1. Ostatnia aktualizacja tego rekordu: 07/11/2023

2. Numer referencyjny: 3/2019

Ref. Ares(2024)1188383 – 16 lutego 2024 r.

3. Nazwa i dane kontaktowe administratora:

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.

Kontakty

EOethics-Brussels@ombudsman.europa.eu- lub EOethics-Strasbourg@ombudsman.europa.eu

komitet pojednawczy: Eoconciliationcommittee@ombudsman.europa.eu

4. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych:

Funkcjonalny adres e-mail: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nazwa i dane kontaktowe podmiotu przetwarzającego:

Nie dotyczy

6. Nazwa i dane kontaktowe współadministratora(-ów):

Służba Medyczna Parlamentu Europejskiego: dwóch lekarzy (jeden posiadacz/jeden zastępca) jest członkami komitetu pojednawczego Rzecznika Praw Obywatelskich odpowiedzialnymi za prowadzenie postępowania pojednawczego na wniosek pracownika, który uważa się za ofiarę molestowania

E-maile: denis.gillet@europarl.europa.eu oraz luc.vandenitte@europarl.europa.eu

7. Cel(-e) przetwarzania:

Zapobieganie i skuteczne i efektywne radzenie sobie z wszelkimi faktycznymi lub potencjalnymi przypadkami nękania psychicznego lub molestowania seksualnego w miejscu pracy. Decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie polityki zapobiegania molestowaniu i ochrony przed nim w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich („decyzja”) przewiduje zarówno procedurę nieformalną, jak i formalną.

W ramach procedury nieformalnej pracownik, który uważa się za ofiarę molestowania, może skonsultować się z „korespondentami ds. etyki” (art. 6 decyzji) lub zwrócić się do „komitetu pojednawczego” o interwencję (art. 7). Domniemany sprawca mobbingu może również skonsultować się z korespondentami ds. etyki i komitetem pojednawczym.

W ramach formalnej procedury (zob. art. 8 i załącznik do decyzji) członkowie personelu statutowego mogą zwrócić się do Rzecznika Praw Obywatelskich o pomoc na podstawie art. 24 regulaminu pracowniczego. Pracownicy statutowi, stażyści, oddelegowani eksperci krajowi i wykonawcy zewnętrzni pracujący w biurze Rzecznika Praw Obywatelskich, którzy uważają się za ofiary nękania psychicznego lub molestowania seksualnego, mogą również zwrócić się do swoich bezpośrednich kierowników, sekretarza generalnego lub Rzecznika Praw Obywatelskich o wszczęcie dochodzenia administracyjnego lub postępowania dyscyplinarnego.

Podstawą prawną procedury jest decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 18 grudnia 2017 r. w sprawie polityki zapobiegania molestowaniu i ochrony przed nim w Urzędzie oraz decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 23 lutego 2023 r. ustanawiająca ogólne przepisy wykonawcze dotyczące prowadzenia dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych.

8. Opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych:

W procedurze zapobiegania molestowaniu i ochrony przed nim przetwarzamy dane różnych kategorii osób, których dane dotyczą: domniemaną ofiarę (domniemane ofiary), osobę (osoby) zainteresowaną (zainteresowane) oraz dane członków personelu zaangażowanych w postępowanie na różnych stanowiskach (np.: świadkowie, korespondenci etyczni, kierownicy, członkowie zespołu dochodzeniowo-śledczego).

W ramach procedury nieformalnej korespondenci ds. etyki, komitet pojednawczy i kierownicy odpowiednich zaangażowanych osób (w stosownych przypadkach) przetwarzają następujące dane:

• Formularz otwarcia, który zawiera: imiona i nazwiska zaangażowanych osób (domniemanej ofiary i domniemanego sprawcy mobbingu) ich jednostki, rodzaju umowy, kategorii i grupy zaszeregowania; rodzaj skargi określony przez domniemaną ofiarę; daty pierwszego kontaktu, otwarcia procedury nieformalnej, a także daty wszelkich kolejnych posiedzeń; kanał pierwszego kontaktu (twarzą w twarz, e-mailem, telefonem).
• formularz zamykający, który zawiera datę pierwszego kontaktu i datę zamknięcia procedury nieformalnej; rodzaj skargi określony przez domniemaną ofiarę; rodzaj problemu zidentyfikowanego przez domniemaną ofiarę, podjęte działania i wynik postępowania;
• Anonimowy formularz statystyczny zawiera informacje na temat rodzaju skargi określonego przez domniemaną ofiarę (rodzaj molestowania); rodzaj wniosku (pilny, uzyskać informacje/porady, uzyskać wsparcie w podjętym działaniu, inne); płeć domniemanej ofiary i domniemanego sprawcy molestowania; status zatrudnienia domniemanej ofiary i domniemanego sprawcy mobbingu; uzasadnienie skargi; liczbę odbytych posiedzeń; czas trwania procedury; wynik procedury (rozwiązanie „tak/nie”; wynik postępowania pojednawczego lub próby mediacji; zalecenia komitetu pojednawczego; konieczność zastosowania środków nadzwyczajnych; decyzja domniemanej ofiary o zamknięciu sprawy). Należy zauważyć, że korespondenci ds. etyki i komitet pojednawczy muszą publikować roczne sprawozdanie (zob. art. 6 i 7 decyzji);
• Pisemne zalecenia dla kadry kierowniczej, w stosownych przypadkach (zob. art. 7 ust. 9 decyzji).
• Oświadczenie o braku konfliktu interesów członka komitetu pojednawczego, w stosownych przypadkach (zob. art. 7 ust. 4 decyzji)
• Wniosek osób zaangażowanych w sprawę dotyczącą domniemanego molestowania o zastąpienie członka komitetu pojednawczego ze względu na konflikt interesów (zob. art. 7 ust. 4 decyzji)
• Umowa o poufności podpisana przez korespondentów ds. etyki i członków komitetu pojednawczego, stanowiąca, że kwestie omawiane zarówno z domniemaną ofiarą, jak i domniemanym sprawcą molestowania mają pozostać ściśle poufne.

F procedura ustna:

• dane identyfikacyjne zaangażowanych osób (imię i nazwisko, data urodzenia, adres, numer telefonu) oraz dane administracyjne (grupa zaszeregowania, dział, obowiązki i zakres odpowiedzialności itp.);
• Wniosek o udzielenie pomocy (zob. art. 24 regulaminu pracowniczego i art. 8 decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich wraz z załącznikiem) lub wniosek o wszczęcie dochodzenia administracyjnego lub postępowania dyscyplinarnego (zob. załącznik do decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich), które zawierają następujące dane: cel wniosku, tożsamość domniemanego sprawcy lub domniemanych sprawców molestowania, szczegółowy opis faktów i wszelkie dodatkowe informacje, które uzasadniałyby roszczenie lub roszczenia ofiary molestowania;
• zarzuty i oświadczenia oparte na subiektywnym postrzeganiu domniemanej ofiary (domniemanych ofiar)/mordercy (morderców)/świadka (świadków); zeznania i zawiadomienia domniemanego sprawcy(-ów) lub świadka(-ów).
• dane dotyczące zdrowia na poparcie oświadczenia (oświadczeń) ofiary molestowania lub w przypadku środków nadzwyczajnych podjętych na podstawie zagrożeń dla zdrowia; ;
• decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie wniosku o udzielenie pomocy lub decyzja o wszczęciu/niewszczynaniu postępowania dyscyplinarnego lub dochodzenia administracyjnego;
• w stosownych przypadkach, zażalenie złożone na podstawie art. 90 ust. 2 regulaminu pracowniczego przez pracownika na decyzję Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie wniosku o udzielenie wsparcia;
• sprawozdanie sporządzone przez urzędnika odpowiedzialnego za dochodzenie administracyjne dla organu powołującego, w tym kopie wszystkich dokumentów poświadczających i sprawozdania z przesłuchań;
• decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich o zamknięciu postępowania dyscyplinarnego lub dochodzenia administracyjnego lub o odrzuceniu wniosku o udzielenie wsparcia;
• sprawozdanie dla komisji dyscyplinarnej (zob. art. 12, załącznik IX do regulaminu pracowniczego i art. II-5 załącznika do decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich). 

9. Termin przechowywania danych oraz, w miarę możliwości, ich usunięcia

W ramach procedury nieformalnej:

Dane wymienione w pkt 8 będą przechowywane przez cały czas trwania procedury (maksymalnie jeden miesiąc w przypadku udziału korespondentów ds. etyki i maksymalnie dwa miesiące w przypadku udziału komitetu pojednawczego) oraz maksymalnie trzy miesiące po zamknięciu procedury, z wyjątkiem formularzy otwierających i zamykających. Członek lub członkowie komitetu pojednawczego reprezentujący administrację przechowują formularze otwierające i zamykające przez 5 lat w zamkniętej szafie (w wersji papierowej) dostępnej wyłącznie dla nich. Okres ten, wynoszący maksymalnie 3 miesiące, umożliwia zorganizowanie posiedzenia następczego po znalezieniu rozwiązania możliwego do zaakceptowania przez obie strony, po wystąpieniu komitetu pojednawczego. Dane są następnie usuwane.

W postępowaniu formalnym:

Postępowanie przygotowawcze:

a) W przypadku niewszczęcia dochodzenia odpowiednie dane wymienione w pkt 8 będą przechowywane przez okres maksymalnie dwóch lat od przyjęcia niniejszej decyzji, w przypadku odwołań od tej decyzji.

b) W przypadku wszczęcia dochodzenia, maksymalnie 5 lat od zamknięcia dochodzenia, w przypadku odwołań od tej decyzji.

Sprawozdania z dochodzeń i akta dyscyplinarne nie są przechowywane dłużej niż przez okres niezbędny do zakończenia postępowania.

Ostateczna decyzja:

a) Jeżeli decyzja uniewinnia pracownika, jest ona przechowywana w aktach osobowych przez okres 10 lat od ostatniej wypłaty emerytury.

b) Jeżeli decyzja nakłada sankcje, zainteresowana osoba może wystąpić o wykreślenie na podstawie art. 27 załącznika IX do regulaminu pracowniczego, w przeciwnym razie jest ona przechowywana w aktach osobowych przez 10 lat po ostatniej wypłacie emerytury.

10. Odbiorcy danych

Procedura nieformalna: korespondenci ds. etyki, komitet pojednawczy, w którym dwóch członków (jeden posiadacz/jeden zastępca) pochodzi ze służby medycznej PE.  Korespondenci ds. etyki i komitet pojednawczy mogą poinformować Dyrekcję Administracji – służby kadrowe lub sekretarza generalnego, jeżeli uznają, że istnieje zagrożenie dla zdrowia danego pracownika lub że sytuacja wymaga zastosowania środków nadzwyczajnych. Komitet pojednawczy może również wydawać zalecenia kierownikom zaangażowanych osób lub sugerować specjalne szkolenia, nie ujawniając żadnych informacji.

Formalna procedura: Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich, bezpośredni kierownik domniemanej ofiary, sekretarz generalny, osoba lub osoby odpowiedzialne za dochodzenie ^[1], domniemany sprawca mobbingu, kierownik domniemanego sprawcy mobbingu, w stosownych przypadkach świadkowie, w stosownych przypadkach Komisja Dyscyplinarna (zob. art. 5 załącznika IX do regulaminu pracowniczego).

11. Czy dane osobowe są przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych?:

Nie dotyczy

12. Ogólny opis środków bezpieczeństwa:

Jeżeli chodzi o procedurę nieformalną, oprócz informacji zawartych w formularzach otwarcia i zamknięcia wszystkie inne informacje są przekazywane ustnie korespondentom ds. etyki lub członkom komitetu pojednawczego. Korespondenci ds. etyki i członkowie komitetu pojednawczego nie przyjmują ani nie przechowują żadnych dowodów (na przykład wiadomości e-mail, notatek osobistych, zaświadczeń lekarskich) przedłożonych im przez domniemaną ofiarę lub sprawcę molestowania. Jeżeli wniosek o interwencję komitetu pojednawczego lub korespondentów ds. etyki zostanie wysłany pocztą elektroniczną, wiadomość e-mail zostaje usunięta po zakończeniu procedury. Członek lub członkowie komitetu pojednawczego reprezentujący administrację przechowują formularze otwierające i zamykające, wyłącznie w wersji papierowej, w zamkniętej szafie dostępnej wyłącznie dla nich.

Jeżeli chodzi o formalne postępowanie, akta zawierające dochodzenie administracyjne i postępowanie dyscyplinarne są skanowane i przechowywane na dysku sieciowym na serwerze plików dostępnym wyłącznie dla Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, sekretarza generalnego, dyrektora ds. administracji i osoby lub osób odpowiedzialnych za dochodzenie. Inni pracownicy nie mają dostępu do tych plików elektronicznych. Dokumentacja papierowa jest przechowywana w zamkniętych szafkach przez wyznaczonego(-ych) asystenta(-ów) w służbach kadrowych i jest dostępna wyłącznie dla niego.

13. Informacje na temat tego, w jaki sposób osoby, których dane dotyczą, mogą korzystać ze swoich praw dostępu do danych i ich sprostowania oraz, w stosownych przypadkach, usunięcia, ograniczenia i przenoszenia danych:

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo dostępu do swoich danych osobowych i ich sprostowania w przypadku, gdy ich dane osobowe są niedokładne lub niekompletne. W stosownych przypadkach mają oni prawo do usunięcia swoich danych osobowych i ograniczenia ich przetwarzania.  Osoby, których dane dotyczą, mają prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania ich danych osobowych z przyczyn związanych z ich szczególną sytuacją.

Te prawa osób, których dane dotyczą, mogą zostać ograniczone poprzez zastosowanie decyzji Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie przepisów wewnętrznych dotyczących ograniczenia niektórych praw osób, których dane dotyczą, w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich odpowie na te wnioski tak szybko, jak to możliwe, a najpóźniej w ciągu jednego miesiąca.

Oświadczenie o ochronie prywatności dotyczące procedury zapobiegania molestowaniu i ochrony przed nim w Biurze Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich

Ref. Ares(2024)1188383 – 16 lutego 2024 r.

Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności wyjaśnia powód przetwarzania, sposób, w jaki Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich gromadzi, przetwarza i zapewnia ochronę wszystkich przekazanych danych osobowych, sposób wykorzystywania tych informacji oraz prawa, jakie kandydaci mogą wykonywać w odniesieniu do swoich danych.

Administratorem danych jest Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich. Współadministratorem jest Służba Medyczna Parlamentu Europejskiego ^[2], w której dwóch lekarzy (jeden posiadacz/jeden zastępca) jest członkami komitetu pojednawczego Rzecznika Praw Obywatelskich. Komitet ten jest odpowiedzialny za prowadzenie postępowania pojednawczego na wniosek pracownika, który uważa się za ofiarę molestowania.

1. Jakie dane osobowe będą przetwarzane przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich?

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich wprowadziło kompleksową politykę obejmującą zarówno nieformalną, jak i formalną procedurę ^[3], aby chronić ofiarę i zapewnić jej odpowiednie wsparcie.

W procedurze zapobiegania molestowaniu i ochrony przed nim przetwarzamy dane różnych kategorii osób, których dane dotyczą: domniemaną ofiarę (domniemane ofiary), osobę (osoby) zainteresowaną (zainteresowane) oraz dane członków personelu zaangażowanych w postępowanie na różnych stanowiskach (np.: świadkowie, korespondenci etyczni, kierownicy, członkowie zespołu dochodzeniowo-śledczego).

W ramach procedury nieformalnej przetwarzane są następujące dane:

• formularz otwierający, który zawiera imiona i nazwiska zaangażowanych osób, rodzaj skargi określony przez domniemaną ofiarę oraz daty otwarcia nieformalnej procedury, a także daty wszelkich kolejnych posiedzeń;
• formularz zamknięcia zawierający datę pierwszego kontaktu i datę zamknięcia procedury nieformalnej; rodzaj skargi określony przez domniemaną ofiarę; rodzaj problemu zidentyfikowanego przez domniemaną ofiarę, podjęte działania i wynik postępowania;
• anonimowy formularz statystyczny do celów publikacji sprawozdania rocznego;
• pisemne zalecenia skierowane do kadry kierowniczej, w stosownych przypadkach;
• oświadczenie o konflikcie interesów członka komitetu pojednawczego, w stosownych przypadkach;
• Wniosek osób zaangażowanych w sprawę dotyczącą domniemanego molestowania o zastąpienie członka komitetu pojednawczego ze względu na konflikt interesów
• Umowa o poufności podpisana przez korespondentów ds. etyki i członków komitetu pojednawczego, stanowiąca, że kwestie omawiane zarówno z domniemaną ofiarą, jak i domniemanym sprawcą molestowania mają pozostać ściśle poufne.

W ramach formalnej procedury przetwarzane są następujące dane:

• dane identyfikacyjne zaangażowanych osób (imię i nazwisko, data urodzenia, adres, numer telefonu) oraz dane administracyjne (grupa zaszeregowania, dział, obowiązki i zakres odpowiedzialności itp.);
• Wniosek o udzielenie pomocy lub wniosek o wszczęcie dochodzenia administracyjnego lub postępowania dyscyplinarnego, które zawierają następujące dane: cel wniosku, tożsamość domniemanego sprawcy lub domniemanych sprawców molestowania, szczegółowy opis faktów i wszelkie dodatkowe informacje, które uzasadniałyby roszczenie lub roszczenia ofiary molestowania;
• zarzuty i oświadczenia oparte na subiektywnym postrzeganiu domniemanej ofiary (domniemanych ofiar)/mordercy (morderców)/świadka (świadków); zeznania i zawiadomienia domniemanego sprawcy(-ów) lub świadka(-ów).
• dane dotyczące zdrowia na poparcie oświadczenia (oświadczeń) ofiary molestowania lub w przypadku środków nadzwyczajnych podjętych na podstawie zagrożeń dla zdrowia; ;
• decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie wniosku o udzielenie pomocy lub decyzja o wszczęciu/niewszczynaniu postępowania dyscyplinarnego lub dochodzenia administracyjnego;
• w stosownym przypadku zażalenie złożone na podstawie art. 90 ust. 2 regulaminu pracowniczego przez pracownika na decyzję Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie wniosku o udzielenie wsparcia;
• sprawozdanie sporządzone przez urzędnika odpowiedzialnego za dochodzenie administracyjne dla organu powołującego, w tym kopie wszystkich dokumentów poświadczających i sprawozdania z przesłuchań;
• decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich o zamknięciu postępowania dyscyplinarnego lub dochodzenia administracyjnego lub o odrzuceniu wniosku o udzielenie wsparcia;
• sprawozdanie dla komisji dyscyplinarnej.

2. Dlaczego Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przetwarza te dane osobowe?

Celem jest zapobieganie wszelkim faktycznym lub potencjalnym przypadkom nękania psychicznego lub molestowania seksualnego w miejscu pracy oraz skuteczne i efektywne radzenie sobie z nimi.

3. Jakie są podstawy prawne i konieczność przetwarzania tych danych?

Podstawę prawną stanowią art. 12a i 24 regulaminu pracowniczego; decyzję Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 18 grudnia 2017 r. w sprawie polityki zapobiegania molestowaniu i ochrony przed nim w biurze Rzecznika Praw Obywatelskich; oraz decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 23 lutego 2023 r. ustanawiająca ogólne przepisy wykonawcze dotyczące prowadzenia dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych.

Przetwarzanie jest zgodne z prawem na podstawie art. 5 ust. 1 lit. a) i b) rozporządzenia 2018/1725.

4. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych?

Dane są przetwarzane przez Dyrekcję ds. Administracji – Służby Zasobów Ludzkich (HR).

5. Kto będzie odbiorcą danych?

W procedurze nieformalnej odbiorcami są korespondenci ds. etyki, komitet pojednawczy, w którym dwóch członków (jeden posiadacz/jeden zastępca) to lekarze ze służby medycznej PE. Korespondenci ds. etyki i komitet pojednawczy mogą poinformować dyrektora ds. administracji lub sekretarza generalnego, jeżeli uznają, że istnieje zagrożenie dla zdrowia danego pracownika lub że sytuacja wymaga zastosowania środków nadzwyczajnych.

W formalnej procedurze odbiorcami są Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich, bezpośredni kierownik domniemanej ofiary, sekretarz generalny, osoba lub osoby odpowiedzialne za dochodzenie ^[4], domniemany sprawca mobbingu, kierownik domniemanego sprawcy mobbingu, świadkowie, w stosownych przypadkach, Komisja Dyscyplinarna.

6. Jak długo będą przechowywane dane?

W ramach procedury nieformalnej dane wymienione w pkt 1 poniżej będą przechowywane przez cały czas trwania procedury (maksymalnie jeden miesiąc w przypadku udziału korespondentów ds. etyki i maksymalnie dwa miesiące w przypadku udziału komitetu pojednawczego) oraz maksymalnie trzy miesiące po zamknięciu procedury, z wyjątkiem formularzy otwierających i zamykających.

Członek lub członkowie komitetu pojednawczego reprezentujący administrację przechowują formularze otwierające i zamykające przez pięć lat po zamknięciu procedury. Dane są następnie usuwane.

W ramach formalnej procedury dane wymienione w pkt 1 poniżej będą przechowywane w odniesieniu do postępowania przygotowawczego, w przypadku gdy nie zostanie wszczęte żadne dochodzenie, maksymalnie dwa lata po przyjęciu niniejszej decyzji. W przypadku wszczęcia dochodzenia odpowiednie dane będą przechowywane przez maksymalnie pięć lat od zamknięcia dochodzenia. Sprawozdania z dochodzeń i akta dyscyplinarne nie są przechowywane dłużej niż przez okres niezbędny do zakończenia postępowania.

Jeżeli chodzi o ostateczną decyzję, w przypadku gdy decyzja uniewinnia pracownika, jest ona przechowywana w aktach osobowych przez 10 lat po ostatniej wypłacie emerytury. Jeżeli decyzja nakłada sankcje, zainteresowana osoba może wystąpić o skreślenie na podstawie art. 27 załącznika IX do regulaminu pracowniczego. W przeciwnym razie jest ona przechowywana w aktach osobowych przez 10 lat od ostatniej wypłaty emerytury.

7. W jaki sposób chronimy dane osoby, której dane dotyczą?

Jeżeli chodzi o procedurę nieformalną, oprócz informacji zawartych w formularzach otwarcia i zamknięcia wszystkie inne informacje są przekazywane ustnie korespondentom ds. etyki lub członkom komitetu pojednawczego.

Korespondenci ds. etyki i członkowie komitetu pojednawczego nie przyjmują ani nie przechowują żadnych dowodów (na przykład wiadomości e-mail, notatek osobistych, zaświadczeń lekarskich) przedłożonych im przez domniemaną ofiarę lub sprawcę molestowania. Jeżeli wniosek o interwencję komitetu pojednawczego lub korespondentów ds. etyki zostanie wysłany pocztą elektroniczną, wiadomość e-mail zostaje usunięta po zakończeniu procedury.

Członek lub członkowie komitetu pojednawczego reprezentujący administrację przechowują papierową wersję formularzy otwierających i zamykających przez pięć lat po zamknięciu nieformalnej procedury, w zamkniętej szafie dostępnej wyłącznie dla nich.

Jeżeli chodzi o formalne postępowanie, akta zawierające dochodzenie administracyjne i postępowanie dyscyplinarne są skanowane i przechowywane na dysku sieciowym na serwerze plików dostępnym wyłącznie dla Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, sekretarza generalnego, dyrektora ds. administracyjnych i osoby lub osób odpowiedzialnych za dochodzenie. Inni pracownicy nie mają dostępu do tych plików elektronicznych. Pliki papierowe są przechowywane w zamkniętych szafkach przez wyznaczonego(-ych) asystenta(-ów) w służbach kadrowych i dostępne wyłącznie dla nich.

8. Jakie są Twoje prawa i jak możesz z nich skorzystać?

Mają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich sprostowania w przypadku, gdy są one niedokładne lub niekompletne. W stosownych przypadkach mają Państwo prawo do usunięcia swoich danych osobowych i ograniczenia ich przetwarzania. Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

Te prawa osób, których dane dotyczą, mogą zostać ograniczone poprzez zastosowanie decyzji Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie przepisów wewnętrznych dotyczących ograniczenia niektórych praw osób, których dane dotyczą, w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich odpowie na Państwa wnioski tak szybko, jak to możliwe, a najpóźniej w ciągu jednego miesiąca.

9. Z kim należy się kontaktować w przypadku pytań lub skarg dotyczących kwestii ochrony danych?

W każdej chwili mogą Państwo przesłać pytania związane z ochroną danych dotyczące procedury zapobiegania molestowaniu i ochrony przed nim w Urzędzie do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich na następujący adres:

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasburg Cedex

W przypadku procedury nieformalnej EOethics-Brussels@ombudsman.europa.eu lub EOethics-Strasbourg@ombudsman.europa.eu lub w przypadku procedury formalnej – dyrektorowi ds. administracji.

Mogą Państwo również skontaktować się z inspektorem ochrony danych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich pod następującym adresem: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych można złożyć w dowolnym momencie na następujący adres: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] zob. art. 12 decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie ogólnych przepisów wykonawczych dotyczących postępowań dyscyplinarnych i dochodzeń administracyjnych- https://www.sisteo.ep.parl.union.eu/Administration/Shared%20Documents/Administrative%20decisions/GIPs_disciplinary_administrative_Final.pdf

[2] Zgodnie z porozumieniem o współpracy międzyinstytucjonalnej Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich korzysta ze służby medycznej Parlamentu Europejskiego.

[3] zob. decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 18 grudnia 2017 r. w sprawie polityki zapobiegania molestowaniu i ochrony przed nim w biurze Rzecznika Praw Obywatelskich.

[4] zob. decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie ogólnych przepisów wykonawczych dotyczących postępowań dyscyplinarnych i dochodzeń administracyjnych z 2004 r.