In 2003 heeft de Wereldgezondheidsvergadering het Kaderverdrag inzake tabaksontmoediging (het "Verdrag") aangenomen, dat tot doel heeft tabaksgerelateerde sterfgevallen en ziekten over de hele wereld op een alomvattende manier terug te dringen. De EU heeft het verdrag gesloten bij Besluit 2004/513/EG van de Raad van 2 juni 2004. Het verdrag is op 28 september 2005 in werking getreden.

Artikel 5, lid 3, van het verdrag bepaalt:

"Bij het vaststellen en uitvoeren van hun volksgezondheidsbeleid met betrekking tot tabaksontmoediging, handelen de partijen om dit beleid te beschermen tegen commerciële en andere gevestigde belangen van de tabaksindustrie in overeenstemming met het nationale recht."

Ter uitvoering van bovengenoemde bepaling hebben de partijen bij het verdrag ook niet-bindende richtsnoeren (de "richtsnoeren") vastgesteld. Deze richtsnoeren bevatten een aantal belangrijke beginselen met betrekking tot de wijze waarop overheidsfunctionarissen en degenen die belast zijn met de regulering van tabak omgaan met vertegenwoordigers van de tabaksindustrie.

In dit verband bepaalt "beginsel 2" van deze richtsnoeren het volgende:

"De partijen moeten, wanneer zij te maken hebben met de tabaksindustrie of met degenen die haar belangen behartigen, verantwoording afleggen en transparant zijn. De partijen moeten ervoor zorgen dat elke interactie met de tabaksindustrie over aangelegenheden in verband met de bestrijding van tabaksgebruik of de volksgezondheid verantwoord en transparant is.

In de richtsnoeren wordt onder meer aanbevolen dat de partijen bij het verdrag "maatregelen vaststellen om de interactie met de tabaksindustrie te beperken en de transparantie van die interacties te waarborgen".

De richtsnoeren zijn niet alleen van toepassing op degenen die volksgezondheidsbeleid met betrekking tot tabaksontmoediging vaststellen en uitvoeren, maar ook op personen, organen of entiteiten die bijdragen of zouden kunnen bijdragen tot de formulering, uitvoering, administratie of handhaving van dat beleid. 

Als orgaan dat klachten over wanbeheer in de instellingen en organen van de Europese Unie onderzoekt, wil de Europese Ombudsman met name zorgen voor strikte naleving van het algemene ethische kader dat van toepassing is op EU-ambtenaren, met inbegrip van transparantie, belangenconflicten, draaideurconstructies en verantwoordingsplicht.

In overeenstemming met artikel 5, lid 3, van het Verdrag en de bijbehorende uitvoeringsrichtsnoeren heeft de Ombudsman derhalve besloten proactief online te publiceren:

i) geplande vergaderingen van haarzelf, leden van haar kabinet en haar personeel met vertegenwoordigers van de tabaksindustrie (met inbegrip van advocaten, adviseurs, adviseurs en lobbyisten die namens tabaksbedrijven optreden)

ii) de lijst van deelnemers aan dergelijke bijeenkomsten, en

iii) de notulen die na een vergadering worden opgesteld;

Overeenkomstig de toezegging van de Ombudsman om de transparantie verder te vergroten en een open dialoog met belanghebbenden te onderhouden, zullen de Ombudsman en haar personeel alleen in contact treden met organisaties en zelfstandigen die namens de tabaksindustrie optreden en die reeds zijn opgenomen in het transparantieregister dat gezamenlijk door de Commissie en het Europees Parlement is opgezet.

Bovendien zullen de Ombudsman en haar personeel, voordat een verzoek om een vergadering kan worden ingewilligd, de vertegenwoordigers van de tabaksindustrie aan bovengenoemde regels herinneren."