Offentligt register över behandling:

Hantering av klagomål och undersökningar på eget initiativ enligt artikel 228 i EUF-fördraget, Europeiska ombudsmannens stadga och tillämpningsföreskrifterna [1]

Ombudsmannen behandlar personuppgifter om enskilda personer för hantering av klagomål och undersökningar på eget initiativ. Myndigheten samlar in och registrerar personuppgifter i sitt elektroniska system för hantering av klagomål.

1. Senaste uppdatering av denna post: 16/02/2024

2. Referensnummer: 11/2020

Ref. Ares(2024)1197411 – 16/02/2024

3. Den registeransvariges namn och kontaktuppgifter:

Europeiska ombudsmannen, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Kontaktuppgifter: Förfrågningsdirektoratet, e-post: EO@ombudsman.europa.eu

4. Dataskyddsombudets namn och kontaktuppgifter:

Dataskyddsombud: Francesca Pavesi,
biträdande dataskyddsombud: Nicholas Hernanz,
e-post: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu]

5. Personuppgiftsbiträdets namn och kontaktuppgifter: Ej tillämpligt.

6. Den eller de gemensamt personuppgiftsansvarigas namn och kontaktuppgifter: Ej tillämpligt. 

7. Syfte(n) med behandlingen:

Att hantera ärenden som rör eventuella administrativa missförhållanden vid EU:s institutioner, kontor, organ och byråer. Personuppgifterna används också för att kommunicera med klagande och för att avgöra om ett klagomål omfattas av ombudsmannens ämbetsområde. Vissa uppgifter används för statistiska ändamål (land, nationalitet, yrkeskategori och språk).

Den rättsliga grunden är artikel 228 i EUF-fördraget och Europeiska ombudsmannens stadga.

8. Beskrivning av kategorierna av registrerade och av kategorierna av personuppgifter:

Registrerade:

1. varje fysisk person som lämnar in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen.
2. tjänstemän, anställda och annan personal som arbetar för EU:s institutioner, organ och byråer.
3. Tredje parter som nämns i klagomål eller i bevis som lämnats in av klagande eller av institutioner, organ eller byråer.

Uppgiftskategorier

Namn, postadress och e-postadress, nationalitet, språk, telefonnummer, i förekommande fall, yrkeskategori och all annan information som lämnats i samband med klagomål eller samlats in i undersökningar på eget initiativ.

När det gäller postadresser: Klagande uppmanas inte att uppge postadress när de lämnar in ett klagomål på elektronisk väg, vilket är det överlägset vanligaste sättet att lämna in klagomål.

9. Tidsfrist för lagring av uppgifterna och, om möjligt, för radering

De lagringsperioder som är tillämpliga på de olika typerna av klagomål är följande:

Ärendeakter, inklusive dokumentrelaterade uppgifter eller uppgifter som är integrerade i databaser, omfattas av en lagringsperiod på

• Två år för klagomål som faller utanför myndighetens mandat.
• Tio år för klagomål som omfattas av myndighetens mandat. Detta inbegriper klagomål där ombudsmannen inledde en undersökning och klagomål där ombudsmannen inte inledde en undersökning, antingen på grund av att de var otillåtliga eller på grund av bristande motivering. Handlingar som rör klagomål som har stor betydelse för allmänheten eller som på annat sätt betraktas som större ärenden arkiveras senare, i anonymiserad form, för historiska ändamål. I undantagsfall får dock personuppgifter bevaras om det är nödvändigt för att tjäna historiska eller allmänna intressen.

Kortare lagringstider gäller för konfidentiella handlingar som ingår i akten i målet. I synnerhet ska konfidentiella handlingar i allmänhet förstöras när ärendet har avslutats och, om en klagande är inblandad, tidsfristen för att behandla en begäran om omprövning har löpt ut.

I undantagsfall ska den normala lagringstiden på tio år tillämpas på konfidentiella handlingar om

1. Det är uppenbart att informationen i fråga är, eller mycket väl kan vara, viktig för en framtida förståelse av ärendet, inbegripet omständigheter under vilka ärendet har företräde eller utbildningsvärde.
2. Det är sannolikt att bevarandet av handlingen tjänar historiska eller allmänna intressen. eller
3. Bibehållandet av handlingen kan vara relevant i samband med faktiska eller möjliga framtida formella förfaranden.

Lagringsperioden löper från registreringsdatumet.

10. Mottagare av uppgifterna:

Ombudsmannens personal som handlägger klagomål och den EU-institution, det EU-organ eller den EU-byrå som klagomålet gäller.

Ombudsmannen använder "eTranslation" (maskinöversättning) för att automatiskt översätta klagomålsrelaterade handlingar, som kan innehålla personuppgifter. eTranslation är en tjänst som drivs av Europeiska kommissionen, som inte analyserar innehållet i det översatta dokumentet. Översättningar och andra resultat som genereras av tjänsten returneras till sina användare och är utformade för att vara otillgängliga under bearbetningen. Ombudsmannen kan också skicka handlingar för översättning till Europaparlamentets översättningstjänst eller till Översättningscentrum för Europeiska unionens organ när handlingar behöver översättas. Sådana dokument kan ibland innehålla personuppgifter. Översättarna arbetar enligt sekretesskrav som införts av ovannämnda EU-organ.

När ombudsmannen får kännedom om omständigheter som kan utgöra eller ha samband med ett brott ska han eller hon rapportera till de behöriga nationella myndigheterna, Europeiska åklagarmyndigheten (Eppo) och/eller Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf).

Europaparlamentets tillgång till uppgifter kontrolleras och är strikt för it-administration och it-stöd.

Vid överföring av ett klagomål kan uppgifterna skickas till en annan institution på EU- eller medlemsstatsnivå. I ett sådant fall begärs den registrerades samtycke före överföringen. Anonymiserade versioner av korrespondens och undersökningsresultat kan offentliggöras på ombudsmannens webbplats.

Uppgifterna får också lämnas ut till varje fysisk eller juridisk person som begär det i enlighet med bestämmelserna i förordning (EG) nr 1049/2001.

11. Överförs personuppgifter till tredjeländer och/eller internationella organisationer? Nej

12. Allmän beskrivning av säkerhetsåtgärder:

Behandlingen är begränsad till personal som har tillgång till ärendeakten i Europeiska ombudsmannens ärendehanteringssystem: utredare, chefen för enheten för ärendehantering, direktören för utredningar, rådgivare och experter, kanslipersonal och handläggarassistenter.

Elektroniska konfidentiella handlingar lagras i ett elektroniskt säkerhetsskåp till vilket tillgången är begränsad, nämligen till utredaren, den biträdande utredaren (i förekommande fall), chefen för ärendehanteringsenheten, utredningschefen, kanslichefen, en expert, direktörens assistent och assistenten till chefen för ärendehanteringsenheten. För att säkerställa kontinuiteten i registreringen beviljas även tillgång till ytterligare två assistenter.

Fysiska konfidentiella handlingar strimlas normalt efter att ha skannats och lagts i e-safe. Om de undantagsvis förvaras förvaras de i låsta kassaskåp med begränsad åtkomst.

Undersökningsansvariga är ansvariga för att hålla sina arbetsregister för att garantera säkerheten för personuppgifter som finns däri.

Allmänheten kan i vissa fall beviljas tillgång till handlingar i enlighet med bestämmelserna om tillgång till handlingar.

13. Information om hur de registrerade kan utöva sin rätt till tillgång och rättelse och, i tillämpliga fall, till radering, begränsning och dataportabilitet

De registrerade har rätt att få tillgång till sina personuppgifter och att rätta dem om deras personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga. I tillämpliga fall har de rätt att radera sina personuppgifter och begränsa behandlingen av sina personuppgifter. De har rätt att när som helst invända mot behandlingen av sina personuppgifter av skäl som hänför sig till deras särskilda situation. En begäran om att utöva dessa rättigheter ska ställas till den ansvariga utredaren och/eller till den registeransvarige (e-post: EO@ombudsman.europa.eu).

Europeiska ombudsmannen tillhandahåller information till ”registrerade tredje parter” (registrerade som nämns i klagomål eller i bevis som lämnats in av klagande eller av institutioner, organ eller byråer) i enlighet med relevant policy [2].

De registrerades rättigheter kan begränsas genom tillämpning av Europeiska ombudsmannens beslut om interna regler om begränsningar av vissa av de registrerades rättigheter i samband med Europeiska ombudsmannens behandling av personuppgifter [3].

De registrerade informeras om sina rättigheter genom ett meddelande om skydd av personuppgifter, som finns på https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[1] Europaparlamentets förordning (EU, Euratom) 2021/1163 av den 24 juni 2021 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (Europeiska ombudsmannens stadga) och om upphävande av beslut 94/262/EKSG, EG, Euratom, EUT L 253, 16.7.2021, s. 1, och Europeiska ombudsmannens beslut om antagande av genomförandebestämmelser, EUT C 321, 1.9.2016, s. 1.

[2] Ombudsmannens policy för tillhandahållande av information till den registrerade tredje parten i ett klagomål eller en undersökning, daterad den 16 juli 2019, finns på https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70851

[3] Finns på https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2020.415.01.0081.01.ENG