mevrouw Marjut Santoni
secretaris-generaal

de heer Jan Willem van der Kaaij
inspecteur-generaal

Cc: Mevrouw Sonja Derkum Afdelingshoofd
- Klachtenmechanisme

Straatsburg, 9 juli 2018

Betreft: Tweede bijdrage van de Europese Ombudsman aan de herziening van het klachtenmechanisme van de EIB-groep

Geachte mevrouw Santoni,

Geachte heer van der Kaaij,

Ik dank u voor uw brief van 18 mei 2018 aan de Ombudsman, waarin u een kopie bijvoegt van het ontwerp van het herziene beleid en de procedures inzake het klachtenmechanisme van de EIB-groep en de relevante bijlagen, en waarin u de Ombudsman verzoekt opmerkingen over deze twee teksten te maken.

Onze gedetailleerde opmerkingen vindt u in de bijlage.

We hebben de gelegenheid gehad om vertegenwoordigers van de EIB en met name het klachtenmechanisme van de EIB (EIB-CM) te ontmoeten. Zoals u weet, hebben onze zorgen betrekking op een aantal kwesties die, als ze niet correct worden aangepakt, negatieve gevolgen kunnen hebben voor de onafhankelijkheid en doeltreffendheid van de EIB-CM. Dit zou het memorandum van overeenstemming tussen de EIB en de Europese Ombudsman, met de steun van het Europees Parlement, ter discussie kunnen stellen.

Het is van het allergrootste belang dat alle door de EIB vastgestelde regels met betrekking tot de structuur, de werking en de verrichtingen van de EIB-CM haar onafhankelijkheid en geloofwaardigheid in de ogen van de Europese burgers waarborgen. De EIB-CM moet over de middelen en middelen beschikken om haar taak efficiënt en tijdig te kunnen vervullen. Uiteindelijk kan de EIB-CM alleen doeltreffend werken als zij de steun krijgt van de leiding van de Bank en de niet-aflatende medewerking van de operationele diensten van de Bank.

Het verheugt ons dan ook dat de EIB aanzienlijke wijzigingen heeft aangebracht in het ontwerp van herzien beleid en herziene procedures om tegemoet te komen aan enkele van de belangrijkste punten van zorg die de Europese Ombudsman en het maatschappelijk middenveld reeds tijdens de openbare raadpleging hebben geuit.

1. Ontvankelijkheid

Wij zijn met name ingenomen met de wijzigingen die zijn aangebracht met betrekking tot de ontvankelijkheidsprocedure. De huidige formulering van de relevante bepalingen kan de onafhankelijke en efficiënte werking van de EIB-CM waarborgen door ervoor te zorgen dat alleen het hoofd van de EIB-CM kan beslissen of een klacht ontvankelijk is. Eerdere voorstellen waarbij die beoordeling zou zijn uitgevoerd met betrokkenheid van de diensten zelf, ondermijnden de onafhankelijkheid van de EIB-CM ernstig.  

2. Interne raadpleging

Een van de lessen die zijn getrokken uit klachten die bij de Ombudsman zijn ingediend, is dat aanzienlijke vertragingen in het klachtenafhandelingsproces door de EIB-CM zijn ontstaan als gevolg van de manier waarop het interne overleg binnen de EIB werd gevoerd. Om de onafhankelijke, efficiënte en tijdige werking van de EIB-CM te waarborgen, moeten de nieuwe regels derhalve duidelijk maken dat, in geval van onenigheid tussen de EIB-CM en de operationele diensten van de EIB over de bevindingen en conclusies van de EIB-CM, het aantal interne raadplegingen tot een absoluut minimum wordt beperkt. Voor dergelijk overleg moeten strikte termijnen gelden. De belangrijkste kwestie hierbij is het voorkomen van langdurig overleg tussen de diensten totdat een akkoord of consensus tussen de EIB-CM en de diensten is bereikt.

Daarom stellen wij voor om in de ontwerpen van herziene procedures de rol van zowel de inspecteur-generaal als het beheerscomité tijdens het interne raadplegingsproces te verduidelijken en duidelijke verantwoordelijkheden en termijnen voor alle betrokken actoren vast te stellen. Gedetailleerde redactionele opmerkingen zijn opgenomen in de bijlage bij deze brief.

Wij zijn van mening dat de voorgestelde wijzigingen van het beleid en de procedures van het klachtenmechanisme van de EIB-groep het vermogen van de EIB-CM om klachten onafhankelijk, efficiënt en tijdig te behandelen, verder zullen vergroten.

Wij hopen dat deze opmerkingen en de constructieve dialoog die wij hebben gevoerd de EIB zullen helpen dit belangrijke werk voort te zetten.

Met vriendelijke groet,

Graham Smith
Adviseur van de Europese Ombudsman

Bijlage:

● Bijlage met voorgestelde wijzigingen in het ontwerpbeleid en de ontwerpprocedures