A. Każijiet ta' stilel

Kawża 2097/2011/RA: Djalogu ma' knejjes, assoċjazzjonijiet jew komunitajiet reliġjużi, organizzazzjonijiet filosofiċi u mhux konfessjonali

L-Artikolu 17(3) tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea jirrikjedi li l-Unjoni "żżomm djalogu miftuħ, trasparenti u regolari" ma' knejjes, assoċjazzjonijiet jew komunitajiet reliġjużi, organizzazzjonijiet filosofiċi u mhux konfessjonali.

Il-Federazzjoni Umanista Ewropea rrikorriet għand l-Ombudsman billi allegat li l-Kummissjoni Ewropea rrifjutat b'mod żbaljat il-proposta tagħha għal "seminar ta' djalogu" skont l-Artikolu 17 tat-TFUE. Fin-nuqqas li jara kif l-involviment f’diskussjoni mal-ilmentatur jista’ jikser it-Trattat bil-mod deskritt mill-Kummissjoni fl-opinjoni tagħha, l-Ombudsman ikkritika parti mir-raġunament imressaq għar-rifjut tas-seminar ta’ djalogu. Fid-deċiżjoni li tagħlaq il-każ, l-Ombudsman stiednet ukoll lill-Kummissjoni biex (i) tiċċara l-prattiki u r-regoli tagħha f’dan il-qasam, u, jekk ikun meħtieġ (ii) tfassal linji gwida f’termini ta’ kif eżattament qed tippjana li timplimenta l-Artikolu 17 tat-TFUE.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni stabbiliet linji gwida u ppubblikathom fuq is-sit web tagħha ddedikat għad-djalogu, kif ġej:

1. Miftuħa

1.1. Interlokuturi

Is-sħab fid-djalogu jistgħu jkunu knejjes, assoċjazzjonijiet jew komunitajiet reliġjużi kif ukoll organizzazzjonijiet filosofiċi u mhux konfessjonali li huma rikonoxxuti jew irreġistrati bħala tali fil-livell nazzjonali u jaderixxu mal-valuri Ewropej. Ma hemm l-ebda rikonoxximent uffiċjali jew reġistrazzjoni ta’ interlokuturi fil-livell Ewropew.

Indipendentement mid-djalogu, l-interlokuturi kollha tal-UE huma mħeġġa jirreġistraw l-organizzazzjonijiet tagħhom fit-taqsima xierqa tar-Reġistru Ewropew tat-Trasparenza (http://europa.eu/transparencyregister).

1.2. Suġġetti ta' diskussjoni

Is-suġġetti rilevanti kollha relatati mal-aġenda tal-UE jistgħu jiġu indirizzati f’dan id-djalogu. Tali suġġetti jistgħu jitqajmu kemm mill-Kummissjoni kif ukoll mill-interlokuturi tagħha dment li ż-żewġ partijiet jaqblu. Fid-dawl tal-prijoritajiet ta’ politika tagħha, il-Kummissjoni tista’ tagħżel li tissuġġerixxi suġġetti ta’ prijorità għal diskussjoni fuq ċertu perjodu ta’ żmien ma’ interlokuturi differenti. Madankollu, dan ma għandux jipprevjeni liż-żewġ naħat milli jindirizzaw kwistjonijiet topiċi fi kwalunkwe ħin partikolari. Is-suġġett u l-format għal inizjattiva speċifika jintgħażlu b’mod konġunt mill-Kummissjoni u l-interlokutur rispettiv fi spirtu ta’ fehim reċiproku kostruttiv. Il-fatt li l-Kummissjoni tagħżel li ma tisponsorjax inizjattiva partikolari jew l-interlokutur jippreferi li ma jipparteċipax f’inizjattiva speċifika tal-Kummissjoni ma għandux jimplika li jew qed jiksru l-obbligi tagħhom jew ma jixtiqux jidħlu fi djalogu.

2. Trasparenti

Il-Kummissjoni tgħaddi lill-pubbliku l-informazzjoni rilevanti kollha dwar l-attivitajiet fi ħdan id-djalogu fuq is-sit web li ġej: http://ec.europa.eu/bepa/activities/outreachteam/dialogue/index_en.htm

Stqarrijiet għall-istampa u konferenzi stampa kif ukoll għodod oħra ta' komunikazzjoni jistgħu jikkomplementaw dawn l-isforzi meta jkun xieraq.

L-aċċess għal dokumenti oħra tal-Kummissjoni huwa soġġett għar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 https://commission.europa.eu/about-european-commission/service-standards-and- principles/transparency/access-documents/how-access-commission-documents_en .

3. Regolari

Il-Kummissjoni żżomm djalogu regolari mal-interlokuturi f’diversi livelli fil-forma ta’ skambji bil-miktub, laqgħat jew avvenimenti speċifiċi. L-interlokuturi huma mistiedna jikkontribwixxu għall-proċess tat-tfassil tal-politika tal-Unjoni permezz tad-diversi proċessi ta’ konsultazzjoni bil-miktub imnedija mill-Kummissjoni.

Dan id-djalogu jista' jitmexxa fost l-oħrajn permezz ta' laqgħat informali ospitati mill-President tal-Kummissjoni, laqgħat bilaterali mar-rappreżentanti tal-Kummissjoni fil-livelli kollha u, b'mod partikolari, laqgħat mal-Konsulent responsabbli għad-djalogu.

Strumenti ulterjuri f’din il-lista mhux eżawrjenti jistgħu jinkludu seminars ta’ djalogu u proċeduri ta’ konsultazzjoni ad hoc dwar kwistjonijiet ta’ politika speċifiċi u f’waqthom.

L-Ombudsman tilqa' r-rispons kostruttiv ħafna tal-Kummissjoni.

Każ 1339/2012/FOR: It-titjib tat-trasparenza u l-komunikazzjoni fil-Bank Ċentrali Ewropew

L-ilmentatur, NGO, allega li s-sħubija tal-President tal-BĊE fil-Grupp ta' Tletin kienet inkompatibbli mal-indipendenza, ir-reputazzjoni u l-integrità tal-BĊE. Huwa sostna li l-BĊE għandu jitlob lill-President tiegħu biex jirtira mill-Grupp.

Wara inkjesta, l-Ombudsman innota li, minħabba t-tweġibiet inizjalment inadegwati tal-BĊE lill-ilmentatur, dan tal-aħħar kien korrett li jqajjem tħassib dwar il-kwistjoni. Madankollu, fid-dawl tal-argumenti u l-ispjegazzjonijiet ippreżentati matul l-inkjesta, l-Ombudsman ma sab l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-BĊE.

Fl-għeluq tal-każ, l-Ombudsman offra lill-BĊE żewġ pariri fil-forma ta' rimarki ulterjuri. L-ewwel waħda kienet li, sabiex tiġi żgurata t-trasparenza, il-BĊE għandu jinkludi fuq is-sit web tiegħu stess l-informazzjoni li l-President tiegħu huwa membru tal-Grupp ta' Tletin. It-tieni waħda kienet li, fid-dawl tal-viżibbiltà u r-responsabbiltajiet imsaħħa tiegħu, il-BĊE għandu jieħu passi biex itejjeb aktar il-kwalità tal-komunikazzjoni tiegħu mal-pubbliku.

Bi tweġiba, il-BĊE informa lill-Ombudsman li kien ippubblika verżjoni aġġornata tas-CV tal-President fuq il-websajt tiegħu fil-bidu ta' Marzu 2013, li tinkludi s-sħubija tiegħu fil-Grupp ta' Tletin.  Barra minn hekk, il-Bord Eżekuttiv u l-Kunsill Governattiv tal-BĊE ddeċidew li jagħmlu l-komunikazzjoni mtejba waħda mill-prijoritajiet ewlenin tal-ippjanar strateġiku tal-BĊE fuq terminu medju għall-2013-15. Il-BĊE beda rieżami tal-politika ta’ komunikazzjoni tiegħu, li kienet tinkludi wkoll kwistjonijiet ta’ komunikazzjoni li jirriżultaw mill-istabbiliment imminenti tal-mekkaniżmu superviżorju uniku (MSU). Il-BĊE enfasizza wkoll li diġà jwettaq varjetà kbira ta' inizjattivi li jindirizzaw lill-pubbliku inġenerali. Tingħata wkoll attenzjoni speċjali lill-mistoqsijiet li jaslu direttament mingħand iċ-ċittadini permezz ta’ diversi mezzi. Fid-dawl tal-MSU, din il-funzjoni se titkabbar. Dawn l-inizjattivi kollha huma spjegati u deskritti f'aktar dettall għall-benefiċċju taċ-ċittadini fil-Kapitolu 6 tar-Rapport Annwali 2012 tal-BĊE.

L-Ombudsman tilqa' s-segwitu pożittiv tal-BĊE għar-rimarki ulterjuri.

Każ 2575/2009/RA: Regoli tal-UE mmirati lejn il-protezzjoni tas-saħħa tat-tfal

Dan il-każ kien jikkonċerna l-proċeduri tal-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini biex tiddeċiedi jekk il-kumpaniji farmaċewtiċi għandhomx ikunu obbligati jwettqu studji biex jinvestigaw jekk il-prodott tagħhom jistax jintuża għall-kura tat-tfal u kif. Dawn il-proċeduri, li huma derivati mir-Regolament Pedjatriku tal-UE, għandhom l-għan li jtejbu d-disponibbiltà tal-prodotti mediċinali għat-tfal. Filwaqt li r-Regolament jistabbilixxi regola ġenerali li l-kumpaniji farmaċewtiċi jridu jwettqu studji biex jiddeterminaw jekk u kif il-prodott tagħhom jista’ jintuża għat-trattament tat-tfal, dan jippermetti lill-Aġenzija tirrinunzja għal dan l-obbligu f’ċerti każijiet.

L-Ombudsman ikkonkluda li, f’dan il-każ, l-Aġenzija kienet intitolata tiċħad rinunzja. Madankollu, hija naqset milli tiżgura trasparenza adegwata tal-proċess li permezz tiegħu hija waslet għad-deċiżjonijiet rilevanti f’dan il-każ u, b’riżultat ta’ dan, naqset milli tipprovdi raġunijiet adegwati għal dawk id-deċiżjonijiet.

Biex jiġu evitati problemi simili fil-futur, l-Ombudsman għamlet abbozz ta' rakkomandazzjoni, fejn talbet lill-Aġenzija tadotta miżuri biex tagħmel il-ħidma tagħha f'dan il-qasam aktar trasparenti. L-Aġenzija qablet, u stabbiliet l-inizjattivi li kienet diġà ħadet u dawk li huma ppjanati.

B’mod speċifiku, l-Aġenzija spjegat li se tippubblika fuq is-sit web tagħha sommarju tal-lingwa mhux uffiċjali tal-proċedura skont ir-Regolament Pedjatriku u l-eżitu tiegħu, kif adottat mill-Kumitat Pedjatriku. Skont l-Aġenzija, dan is-sommarju se jgħin lill-partijiet ikkonċernati jifhmu r-raġunament ġenerali tal-Kumitat Pedjatriku. Ir-raġunijiet xjentifiċi aktar dettaljati li jirfdu l-opinjoni tal-Kumitat Pedjatriku se jkomplu jiffurmaw parti mir-Rapport Sommarju, li, skont l-Aġenzija, isir pubbliku wara li l-Kummissjoni tkun iddeċidiet dwar l-awtorizzazzjoni għat-tqegħid fis-suq tal-prodott.

L-Aġenzija infurmat ukoll lill-Ombudsman li qed taħdem biex ittejjeb il-linji gwida tagħha lill-Kumitat Pedjatriku, bil-ħsieb li tiżgura li l-ftehim jew ir-rifjut tal-pjanijiet ta’ investigazzjoni pedjatrika, ir-rinunzji, u d-differimenti jkunu ġġustifikati aħjar.

Fl-aħħar nett, l-Aġenzija ddeskriviet l-isforzi tagħha biex tinkludi spjegazzjonijiet aktar dettaljati fl-opinjonijiet tal-Kumitat Pedjatriku li jiddeskrivu r-raġunijiet għall-għoti jew ir-rifjut ta’ rinunzja.

L-Ombudsman jilqa' b'sodisfazzjon kbir ir-rispons pożittiv tal-Aġenzija f'dan il-każ. Il-firxa estensiva ta' miżuri adottati mill-Aġenzija għandha tgħin biex jiġu antiċipati problemi bħal dawk li qamu fil-każ attwali u, b'mod aktar ġenerali, biex titrawwem fiduċja saħansitra akbar fil-ħidma tagħha għaċ-ċittadini.

Il-Kawża 962/2011/AN: Informazzjoni aħjar dwar id-diplomi u l-kwalifiki

L-ilmentatur ma tpoġġiex fil-lista ta' riżerva ta' kompetizzjoni organizzata mill-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal minħabba li ċ-ċertifikat professjonali maħruġ mill-impjegatur tagħha ma kienx jikkostitwixxi "diploma". Wara inkjesta bir-reqqa, l-Ombudsman ikkonkluda li d-deċiżjoni tal-Bord tas-Selezzjoni li ma jpoġġix l-isem tal-ilmentatur fil-lista ta' riżerva ma kinitx manifestament żbaljata. Madankollu, l-Ombudsman għamel rimarka oħra fis-sens li l-EPSO għandu jissalvagwardja l-leġittimità tal-proċess tal-għażla billi jfakkar lill-Bordijiet tal-Għażla dwar il-ġurisprudenza tal-Qorti tal-Ġustizzja, li tirrikjedi li huma jagħtu raġunijiet xierqa u adegwati għad-deċiżjonijiet kollha li jeskludu l-kandidati abbażi tal-kwalifiki u d-diplomi tagħhom.

Bi tweġiba, l-EPSO ddikjara li jaqbel bis-sħiħ mal-fehma tal-Ombudsman dwar l-importanza li d-deċiżjonijiet jiġu ġġustifikati b'mod adegwat u li l-bordijiet tal-għażla jingħataw l-appoġġ legali xieraq. Dan l-aħħar l-EPSO rristruttura s-servizzi tiegħu biex joħloq settur ġdid, is-Servizz tan-Negozju ta’ Ammissjoni, sabiex jassisti aħjar lill-membri tal-bord tas-selezzjoni fl-evalwazzjoni tal-kwalifiki u d-diplomi tal-kandidati. Hija tagħmel dan billi tikkuntattja lill-awtoritajiet nazzjonali rilevanti, jiġifieri n-NARIC, biex tfittex parir dwar kwistjonijiet relatati mar-rikonoxximent tal-lawrji u s-sistemi edukattivi fl-UE. B’riżultat ta’ dan, l-EPSO seta’ jtejjeb b’mod sinifikanti l-bażi tad-data tiegħu dwar id-diplomi, li hija ppubblikata bħala anness għall-Gwida għall-Kompetizzjonijiet Miftuħa: "Eżempji ta' kwalifiki li jikkorrispondu, fil-prinċipju, għal dawk meħtieġa mill-avviżi tal-kompetizzjonijiet".

It-tweġiba tal-EPSO semmiet ukoll li d-DĠ Edukazzjoni u Kultura tal-Kummissjoni stabbilixxa l-Glossarju Eurydice, f’kooperazzjoni mal-ministeri tal-edukazzjoni fl-Istati Membri kollha, sabiex jipprovdi informazzjoni affidabbli u komparabbli dwar is-sistemi u l-politiki edukattivi nazzjonali. L-EPSO jagħmel il-Glossarju tal-Eurydice disponibbli għall-kandidati, meta jimlew il-formola tal-applikazzjoni online tal-EPSO, u għall-Bordijiet tas-Selezzjoni matul l-istadju tal-ammissjoni tal-kompetizzjonijiet. Kull terminu fil-lingwa oriġinali huwa akkumpanjat minn deskrizzjoni sommarja strutturata li tipprovdi għal fehim u tqabbil malajr tal-informazzjoni.

L-EPSO kkonkluda t-tweġiba tiegħu billi ddikjara li r-riżultat tad-diversi titjib li sar huwa li l-ebda wieħed mill-ilmenti tal-Artikolu 90 imressqa mill-kandidati fl-2013 ma kien jikkonċerna kwistjonijiet ta’ diploma.

L-Ombudsman ifaħħar l-azzjoni meħuda mill-EPSO, li rriżultat f’informazzjoni aktar ċara lill-kandidati u, konsegwentement, f’inqas ilmenti.

Kawża 434/2012/VL: Dmir ta' tweġiba għall-korrispondenza

L-Aġenzija Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni (EASA) ċaħdet it-talba ta’ manifattur tal-inġenji tal-ajru għal permess għat-titjir fir-rigward ta’ wieħed mill-inġenji tal-ajru tiegħu minħabba li l-eżerċizzju ta’ ċertifikazzjoni relatat kien għadu għaddej. L-ilmentatur allega li l-EASA (i) ħadmet b’mod ineffiċjenti u naqset milli tiċċertifika l-inġenju tal-ajru kkonċernat fi żmien raġonevoli; (ii) naqas milli jikkomunika b’mod korrett mal-kumpanija omm tal-ilmentatur, b’mod partikolari, billi ma rrispondiex għal email li bagħat, u ma pprovdiex skeda ta’ żmien għaċ-ċertifikazzjoni tal-inġenju tal-ajru kkonċernat; u (iii) injorat l-esperjenza prattika pożittiva fir-rigward tas-sistema idrawlika użata fl-inġenju tal-ajru.

L-Ombudsman ma sabet l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tal-punti (i) u (iii) iżda kkritikat in-nuqqas tal-EASA li twieġeb għall-email.

Bi tweġiba, l-EASA ddikjarat li, sabiex jiġu evitati sitwazzjonijiet simili fil-futur, hija (i) tkompli tipprovdi taħriġ lill-membri tal-persunal tagħha dwar l-applikazzjoni tal-Kodiċi ta’ Kondotta għall-persunal tal-EASA, (ii) iżżomm l-implimentazzjoni prattika tal-prinċipju ta’ prattika amministrattiva tajba taħt rieżami kontinwu, u (iii) tikkunsidra rieżami kritiku tal-Artikolu 16 tal-Kodiċi ta’ Kondotta għall-persunal tal-EASA u l-eżenzjonijiet imsemmija fih.

L-Ombudsman tilqa' l-miżuri ta' segwitu previsti mħabbra mill-EASA bħala mezz biex jiġi żgurat li l-każ ta' amministrazzjoni ħażina identifikat f'dan il-każ ma jerġax iseħħ.

B. Soluzzjonijiet favorevoli aċċettati

1. Il-Parlament Ewropew

Kawża 2178/2011/KM: Rifjut ta’ rimborż sħiħ tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar imġarrba sabiex wieħed jattendi intervista

L-ilmentatur, ċittadin Ġermaniż, ipparteċipa f’kompetizzjoni għal pożizzjoni fil-Parlament Ewropew. Fil-15 ta' April 2011, wara t-test bil-miktub, ġie infurmat li l-istediniet għall-intervisti probabbilment se jintbagħtu f'nofs Ġunju. B'hekk huwa mar fuq btala, kif ippjanat, f'Mejju. Madankollu, fit-13 ta’ Mejju 2011, huwa rċieva posta elettronika (li huwa qara biss fis-26 ta’ Mejju 2011) fejn stiednu jattendi intervista fi Brussell fit-30 ta’ Mejju 2011. Għalhekk huwa kellu jibbukkja titjira minn Ruma fi żmien qasir.

Huwa talab li jiġi rrimborsat għall-ispiża ta’ din it-titjira, jiġifieri EUR 559.60. Il-Parlament ċaħad it-talba tiegħu. Hija argumentat li, peress li l-ilmentatur ma kienx applika biex l-indirizz tiegħu jinbidel fir-rekords tal-Parlament, huwa seta' jirrimborżah biss abbażi tad-distanza bejn il-post ta' residenza tiegħu fil-Ġermanja u Brussell, jiġifieri, EUR 221.08. L-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman Ewropew, li fetaħ inkjesta.

Fl-opinjoni tiegħu, il-Parlament sostna li kien applika b’mod korrett ir-regoli rilevanti. Fid-dawl tal-fatti partikolari tal-każ, l-Ombudsman talbitu jindirizza l-kwistjoni tal-ġustizzja. Bi tweġiba, il-Parlament iddikjara li kien ittratta lill-ilmentatur b'mod ġust u enfasizza li ma setax iħallas somma ogħla minħabba li ma kien irċieva l-ebda notifika bil-miktub mill-ilmentatur.

L-Ombudsman qablet li r-regoli jimponu tliet kundizzjonijiet biex bidla fl-indirizz tkun aċċettabbli: (i) iċ-ċirkostanzi jridu jkunu eċċezzjonali; (ii) il-bidla trid isseħħ mill-inqas 15-il jum qabel it-test; u (iii) trid issir talba bil-miktub. Huwa kien kuntent li l-Parlament aċċetta li l-ewwel kundizzjoni ġiet issodisfata u wera xi flessibbiltà billi għażel li ma japplikax it-tieni kundizzjoni. Madankollu, il-Parlament insista fuq it-tielet kundizzjoni. L-Ombudsman qieset li din il-pożizzjoni kienet formalistika bla bżonn u ma qisitx biżżejjed is-sitwazzjoni speċifika tal-ilmentatur. Għalhekk huwa ppropona li l-Parlament jikkunsidra mill-ġdid it-talba tal-ilmentatur għal rimborż sħiħ.

Il-Parlament aċċetta l-proposta tal-Ombudsman u ħallas lill-ilmentatur il-bqija tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar tiegħu. L-ilmentatur esprima s-sodisfazzjon tiegħu għal dan ir-riżultat.

2. Il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea

Il-Kawża 1519/2011/AN: Avviż ta’ tkeċċija skontat matul il-leave tal-mard

L-ilmentatur kien jaħdem għall-missjoni militari tal-UE fil-Bożnija-Ħerzegovina "EUFOR Althea". Il-missjoni msemmija servietu b’avviż ta’ terminazzjoni tal-kuntratt ta’ impjieg tiegħu, u ppermettiet li l-perjodu ta’ avviż jibda jiddekorri, waqt li kien fuq liv minħabba mard.

L-inkjesta tal-Ombudsman uriet li, billi aġixxiet b'dan il-mod, l-EUFOR Althea kisret id-drittijiet tad-difiża tal-ilmentatur. Barra minn hekk, peress li kien fuq leave tal-mard mingħajr ħlas meta beda jiddekorri l-perijodu ta' avviż tat-temm ta' impjieg, huwa ġie mċaħħad minn parti mid-dħul li, skont ir-regoli tal-persunal tal-EUFOR, huwa kien intitolat għalih qabel it-tkeċċija. L-Ombudsman għamlet proposta għal soluzzjoni amikevoli lill-Kunsill, li tissuġġerixxi li l-EUFOR Althea tikkunsidra li tħallas l-ammont rilevanti lill-ilmentatur.

Fit-tweġiba tiegħu għall-proposta għal soluzzjoni bonarja tal-Ombudsman, il-Kunsill iddikjara li ma kienx kompetenti biex jittratta dan il-każ u li l-proposta għandha tiġi indirizzata direttament lill-Kmandant tal-Operazzjoni. B'korteżija u bil-għan li jassisti lill-Ombudsman fl-inkjesta tiegħu, il-Kunsill bagħat il-proposta għal soluzzjoni amikevoli tal-Ombudsman lill-Kmandant tal-Operazzjoni għal tweġiba.

Il-Kmandant tal-Operazzjoni qabel mal-Ombudsman li l-EUFOR kisret id-drittijiet tad-difiża tal-ilmentatur meta ttrattat il-każ tiegħu. Huwa aċċetta l-proposta għal soluzzjoni amikevoli tal-Ombudsman.

L-Ombudsman laqa' l-aċċettazzjoni tal-Kmandant tal-Operazzjoni tal-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli. Huwa rringrazzja lill-Kunsill talli aġixxa bħala pont bejn l-Ombudsman u l-Kmandant tal-Operazzjoni u ħa nota tas-suġġeriment tiegħu li jindirizza lill-Kmandant tal-Operazzjoni direttament, li l-Ombudsman ser isegwi f'każijiet futuri li jikkonċernaw missjonijiet militari. Fl-aħħar nett, l-Ombudsman fakkret li l-kwistjoni ġenerali ta' min huwa responsabbli għal każijiet ta' amministrazzjoni ħażina fl-attivitajiet ta' missjonijiet maħluqa f'pajjiżi terzi taħt l-awspiċji tal-Politika ta' Sigurtà u ta' Difiża Komuni tal-UE tifforma s-suġġett ta' inkjesta fuq inizjattiva proprja [1].

3. Il-Kummissjoni Ewropea

Każ 828/2010/JF: Nuqqas ta’ tweġiba f’waqtha għal talba

L-ilmentatur, NGO bbażata fi Franza, wettaq proġett iffinanzjat mill-UE fl-Angola, taħt is-superviżjoni ġenerali tad-Delegazzjoni tal-Kummissjoni (dak iż-żmien) f’Luanda. Meta nduna li r-riżultati proġettati tal-proġett ma setgħux jinkisbu sal-iskadenzi previsti, l-ilmentatur talab li d-Delegazzjoni taqbel ma’ estensjoni, f’konformità mal-kuntratt iffirmat miż-żewġ partijiet. Id-Delegazzjoni, madankollu, ma setgħetx tiddeċiedi dwar dik it-talba qabel it-tmiem kuntrattwali tal-proġett, minħabba l-allegat nuqqas tal-ilmentatur li jissottometti fil-ħin talba li kienet kompatibbli mar-rekwiżiti tal-kuntratt. L-ilmentatur ma qabilx u lmenta mal-Ombudsman.

L-inkjesta tal-Ombudsman żvelat li l-ilmentatur issottometta t-talba tiegħu b'mod korrett u li d-Delegazzjoni ttrattatha b'mod li seta' jitqies bħala negliġenti. B'riżultat ta' dan, id-Delegazzjoni setgħet possibbilment wettqet każ ta' amministrazzjoni ħażina, li jagħti lok għal kumpens mill-UE għal responsabbiltà mhux kuntrattwali. L-Ombudsman għalhekk ippropona soluzzjoni amikevoli lill-Kummissjoni li tikkunsidra li tikkumpensa lill-ilmentatur. Il-Kummissjoni aċċettat li tirrimborża lill-ilmentatur is-somma ta' kważi EUR 48 000, mossa li l-Ombudsman laqgħet. Madankollu, hija rrifjutat li tħallas għall-ispejjeż imġarrba mill-ilmentatur u s-sieħeb lokali tiegħu wara t-tmiem kuntrattwali tal-proġett. L-Ombudsman għamlet proposta komplementari għal soluzzjoni amikevoli f'dak ir-rigward.

Il-Kummissjoni finalment aċċettat li tirrimborża l-ispejjeż imġarrba wara t-tmiem tal-proġett, iżda biss fir-rigward tas-sieħeb tal-ilmentatur. Fir-rigward tal-ilmentatur, il-Kummissjoni għamlet kontroproposta li tistabbilixxi sa liema punt kienet lesta tirrimborża l-ispejjeż relattivi. L-Ombudsman stiednet lill-Kummissjoni biex tkompli turi l-impenn tagħha għal amministrazzjoni tajba u biex tipproċedi mingħajr dewmien għar-rimborż tal-bqija tal-ispejjeż tal-ilmentatur f'konformità mal-kontroproposta tagħha. Huwa għamel rimarka oħra f'dan ir-rigward u għalaq il-każ.

Fis-segwitu tagħha għar-rimarka ulterjuri, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li kienet qablet dwar ammont mal-ilmentatur li huwa sodisfaċenti għaż-żewġ partijiet.

Il-Kawża 1682/2010/BEH: L-operat tal-gruppi ta’ esperti

L-ilmentatur huwa organizzazzjoni tas-soċjetà ċivili. Skont is-sit web tagħha, hija koalizzjoni ta’ kważi 200 grupp ta’ interess pubbliku, trade unions, akkademiċi u ditti tal-affarijiet pubbliċi. L-ilment tiegħu lill-Ombudsman kien jikkonċerna l-operat ta' gruppi ta' esperti stabbiliti mill-Kummissjoni. L-allegazzjoni ċentrali kienet li l-Kummissjoni naqset milli tiżgura kompożizzjoni bbilanċjata ta’ tali gruppi. L-ilmentatur argumenta li, fil-maġġoranza tal-gruppi li identifika, ir-rappreżentanti mill-industrija jiffurmaw il-maġġoranza filwaqt li l-partijiet ikkonċernati l-oħra kollha, bħall-gruppi tal-konsumaturi, l-akkademiċi u s-soċjetà ċivili, huma sottorappreżentati. L-ilmentatur allega wkoll nuqqas ta’ trasparenza fl-operat tal-gruppi ta’ esperti.

L-Ombudsman ippropona soluzzjoni amikevoli. Hija talbet lill-Kummissjoni, fost affarijiet oħra, biex tieħu aktar miżuri biex tiżgura rappreżentanza bbilanċjata tal-oqsma rilevanti ta’ għarfien espert u interess fil-gruppi ta’ esperti. Hija ssuġġeriet ukoll li l-Kummissjoni għandha tlesti r-Reġistru online tagħha tal-gruppi ta’ esperti billi tiżgura li dan jinkludi l-esperti kollha u l-gruppi ta’ esperti kollha u jipprovdi livell suffiċjenti ta’ dettall fir-rigward tal-minuti u/jew ir-rapporti tal-laqgħat.

Il-Kummissjoni aċċettat il-proposta. Hija spjegat li kienet lestiet ir-Reġistru online tal-gruppi ta’ esperti fil-bidu tal-2012 u għamlet aktar titjib minn dak iż-żmien ’l hawn. Fir-rigward tal-kompożizzjoni tal-gruppi ta’ esperti, il-Kummissjoni spjegat fid-dettall għadd ta’ azzjonijiet speċifiċi li kienet ħadet lejn l-iżgurar ta’ rappreżentanza bbilanċjata, il-korrezzjoni ta’ klassifikazzjonijiet ħżiena u l-prevenzjoni ta’ kunflitti ta’ interess. Dawn il-miżuri kienu jinkludu, pereżempju, rieżami ġenerali tal-gruppi ta’ esperti. B’riżultat ta’ dan, il-kompożizzjoni ta’ għadd ta’ gruppi ġiet immodifikata jew fil-proċess li tiġi mmodifikata. L-ilmentatur irrikonoxxa t-titjib li sar, iżda argumenta li l-interessi korporattivi jkomplu jiddominaw il-gruppi ta’ esperti stabbiliti minn Settembru 2012 ’il quddiem.

L-Ombudsman iqis li huwa imperattiv li wieħed iżomm għajnejh fuq is-sitwazzjoni. Għalhekk hija ħabbret l-intenzjoni tagħha li tiftaħ inkjesta fuq inizjattiva proprja, li għamlet f'Mejju 2014. Dan se jippermettilha tagħti ħarsa mill-qrib lejn kwalunkwe żvilupp ulterjuri fil-prattika tal-Kummissjoni fir-rigward tal-kompożizzjoni tal-gruppi ta’ esperti u tagħti lill-partijiet ikkonċernati kollha l-opportunità li jesprimu l-fehmiet tagħhom.

Każ 1817/2010/RA: Rifjut li jingħata aċċess pubbliku għal dokumenti relatati ma’ sejħa għal proposti

L-ilment jikkonċerna rifjut mill-Kummissjoni li tagħti aċċess għal dokumenti. L-ilmentatur huwa korp pubbliku bbażat fir-Renju Unit li jiffoka fuq l-iżvilupp ta’ mezzi biex jiġi żgurat użu aktar sikur tal-internet mit-tfal. Wara li l-proposta tiegħu għall-finanzjament ġiet miċħuda, l-ilmentatur talab lill-Kummissjoni aċċess pubbliku għar-Rapport Sommarju tal-Evalwazzjoni relatat ma’ proposta li tikkompeti. Il-Kummissjoni rrifjutat it-talba, billi argumentat li l-iżvelar tar-Rapport jimmina serjament il-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet tagħha u jimmina l-protezzjoni tal-interessi kummerċjali tal-konsorzju li l-proposta tiegħu ġiet iffinanzjata.

Wara li wettaq inkjesta, l-Ombudsman għamel proposta għal soluzzjoni amikevoli, fejn stieden lill-Kummissjoni terġa' tikkunsidra r-rifjut tagħha. Il-Kummissjoni wieġbet billi tat aċċess għad-dokument. L-Ombudsman għalhekk għalaq il-każ b'sejba li s-soluzzjoni amikevoli tiegħu kienet ġiet aċċettata. Huwa ħa l-opportunità li jagħmel għadd ta' rimarki ulterjuri bil-ħsieb li jtejjeb il-proċeduri tal-Kummissjoni għall-futur.

Każ 513/2011/EIS: Allegat nuqqas ta’ informazzjoni lill-ilmentatur dwar il-karatteristiċi u l-vantaġġi relattivi tal-offerta magħżula

L-ilmentatur, kumpanija Taljana speċjalizzata fil-monitoraġġ u l-ġestjoni ambjentali, ipparteċipa fi proċedura ta’ sejħa għall-offerti ppubblikata mid-Delegazzjoni tal-UE għall-Albanija. L-offerta tal-ilmentatur ġiet eskluża mill-proċedura tal-offerti minħabba li ma kinitx konformi ma’ aspett partikolari tal-ispeċifikazzjonijiet tekniċi. L-ilmentatur imbagħad talab lill-Kummissjoni għal kopja tal-offerta magħżula. Peress li l-ilmentatur ma kienx sodisfatt bit-tweġibiet li rċieva, huwa rrikorra għand l-Ombudsman, li fetaħ inkjesta. Fl-ittra tal-ftuħ tiegħu, l-Ombudsman għamilha ċara li huwa qies li l-ilmentatur ikkritika wkoll il-fatt li l-Kummissjoni ma pprovdietlux informazzjoni dwar il-karatteristiċi u l-vantaġġi relattivi tal-offerta magħżula.

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni sostniet li t-talba tal-ilmentatur ma kienet tinkludi l-ebda referenza espliċita għall-karatteristiċi u l-vantaġġi relattivi tal-offerta magħżula. Madankollu, hija żiedet li hija tkun lesta tipprovdi tali informazzjoni, jekk, f’konformità mar-Regolament Finanzjarju, l-ilmentatur jitlobha.

L-Ombudsman qieset li r-rifjut li l-ilmentatur jingħata kopja tal-offerta rilevanti kien iġġustifikat.  Madankollu, huwa kien tal-fehma wkoll li l-Kummissjoni kellha tifhem li l-ilmentatur kien interessat ukoll li jirċievi l-informazzjoni li l-awtorità kontraenti hija obbligata tipprovdi, fuq talba, lil offerenti li ma ntgħażlux. Għalhekk huwa għamel proposta għal soluzzjoni amikevoli, li tissuġġerixxi li l-Kummissjoni tikkunsidra li tipprovdi lill-ilmentatur b’informazzjoni ġenerali dwar il-karatteristiċi u l-vantaġġi relattivi tal-offerta magħżula.

Il-Kummissjoni aċċettat il-proposta tal-Ombudsman billi pprovdiet informazzjoni dettaljata dwar il-karatteristiċi u l-vantaġġi relattivi tal-offerta magħżula.

Kawża 940/2011/JF: Rimborż tal-ispejjeż eliġibbli lill-benefiċjarji tal-għotjiet tal-Kummissjoni

L-ilmentatur ikkoordina konsorzju li ngħata għotja mill-Kummissjoni biex jieħu azzjoni fil-qasam tal-kostruzzjoni ekoloġika. Matul it-twettiq tal-azzjoni, il-konsorzju talab rimborż tal-ispejjeż eliġibbli mġarrba matul il-perjodi ta’ rapportar differenti, f’konformità mal-kuntratt iffirmat mal-Kummissjoni. Madankollu, il-Kummissjoni aċċettat li tħallas biss 45.75 % ta’ dawn l-ispejjeż. L-ilmentatur ikkunsidra li l-Kummissjoni kienet żbaljata meta llimitat ir-rimborżi tagħha għar-rata ta’ hawn fuq u lmenta mal-Ombudsman.

L-Ombudsman sabet li, skont il-kuntratt, ir-rata ta’ rimborż ta’ 45,75 % kienet tapplika għall-kontribuzzjoni ġenerali tal-Unjoni għall-azzjoni. Il-kuntratt ma għamel l-ebda referenza għal xi rata għal pagamenti interim. Barra minn hekk, qabel ma l-konsorzju talab il-ħlas tal-ispejjeż imġarrba matul l-ewwel perjodu ta’ rapportar, uffiċjal tal-Kummissjoni infurmah li l-pagamenti interim setgħu jsiru b’rati ta’ rimborż differenti. L-Ombudsman għalhekk ippropona soluzzjoni amikevoli lill-Kummissjoni, u stedinha (i) tispjega kif xieraq għaliex applikat ir-rata msemmija hawn fuq għall-pagamenti interim lill-konsorzju; u (ii) jiżgura li jħallas lill-konsorzju l-bilanċ, f’konformità mal-kuntratt, ladarba l-azzjoni tkun intemmet.

Il-Kummissjoni argumentat li applikat b’mod sistematiku r-rata ta’ 45,75 % għall-pagamenti interim sabiex tiżgura ġestjoni finanzjarja tajba tal-baġit tal-UE u biex tevita proċeduri ta’ rkupru kkumplikati fil-futur. L-Ombudsman ma kienx sodisfatt b’din ir-risposta, billi enfasizza, b’mod partikolari, li l-Kummissjoni setgħet tfassal linji gwida li kienu jippermettu lill-konsorzju jinterpreta b’mod korrett il-kuntratt f’dan ir-rigward. Madankollu, peress li l-ftehimiet ta' għotja kollha issa jinkludu dispożizzjoni ċara ħafna li tindika li r-rimborżi interim se jsiru bir-rata applikabbli għall-kontribuzzjoni ġenerali tal-Unjoni għall-azzjoni, l-Ombudsman ikkonkluda li l-ebda inkjesta ulterjuri f'dan ir-rigward ma kienet ġustifikata. Fl-aħħar nett, f’rimarka oħra, l-Ombudsman stieden lill-Kummissjoni biex tinformah kif ikkonformat mal-assigurazzjonijiet tagħha li kienet se tħallas lill-konsorzju l-ammonti pendenti kollha fi tmiem l-azzjoni (ara t-taqsima E.3 hawn taħt).

4. Il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea

Il-Kawża 2252/2011/BEH: Allegat nuqqas ta’ tweġiba sħiħa għat-talba għal informazzjoni

F'Settembru 2011, l-ilmentatur bagħat ittra lill-President tal-Qorti. Fl-ittra tiegħu, huwa għamel diversi mistoqsijiet dwar il-pożizzjoni legali tal-partijiet fil-proċedimenti quddiem il-qrati (il-Qorti tal-Ġustizzja, il-Qorti Ġenerali, u t-Tribunal għas-Servizz Pubbliku) fir-rigward tal-kompożizzjoni tal-awli li jisimgħu kawża, b’mod partikolari meta dawk il-partijiet jissuspettaw preġudizzju possibbli tal-imħallfin. Il-Qorti llimitat it-tweġiba tagħha biex tipprovdi lill-ilmentatur b’ċerta informazzjoni fir-rigward tal-kompożizzjoni tal-awli u r-raġunijiet, stabbiliti fl-Istatut tal-Qorti tal-Ġustizzja, li għalihom l-imħallfin ma jistgħux jieħdu sehem fis-smigħ u fis-soluzzjoni ta’ kawża.

Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur allega li l-Qorti naqset milli tindirizza bis-sħiħ il-mistoqsijiet imqajma fl-ittra tiegħu u sostna li l-Qorti għandha tipprovdi tweġiba sħiħa u komprensiva għall-mistoqsijiet tiegħu. Il-kuntatti inizjali bejn is-servizzi tal-Qorti tal-Ġustizzja u dawk tal-Ombudsman wasslu għall-ftuħ ta’ investigazzjoni, li matulha l-Ombudsman ippropona, bħala soluzzjoni amikevoli, li l-Qorti tal-Ġustizzja tipprovdi iktar dettalji dwar, pereżempju, is-sorsi ta’ ċerti regoli ta’ proċedura.

Il-Qorti aċċettat il-proposta tal-Ombudsman u pprovdiet aktar informazzjoni li tissodisfa l-affermazzjoni tal-ilmentatur. L-Ombudsman għalhekk għalaq il-każ.

5. L-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini (EMA)

Kawża 693/2011/RA: Rifjut li jingħata aċċess pubbliku għal studji kliniċi mwettqa fuq mediċina tal-isklerożi multipla

Dan l-ilment jikkonċerna talba għal aċċess pubbliku għal dokumenti miżmuma mill-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini (EMA) u relatati ma’ studji kliniċi mwettqa fuq Avonex, prodott farmaċewtiku użat għall-kura tal-isklerożi multipla. L-ilmentatur argumenta li l-EMA ma pprovdietlu l-ebda wieħed mid-dokumenti li talab, b’mod partikolari, l-awtorizzazzjoni għat-tqegħid fis-suq.

L-Aġenzija pprovdiet għadd ta’ raġunijiet għar-rifjut tagħha li tipprovdi aċċess pubbliku għad-dokumenti mitluba, inkluż li, f’xi każijiet, ma setgħetx issibhom fl-arkivji tagħha barra mis-sit.

L-Ombudsman għamlet proposta għal soluzzjoni amikevoli, li skontha l-EMA għandha (i) tfittex b’mod diliġenti l-arkivji tagħha għad-dokumenti mitluba mill-ilmentatur; (ii) jekk jinstabu d-dokumenti, jipprovdu lill-ilmentatur b’aċċess sħiħ għalihom, jew jispjegaw għaliex tapplika waħda mill-eċċezzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 4 tar-Regolament 1049/2001; (iii) tipprovdi lill-Ombudsman b’informazzjoni dettaljata dwar il-pjan ta’ arkivjar elettroniku tagħha.

L-EMA aċċettat bis-sħiħ il-proposta għal soluzzjoni amikevoli tal-Ombudsman. Madankollu, hija ċċarat li wħud mid-dokumenti mitluba ma kinux fil-pussess tagħha. Filwaqt li l-ilmentatur esprima tħassib dwar l-argument tal-EMA li ma kellux id-dokumenti kollha li talab, l-Ombudsman innota li din l-inkjesta kienet tikkonċerna biss rifjut li jingħata aċċess għal dokumenti, u mhux nuqqas li jinġabru dokumenti.

C. Abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet aċċettati

1. Il-Kummissjoni Ewropea

Kawża 2398/2009/EIS: Dmir lejn eks-membru tal-persunal

L-ilmentatur, uffiċjal tal-Kummissjoni li issa rtira, iħallas il-manteniment lil tliet persuni.

Sa Jannar 2006, il-Kummissjoni pprovdiet lill-kwerelant b'informazzjoni dettaljata dwar l-ammonti mħallsa lil kull waħda mit-tliet persuni, kif muri fir-rendikont tal-pensjoni tiegħu. Wara dan, madankollu, minħabba bidla fis-sistema tal-IT tagħha, il-Kummissjoni indikat biss l-ammont globali mħallas. Sussegwentement, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman u allega li l-Kummissjoni (i) naqset milli twieġeb b’mod adegwat għat-talbiet tiegħu dwar l-ammonti mħallsa, u (ii) iddeċidiet b’mod żbaljat li ma għandha l-ebda obbligu li tivverifika l-preċiżjoni tal-kalkoli sottomessi lilha mit-tliet persuni kkonċernati.

Wara li spezzjona l-fajl tal-Kummissjoni, l-Ombudsman kien tal-fehma li l-Kummissjoni ma pprovdietx lill-kwerelant b'informazzjoni sħiħa u dettaljata dwar l-ammonti mħallsa lit-tliet persuni minn Frar 2006. Għalhekk huwa għamel abbozz ta’ rakkomandazzjoni lill-Kummissjoni, fejn talabha tipprovdi l-istess tip ta’ informazzjoni dettaljata kif għamlet sa Jannar 2006, meta kienet fis-seħħ is-sistema tal-IT l-antika tagħha. Fir-rigward tal-fehma tal-ilmentatur li l-Kummissjoni ma vverifikatx kif xieraq il-kalkoli sottomessi lilha, l-Ombudsman ma sabet l-ebda amministrazzjoni ħażina.

Il-Kummissjoni aċċettat l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman u pprovdiet lill-ilmentatur bl-informazzjoni mitluba.

Kawża 2558/2009/DK: L-allegati irregolaritajiet fl-istabbiliment u fl-operat ta’ kumitat xjentifiku

Fl-2008, il-Kummissjoni talbet lill-Kumitat Xjentifiku tagħha dwar ir-Riskji għas-Saħħa u l-Ambjent ("SCHER") biex ifassal opinjoni dwar l-użu ta' primati mhux umani fir-riċerka. Minħabba l-qasam speċjalizzat ħafna involut, SCHER iddeċieda li joħloq grupp ta’ ħidma magħmul minn esperti biex jgħinuh fit-twassil tal-opinjoni. L-opinjoni finali ġiet adottata u mogħtija f'Jannar 2009.

F'Ottubru 2009, l-ilmentatur, il-Koalizzjoni Ewropea biex Jintemmu l-Esperimenti fuq l-Annimali, irrikorra għand l-Ombudsman biex jilmenta li, fil-fehma tiegħu, SCHER, permezz tal-grupp ta' ħidma tiegħu, (i) ma kellux l-għarfien espert meħtieġ biex jagħti opinjoni dwar is-suġġett, u (ii) fl-opinjoni finali tiegħu, ma kkunsidrax l-evidenza kollha pprovduta.

Fuq il-bażi tal-inkjesta tiegħu, l-Ombudsman sab li l-Kummissjoni kellha toħroġ sejħa pubblika mmirata speċifikament lejn l-identifikazzjoni ta' esperti rilevanti biex jassistu lil SCHER. Huwa għamel abbozz ta' rakkomandazzjoni fis-sens li l-Kummissjoni għandha tikkunsidra li timmodifika r-regoli tagħha dwar l-istabbiliment ta' kumitati xjentifiċi biex tirrikjedi li tiġi ppubblikata sejħa li tistieden lill-esperti jesprimu l-interess tagħhom bil-għan li jiġu identifikati l-aħjar kandidati possibbli.

Fir-replika tagħha, il-Kummissjoni spjegat li hija kienet adottat deċiżjoni ġdida li tipprevedi li, fl-għażla tal-esperti tal-gruppi ta' ħidma, hija twettaq tfittxija fil-"Grupp ta' Konsulenti Xjentifiċi dwar l-Evalwazzjoni tar-Riskju", stabbilit minn din id-deċiżjoni, kif ukoll fid-database tagħha ta' esperti esterni. Se toħroġ ukoll sejħa għall-esperti bbażata fuq l-internet. L-Ombudsman għalhekk ikkonkluda li l-Kummissjoni kienet aċċettat l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tiegħu.

Fir-rigward tal-allegazzjoni li SCHER naqset milli tieħu inkunsiderazzjoni l-provi kollha pprovduti, l-Ombudsman ma sab l-ebda amministrazzjoni ħażina.

Każ 846/2010/PB: L-allegat trattament ħażin tal-Kummissjoni ta’ lment ta’ ksur

Dan il-każ kien jikkonċerna t-trattament mill-Kummissjoni ta’ lment ta’ ksur ippreżentat lilha minn membru tas-soċjetà ċivili Daniża. Dan l-ilment kien jirrigwarda l-kompatibbiltà mad-dritt ambjentali Ewropew ta’ skema ta’ estensjoni tal-kapaċità ferrovjarja fid-Danimarka. Il-kwistjoni ewlenija fil-każ kienet il-kwalità tal-ispjegazzjonijiet tal-Kummissjoni għaliex sabet li d-Direttiva tal-UE dwar il-Valutazzjoni Ambjentali Strateġika (id-"Direttiva SEA") ma kinitx applikabbli għall-iskema ta' estensjoni tal-kapaċità ferrovjarja inkwistjoni.

F’abbozz ta’ rakkomandazzjoni, l-Ombudsman ħeġġet lill-Kummissjoni biex tispjega aħjar għaliex kienet ikkonkludiet li d-Direttiva VAS ma kinitx tapplika għall-fatti tal-każ. Il-Kummissjoni għamlet dan. Fid-deċiżjoni li tagħlaq dan il-każ, l-Ombudsman faħħar ukoll lill-Kummissjoni talli qieset kif xieraq il-kwistjonijiet sistemiċi mqajma, b’mod partikolari l-formulazzjoni impreċiża tad-Direttiva VAS. Il-Kummissjoni rreferiet għal titjib konkret li kellha l-ħsieb li tintroduċi bil-ħsieb li ssegwi l-objettiv ta’ ċertezza u trasparenza akbar fl-applikazzjoni tal-leġiżlazzjoni.

Każ 1013/2012/MHZ: Rifjut li jingħata aċċess għal dokumenti li fihom data personali

L-ilmentatur tkeċċa mill-pożizzjoni tiegħu ta’ espert ewlieni u mexxej tat-tim ta’ proġett iffinanzjat mill-UE fil-Bożnija-Ħerzegovina. Huwa talab aċċess għal dokumenti relatati mat-tkeċċija tiegħu, skont ir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti, iżda l-Kummissjoni rrifjutat. Barra minn hekk, il-Kummissjoni ma weġbitx għat-talba tiegħu għal aċċess għar-Reġistru elettroniku tad-dokumenti miżmuma mid-Delegazzjoni tal-UE fil-Bożnija-Ħerzegovina. Matul l-inkjesta tal-Ombudsman, l-ilmentatur speċifika li t-talba tiegħu għal aċċess kopriet, fost l-oħrajn, id-dokumenti kollha li fihom rimarki kritiċi dwar il-prestazzjoni tiegħu u d-dokumenti/l-informazzjoni kollha li fihom id-data personali tiegħu skont it-tifsira tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data (ir-Regolament 45/2001).

Wara spezzjoni tad-dokumenti rilevanti tal-Kummissjoni, l-Ombudsman sabet li l-Kummissjoni ma ttrattatx it-talba tal-ilmentatur għal aċċess b'mod adegwat u f'waqtu. Huwa għamel abbozz ta' rakkomandazzjoni fis-sens li l-Kummissjoni għandha l-ewwel tidentifika u mbagħad tiżvela d-dokumenti/l-informazzjoni rilevanti. Il-Kummissjoni aċċettat l-abbozz ta' rakkomandazzjoni u, abbażi tal-Artikolu 13(c) tar-Regolament 45/2001, ikkomunikat lill-ilmentatur siltiet mid-dokumenti kollha li fihom id-data personali tiegħu. L-Ombudsman laqgħet l-azzjoni meħuda mill-Kummissjoni, kif ukoll l-ispjegazzjoni tal-Kummissjoni li s-sistema użata għar-reġistrazzjoni tal-ittri deħlin u ħerġin fid-Delegazzjoni mhijiex sistema li fiha fajls elettroniċi.

2. Is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE)

Każ 706/2010/RT: Fuq l-allegat nuqqas ta’ motivazzjoni konvinċenti taċ-ċaħda ta’ talba għal xogħol part-time

Fl-2001, il-Kap ta' Delegazzjoni tal-UE awtorizza tliet aġenti lokali biex jaħdmu part-time. Fl-2009, it-tliet aġenti talbu lill-Kap tad-Delegazzjoni għal estensjoni ta' din l-awtorizzazzjoni. It-talba tagħhom ġiet miċħuda. Fuq bażi eċċezzjonali, ingħatat estensjoni sa tmiem l-2010. Fl-ilment tagħhom lill-Ombudsman, l-ilmentaturi prinċipalment allegaw li s-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna ("SEAE") naqas milli jipprovdi raġunijiet konvinċenti għad-deċiżjoni tiegħu li jċaħħadhom mill-awtorizzazzjoni biex jaħdmu part-time.

Inizjalment, l-inkjesta tal-Ombudsman infetħet kontra l-Kummissjoni. Mill-1 ta' Jannar 2011, wara trasferiment ta' kompetenzi, is-SEAE sar il-korp kompetenti biex jittratta d-deċiżjonijiet kollha dwar il-persunal fid-Delegazzjonijiet tal-UE. Għalhekk, is-SEAE ssostitwixxa lill-Kummissjoni għall-finijiet ta’ din l-investigazzjoni.

Fl-opinjoni tiegħu, is-SEAE spjega li ma setax jestendi l-awtorizzazzjoni li kien ta lit-tliet aġenti lokali biex jaħdmu part-time għar-raġunijiet li ġejjin: (i) il-liġi lokali ma tipprevedix prattika komuni ta’ għoti ta’ xogħol part-time u ma hemm “l-ebda dispożizzjoni vinkolanti” f’dan ir-rigward; (ii) ir-regoli speċifiċi tal-UE dwar l-aġenti lokali ma jinkludu l-ebda dispożizzjoni dwar l-għoti ta’ xogħol part-time; u (iii) ma hemm l-ebda “interess tas-servizz” li jippermetti xogħol part-time.

L-Ombudsman qieset bħala mhux ġustifikat ir-rifjut tas-SEAE li jestendi l-awtorizzazzjoni għax-xogħol part-time għat-tliet aġenti lokali. Fil-fehma tiegħu, ix-xogħol part-time kien, tal-inqas, għażla komuni permessa mil-liġi lokali. Anki jekk ma jkunx hemm “dispożizzjonijiet vinkolanti” ġenerali fil-liġi lokali li jistabbilixxu li x-xogħol part-time għandu jingħata b’mod obbligatorju fuq talba, il-partijiet għall-ftehimiet tax-xogħol huma liberi li jinnegozjaw u jippermettu tali possibbiltà. Barra minn hekk, anki jekk ir-regoli speċifiċi tal-Unjoni dwar l-aġenti lokali huma siekta fir-rigward tax-xogħol part-time, dawn ma jipprojbixxux li tali arranġament jiġi miftiehem. Fl-aħħar nett, l-Ombudsman fakkret fir-regoli rilevanti tal-Organizzazzjoni Internazzjonali tax-Xogħol li kollha jirrikonoxxu x-xogħol part-time bħala forma xierqa ta’ impjieg għall-ħaddiema b’responsabbiltajiet tal-familja.

L-Ombudsman inizjalment indirizzat proposta għal soluzzjoni amikevoli lis-SEAE u, sussegwentement, abbozz ta' rakkomandazzjoni. Wara l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tiegħu, is-SEAE spjega għaliex kien fl-interess tas-servizz li jiċħad it-talbiet. Barra minn hekk, is-SEAE informa lill-Ombudsman li kien reġa’ fetaħ diskussjonijiet mal-Kummissjoni dwar il-possibbiltà li jingħataw awtorizzazzjonijiet għal xogħol part-time lill-aġenti lokali. L-Ombudsman aċċetta din l-ispjegazzjoni u kkunsidra li s-SEAE kien ħa miżuri adegwati biex jimplimenta l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tiegħu.

3. L-Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel (EFSA)

Każ 775/2010/ANA: It-trattament ta’ kunflitt ta’ interess potenzjali li jirriżulta miċ-ċaqliq ta’ membru tal-persunal lejn is-settur privat

L-ilment tressaq minn organizzazzjoni mhux governattiva u jikkonċerna t-trattament mill-EFSA ta' kunflitt ta' interess potenzjali li jirriżulta minn sitwazzjoni li tissejjaħ "revolving doors".

L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-allegazzjoni li l-EFSA naqset milli tindirizza b’mod adegwat il-kwistjoni ta’ kunflitt ta’ interess potenzjali fiċ-ċaqliq ta’ ex membru tal-persunal tagħha lejn is-settur privat u l-affermazzjonijiet relatati.

Wara l-inkjesta tiegħu dwar l-ilment, l-Ombudsman indirizza tliet abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet lill-EFSA. Fl-opinjoni dettaljata tagħha, l-EFSA insistiet li kienet ikkonformat mal-abbozz ta' rakkomandazzjonijiet tal-Ombudsman.

Fid-deċiżjoni tiegħu li tagħlaq il-każ, l-Ombudsman sab li:

(i) L-EFSA ħadet azzjoni biex issaħħaħ ir-regoli u l-proċeduri tagħha fir-rigward tan-negozjati billi serviet lill-membri tal-persunal dwar impjiegi futuri tat-tip "revolving doors" u biex tirrikjedi li l-membri tal-persunal li jservu jiżvelawhom fil-ħin. Madankollu, minħabba li l-EFSA indebitament illimitat il-kamp ta' applikazzjoni ta' dak li jista' jammonta għal kunflitt ta' interess possibbli f'ċirkostanzi bħal dawn, l-Ombudsman ikkonkluda li l-EFSA aċċettat biss parzjalment l-ewwel abbozz ta' rakkomandazzjoni tiegħu.

(ii) L-EFSA ma rrikonoxxietx kif xieraq in-nuqqas tagħha li tosserva r-regoli proċedurali rilevanti u li twettaq valutazzjoni bir-reqqa biżżejjed tal-kunflitt ta' interess potenzjali li jirriżulta f'dan il-każ u, konsegwentement, naqset milli timplimenta t-tieni abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman.

(iii) L-EFSA ħadet azzjoni biex tiżgura li, jekk jinqala’ każ simili fil-futur, hija (a) tikseb biżżejjed informazzjoni, inkluż, bħala minimu, kunsiderazzjoni xierqa tal-kompiti mwettqa fl-EFSA, deskrizzjoni preċiża tal-impjieg il-ġdid propost, u informazzjoni dwar ir-rabtiet possibbli bejn l-impjieg il-ġdid u dak preċedenti, (b) tipproċedi b’valutazzjoni li tkun kemm jista’ jkun dettaljata, u (c) tirreġistra kif xieraq ir-riżultati tal-valutazzjoni tagħha. L-EFSA għalhekk aċċettat u implimentat it-tielet abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman.

Sabiex ittejjeb l-implimentazzjoni tagħha tal-ewwel abbozz ta' rakkomandazzjoni, l-Ombudsman għamlet erba' rimarki oħra fejn talbet lill-EFSA tikkunsidra li tagħmel bidliet addizzjonali fil-proċeduri u l-formoli tagħha.

4. L-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini (EMA)

Ara l-każ 2575/2009/RA hawn fuq taħt “Każijiet stilel”.

D. Abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet aċċettati parzjalment mill-istituzzjoni

1. L-Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel (EFSA)

Ara l-każ 775/2010/ANA hawn fuq fit-Taqsima C.3.

2. Aġenzija Ewropea għall-Ġestjoni tal-Kooperazzjoni Operattiva fil-Fruntieri Esterni (Frontex)

Il-Kawża OI/5/2012/BEH-MHZ: Konformità mal-obbligi tad-drittijiet fundamentali

Ir-Regolament 1168/2011/UE li jirrikjedi li l-Frontex tistabbilixxi mekkaniżmi u strumenti amministrattivi biex tippromwovi u timmonitorja l-konformità mal-obbligi tagħha fir-rigward tar-rispett għad-drittijiet fundamentali daħal fis-seħħ fl-2011. Fl-istess ħin, is-soċjetà ċivili qajmet tħassib dwar l-implikazzjonijiet tal-attivitajiet tal-Frontex fuq id-drittijiet tal-bniedem. F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iddeċieda li jniedi inkjesta fuq inizjattiva proprja sabiex jivverifika kif il-Frontex timplimenta r-Regolament tal-2011. L-Ombudsman talbet lill-Frontex għal kjarifika fir-rigward tal-Istrateġija għad-Drittijiet Fundamentali, il-Kodiċijiet ta’ Kondotta, l-Uffiċjal għad-Drittijiet Fundamentali, it-Timijiet Ewropej ta’ Gwardji tal-Fruntiera, u l-Uffiċjal ta’ Koordinazzjoni, u t-terminazzjoni ta’ operazzjonijiet konġunti u proġetti pilota.

L-Ombudsman bagħtet it-tweġiba tal-Frontex għall-kummenti lill-Aġenzija għad-Drittijiet Fundamentali u nediet konsultazzjoni pubblika li fiha ħadu sehem organizzazzjonijiet internazzjonali, NGOs, Ombudsman nazzjonali, u individwi interessati.

Wara li analizzat il-kontributi kollha u l-opinjoni tal-Frontex, l-Ombudsman għamlet abbozz ta' rakkomandazzjoni dettaljat dwar kif il-Frontex tista' ttejjeb u tagħmel aktar effettiv il-mekkaniżmu tagħha biex timmonitorja r-rispett għad-drittijiet fundamentali fl-attivitajiet kollha tagħha.

Filwaqt li l-Frontex wieġbet b’mod pożittiv għar-rakkomandazzjonijiet tal-Ombudsman dwar (a) l-Istrateġija għad-Drittijiet Fundamentali, il-Pjan ta’ Azzjoni, il-Kodiċijiet ta’ Kondotta, it-terminazzjoni/is-sospensjoni tal-operazzjonijiet, u l-Forum Konsultattiv, hija naqset milli taċċetta r-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman li (b) l-Uffiċjal għad-Drittijiet Fundamentali għandu jikkunsidra li jittratta lmenti dwar ksur tad-drittijiet fundamentali fl-attivitajiet kollha tal-Frontex ippreżentati minn persuni affettwati individwalment minn ksur kif ukoll fl-interess pubbliku.

L-Ombudsman għalhekk iddeċidiet li tagħlaq l-inkjesta u tikkunsidra l-aspetti taħt (a) kif stabbilit mill-Frontex u li tagħmel rapport speċjali lill-Parlament Ewropew fir-rigward tal-aspett (b).

E. Segwitu għal rimarki kritiċi u ulterjuri skont l-istituzzjoni

1. Il-Parlament Ewropew

Kawża 2393/2011/RA: Trasparenza tan-negozjati kummerċjali internazzjonali

F'Diċembru 2011, 28 assoċjazzjoni diġitali tad-drittijiet ċivili minn 18-il pajjiż Ewropew ilmentaw dwar ir-rifjut tal-Parlament li jiżvela diversi dokumenti dwar in-negozjati tal-Ftehim Kummerċjali dwar il-Ġlieda Kontra l-Falsifikazzjoni (ACTA). Il-Parlament spjega li kien marbut bi ftehim ta' kunfidenzjalità, innegozjat mill-Kummissjoni. L-Ombudsman aċċetta din l-ispjegazzjoni, iżda f'rimarka oħra ta parir lill-Parlament biex jiżgura li l-Kummissjoni u l-Kunsill ma jiffirmawx ftehimiet ta' kunfidenzjalità fil-futur li jistgħu jimminaw il-kapaċità tal-Parlament li jiddelibera b'mod miftuħ dwar kwistjonijiet bħal dawn.

Fit-tweġiba tiegħu, il-Parlament indika żviluppi pożittivi sussegwenti. B'mod partikolari, it-Trattat ta' Lisbona ta lill-Parlament setgħat sħaħ ta' koleġiżlazzjoni għall-adozzjoni tal-leġiżlazzjoni kummerċjali, il-Kummissjoni jeħtiġilha żżomm lill-Parlament infurmat regolarment dwar in-negozjati li għaddejjin u l-approvazzjoni tal-Parlament issa hija meħtieġa għar-ratifika tal-ftehimiet kummerċjali kollha. F'dan il-kuntest, il-Parlament talab ripetutament għal aktar trasparenza, informazzjoni u involviment tal-partijiet ikkonċernati rilevanti matul in-negozjati kummerċjali. Abbażi tal-esperjenza tal-ACTA u wara t-talbiet tal-Parlament, il-Kummissjoni qed tieħu approċċ differenti għat-tħejjija ta' negozjati futuri, b'mod partikolari n-negozjati dwar is-Sħubija Trans-Atlantika ta' Kummerċ u ta' Investiment (TTIP).

Ma ġie ffirmat l-ebda ftehim ta’ kunfidenzjalità fil-kuntest tat-TTIP u d-dikjarazzjoni pubblika mill-Kap negozjatur tal-UE dwar il-protezzjoni tad-dokumenti ta’ negozjar tqis bis-sħiħ il-fatt li l-istituzzjonijiet tal-UE jridu jikkonformaw mar-Regolament 1049/2001 meta jittrattaw kwalunkwe talba għal aċċess pubbliku.

Għadd ta' dokumenti ta' pożizzjoni inizjali tal-UE u informazzjoni dwar laqgħat ewlenin ta' negozjati kif ukoll il-progress li sar fin-negozjati huma disponibbli fuq is-siti web dedikati tal-Kummissjoni [2]. Barra minn hekk, fl-interess tat-trasparenza, il-Kummissjoni impenjat ruħha li tippubblika ċerti dokumenti li jirriflettu esklussivament il-pożizzjoni tal-UE dwar in-negozjati tat-TTIP, wara konsultazzjoni mas-sħab tan-negozjati tal-Istati Uniti.

Il-fehmiet tas-soċjetà ċivili jitqiesu permezz ta’ konsultazzjonijiet pubbliċi u djalogu fil-fażi preparatorja tal-proċess ta’ negozjar u permezz ta’ laqgħat fl-istadju finali tiegħu meta l-eżitu tan-negozjati jiġi taħt skrutinju, qabel ma jiġu approvati mill-Kunsill u mill-Parlament.

Il-Parlament ikkontribwixxa għat-tħejjija tan-negozjati u bagħat messaġġ politiku permezz ta' Riżoluzzjoni [3]. Il-Parlament se jkompli jfakkar lill-Kummissjoni dwar il-ħtieġa li tieħu pożizzjoni proattiva fir-rigward tas-sensibilizzazzjoni u l-involviment trasparenti fin-negozjati kummerċjali internazzjonali.

Fi stqarrija għall-istampa maħruġa fit-28 ta' Jannar 2014, l-Ombudsman laqgħet it-tħabbira li n-negozjati kummerċjali futuri, b'mod partikolari n-negozjati dwar it-TTIP li għaddejjin bħalissa, se jkunu aktar trasparenti u miftuħa għall-involviment tal-partijiet interessati. Wara li ħa nota tat-tħassib imqajjem mis-soċjetà ċivili, u minkejja t-titjib imsemmi hawn fuq, l-Ombudsman sussegwentement fetaħ inkjesta fuq inizjattiva proprja fir-rigward tat-trasparenza u l-parteċipazzjoni pubblika tan-negozjati tat-TTIP (OI/10/2014/RA). Din l-investigazzjoni kienet għadha għaddejja fiż-żmien meta dan ir-rapport kien qed jiġi ffinalizzat.

Kawża 2407/2011/CK: Allegati irregolaritajiet fit-trattament ta' għadd ta' talbiet magħmula minn Membru tal-PE

Il-każ kien jikkonċerna r-reazzjoni tal-Parlament għal għadd ta' talbiet li l-ilmentatur għamellu wara l-pubblikazzjoni ta' artiklu fil-gazzetta intitolat "Euro MPs exposed in 'cash-for-laws' scandal". L-ilment lill-Ombudsman kien jikkonċerna (i) in-nuqqas tal-Parlament li jipprevjeni u jirreaġixxi għad-dħul tal-ġurnalisti fil-bini tiegħu u r-reġistrazzjonijiet mhux awtorizzati tagħhom, (ii) in-nuqqas tal-Parlament li jipprovdi assistenza lill-ilmentatur sabiex jiddefendih kontra l-akkużi allegatament malafamanti tal-ġurnalisti, u (iii) id-deċiżjoni tal-Parlament li jissiġilla l-uffiċċji tal-ilmentatur fil-Parlament, ftit wara li ġie ppubblikat l-artiklu.

Wara li wettaq investigazzjoni, l-Ombudsman ikkonkluda li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina. Fir-rigward ta' (i) ma kien hemm l-ebda ksur tar-regoli tas-sigurtà tal-Parlament li għalihom is-servizzi tiegħu setgħu jinżammu responsabbli, (ii) il-Parlament ma kellu l-ebda obbligu li jiddefendi lill-Membri tal-PE kontra akkużi malafamanti jew li jistabbilixxi korp speċjalizzat f'dan ir-rigward, u (iii) id-deċiżjoni tal-Parlament li jissiġilla l-uffiċċji tal-ilmentatur kienet legali. L-Ombudsman għamlet ukoll żewġ rimarki oħra bil-għan li tgħin lill-Parlament jevita l-problemi fil-futur. B'mod partikolari, l-Ombudsman stiednet lill-Parlament jikkunsidra mill-ġdid ir-regoli tiegħu dwar il-kameras moħbija u l-apparat ta' reġistrazzjoni u jiddeċiedi jekk l-użu tagħhom għandux jiġi pprojbit fir-rigward tal-viżitaturi kollha tiegħu. L-Ombudsman issuġġeriet ukoll li l-Parlament jista' jikkunsidra li jadotta regoli speċifiċi dwar l-issiġillar tal-uffiċċji fil-bini tiegħu.

Fit-tweġiba tiegħu, il-Parlament informa lill-Ombudsman li fir-rigward tal-ewwel rimarka, il-Parlament iddeċieda li jipprojbixxi l-użu ta' kameras moħbija u apparat ta' reġistrazzjoni. Fir-rigward tat-tieni rimarka, il-Parlament qies l-aħjar li ma jadottax regoli, iżda li jkompli jittratta kull każ fuq bażi ad hoc. Skont il-Parlament, it-talbiet għall-issiġillar ta’ uffiċċju joriġinaw minn awtoritajiet ġudizzjarji jew mill-OLAF u jkun diffiċli li tiġi abbozzata regola ġenerali li tirregola t-tweġiba għal tali talbiet.

L-Ombudsman tilqa' r-reazzjoni tal-Parlament għall-ewwel kumment ulterjuri. Fir-rigward tat-tweġiba għat-tieni rimarka, l-Ombudsman jaċċetta li, għalkemm ikun fl-interess taċ-ċarezza legali u tal-amministrazzjoni tajba li tiġi adottata regola ġenerali, jista' jkun hemm ostakli prattiċi biex dan isir.

Każ 1040/2012/VL: Amministrazzjoni tajba teħtieġ dokumentazzjoni xierqa tal-proċeduri ta’ reklutaġġ

Uffiċjal tal-Parlament ilmenta dwar it-trattament mill-Parlament ta' proċedura tal-għażla mmirata lejn ir-reklutaġġ ta' assistent f'uffiċċju tal-informazzjoni fil-belt kapitali ta' Stat Membru.  Wara li wettqet investigazzjoni, l-Ombudsman ma sabet l-ebda amministrazzjoni ħażina, iżda rrakkomandat li l-Parlament itejjeb il-proċeduri interni ta’ reklutaġġ tiegħu billi jiżgura li l-passi u l-istadji proċedurali kollha jiġu ddokumentati kif xieraq.

Bi tweġiba, il-Parlament kien tal-fehma li ma kien hemm bżonn ta' ebda azzjoni peress li l-proċeduri interni ta' reklutaġġ tiegħu diġà huma ddokumentati kif suppost. Skont it-tweġiba, il-kumitati li jagħmlu l-intervisti jfasslu rapporti li jiffurmaw il-qalba tal-abbozz tan-nota li għandha tiġi ffirmata mid-Direttur Ġenerali għall-Persunal li jipproponi r-reklutaġġ tal-kandidat magħżul.

L-Ombudsman spezzjonat il-fajl tal-Parlament matul l-inkjesta u sabet li ma kien fih l-ebda dokument li fuqu kienet ibbażata n-nota tad-Direttur Ġenerali. Din kienet ir-raġuni għar-rimarka ulterjuri, kif spjegat fid-deċiżjoni li tagħlaq il-każ. Huwa ta' dispjaċir li l-Parlament naqas milli jirreaġixxi b'mod kostruttiv għar-rimarka ulterjuri.

Il-Każ 1283/2012/AN: Trattament aħjar ta’ każijiet ta’ fastidju sesswali

L-ilment kien jikkonċerna nuqqas ta' azzjoni mill-Kumitat għall-Fastidju tal-Parlament wara lment dwar fastidju sesswali ppreżentat minn eks trainee. Wara li l-Ombudsman fetħet inkjesta, il-Kumitat għall-Fastidju reġa' beda l-investigazzjoni tiegħu. Filwaqt li ddeċidiet li tibni fuq il-fiduċja aktar milli fuq it-tort, l-Ombudsman qieset li ma kienet meħtieġa l-ebda inkjesta ulterjuri u għalqet il-każ. Meta għamlet dan, l-Ombudsman enfasizzat l-importanza vitali għall-allegati vittmi ta' fastidju sesswali li jkollhom persuna ta' kuntatt affidabbli li twieġeb b'mod effiċjenti għall-ilmenti tagħhom. Fin-nuqqas ta’ persuna bħal din, il-vittmi jistgħu jħossuhom biss aktar inutli. Id-deċiżjoni tal-għeluq kien fiha wkoll żewġ rimarki oħra, li jħeġġu lill-Kumitat jaġixxi b’mod diliġenti u sensittiv fir-relazzjonijiet tiegħu mal-ilmentatur, jilħaq deċiżjoni malajr kemm jista’ jkun u, fil-futur, japplika t-tagħlimiet meħuda minn dan il-każ.

Bi tweġiba, il-Parlament informa lill-Ombudsman li l-investigazzjoni issa kienet ingħalqet u li l-President il-ġdid tal-Kumitat għall-Fastidju kien ħa impenn sod li jħaffef il-proċedura ta' investigazzjoni, f'konformità mar-regoli applikabbli.

L-Ombudsman ifaħħar is-segwitu kostruttiv tal-Parlament.

2. Il-Kunsill tal-UE

Kawża 1649/2012/RA: Parteċipazzjoni tal-UE fis-Sħubija ta' Gvern Miftuħ

Dan l-ilment kien jikkonċerna r-rifjut tal-Kunsill li jagħti aċċess pubbliku għal dokument li fih Passi Komuni lejn vjaġġar għal żmien qasir mingħajr viża ta' ċittadini Russi u tal-UE. Wara li l-awtoritajiet Russi qablu mal-proposta tal-UE biex jingħata aċċess pubbliku għad-dokument, il-Kunsill ippubblikah fir-Reġistru Pubbliku tad-dokumenti tiegħu. F'rimarka oħra, l-Ombudsman stiednet lill-Kunsill jikkunsidra li jieħu passi lejn il-parteċipazzjoni tal-UE fis-Sħubija ta' Gvern Miftuħ (OGP)^[1], inizjattiva multilaterali li għandha l-għan li żżid it-trasparenza, ir-responsabbiltà u r-rispons tal-gvernijiet għaċ-ċittadini. Dan jista' jżid il-kredibbiltà tal-Unjoni fil-qasam u jipprovdi forum li fih jinkoraġġixxi ftuħ akbar mir-Russja, li wara li indikat l-intenzjoni tagħha li tingħaqad mal-OGP sussegwentement irtirat l-ittra ta' intenzjoni tagħha.

It-tweġiba tal-Kunsill semmiet il-fatt li l-azzjoni esterna tal-Unjoni tista' titlesta permezz ta' inizjattivi meħuda mill-Istati Membri tal-UE f'fora internazzjonali li l-UE mhijiex membru tagħhom jew li ma tipparteċipax fihom. Dan huwa l-każ ta’ organizzazzjonijiet, bħall-OGP, li hija pjattaforma internazzjonali li magħha jingħaqdu ċerti Stati Membri tal-UE u organizzazzjonijiet tas-soċjetà ċivili. Madankollu, il-Kunsill ma weġibx dwar il-kwistjoni tal-possibbiltà ta' parteċipazzjoni tal-UE fl-OGP.

L-Ombudsman jiddispjaċiha li l-Kunsill ma ħax din l-opportunità biex jinvolvi ruħu fil-kwistjoni ta' parteċipazzjoni possibbli tal-UE fis-Sħubija ta' Gvern Miftuħ. F'Mejju 2014, l-Ombudsman tkellmet fil-laqgħa Ewropea tal-OGP. Hija ħabbret l-intenzjoni tagħha li tagħmel dak kollu li tista’ biex tgħin lill-amministrazzjoni tal-UE tissodisfa l-aspettattivi ta’ ftuħ, responsabbiltà, u parteċipazzjoni taċ-ċittadini, f’konformità mad-dispożizzjonijiet tat-Trattati tal-Unjoni.

3. Il-Kummissjoni Ewropea

Każ 217/2008/FOR: Aċċess pubbliku għan-noti ta’ politika tad-DĠ Kummerċ

L-ilment kien jikkonċerna r-rifjut tal-Kummissjoni li tagħti aċċess pubbliku għan-noti ta’ politika użati mid-Direttorat Ġenerali tagħha għall-Kummerċ biex jiggwida lill-persunal li jwettaq investigazzjonijiet tal-liġi kummerċjali.

L-Ombudsman ma sabet l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tal-allegat rifjut, iżda rrakkomandat li l-Kummissjoni tidentifika fuq reġistru pubbliku d-dokumenti li jinkludu l-linji gwida interni tagħha lill-persunal dwar l-użu ta’ strumenti għad-difiża tal-kummerċ. It-tieni rimarka oħra talbet lill-Kummissjoni tidentifika d-dokumenti mitluba b’mod xieraq meta tirċievi talbiet għal aċċess pubbliku.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni żgurat lill-Ombudsman li hija dejjem tassisti lill-persuni biex jidentifikaw dokumenti li għalihom qed jintalab aċċess pubbliku u li hija għamlet sforzi biex tidentifika l-aktar dokumenti importanti fil-pussess tagħha f'reġistru pubbliku. Huwa ssuġġerixxa li jista' jsir aktar titjib f'dan ir-rigward.

L-Ombudsman tilqa' l-isforzi tal-Kummissjoni biex tgħin lill-pubbliku jidentifika dokumenti fil-pussess tagħha u tħeġġeġ lill-Kummissjoni ġġedded l-isforzi tagħha f'dan ir-rigward.

Kawża 2335/2008/CK: Aċċess għal dokumenti li jikkonċernaw investimenti proposti fl-enerġija nukleari

L-ilmentatur, organizzazzjoni globali li tagħmel kampanji għall-protezzjoni u l-konservazzjoni tal-ambjent, irrikorriet għand l-Ombudsman sabiex tikkontesta r-rifjut tal-Kummissjoni li tiżvela dokumenti relatati ma' proġett ta' investiment propost għall-kostruzzjoni ta' impjant tal-enerġija nukleari ġdid fil-Bulgarija. Fil-fehma tal-Kummissjoni, l-Artikolu 44 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika (it-“Trattat Euratom”) kien ifisser li l-aċċess għal dokumenti li jikkonċernaw proġett ta’ investiment għandu jiġi miċħud sakemm kemm l-investitur kif ukoll l-Istat Membru kkonċernat ma jkunux taw il-kunsens espliċitu tagħhom għall-iżvelar. L-Ombudsman għamlet is-sejba preliminari li l-pożizzjoni tal-Kummissjoni ma kinitx konvinċenti u stiednet lill-istituzzjoni tivvaluta mill-ġdid l-interpretazzjoni tagħha tal-Artikolu 44 tat-Trattat Euratom u tikkunsidra li tadotta approċċ aktar proattiv għall-iżvelar tad-dokumenti msemmija fl-Artikoli 43 u 44 tat-Trattat Euratom. Fit-tweġiba tagħha, il-Kummissjoni tenniet il-fehmiet tagħha espressi qabel u l-Ombudsman għalqet il-każ b’rimarki kritiċi u żewġ rimarki oħra.

Fir-rimarka kritika, l-Ombudsman indikat li l-Kummissjoni naqset milli tqis l-iżviluppi reċenti fil-liġi tal-UE dwar il-prinċipju tat-trasparenza u d-dritt fundamentali ta’ aċċess għad-dokumenti meta tinterpreta u tapplika l-Artikolu 44 tat-Trattat Euratom u l-Artikolu 15 tat-TFUE. Fiż-żewġ rimarki ulterjuri, l-Ombudsman stiednet lill-Kummissjoni (i) tadotta linji gwida li jistabbilixxu r-regoli proċedurali li għandhom jiġu applikati meta jiġu ttrattati t-talbiet għal aċċess għad-dokumenti tal-Euratom u (ii) tiżviluppa approċċ proattiv għall-iżvelar tad-dokumenti tal-Euratom.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni sostniet il-fehma tagħha li l-Artikolu 44 jipprevali fuq l-Artikolu 15 TFUE u li r-rekwiżit ta’ kunsens fl-Artikolu 44 huwa rekwiżit assolut għall-iżvelar. Madankollu, hija impenjat ruħha li telabora u tadotta sett ta’ regoli proċedurali għall-aċċess għad-dokumenti tal-Euratom fil-forma ta’ linji gwida disponibbli għall-pubbliku. Informa wkoll lill-Ombudsman dwar l-approċċ proattiv tiegħu rigward: (i) l-abbozzar tal-fehmiet tagħha u (ii) il-pubblikazzjoni fuq is-sit web tagħha ta’ informazzjoni dwar l-installazzjonijiet nukleari.

L-Ombudsman jiddispjaċiha li l-Kummissjoni żżomm l-interpretazzjoni stretta tagħha tal-Artikolu 44 tat-Trattat Euratom, li jqajjem mistoqsijiet dwar il-konformità tal-Unjoni mal-obbligi tagħha skont il-Konvenzjoni ta' Aarhus.

Is-segwitu pożittiv u kostruttiv tal-Kummissjoni għar-rimarki ulterjuri huwa milqugħ tajjeb.

Każ 2781/2008/FOR: Aċċess għar-rapporti tal-esperti dwar l-applikazzjonijiet għall-finanzjament

L-ilmentatur talab mingħajr suċċess finanzjament tal-UE għal proġett tat-teknoloġija tal-informazzjoni. Huwa talab aċċess għar-rapporti tal-esperti individwali li evalwaw il-proposta tiegħu. Il-Kummissjoni rrifjutat l-aċċess, billi argumentat li l-iżvelar idgħajjef serjament il-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet. B’mod partikolari, hija kienet qed tibża’ li ssir ħsara lin-natura kollettiva tad-deċiżjoni u li pressjoni esterna mhux xierqa tista’ tipprevjeni lill-esperti milli jagħtu l-opinjoni sħiħa u sinċiera tagħhom.

L-Ombudsman ma kienx konvint minn dan ir-raġunament u kkritika n-nuqqas tal-Kummissjoni li tipprovdi raġunijiet validi u adegwati għad-deċiżjoni tagħha. Saret rimarka oħra li tħeġġeġ lill-Kummissjoni biex tirrevedi l-approċċ ġenerali tagħha dwar ir-rilaxx ta’ rapporti ta’ esperti individwali u biex tikkunsidra li tagħti aċċess pubbliku għal rapporti ta’ esperti individwali anonimizzati.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni rreferiet għall-Kodiċi ta’ Kondotta tagħha għall-esperti indipendenti, li kien anness mar-Regoli għas-sottomissjoni tal-proposti. Dan jiddikjara b'mod espliċitu li "t-talba ta 'e xp ert hija li p arti cip ate f'kon fid enti al […] ev alu ation".

L-Ombudsman jiddispjaċiha li l-Kummissjoni sempliċement irreferiet għall-prattiki eżistenti tagħha aktar milli ħadet l-opportunità li tirrieżamina dawk il-prattiki.

Kawża 563/2009/VL: Spjegazzjoni inadegwata għad-deċiżjoni li jingħalaq każ ta’ ksur

Membru ta' soċjetà ornitoloġika Ġermaniża lmenta dwar id-deċiżjoni tal-Kummissjoni´s li tagħlaq proċedimenti ta' ksur kontra l-Ġermanja rigward l-obbligi tagħha li tistabbilixxi żona ta' protezzjoni speċjali (ŻPS) għal ċerti għasafar selvaġġi elenkati fid-Direttiva tal-Kunsill 79/409/KEE dwar il-konservazzjoni tal-għasafar selvaġġi.

L-Ombudsman ikkritika l-fatt li l-´s tal-Kummissjoni naqsu milli jipprovdu spjegazzjoni konvinċenti u raġonevoli tal-pożizzjoni tagħhom fir-rigward tal-metodoloġija għad-delineazzjoni tal-SPA.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni sempliċement tenniet il-fehma tagħha li hija vvalutat l-argumenti kollha tal-´s li għamlu l-ilment u pprovdiet spjegazzjonijiet sħaħ tad-deċiżjoni tagħha.

L-Ombudsman jiddispjaċiha li l-Kummissjoni ma ħadet l-ebda lezzjoni minn dan il-każ.

Kawża OI/10/2010/JF: Evidenza tal-ħin maħdum fuq proġetti tal-UE

L-ilment kien jikkonċerna ftehim ta’ għotja bejn id-DĠ Ambjent u Università fil-Libanu għall-implimentazzjoni ta’ proġett imfassal biex isaħħaħ il-leġiżlazzjoni ambjentali Libaniża. Il-Kummissjoni ddikjarat li l-proġett komplut kien suċċess, iżda rrifjutat li tħallas għall-ħin tax-xogħol tal-Viċi President tal-Università, li aġixxa bħala l-koordinatur tal-proġett, minħabba li ma ġietx ippreżentata evidenza xierqa tal-ħin maħdum. Il-Viċi President imbagħad għamel disponibbli l-aġenda personali tiegħu, fi sforz biex jipprovdi evidenza taż-żmien li kien qatta’ fuq il-proġett.

Id-DĠ Ambjent irrifjuta li jqis l-aġenda bħala evidenza adegwata. L-ilmentatur imbagħad irrikorra għand l-Ombudsman, u argumenta li l-Kummissjoni kienet preċedentement aċċettat l-istess tip ta’ evidenza minn benefiċjarji oħra ta’ proġetti tal-Kummissjoni fil-Libanu. Wara inkjesta, l-Ombudsman għamel proposta għal soluzzjoni amikevoli u, meta l-Kummissjoni rrifjutat dik il-proposta, abbozz ta' rakkomandazzjoni, li jissuġġerixxi li hija tivvaluta mill-ġdid il-valur probatorju tal-aġenda kontra r-riżultati tal-proġett u li tikkunsidra mill-ġdid l-ispejjeż tal-ilmentatur. L-Ombudsman stiednet lill-Kummissjoni tqis, meta tiddeċiedi dwar il-kwistjoni, ir-relazzjoni fit-tul tagħha ta’ fiduċja mal-ilmentatur u r-riskju li l-Unjoni tista’ tiġi perċepita bħala li aġixxiet b’mod inġust. Il-Kummissjoni rrifjutat ir-rakkomandazzjoni u l-Ombudsman għalqet il-każ b’rimarka kritika.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li, sabiex jiġu evitati sitwazzjonijiet simili fil-futur, hija ħadet diversi miżuri biex tenfasizza l-ħtieġa għal u ttejjeb l-użu tal-iskedi tal-ħin biex tiġġustifika l-ispejjeż tal-persunal bħala nfiq eliġibbli għall-proġetti LIFE. Hija ċċarat lill-inizjaturi finanzjarji, lill-awdituri ex post u lill-benefiċjarji kollha x’jista’ jiġi aċċettat bħala skedi bil-ħinijiet tax-xogħol. Ippubblikat ukoll sett ta’ Linji Gwida fuq is-sit web ta’ LIFE+ li fihom struzzjonijiet dwar l-iskedi bil-ħinijiet tax-xogħol. Barra minn hekk, matul il-laqgħat ta’ tnedija mal-benefiċjarji, il-Kummissjoni tagħmel enfasi addizzjonali fuq il-kwistjoni tal-iskedi tal-ħin. It-timijiet esterni ta’ monitoraġġ iwettqu kontrolli speċifiċi u sistematiċi tal-iskedi bil-ħinijiet tax-xogħol matul iż-żjarat tagħhom tal-proġetti LIFE. Il-Kummissjoni tiċċekkja wkoll kampjuni ta’ skedi bil-ħinijiet tax-xogħol matul iż-żjarat tagħhom fil-proġetti LIFE.

L-Ombudsman iqis li l-miżuri deskritti mill-Kummissjoni għandhom inaqqsu r-riskju ta' amministrazzjoni ħażina simili li sseħħ fil-futur għal livell aċċettabbli.

Każ 202/2010/VL: Id-divulgazzjoni tal-identità tal-evalwaturi għal proġetti ffinanzjati mill-UE

Il-kumpanija li ressqet l-ilment applikat għall-finanzjament tar-riċerka taħt is-Sitt Programm Kwadru tal-Kummissjoni ('FP6') u s-Seba' Programm Kwadru ('FP7'). Il-proposti tal-FP7 tal-ilmentatur irċevew punteġġ baxx filwaqt li l-istess proposta taħt l-FP6 kienet irċeviet punteġġ tajjeb ħafna. Fir-rigward tal-Ombudsman, l-ilmentatur qajjem ukoll għadd ta’ kwistjonijiet fir-rigward tal-evalwazzjoni tal-proposti ta’ riċerka xjentifika mill-Kummissjoni, b’mod partikolari li l-Kummissjoni ma pprovdiethiex bl-ismijiet tal-evalwaturi u li dawn tal-aħħar seta’ kellhom kunflitt ta’ interess.

Wara li spezzjona l-fajl tal-Kummissjoni, inklużi s-CVs tal-evalwaturi, l-Ombudsman ma sab l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tal-evalwazzjoni tal-proposti tal-ilmentatur. Id-deċiżjoni li tagħlaq l-għeluq inkludiet suġġeriment li, sabiex ittejjeb it-trasparenza, il-Kummissjoni tikkunsidra li tbiddel ir-regoli tagħha biex tippermetti d-divulgazzjoni tal-identità tal-evalwaturi lill-applikanti ladarba jkunu saru l-evalwazzjonijiet u r-riżultati jkunu ġew ikkomunikati lill-applikanti.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni qablet li s-suġġeriment tal-Ombudsman jippermetti lil applikant jiġġudika jekk l-esperti kinux soġġetti għal kunflitti ta' interess u li dan jista' jżid ir-responsabbiltà tal-esperti. Madankollu, hija qieset li tali proposta tmur kontra l-kunsiderazzjonijiet tal-protezzjoni tad-data personali u l-effiċjenza tal-proċeduri. F’dan il-kuntest, hija sostniet li (i) id-data personali tista’ tiġi ttrasferita lil parti terza biss jekk ir-riċevitur ikun stabbilixxa l-ħtieġa li d-data tiġi ttrasferita u jekk ma jkun hemm l-ebda raġuni biex wieħed jassumi li l-interess leġittimu tas-suġġett tad-data jista’ jiġi ppreġudikat, (ii) l-iżvelar jista’ potenzjalment ikollu riperkussjonijiet serji fuq il-ħajja personali u professjonali tal-esperti kkonċernati minħabba d-daqs tal-komunitajiet tar-riċerka/industrijali, (iii) filwaqt li kien hemm rotazzjoni ta’ esperti, kien hemm ċertu proporzjon ta’ esperti li baqgħu, li jistgħu jkunu soġġetti għal pressjoni fis-sena sussegwenti, u (iv) setgħet tistieden mijiet ta’ applikanti biex jagħmlu kull tip ta’ allegazzjonijiet suġġettivi u foloz, li jkun kważi impossibbli li jiġu vvalutati u solvuti f’perjodu ta’ żmien raġonevoli.

L-Ombudsman mhuwiex konvint mill-argumenti mressqa mill-Kummissjoni. Id-dritt għall-protezzjoni tad-data personali jista’ jiġi żgurat billi tiġi pprovduta informazzjoni adegwata lill-esperti minn qabel u billi jingħataw id-dritt li joġġezzjonaw għall-iżvelar tal-identitajiet tagħhom għal raġunijiet konvinċenti. It-tentattivi biex issir pressjoni fuq l-esperti jistgħu jiġu identifikati u skoraġġuti permezz ta’ miżuri xierqa. Fl-aħħar nett, allegazzjonijiet suġġettivi u foloz jistgħu faċilment jiġu identifikati u mwieġba malajr.

Każ 768/2010/VL: Rikonoxximent ta’ kwalifiki edukattivi għall-fini ta’ kompetizzjoni interna

L-ilmentatur, li ħadem bħala aġent temporanju, ġie eskluż minn kompetizzjoni interna minħabba li l-kwalifiki edukattivi tiegħu ma kinux jissodisfaw ir-rekwiżiti tal-Avviż tal-Kompetizzjoni. L-ilment lill-Ombudsman ibbaża ruħu fuq il-fatt li kien ipproduċa Dikjarazzjoni u Ċertifikat miċ-Ċentru Nazzjonali ta’ Informazzjoni dwar ir-Rikonoxximent tar-Renju Unit (NARIC), li jiċċertifika li l-kwalifika tiegħu kienet tikkorrispondi għal lawrja ta’ Baċellerat tar-Renju Unit (Honours).

Peress li l-Ombudsman qies li l-proċess ta' reklutaġġ ma kienx qies biżżejjed iċ-ċertifikat maħruġ mill-awtorità nazzjonali kompetenti, huwa ppropona soluzzjoni amikevoli, u stieden lill-Kummissjoni terġa' tikkunsidra l-pożizzjoni tagħha. Peress li l-Kummissjoni rrifjutat li tagħmel dan, l-Ombudsman għalqet il-każ b'rimarka kritika.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni sempliċement tenniet il-fehma tagħha li kienet applikat b’mod korrett ir-regoli u d-dispożizzjonijiet rilevanti.

L-Ombudsman jiddispjaċiha li l-Kummissjoni ma għamlet l-ebda sforz biex titgħallem minn dan il-każ u ma għamlet xejn biex tnaqqas ir-riskju li sseħħ amministrazzjoni ħażina simili fil-futur. L-approċċ tal-Kummissjoni f’dan il-każ jikkuntrasta b’mod sfavorevoli mal-każ stilla 962/2011/AN tal-EPSO.

Ara l-Kawża 828/2010/JF fit-Taqsima B.3 hawn fuq.

Każ 1533/2010/MMN: Dmir tal-ex Kummissarji li jġibu ruħhom b'integrità u diskrezzjoni

L-Artikolu 245(2) tat-TFUE jimponi fuq il-membri tal-Kummissjoni d-"dmir li jġibu ruħhom b'integrità u diskrezzjoni fir-rigward tal-aċċettazzjoni, wara li jkunu temmew il-kariga tagħhom, ta' ċerti ħatriet jew benefiċċji".

Din il-kawża kienet tikkonċerna l-awtorizzazzjoni mogħtija mill-Kummissjoni lil ex Kummissarju sabiex jieħu pożizzjoni speċifika fis-settur privat wara li jitlaq mill-Kummissjoni.

L-NGO li ressqet l-ilment kienet tal-fehma li l-Kummissjoni naqset milli tittratta l-kwistjoni kif suppost u rrikorriet għand l-Ombudsman. Wara inkjesta, li kienet tinkludi żewġ spezzjonijiet tal-fajl tal-Kummissjoni, l-Ombudsman ma sab l-ebda amministrazzjoni ħażina. Il-Kummissjoni kienet irrispettat il-proċedura li kienet stabbiliet għal każijiet bħal dawn billi talbet lill-Kumitat tal-Etika Ad Hoc tagħha biex jinvestiga l-kwistjoni qabel ma jiddeċiedi dwarha. Dak il-Kumitat kien talab u kiseb ċerti kjarifiki. Barra minn hekk, il-Kummissjoni kienet ikkunsidrat mill-ġdid il-kwistjoni wara li l-ilmentatur, fost l-oħrajn, esprima tħassib.

Madankollu, l-Ombudsman innota email interna li fiha uffiċjal tal-Kummissjoni talab uffiċjal ieħor, li kien familjari mal-attivitajiet tal-eks Kummissarju, biex jipprovdi aktar informazzjoni dwar l-allegat involviment tal-eks Kummissarju fi proġett speċifiku li fih ipparteċipa l-impjegatur maħsub. Din it-talba baqgħet mingħajr risposta. L-Ombudsman għamel rimarka oħra kif ġej:

"Fit-twettiq tal-valutazzjoni fil-fond meħtieġa ta' kunflitti ta' interess possibbli li jaffettwaw lill-ex Kummissarji, ikun rakkomandabbli li l-Kummissjoni tiżgura li l-inkjesti kollha meħtieġa jew miżuri investigattivi oħra meħuda fil-kuntest ta' dik il-valutazzjoni jitlestew kif xieraq u li jinżammu rekords adegwati fir-rigward ta' dawn il-passi kollha."

Fir-risposta tagħha, il-Kummissjoni indikat li l-posta elettronika inkwistjoni ntbagħtet fl-aħħar ta’ Frar 2010, filwaqt li l-Kummissjoni adottat id-deċiżjoni tagħha dwar il-kompatibbiltà tal-attivitajiet tal-ex Kummissarju fl-aħħar ta’ Jannar 2010. L-email intbagħtet sabiex tipprovdi informazzjoni lill-kelliem tal-Kummissjoni biex iwieġeb mistoqsijiet possibbli mill-ġurnalisti fis-sala tal-istampa.

L-Ombudsman jinnota li t-tweġiba tal-Kummissjoni tidher li hija bbażata fuq is-suppożizzjoni żbaljata li, minħabba li kienet diġà adottat id-deċiżjoni li tqis l-okkupazzjoni prevista bħala kompatibbli mat-Trattat, kwalunkwe ħaġa li tista' sussegwentement tirriżulta tkun rilevanti biss għall-preżentazzjoni u ma tistax tqajjem dubji dwar id-deċiżjoni nnifisha. L-email inkwistjoni kienet tikkonċerna l-allegat involviment tal-ex Kummissarju fi proġett speċifiku li fih ipparteċipa l-impjegatur maħsub. Għalhekk, jekk jiġi kkonfermat, dan seta' jqajjem dubji dwar id-deċiżjoni tal-Kummissjoni li l-okkupazzjoni (prevista) kienet kompatibbli mat-Trattat. Għalhekk huwa ċar li l-Kummissjoni missha segwiet din l-email, li qajmet kwistjoni potenzjalment importanti ħafna.

L-Ombudsman ikompli jieħu interess attiv fit-trattament mill-Kummissjoni ta' kwistjonijiet etiċi bħal kunflitti ta' interess possibbli.

Każ 1817/2010/RA: Skadenzi għat-tweġibiet għat-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti

L-inkjesta tal-Ombudsman f'dan il-każ ingħalqet wara li l-Kummissjoni qablet li tagħti aċċess għad-dokument inkwistjoni (ara t-taqsima B.3 hawn fuq). Saru tliet rimarki oħra bil-ħsieb li jittejbu l-proċeduri tal-Kummissjoni għall-futur. Dawn kienu relatati ma’ konsultazzjonijiet ma’ awturi ta’ partijiet terzi skont l-Artikolu 4 tar-Regolament 1049/2001, skadenzi għat-tweġiba għal applikazzjonijiet inizjali u konfermatorji, u informazzjoni dwar rimedji.

Bi tweġiba għall-ewwel rimarka, il-Kummissjoni wiegħdet li tuża l-aħjar sforzi biex tikkonsulta awturi ta’ partijiet terzi malajr kemm jista’ jkun, iżda rrimarkat li l-ħtieġa ta’ konsultazzjoni tista’ tiġi stabbilita biss permezz ta’ analiżi minn qabel tad-dokumenti. Iż-żmien li jieħu jvarja skont il-fatturi speċifiċi għad-dokumenti mitluba (bħall-għadd u t-tul tagħhom) u l-ammont ta’ xogħol ġenerali.

Fir-rigward tat-tieni rimarka, il-Kummissjoni fakkret li din issegwi b'mod sistematiku r-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman, magħmula fil-kuntest tal-każ 87/2012/KM, billi tindika, fil-konferma tar-riċevuta, id-data meta t-talba ġiet irreġistrata u d-data meta t-tweġiba tagħha hija dovuta.

Bi tweġiba għat-tielet rimarka, il-Kummissjoni spjegat li mhux dejjem tista’ tagħti stima preċiża tad-data li fiha l-applikant jista’ jistenna deċiżjoni iżda wiegħdet l-aħjar sforzi, f’konformità mal-ispirtu tar-rimarka, biex iżżomm lill-applikanti infurmati kemm jista’ jkun dwar it-trattament tal-applikazzjonijiet tagħhom, inkluż kwalunkwe dewmien u r-raġunijiet għalihom. Fir-rigward tal-informazzjoni dwar ir-rimedji, il-fehma tal-Kummissjoni hija li jkun prematur li tiġi pprovduta kull meta tkun konxja li mhux se tissodisfa l-iskadenzi, minħabba li d-deċiżjonijiet ġeneralment jittieħdu f’każijiet bħal dawn eżatt wara l-iskadenza inizjali jew estiża. Tali informazzjoni tkun qarrieqa wkoll f’każijiet fejn il-Kummissjoni fl-aħħar jirnexxielha tasal għal deċiżjoni fi żmien l-iskadenza. Id-deċiżjonijiet konfermatorji jindikaw b’mod sistematiku l-proċeduri ta’ lment u ta’ rimedju disponibbli, u b’hekk jippermettu lill-applikanti jiksbu rieżami, mhux biss tal-punt sa fejn il-Kummissjoni tkun irrispettat il-proċeduri applikabbli, iżda wkoll tas-sustanza tad-deċiżjoni tagħha. Il-Kummissjoni ġibdet l-attenzjoni wkoll għas-sentenza fil-Kawża T-494/08, li tikkonferma li meta istituzzjoni tieħu deċiżjoni konfermatorja espliċita wara l-iskadenza estiża, dan isir l-att azzjonabbli, u l-applikanti jitilfu l-interess tagħhom li r-rifjut impliċitu jiġi annullat.

L-Ombudsman tilqa' l-wegħdiet tal-Kummissjoni li tagħmel l-aħjar sforzi fir-rigward tal-ilħuq tal-objettivi tal-ewwel u t-tielet rimarki. It-tweġiba tal-Kummissjoni għat-tieni kumment ieħor hija wkoll ta’ għajnuna u raġonevoli. Fir-rigward tal-għoti ta' informazzjoni dwar ir-rimedji, l-Ombudsman jaċċetta li l-ħtieġa għal konsultazzjonijiet interni u esterni tfisser li mhux dejjem jista' jkun possibbli għas-servizz responsabbli biex jibgħat id-deċiżjoni li jkun jaf, biżżejjed minn qabel biex ikun utli, jekk humiex se jissodisfaw biss skadenza jew sempliċiment jitilfuha.

Huwa importanti li l-ġurisprudenza li għaliha tirreferi l-Kummissjoni ma tinftiehemx bħala li tfisser li l-limiti ta’ żmien skont ir-Regolament 1049/2001 ma humiex importanti sakemm l-istituzzjoni kkonċernata twieġeb fl-aħħar. Fil-11 ta' Diċembru 2013, l-Ombudsman indirizza inkjesta fuq inizjattiva proprja lill-Parlament Ewropew, lill-Kunsill u lill-Kummissjoni dwar ir-rispett tal-limiti ta' żmien għat-trattament ta' applikazzjonijiet inizjali u konfermatorji għal aċċess (OI/6/2013/KM).

Każ 10/2011/AN: Il-kandidati għandhom jiġu infurmati dwar liema istituzzjonijiet jistgħu jirreklutawhom

L-ilmentatur kellu suċċess f’kompetizzjoni mmirata lejn it-twaqqif ta’ bażi tad-data ta’ kandidati eliġibbli għar-reklutaġġ mid-delegazzjonijiet (ta’ dak iż-żmien) tal-Kummissjoni f’pajjiżi terzi u organizzazzjonijiet internazzjonali. L-ittra li tinforma lill-ilmentatur li ismu kien fil-bażi tad-data ddikjarat li se jkun eliġibbli għar-reklutaġġ mill-istituzzjonijiet, l-uffiċċji u l-aġenziji kollha tal-UE. Abbażi ta’ din l-informazzjoni u bl-għarfien li diversi kandidati mill-bażi tad-data fil-fatt ġew irreklutati minn korpi oħra għajr id-delegazzjonijiet, l-ilmentatur ħa sehem b’suċċess fil-proċeduri ta’ reklutaġġ organizzati mill-aġenziji tal-UE. Madankollu, il-Kummissjoni infurmat lill-aġenziji kollha tal-UE li ma setgħux jirreklutaw kandidati mill-bażi tad-data inkwistjoni.

Matul l-inkjesta tal-Ombudsman, il-Kummissjoni fetħet il-bażi tad-data għall-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji kollha tal-UE, u b'hekk issolviet il-kwistjoni. Madankollu, peress li l-Kummissjoni la infurmat lill-Ombudsman dwar dan l-eżitu, u lanqas ma ppubblikat informazzjoni ċara għall-attenzjoni tal-kandidati, l-Ombudsman għamlet żewġ rimarki oħra. L-ewwel rimarka kienet li, fil-futur, il-Kummissjoni għandha tipprovdi lill-Ombudsman b'informazzjoni li tkun rilevanti għall-eżitu ta' inkjesta li tkun għaddejja. It-tieni rimarka kienet li, sabiex jiġi żgurat trattament ġust u ugwali, il-Kummissjoni għandha tinforma lill-kandidati kollha fil-bażi tad-data li kienet miftuħa għall-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji kollha tal-UE.

Fis-segwitu tagħha, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li kienet ippubblikat l-informazzjoni meħtieġa fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO).

L-Ombudsman iqis li ma huwa meħtieġ l-ebda segwitu speċifiku għall-ewwel rimarka ulterjuri u li s-segwitu għat-tieni rimarka ulterjuri huwa sodisfaċenti.

Il-Kawża 851/2011/KM: Dewmien fir-rispons għall-ilment ta’ ksur dwar viżi għal dħul multiplu

Il-kwerelant, ċittadin Ġermaniż, ilmenta mal-Kummissjoni fid-9 ta’ April 2010 dwar il-mod li bih il-Ġermanja tittratta l-applikazzjonijiet għal viża għal dħul multiplu. Fil-25 ta’ Novembru 2010, huwa fakkar lill-Kummissjoni bl-ilment tiegħu. Fl-aħħar nett, il-Kummissjoni wieġbet fl-4 ta’ April 2011, u ddikjarat li r-regoli rilevanti ppermettew lill-Istati Membri jittestjaw jekk l-applikanti għal viża kellhomx mezzi suffiċjenti. Hija ma setgħetx taċċerta, mill-informazzjoni li l-ilmentatur kien issottometta, jekk kienx hemm xi ksur tar-regoli tal-UE. 

Fl-opinjoni tagħha lill-Ombudsman, il-Kummissjoni spjegat il-pożizzjoni tagħha f'aktar dettall u żiedet li l-awtoritajiet Ġermaniżi kienu rrikonoxxew li kienu għamlu żball. L-Ombudsman qies li, peress li l-awtoritajiet nazzjonali kienu aċċettaw l-iżball tagħhom, ma kien hemm l-ebda raġuni għal azzjoni ulterjuri. Madankollu, saret rimarka kritika dwar il-fatt li l-Kummissjoni kienet wieġbet biss kważi sena wara l-ewwel email tal-ilmentatur u aktar minn erba' xhur wara t-tieni email tiegħu, mingħajr ma spjegat dan id-dewmien.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni wiegħdet li ttejjeb il-proċeduri tagħha biex twieġeb liċ-ċittadini bil-għan li twieġeb mill-aktar fis possibbli.

L-Ombudsman tilqa' l-impenn tal-Kummissjoni li tirrevedi l-proċeduri tagħha biex tiżgura li twieġeb għall-ittri miċ-ċittadini fi żmien raġonevoli.

Kawża 875/2011/JF: Il-ħidma tal-Kummissjoni fil-qasam tal-vetturi motorizzati b'żewġ roti

L-ilmentatur, mutur, ikkorrisponda mal-Kummissjoni dwar politika ġdida dwar is-sikurezza fit-toroq. Huwa kien tal-fehma li l-Kummissjoni ma kinitx wettqet b'mod xieraq stħarriġ li jfittex il-fehmiet tal-partijiet ikkonċernati. Meta l-Kummissjoni rrifjutat li tikkomunika aktar mal-ilmentatur, huwa rrikorra għand l-Ombudsman. Wara inkjesta, l-Ombudsman (i) stiednet lill-Kummissjoni tikkunsidra li tipprovdi gwida lill-persunal tagħha fir-rigward taċ-ċirkostanzi li fihom il-Kodiċi ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba jista’ jiġi invokat b’mod leġittimu biex titwaqqaf il-korrispondenza; (ii) ħeġġeġ lill-Kummissjoni tirrikonoxxi f’dan il-każ li kien ikun aħjar li l-istħarriġ ma jkunx limitat għal-lingwa Ingliża u li tikkunsidra jekk hemmx xi tagħlimiet li għandhom jittieħdu għall-futur; u (iii) stiednet lill-Kummissjoni tikkonferma li għaddiet il-kummenti u l-opinjonijiet tal-ilmentatur dwar il-proposti regolatorji tagħha lill-gruppi ta’ esperti li jaħdmu fuq il-leġiżlazzjoni rilevanti, għall-kunsiderazzjoni tagħhom.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni spjegat li hija tipprovdi gwida fir-rigward tal-applikazzjoni tal-Kodiċi, kemm fis-sessjonijiet ta’ taħriġ obbligatorju għall-persunal tagħha kif ukoll fuq is-sit web tagħha “MyIntracom”. Il-Korrispondenti tal-Etika tiegħu u d-Direttorat Ġenerali għar-Riżorsi Umani u s-Sigurtà jipprovdu aktar gwida meta jkun meħtieġ. Il-Kummissjoni rrikonoxxiet ukoll li kien ikun aħjar li l-istħarriġ jitwettaq ukoll f’lingwi oħra minbarra l-Ingliż. Fl-aħħar nett, hija ddikjarat li kienet issottomettiet ir-rimarki tal-ilmentatur, li kienu magħrufa sew, lill-esperti tagħha li kienu qed jaħdmu fuq il-leġiżlazzjoni rilevanti.

L-Ombudsman tilqa' s-segwitu utli tal-Kummissjoni għar-rimarki ulterjuri.

Kawża 940/2011/JF: Pagament tardiv għal azzjoni ffinanzjata mill-UE

L-ilmentatur kien il-koordinatur ta’ konsorzju li wettaq azzjoni ffinanzjata mill-UE fil-qasam tal-kostruzzjoni ekoloġika. L-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman b’tilwima dwar il-perċentwal tal-ispejjeż eliġibbli li l-Kummissjoni għandha tħallas fuq bażi interim.

Wara inkjesta li kienet tinkludi proposta għal soluzzjoni amikevoli, l-Ombudsman ikkonkludiet li l-ebda inkjesta ulterjuri ma kienet ġustifikata. F’rimarka oħra, l-Ombudsman stiednet lill-Kummissjoni tispjega kif ikkonformat mal-assigurazzjonijiet li tat matul l-inkjesta li kienet se tħallas il-bilanċ lill-konsorzju fi tmiem l-azzjoni mingħajr ma ġġarrab dewmien bla bżonn.

Fit-tweġiba tagħha, il-Kummissjoni spjegat li rċeviet l-aħħar sett ta’ evidenza finanzjarja mill-ilmentatur fl-4 ta’ Lulju 2013. Madankollu, dawn il-provi kienu inkompleti u, fil-każ ineżami, żbaljati. Għalhekk, il-Kummissjoni talbet lill-konsorzju jipprovdi dokumentazzjoni finanzjarja nieqsa u jiċċara informazzjoni skorretta jew inkonsistenti. Il-konsorzju ppreżenta l-aħħar dokumentazzjoni u kjarifiki pendenti fit-13 ta’ Diċembru 2013. Wara dan, il-Kummissjoni kienet lesta li tħallas il-bilanċ pendenti lill-konsorzju immedjatament. Sfortunatament, f’dak l-istadju, ma kienx hemm biżżejjed approprjazzjonijiet disponibbli biex isir il-pagament qabel tmiem is-sena. Għalhekk, il-pagament kellu jiġi pospost għall-2014. Madankollu, il-Kummissjoni tatha prijorità u, wara l-aħħar kjarifika żgħira mill-konsorzju u s-sottomissjoni tal-konsorzju tal-pretensjoni finali tal-ispejjeż konsolidati fl-24 ta' Jannar 2014, ħallset lill-konsorzju l-bilanċ ta' EUR 643 037.11 fit-3 ta' Frar 2014. Barra minn hekk, fl-14 ta’ Frar 2014, il-Kummissjoni ħallset lill-konsorzju interessi għal ħlas tardiv ta’ EUR 402.88.

L-Ombudsman tieħu nota tal-isforzi ġenwini tal-Kummissjoni biex issegwi b'mod kostruttiv f'dan il-każ.

Każ 1235/2011/MMN: Konformità mal-Konvenzjoni tan-NU dwar id-Drittijiet ta' Persuni b'Diżabilità

L-ilmentatur irnexxielu jirbaħ kompetizzjoni tal-EPSO u kiseb pożizzjoni bħala aġent kuntrattwali fl-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet fil-Lussemburgu.  Ftit snin wara, l-ilmentatur kiseb kuntratt interim permezz ta’ kumpanija Belġjana fl-Uffiċċju tal-Infrastruttura tal-Kummissjoni fi Brussell. Aktar tard dik is-sena, l-ilmentatur ipparteċipa f’intervisti li saru biex timtela pożizzjoni permanenti fil-Kummissjoni. Madankollu, l-ilmentatur ma ntgħażilx u tqiegħed f’lista ta’ riżerva.

L-ilmentatur u l-avukat tiegħu indirizzaw għadd ta’ ittri lill-Kummissjoni. F’dawn l-ittri, l-ilmentatur sostna li (i) il-Kummissjoni missha offrietlu kuntratt indefinit meta beda jaħdem għall-Uffiċċju tal-Infrastruttura fi Brussell u li (ii) il-Kummissjoni missha offrietlu post permanenti minħabba d-diżabilità tiegħu. Il-Kummissjoni ċaħdet dawn l-affermazzjonijiet iżda assigurat lill-ilmentatur li kienet se żżommu infurmat dwar kwalunkwe possibbiltà ta’ reklutaġġ fil-Kummissjoni li tista’ tinqala’. L-ilmentatur sussegwentement irrikorra għand l-Ombudsman, li ma sab l-ebda amministrazzjoni ħażina.

F'kumment ieħor, l-Ombudsman irrakkomandat li l-Kummissjoni teżamina jekk il-Kodiċi ta' prattika tajba tagħha għall-impjieg ta' persuni b'diżabilità huwiex konformi bis-sħiħ mal-Konvenzjoni tan-NU dwar id-Drittijiet ta' Persuni b'Diżabilità (CRPD).

Bi tweġiba, il-Kummissjoni ddikjarat li kienet wettqet l-analiżi mitluba mill-Ombudsman u kkonkludiet li l-Kodiċi huwa kompletament konformi mas-CRPD.

It-tweġiba tal-Kummissjoni hija sodisfaċenti.

Kawża 1325/2011/VL: Id-deċiżjoni li tintuża proċedura nnegozjata wara l-kanċellazzjoni ta’ offerta għandha tkun trasparenti

Kumpanija Slovena pparteċipat mingħajr suċċess fi proċedura ta’ sejħa għall-offerti ttrattata mid-Delegazzjoni tal-UE għall-Montenegro. Id-Delegazzjoni sussegwentement ikkanċellat il-proċedura tal-offerti. Il-kumpanija Slovena xtaqet tipparteċipa fil-proċedura l-ġdida tal-offerti. Madankollu, minflok ma ħarġet sejħa ġdida għall-offerti, id-Delegazzjoni tat il-kuntratt bl-użu ta' proċedura nnegozjata. Il-kumpanija Slovena rrikorriet għand l-Ombudsman billi allegat li d-Delegazzjoni kienet aġixxiet b’mod preġudikat, b’mod inġust, u kontra r-regoli tal-akkwist pubbliku.

L-inkjesta tal-Ombudsman ma sabet l-ebda amministrazzjoni ħażina. Fl-għeluq tal-każ, l-Ombudsman għamlet rimarka oħra li tissuġġerixxi li, meta Delegazzjoni tal-UE tikkanċella proċedura ta’ sejħa għall-offerti u mbagħad tidħol fi proċedura nnegozjata ma’ xi wħud mill-offerenti inizjali, ikun rakkomandabbli li l-offerenti li ma jintgħażlux jiġu infurmati b’mod miftuħ u proattiv dwar dak l-iżvilupp. Dan ikompli jsaħħaħ il-perċezzjoni tal-legalità u t-trasparenza tal-proċeduri tal-offerti implimentati mid-Delegazzjonijiet tal-UE.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni rrikonoxxiet li l-korrispondenza ma’ offerenti li ma ntgħażlux għandha tiġi ttrattata b’mod trasparenti u fil-futur qarib. Madankollu, irrimarkat li mhuwiex fl-interess ta’ amministrazzjoni tajba li l-proċeduri tal-offerti u tal-għotjiet isiru bla tmiem u jikkunsmaw ir-riżorsi. Barra minn hekk, id-dispożizzjonijiet applikabbli ma jimponu l-ebda obbligu li l-offerenti li ma jintgħażlux jiġu infurmati dwar proċedura nnegozjata sussegwenti. 

L-Ombudsman jiddispjaċiha li l-Kummissjoni naqset milli tindirizza s-suġġeriment fir-rimarka ulterjuri, li jkun faċli li jiġi implimentat. Għalkemm il-Kummissjoni invokat il-prinċipju ta’ amministrazzjoni tajba, ir-risposta tagħha tissuġġerixxi li hija ser tagħmel biss dak li r-regoli fis-seħħ jobbligawha tagħmel espressament. Fil-fehma tal-Ombudsman, din mhijiex l-attitudni li istituzzjoni li tieħu ħsieb l-amministrazzjoni tajba għandha tadotta.

Każ 1640/2011/MMN: Kjarifika tat-tifsira tal-patroċinju tal-Kummissjoni għal avvenimenti u attivitajiet

L-ilment kien jikkonċerna wirja fotografika taħt il-patroċinju tal-Viċi President tal-Kummissjoni Reding u kien ospitat f’bini tal-Kummissjoni. Il-wirja kienet dwar koppji tal-istess sess. L-Ombudsman ma laqgħetx l-allegazzjonijiet tal-ilmentatur li l-Kummissjoni marret lil hinn mis-setgħat tagħha u li insultat u ddiskriminat kontra dawk iċ-ċittadini tal-UE li ma jaqsmux il-fehmiet promossi mill-wirja. Wara li kkonkluda li ma kien hemm l-ebda raġuni għal aktar inkjesti, l-Ombudsman għamel żewġ rimarki oħra.

L-ewwel waħda tat parir lill-Kummissjoni biex tinkludi dikjarazzjoni ta’ ċaħda ta’ responsabbiltà xierqa meta tiddeċiedi li tospita, tiffinanzja jew tqiegħed avvenimenti jew attivitajiet taħt il-patroċinju tagħha, sabiex jiġi evitat ir-riskju li tingħata l-impressjoni qarrieqa lill-pubbliku li hija approvat il-kontenut jew il-messaġġ speċifiku tal-avveniment jew tal-attività inkwistjoni. Dan ikun partikolarment xieraq jekk il-kontenut tal-avveniment jew tal-wirja jista’ probabbilment jaqbeż mill-inqas parzjalment il-kamp ta’ applikazzjoni tal-kompetenza tiegħu, jew jekk il-kontenut jew il-messaġġ jista’ jkun kontroversjali.

It-tieni rimarka oħra kienet li, kull meta l-Kummissjoni tirċievi talba għal informazzjoni dwar l-użu tal-fondi tal-UE, hija tista’ tikkunsidra li tipprovdi informazzjoni kemm jista’ jkun kompluta mill-bidu rigward il-fatti rilevanti u l-bażi legali għal tali finanzjament.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni impenjat ruħha li taġġorna l-linji gwida tagħha dwar il-patroċinju biex tinkludi rakkomandazzjoni dwar l-użu ta’ dikjarazzjonijiet ta’ ċaħda ta’ responsabbiltà xierqa. Il-Kummissjoni esprimiet ukoll il-qbil tagħha mat-tieni rimarka ulterjuri. Huwa ddeċieda li jippubbliċizza ż-żewġ rimarki internament, b'mod partikolari fi ħdan il-kabinetti tal-Kummissarji u servizzi oħra li jittrattaw il-patroċinju ta' avvenimenti jew attivitajiet.

L-Ombudsman tilqa' s-segwitu kostruttiv tal-Kummissjoni.

Kawża 1786/2011/MHZ: Allegat frodi fl-implimentazzjoni tal-fondi tal-UE

L-ilmentatur għamel ilment ta’ ksur lill-Kummissjoni kontra l-Polonja dwar proġett ta’ kostruzzjoni kofinanzjat minn fondi tal-UE. Huwa allega li kien hemm raġunijiet moħbija (frodi u pressjoni politika) wara l-għażla tal-post għall-proġett. Il-Kummissjoni għalqet l-ilment minħabba li ma kien hemm l-ebda ksur tal-liġi tal-UE. L-ilmentatur imbagħad irrikorra għand l-Ombudsman, u kkontesta kemm il-mod kif il-Kummissjoni ttrattat l-ilment tiegħu kif ukoll id-deċiżjoni tiegħu li jikkofinanzja l-proġett.

L-inkjesta tal-Ombudsman iċċarat ir-raġunijiet għaliex il-Kummissjoni ma sabet l-ebda ksur. Madankollu, matul l-investigazzjoni deher ċar ukoll li l-Kummissjoni ma għalqitx il-każ meta għamlet dik il-konstatazzjoni f’Lulju 2011. Minflok, hija ssospendiet l-investigazzjonijiet ta’ ksur sal-20 ta’ Diċembru 2012, id-data li fiha bagħtet l-ittra ta’ qabel l-għeluq lill-ilmentatur.

L-Ombudsman ikkritika l-fatt li l-Kummissjoni ma setgħetx tispjega b’mod konvinċenti għaliex ma għalqitx il-każ ta’ ksur qabel, meta għamlet is-sejba li ma kien hemm l-ebda ksur.

Fir-rigward tal-approvazzjoni tal-Kummissjoni tal-applikazzjoni Pollakka għall-kofinanzjament, l-Ombudsman ma sab l-ebda amministrazzjoni ħażina. Saret rimarka oħra li tat parir lill-Kummissjoni, meta tkun qed tittratta applikazzjoni għal kofinanzjament, biex teżamina kwalunkwe allegazzjoni possibbli ta’ frodi jew korruzzjoni immedjatament meta dawn isiru u qabel l-adozzjoni tad-deċiżjoni finali dwar l-applikazzjoni għal kofinanzjament.

Fit-tweġiba tagħha għar-rimarka kritika, il-Kummissjoni spjegat li hija ssospendiet l-investigazzjonijiet sal-20 ta’ Diċembru 2012 minħabba li appell kontra d-deċiżjoni dwar il-kundizzjonijiet ambjentali għall-proġett kien pendenti quddiem l-awtorità nazzjonali kompetenti.

Bi tweġiba għar-rimarka ulterjuri, il-Kummissjoni spjegat, fis-sustanza, li r-Regolament 1083/2006 jipprevedi li l-Kummissjoni tadotta deċiżjoni mhux aktar tard minn tliet xhur wara s-sottomissjoni ta’ proġett. Sempliċi suspett ta’ frodi jew saħansitra investigazzjoni li tkun għaddejja, mhuwiex biżżejjed biex proġett jiġi rrifjutat. Jekk sussegwentement jiġu kkonfermati allegazzjonijiet ta’ frodi jew korruzzjoni, il-Kummissjoni tista’ tissospendi l-pagamenti jew titlob lill-Istat Membru jwettaq korrezzjonijiet finanzjarji. Jekk l-Istat Membru ma jagħmilx dan, il-Kummissjoni tista’ tnaqqas il-kontribuzzjoni tal-UE għall-programm operazzjonali. Il-Kummissjoni spjegat ukoll li, f’dan il-każ, l-OLAF kien ċaħad l-allegazzjonijiet ta’ frodi.

L-Ombudsman huwa sodisfatt bis-segwitu tal-Kummissjoni għaż-żewġ rimarki.

Il-Kawża 2086/2011/ER: L-indikazzjoni ta’ possibbiltajiet ta’ appell kontra deċiżjoni li taffettwa r-rimborż tal-ispejjeż mediċi.

Uffiċjal tal-UE applika għar-rikonoxximent tal-kundizzjoni medika tiegħu bħala marda serja.  Dan ir-rikonoxximent ifisser li l-ispejjeż mediċi rilevanti jiġu rimborżati kompletament taħt l-iskema tal-assigurazzjoni tal-mard. Il-Kummissjoni ċaħdet l-applikazzjoni tal-ilmentatur għar-raġuni li l-kundizzjoni tiegħu ma kinitx tissodisfa l-kriterji rilevanti. Wara li eżawrixxa r-rimedji amministrattivi interni, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman li ma sab l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tal-biċċa l-kbira tal-kwistjonijiet imqajma. Madankollu, l-Ombudsman ikkritikat in-nuqqas tal-Kummissjoni li tipprovdi lill-ilmentatur b'informazzjoni dwar il-possibbiltajiet ta' appell disponibbli għall-kontestazzjoni tad-deċiżjoni.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni impenjat ruħha li tindika possibbiltajiet ta’ appell f’deċiżjonijiet bħal dawn fil-futur u bdiet il-proċess li tagħmel l-aġġustamenti meħtieġa tal-IT.

L-Ombudsman tilqa' r-rispons pożittiv tal-Kummissjoni.

Ara l-Kawża 2097/2011/RA hawn fuq taħt “Każijiet stilel”.

Kawża 47/2012/AN: L-investigazzjoni ta’ ksur damet wisq

Fl-2006, ċittadin Spanjol ressaq ilment ta’ ksur kontra l-awtoritajiet Spanjoli dwar allegati irregolaritajiet fil-proċedura ta’ akkwist pubbliku relatati mal-kostruzzjoni ta’ port f’La Coruña. Fi tmiem l-2011, il-Kummissjoni kienet għadha ma ħaditx deċiżjoni dwar l-ilment. L-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman, li fetaħ inkjesta.

Matul l-inkjesta, il-Kummissjoni ħadet deċiżjoni li tagħlaq il-każ ta’ ksur. L-Ombudsman qieset li d-dikjarazzjoni tar-raġunijiet tal-Kummissjoni għad-deċiżjoni tagħha kienet raġonevoli. Madankollu, it-tul tal-investigazzjoni tal-Kummissjoni, ta' sitt snin u nofs, ma kienx raġonevoli skont it-tifsira tal-Artikolu 41 tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali. Barra minn hekk, sal-intervent tal-Ombudsman, il-Kummissjoni naqset milli tinforma lill-ilmentatur fil-ħin dwar il-passi meħuda matul l-investigazzjoni tagħha.

Bi tweġiba għar-rimarka kritika, il-Kummissjoni rrikonoxxiet li t-tul tal-investigazzjoni tagħha ma kienx xieraq anki meta jitqiesu d-diffikultajiet tal-każ u l-ħtieġa li jiġu eżaminati l-fatti fil-fond. Hija rrikonoxxiet ukoll li setgħet kienet f’kuntatt mal-ilmentatur b’mod aktar regolari.

Ir-rispons tal-Kummissjoni għar-rimarka kritika juri r-rieda li wieħed jitgħallem mill-iżbalji.

Kawża 452/2012/CK: Gwida aktar ċara dwar il-proċeduri tal-offerti

Il-kumpanija li għamlet l-ilment mexxiet konsorzju li ħa sehem fi proċedura ta’ sejħa għall-offerti. Hija kkontestat il-mod kif il-Kummissjoni interpretat il-kriterji tal-għażla relatati mal-kapaċità teknika tal-kandidati. Wara investigazzjoni, l-Ombudsman ikkonkluda li, minkejja li d-deċiżjoni li l-ilmentatur ma jiġix inkluż fost l-offerenti magħżula kienet korretta, il-Kummissjoni naqset milli tipprovdi lill-ilmentatur, b’mod ċar, koerenti u inekwivoku, b’raġunament adegwat għad-deċiżjoni.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li l-Gwida Prattika għall-Proċeduri Kuntrattwali għall-azzjonijiet esterni tal-UE (PRAG) ġiet emendata f’Jannar 2012 u f’Jannar 2013. Il-verżjoni l-ġdida tal-PRAG fiha gwida aktar ċara dwar l-elenkar fil-lista mqassra u dwar kif għandhom jiġu applikati l-kriterji tal-għażla. Id-dispożizzjonijiet emendati għandhom jgħinu biex jiġu evitati sitwazzjonijiet simili fil-futur u jassistu lill-kumitati ta’ evalwazzjoni fid-deċiżjonijiet tagħhom u lill-Kummissjoni biex tipprovdi tweġibiet ċari lill-offerenti.

L-Ombudsman tinnota li t-Taqsima 2.4.11.1.3 tal-PRAG ("Verifika tal-kapaċità teknika u professjonali tal-kandidati jew tal-offerenti") ġiet emendata u issa tispjega b'mod ċar meta u kif applikant jista' juża partijiet kompluti ta' proġetti mhux kompluti bħala referenzi validi.

Kawża 277/2012/RA: Tħaddim tar-Reġistru tat-Trasparenza

L-ilmentatur, NGO, allega li l-Kummissjoni ma kinitx ittrattat kif xieraq l-ilmenti tagħha dwar il-preċiżjoni tad-dikjarazzjonijiet magħmula minn żewġ kumpaniji multinazzjonali fir-Reġistru tar-Rappreżentanti tal-Interessi tal-Kummissjoni. L-NGO allegat ukoll li l-Kummissjoni ma kinitx ittrattat kif xieraq it-talba tagħha għal aċċess pubbliku għad-dokumenti.

L-Ombudsman spezzjonat il-fajl u sabet li l-Kummissjoni kellha raġunijiet tajbin biex tirrifjuta l-ilmenti. Madankollu, l-Ombudsman ikkritikat lill-Kummissjoni talli naqset milli tispjega dawn ir-raġunijiet b’mod adegwat lill-ilmentatur. L-Ombudsman ikkritikat ukoll il-fatt li l-Kummissjoni kienet ħassret l-informazzjoni mid-dokumenti mitluba bħala "irrilevanti". B'dan il-mod, hija naqset milli tapplika r-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti b'mod korrett.

Peress li l-Kummissjoni u l-Parlament kienu fil-proċess li jirrevedu dak li issa huwa r-Reġistru Konġunt tat-Trasparenza tagħhom, l-Ombudsman għamlet tliet proposti:

(i) ir-rieżami għandu jqis bis-sħiħ il-Prinċipji tal-OECD għat-Trasparenza u l-Integrità fil-Lobbying;

(ii) hija tista’ teżamina jekk il-linji gwida dwar il-metodoloġija jistgħux jiġu pprovduti biex tiġi żgurata mhux biss preċiżjoni akbar, iżda wkoll grad li jista’ jinkiseb ta’ komparabbiltà tad-dikjarazzjonijiet fir-Reġistru;

(iii) l-ilmenti jagħtu kontribut siewi għall-implimentazzjoni effettiva tar-Reġistru u jenħtieġ li jintlaqgħu bħala opportunità biex tissaħħaħ il-preċiżjoni tal-informazzjoni li jkun fih. Dawn l-ilmenti jenħtieġ li jiġu investigati bir-reqqa u t-tweġibiet għalihom jenħtieġ li jittrattaw f’dettall suffiċjenti l-argumenti magħmula mill-ilmentatur.

L-Ombudsman stiednet lill-Kummissjoni tqis il-fehmiet tal-Parlament Ewropew fis-segwitu tiegħu għal dawn il-proposti.

Fl-aħħar nett, l-Ombudsman ipproponiet li l-Kummissjoni tista’ tinforma b’mod sistematiku lir-rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess, qabel il-laqgħat mal-membri tal-persunal tal-Kummissjoni, li l-Kummissjoni beħsiebha tirrilaxxa l-ismijiet tar-rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess, jekk dan jintalab fil-kuntest tal-applikazzjonijiet għall-aċċess għad-dokumenti skont ir-Regolament 1049/2001.

Fit-tweġiba tagħha għall-ewwel kumment kritiku, il-Kummissjoni ddikjarat li l-għoti ta’ raġunament aktar dettaljat lill-ilmentatur kien jinvolvi l-iżvelar pubbliku ta’ informazzjoni li l-kumpaniji inkwistjoni ma kinux meħtieġa jiżvelaw bħala parti mid-dikjarazzjonijiet tagħhom fir-Reġistru tar-Rappreżentanti ta’ Interess.

L-Ombudsman jiddispjaċiha għan-nuqqas tal-Kummissjoni li tifhem ir-rimarka kritika. L-Ombudsman ma stenniex li l-Kummissjoni tiżvela lill-ilmentatur informazzjoni li l-kumpaniji inkwistjoni ma kinux mistennija jiżvelaw bħala parti mid-dikjarazzjonijiet tagħhom fir-Reġistru. Id-deċiżjoni tal-Ombudsman f'dan il-każ ġibdet l-attenzjoni għall-elementi tar-raġunament tal-Kummissjoni li setgħu ġew ipprovduti lill-ilmentatur. Pereżempju, fil-valutazzjoni interna tagħha, il-Kummissjoni tirreferi għadd ta’ drabi għall-FAQs tagħha, dokument disponibbli għall-pubbliku, filwaqt li tħalli din l-informazzjoni barra mit-tweġiba tagħha lill-ilmentatur.

Fir-rigward tat-tieni rimarka kritika, il-Kummissjoni insistiet li hija applikat ir-regoli dwar l-aċċess għad-dokumenti b’mod korrett billi redatt partijiet mid-dokumenti u mmarkat b’mod ċar il-partijiet redatti bħala “barra mill-kamp ta’ applikazzjoni”.

L-Ombudsman jiddispjaċiha li l-Kummissjoni tilfet l-opportunità li ssir taf kif il-proċeduri pprovduti mir-Regolament 1049/2001 jippermettulha tikseb effiċjenza filwaqt li tirrispetta wkoll id-drittijiet tal-applikanti. L-Artikolu 6(3) tar-Regolament jippermetti li istituzzjoni tikkonsulta ma' applikant bil-ħsieb li tfittex il-qbil ta' dan tal-aħħar li jipprovdi aċċess biss għal ċerti partijiet ta' dokument twil ħafna. B’dan il-mod, l-istituzzjoni tista’ tħassar partijiet mid-dokument(i) li mhumiex rilevanti għat-talba tal-applikant mingħajr ma jkollha twettaq analiżi fil-fond (u possibbilment tieħu ħafna ħin) dwar jekk japplikawx eċċezzjonijiet. Madankollu, sabiex dan l-artikolu jiġi applikat b’mod korrett, l-istituzzjoni għandha tirrispetta għadd ta’ rekwiżiti proċedurali importanti. B’mod partikolari, hija għandha tispjega b’mod ċar lill-applikant li, fil-fehma tagħha, partijiet mid-dokument(i) inkwistjoni ma humiex rilevanti għall-applikant. Barra minn hekk, hija għandha tispjega, b’mod ġenerali, x’inhuma dawk il-partijiet tad-dokumenti kkonċernati, sabiex tippermetti lill-applikant jagħmel għażla infurmata dwar jekk jixtieqx jitlob ukoll aċċess għal dawk il-partijiet ^[1].

Fir-rigward tal-proposti tal-Ombudsman għar-Reġistru Konġunt, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li kienet diġà tejbet is-sistema. B’mod speċifiku, is-Segretarjat Konġunt tar-Reġistru pprovda lir-reġistranti b’linji gwida speċifiċi inkluża metodoloġija ċara dwar id-dikjarazzjonijiet. Fir-rigward tal-Prinċipji tal-OECD għat-Trasparenza u l-Integrità fil-Lobbying, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li s-servizzi tagħha kkontribwew għall-ħidma li wasslet għal dawn il-prinċipji u li hija tikkondividi l-ideat li jirriżultaw minn dawn il-prinċipji. Madankollu, il-Kummissjoni ma ħadet l-ebda azzjoni speċifika fir-rigward tal-proposta biex tiżvela l-ismijiet tal-lobbisti fil-futur.

Ir-rispons pożittiv tal-Kummissjoni għall-ewwel tliet proposti huwa milqugħ tajjeb. L-Ombudsman se jkompli jieħu interess qawwi fl-operat tar-Reġistru Konġunt u fit-trattament tal-ilmenti u t-talbiet għal aċċess għall-informazzjoni u d-dokumenti, kif ukoll proposti li jistgħu jirriżultaw mid-dibattitu pubbliku dwar Reġistru obbligatorju possibbli.

Kawża 295/2012/MMN: Il-Kummissjoni għandha tispjega d-dewmien fil-proċedimenti ta' ksur

Fl-2002, il-Kummissjoni nediet proċedimenti ta’ ksur kontra Spanja fuq inizjattiva tagħha stess. F’Mejju 2008, il-Kummissjoni bagħtet opinjoni motivata lil Spanja. F'Diċembru 2010, l-ilmentatur staqsa lill-Kummissjoni dwar l-istatus tal-investigazzjoni. Il-Kummissjoni wieġbet li kienet għadha ma ddeċidietx jekk tressaqx il-każ quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja.

L-Ombudsman staqsiet dwar l-allegazzjoni li l-Kummissjoni naqset milli tieħu azzjoni fi żmien raġonevoli, jew billi ressqet il-kwistjoni quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja jew billi għalqet il-każ, kif ukoll talba relatata. Dwar is-sustanza, l-Ombudsman qieset l-ispjegazzjonijiet tal-Kummissjoni bħala raġonevoli u għalqet il-każ. Madankollu, kien ikun aħjar li kieku l-Kummissjoni tat dawn l-ispjegazzjonijiet lill-ilmentatur qabel, minflok ma għamlet dan biss matul l-inkjesta tal-Ombudsman. L-Ombudsman għalhekk għamel rimarka oħra fejn stieden lill-Kummissjoni biex fil-futur tikkunsidra li tipprovdi liċ-ċittadini b'informazzjoni adegwata dwar ir-raġunijiet li għalihom tissospendi l-investigazzjoni ta' proċediment ta' ksur.

Bi tweġiba, għalkemm il-Kummissjoni rrikonoxxiet il-benefiċċji ta' aktar trasparenza u komunikazzjoni mtejba, hija rrifjutat is-suġġeriment tal-Ombudsman.

L-Ombudsman jiddispjaċiha dwar is-segwitu mhux kostruttiv tal-Kummissjoni f'dan il-każ.

Każ 412/2012/MHZ: L-evitar tad-dewmien u l-iżgurar tat-trasparenza f’każijiet ta’ ksur

L-ilmentatur għamel ilment ta’ ksur lill-Kummissjoni kontra l-Polonja. L-ilment lill-Ombudsman allega li l-Kummissjoni naqset milli tittratta l-ilment ta’ ksur tagħha bid-diliġenza dovuta u li tipprovdi dikjarazzjoni xierqa tar-raġunijiet għall-għeluq tal-każ.

Matul l-inkjesta tal-Ombudsman, li kienet tinkludi spezzjoni tal-fajl tal-Kummissjoni dwar il-kwistjoni, il-Kummissjoni wriet li kienet żammet lill-ilmentatur infurmat kif xieraq. Barra minn hekk, fil-frattemp, qorti Pollakka kienet irreferiet is-suġġett tal-ilment għal nuqqas ta’ twettiq ta’ obbligu lill-Qorti tal-Ġustizzja għal deċiżjoni preliminari. Għal dawn ir-raġunijiet, l-Ombudsman sabet li l-ebda inkjesta ulterjuri dwar l-ilment ma kienet ġustifikata. Bil-ħsieb li tgħin lill-Kummissjoni ttejjeb it-trattament tagħha ta' każijiet ta' ksur futuri, l-Ombudsman għamlet żewġ rimarki oħra, ibbażati fuq il-fatti tal-każ kif żvelati mill-ispezzjoni.

L-ewwel rimarka kienet tikkonċerna l-limitu ta’ żmien indikattiv ta’ sena biex jiġi deċiż jekk għandhomx jinbdew proċedimenti ta’ ksur (stabbilit fil-punt 8 tal-Komunikazzjoni tal-Kummissjoni tal-2012). L-Ombudsman issuġġeriet li l-Kummissjoni tagħmilha ċara lis-servizzi tagħha li l-ħtieġa għal konsultazzjonijiet bejn is-servizzi, fiha nnifisha, ma tiġġustifikax li tinqabeż l-iskadenza ta' sena.

It-tieni rimarka kienet li, meta tagħti raġunijiet għad-deċiżjonijiet tagħha f’każijiet ta’ ksur, il-Kummissjoni tista’ tqis li l-iżvelar proattiv, tal-inqas fil-qosor, ta’ fehmiet differenti meħuda mis-servizzi tagħha jista’ jgħin biex jikkonvinċi lill-ilmentaturi u liċ-ċittadini b’mod ġenerali li r-raġunijiet iddikjarati sottostanti għall-għeluq tal-każ huma ġenwini.

It-tweġiba tal-Kummissjoni għall-ewwel rimarka kienet tikkonċerna prinċipalment il-fatti tal-każ speċifiku.

Bi tweġiba għat-tieni rimarka, il-Kummissjoni ddikjarat li d-deċiżjoni li tinfetaħ jew tingħalaq proċedura ta’ ksur tittieħed mill-Kummissjoni bħala korp kolleġġjali. Il-fehmiet differenti tal-unitajiet responsabbli li jieħdu sehem fil-proċess ta’ konsultazzjoni qabel l-adozzjoni ta’ deċiżjonijiet f’każijiet ta’ ksur huma esklużivament kwistjoni interna.

Il-Kummissjoni ddikjarat ukoll li hija konxja li aktar trasparenza u komunikazzjoni mtejba huma kruċjali għar-relazzjonijiet bejn l-istituzzjonijiet Ewropej u ċ-ċittadini Ewropej. Dan huwa validu wkoll fir-rigward tal-kompitu ta’ “gwardjan tat-trattati” fdat lill-Kummissjoni fl-Artikolu 17(1) tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea. Dan ġie rikonoxxut pubblikament mill-Kummissjoni fil-Komunikazzjoni tagħha “Ewropa li tikseb ir-Riżultati – L-Applikazzjoni tal-Liġi Komunitarja”. Ir-rapporti annwali ppubblikati mill-Kummissjoni dwar l-implimentazzjoni annwali tal-Liġi tal-UE, l-informazzjoni fil-qosor ipprovduta lill-ilmentaturi dwar il-passi ewlenin kollha meħuda fl-ilmenti tagħhom jew l-istqarrijiet għall-istampa maħruġa rigward l-opinjonijiet motivati mibgħuta lill-Istati Membri huma evidenza tajba ta’ dan.

Il-Kummissjoni nnotat ukoll li l-proċedura ta’ ksur mhijiex maħsuba primarjament biex tipprovdi lill-individwi b’mezz ta’ rimedju, iżda biex tiżgura li l-Istat Membru japplika d-dritt tal-UE b’mod korrett. Kif irrikonoxxiet pubblikament il-Kummissjoni, dan xi drabi jista’ jħalli lill-ilmentaturi jħossuhom frustrati. Xorta jibqa’ l-fatt li huma ma humiex parti fil-proċedura u li s-sodisfazzjon tal-interessi individwali tagħhom ma huwiex l-għan imfittex.

L-Ombudsman jiddispjaċiha li l-Kummissjoni ma involvietx ruħha fis-sustanza tal-ewwel rimarka ulterjuri.

Fir-rigward tat-tieni rimarka ulterjuri, l-Ombudsman jinnota li, fil-każ speċifiku, l-ilmentaturi l-ewwel ġew infurmati bl-intenzjoni, għalkemm proviżorja, li jibagħtu ittra ta’ intimazzjoni lill-awtoritajiet Pollakki. Sussegwentement, huma ġew infurmati li ma kienet se tintbagħat l-ebda ittra bħal din. F’dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman hija sorpriża li l-Kummissjoni għandha tirreaġixxi b’mod negattiv għas-suġġeriment li l-iżvelar proattiv, tal-anqas fil-qosor, ta’ fehmiet differenti meħuda mis-servizzi tagħha jista’ jgħin biex jikkonvinċi lill-ilmentaturi u liċ-ċittadini b’mod ġenerali li r-raġunijiet iddikjarati li fuqhom huwa bbażat l-għeluq tal-każ huma ġenwini.

Il-Kawżi 519/2012/AN u 547/2012/AN: Jenħtieġ li l-Kummissjoni tinforma lill-ilmentaturi tal-ksur dwar il-posponiment tal-għeluq

L-Ombudsman fetħet inkjesta konġunta dwar żewġ ilmenti dwar id-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tagħlaq ilment ta' ksur. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li, wara li ħabbret lill-ilmentaturi l-intenzjoni tagħha li tagħlaq il-każ, fil-fatt ipposponiet deċiżjoni dwar l-għeluq. F’rimarka oħra, l-Ombudsman indikat li, f’każijiet bħal dawn, ikun utli, faċli għaċ-ċittadini u konformi ma’ kultura amministrattiva ta’ servizz għaċ-ċittadini li l-Kummissjoni (i) tinforma lill-ilmentaturi fil-ħin dwar il-posponiment, u (ii) tagħti raġunijiet għall-posponiment.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni rreferiet għall-kunfidenzjalità tan-negozjati mal-Istat Membru bħala r-raġuni għaliex ma infurmatx lill-ilmentaturi li l-każ tagħhom għadu pendenti.

It-tweġiba tal-Kummissjoni mhijiex konvinċenti. Il-fatt li pposponiet l-għeluq ma jikkostitwixxix fih innifsu informazzjoni kunfidenzjali. Barra minn hekk, il-Kummissjoni tista’ tagħti raġunijiet għall-posponiment mingħajr ma tiżvela informazzjoni kunfidenzjali.

Kawża 984/2012/EIS: Irkupru tal-allowances tal-familja

L-ilmentatur kien membru tal-persunal tal-Kummissjoni. Meta applikat għall-benefiċċju tat-tfal previst mir-Regolamenti tal-Persunal, hija ddikjarat benefiċċju tal-familja riċevut mill-awtoritajiet nazzjonali. Is-servizzi tal-Kummissjoni kienu tal-fehma li l-allowance għat-tfal m'għandhiex titnaqqas biex jittieħed kont ta' dan il-benefiċċju. Sentejn wara, huma qalu li din id-deċiżjoni kienet żball u pproċedew biex jirkupraw is-somom korrispondenti mis-salarju ta 'kull xahar tal-kwerelant. L-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman biex jikkontesta kemm id-deċiżjoni riveduta dwar in-natura tal-benefiċċju kif ukoll l-iskeda ta’ żmien għall-irkupru tal-ammonti kkonċernati, li rriżultat fi tnaqqis ta’ kull xahar li poġġaha f’pożizzjoni finanzjarja diffiċli.

Meta fetħet l-inkjesta, l-Ombudsman stiednet lill-Kummissjoni tikkunsidra li tissospendi jew tnaqqas l-ammont tat-tnaqqis ta' kull xahar. Il-Kummissjoni ma għamlitx dan, u lanqas ma indirizzat il-kwistjoni fl-opinjoni tagħha.

Wara l-inkjesta, l-Ombudsman kienet tal-fehma li d-deċiżjoni li jiġu rkuprati l-ammonti rilevanti kienet raġonevoli u konformi mal-ġurisprudenza rilevanti. Madankollu, l-Ombudsman ikkritikat in-nuqqas tal-Kummissjoni li tikkunsidra li tistabbilixxi l-ammont ta' kull xahar imnaqqas mis-salarju tal-ilmentatur għal ammont li kien ġust u raġonevoli fiċ-ċirkostanzi speċifiċi tagħha.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni rreferiet għar-regoli interni tagħha. Hija kienet tal-fehma li t-talbiet tal-ilmentatur, ibbażati fuq is-sitwazzjoni finanzjarja tagħha, ma kinux ġustifikazzjoni aċċettabbli għat-tnaqqis tal-ammont ta' kull xahar. Madankollu, hija ma spjegatx għaliex ir-regoli interni tagħha ma ppermettewlhiex li tqis is-sitwazzjoni tal-ilmentatur.

L-Ombudsman jiddispjaċiha li l-Kummissjoni ma aġixxietx biex tnaqqas ir-riskju li terġa' sseħħ sitwazzjoni simili. Għall-kuntrarju, ir-risposta tal-Kummissjoni tindika li hija ma tgħallmet xejn mill-każ.

Il-Kawża 1108/2012/RT: It-trattament ta’ talbiet għal aċċess pubbliku meta l-applikant ikollu wkoll dritt ta’ aċċess bħala suġġett tad-data

L-ilmentatur applika għand il-Kummissjoni għal aċċess għal dokument skont ir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti. Id-dokument inkwistjoni kien jirrigwarda l-impjieg tagħha fi proġett iffinanzjat mill-Kummissjoni. Matul l-inkjesta tal-Ombudsman, il-Kummissjoni pprovdiet lill-ilmentatur bid-dokument. Hija spjegat li l-bażi legali tagħha għal dan kienet ir-Regolament 45/2001 dwar il-protezzjoni tad-data personali. (L-Artikolu 13 tar-Regolament 45/2001 jipprevedi li s-suġġetti tad-data jkollhom id-dritt li jaċċessaw id-data dwarhom infushom). Il-Kummissjoni spjegat li, minħabba żball amministrattiv, id-dokument ma kienx mehmuż mad-deċiżjoni tagħha dwar talba preċedenti magħmula mill-ilmentatur skont ir-Regolament 45/2001. L-Ombudsman qieset li ma kien hemm bżonn tal-ebda inkjesta ulterjuri dwar il-każ.

F’rimarka oħra, l-Ombudsman offra gwida ġenerali dwar kif għandhom jiġu ttrattati t-talbiet fejn jista’ jintalab aċċess skont ir-Regolament 45/2001 jew ir-Regolament 1049/2001.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni kkonfermat li, jekk applikant li diġà ngħata aċċess għal dokument skont ir-Regolament 45/2001 jagħmel talba sussegwenti skont ir-Regolament 1049/2001 għal aċċess għall-istess dokument, il-Kummissjoni twettaq valutazzjoni skont dan ir-Regolament tal-aħħar jekk, iżda biss jekk, l-applikant jitlobha tagħmel dan b’mod espliċitu.

Il-Kummissjoni kkonfermat ukoll li fejn issir talba skont ir-Regolament 1049/2001, iżda jista' jingħata aċċess usa' jew sħiħ lill-applikant skont ir-Regolament 45/2001, hija tuża dan ir-Regolament tal-aħħar bħala l-bażi għad-deċiżjoni tagħha.

Fl-aħħar nett, f’sitwazzjonijiet rari fejn l-applikant ifittex aċċess għal dokument partikolari bl-użu tal-proċeduri kemm skont ir-Regolament 45/2001 kif ukoll skont ir-Regolament 1049/2001, il-Kummissjoni tapplika l-proċedura li twassal għall-akbar aċċess possibbli għall-applikant.

L-Ombudsman jilqa' r-rispons kostruttiv tal-Kummissjoni, li jiżgura li d-drittijiet fundamentali kkonċernati jkunu jistgħu jiġu eżerċitati b'mod effettiv u b'mod li jkun effiċjenti kemm għall-applikant kif ukoll għall-istituzzjoni.

Il-Każ 1111/2012/AN: Dewmien fit-trattament tat-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti

L-Ombudsman sabet li l-Kummissjoni kienet kisret id-drittijiet proċedurali tal-ilmentatur bħala applikant għal aċċess għad-dokumenti skont ir-Regolament 1049/2001. Ir-rimarka kritika tal-Ombudsman indikat li l-Kummissjoni (i) estendiet darbtejn l-iskadenza għat-tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur u (ii) naqset milli tipprovdi data stmata għal deċiżjoni meta bagħtet it-tieni tweġiba proviżorja.

L-Ombudsman għamlet ukoll żewġ rimarki oħra mfassla biex jgħinu lill-Kummissjoni tittratta talbiet futuri. L-ewwel rimarka enfasizzat li anness għal dokument li għalih jintalab aċċess ma huwiex dokument separat, iżda jifforma parti integrali mid-dokument li miegħu huwa mehmuż. L-evalwazzjoni dwar jekk għandhiex tiġi żvelata jew le għandha għalhekk issir fl-istess żmien bħall-evalwazzjoni dwar id-dokument prinċipali. It-tieni rimarka kienet li l-konsultazzjonijiet dwar id-data personali għandhom isiru malajr kemm jista' jkun, sabiex jiġu rrispettati l-iskadenzi fir-Regolament 1049/2001.

Bi tweġiba għar-rimarka kritika, il-Kummissjoni rrikonoxxiet li ma ttrattatx l-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur sal-iskadenza. Hija qalet li, b’mod ġenerali, il-fatturi li jwasslu biex jinqabżu t-termini (bħan-numru, id-daqs, il-portata u l-kumplessità tad-dokumenti mitluba u, bħal f’dan il-każ, il-ħtieġa li jiġu kkonsultati partijiet terzi) jipprekluduha wkoll milli tkun tista’ tistma b’mod preċiż iż-żmien li jkun meħtieġ biex tintbagħat tweġiba sostantiva lil applikant. Madankollu, il-Kummissjoni ddikjarat li hija tistinka biex iżżomm lill-applikanti infurmati dwar il-progress tal-applikazzjonijiet tagħhom bl-aktar mod komplet possibbli.

Bi tweġiba għall-ewwel rimarka ulterjuri, il-Kummissjoni indikat li kienet ittrattat il-każ inkwistjoni f'konformità mar-rimarka tal-Ombudsman.

Bi tweġiba għat-tieni rimarka ulterjuri, il-Kummissjoni indikat li l-ħtieġa ta’ konsultazzjoni ssir ċara biss ladarba d-dokumenti mitluba jkunu ġew ivvalutati. Madankollu, il-Kummissjoni kkondividiet bis-sħiħ il-fehma tal-Ombudsman li l-konsultazzjonijiet iridu jitwettqu malajr kemm jista' jkun u tagħmel ħilitha biex tagħmel dan malajr kemm jista' jkun.

L-Ombudsman huwa sodisfatt bit-tweġiba tal-Kummissjoni f'dan il-każ. Il-kwistjoni ġenerali tar-rispett tal-limiti ta’ żmien għat-trattament tal-applikazzjonijiet għall-aċċess skont ir-Regolament 1049/2001 hija s-suġġett ta’ inkjesta fuq inizjattiva proprja lill-Parlament Ewropew, lill-Kunsill u lill-Kummissjoni (OI/6/2013/KM). L-inkjesta kienet għadha għaddejja fiż-żmien meta tlesta dan l-Istudju.

Kawża 1146/2012/AN: Proċedura ta' ksur kontra Spanja

F'Diċembru 2009, il-kwerelant għamel ilment ta' ksur lill-Kummissjoni kontra l-awtoritajiet Spanjoli. Il-Kummissjoni fetħet il-proċedura EU Pilot. F'Ġunju 2012, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman u lmenta dwar id-dewmien mill-Kummissjoni fit-trattament tal-kwistjoni. Matul l-inkjesta, il-Kummissjoni ddikjarat li kienet żammet il-proċedura EU Pilot miftuħa minħabba li xtaqet issolvi l-problemi mqajma mill-ilmentatur permezz ta’ kooperazzjoni mal-Istat Membru. It-tul tal-proċedura kien dovut għad-dewmien tal-awtoritajiet Spanjoli biex iwieġbu għat-talbiet tagħhom għal informazzjoni u għall-inkompletezza tat-tweġibiet ipprovduti.

L-Ombudsman innota li l-limiti ta' żmien normali skont il-proċedura EU Pilot kienu nqabżu ħafna u li aktar minn tliet snin wara li l-ilmentatur ippreżenta l-ilment ta' ksur tiegħu, is-sitwazzjoni baqgħet eżattament l-istess. L-Ombudsman ikkritikat lill-Kummissjoni talli naqset milli tirrispetta l-iskadenza normali ta’ sena biex tiddeċiedi jekk tiftaħx proċedimenti ta’ ksur jew le u għal dewmien biex tinforma lill-ilmentatur.

Fit-tweġiba tagħha, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li fetħet il-proċedura ta' ksur billi bagħtet ittra ta' intimazzjoni lill-awtoritajiet Spanjoli minħabba li ma kien sar l-ebda progress tanġibbli fil-qafas tal-EU Pilot. Barra minn hekk, hija rrikonoxxiet li l-ilmentaturi għandhom id-dritt li jirċievu informazzjoni dwar l-ilment tagħhom, anki jekk ma jkun sar l-ebda progress bħala riżultat ta’ fatturi lil hinn mill-kontroll tal-Kummissjoni.

L-Ombudsman tilqa' r-rispons kostruttiv tal-Kummissjoni għar-rimarka kritika.

Każ 1832/2012/EIS: Għajnuna lill-applikanti għall-għotjiet biex jifhmu r-rekwiżiti tal-Kummissjoni

Il-Kummissjoni rrifjutat l-applikazzjoni għal għotja tal-ilmentatur fuq il-bażi ta’ nuqqas ta’ sottomissjoni ta’ rapport tekniku/narrattiv. Wara inkjesta, l-Ombudsman ikkonkluda li l-interpretazzjoni tal-Kummissjoni ta' x'jikkostitwixxi rapport tekniku/narrattiv dehret raġonevoli fid-dawl tad-dispożizzjonijiet applikabbli tar-Regolament Finanzjarju u r-Regoli ta' Implimentazzjoni. Madankollu, peress li l-każ preżenti kien żvela li t-terminu jista' jkun miftuħ għal interpretazzjoni ħażina, l-Ombudsman stieden lill-Kummissjoni tikkunsidra l-possibbiltà li tinkludi fis-Sejħiet għal Proposti u/jew Gwidi għall-Applikanti futuri tagħha spjegazzjoni jew deskrizzjoni ta' x'għandu jinftiehem bit-terminu "rapport tekniku/narrattiv"

Bi tweġiba, il-Kummissjoni spjegat li d-Direttorat Ġenerali (DĠ Ġustizzja) rilevanti inkluda spjegazzjoni tat-terminu “rapport tekniku/narrattiv” fil-Gwida għall-Applikanti tiegħu tal-2013.

L-Ombudsman tinnota li t-test fil-Gwida rilevanti għall-Applikanti jiddeskrivi u jispjega fid-dettall il-fehim tal-Kummissjoni ta' dan il-kunċett. Dan is-segwitu fil-pront għar-rimarka ulterjuri huwa milqugħ tajjeb.

Kawża 2347/2012/PMC: Il-validità tal-offerti li jkunu diġà skadew ma tistax tiġi estiża

Il-kumpanija li ressqet l-ilment għamlet sejħa għall-offerti mingħajr suċċess għal kuntratt li jikkonċerna assistenza teknika għall-iżvilupp tal-kapaċità ta’ atturi statali u mhux statali fil-pajjiżi kollha tas-Sħubija tal-Lvant.

L-ilmentatur allega li l-Kummissjoni kienet talbet lill-offerenti jestendu l-validità tal-offerti tagħhom, li kienu diġà skadew, u li dan kien imur kontra l-Gwida Prattika għall-Proċeduri Kuntrattwali għall-Azzjonijiet Esterni tal-UE u l-Istruzzjonijiet għall-Offerenti (il-PRAG). Hija sostniet li l-Kummissjoni kien imissha kkanċellat il-proċedura tal-offerti u nediet waħda ġdida.

L-Ombudsman sabet li l-allegazzjoni kienet ġustifikata. Il-PRAG jiddikjara b’mod ċar li tali talba tista’ ssir biss qabel ma jkun skada l-perjodu ta’ validità.

Fir-rigward tal-affermazzjoni tal-ilmentatur, il-Kummissjoni enfasizzat li l-offerenti kollha kienu ġew ittrattati bl-istess mod. L-Ombudsman ma kienx konvint li din kienet ġustifikazzjoni suffiċjenti biex il-Kummissjoni tkompli bil-proċedura tal-offerti. Madankollu, il-kanċellazzjoni tal-offerta kienet tfisser li l-EUR 5,5 miljun ibbaġitjati għall-2012 kienu jibqgħu ma jintefqux, minħabba li ma kienx hemm biżżejjed żmien biex titnieda proċedura ġdida ta’ sejħa għall-offerti. F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman kien tal-fehma li ma kienx irraġonevoli għall-Kummissjoni li tieħu l-pożizzjoni li l-aċċettazzjoni tal-pretensjoni tal-ilmentatur kienet tkun sproporzjonata. Għalhekk, il-każ ingħalaq b’rimarka kritika fir-rigward tan-nuqqas ta’ konformità mal-PRAG.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni ddikjarat li l-proċeduri u l-linji gwida proċedurali eżistenti huma ċari fir-rigward tas-sejba tal-Ombudsman ta' amministrazzjoni ħażina u ddispjaċiha għall-iżball li kien seħħ. Minħabba ċ-ċarezza tar-regoli, il-Kummissjoni ma rat l-ebda ħtieġa li timmodifikahom. Madankollu, il-Kummissjoni ddikjarat li s-servizzi rilevanti tagħha se jinfurmaw lill-persunal tagħhom dwar dan il-każ u tfakkarhom biex jagħtu attenzjoni partikolari lill-iskadenzi f’sitwazzjonijiet bħal dawn.

L-Ombudsman tilqa' r-rikonoxximent tal-Kummissjoni tal-iżball tagħha u s-segwitu pożittiv u kostruttiv tagħha għar-rimarka kritika.

Kawża 297/2013/FOR: Kunflitti ta' interess u l-Kumitat tal-Etika Ad Hoc tal-Kummissjoni

L-ilmentatur, grupp ta’ lobbying korporattiv, ressaq ilment dwar il-Kumitat tal-Etika Ad Hoc tal-Kummissjoni. Speċifikament, l-ilmentatur qajjem il-kwistjoni tas-sħubija fil-Kumitat tal-eks Kap tas-Servizz Legali tal-Kummissjoni.

L-ilmentatur allega li (i) id-deċiżjoni tal-Kummissjoni li taħtar mill-ġdid wieħed mill-membri tal-Kumitat tal-Etika Ad Hoc tagħha kisret l-Artikolu 4 tad-deċiżjoni tal-Kummissjoni tal-2003 li tistabbilixxi l-Kumitat; u (ii) l-attivitajiet tal-Kumitat tal-Etika Ad Hoc ma kinux trasparenti biżżejjed.

L-ilmentatur iddikjara li: (i) il-Kummissjoni għandha tirrevoka l-ħatra mill-ġdid imsemmija u taħtar sostitut li jkun issodisfa r-rekwiżit għall-indipendenza; (ii) il-Kummissjoni għandha tintroduċi politika ta’ trasparenza proattiva li (a) tippubblika s-CVs u d-Dikjarazzjonijiet ta’ Interess tal-membri tal-Kumitat tal-Etika Ad Hoc online; (b) it-titjib tat-trasparenza online kemm fir-rigward tal-membri tal-Kumitat tal-Etika Ad Hoc kif ukoll fir-rigward tad-deċiżjonijiet tiegħu; u (iii) il-Kummissjoni jenħtieġ li - fuq terminu itwal tistabbilixxi kumitat tal-etika indipendenti, b'mandat usa' u definit aħjar mill-Kumitat eżistenti, li jenħtieġ li jkun kompletament indipendenti u magħmul minn esperti dwar l-etika tal-amministrazzjoni pubblika.

Wara investigazzjoni, l-Ombudsman sabet li, bis-sostituzzjoni tal-Membru kkonċernat, il-Kummissjoni kienet ħadet il-passi meħtieġa biex issolvi l-ewwel allegazzjoni. Ma tqies li kien hemm bżonn ta’ ebda investigazzjoni ulterjuri fir-rigward tat-tieni allegazzjoni u t-tieni u t-tielet allegazzjoni.

Fl-għeluq tal-każ, l-Ombudsman għamel rimarka oħra, fis-sens li l-Kummissjoni għandha tikkonforma mal-impenn tagħha li toħloq paġna speċifika fuq is-sit web EUROPA relatata mal-Kumitat tal-Etika Ad Hoc u l-ħidma tiegħu.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li biħsiebha toħloq tali paġna web, li jkun fiha d-deċiżjonijiet rilevanti tal-Kummissjoni li joħolqu l-Kumitat u jaħtru l-membri tiegħu, kif ukoll is-CVs u d-“dikjarazzjonijiet tal-unur” tagħhom li jiċċertifikaw in-nuqqas ta’ kunflitt ta’ interess bejn il-funzjoni tagħhom bħala membri tal-Kumitat u l-attivitajiet jew l-interessi l-oħra tagħhom.

L-Ombudsman jilqa' l-fatt li l-paġna web inkwistjoni issa saret disponibbli fuq: https://commission.europa.eu/about-european-commission/service-standards-and- principles/ethics-and-good-administration/commissioners-and-ethics/code-conduct-members-european-commission_en

Każ 349/2013/EIS: L-orjentament lejn is-servizzi fir-rigward tal-ilmentaturi tal-ksur

Ċittadin Taljan ilmenta mal-Kummissjoni li l-Italja naqset milli tieħu miżuri biex timplimenta kif suppost Direttiva tal-UE dwar is-sensji kollettivi (id-Direttiva 98/59/KE). Il-Kummissjoni ddeċidiet li tressaq il-kwistjoni quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja fl-24 ta’ Ottubru 2012 u ppubblikat stqarrija għall-istampa f’dan is-sens fl-istess jum.

Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur allega li l-Kummissjoni naqset milli tinfurmah dwar ir-riferiment tagħha tal-każ ta' ksur lill-Qorti.

L-Ombudsman ikkonkluda li, matul l-inkjesta, il-Kummissjoni kienet ħadet passi biex issolvi l-kwistjoni u b'hekk għalqet il-każ. Madankollu, f'kumment ieħor, l-Ombudsman issuġġerixxa li jekk jinqalgħu sitwazzjonijiet simili fil-futur, ikun konformi ma' kultura ta' servizz għall-Kummissjoni li tiskuża ruħha għad-dewmien fir-rispons għaċ-ċittadin ikkonċernat.

Fit-tweġiba tagħha għar-rimarka ulterjuri, il-Kummissjoni spjegat li (i) hija tinforma lill-ilmentaturi dwar kull pass proċedurali rigward il-każ tagħhom; u (ii) hija prattika komuni tas-servizzi tal-Kummissjoni li jiskużaw ruħhom meta jseħħ dewmien f’dan ir-rigward.

L-Ombudsman tilqa' l-impenn tal-Kummissjoni għal approċċ orjentat lejn is-servizzi għall-ilmentaturi f'każijiet ta' ksur.

Il-Kawża 583/2013/MHZ: Ir-rwol tal-ombudsmen nazzjonali fil-kisba ta’ rimedju f’każijiet ta’ ksur

L-ilmentatur, ekobidwi Pollakk, għamel żewġ ilmenti ta’ ksur lill-Kummissjoni kontra l-Polonja. Huwa indika li kienet meħtieġa azzjoni rapida minħabba li l-ispeċijiet protetti kienu fil-periklu. Wara li ma sema' xejn mill-Kummissjoni, huwa rrikorra għand l-Ombudsman, li fetaħ inkjesta. Bħala riżultat tal-inkjesta, il-Kummissjoni kkuntattjat lill-ilmentatur u nediet il-proċedura "EU-Pilot". Madankollu, sa meta għamlet dan, kienu għaddew 11-il xahar mingħajr azzjoni. L-Ombudsman ikkritika d-dewmien, li l-Kummissjoni ma setgħetx tiġġustifika. Id-deċiżjoni tal-għeluq kien fiha wkoll rimarka oħra mmirata lejn it-titjib tal-ittri standard użati mill-Kummissjoni biex tinforma lill-ilmentatur dwar il-proċedura EU Pilot:

L-Ombudsman tħeġġeġ lill-Kummissjoni żżid mal-ittri standard tagħha li jinfurmaw lill-ilmentaturi dwar il-proċedura Pilota li jistgħu jilmentaw mal-Ombudsmen nazzjonali jew korpi simili, li l-proċeduri tagħhom ġeneralment ma jinvolvu l-ebda spiża, fir-rigward tal-allegat ksur tad-dritt tal-UE mill-amministrazzjonijiet nazzjonali.

It-tweġiba tal-Kummissjoni għar-rimarka kritika kkonfermat l-impenn fil-Komunikazzjoni tagħha dwar dan is-suġġett li tasal għal deċiżjoni li toħroġ ittra ta’ intimazzjoni jew li tagħlaq il-każ fi żmien sena mid-data tar-reġistrazzjoni ta’ lment, inkluża l-proċedura EU Pilot, u li tinforma lill-ilmentatur fejn jinqabeż dan il-limitu ta’ żmien.

Il-konferma tal-Kummissjoni tal-impenn tagħha għat-trattament f’waqtu tal-ilmenti ta’ ksur hija milqugħa. L-Ombudsman se jkompli jieħu interess attiv fil-kwistjoni.

Fir-rigward tar-rimarka ulterjuri, il-Kummissjoni spjegat li hija tat parir lill-ilmentaturi biex ifittxu rimedji quddiem il-qrati nazzjonali “peress li l-qrati nazzjonali biss jistgħu jiddeċiedu dwar id-dritt tal-ilmentatur għal kumpens. F'dan ir-rigward, l-Ombudsmen nazzjonali mhumiex id-destinatarji t-tajba biex jiksbu rimedju. Barra minn hekk, l-Artikolu 47 tal-Karta jobbliga lill-Istati Membri, fost l-oħrajn, li jagħmlu l-għajnuna legali disponibbli għal dawk li ma għandhomx biżżejjed riżorsi sa fejn tali għajnuna tkun meħtieġa biex jiġi żgurat aċċess effettiv għall-ġustizzja, peress li skont l-Artikolu 51 tal-Karta, id-dispożizzjonijiet tal-Karta japplikaw għall-Istati Membri meta jimplimentaw id-dritt tal-UE.” Il-Kummissjoni kkonkludiet li tieħu nota tal-proposta li tindika wkoll il-possibbiltà li jirrikorru għall-Ombudsmen nazzjonali meta jkun xieraq.

L-Ombudsman jiddispjaċiha li l-Kummissjoni ma tidhirx li tifhem li l-ombudsmen nazzjonali spiss jirnexxilhom jiksbu rimedju għall-individwi. L-Ombudsman tqis li dan huwa sorprendenti, peress li l-Kummissjoni nnifisha tippromwovi b’mod attiv metodi mhux ġudizzjarji ta’ soluzzjoni tat-tilwim fil-livell tal-Istati Membri f’diversi kuntesti, inklużi Solvit u l-EU Pilot innifsu. L-Ombudsman se jagħmel aktar sforzi biex jgħin lill-Kummissjoni tifhem ir-rwol tas-soluzzjoni mhux ġudizzjarja tat-tilwim u biex tifformula politika konsistenti f'dan ir-rigward.

Il-Kawża 1745/2013/TN: Informazzjoni dwar ir-rimborż tal-ispejjeż mediċi

L-ilmentatur, uffiċjal irtirat tal-Qorti tal-Awdituri, talab rimborż ta’ ċerti spejjeż mediċi taħt l-iskema konġunta tal-assigurazzjoni tal-mard għall-uffiċjali tal-istituzzjonijiet tal-UE. It-talba tiegħu ġiet miċħuda u ressaq ilment quddiem il-Kummissjoni skont l-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal. Huwa ma rċieva l-ebda tweġiba.

Wara kuntatt bejn is-servizzi tal-Ombudsman u dawk tal-Kummissjoni, l-ilmentatur ġie rimborżat. Il-Kummissjoni għalhekk iddeċidiet il-kwistjoni u l-każ ingħalaq. Madankollu, l-ilmentatur, li rtira fl-1987, kien imħasseb li l-Kummissjoni ma kinitx aġġornatu dwar ir-regoli applikabbli u l-formoli ta’ rimborż. L-Ombudsman, għalhekk, għamel rimarka oħra li tistieden lill-Kummissjoni tipprovdi lill-ilmentatur b’informazzjoni komprensiva, fil-lingwa tiegħu stess, dwar ir-regoli, il-proċeduri u l-formoli applikabbli għal talbiet għal rimborż skont l-iskema konġunta tal-assigurazzjoni tal-mard.

Il-Kummissjoni bagħtet l-informazzjoni rilevanti lill-ilmentatur.

L-Ombudsman tilqa' r-rispons pożittiv tal-Kummissjoni.

Segwitu mdewwem għal każ li ngħalaq fl-2012

Kawża 914/2009/ER: Dmir ta' kooperazzjoni sinċiera fl-inkjesti tal-Ombudsman

L-ilmentatur talab lill-Kummissjoni aċċess għad-dokumenti kollha li jikkonċernaw l-istabbiliment u l-implimentazzjoni tar-reġim tal-primjum tal-kwalità li jipprovdi appoġġ monetarju lill-bdiewa li jipproduċu ċerti varjetajiet ta’ qamħ durum. Peress li ma rċieva l-ebda tweġiba, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman. Il-Kummissjoni aċċettat il-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni amikevoli u infurmat lill-Ombudsman li kienet tat aċċess lill-ilmentatur għad-dokumenti kollha disponibbli. Sussegwentement, l-ilmentatur issottometta lment ġdid lill-Ombudsman, li fih allega li l-Kummissjoni pprovdiet informazzjoni mhux preċiża bi tweġiba għall-proposta ta' soluzzjoni amikevoli tal-Ombudsman u naqset milli twieġeb b'mod adegwat għat-talba tiegħu għal aċċess.

Wara inkjesta, l-Ombudsman enfasizzat li d-dmir ta’ kooperazzjoni sinċiera jirrikjedi li l-istituzzjonijiet tal-UE jipprovdu informazzjoni preċiża meta jwieġbu għal proposta ta’ soluzzjoni amikevoli. Il-Kummissjoni kienet naqset milli tagħmel dan f’dan il-każ, meta ddikjarat li kienet żvelat id-dokumenti kollha disponibbli, li rriżulta li ma kienx il-każ. In-nuqqas ta' żvelar sħiħ ikkostitwixxa wkoll nuqqas ta' konformità mar-Regolament 1049/2001.

Bi tweġiba, il-Kummissjoni ddispjaċiha li l-Ombudsman qieset li l-imġiba tagħha kienet qed tikser id-dmir ta' kooperazzjoni leali interistituzzjonali u enfasizzat li kienet impenjata li tirrispetta dan id-dmir. Il-Kummissjoni ddikjarat ukoll l-impenn tagħha għal eżitu pożittiv fil-każ u, b’mod aktar speċifiku, ir-rieda tagħha li tipprovdi lill-ilmentatur bi kwalunkwe dokument ieħor disponibbli.

L-Ombudsman iqis li t-tweġiba tal-Kummissjoni hija sodisfaċenti.

4. Il-Bank Ċentrali Ewropew (BĊE)

Ara l-Kawża 1339/2012/FOR hawn fuq taħt "Każijiet stilel".

5. Is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE)

Kawża 532/2011/CK: Diskriminazzjoni abbażi tal-età minn Missjoni tal-UE

L-ilment kien jikkonċerna r-rifjut tal-missjoni EULEX-Kosovo li tippermetti lill-ilmentatur ikompli jaħdem wara l-età ta’ 65 sena. Wara li kkunsidra l-opinjoni pprovduta mis-SEAE, l-Ombudsman ippropona soluzzjoni amikevoli, li s-SEAE rrifjuta. L-Ombudsman għalqet il-każ b'żewġ rimarki kritiċi.

L-ewwel rimarka kritika kienet tikkonċerna n-nuqqas mis-SEAE li jipprovdi raġunijiet suffiċjenti għad-deċiżjoni tiegħu li ma jġeddidx il-kuntratt tal-ilmentatur lil hinn mill-età ta' 65 sena. Fit-tieni rimarka, l-Ombudsman ikkritika n-nuqqas tas-SEAE li (i) jirrikonoxxi l-iżbalji li seħħew fit-trattament tal-każ tal-ilmentatur u (ii) jippreżenta apoloġija sħiħa u effettiva lill-ilmentatur.

Bi tweġiba, is-SEAE insista li ma jistax jinżamm responsabbli għall-amministrazzjoni ħażina identifikata mill-Ombudsman. Hija sostniet li l-Kap tal-missjoni huwa inkarigat mill-amministrazzjoni u mil-loġistika tal-missjoni. Huwa nnota wkoll li l-membri tal-persunal tal-missjoni mhumiex persunal tas-SEAE.

L-Ombudsman tinnota r-rifjut mis-SEAE li jassumi r-responsabbiltà għall-amministrazzjoni ħażina li seħħet. Fil-kuntest tal-OI/12/2010/MMN, ir-Rappreżentant Għoli u s-SEAE qablu li jaċċettaw ir-responsabbiltà proċedurali għall-ilmenti li jikkonċernaw il-missjonijiet tal-UE.

Dan il-każ juri li ħadd ma huwa lest jaċċetta r-responsabbiltà meta l-Ombudsman isib amministrazzjoni ħażina fir-rigward ta' missjoni tal-UE. Dan jindika problema sistemika fil-protezzjoni tad-drittijiet fundamentali vis-à-vis il-Missjonijiet tal-UE. L-Ombudsman se jiġbed l-attenzjoni tal-Parlament Ewropew għal din il-problema.

6. Il-Bank Ewropew tal-Investiment (BEI)

Kawża 48/2012/MHZ: Il-BEI jtejjeb l-informazzjoni lill-ilmentaturi dwar id-dewmien

Il-Mekkaniżmu tal-Ilmenti tal-BEI (CM) investiga lment dwar proġett ta’ kostruzzjoni fil-Polonja. L-ilmentatur sussegwentement irrikorra għand l-Ombudsman minħabba li ma qabilx mas-sejbiet tas-CM. Huwa lmenta wkoll li s-CM ittardja d-deċiżjoni tiegħu dwar l-ilment tiegħu.

Wara li wettaq inkjesta, l-Ombudsman ma sab l-ebda raġuni biex jiddubita s-sejbiet tas-CM. Fir-rigward tad-dewmien, l-opinjoni tal-BEI dwar l-ilment spjegat kif xieraq ir-raġunijiet għal dan. L-Ombudsman ikkonkluda li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina. Rimarka oħra ħeġġet lill-BEI biex jispjega r-raġunijiet għal kwalunkwe dewmien bħal dan fil-futur fi stadju aktar bikri; jiġifieri, meta tinforma lill-ilmentatur li se jkun hemm dewmien fit-trattament tal-ilment.

Bi tweġiba, il-BEI aġġorna l-Proċeduri Operattivi tal-Mekkaniżmu tal-Ilmenti tiegħu billi żied it-test li ġej mal-paragrafu 4.11:

“Kull meta l-BEI-CM ma jkunx jista’ jipprovdi tweġiba lill-ilmentaturi fl-iskadenzi preskritti, il-BEI-CM jinforma lill-ilmentatur(i) kif xieraq, qabel l-iskadenza tal-iskadenza u jipprovdi r-raġunijiet għad-dewmien.”

L-Ombudsman tilqa' l-azzjoni tal-BEI. Il-bidla fil-Proċeduri Operattivi hija kompletament konformi mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba.

Każ 526/2012/ER: Informazzjoni dwar l-allowances għall-edukazzjoni

L-ilmentatur huwa impjegat irtirat tal-BEI li jirrisjedi fil-Lussemburgu. Iż-żewġt itfal tagħha jirċievu allowances għall-edukazzjoni mill-BEI. Fl-2012, il-BEI beda jnaqqas mill-allowances għall-edukazzjoni ammont li jikkorrispondi għall-"allowance CEDIES" Lussemburgiża.

L-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman, u argumenta li ma kien hemm l-ebda bażi għat-tnaqqis minħabba li l-allowance tas-CEDIES u l-allowance għall-edukazzjoni tal-BEI mhumiex ta’ natura simili.

L-Ombudsman qieset li l-pożizzjoni tal-BEI li ż-żewġ allowances huma ta' natura simili kienet raġonevoli. Fid-deċiżjoni li tagħlaq il-każ, l-Ombudsman għamlet rimarka oħra fejn laqgħet ir-rieda tal-EIB´s li jkomplu bl-isforzi tagħhom biex irawmu l-iskambju interistituzzjonali ta' informazzjoni bil-ħsieb li jitnaqqsu l-piżijiet amministrattivi fuq il-benefiċjarji tal-assistenza finanzjarja tas-CEDIES li huma intitolati għall-allowances tal-BEI. L-Ombudsman ħeġġet lill-BEI biex isegwi dan l-objettiv u biex jinforma lill-persunal attwali u preċedenti tiegħu kif xieraq.

B’reazzjoni għal dan, il-BEI ħa għadd ta’ miżuri biex jinforma lill-persunal attwali u preċedenti tiegħu dwar il-bidliet li saru fl-iskema CEDIES minn Settembru 2013.

L-Ombudsman tilqa' r-rispons kostruttiv tal-BEI.

7. L-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO)

Ara l-Kawża 962/2011/AN hawn fuq taħt "Każijiet stilel".

Kawża 1906/2011/TN: It-trattament mill-EPSO tat-talbiet għal informazzjoni u rieżami

L-ilment kien jikkonċerna t-trattament mill-EPSO ta’ talbiet għal informazzjoni u talbiet għal rieżami magħmula fil-kuntest ta’ kompetizzjoni miftuħa. L-Ombudsman ikkritikat in-nuqqas tal-EPSO li jinforma lill-ilmentatur bid-data tal-eżerċizzji ta' valutazzjoni tiegħu mill-inqas ġimagħtejn qabel. Saret ukoll rimarka oħra fis-sens li jkun xieraq għall-EPSO li jfassal linji gwida ġenerali li jagħtu pariri lill-bordijiet tas-selezzjoni biex jieħdu d-deċiżjonijiet tagħhom dwar it-talbiet għal rieżami b’tali mod li l-EPSO jkun jista’ jinforma lill-kandidati bid-data tal-eżerċizzji ta’ valutazzjoni tagħhom mill-inqas ġimagħtejn qabel.

Bi tweġiba, l-EPSO skuża ruħu mal-ilmentatur għall-inkonvenjenza kkawżata. Hija impenjat ruħha li tagħmel dak kollu li tista’ biex tiżgura li l-kandidati jirċievu kemm jista’ jkun avviż bil-quddiem u li l-iskadenza minima ta’ ġimagħtejn tiġi rispettata.

L-Ombudsman tilqa' r-rispons kostruttiv tal-EPSO għar-rimarki.

Każ 2006/2011/ER: Informazzjoni dwar l-immarkar tat-testijiet bil-miktub

L-ilmentatur ipparteċipa f’kompetizzjoni miftuħa biex jintgħażlu l-assistenti fil-qasam segretarjali. Huwa lmenta li l-EPSO naqas milli jipprovdilu biżżejjed informazzjoni dwar l-immarkar tat-testijiet prattiċi tiegħu c) u d).

L-inkjesta tal-Ombudsman sabet li l-EPSO kien naqas milli jirreġistra u jindika, fl-iskedi ta' evalwazzjoni xierqa jew fil-passaport ta' kompetenza (a) il-kriterji/kompetenzi ta' evalwazzjoni vvalutati fir-rigward tat-testijiet prattiċi, u (b) il-marki parzjali għal dawn il-kriterji/kompetenzi. L-Ombudsman ikkonkluda li l-EPSO kien naqas milli jikkonforma ma’ impenn li kien ħa fil-qafas ta’ inkjesta fuq inizjattiva proprja preċedenti dwar il-livell ta’ dettall tal-informazzjoni pprovduta lill-kandidati.

Bi tweġiba għar-rimarka kritika, l-EPSO rrikonoxxa n-nuqqas u skuża ruħu għalih. L-EPSO ddikjara wkoll li sadanittant kien ħa miżuri biex jiżgura li l-passaporti ta’ kompetenza jkun fihom feedbacks deskrittivi xierqa kemm dwar il-kompetenzi ġenerali kif ukoll dwar dawk speċifiċi għall-impjieg.

L-Ombudsman tilqa' t-tweġiba pożittiva tal-EPSO.

Il-Kawżi 2022/2011/RT u 2430/2011/RT: Feedback dwar il-prestazzjoni f’testijiet prattiċi

L-ilmentaturi pparteċipaw f’kompetizzjoni organizzata mill-EPSO għall-assistenti fil-qasam segretarjali. Huma lmentaw li l-EPSO naqas milli jagħtihom feedback adegwat dwar il-prestazzjoni tagħhom fit-testijiet prattiċi.

L-EPSO spjega li l-Bord tas-Selezzjoni ddeċieda li, minħabba n-“natura teknika” tat-testijiet, ma kien se jinkludi l-ebda kumment speċifiku dwarhom fil-passaport ta’ kompetenza. L-Ombudsman kien tal-fehma li l-impenn li l-EPSO għamel fil-qafas tal-inkjesta fuq inizjattiva proprja OI/05/2005/PB kien ifisser li għandu jirreġistra u jindika, f'dokumenti ta' evalwazzjoni xierqa jew fil-passaport ta' kompetenza (a) il-kriterji/kompetenzi ta' evalwazzjoni vvalutati fir-rigward tat-testijiet prattiċi, u (b) il-marki parzjali għal dawn il-kriterji/kompetenzi. Peress li l-EPSO naqas milli jagħmel dan, l-Ombudsman għamel rimarka kritika.

Bi tweġiba, l-EPSO enfasizza l-importanza li jagħti lit-trasparenza tal-proċessi tiegħu u spjega li l-passaport ta’ kompetenza huwa maħsub biex jipprovdi feedback sinifikanti (kwantitattiv u kwalitattiv) lill-kandidati. Dan jirrappreżenta pass kbir ’il quddiem meta mqabbel mal-prattika preċedenti, li għamilha diffiċli ħafna għall-kandidati biex jifhmu kif kienu wettqu. F’dan il-każ, madankollu, il-Bord tas-Selezzjoni ma inkludiex kummenti fil-passaport ta’ kompetenza għat-testijiet prattiċi c) u d) tal-kompetizzjoni ġenerali EPSO/AST/111/10. L-EPSO impenja ruħu li jqis ir-rimarka kritika tal-Ombudsman fi proċeduri futuri u enfasizza d-determinazzjoni tiegħu li jkompli jtejjeb il-kwalità tal-feedback mogħti lill-kandidati.

L-Ombudsman tilqa' r-rikonoxximent tal-EPSO li hija amministrazzjoni tajba li tipprovdi lill-kandidati b'informazzjoni adegwata dwar il-prestazzjoni tagħhom f'testijiet prattiċi u tafda li l-EPSO se jinforma lill-bordijiet tas-selezzjoni kif xieraq.

Il-Kawża 2163/2011/ER: Allegat konfużjoni tat-test bil-miktub ta' kandidat ma' dak ta' kandidat ieħor

L-ilmentatur, ċittadin Rumen, ħa sehem f’kompetizzjoni miftuħa għall-ġuristi lingwisti organizzata mill-EPSO. Hija lmentat mal-Ombudsman li l-EPSO kien għaqqad it-test bil-miktub tagħha ma' test ta' kandidat ieħor u rrifjutat li tipprovdilha informazzjoni dwar l-anonimizzazzjoni tat-testijiet.

Wara inkjesta, inkluża spezzjoni, l-Ombudsman ma sab l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tal-allegat taħlit ta' dokumenti. Barra minn hekk, ma kien hemm l-ebda raġuni għal aktar inkjesti fir-rigward tal-għoti ta’ informazzjoni lill-ilmentatur, peress li l-EPSO kien ipprovda tali informazzjoni matul l-inkjesta. Madankollu, f’kumment ieħor, l-Ombudsman issuġġerixxa li, fil-futur, l-EPSO jipprovdi lill-kandidati li jesprimu l-fehma li d-dokumenti tat-test tagħhom setgħu tħalltu ma’ dawk ta’ kandidati oħra, b’deskrizzjoni xierqa tal-miżuri li jkun ħa biex jevita tali riskju.

Fit-tweġiba tiegħu, l-EPSO esprima r-rieda tiegħu li jipprovdi informazzjoni lill-kandidati, fuq talba, dwar il-miżuri li jieħu biex jiżgura li t-testijiet bil-miktub u r-riżultati tagħhom ikunu marbuta b’mod korrett mal-kandidati. L-EPSO għamilha ċara wkoll li, fid-dawl tal-esperjenza tiegħu, il-kandidati li jesprimu dubji dwar taħlita possibbli ta’ testijiet bil-miktub, ġeneralment jiġu assigurati ladarba jirċievu l-kopja mhux immarkata tad-dokument tat-test tagħhom.

L-Ombudsman tilqa' l-ispjegazzjoni tal-EPSO´s dwar l-approċċ tiegħu f'każijiet bħal dawn.

Kawża 2383/2011/ER: Verifika tad-dokumenti ta’ sostenn

L-ilment kien jikkonċerna l-proċedura ta’ preselezzjoni f’kompetizzjoni miftuħa organizzata mill-EPSO għall-amministraturi fil-qasam tal-ġestjoni tal-fondi strutturali. L-Ombudsman ma sab l-ebda amministrazzjoni ħażina iżda għamel rimarka oħra fejn stieden lill-EPSO jikkunsidra l-possibbiltà li jiċċekkja d-dokumenti ta' sostenn tal-kandidati fi stadju aktar bikri tal-kompetizzjoni.

Ir-rispons tal-EPSO ddistingwa bejn kompetizzjonijiet ibbażati purament fuq testijiet u kompetizzjonijiet ibbażati kemm fuq kwalifiki kif ukoll fuq testijiet. Fir-rigward ta’ tal-ewwel, il-Gwida għall-kompetizzjonijiet miftuħa tipprevedi l-possibbiltà li jitwettaq kontroll direttament abbażi ta’ dokumenti ta’ sostenn. Madankollu, l-EPSO jipproċedi għal verifika bikrija biss jekk l-istituzzjoni li titlob l-organizzazzjoni tal-kompetizzjoni tkun tixtieq hekk. Jekk dan ikun il-każ, l-avviż tal-kompetizzjoni jiġi abbozzat kif xieraq. Fil-każ ta’ kompetizzjonijiet ibbażati kemm fuq kwalifiki kif ukoll fuq eżamijiet, il-Gwida u l-avviż tal-kompetizzjoni jiddikjaraw b’mod ċar li l-ewwel verifika ssir biss abbażi tal-informazzjoni mogħtija mill-kandidati fil-formola tal-applikazzjoni online. Madankollu, il-Bord tas-Selezzjoni għandu l-obbligu li jivverifika, fi stadju aktar tard, jekk din l-informazzjoni hijiex appoġġata minn dokumenti. Fil-fehma tal-EPSO, din il-proċedura ġiet ikkonfermata mit-Tribunal għas-Servizz Pubbliku fis-sentenza tiegħu tal-24 ta' April 2013 fil-Kawża F-73/11. L-EPSO kkonkluda li fil-każ ta’ kompetizzjonijiet ibbażati fuq it-testijiet biss, se jsegwi x-xewqat tal-istituzzjoni rikjedenti filwaqt li fil-każ ta’ kompetizzjonijiet ibbażati kemm fuq il-kwalifiki kif ukoll fuq it-testijiet se jżomm il-proċedura attwali.

L-Ombudsman jinnota li d-dispożizzjoni rilevanti tal-Gwida għall-kompetizzjonijiet miftuħa, l-Artikolu 5.1, hija abbozzata f'termini wiesgħa u ma twaqqafx lill-EPSO milli jsegwi s-suġġeriment tal-Ombudsman.

Skont il-punt 83 tal-imsemmija sentenza, proċedura li tikkonsisti f’li jiġi vverifikat, biss wara l-eżamijiet ta’ preselezzjoni, jekk il-kandidati jissodisfawx il-kundizzjonijiet speċifiċi għall-ammissjoni għall-kompetizzjoni hija konformi, l-ewwel nett, mal-Artikoli 4 u 5 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal, it-tieni nett, mal-interess tal-Kummissjoni li tiżgura li l-kandidati li jissodisfaw dawn il-kundizzjonijiet biss jipparteċipaw fl-eżamijiet u, it-tielet nett, mal-prinċipju ta’ amministrazzjoni tajba.  Għandu jiġi rrilevat li din il-konstatazzjoni saret fil-kuntest tat-talbiet tar-rikorrenti intiżi għall-annullament tal-proċedura ta’ selezzjoni minħabba li din kienet tiffavorixxi kandidati li esaġeraw l-esperjenza tagħhom fl-applikazzjoni online.

Il-fehma tal-Ombudsman hija li l-EPSO żnatura s-sentenza tal-Qorti inkwistjoni billi ppreżentaha bħala ġustifikazzjoni għar-rifjut li tiġi stabbilita proċedura li tnaqqas, kemm jista' jkun, ir-riskju li l-kandidati jiġu esklużi fl-ewwel stadju ta' kompetizzjoni minħabba li jiksbu punteġġi aktar baxxi minn kandidati li sussegwentement huma stess jiġu esklużi mill-kompetizzjoni minħabba nuqqas ta' dokumentazzjoni xierqa.

Kawża 2518/2011/MHZ: Il-proċedura ta’ “talba għal rieżami” tal-EPSO

L-ilmentatur irnexxielu jagħmel it-testijiet ta’ kompetizzjoni ġenerali organizzata mill-EPSO. Il-Bord tas-Selezzjoni ddeċieda li ma jpoġġihiex fuq il-lista ta’ riżerva għar-raġuni li naqset milli tipprovdi dokumenti li jagħtu prova tal-esperjenza professjonali meħtieġa. Hija talbet reviżjoni ta’ dik id-deċiżjoni u ma kinitx sodisfatta bl-ispjegazzjoni għaż-żamma tagħha. Imbagħad irrikorriet għand l-Ombudsman, u allegat li r-raġunament għad-deċiżjoni tal-Bord tas-Selezzjoni kien żbaljat. Hija sostniet li l-EPSO għandu jintervjeni mal-Bord. Matul l-inkjesta tal-Ombudsman, l-EPSO kiseb informazzjoni addizzjonali mill-Bord tas-Selezzjoni u pprovda spjegazzjoni dettaljata għad-deċiżjoni tiegħu. L-Ombudsman ikkonkluda li ma kien hemm l-ebda żball sostantiv u li l-ebda inkjesta ulterjuri ma kienet ġustifikata. Fl-għeluq tal-każ, l-Ombudsman għamel żewġ rimarki oħra.

L-ewwel kumment ħeġġeġ lill-EPSO jagħmel l-almu tiegħu biex jiżgura li l-kandidati li mhumiex sodisfatti bid-deċiżjonijiet tal-bordijiet tas-selezzjoni jkollhom aċċess għal proċedura ta’ rieżami intern effettiva, li tipprovdi raġunijiet adegwati u ċari għall-konklużjonijiet tagħha. It-tieni kumment ħeġġeġ lill-EPSO jieħu azzjoni xierqa fl-istadju tal-proċedura ta’ rieżami intern jekk deċiżjoni tal-bord tal-għażla tkun legalment żbaljata. L-Ombudsman enfasizza wkoll li mekkaniżmu ta’ rieżami intern effettiv jippermetti lill-Ombudsman jivvaluta jekk hemmx raġunijiet biex tinfetaħ inkjesta jekk il-kandidat ikun għadu mhux sodisfatt u jgħin biex tiġi evitata l-proċedura ta’ appell ikkumplikata skont l-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal.

Bi tweġiba, l-EPSO spjega l-bidliet li għamel fil-proċedura tiegħu ta’ “talba għal rieżami”, li permezz tagħha l-kandidati jistgħu jitolbu lil bord tas-selezzjoni jivvaluta mill-ġdid id-deċiżjonijiet u jikkoreġi l-iżbalji.

Skont l-EPSO, il-proċedura qabel il-bidliet kellha żewġ dgħufijiet ewlenin. L-ewwel nett, ma kien hemm l-ebda armonizzazzjoni tal-approċċ ta’ rieżami fost kompetizzjonijiet differenti. It-tieni, il-bordijiet tal-għażla ma kellhomx aċċess għall-għarfien espert legali, u dan irriżulta fi tweġibiet lakoniċi li spiss injoraw l-argumenti legali tal-kandidati u ħallew difetti legali fid-deċiżjonijiet mhux identifikati u mhux ikkoreġuti. Minħabba dawn id-dgħufijiet, il-kandidati spiss ma kinux sodisfatti bit-tweġibiet tal-bordijiet għat-talbiet għal rieżami u eskalaw il-kwistjoni lill-Qorti, jew lill-Ombudsman, jew għamlu lment skont l-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal.

F'Novembru 2012, saru bidliet bil-għan li jiġi żgurat li (i) it-tweġibiet kollha li ħarġu jkunu bbażati fuq deċiżjonijiet legalment sodi; (ii) it-talbiet għal rieżami jirċievu tweġibiet adegwati, ċari u konvinċenti; u (iii) jiġu applikati standards uniformi fir-rispons għat-talbiet fil-proċeduri kollha tal-kompetizzjoni.

Sabiex jinkisbu dawn l-eżiti, ġie stabbilit proċess ġdid tal-fluss tax-xogħol, amministrat minn tim speċjalizzat fis-settur tal-affarijiet legali tal-EPSO. Ladarba tkun għaddiet l-iskadenza għas-sottomissjoni tat-talbiet relatati ma’ kompetizzjoni partikolari, persuna li tittratta l-każijiet mit-tim tidentifika l-argumenti validi tal-kandidati kollha u tissepara dawk li jeħtieġu kontribut speċifiku mill-bord tas-selezzjoni u/jew minn avukat tal-EPSO minn dawk li jistgħu jitwieġbu bl-użu ta’ katalgu ta’ tweġibiet standard ibbażati fuq il-ġurisprudenza. L-amministratur tal-każ jabbozza t-tweġibiet għall-bord tal-għażla u jippreżentahom f’laqgħa tal-bord. Il-bord normalment jaċċetta l-proposti ta’ min jittratta l-każijiet, xi drabi b’raġunament addizzjonali. Hija tirreġistra d-deċiżjoni tagħha dwar kull każ individwali f'dokument ta' reviżjoni, li huwa inkluż fil-fajl tal-kandidat. L-amministratur tal-każ sussegwentement jaġġorna kull abbozz ta' tweġiba biex jirrifletti d-deċiżjoni tal-bord meħuda matul il-laqgħa. L-abbozz ta’ tweġiba mbagħad jiġi ppreżentat lil avukat tal-EPSO għal verifika tal-kwalità finali u kontrofirma. F'dan l-istadju, l-avukat xorta jista' jsaħħaħ u/jew jaġġusta d-dikjarazzjoni tar-raġunijiet mogħtija fir-replika, mingħajr, madankollu, ma jbiddel is-sustanza tad-deċiżjoni tal-bord.

Jekk id-deċiżjoni tal-bord tidher żbaljata, jew jekk ir-raġunament tiegħu ma jkunx komplut jew iqajjem tħassib legali, l-avukat jew jirreferi l-każ lura lill-bord b'kummenti bil-miktub, jew jitlob laqgħa mal-bord bil-ħsieb li tissolva l-problema permezz ta' diskussjoni. Il-bordijiet normalment isegwu l-parir legali tal-EPSO. Jekk bord jonqos milli jagħmel dan, id-Direttur tal-EPSO (bħala l-awtorità tal-ħatra tal-kompetizzjoni) jista’ jiddeċiedi dwar is-segwitu xieraq, fid-dawl tal-ġurisprudenza li skontha l-awtorità tal-ħatra ma tistax tkun marbuta b’deċiżjonijiet illegali meħuda minn bord tal-għażla.

Fattur ewlieni li jeħtieġ li jitqies meta jiġi kkunsidrat x’jista’ jagħmel l-EPSO biex jipprovdi mekkaniżmu ta’ rieżami intern effettiv għall-kandidati huwa li l-bordijiet tas-selezzjoni jkunu indipendenti. L-Awtorità tal-Ħatra (f’dan il-każ l-EPSO) ma tistax tissostitwixxi l-ġudizzju tagħha għal dak tal-Bord tal-Għażla fl-evalwazzjoni tal-eliġibbiltà jew tal-prestazzjoni tal-kandidati. (L-istess restrizzjonijiet japplikaw meta l-kandidati jagħmlu lmenti skont l-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal). Madankollu, kif osserva ġustament l-EPSO, il-ġurisprudenza tirrikonoxxi s-setgħa u r-responsabbiltà tal-Awtorità tal-Ħatra li tieħu azzjoni xierqa jekk bord tal-għażla jieħu deċiżjoni illegali.

F’dan l-isfond, il-proċedura l-ġdida ta’ “talba għal rieżami” tal-EPSO tidher li hija mfassla tajjeb biex (i) tassisti lill-bordijiet tas-selezzjoni jidentifikaw u jikkoreġu żbalji possibbli fid-deċiżjonijiet tagħhom; (ii) tiżgura li l-kandidati li jagħmlu talba għal rieżami jirċievu tweġiba f’waqtha u motivata sew; u (iii) tippermetti lill-EPSO jidentifika u jirrimedja kwalunkwe każ fejn bord tal-għażla jaġixxi illegalment.

Il-proċedura l-ġdida ġiet stabbilita lejn tmiem l-2012. Indikazzjoni qawwija li tidher li qed taħdem tajjeb hija pprovduta mit-tnaqqis ta’ 65 % fl-għadd ta’ lmenti lill-Ombudsman li pprovda raġunijiet biex tiġi indirizzata inkjesta lill-EPSO fl-2013.

L-Ombudsman tqis it-talba għal proċedura ta' rieżami fl-applikazzjoni tal-Artikolu 2(4) tal-Istatut tagħha, li jirrikjedi li l-ilmenti jkunu preċeduti minn "approċċi amministrattivi xierqa" għall-istituzzjoni kkonċernata. Fil-prattika, dan ifisser li qabel ma jagħmel ilment lill-Ombudsman kontra l-EPSO fir-rigward tad-deċiżjoni ta’ bord tal-għażla, l-ilmentatur normalment ikun mistenni li jkun uża l-proċedura ta’ talba għal rieżami. Barra minn hekk, jenħtieġ li l-ilment jipprovdi raġunijiet biex jitqies li t-talba għal rieżami ma ġietx ittrattata kif xieraq.

L-Ombudsman tilqa’ s-segwitu pożittiv u kostruttiv tal-EPSO għar-rimarki ulterjuri.

Il-Kawża 688/2012/MHZ: Storbju f’ċentru tal-ittestjar

Kandidat f’kompetizzjoni tal-EPSO ġie mfixkel mill-istorbju mix-xogħlijiet ta’ kostruzzjoni li qed jitwettqu ħdejn iċ-ċentru tal-ittestjar f’Barċellona. Wara inkjesta, l-Ombudsman ikkonkluda li l-EPSO naqas milli jwieġeb lill-ilmentatur b’mod adegwat u f’waqtu, bil-konsegwenza li ntilfet l-opportunità li jieħu azzjoni xierqa u jittratta l-kwistjoni b’mod effettiv. F'kumment ieħor, l-Ombudsman issuġġerixxa li l-EPSO jadotta approċċ proattiv biex jittratta sitwazzjonijiet simili li jistgħu jinqalgħu fil-futur. B’mod speċifiku, l-EPSO jista’ jistabbilixxi regoli ġenerali applikabbli f’sitwazzjonijiet fejn it-testijiet ma jistgħux jitwettqu bl-aħjar mod minħabba ċirkostanzi lil hinn mill-kontroll tal-EPSO. Regoli bħal dawn mhux biss jikkostitwixxu gwida utli għall-kuntrattur tal-EPSO inkarigat fiċ-ċentri tal-ittestjar, iżda jtejbu wkoll it-trasparenza tal-proċeduri tal-għażla, billi jippermettu lill-kandidati jkunu jafu x’miżuri jistennew jekk iseħħ disturb matul it-testijiet.

Bi tweġiba, l-EPSO ddikjara li kien skuża ruħu mal-ilmentatur u li kien se jkompli jieħu l-azzjonijiet kollha meħtieġa biex jiżgura konformità sħiħa u kundizzjonijiet ta’ ttestjar ġusti fiċ-ċentri tal-ittestjar kollha sabiex jiġi evitat kwalunkwe impatt negattiv fuq il-prestazzjoni tal-kandidati. L-EPSO qabel li r-regoli ġenerali ssuġġeriti mill-Ombudsman ikunu utli u impenja ruħu li jevalwa bir-reqqa l-qafas prattiku u operazzjonali rilevanti.

L-Ombudsman tilqa' r-rispons pożittiv u kostruttiv tal-EPSO.

Kawża 717/2012/CK: Akkomodazzjoni ta' bżonnijiet speċjali

L-ilmentatur kien ta’ tmien xhur tqila meta l-EPSO stedinha tipparteċipa f’test taċ-ċentru ta’ valutazzjoni fi Brussell. L-ilmentatur, li ma setax jivvjaġġa, talab lill-EPSO jakkomoda l-ħtiġijiet speċjali tagħha. Wara r-rifjut tal-EPSO li jiskeda mill-ġdid it-test orali jew li jippermettilha tipparteċipa fih permezz ta' vidjokonferenza, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman. Wara investigazzjoni, l-Ombudsman sabet li, filwaqt li l-EPSO kellu raġun jirrifjuta t-talba għall-parteċipazzjoni permezz ta' vidjokonferenza, huwa ma spjegax b'mod konvinċenti għaliex ma setax jilqa' t-talba tal-ilmentatur għal estensjoni qasira tal-perjodu ta' żmien għat-twettiq tat-testijiet.

Bi tweġiba, l-EPSO impenja ruħu li, fil-futur, se jikkunsidra l-fattibbiltà li jestendi l-perjodu tal-ittestjar għal żmien raġonevoli sabiex jissodisfa l-ħtiġijiet tal-kandidati tqal u jippermetti aktar flessibbiltà fl-ippjanar inizjali.

L-Ombudsman tilqa' r-rispons pożittiv u kostruttiv tal-EPSO.

Każ 2302/2012/RT: L-EPSO jaġixxi biex jipprevjeni t-tilwim

Kandidat f’kompetizzjoni organizzata mill-EPSO lmenta li l-EPSO kienet tilfet waħda mill-paġni tat-test prattiku tagħha, li kienet tinvolvi pproċessar ta’ kliem ta’ dokument. L-Ombudsman spezzjonat il-fajl, sabet li ma kien hemm xejn nieqes u għalqet il-każ.

L-Ombudsman issuġġerixxa, madankollu, li f'testijiet futuri, l-EPSO jista' jitlob lil kull kandidat biex jinkludi bl-idejn, f'kull paġna tal-iskript tal-eżami, minbarra ismu, il-firma u n-numru tal-kandidat, in-numru tal-paġna u n-numru totali ta' paġni (pereżempju, "1/7" fl-ewwel paġna ta' skript magħmul minn 7 paġni).

Bi tweġiba, l-EPSO laqa’ r-rimarka ulterjuri u qal li se titqies għal testijiet simili f’kompetizzjonijiet miftuħa li se jiġu organizzati fil-futur.

It-tweġiba tal-EPSO hija sodisfaċenti.

8. Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet

Kawża 2741/2008/CK: Spjegazzjonijiet insuffiċjenti wasslu għal perċezzjoni ta’ trattament inġust

L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea daħal f’kuntratt qafas li skontu l-ilmentatur jipprovdilu servizzi relatati ma’ applikazzjoni tal-IT (“l-Applikazzjoni”). L-ilmentatur ippreżenta għadd ta’ lmenti lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet dwar, b’mod partikolari, (i) id-deċiżjoni tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet li jordna l-migrazzjoni tal-Applikazzjoni għal teknoloġija ġdida mill-kuntrattur preċedenti qabel ma jittrasferixxi l-Applikazzjoni lill-ilmentatur; (ii) dewmien fit-tnedija, u (iii) nuqqas ta’ informazzjoni dwar il-proċess ta’ akkwiżizzjoni. Peress li ma kienx sodisfatt bit-tweġiba tal-Uffiċċju, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

Wara li wettaq investigazzjoni, l-Ombudsman sab li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet naqas milli jipprovdi spjegazzjonijiet komprensivi u adegwati bi tweġiba għall-ilmenti tal-ilmentatur u li dan kien wassal lill-ilmentatur biex jemmen li l-Uffiċċju kien qed jaġixxi b'mod abbużiv, inġust jew parzjali.

Bi tweġiba għall-kritika tal-Ombudsman, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet impenja ruħu li jagħti aktar attenzjoni lill-komunikazzjoni xierqa mal-kuntratturi sabiex jiżgura li dawn ikunu infurmati b'mod adegwat u jifhmu l-funzjonament tal-Uffiċċju u l-miżuri meħuda minnu. Huwa wiegħed ukoll li jkompli bl-isforzi tiegħu biex jiżgura trattament ġust tal-kuntratturi tiegħu.

L-Ombudsman tilqa' s-segwitu pożittiv u kostruttiv mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet għar-rimarka kritika.

Każ 1859/2010/ER: Użu tal-proċedura nnegozjata

Fl-2009, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ta kuntratt għall-forniment ta’ servizzi relatati mas-softwer użat għall-portal tal-internet tal-EU Bookshop tiegħu. Minflok ma ħarġet sejħa għall-offerti, hija tat il-kuntratt permezz tal-proċedura nnegozjata. L-ilmentatur, kumpanija Griega li topera fil-qasam tat-teknoloġija tal-informazzjoni u l-komunikazzjonijiet, oġġezzjona għall-użu ta’ din il-proċedura.

Wara investigazzjoni, l-Ombudsman sabet li r-regoli rilevanti jistipulaw li l-istituzzjonijiet jistgħu jużaw il-proċedura nnegozjata biss jekk ikun assolutament meħtieġ, għal raġunijiet tekniċi jew artistiċi jew għal raġunijiet marbuta mal-protezzjoni tad-drittijiet esklużivi, li jingħata kuntratt lil kuntrattur partikolari. F’dan il-każ, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ma pprovdiex provi suffiċjenti sabiex juri li kien assolutament neċessarju li l-kuntratt ta’ servizz jiġi fdat lill-iżviluppatur tas-softwer li lilu ta l-kuntratt.

It-tweġiba tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet għar-rimarka kritika għamlet referenza għal avvenimenti u ċirkostanzi relatati mal-konklużjoni ta’ kuntratt differenti, li fir-rigward tiegħu tnediet l-ewwel sejħa għall-offerti lejn tmiem l-2012.

L-Ombudsman jiddispjaċiha li t-tweġiba tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet naqset milli tindirizza l-kwistjonijiet imqajma mir-rimarka kritika.

Każ 1922/2010/ER: Nuqqas ta’ tiġdid ta’ kuntratt

Il-kumpanija li ressqet l-ilment rebħet sejħa għall-offerti għall-iżvilupp, il-manutenzjoni u l-appoġġ għas-sistemi tal-informazzjoni. Il-kuntratt kien jistipula li kien se jdum sentejn bil-possibbiltà, sakemm l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ma jiddeċidix mod ieħor, ta’ żewġ tiġdidiet awtomatiċi, kull wieħed għal sena. Il-kuntratt ġie mġedded darba. Wara laqgħa mal-uffiċjal fl-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet responsabbli għall-ġestjoni tal-kuntratt, il-maniġer tan-negozju tal-ilmentatur bagħatlu email ta' segwitu. Huwa rringrazzja lill-uffiċjal għal-laqgħa u qal li kien qal lill-kollegi tiegħu li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ippjana li jġedded il-kuntratt mill-ġdid. Ix-xahar ta’ wara, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet informa lill-ilmentatur li ma xtaqx iġedded il-kuntratt.

L-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman, li fetaħ inkjesta. L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ħa l-pożizzjoni li ma ngħatat l-ebda assigurazzjoni fir-rigward tal-estensjoni tal-kuntratt matul il-laqgħa. Spezzjoni tal-fajl żvelat noti interni, li wrew li diskussjonijiet interni fiż-żmien tal-laqgħa kienu jipprevedu nuqqas ta’ tiġdid tal-kuntratt. Għalhekk, l-Ombudsman qies li ma kienx probabbli li l-uffiċjal ikkonċernat kien jagħti l-allegati assigurazzjonijiet fil-laqgħa. Barra minn hekk, fiċ-ċirkostanzi tal-każ, in-nuqqas ta’ reazzjoni mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet għall-email ta’ segwitu tal-ilmentatur ma setax jitqies bħala ftehim taċitu.

Fl-istess ħin, l-Ombudsman irrimarka li xejn ma kien iżomm lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet milli jwieġeb għall-email tal-ilmentatur. F’dik it-tweġiba, hija setgħet tinforma lill-ilmentatur dwar il-perjodu ta’ żmien għad-deċiżjoni dwar jekk iġġeddidx il-kuntratt jew le. Dan seta’ jsir mingħajr ma jiġi żvelat il-proċess intern tat-teħid tad-deċiżjonijiet li kien għaddej dak iż-żmien. L-Ombudsman għamlet rimarka oħra għal dan il-għan sabiex tipprovdi gwida jekk jinqalgħu każijiet simili fil-futur.

Bi tweġiba, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ġibed ir-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman, u l-ħtieġa li tiġi żgurata komunikazzjoni adegwata u f'waqtha mal-kuntratturi, għall-attenzjoni tal-maniġment tiegħu.

L-Ombudsman tilqa' dan is-segwitu pożittiv.

9. Aġenzija Ewropea għall-Ġestjoni tal-Kooperazzjoni Operattiva fil-Fruntieri Esterni (Frontex)

Il-Kawża 2053/2012/AN: Ħtieġa ta’ ġustizzja proċedurali fit-trattament ta’ kwistjonijiet relatati mal-persunal

L-ilmentatur ħadem bħala interpretu fl-operazzjonijiet konġunti tal-Frontex, skont ftehim bejn il-Frontex u l-Istat Membru tiegħu. Il-Frontex talbet lill-Istat Membru biex ma jerġax jiskjerah. L-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman billi allega li kien vittma ta' trattament inġust. Wara inkjesta, l-Ombudsman sabet li l-allegazzjoni tal-ilmentatur ta' trattament inġust kienet ġustifikata.

Bi tweġiba għall-kritika tal-Ombudsman, il-Frontex offriet aktar spjegazzjonijiet tal-azzjonijiet tagħha fil-każ speċifiku u indikat ir-rieda tagħha li tikkoopera mal-Ombudsman biex issib soluzzjonijiet sistemiċi biex tittratta każijiet bħal dawn b’mod ġust u effettiv.

L-Ombudsman tilqa' r-rispons kostruttiv tal-Frontex.

10. Aġenzija Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni (EASA)

Każ 51/2011/AN: Il-politiki tal-EASA dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta u l-kunflitti ta' interess

L-ilmentatur qajjem tħassib dwar is-sikurezza u l-kunflitt ta’ interess mal-EASA fir-rigward ta’ tip partikolari ta’ inġenju tal-ajru. L-Ombudsman ikkritikat in-nuqqas tal-EASA li tindirizza b'mod adegwat it-tħassib tal-ilmentatur dwar kunflitt ta' interess fil-proċedura ta' ċertifikazzjoni. Barra minn hekk, l-Ombudsman ħeġġet lill-EASA temenda, jew tinterpreta, ir-regoli interni tagħha sabiex tiżgura li l-informaturi jirċievu feedback sinifikanti fir-rigward tal-eżitu tal-investigazzjonijiet tal-EASA abbażi tat-tħassib tagħhom. It-tieni rimarka oħra ħeġġet lill-EASA biex timplimenta politika ġdida dwar il-ġestjoni tal-kunflitti ta’ interess.

Bi tweġiba, l-EASA spjegat li l-għan tal-proċedura tal-informaturi tagħha huwa li tikseb informazzjoni dwar tħassib dwar is-sikurezza minn sorsi esterni. Fil-fehma tal-EASA, dan huwa essenzjalment differenti mill-proċeduri bbażati fuq l-Artikolu 22b tar-Regolamenti tal-Persunal. Il-proċedura bħalissa qed tiġi rieżaminata u se tingħata wkoll l-isem ġdid ta’ “rappurtar kunfidenzjali dwar is-sikurezza”, sabiex jiġu evitati n-nuqqas ta’ fehim u l-konfużjoni. Fir-rigward tal-kunflitti ta’ interess, l-EASA rreferiet għall-implimentazzjoni tal-politika li adottat f’Awwissu 2012 għall-prevenzjoni u l-mitigazzjoni tal-kunflitti ta’ interess. B’mod partikolari, il-Kodiċi ta’ Kondotta tiegħu għall-persunal issa fih taqsima ddedikata “Politika dwar l-imparzjalità u l-indipendenza: il-prevenzjoni u l-mitigazzjoni tal-kunflitt ta' interess".

L-Ombudsman jifhem li l-proċedura tal-EASA għar-rappurtar kunfidenzjali ta' tħassib dwar is-sikurezza għandha skop speċifiku. Madankollu, l-Ombudsman jibqa' tal-fehma li l-EASA għandha tipprovdi feedback adegwat lill-persuni li jirrapportaw tħassib serju. Tali feedback jipprovdi assigurazzjoni li l-EASA ttrattat il-kwistjoni kif suppost u waslet għal konklużjoni motivata. Għalhekk jiżgura r-responsabbiltà u jinkoraġġixxi wkoll ir-rapportar, li huwa fl-interess pubbliku.

L-Ombudsman tilqa' d-dispożizzjonijiet il-ġodda dwar il-kunflitti ta' interess li jinsabu fil-Kodiċi ta' Kondotta tal-EASA għall-persunal.

Ara l-Kawża 434/2012/VL hawn fuq taħt “Każijiet stilel”.

11. Awtorità Bankarja Ewropea (EBA)

Il-Kawżi 1321/2011/LP, 1875/2011/LP, 1876/2011/LP u 1966/2011/LP: Kompożizzjoni ta’ Grupp tal-Partijiet Ikkonċernati

L-ilmenti kienu jikkonċernaw id-deċiżjoni li ttieħdet fl-2011 mill-Awtorità Bankarja Ewropea (EBA) rigward il-kompożizzjoni tal-Grupp tal-Partijiet Bankarji Interessati (BSG) tagħha li huwa magħmul minn 30 membru. Dik id-deċiżjoni ttieħdet skont ir-Regolament fundatur tal-EBA.

Wara li investigat l-ilmenti, l-Ombudsman ikkritikat lill-EBA talli applikat ir-rekwiżit stabbilit fl-Artikolu 37(3) tar-Regolament biex tiżgura sa fejn possibbli “bilanċ u rappreżentanza ġeografika u tal-ġeneru xierqa tal-partijiet ikkonċernati madwar l-Unjoni” biss fir-rigward tal-kompożizzjoni tal-BSG kollu kemm hu, u mhux ukoll f’kull kategorija ta’ sħubija. L-Ombudsman sabet ukoll li, billi ħatret rappreżentant wieħed biss tal-impjegati għall-BSG, l-EBA naqset milli tikkonforma mar-rekwiżit tal-Artikolu 37(2) tar-Regolament li tiżgura, sa fejn ikun possibbli, rappreżentanza bbilanċjata tal-partijiet ikkonċernati madwar l-Unjoni. Fl-aħħar nett, l-Ombudsman sabet li bl-inklużjoni fil-kategorija tal-"utenti" ta' applikazzjonijiet minn rappreżentanti ta' entitajiet li b'mod ċar mhumiex utenti bl-imnut tas-servizzi pprovduti mis-settur finanzjarju/bankarju, iżda pjuttost fornituri ta' servizzi bi ħlas lil dawn tal-aħħar, l-EBA wettqet każ ieħor ta' amministrazzjoni ħażina.

L-Ombudsman irrakkomandat ukoll li l-EBA: (i) fil-futur jiġi evitat ir-riskju li Stat Membru wieħed jew aktar jistgħu jidhru li huma rrappreżentati żżejjed; (ii) tippubblika sejħiet futuri għal espressjoni ta’ interess biex issir membru tal-BSG mhux biss fuq is-sit web tagħha stess, iżda wkoll fl-istampa finanzjarja speċjalizzata, u tuża, b’mod ġenerali, kwalunkwe mezz ieħor ta’ komunikazzjoni li jista’ jżid is-sensibilizzazzjoni u l-interess tal-kandidati nisa; (iii) jirrikjedu li l-applikanti futuri jindikaw biss waħda mis-sitt kategoriji li għalihom jixtiequ jiġu kkunsidrati; u (iv) tippubblika fil-futur, ladarba jkunu nħatru l-membri tal-BSG, informazzjoni sinifikanti li tista’ turi kif, fid-dawl tad-diversi applikazzjonijiet riċevuti, l-EBA kkonformat mar-rekwiżit li tiżgura rappreżentanza bbilanċjata tad-diversi kategoriji kollha ta’ partijiet ikkonċernati kkonċernati, u kif, meta għamlet dan, żgurat ukoll “sa fejn ikun possibbli (...) bilanċ u rappreżentanza ġeografika u tal-ġeneru xierqa tal-partijiet ikkonċernati madwar l-Unjoni”.

Fit-tweġiba tagħha, l-EBA indikat ir-rieda tagħha li timplimenta s-suġġerimenti kollha tal-Ombudsman meta tikkostitwixxi BSG ġdid.

L-Ombudsman tilqa' r-rispons pożittiv u kostruttiv tal-EBA.

12. Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi (ECHA)

Każ 1826/2010/VL: It-tixrid pubbliku ta’ informazzjoni skont ir-Regolament REACH

Ir-Regolament REACH (ir-Regolament 1907/2006 dwar ir-Reġistrazzjoni, il-Valutazzjoni, l-Awtorizzazzjoni u r-Restrizzjoni ta’ Sustanzi Kimiċi) jirrikjedi li l-manifatturi u l-importaturi ta’ sustanzi kimiċi jirreġistraw is-sustanzi mal-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi (ECHA). L-ilment f'dan il-każ, ippreżentat minn kumpanija li taġixxi fl-interessi tas-sussidjarji tagħha fl-industrija kimika, kien jikkonċerna t-trattament mill-ECHA ta' applikazzjoni, magħmula minn parti terza skont ir-Regolament 1049/2001, għal aċċess pubbliku għad-dossier ta' reġistrazzjoni tagħha.

Wara inkjesta, l-Ombudsman ma sab l-ebda amministrazzjoni ħażina. Fl-għeluq tal-każ, l-Ombudsman għamel żewġ rimarki oħra. L-ewwel waħda stiednet lill-ECHA, jekk ma tagħmilx dan diġà, biex twissi lir-reġistranti biex ma jdaħħlux informazzjoni li jqisu kunfidenzjali f’oqsma li jridu jiġu ppubblikati skont ir-Regolament REACH. It-tieni rimarka kienet tikkonċerna l-fatt li meta l-ECHA tikkonsulta awturi terzi ta’ dokumenti li fir-rigward tagħhom tkun irċeviet talba għal aċċess pubbliku, hija għandha tagħti lil dawn il-partijiet terzi minimu ta’ ħamest ijiem ta’ xogħol biex jesprimu l-fehmiet tagħhom. Ir-rimarka kienet li, f'każijiet futuri, l-ECHA għandha tiżgura li l-iskadenza rilevanti fil-fatt tinkludi ħamest ijiem ta' xogħol.

It-tweġiba tal-ECHA spjegat il-miżuri eżistenti li jwissu lir-reġistranti biex ma jdaħħlux informazzjoni meqjusa kunfidenzjali f'oqsma li huma ppubblikati skont ir-Regolament REACH. Hija ħabbret ukoll diversi azzjonijiet ġodda mmirati biex jiżguraw l-applikazzjoni xierqa tar-rekwiżit ta’ ħamest ijiem tax-xogħol.

L-Ombudsman tilqa' r-rispons pożittiv tal-ECHA għall-kummenti ulterjuri.

13. L-Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel (EFSA)

Każ 775/2010/ANA: It-trattament ta’ kunflitt ta’ interess potenzjali li jirriżulta miċ-ċaqliq ta’ membru tal-persunal lejn is-settur privat

Eks membru tal-persunal tal-EFSA mar jgħix fis-settur privat xahrejn wara l-iskadenza tal-kuntratt tiegħu mal-EFSA. Wara inkjesta, l-Ombudsman għamel tliet abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet, li tnejn minnhom l-EFSA aċċettat (ara t-taqsima C.3 hawn fuq).

L-abbozz ta’ rakkomandazzjoni li ma ġiex aċċettat stieden lill-EFSA tirrikonoxxi n-nuqqas tagħha li tosserva r-regoli proċedurali rilevanti u twettaq valutazzjoni tal-kunflitt ta’ interess. Id-deċiżjoni tal-Ombudsman li għalqet l-inkjesta kkritikat in-nuqqas tal-EFSA li taċċetta l-abbozz ta' rakkomandazzjoni. Barra minn hekk, l-Ombudsman għamlet erba' rimarki oħra. Dawn ir-rimarki pprovdew gwida dettaljata lill-EFSA fir-rigward tal-implimentazzjoni tal-ewwel abbozz ta’ rakkomandazzjoni aċċettat mill-EFSA.

Bi tweġiba, l-EFSA impenjat ruħha li ddaħħal l-ewwel tliet rimarki oħra fir-reviżjoni tal-proċeduri tagħha li kienet għaddejja. Fir-rigward tar-raba’ rimarka ulterjuri, l-EFSA spjegat għaliex hija tqis li r-regoli fis-seħħ huma suffiċjenti.

L-Ombudsman tqis it-tweġiba tal-EFSA għar-rimarki ulterjuri bħala raġonevoli u tinnota li l-EFSA tejbet b'mod sostanzjali r-regoli u l-proċeduri tagħha dwar kwistjonijiet ta' kunflitti ta' interess u revolving doors. Madankollu, l-Ombudsman jiddispjaċiha li l-EFSA naqset milli twieġeb għall-kumment kritiku f'dan il-każ.

Każ 1228/2011/MMN: Irkupru ta’ allowance għall-installazzjoni

L-EFSA impjegat lill-ilmentatur bħala aġent kuntrattwali u ħallsitha allowance għall-installazzjoni. Wara l-iskadenza tal-perjodu ta' prova, l-EFSA ddeċidiet li ma tikkonfermax il-kuntratt tal-ilmentatur u li tirkupra l-allowance tal-installazzjoni b'mod sħiħ. L-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman fir-rigward tal-irkupru.

Matul l-inkjesta, l-Ombudsman għamlet proposta motivata li l-EFSA tikkunsidra li tagħmel pagament ex gratia li jikkorrispondi għal perċentwal xieraq tal-allowance għall-installazzjoni. L-EFSA rrifjutat il-proposta għal soluzzjoni amikevoli. Peress li l-ispjegazzjoni tagħha għal dan ma kinitx konvinċenti u naqset milli tittratta xi wħud mill-kunsiderazzjonijiet imressqa fil-proposta, l-Ombudsman għalqet il-każ b'rimarka kritika.

Fit-tweġiba tagħha, l-EFSA kkonfermat li kienet emendat il-prattika tagħha u issa tħallas l-allowance tal-installazzjoni biss fi tmiem il-perjodu ta’ prova, sakemm il-membru tal-persunal ikkonċernat ma jagħmilx talba espliċita biex jirċievi ħlas bil-quddiem.

L-Ombudsman ikompli jiddispjaċih dwar l-istint tal-EFSA fil-każ speċifiku tal-ilmentatur. L-emenda għall-prattika tagħha għandha, madankollu, tiżgura li problemi simili ma jerġgħux iseħħu fil-futur.

Każ 622/2012/ANA: Immaniġġjar ta’ allegat kunflitt ta’ interess

L-ilment kien dwar it-trattament mill-EFSA ta' allegat kunflitt ta' interess li jikkonċerna l-President ta' Bord Xjentifiku tal-EFSA ("il-President"). L-ilmentatur, NGO, allega li l-President kellu interess kontinwu f’Istitut (“l-Istitut”) li l-EFSA naqset milli tindirizza.

Skont l-ilmentatur, l-allegat kunflitt ta’ interess kopra l-perjodu mill-2003 sal-2012. Madankollu, ir-regoli li jirregolaw il-kunflitti ta' interess fl-EFSA kienu nbidlu fl-2009 u nġibdet l-attenzjoni tal-EFSA għall-kwistjoni biss fl-2010. Fid-dawl ta' dawn il-fatti, l-inkjesta tal-Ombudsman iffokat fuq is-snin 2009-2012.

Wara investigazzjoni, li kienet tinkludi spezzjoni tal-fajl tal-EFSA, l-Ombudsman ikkonkluda li, minn perspettiva sostantiva, l-EFSA kienet iġġustifikata li tikkunsidra li ma kienx hemm kunflitt ta' interess fil-perjodu kopert mill-investigazzjoni.

Fir-rigward tal-proċedura, l-Ombudsman ikkonkluda li għalkemm l-involviment tal-President fl-Istitut deher li ntemm fl-2005, id-Dikjarazzjonijiet ta' Interess annwali tal-President ma rriflettewx dan qabel l-aġġornament li sar f'Novembru 2010. Kien ċar ukoll li l-EFSA naqset milli tinnota dan l-iżball. L-Ombudsman qies, abbażi tal-ispezzjoni, li dan kien żball ta’ darba, li l-EFSA kienet ikkoreġiet minn dak iż-żmien.

Fl-għeluq tal-inkjesta b'sejba li ma kienet meħtieġa l-ebda inkjesta ulterjuri, l-Ombudsman madankollu għamel rimarka oħra:

F’konformità mal-kultura ta’ responsabbiltà li l-Ombudsman għandha l-għan li tnissel fl-istituzzjonijiet tal-UE fir-relazzjonijiet tagħhom maċ-ċittadini u mas-soċjetà ċivili, l-EFSA tista’ tikkunsidra li tinforma lis-servizzi tagħha li meta jsir żball, minbarra li tieħu azzjoni ta’ rimedju biex tikkoreġih, ikun xieraq li tirrikonoxxi dan l-iżball u li tiskuża ruħha għalih.

Bi tweġiba, l-EFSA bagħtet ittra ta’ apoloġija lill-ilmentatur. L-EFSA impenjat ruħha wkoll li tkompli bl-isforzi tagħha biex iżżid is-sensibilizzazzjoni tal-persunal dwar prinċipji amministrattivi u standards etiċi tajbin.

L-Ombudsman tilqa' s-segwitu pożittiv tal-EFSA.

14. L-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini (EMA)

Kawża 1701/2011/ANA: Aċċess pubbliku għal studju epidemjoloġiku fit-tul

Dan il-każ jikkonċerna talba għal aċċess pubbliku għal studju epidemjoloġiku fit-tul ("l-istudju SAGhE"). L-Aġenzija Franċiża għall-Mediċini ("l-AFSSAPS") għaddiet l-istudju lill-EMA, u tat bidu għal proċedura ta' riferiment dwar mediċina msejħa Genotropin. L-ilmentatur, kumpanija farmaċewtika li għandha awtorizzazzjoni għat-tqegħid fis-suq tal-UE għal Genotropin, applika għal aċċess pubbliku għall-istudju, billi invoka r-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti. L-EMA rrifjutat l-aċċess għar-raġuni li l-istudju kien intbagħat lilha b’mod kunfidenzjali u li l-iżvelar tiegħu kien jippreġudika l-interessi kummerċjali tal-investigaturi xjentifiċi involuti fih. L-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

Matul l-inkjesta, irriżulta li l-objettiv reali tal-ilmentatur kien li jkollu aċċess għall-istudju SAGhE fuq bażi differenti minn dik tar-Regolament 1049/2001. Għalhekk, l-Ombudsman għalqet il-każ. Qabel ma għamel dan, l-Ombudsman kien tal-fehma li l-EMA ma kinitx ipprovdiet spjegazzjonijiet dettaljati biżżejjed dwar kif l-iżvelar tal-istudju SAGhE jippreġudika l-interessi kummerċjali tar-riċerkaturi xjentifiċi involuti. L-Ombudsman ġibdet l-attenzjoni għal dan f’rimarka ulterjuri u stiednet lill-EMA tislet tagħlimiet xierqa għall-futur.

Bi tweġiba, l-EMA indikat li hija kienet tifhem ir-raġunijiet li għalihom l-applikanti li t-talbiet tagħhom għal aċċess għal dokumenti jiġu rrifjutati kellhom jirċievu raġunijiet iddettaljati u impenjat ruħha li tipprovdi motivazzjoni aħjar fil-futur.

L-Ombudsman tilqa' t-tweġiba pożittiva u l-impenn tal-EMA.

Każ 1877/2010/FOR: Aċċess pubbliku għad-dokumenti u reġistru pubbliku

L-EMA rrifjutat applikazzjonijiet għal aċċess pubbliku għal diversi dokumenti , jiġifieri aċċess għal (i) mock-up packaging; (ii) Rapporti Perjodiċi ta’ Aġġornament dwar is-Sikurezza (iii) rapporti dwar il-kombinazzjoni ta’ dextropropoxyphene u paracetamol u dwar ketoprofen topiku u (iv) rapport ta’ valutazzjoni ta’ referenza tal-Istat Membru dwar il-pjan ta’ ġestjoni tar-riskju għar-rimonabant.

L-Ombudsman ma sabet l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tal-punt (i) u qieset li l-ebda inkjesta ulterjuri ma kienet iġġustifikata fir-rigward tal-punt (ii). Hija għamlet rimarki kritiċi fir-rigward tal-punti (iii) u (iv). Hija għamlet ukoll ir-rimarka ulterjuri li l-EMA għandha tistabbilixxi reġistru komprensiv ta' dokumenti aċċessibbli għall-pubbliku.

Sussegwentement, l-EMA ħarġet id-dokumenti li kienu s-suġġett tar-rimarki kritiċi.

Fir-rigward tar-rimarka ulterjuri, l-EMA rreferiet għal diversi servizzi bbażati fuq l-internet li għandhom l-għan li jtejbu t-trasparenza tagħha. Madankollu, huwa rrifjuta s-suġġeriment li għandu jkollu reġistru komprensiv ta' dokumenti.

L-Ombudsman jiddispjaċiha dwar in-nuqqas tal-EMA li tirrikonoxxi r-raġunijiet legali u amministrattivi għaliha biex tiżviluppa reġistru komprensiv ta' dokumenti.

15. Awtorità Ewropea tat-Titoli u s-Swieq (ESMA)

Il-Kawża 1967/2011/LP: Kompożizzjoni ta’ Grupp tal-Partijiet Ikkonċernati

L-ilment kien jikkonċerna d-deċiżjoni li ttieħdet fl-2011 mill-Awtorità Ewropea tat-Titoli u s-Swieq (ESMA) rigward il-kompożizzjoni tal-Grupp tal-Partijiet Interessati tat-Titoli u s-Swieq (SMSG) tagħha li huwa magħmul minn 30 membru. Id-deċiżjoni kienet ibbażata fuq ir-Regolament fundatur tal-ESMA.

Wara li investiga l-ilment, l-Ombudsman ikkritika lill-ESMA talli applikat ir-rekwiżit stabbilit fl-Artikolu 37(3) tar-Regolament biex tiżgura kemm jista’ jkun “bilanċ u rappreżentanza ġeografika u tal-ġeneru xierqa tal-partijiet ikkonċernati madwar l-Unjoni” biss fir-rigward tal-kompożizzjoni tal-SMSG kollu kemm hu, u mhux ukoll f’kull kategorija ta’ sħubija. Hija kkritikat ukoll lill-ESMA talli ħatret rappreżentant wieħed biss tal-SMEs għall-SMSG, u b’hekk injorat ir-rekwiżit tal-Artikolu 37(2) tar-Regolament li tiġi żgurata, kemm jista’ jkun, rappreżentanza bbilanċjata tal-partijiet ikkonċernati madwar l-Unjoni. Fl-aħħar nett, l-Ombudsman sabet li billi naqset milli tispjega kif xieraq l-għażla tagħha fir-rigward tar-rappreżentant tal-impjegati, l-ESMA ma kkonformatx mal-Artikolu 37(2) tar-Regolament, u b’hekk wettqet każ ta’ amministrazzjoni ħażina.

L-Ombudsman irrakkomandat ukoll li l-ESMA (i) tippubblika sejħiet futuri għal espressjoni ta’ interess biex issir membru tal-SMSG, mhux biss fuq is-sit web tagħha stess, iżda wkoll fl-istampa finanzjarja speċjalizzata, u tuża, b’mod ġenerali, kwalunkwe mezz ieħor ta’ komunikazzjoni li jista’ jżid is-sensibilizzazzjoni u l-interess tal-kandidati nisa; (ii) jirrikjedu li l-applikanti futuri jindikaw biss waħda mis-sitt kategoriji li għalihom jixtiequ jiġu kkunsidrati; (iii) jiżguraw, sa fejn ikun possibbli, li l-kategorija tal-“utenti” ma tingħatax preferenza numerika bla bżonn għad-detriment tas-sits li għandhom jiġu allokati lill-erba’ kategoriji li jifdal tal-SMSG; u (iv) sabiex jinżamm il-livell meħtieġ ta’ trasparenza fl-istabbiliment u l-funzjonament tal-SMSG, fil-futur jiġi evitat il-ġbir ta’ Lista ta’ Membri Alternattivi.

Bi tweġiba, l-ESMA ddikjarat li qed tagħmel ħilitha biex timplimenta s-suġġerimenti kollha tal-Ombudsman fit-twaqqif ta' SMSG ġdid.

L-Ombudsman tilqa' r-rispons pożittiv u kostruttiv tal-ESMA.

16. Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka (REA)

Kawża 2111/2011/RA: Trasparenza tal-evalwazzjoni tal-proposti ta’ riċerka

L-ilment kien jikkonċerna rieżami mwettaq mill-kumitat ta' rimedju tal-Aġenzija u r-rifjut tal-Aġenzija li tagħmel pubblika ċerta informazzjoni dwar il-proċess ta' rieżami. L-Ombudsman ma sab l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tar-rieżami. Barra minn hekk, bħala riżultat tal-ilment, l-ilmentatur irċieva l-informazzjoni inkwistjoni. Fl-għeluq tal-każ, l-Ombudsman għamel żewġ rimarki oħra.

L-ewwel rimarka ħeġġet lill-Aġenzija biex tqajjem kuxjenza fost il-persunal tagħha dwar l-informazzjoni li tista’ tiġi żvelata lill-pubbliku fil-proċeduri rilevanti.

It-tieni kumment issuġġerixxa li l-Aġenzija tista’, fil-futur, tikkunsidra li tippubblika l-ismijiet tal-evalwaturi. L-Ombudsman innota li għalkemm l-evalwaturi bħalissa huma infurmati li isimhom mhux se jiġi rilaxxat, l-Aġenzija tista' tbiddel dan għall-futur. L-Ombudsman ġibed l-attenzjoni tal-Aġenzija għad-dokument ta' pożizzjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data tal-24 ta' Marzu 2011 dwar "Aċċess pubbliku għal dokumenti li fihom data personali wara d-deċiżjoni tal-Bavarja Lager". It-taqsima ta’ dak id-dokument intitolata “L-approċċ proattiv” tipprovdi gwida għall-istituzzjonijiet tal-UE li jixtiequ jaħdmu b’mod trasparenti, filwaqt li jirrispettaw id-drittijiet għall-privatezza u għall-protezzjoni tad-data personali.

Bħala segwitu għall-ewwel rimarka, l-Aġenzija fakkret lill-koordinaturi tas-sejħa tagħha li jistgħu jipprovdu informazzjoni, fuq talba, dwar il-punteġġ meħtieġ biex jitqiegħdu fil-lista finali kklassifikata jew fil-lista ta’ riżerva.

Fir-rigward tat-tieni rimarka, l-Aġenzija spjegat li l-kwistjoni dwar jekk għandhomx jiġu żvelati l-ismijiet tal-evalwaturi esperti individwali tmur lil hinn mill-mandat tagħha. L-Aġenzija indikat ir-rimarka lid-DĠ Riċerka u Innovazzjoni (DĠ RTD) tal-Kummissjoni, li huwa s-servizz ewlieni għal kwistjonijiet orizzontali bħal dawn. Id-DĠ RTD se jiddiskuti l-kwistjoni mad-Direttorati Ġenerali u l-Aġenziji kollha kkonċernati meta jkun qed iħejji għall-programm qafas il-ġdid Orizzont 2020.

L-Ombudsman tilqa’ r-rispons pożittiv tal-Aġenzija għar-rimarki u l-informazzjoni li pprovdiet dwar it-tħejjijiet għall-programm qafas Orizzont 2020.

17. L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF)

Każ 637/2009/FOR: Trattament ugwali taħt is-Sistema ta' Twissija Bikrija

L-ilment kien jikkonċerna l-operat tas-Sistema ta’ Twissija Bikrija (EWS), sistema ta’ informazzjoni kompjuterizzata maħsuba biex tidentifika theddid għall-interessi finanzjarji u r-reputazzjoni tal-UE. L-STB fih livelli differenti ta’ twissija. L-ilmentatur kien is-suġġett ta' "twissija W3b", li tinħareġ fir-rigward ta' persuni li huma s-suġġett ta' proċedimenti ġudizzjarji għal żbalji amministrattivi serji jew frodi. Huwa lmenta li t-talba tal-OLAF biex jirreġistra twissija kontrih kienet irregolari, kif kien ir-rifjut tiegħu li jneħħi din it-twissija, peress li ma kienx soġġett għal "proċedimenti ġudizzjarji" kif meħtieġ mid-deċiżjoni li tistabbilixxi l-EWS.

L-Ombudsman sabet li l-interpretazzjoni tal-OLAF tal-kundizzjonijiet għall-ħruġ ta' twissijiet tista' twassal biex persuni f'sitwazzjonijiet komparabbli jiġu kkategorizzati b'mod differenti skont is-sistema legali nazzjonali li tapplika għalihom. L-Ombudsman ipproponiet, bħala soluzzjoni amikevoli, li l-OLAF ineħħi t-twissija W3b kontra l-ilmentatur u jikkunsidra jekk tip ieħor ta’ twissija jkunx xieraq. L-OLAF naqas milli jsegwi l-proposta u l-Ombudsman għamel rimarka kritika.

Fit-tweġiba tiegħu, l-OLAF fehem li l-Ombudsman ifisser li twissija W3b hija ġġustifikata biss jekk il-persuna fiżika jew ġuridika involuta f’investigazzjoni tal-OLAF tkun ġiet akkużata quddiem l-awtorità ġudizzjarja nazzjonali kompetenti abbażi tas-sejbiet tal-OLAF. L-OLAF kien tal-fehma li t-terminu "proċedimenti ġudizzjarji", kif użat fl-Artikolu 12 tad-deċiżjoni tal-EWS, ikopri wkoll l-investigazzjonijiet ġudizzjarji.

L-OLAF informa wkoll lill-Ombudsman li l-ilmentatur fil-każ speċifiku issa kien ġie akkużat fil-Belġju.

L-Ombudsman jiddispjaċiha li l-OLAF ma indirizzax il-kwistjoni ta' kif għandu jiġi żgurat li d-differenzi bejn is-sistemi legali nazzjonali ma jirriżultawx fi trattament mhux ugwali għall-finijiet tas-STB.

Każ 1560/2010/FOR: Linji Gwida ġodda dwar il-Proċeduri ta’ Investigazzjoni għall-persunal tal-OLAF

Organizzazzjoni mhux governattiva bbażata fir-Renju Unit ilmentat dwar investigazzjoni mwettqa mill-OLAF. Wara inkjesta, l-Ombudsman sabet li l-OLAF (i) naqas milli jirrispetta l-linji gwida proċedurali għall-intervisti stabbiliti fil-Manwal tal-OLAF; (ii) naqset milli tiżgura li l-investigaturi tagħha pproduċew awtorizzazzjonijiet bil-miktub u (iii) għaddiet b’mod żbaljat is-sejbiet tagħha lid-donaturi tal-ilmentatur.

Bi tweġiba, l-OLAF spjega li, wara d-dħul fis-seħħ tar-Regolament il-ġdid dwar l-investigazzjonijiet tal-OLAF, huwa adotta Linji Gwida ġodda dwar il-Proċeduri ta’ Investigazzjoni għall-persunal tal-OLAF. Il-Linji Gwida għandhom l-istess raġunament bħar-rimarki kritiċi: jiġifieri, li jiġi żgurat li l-investigazzjonijiet tal-OLAF jitwettqu b’rispett sħiħ għad-drittijiet tal-bniedem u l-libertajiet fundamentali, b’mod partikolari, għall-prinċipju ta’ ġustizzja, għad-dritt tal-persuni involuti li jesprimu l-fehmiet tagħhom dwar il-fatti li jikkonċernawhom u għall-prinċipju li l-konklużjonijiet ta’ investigazzjoni jistgħu jkunu bbażati biss fuq elementi li għandhom valur evidenzjali.

L-Ombudsman tilqa' l-adozzjoni tal-Linji Gwida l-ġodda dwar il-Proċeduri ta' Investigazzjoni għall-persunal tal-OLAF.

Każ 1697/2010/JN: Żvelar ta' informazzjoni protetta

Matul id-dmirijiet professjonali tiegħu bħala uffiċjal tal-Qorti Ewropea tal-Awdituri (QEA), l-ilmentatur skopra informazzjoni relatata ma’ investigazzjoni magħluqa tal-OLAF. Huwa kien tal-fehma li l-informazzjoni kienet taqa’ taħt id-dmir ta’ rapportar stabbilit fl-Artikolu 22a tar-Regolamenti tal-Persunal. Huwa rrapporta l-informazzjoni lill-OLAF iżda ma rċieva l-ebda tweġiba. Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur invoka l-Artikolu 22b tar-Regolamenti tal-Persunal. Huwa qies li, abbażi tal-iżvelar tiegħu, l-OLAF seta’ jkompli l-investigazzjoni tiegħu. Fl-opinjoni tiegħu, l-OLAF argumenta li ma kellux għalfejn japplika l-proċedura msemmija minħabba li d-divulgazzjoni tal-ilmentatur kienet relatata mal-awditu li kien qed jaħdem fuqu. L-Ombudsman sabet li t-trattament tal-OLAF tal-kwistjoni kien jammonta għal amministrazzjoni ħażina u għamlet erba' rimarki kritiċi.

Fit-tweġiba tiegħu, l-OLAF l-ewwel spjega li ċ-ċirkostanzi tal-każ kienu mhux tas-soltu u x’aktarx li ma jiġux ripetuti: awditur għamel użu mid-dispożizzjonijiet dwar l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta tar-Regolamenti tal-Persunal għalkemm kien diġà ddiskuta l-istess kwistjonijiet mal-OLAF fil-qafas tal-awditu. L-OLAF enfasizza wkoll li l-informaturi jirrappreżentaw sors ta’ informazzjoni ta’ valur għall-OLAF. Għal diversi snin, l-OLAF kien involut fl-elaborazzjoni ta’ politika komprensiva dwar l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta. Huwa kkontribwixxa għall-abbozzar tal-Linji Gwida dwar l-Iżvelar ta’ Informazzjoni Protetta adottati mill-Kummissjoni fl-2012.

It-tweġiba tal-OLAF spjegat ukoll it-titjib li sar fil-proċeduri interni tiegħu. Ir-regoli għat-trattament tal-informazzjoni pprovduta mill-informaturi ġew inklużi fl-Istruzzjonijiet tal-OLAF lill-Persunal dwar il-Proċeduri Investigattivi (ISIP). Id-Direttur Ġenerali ħareġ nota interna li tipprojbixxi l-inklużjoni tad-data personali tal-informaturi fir-rapporti finali mibgħuta lill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE u lill-awtoritajiet ġudizzjarji nazzjonali. Dan għandu l-effett li jillimita b'mod sinifikanti r-riskju li tiġi żvelata l-identità ta' informatur. Barra minn hekk, l-OLAF issa għandu punt uniku ta’ valutazzjoni għall-informazzjoni li tidħol, li jipprovdi approċċ konsistenti għall-informaturi. Dispożizzjonijiet speċifiċi dwar l-informaturi jiffurmaw parti mill-arranġamenti ta’ ħidma, li qed jiġu konklużi bejn l-OLAF u istituzzjonijiet u korpi oħra tal-Unjoni.

L-Ombudsman jaqbel mal-OLAF li ċ-ċirkostanzi tal-każ ma kinux tas-soltu u x'aktarx ma jerġgħux iseħħu. Safejn jistgħu jinsiltu tagħlimiet mill-każ, l-Ombudsman huwa sodisfatt li r-rispons tal-OLAF jindika approċċ ġeneralment kostruttiv.

Kawża 2515/2011/CK: L-OLAF għandu jipprovdi informazzjoni rapida dwar l-eżitu tal-investigazzjonijiet

Il-każ kien jikkonċerna allegati irregolaritajiet u diskriminazzjoni fil-mod kif l-OLAF wettaq investigazzjonijiet amministrattivi dwar l-ilmentatur u tliet Membri oħra tal-PE, li isimhom deher f'artiklu fil-gazzetta intitolat "Euro MPs exposed in 'cash-for-laws' scandal".

Wara inkjesta dwar kif l-OLAF kien wettaq l-investigazzjonijiet tiegħu, l-Ombudsman qieset li għalkemm l-erba’ investigazzjonijiet kienu bbażati fuq allegazzjonijiet simili, il-fatti ma kinux identiċi u l-OLAF kellu jivvaluta kull każ separatament. Għalhekk, is-sempliċi fatt li t-tul tal-investigazzjonijiet individwali varja ma weriex li kien hemm diskriminazzjoni. Lanqas ma kien hemm xi ħaġa li tissuġġerixxi li l-OLAF ittratta lill-ilmentatur b’mod inqas favorevoli mit-tliet MPE l-oħra kkonċernati. L-Ombudsman qieset ukoll li d-durata ġenerali tal-proċedura baqgħet f’limiti ta’ żmien raġonevoli. Madankollu, li kien hemm dewmien ta’ xahrejn qabel ma l-OLAF informa lill-ilmentatur dwar l-għeluq tal-investigazzjoni. Biex tgħin lill-OLAF itejjeb l-amministrazzjoni tiegħu, l-Ombudsman għamlet rimarka oħra li, fil-futur, l-OLAF għandu jinforma lill-persuna kkonċernata bl-eżitu malajr kemm jista’ jkun wara li tkun tlestiet l-investigazzjoni.

Bi tweġiba, l-OLAF spjega li r-Regolament il-ġdid li jirregola l-attivitajiet tiegħu, li daħal fis-seħħ fl-1 ta’ Ottubru 2013, jipprevedi li l-persuna kkonċernata tiġi informata fi żmien għaxart ijiem tax-xogħol mill-għeluq ta’ investigazzjoni meta ma tkun instabet l-ebda evidenza. L-OLAF żied li s-servizzi tiegħu ġeneralment jinformaw ukoll lill-persuna kkonċernata fl-istess terminu anki f’każijiet fejn investigazzjoni tiżvela l-eżistenza ta’ provi kontra din il-persuna, sakemm ma jkunx hemm riskju li jiġu ppreġudikati l-azzjonijiet ta’ segwitu meħuda minn awtorità kompetenti.

L-Ombudsman tilqa' r-rispons pożittiv u kostruttiv tal-OLAF.

Il-Każ 598/2013/OV: Aċċess pubbliku għal rapport ta’ investigazzjoni tal-OLAF

L-ilment kien jikkonċerna r-rifjut tal-OLAF li jagħti lil NGO aċċess pubbliku għar-rapport ta' investigazzjoni tal-OLAF dwar allegazzjonijiet magħmula kontra l-eks Kummissarju John Dalli. L-Ombudsman ma sab l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tal-allegat rifjut, iżda rrakkomanda li l-OLAF, meta jirrifjuta l-aċċess għad-dokumenti minħabba proċedimenti nazzjonali li jkunu għaddejjin, jipprovdi raġunament li jippermetti lir-rikorrent jifhem għaliex ir-rilaxx tad-dokumenti jimmina b’mod speċifiku u effettiv il-proċedimenti nazzjonali li jkunu għaddejjin. L-Ombudsman irrakkomandat ukoll li l-OLAF ifittex informazzjoni u fehmiet mill-awtoritajiet nazzjonali qabel ma jirrifjuta l-aċċess għad-dokumenti minħabba li l-iżvelar tagħhom jimmina l-proċedimenti nazzjonali li jkunu għaddejjin.

Bi tweġiba, l-OLAF iddikjara li se jqis ir-rimarki ulterjuri tal-Ombudsman meta jittratta talbiet simili għal aċċess pubbliku fil-futur. Hija indikat li titlob lill-awtoritajiet nazzjonali għal aġġornamenti tal-azzjonijiet ta’ segwitu tagħhom fuq bażi regolari u tagħmel ħilitha biex tkun speċifika kemm jista’ jkun meta l-punt ikun ta’ rilevanza fit-tweġiba għat-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti.

L-Ombudsman tilqa' d-dikjarazzjoni tal-OLAF li se tqis ir-rimarki ulterjuri meta tittratta talbiet futuri għal aċċess pubbliku.