Przewodnik dla pracowników Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczący etyki i dobrego postępowania [1]

Celem przewodnika dotyczącego etyki i dobrego postępowania jest określenie i wyjaśnienie, czego oczekuje się od etyki zawodowej pracowników pracujących dla Rzecznika Praw Obywatelskich, podnoszenie świadomości na temat kwestii etycznych, z którymi pracownicy mogą się spotkać, oraz zapewnienie wytycznych w zakresie identyfikowania takich kwestii, zapobiegania im i ich rozwiązywania.

Niniejszy przewodnik zastępuje wytyczne dotyczące etyki i dobrego postępowania przyjęte w dniu 12 grudnia 2012 r. Nowy przewodnik nie ma stanowić wyczerpującego zestawienia wszystkich kwestii etycznych, które mogą się pojawić, a zatem należy go odczytywać w powiązaniu z szeregiem innych powiązanych polityk, które zostały już przyjęte lub mają zostać przyjęte przez Rzecznika Praw Obywatelskich [2]. 

1. Zasady ogólne

1.1 Zobowiązanie ogólne

Realizując swoją misję służenia demokracji poprzez współpracę z instytucjami Unii Europejskiej w celu stworzenia skuteczniejszej, bardziej odpowiedzialnej, przejrzystej i etycznej administracji, Biuro Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich zobowiązuje się do przestrzegania najwyższych standardów etycznych i do zachowania niezależności przez cały czas.

Pracownicy powinni zatem przestrzegać tych standardów i odpowiednio utrzymywać relacje zawodowe z kolegami, hierarchią i zewnętrznymi zainteresowanymi stronami.

Ogólnie rzecz biorąc, pracownicy powinni we wszystkich swoich działaniach kierować się wartościami i celami Urzędu oraz powstrzymywać się od wszelkich działań lub zachowań, które mogłyby negatywnie wpłynąć na ich sytuację.

Oznacza to, że postępowanie pracowników w Urzędzie lub poza nim musi być wzorowe i nie może prowadzić do utraty reputacji przez Urząd Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich lub europejską służbę cywilną.

1.2 Profesjonalizm

„Profesjonalizm” odnosi się do stylu zachowania we wszystkich działaniach związanych z pracą, który, będąc uczciwym, starannym, odpowiedzialnym, skutecznym, otwartym, współpracującym, proaktywnym i uprzejmym, konsekwentnie świadczy wysokiej jakości usługi na rzecz społeczeństwa [3].

1.3 Poufność

Rzecznik Praw Obywatelskich przestrzega zasad otwartości i przejrzystości. Rzecznik Praw Obywatelskich jest jednak proszony o przetwarzanie niektórych informacji, które ważnie uznaje się za poufne (na przykład Rzecznik Praw Obywatelskich może uzyskać dane osobowe osób trzecich). Z tego powodu wszyscy pracownicy formalnie zobowiązują się do przestrzegania obowiązku zachowania dyskrecji zawodowej poprzez podpisanie zobowiązania do zachowania poufności przy rekrutacji oraz, w stosownych przypadkach, po powrocie z urlopu z przyczyn osobistych.

Po zakończeniu działalności pracownicy powinni mieć świadomość, że nadal są zobowiązani do zachowania poufności oraz do ochrony wszelkich informacji poufnych, o których dowiedzieli się w trakcie pracy.

2. Uczciwość i przejrzystość

2.1 Unikanie konfliktów interesów

Nadrzędną ideą unikania konfliktu interesów, a nawet pojawienia się konfliktu interesów, jest unikanie niewłaściwego wpływu na podejmowanie decyzji i unikanie ewentualnych oskarżeń o stronniczość i stronniczość w procesie decyzyjnym.

2.1.1 Rozwiązywanie konfliktów interesów

Art. 11a ust. 1 regulaminu pracowniczego nakłada na wszystkich pracowników obowiązek identyfikowania i informowania organu powołującego o wszelkich sytuacjach konfliktu interesów, które mogą wystąpić podczas wykonywania obowiązków.

Konflikt interesów występuje, gdy członek personelu ma osobiste powiązania i interesy, takie jak powiązania rodzinne lub interesy finansowe, które mogą w jakikolwiek sposób wpływać na decyzje pracownika związane z pracą lub na nie wpływać.

Poza powiązaniami rodzinnymi (w tym małżonkami, partnerami, rodzicami, dziećmi, rodzeństwem i dalszą rodziną) oraz interesami finansowymi (w tym udziałami w kapitale zakładowym i własnością nieruchomości) konflikt interesów może powstać z powodu silnych więzi lojalności wobec określonej osoby lub grupy, takich jak przyjaźń, aktywne członkostwo w grupach politycznych lub społecznych oraz niedawne zatrudnienie lub partnerstwo biznesowe.

Oprócz sytuacji, w których konflikt interesów jest łatwo rozpoznawalny, mogą również wystąpić sytuacje, w których występuje co najmniej pozorny konflikt interesów. Pojawienie się konfliktu interesów może mieć miejsce w przypadku, gdy (ewentualnie niekompletne) informacje w domenie publicznej dotyczące osobistych interesów urzędnika lub obowiązków urzędnika w pracy mogłyby wzbudzić u obserwatora uzasadnione wątpliwości co do niezależności pracownika. Należy unikać nawet pozorów konfliktu interesów, ponieważ podają one w wątpliwość bezstronność i uczciwość urzędnika oraz mogą zaszkodzić reputacji pracownika i biura Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

Co do zasady podczas wykonywania swoich obowiązków pracownicy nie mogą zajmować się sprawami, w których mają bezpośredni lub pośredni interes osobisty, który może zagrozić ich niezależności, a tym samym interesom Rzecznika Praw Obywatelskich.

Ponadto pracownicy powinni podjąć inicjatywę natychmiastowego informowania swojej hierarchii o wszelkich potencjalnych problemach powodujących konflikt interesów. Pracownik powinien zatem informować administrację o każdej sytuacji, w której jego zdaniem wystąpił konflikt interesów lub pojawienie się konfliktu interesów, oraz powinien w pierwszej kolejności podjąć środki w celu uniknięcia wystąpienia takiej sytuacji. Aby wdrożyć to proaktywne podejście, na przykład pracownik musi zadeklarować wszystkie interesy przystępując do biura Rzecznika Praw Obywatelskich, aby umożliwić hierarchii przydzielanie pracownikowi zadań, które nie mają związku z tymi interesami.

W razie wątpliwości pracownicy mogą zasięgnąć porady osoby, która nie jest bezpośrednio zaangażowana, lub skontaktować się z urzędnikiem ds. etyki.

Ponadto, poza ogólnym obowiązkiem wynikającym z regulaminu pracowniczego [5], przez okres jednego roku po zatrudnieniu pracownicy nie mogą rozpatrywać zażalenia, dochodzenia, przetargu lub innej procedury, w których uczestniczyli lub mieli bezpośredni lub pośredni interes w poprzednim zatrudnieniu.

Również w tym przypadku, oprócz ogólnego obowiązku wynikającego z regulaminu pracowniczego, żaden nowy pracownik pochodzący z innych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii, który opracowuje procedury dochodzeniowe lub wchodzi w ich skład, nie może przez jeden rok zajmować się sprawami dotyczącymi jego byłej dyrekcji generalnej, departamentu, wydziału lub ich odpowiednika. Ten „okres karencji” w sprawach wynosi dwa lata dla pracowników wyższego szczebla (tj. dyrektorów, sekretarza generalnego i szefa gabinetu).

Powyższe terminy mogą zostać dostosowane w wyjątkowych przypadkach za zgodą Rzecznika Praw Obywatelskich.

2.1.2 Wykazanie bezstronności i uczciwości

Pracownicy Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich powinni wykazywać bezstronność i uczciwość w swoim oficjalnym postępowaniu z kolegami, hierarchią i zewnętrznymi zainteresowanymi stronami.

2.2 Darowizny, dobrodziejstwa i darowizny

Zgodnie z art. 11 ust. 2 regulaminu pracowniczego podczas wykonywania swoich obowiązków członkowie personelu nie przyjmują prezentów, przysług ani darowizn z jakiegokolwiek źródła bez uprzedniej zgody Sekretarza Generalnego lub Rzecznika Praw Obywatelskich.

Zasadniczo zaleca się, aby pracownicy odrzucali wszelkie prezenty o wartości większej niż symboliczna (takie jak dzienniki, kalendarze, małe przedmioty biurkowe) lub wykraczające poza zwyczajową gościnność dyplomatyczną (takie jak książka, butelka wina, czekoladki).

Pracownicy, którzy chcą przyjąć prezent ze źródła zewnętrznego o wartości przekraczającej 50 EUR, muszą uzyskać wyraźną zgodę sekretarza generalnego lub Rzecznika Praw Obywatelskich. Dotyczy to również przypadków, w których pracownicy chcą lub otrzymują propozycję przekazania darowizny na cele charytatywne.

Podejmując decyzję, czy zezwolić na przyjęcie prezentu, sekretarz generalny lub Rzecznik Praw Obywatelskich rozważą motywy, dla których dany prezent, przysługa lub darowizna zostały wręczone, oraz możliwe konsekwencje dla interesów instytucji. Sekretarz generalny lub Rzecznik Praw Obywatelskich może upoważnić pracownika do przyjęcia prezentu, przysług lub darowizny, jeżeli ich wartość jest mniejsza lub równa 250 EUR. Droższe prezenty mogą zostać zatrzymane jako mienie Rzecznika Praw Obywatelskich lub przekazane przez Rzecznika na cele charytatywne.

Pracownicy muszą zawsze zachowywać się w sposób całkowicie przejrzysty wobec swojej hierarchii w takich sprawach i powinni unikać wszelkich kłopotliwych sytuacji, w których przyjęcie zaproszenia mogłoby być postrzegane przez rozsądną osobę jako naruszające ich niezależność lub bezstronność i w których w związku z tym mogłoby powstać ryzyko utraty reputacji.

2.3 Wyrażanie obaw

2.3.1 Uważna analiza i dialog

Pierwszym krokiem w obliczu potencjalnego niewłaściwego postępowania kolegi jest upewnienie się, że doszło do wykroczenia. Nie należy lekceważyć różnic kulturowych i nieporozumień w środowisku międzynarodowym, takim jak instytucje UE.

Jeżeli po dokonaniu tej oceny pracownik jest nadal przekonany, że współpracownik może być zamieszany w niewłaściwe zachowanie, zaleca się mu poruszenie tej kwestii z zainteresowaną osobą, ponieważ może się zdarzyć, że osoba ta nie jest świadoma niewłaściwego charakteru swoich działań.

Pracownik może również rozważyć 1) omówienie tej kwestii ze swoim kierownikiem działu lub sekretarzem generalnym, który może być lepiej przygotowany do prowadzenia dalszego dialogu, lub 2) zwrócenie na nią uwagi urzędnika(-ów) ds. etyki.

Jeżeli takie podejście nie pomoże, w poważnych przypadkach administracja może być zmuszona do przeprowadzenia bardziej formalnych dochodzeń.

2.3.2 Ochrona sygnalistów

Pracownicy odgrywają zasadniczą rolę we wspieraniu instytucji w identyfikowaniu naruszeń zasady uczciwości, przeciwdziałaniu tym naruszeniom i w ostatecznym rozrachunku zniechęcaniu do nich. Rzecznik Praw Obywatelskich przyjął przepisy umożliwiające sygnalistom wywiązanie się z obowiązku zabierania głosu w przypadku, gdy dowiedzą się o poważnym uchybieniu lub wykroczeniu w Urzędzie. Przepisy te zostaną uzupełnione wytycznymi dotyczącymi sposobu zgłaszania nieprawidłowości („sygnalizowanie nieprawidłowości”).

3. Wdrażanie i przegląd

Wszyscy pracownicy powinni stosować zasady określone w niniejszym przewodniku.

Pracownicy zajmujący stanowiska kierownicze są odpowiedzialni za zapewnienie właściwego przestrzegania i przestrzegania wytycznych w swoich zespołach i obszarach odpowiedzialności.

Niniejszy przewodnik oraz wszystkie inne powiązane wytyczne, zasady, decyzje i formularze są dostępne w specjalnej sekcji „Etyka” w intranecie Rzecznika Praw Obywatelskich.

Urzędnicy ds. etyki są odpowiedzialni za dopilnowanie, aby niniejszy przewodnik był regularnie poddawany przeglądowi i w razie potrzeby aktualizowany.

Emily O’Reilly

 05.07.2017

[1] Do celów niniejszego przewodnika wszystkie odniesienia do personelu należy rozumieć jako mające zastosowanie do urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych, oddelegowanych ekspertów krajowych i stażystów.

[2] Polityki dotyczące informowania o nieprawidłowościach, zapobiegania molestowaniu, wystąpień, działań zewnętrznych i wykonywania działalności zawodowej po zakończeniu służby w Unii Europejskiej.

[3] Art. 55 ust. 1 regulaminu pracowniczego.

[4] Art. 17 regulaminu pracowniczego.

[5] Artykuł 11a, 1:  Wykonując swoje obowiązki i z zastrzeżeniem poniższych postanowień, urzędnik nie zajmuje się sprawami, w których, bezpośrednio lub pośrednio, ma jakikolwiek interes osobisty, który mógłby naruszyć jego niezależność, a w szczególności interesy rodzinne i finansowe. 2. Każdy urzędnik, któremu w ramach wykonywania swoich obowiązków należy zająć się sprawą, o której mowa powyżej, niezwłocznie informuje o tym organ powołujący. Organ powołujący podejmuje wszelkie właściwe środki, a w szczególności może zwolnić urzędnika z odpowiedzialności w tej sprawie.