1. Ostatnia aktualizacja tego rekordu: 15/11/2023

2. Numer referencyjny: 17/2020

Ref. Ares(2024)1309590 – 20 lutego 2024 r.

3. Nazwa i dane kontaktowe administratora

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex -

Kontakt: Dyrekcja Administracji – Zespół ds. Zasobów Ludzkich – EO@ombudsman.europa.eu

Właściwy dział: Zespół HR

4. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych:

Francesca Pavesi

Zastępca inspektora ochrony danych: Nicholas Hernanz

Funkcjonalna skrzynka pocztowa: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nazwa i dane kontaktowe podmiotu przetwarzającego: Nie dotyczy

6. Nazwa i dane kontaktowe współadministratora (współadministratorów)

Parlament Europejski (PE) – DG ds. Personelu – Dział Front Office ds. Personelu – który zajmuje się wnioskami o specjalne legitymacje dla pracowników oddelegowanych do biura w Brukseli –

Kontakt: PERS-PrivilegesBru@europarl.europa.eu.

francuskie i belgijskie organy krajowe, które wydają specjalne karty.

• Kontakt dla francuskich władz krajowych (francuskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych): e-mail: Thomas.Anin@diplomatie.gouv.fr
• W imieniu belgijskich organów krajowych: Service Public Fédéral Affaires Étrangères- tel : :+32 (0)2 501 81 11

7. Cel(e) przetwarzania:

Zwrócenie się do francuskiego lub belgijskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych o specjalne legitymacje dla nowo zatrudnionych pracowników i członków ich rodzin.

Krótki opis przetwarzania:

Urzędnicy zatrudnieni w organie europejskim i oddelegowani eksperci krajowi mają prawo do „uproszczonego pobytu”, co oznacza wydanie „specjalnego dowodu tożsamości” przez ministerstwo spraw zagranicznych, a nie przez organ gminny. Członkowie ich rodzin mogą również korzystać z tego systemu, chyba że pracują w Belgii/Francji. Posiadacze tych specjalnych kart nie mogą rejestrować się w gminie zamieszkania. Są oni jednak wpisani do odrębnego rejestru władz lokalnych i otrzymują numer krajowy (chociaż nie pojawia się on na ich specjalnym dokumencie tożsamości). 

Nowo zatrudniony członek personelu, który spełnia wymagania, może zażądać specjalnego dokumentu tożsamości dla siebie i swojej rodziny (dzieci i małżonka), składając wniosek bezpośrednio do zespołu HR. Zespół ds. zasobów ludzkich (asystent ds. zasobów ludzkich) kontaktuje się z właściwym organem publicznym państwa, w którym znajduje się biuro (Francja lub Belgia), w celu wydania specjalnej legitymacji („atestation de fonctions” w przypadku Francji lub „specjalnego dowodu tożsamości” w przypadku Belgii).

– W przypadku specjalnych kart wydawanych przez francuskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych asystent ds. zasobów ludzkich korzysta ze specjalnego formularza i załącza dokumenty potwierdzające (kopie paszportów lub dowodów osobistych). Karty specjalne są ważne przez 4 lata, po czym odpowiedni pracownik może zwrócić się o przedłużenie ich ważności do francuskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych. W grudniu każdego roku asystent ds. zasobów ludzkich przesyła francuskiemu ministerstwu tabelę Excel (nr 1) z listą zatrudnionych pracowników, którzy zwrócili się do Francji o wydanie specjalnej karty na dany rok. Kiedy pracownik opuszcza instytucję, asystent ds. zasobów ludzkich odsyła odpowiednie karty specjalne francuskiemu organowi publicznemu i przechowuje dowód odesłania w wersji elektronicznej.

- W przypadku specjalnych kart wydawanych przez belgijskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych nowo zatrudnieni pracownicy kontaktują się bezpośrednio z Działem Obsługi Pracowników PE (PERS-PrivilegesBru@europarl.europa.eu), który zajmuje się wnioskami o specjalne karty i wysyła je do belgijskiej Federalnej Służby Spraw Zagranicznych. Następnie dyrektor ds. administracyjnych podpisuje wnioski. Specjalne dowody tożsamości są ważne przez 5 lat.

8. Opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych:

Osoby, których dane dotyczą:

pracownicy Biura Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich (urzędnicy, pracownicy zatrudnieni na czas określony i pracownicy kontraktowi), w stosownych przypadkach członkowie ich rodzin (współmałżonek lub dzieci),

- Kategorie danych osobowych:

• dane na formularzu wykorzystywanym do składania wniosków o wydanie kart specjalnych:

- w odniesieniu do pracownika EO: imię, nazwisko; datę i miejsce urodzenia; obywatelstwo; sytuacja rodzinna; funkcja i stopień zaszeregowania; adres zamieszkania;

w odniesieniu do małżonka i dzieci członka personelu EO: imię, nazwisko; datę i miejsce urodzenia; obywatelstwo;

• dokumenty potwierdzające wniosek: kopia paszportu lub dowodu osobistego członka personelu EO i członków jego rodziny, dla których wymagana jest specjalna karta;
• dane z tabeli Excel (nr 1) przesłane do francuskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych: wyżej wymienione dane dotyczące pracownika EO; specjalny numer karty; data przybycia do Francji; datę pełnienia funkcji; data wygaśnięcia ważności karty specjalnej.

Asystent ds. zasobów ludzkich przetwarza ponadto tabelę Excel (nr 2) do wewnętrznego zarządzania wnioskami o specjalne karty z następującymi danymi: imię, nazwisko, numer karty i data ważności.

9. Termin przechowywania danych oraz, w miarę możliwości, ich usuwania:

Dokumenty potwierdzające zebrane przez EO w celu złożenia wniosku o wydanie specjalnych kart są usuwane natychmiast po wydaniu specjalnych kart. Dane w tabeli Excel (nr 1) przesłane do francuskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych są usuwane miesiąc po ich przesłaniu.

Dane w tabeli Excel (2) wykorzystywane do wewnętrznego zarządzania wnioskami o specjalne karty są przechowywane przez 5 lat po anulowaniu ostatniej specjalnej karty i aktualizowane w trakcie procesu. Po opuszczeniu Urzędu przez pracownika odpowiednie dane są usuwane.

10. Odbiorcy danych:

EO, sekretarz generalny, dyrektor ds. administracji, szef zespołu ds. zasobów ludzkich, pracownik zespołu ds. zasobów ludzkich odpowiedzialny za obsługę kart specjalnych, odpowiednie służby PE (DG ds. Personelu – Dział Front Office), francuskie i belgijskie ministerstwa spraw zagranicznych.

11. Czy dane osobowe są przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych? : Nie dotyczy

12. Ogólny opis środków bezpieczeństwa:

Dokumenty uzupełniające wykorzystywane do składania wniosków o specjalne karty są przechowywane w wersji elektronicznej w Dyrekcji ds. Administracji, w zespole ds. zasobów ludzkich, we wspólnej sieci.

Dostępu udziela się wyłącznie dyrektorowi ds. administracji i asystentowi ds. zasobów ludzkich odpowiedzialnemu za obsługę kart specjalnych. 

13. Informacje na temat tego, w jaki sposób osoby, których dane dotyczą, mogą korzystać ze swoich praw dostępu do danych i ich sprostowania oraz, w stosownych przypadkach, usunięcia, ograniczenia i przenoszenia danych:

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo dostępu do własnych danych osobowych oraz do istotnych informacji na temat sposobu, w jaki EO je wykorzystuje. Mają również prawo zażądać sprostowania wszelkich niekompletnych lub niedokładnych danych ich dotyczących. Mogą skorygować dane identyfikacyjne w dowolnym momencie procedury. Mają oni prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania ich danych przez EO z przyczyn związanych z ich szczególną sytuacją. Pod pewnymi warunkami mają oni prawo zwrócić się do EO o usunięcie ich danych osobowych lub ograniczenie ich wykorzystywania.

W każdej chwili mogą zwrócić się do EO o informacje dotyczące przetwarzania ich danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej (EO@ombudsman.europa.eu) lub kontaktując się z Dyrekcją Administracji i Zespołem ds. Zasobów Ludzkich.

Osoby, których dane dotyczą, mogą również zwrócić się o informacje dotyczące przetwarzania ich danych osobowych do Parlamentu Europejskiego (PE) – DG „Personnel” – „Staff Front Office Unit” – pocztą elektroniczną (PERS-PrivilegesBru@europarl.europa.eu) lub do francuskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych (Thomas.Anin@diplomatie.gouv.fr) oraz do belgijskiej Federalnej Służby Publicznej Spraw Zagranicznych tel.: :+32 (0)2 501 81 11

EO odpowie na ich wnioski tak szybko, jak to możliwe, a najpóźniej w ciągu jednego miesiąca. Mogą również skontaktować się z inspektorem ochrony danych EO pod adresem: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu Jeżeli chcą złożyć skargę dotyczącą postępowania Rzecznika z ich danymi osobowymi, mogą skontaktować się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych (www.edps.europa.eu) pod następującym adresem: EDPS@edps.europa.eu

Oświadczenie o ochronie prywatności dotyczące dokumentów pobytowych członków personelu EO (karty specjalne)

Ref. Ares(2024)1309590 – 20 lutego 2024 r.

Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności wyjaśnia przyczynę przetwarzania, sposób, w jaki Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich gromadzi, przetwarza i zapewnia ochronę wszystkich przekazanych danych osobowych, sposób wykorzystywania tych informacji oraz prawa osób, których dane dotyczą, w odniesieniu do ich danych.

Kontrolerem jest EO. Współadministratorami są: (i) Parlament Europejski (PE) – DG ds. Personelu – Dział Front Office ds. Personelu – który zajmuje się wnioskami o specjalne legitymacje dla pracowników oddelegowanych do biura w Brukseli oraz (ii) francuskie i belgijskie organy krajowe, które wydają odpowiednie specjalne legitymacje.

1. Jakie dane osobowe będą przetwarzane przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich?

Przetwarzamy dane osobowe pracowników EO (urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych) oraz, w stosownych przypadkach, członków ich rodzin (współmałżonka i dzieci), którzy proszą o specjalną kartę. Przetwarzane przez nas dane osobowe obejmują m.in. imiona, nazwiska, dane identyfikacyjne (paszport lub dowód osobisty, obywatelstwo itp.) oraz daty ważności.

2. Dlaczego Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przetwarza te dane osobowe?

Celem jest zwrócenie się do francuskiego lub belgijskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych o specjalne legitymacje dla nowo zatrudnionych pracowników i członków ich rodzin, którzy sobie tego życzą.

3. Jakie są podstawy prawne i konieczność przetwarzania tych danych?

Przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie art. 5 ust. 1 lit. a) (wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym) i art. 5 ust. 1 lit. b) (przestrzeganie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) rozporządzenia 2018/1725.

Podstawę prawną stanowi art. 11 lit. b) Protokołu (nr 7) w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej, który stanowi, że urzędnicy i inni pracownicy Unii, wraz z małżonkami i pozostającymi na ich utrzymaniu członkami ich rodzin, nie podlegają ograniczeniom imigracyjnym ani formalnościom związanym z rejestracją cudzoziemców.

4. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych?

Dyrekcja ds. Administracji Rzecznika Praw Obywatelskich – zespół ds. zasobów ludzkich.

5. Kto będzie odbiorcą danych?

Dyrektor generalny, sekretarz generalny, dyrektor ds. administracji, szef zespołu ds. zasobów ludzkich, pracownik zespołu ds. zasobów ludzkich odpowiedzialny za obsługę kart specjalnych, odpowiednie służby PE (DG ds. Personelu – Dział Front Office) oraz francuskie i belgijskie ministerstwa spraw zagranicznych.

6. Jak długo będą przechowywane dane?

Dokumenty potwierdzające zebrane przez EO w celu złożenia wniosku o wydanie specjalnych kart są usuwane natychmiast po wydaniu specjalnych kart. Dane w tabeli Excel przesłane do francuskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych są usuwane miesiąc po ich wysłaniu.

Dane w tabeli Excel wykorzystywanej do wewnętrznego zarządzania wnioskami o specjalne karty są przechowywane przez 5 lat po anulowaniu ostatniej specjalnej karty i aktualizowane w trakcie procesu. Po opuszczeniu Urzędu przez pracownika odpowiednie dane są usuwane.

7. Jak chronimy Twoje dane?

Dokumenty uzupełniające wykorzystywane do składania wniosków o specjalne karty są przechowywane w wersji elektronicznej w zespole Dyrekcji Administracji i Praw Człowieka we wspólnej sieci.

Dostęp jest dozwolony tylko dla określonych użytkowników w zespole HR.

Dane przechowywane na serwerach operatorów zewnętrznych są chronione licznymi środkami bezpieczeństwa ustanowionymi przez sektor ICT w celu ochrony integralności i poufności własności elektronicznej instytucji.

8. Jakie są Twoje prawa i jak możesz z nich skorzystać?

Przysługuje Państwu prawo dostępu do własnych danych osobowych oraz do istotnych informacji dotyczących sposobu, w jaki EO je wykorzystuje.

Mają Państwo również prawo zażądać sprostowania wszelkich niekompletnych lub niedokładnych danych, które Państwa dotyczą. Dane identyfikacyjne można skorygować w dowolnym momencie. W każdej chwili masz prawo sprzeciwić się wykorzystywaniu Twoich danych przez EO z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Pod pewnymi warunkami masz prawo zażądać, aby EO usunął Twoje dane osobowe lub ograniczył ich wykorzystanie.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich odpowie na Państwa wnioski tak szybko, jak to możliwe, a najpóźniej w ciągu jednego miesiąca.

9. Z kim należy się kontaktować w przypadku pytań lub skarg dotyczących kwestii ochrony danych?

W każdej chwili mogą Państwo przesłać pytania związane z ochroną danych dotyczące procedury składania wniosków o wydanie specjalnych kart do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich na następujący adres:

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Dyrekcja ds. Administracji – Zespół ds. Zasobów Ludzkich

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasburg Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Można również skontaktować się z Parlamentem Europejskim (PE) – DG ds. Personelu – Działem Front Office ds. Personelu – który zajmuje się wnioskami o specjalne legitymacje dla pracowników zatrudnionych w biurze w Brukseli (e-mail: PERS-PrivilegesBru@europarl.europa.eu) lub francuskich i belgijskich organów krajowych, które wydają specjalne karty.

• francuskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych: e-mail: Thomas.Anin@diplomatie.gouv.fr

• Service Public Fédéral Affaires Étrangères- tél : +32 (0)2 501 81 11

Możesz również skontaktować się z inspektorem ochrony danych w biurze EO pod następującym adresem: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych można złożyć w dowolnym momencie na następujący adres: EIOD@edps.europa.eu