1 Inleidende opmerkingen

Goedenavond allemaal. Het is een groot genoegen om hier te zijn tussen vrienden en collega's, oud en nieuw, tijdens de eerste bijeenkomst van alle nationale ombudsmannen van de EU-lidstaten sinds de grootste uitbreiding ooit van de Unie.

Eerder dit jaar woonde ik de jaarlijkse conferentie van de British and Irish Ombudsman Association (“BIOA”) bij. Daar luisterde ik naar een uitstekende interventie na het diner van de Britse parlementaire ombudsman, Ann Abraham. Ze stond op en zei: “Het is de traditie van BIOA-conferenties om na het diner geen toespraken te houden en ik ben van plan die traditie te volgen”. Daarna ging ze zitten, op donderend en – ik ben ervan overtuigd – oprecht applaus.

Ik kan niet zo kort zijn als Ann bij die gelegenheid, omdat ons schema vereist dat ik de weg bereid voor de discussie morgenochtend. Ik zal echter in gedachten houden dat beknoptheid de belangrijkste kwaliteit is van elke toespraak tijdens of na een diner, misschien vooral wanneer de toespraak betrekking heeft op zaken.

2 Tien jaar Europese Ombudsman

Mijn uitgangspunt is dat individueel leiderschap van fundamenteel belang is bij het vormgeven van de ontwikkeling van instellingen. Ik geloof dat dit zowel als politicoloog, opgeleid om de relatie tussen sociale structuren en sociale actoren te analyseren, als als als ombudsman.

Alleen al het feit dat we hier vandaag zijn, is een voorbeeld van hoe een strategische keuze van een individu beslissende en langdurige institutionele effecten kan hebben. Onze bijeenkomst vindt precies negen jaar na het eerste seminar van de nationale ombudsmannen van de EU-lidstaten , plaats, dat Jacob Söderman op 12 en 13 september 1996 in Straatsburg organiseerde.

Een jaar eerder, in juli 1995, had het Europees Parlement Jacob tot eerste Europese Ombudsman gekozen en hij begon in september van dat jaar met zijn werkzaamheden. Daarom vieren we dit najaar de tiende verjaardag van de Europese Ombudsman.

Ik ben blij dat Jacob vanavond en tijdens het seminar bij ons is. We waren allebei bijzonder geraakt door de warme wensen en aanmoedigingswoorden van onze collega's van de ombudsmannen tijdens het galadiner van gisterenavond ter gelegenheid van het 10-jarig jubileum.

Het bureau van de Europese Ombudsman werd in het begin van de jaren negentig formeel opgericht bij het Verdrag van Maastricht.

Op dat moment bestonden de nationale ombudsmannen slechts in een absolute meerderheid (7 van de 12) van de lidstaten.

De uitbreiding van 1 januari 1995 bracht drie nieuwe lidstaten met nationale ombudsmannen in de Unie. Het gaat onder meer om de oudste en op een na oudste instellingen ter wereld: Zweden en Finland.

We weten allemaal dat de ombudsman sindsdien de wereld heeft veroverd, maar het aantal nieuwe kantoren in Europa is de afgelopen 10 tot 15 jaar bijzonder hoog geweest.

De Raad van Europa heeft een belangrijke rol gespeeld bij het aanmoedigen en ondersteunen van de oprichting van ombudsmannen, met name in de nieuwe democratieën van Midden- en Oost-Europa.

Bovendien besloten veel van de oudere democratieën die voorheen geen ombudsman hadden, in deze periode ook kantoren op te richten.

Bij de uitbreiding van vorig jaar beschikten alle tien nieuwe lidstaten dus over een nationale ombudsman of een soortgelijk orgaan en drie van de oude lidstaten (België, Griekenland, Luxemburg) hadden sinds de uitbreiding van 1995 een dergelijke ombudsman opgericht.

Het resultaat is dat vandaag 23 van de 25 lidstaten een nationale ombudsman hebben en dat alle vier de kandidaat-lidstaten een dergelijke ombudsman hebben ingesteld of hun voornemen daartoe hebben aangekondigd.

Net zo belangrijk als het aantal ombudsmannen is de groeiende erkenning onder beleidsmakers op alle niveaus in de EU dat de instelling een cruciale rol moet spelen bij het waarborgen van goede betrekkingen tussen individuen en overheidsinstanties.

De toekomstperspectieven van de Grondwet voor Europa zijn nu onzeker: Een onderwerp waar ik later op terugkom. Desalniettemin ben ik zeer bemoedigd door het feit dat de Europese Ombudsman een prominente plaats inneemt in de grondwet, zowel met betrekking tot de grondrechten als met betrekking tot de democratische aspiraties van de Unie.

Ik zie dit als meer dan alleen maar een bevestiging van een succesvol eerste decennium voor de instelling die ik nu het voorrecht heb te leiden. Het feit dat alle staatshoofden en regeringsleiders van de EU deze bepalingen in oktober 2004 hebben ondertekend, is mijns inziens ook een meer algemene goedkeuring van het ombudsmanschap, hetgeen de hoge mate van geloofwaardigheid weerspiegelt die ombudsmannen in de lidstaten hebben bereikt door de rechtsstaat, de beginselen van behoorlijk bestuur en de mensenrechten doeltreffend te bevorderen.

3 Het Europees netwerk van ombudsmannen

Het was daarom een slimme daad van leiderschap toen Jacob Söderman besloot hoge prioriteit te geven aan samenwerking met de nationale ombudsmannen en de nodige middelen te investeren om het eerste seminar te organiseren, in een tijd waarin er veel andere eisen werden gesteld aan het nieuwe kantoor ..

Een van de resultaten van het seminar in Straatsburg in 1996 was het akkoord over de invoering van een flexibele vorm van vrijwillige samenwerking, op voet van gelijkheid, met als doel de informatiestroom over het Gemeenschapsrecht en de tenuitvoerlegging ervan te bevorderen en klachten door te geven aan het orgaan dat het best in staat is deze te behandelen.

De eerste concrete stap was de oprichting van een netwerk van verbindingsofficieren als eerste aanspreekpunt binnen het bureau van de ombudsman voor andere leden van het netwerk.

Er werd een schema opgesteld voor de organisatie van seminars van de nationale ombudsmannen, in beginsel om de twee jaar, en regelmatige vergaderingen van de verbindingsfunctionarissen. Tot op heden hebben we effectieve communicatiemiddelen ontwikkeld via een levendige website en internettop, een elektronische dagelijkse nieuwsdienst en een tweejaarlijkse nieuwsbrief.

Het resultaat is dat we nu echt kunnen spreken van een Europees netwerk van ombudsmannen, dat systematisch samenwerkt om informatie over EU-wetgeving en beste praktijken uit te wisselen en de effectieve overdracht van klachten te waarborgen.

Het netwerk omvat nu ongeveer 90 kantoren in 29 landen in heel Europa.

Vanaf het allereerste begin werden IJsland en Noorwegen opgenomen als landen die zowel tot Schengen als tot de Europese Economische Ruimte behoren en dus belangrijke zorgen delen over de rechten van personen met betrekking tot vrij verkeer.

Het netwerk is vervolgens op twee andere manieren uitgebreid:

• Regionale ombudsmannen werden uitgenodigd om deel te nemen vanwege het belang van het regionale bestuursniveau in bepaalde lidstaten, wat betekent dat de regionale autoriteiten van deze landen in de praktijk verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van veel aspecten van het EU-recht.
• Voorts is besloten landen die kandidaat zijn voor het EU-lidmaatschap uit te nodigen om zich bij het netwerk aan te sluiten. Tijdens het laatste seminar, dat in april 2003 in Athene werd gehouden, werden de toenmalige tien kandidaat-lidstaten uitgenodigd verbindingsofficieren aan te stellen.

Het huidige vijfde seminar van nationale ombudsmannen brengt dus niet alleen alle 25 lidstaten van de Europese Unie samen, maar ook twee van de vier kandidaat-lidstaten, Noorwegen en IJsland.

De Commissie verzoekschriften van het Europees Parlement is ook uitgenodigd voor alle seminars van nationale ombudsmannen en de vergaderingen van verbindingsofficieren.

De bestaansreden van het netwerk

Het centrale doel van onze samenwerking in het netwerk blijft vandaag de dag even geldig en belangrijk als in het begin: dat wil zeggen dat de rechten van burgers en ingezetenen uit hoofde van het EU-recht een levende realiteit moeten worden.

De uitvoering van het EU-recht valt grotendeels onder de verantwoordelijkheid van de overheidsdiensten in de lidstaten. In de praktijk hangt de eerbiediging van rechten dus grotendeels af van de kwaliteit van hun dagelijkse werk en van de mate waarin toezichthoudende organen, met inbegrip van ombudsmannen, erin slagen een hoogwaardige administratie te bevorderen en waar nodig doeltreffende rechtsmiddelen aan te reiken.

Bovendien is de samenwerking tussen de overheidsdiensten van de verschillende lidstaten en de EU-instellingen verder toegenomen. Kijkend naar de lijst van 41 EU-organen en -instellingen die we later dit jaar willen uitnodigen voor een van onze evenementen ter gelegenheid van ons tienjarig bestaan, was ik onder de indruk van het aantal van deze organen en instellingen (15) dat de afgelopen vijf jaar is opgericht.

Instanties zoals de Europese Politieacademie, het EU-grensagentschap, het Europees Agentschap voor netwerk- en informatiebeveiliging, Eurojust en het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart hebben een sterke nationale vertegenwoordiging. Netwerken is essentieel voor hun functioneren. Zij vormen het zichtbare EU-topje van de toenemende intensiteit van de samenwerking tussen overheidsdiensten op alle niveaus van de Europese Unie.

Dergelijke samenwerking strekt zich zelfs uit tot probleemoplossende diensten voor burgers, zoals SOLVIT.

Om de rechten van burgers en ingezetenen te beschermen en hun doeltreffende rechtsmiddelen te bieden, moet samenwerking tussen overheidsdiensten gepaard gaan met samenwerking tussen ombudsmannen.

De resolutie van Athene en de Grondwet voor Europa

Tijdens het seminar in Athene is besloten onze samenwerking te handhaven en te versterken. We hebben ook de Europese Conventie, die destijds belast was met het opstellen van de Grondwet voor Europa, opgeroepen om bepalingen in de toekomstige Grondwet te bevorderen die zouden zorgen voor een duidelijk en alomvattend systeem van gerechtelijke en buitengerechtelijke rechtsmiddelen voor de bescherming van individuele rechten uit hoofde van het EU-recht.

Ik heb de resolutie van Athene op 28 april 2003 aan de Europese Conventie toegezonden. Hoewel de opstellers van de Grondwet inderdaad het belang van ombudsmanschap erkenden, zoals ik al heb gezegd, verwezen zij niet specifiek naar buitengerechtelijke rechtsmiddelen in de lidstaten.

Zoals we allemaal weten, is de Europese Raad overeengekomen dat er een "periode van bezinning" moet zijn voordat er besluiten worden genomen over de gevolgen van de Franse en Nederlandse referenda voor de ratificatie van het Grondwettelijk Verdrag.

4 De rol van ombudsmannen in de Europese Unie veiligstellen en bevorderen

Het valt niet te ontkennen dat we op een kritiek punt staan in de ontwikkeling van een Europa van de burgers.

Desalniettemin wil ik twee belangrijke aandachtspunten voor ons als ombudsmannen benadrukken: ten eerste, ongeacht het uiteindelijke lot van de Grondwet, zal de samenwerking tussen de nationale overheden en de EU-instellingen en -organen zeker in omvang en intensiteit blijven toenemen; en ten tweede moeten deze ontwikkelingen gepaard gaan met samenwerking tussen ombudsmannen, teneinde de rechten en belangen van de burgers te beschermen.

Ik zou daarom willen voorstellen dat we, aangezien onze samenwerking niet afhankelijk is van de Grondwet, niet hoeven te wachten op het resultaat van de periode van bezinning voordat we die samenwerking versterken, zoals we besloten hebben te doen in Athene.

Mijn bezoeken aan alle EU-lidstaten en kandidaat-lidstaten hebben mij de sterke indruk gegeven dat we in zeer aanzienlijke mate een gemeenschappelijk begrip delen van wat een ombudsman zou moeten zijn en doen.

Staat u mij toe in het kort de basislijnen van dit gemeenschappelijk begrip te schetsen:

• de persoonlijke dimensie van het kantoor, met een openbaar erkende ambtsdrager;
• onafhankelijkheid;
• Vrije en gemakkelijke toegang voor de burger;
• een primaire focus op de behandeling van klachten, met de bevoegdheid om niet alleen verhaalsmogelijkheden voor individuen aan te bevelen, maar ook bredere wijzigingen in wetgeving en administratieve praktijken;
• het gebruik van proactieve middelen, zoals onderzoeken op eigen initiatief en het verstrekken van richtsnoeren aan ambtenaren over de wijze waarop de betrekkingen met het publiek kunnen worden verbeterd;
• Doeltreffendheid op basis van moreel gezag, strengheid van de redenering en het vermogen om de publieke opinie te overtuigen, in plaats van de bevoegdheid om bindende besluiten te nemen;
• Een brede toetsingsfunctie die juridische regels en beginselen, de beginselen van behoorlijk bestuur en mensenrechten kan omvatten. Deze elementen overlappen elkaar immers grotendeels, omdat mensenrechten wettelijke rechten zijn en goed bestuur door overheidsinstanties essentieel is om burgers hun rechten in de praktijk te laten genieten.

Uiteraard is er grote variatie in hoe onze verschillende kantoren georganiseerd zijn, in hoe ze werken en in zaken als bijvoorbeeld de arbeidsverdeling tussen ombudsmannen en rechtbanken.

Deze diversiteit is het resultaat van een van de sleutels tot het succes van de ombudsman - zijn flexibiliteit - die hem en ons in staat stelt zich voorzichtig aan te passen aan verschillende constitutionele, juridische, culturele en politieke omgevingen.

Diversiteit is geen obstakel geweest voor ombudsmannen om, zoals ik al zei, een hoge mate van geloofwaardigheid in de Europese Unie te bereiken. Het weerhoudt ons er ook niet van om van elkaar te leren: een continu proces dat altijd een van de doelstellingen van onze samenwerking is geweest en dat is verrijkt door de laatste uitbreiding van de Unie.

Ik ben echter van mening dat er zowel de mogelijkheid als de noodzaak bestaat om de rol van ombudsmannen in de zich ontwikkelende Europese juridische en politieke cultuur verder veilig te stellen en te bevorderen.

Daartoe moeten we de meerwaarde die burgers aan onze samenwerking ontlenen zichtbaarder maken, zowel voor de burgers zelf als voor beleidsmakers op alle niveaus in de Unie.

Wat dat laatste betreft, is er nog veel werk aan de winkel. We moeten er nog overtuigend voor pleiten dat diversiteit niet mag verhinderen dat ombudsmannen volledig in aanmerking worden genomen bij de vele nieuwe Europese beleidsontwikkelingen die de autoriteiten van de lidstaten en de EU-instellingen en -organen blijven produceren.

Het netwerk zichtbaarder maken

Als bijdrage aan het creëren van een duidelijkere publieke identiteit voor onze samenwerking, stel ik voor om de term "het Europees netwerk van ombudsmannen" systematisch te gebruiken in toekomstige toespraken en publicaties, zonder natuurlijk het informele en vrijwillige karakter van onze samenwerking op enigerlei wijze te willen veranderen.

Bovendien ben ik van plan middelen te investeren om ons gebruik van internet verder te ontwikkelen om zowel met het publiek als met onszelf te communiceren.

Het komende jaar zal de website van de euroombudsman zowel vanuit technisch als inhoudelijk oogpunt ingrijpend worden herontworpen. Als onderdeel hiervan zal het deel dat het publiek informatie verstrekt over ombudsmannen in de lidstaten opnieuw worden ontworpen en ontwikkeld rond het thema “Het Europees netwerk van ombudsmannen”. De afdeling zou niet alleen meer informatie over de leden, structuur en activiteiten van het netwerk kunnen verstrekken, maar ook de halfjaarlijkse nieuwsbrief openbaar kunnen maken. Dit biedt niet alleen een uitstekend overzicht van de samenwerking via het netwerk, maar ook van de ontwikkelingen in het bredere lidmaatschap van IOI-Europe.

Een andere mogelijkheid die ik graag wil onderzoeken, is de integratie van een interactieve gids "Wie kan mij helpen?" op de website van de euroombudsman om burgers te helpen zich te wenden tot de juiste ombudsman, hetzij op Europees, nationaal of regionaal niveau.

Wat de onderlinge communicatie betreft, streven we er natuurlijk altijd naar onze internetdiensten voortdurend te verbeteren, met inbegrip van de top en het dagelijks nieuws van de Ombudsman. Mijn plan voor de middellange termijn is om alle inhoud van de EUOMB-website naar de top te verplaatsen en zo één portaal te creëren voor al onze gedeelde informatie. Wij zouden het zeer op prijs stellen als u feedback zou geven over de ontwikkeling van de top, hetzij morgen in bespreking, hetzij op elk moment bilateraal.

Ik zou ook willen voorstellen dat we het discussieforum gebruiken om te werken aan een gemeenschappelijk doel dat, naar mijn mening, meer dan wat dan ook zou doen om het netwerk een duidelijke publieke identiteit te geven.

Dat doel zou zijn om in de komende twee jaar een verklaring te ontwikkelen waarin aan de burgers wordt uitgelegd wat zij kunnen verwachten als zij zich tot een ombudsman in het netwerk wenden. We zouden kunnen overwegen de verklaring aan te nemen tijdens ons zesde seminar, dat ik in 2007 in Straatsburg zou willen organiseren.

Ik ben mij er natuurlijk volledig van bewust hoe zorgvuldig een dergelijke verklaring zou moeten worden opgesteld.

Het moet niet alleen in overeenstemming zijn met het subsidiariteitsbeginsel, maar ook rekening houden met de flexibiliteit van de ombudsinstelling en de verscheidenheid aan manieren waarop deze is aangepast aan lokale instellingen en culturen, waaronder verschillende manieren om over onze activiteiten te praten en deze te presenteren.

 

Eerbiediging van zowel subsidiariteit als verscheidenheid houdt ook in dat rekening wordt gehouden met het belang van de regionale dimensie van ombudsmanschap in sommige lidstaten. Daarom is het belangrijk ervoor te zorgen dat de standpunten van de regionale ombudsmannen naar behoren worden vertegenwoordigd bij de bespreking van de verklaring aan de burgers.

Om dit te bereiken, stel ik voor om regionale collega's in elke lidstaat waar ze bestaan uit te nodigen om één vertegenwoordiger aan te wijzen voor het seminar van 2007 in Straatsburg, naast de relevante nationale ombudsman.

Ik ben echter van mening dat de specifieke zorgen van onze regionale collega's volledig rechtvaardigen dat zij elkaar afzonderlijk blijven ontmoeten en het is mijn bedoeling om hen om de twee jaar te ontmoeten, om de twee jaar na de vergaderingen van de nationale ombudsmannen.

Deze regelingen kunnen ook op langere termijn van waarde zijn, omdat ze ons in staat stellen drie elkaar versterkende doelstellingen te bereiken:

1. Toestaan dat regionale collega's formeel worden vertegenwoordigd in de seminars van nationale ombudsmannen
2. Institutionalisering van tweejaarlijkse bijeenkomsten van de Europese Ombudsman met de hele gemeenschap van regionale ombudsmannen in de EU
3. Het vermijden van de organisatorische, logistieke en financiële problemen in verband met zeer grote vergaderingen, waardoor kleinere staten kunnen worden uitgesloten van co-hosting van toekomstige seminars.

Wat de verklaring aan de burgers betreft, ben ik ervan overtuigd dat onze gemeenschappelijke opvatting over wat een ombudsman moet zijn en doen sterk genoeg is om het opstellen ervan een realistische doelstelling te maken binnen het door mij voorgestelde tijdsbestek.

Ik ben ook van mening dat een dergelijke verklaring niet alleen waardevol zou zijn voor burgers die mogelijk de diensten van een ombudsman buiten hun eigen lidstaat nodig hebben, maar ook een belangrijk referentiepunt zou zijn in onze betrekkingen met beleidsmakers, zowel collectief als individueel.

Het redactieproces zelf zou zeker ook onze mogelijkheden voor wederzijds leren bevorderen en verdiepen en dus op zichzelf waardevol zijn.

Een dergelijke exercitie zou dus alleen maar de samenwerking kunnen versterken die tot nu toe is ontwikkeld en die van cruciaal belang is voor ons werk om de burger te dienen. Ik ben ervan overtuigd dat dit ook het Europees netwerk van ombudsmannen tot een nog opvallender en permanent kenmerk van de ombudsmanfamilie in Europa zou maken.

5 Slotopmerkingen

Tot slot wil ik kort terugkomen op mijn uitgangspunt, namelijk de rol van individueel leiderschap en het fundamentele belang ervan bij het vormgeven van de ontwikkeling van instellingen.

Ik wil graag hulde brengen aan de mede-gastheer van dit seminar, Roel Fernhout, Nationale Ombudsman van Nederland sinds 1 oktober 1999, die eind deze maand aftreedt.

Roel werd Ombudsman na een vooraanstaande academische carrière (hij was hoogleraar Europees recht aan de Universiteit van Nijmegen) en een lange staat van dienst op het gebied van vrijwilligerswerk en openbare dienstverlening.

Door persoonlijk en institutioneel voorbeeld en door effectief en tijdig advies is Roel een fijne ambassadeur geweest voor het Europese ombudsmanmodel. Ik ben er zeker van dat we hem allemaal veel geluk en succes wensen in zijn toekomstige activiteiten.

Zijn opvolger, professor Alex Brenninkmeijer, is een andere vooraanstaande advocaat en academicus, evenals een expert op het gebied van bemiddeling. Ik ben blij dat hij bij ons kan zijn op dit seminar. Ik ben er zeker van dat ik voor iedereen spreek door te zeggen dat we ernaar uitkijken om nauw met u samen te werken in het netwerk.

Beste vrienden en collega's, bedankt voor uw aandacht! Ik kijk uit naar uw opmerkingen en reacties morgen.