göras och hur många byråkratiska hinder som kan undanröjas där det finns en vilja att göra det och som jag anser är avgörande när det gäller tillgång till handlingar.

Det verkar som om institutionerna på senare tid i allt högre grad har accepterat mina rekommendationer. I en rad ärenden om allmänhetens tillgång till handlingar har EU:s institutioner och byråer nu beviljat allmänheten större tillgång till handlingar i enlighet med mina rekommendationer, trots att de ursprungligen vägrade att göra det. Till exempel gav kommissionen ut fler dokument om upphandling av munskydd i början av covid-19-krisen, omröstningsresultaten vid Europeiska bankmyndigheten offentliggörs nu och auktoritativ vägledning om den allmänna dataskyddsförordningen som utfärdats av Europeiska dataskyddsstyrelsen har offentliggjorts.

Slutligen, hur ser tillträdesförordningens framtid ut?

Försök har nu gjorts att reformera förordningen i nästan 15 år. År 2008 lade kommissionen fram sitt första reformförslag. Vid en konferens som jag var värd för i slutet av förra året förklarade kommissionens vice ordförande Jourova att hon är redo att göra sin del och inleda en ny översynsprocess. Som ni vet föreslog kommissionen att man skulle dra tillbaka de två ärenden som utgör det gamla försöket till översyn, men parlamentet motsatte sig detta tillbakadragande. Därför verkar det som om parlamentet har nyckeln till vad som händer härnäst, medan det som i slutändan händer naturligtvis också beror på rådet.

Det kan finnas en möjlighet med tanke på de kommande rådsordförandeskapen. Men det är ett beslut för er som lagstiftare.

I en värld av desinformation, falska nyheter och den ökande manipuleringen av demokratiska institutioner genom användning av kommunikationsverktyg som inte ens uppfanns när 1049 inrättades verkar misslyckandet med att modernisera EU:s transparenssystem vara i otakt med historiens gång.

Jag föreslår respektfullt att förordningens tillämpningsområde bör vara brett, att undantagen från allmänhetens tillgång bör begränsas och att lagen bör återspegla den moderna verkligheten i hur vi kommunicerar.

Om lagstiftarna inte vill se över förordningen vid denna tidpunkt kan kommissionen kanske överväga att utfärda ett meddelande i frågan så att parlamentet och rådet kan diskutera frågan och inta en allmän ståndpunkt inför en eventuell framtida översyn.

Jag ser fram emot att höra dina idéer, och mitt kontor är alltid tillgängligt för att ge teknisk input om ämnet, om du behöver det.

Tack så mycket.