Udo Helmbrecht kungs ENISA (Eiropas Tīklu un informācijas drošības aģentūra) izpilddirektors Box 1309 71001 HERAKLION GRECE

Strasbūrā, 2012. gada 5. jūlijā

OI/11/2012/ANA – Eiropas Tīklu un informācijas drošības aģentūras pašiniciatīvas vizīte

Godātais Helmbrehta kungs!

2011. gada maijā es sāku ES aģentūru apmeklējumu programmu, lai apzinātu un izplatītu labāko praksi starp tām. Sākotnēji es veicu trīs izmēģinājuma apmeklējumus ES aģentūrās Apvienotajā Karalistē, proti, Eiropas Banku iestādē (EBI), Eiropas Zāļu aģentūrā (EMA) un Eiropas Policijas akadēmijā (CEPOL). Pēc tam, 2011. gada 1. jūnijā, es tikos ar visu ES aģentūru vadītājiem Briselē, un man bija iespēja viņus sīkāk iepazīstināt ar šo iniciatīvu. Es apmeklēju Eiropas Vides aģentūru (EVA) Kopenhāgenā un Eiropas Narkotiku un narkomānijas uzraudzības centru (EMCDDA) 2011. gada oktobrī un Eiropas Jūras drošības aģentūru (EMSA) Lisabonā nākamajā mēnesī. 2012. gada februārī es apmeklēju Eiropas Profesionālās izglītības attīstības centru (Cedefop) Salonikos un 2012. gada maijā es apmeklēju Eiropas Dzīves un darba apstākļu uzlabošanas fondu (Eurofound) Dublinā. 2012. gada jūnijā es apmeklēju Eiropas Policijas biroju (Eiropolu) un Eurojust Hāgā un Eiropas Sistēmisko risku kolēģiju (ESRK) Frankfurtē.

Papildu informācija par maniem iepriekšējiem apmeklējumiem citās ES aģentūrās ir pieejama šādā manas tīmekļa vietnes lapā:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

 No 2012. gada 18. līdz 19. jūlijam es būšu Heraklionā, lai tiktos ar pārstāvju apvienībām un pilsonisko sabiedrību. Es vēlētos izmantot izdevību, lai savas uzturēšanās laikā apmeklētu arī ENISA. Pēc neoficiālas saziņas starp mūsu birojiem vēlos apstiprināt, ka vēlos tikties ar Jums un Jūsu komandas locekļiem 2012. gada 19. jūlija rītā. Es ceru, ka mana vizīte ilgs divas līdz trīs stundas.  Šīs vēstules pielikumā ir pievienots mūsu sanāksmes programmas projekts, kā arī papildu informācija par šāda veida apmeklējuma procedūras aspektiem.

ENISA apmeklējuma laikā mani pavadīs jurists Antonios Antoniadis, kurš būs kontaktpersona mūsu sanāksmes organizatoriskajos aspektos. Viņa kontaktinformācija ir šāda: antonios.antoniadis@ombudsman.europa.eu, tālr.: 0033 388 173768. No mūsu biroju neoficiālās saziņas es sapratu, ka Emmanuel Maurage kungs no jūsu biroja būs ENISA kontaktpersona, kas sazināsies ar viņu par visiem nepieciešamajiem pasākumiem.

Lūdzu, ņemiet vērā, ka pēc apmeklējuma un mūsu sanāksmes es vēlētos tikties arī ar ENISA Personāla komiteju, jo Aģentūru personāla komiteju asambleja (AASC) ir lūgusi mani sistemātiski tikties ar to aģentūru personāla komitejām, kuras es apmeklēju.

Vēlreiz pateicos jums par piekrišanu organizēt šo vizīti un ar nepacietību gaidu, ka mana pārliecība būs auglīga viedokļu apmaiņa par dažādiem tematiem, kas norādīti šīs vēstules pielikumā pievienotajā piezīmē. Turklāt es vēlos jau iepriekš pateikties ENISA vadībai par to, ka tā organizēja praktiskos aspektus manai sanāksmei ar ENISA Personāla komiteju, kurai būtu jānotiek tajā pašā rītā pēc manas tikšanās ar vadību.

Ar cieņu

P. Nikiforos Diamandouros

Pielikumā:

• Pielikums: Apmeklējuma procedūras aspekti un darba kārtības projekts

PIELIKUMS. Apmeklējuma procedūras aspekti un darba kārtības projekts

Procesuālie aspekti

Eiropas Ombuda apmeklējumi tiek oficiāli veikti, pamatojoties uz viņa kompetenci veikt izmeklēšanu pēc savas iniciatīvas. Tāpēc sarakstei, kas saistīta ar šo apmeklējumu, tiks piešķirts reģistrācijas numurs OI/11/2012/ANA saskaņā ar procedūru, ko ievēro izmeklēšanās pēc savas iniciatīvas. Ombuds būtu pateicīgs, ja ENISA savā sarakstē par apmeklējumu varētu norādīt šo atsauces numuru.

Izmeklēšana pēc savas iniciatīvas cita starpā nozīmē, ka uz šādu izmeklēšanu attiecas parastās procesuālās garantijas. Tie ietver aģentūras tiesības pieprasīt Eiropas Ombudam ievērot konfidencialitāti attiecībā uz informāciju un dokumentiem — skatīt Ombuda īstenošanas noteikumu 5. panta 1. punktu, 5. panta 2. punktu un 14. panta 2. punktu:

www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Ombuds var ne tikai informēt apmeklējamo aģentūru par jautājumiem, kurus viņš plāno izvirzīt, bet arī lūgt to iepriekš sniegt konkrētu būtisku informāciju un/vai dokumentus.

Pēc katra apmeklējuma ombuds rakstiski informēs aģentūru par saviem konstatējumiem. Ja viņš sniedz konkrētus ieteikumus, viņš parasti lūdz aģentūru informēt viņu par jebkādiem turpmākiem pasākumiem, ko tā ierosina veikt. Atkarībā no aģentūras atbildes ombuds vai nu apsvērs izmeklēšanas izbeigšanu, vai arī veiks turpmākus pasākumus, piemēram, sniedzot oficiālus ieteikumus.

Lūdzam ņemt vērā, ka šā apmeklējuma sagatavošanas vēstule, kā arī šis pielikums tiks publicēts Eiropas Ombuda tīmekļa vietnē šādā adresē: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Tīmekļa vietnē tiks publicēta arī ombuda vēstule aģentūrai pēc apmeklējuma, tostarp jebkādi ieteikumi aģentūrai. Lūdzu, ņemiet vērā, ka šajā vēstulē būs to personu vārdi, uzvārdi un amata nosaukumi, kuras Aģentūras vārdā piedalās sanāksmēs, kas ir daļa no apmeklējuma. Lūdzu Jūs pārliecināties, ka attiecīgās personas ir informētas par šo faktu. Tīmekļa vietnē tiks publicēta arī aģentūras atbilde uz vēstuli, visa turpmākā sarakste un ombuda galīgie rakstiskie secinājumi.

Darba kārtība

Attiecībā uz 2012. gada 19. jūlija apmeklējuma saturu Eiropas Ombuds vēlas apspriest šādus tematus:

1. ENISA sākotnējie kontakti ar sabiedrību;
2. pārredzamība, dialogs un pārskatatbildība;
3. atlase un pieņemšana darbā;
4. piedāvājumi un līgumi;
5. Ētikas jautājumi.

Konkrētie jautājumi, kuriem ombuds vēlas pievērsties saistībā ar katru tematu, ir šādi.

1. Sākotnējā saziņa ar sabiedrību

Viens no ombuda pamatuzdevumiem ir nodrošināt, lai ES administrācija kontaktos ar iedzīvotājiem būtu atvērta, uz pakalpojumiem orientēta un efektīva. Attiecīgie pamatprincipi ir noteikti Eiropas Labas administratīvās prakses kodeksā (ECGAB). Šādi jautājumi bieži tiek izvirzīti ombudam iesniegtajās sūdzībās. Tas liecina, ka ES administrācija šajā jomā joprojām saskaras ar dažām problēmām. Vajadzības gadījumā Eiropas Ombuds cenšas rast ātru risinājumu sūdzībām, kas attiecas uz sūdzībām par pilsoņu sākotnējiem kontaktiem ar administrāciju. Parasti tas nozīmē, ka mani dienesti sazinās ar attiecīgo personu pa tālruni.

Es saprotu, ka visas ES aģentūras piekrita pieņemt Eiropas labas administratīvās prakses kodeksu aģentūru vadītāju sanāksmē, kas notika Lisabonā 2008. gada oktobrī. Es nevarēju atrast atsauces uz šo jautājumu ENISA tīmekļa vietnē. Es arī nezinu, kā ENISA ir īstenojusi Kodeksu un kā tā nodrošina, ka tās darbinieki ievēro Kodeksā noteiktos principus. Tāpēc es būtu pateicīgs, ja Jūs sniegtu īsu izklāstu par šo tematu.

2. Pārredzamība, dialogs un pārskatatbildība

Eiropas Ombuds arī piešķir piemaksu pārredzamības veicināšanai un pārskatatbildības palielināšanai ES administrācijā. Šī prasība cita starpā ir atspoguļota ES tiesību aktos par publisku piekļuvi dokumentiem, kuros ombuds ir skaidri minēts kā pārskatīšanas struktūra. Tas atspoguļojas arī ombuda plašajās izmeklēšanas pilnvarās, kas man ļauj rūpīgi noskaidrot faktus un jautājumus, kas izvirzīti manās izmeklēšanās.

Saskaņā ar ENISA izveides regulas 12. pantu Aģentūra nodrošina, ka tā savas darbības veic "augstā pārredzamības līmenī" un" ka sabiedrībai un visām ieinteresētajām personām vajadzības gadījumā tiek sniegta objektīva, uzticama un viegli pieejama informācija, jo īpaši attiecībā uz tās darba rezultātiem" .

Neraugoties uz ENISA pilnvaru ārkārtīgi tehnisko raksturu, Aģentūras tīmekļa vietne ir lietotājdraudzīga un tajā ir daudz datu, publikāciju un informācijas par tās galvenajām darbībām. Daļa tīmekļa vietnes ir pieejama arī franču, vācu un grieķu valodā.

ENISA kontaktinformācija, struktūra un organizācija, kā arī tiesiskais regulējums ir labi atspoguļots tīmekļa vietnē.

Pietiekams informācijas apjoms ir pieejams par ENISA finanšu operācijām: tīmekļa vietnē ir labi redzams 2012. gada budžets un štatu saraksts, iepriekšējo gadu pārskati, tostarp ENISA valdes atzinums, un Eiropas Revīzijas palātas ziņojumi par šiem pārskatiem. 

Šīs tīmekļa vietnes apmeklētājam ir viegli redzamas arī sadaļas “Pieņemšana darbā” un “Publiskais iepirkums”.

Attiecībā uz piekļuvi dokumentiem tīmekļa vietnē norādīts, ka:

"2.2. Piekļuve dokumentiem

Šajā tīmekļa vietnē publicētie dokumenti ir pasākums, ar ko īsteno Regulu (EK) Nr. 1049/2001 par publisku piekļuvi Eiropas Parlamenta, Padomes un Komisijas dokumentiem."

Neraugoties uz to, ka pastāv dažādas kontaktpersonas dažādos jautājumos, šķiet, ka nav kontaktpersonas jautājumos par piekļuvi dokumentiem. Turklāt nav informācijas par Regulas 1049/2001 īstenošanas kārtību, kā noteikts ENISA dibināšanas regulas 14. panta 2. punktā.

Tīmekļa vietnē ir sniegta informācija par datu aizsardzību kopumā, jo īpaši Regula 45/2001, un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija. Ir sniegta arī ENISA datu aizsardzības inspektora kontaktinformācija.

Saskaņā ar ENISA dibināšanas regulas 12. pantu ENISA ir jāpublisko izpilddirektora, norīkoto valstu ekspertu un ekspertu interešu deklarācijas saistībā ar ad hoc darba grupu sanāksmju darba kārtībā iekļautajiem jautājumiem. ENISA attiecīgie iekšējie noteikumi paredz, ka šī informācija savlaicīgi jāpublicē ENISA tīmekļa vietnē. Tomēr šķiet, ka tīmekļa vietnē nav pieejama informācija par iepriekš minētajām interešu deklarācijām.

Tādēļ es būtu pateicīgs, ja Jūs sniegtu papildu informāciju par šādiem jautājumiem:

a) Kā ENISA praksē izskata pieprasījumus par publisku piekļuvi dokumentiem? Kādas ir tās pamatnostādnes un/vai praktiski pasākumi šādu pieprasījumu apstrādei? Lūdzu, sniedziet piemērus tam, kā tā izskata šādus pieprasījumus, piemēram, sniedzot galveno korespondenci attiecībā uz pēdējiem trim pieprasījumiem par publisku piekļuvi dokumentiem, kas izskatīti saskaņā ar Regulu 1049/2001. Lūdzu, ņemiet vērā, ka šajos piemēros es neizskatīšu ENISA lēmuma būtību, jo tas nav šīs vizītes mērķis.

b) Vai ENISA sagatavo gada ziņojumu (iekšēju vai ārēju) par to, kā tā rīkojas ar publisku piekļuvi dokumentiem?

c) Vai ENISA uztur vai plāno uzturēt publisku reģistru Regulas 1049/2001 11. panta nozīmē?

d) Kopš 2011. gada janvāra ENISA ceturkšņa pārskata (EQR) publicēšana, kas ir ENISA tiešsaistes publikācija ieinteresētajām personām un citiem ieinteresētajiem lasītājiem, tika pārtraukta, lai samazinātu ENISA oglekļa pēdu un veicinātu digitālo tiešsaistes rīku izmantošanu saziņai un publikācijām. Kuras publikācijas aizstāja EQR?

e) ENISA darba programmas un vispārīgie ziņojumi ir pieejami tiešsaistē angļu valodā (2008. un 2010. gada darba programmas ir pieejamas arī franču un vācu valodā ar atrunu, ka angļu valodas versija ir vienīgā oficiālā versija). Kāda ir ENISA politika attiecībā uz valodas jautājumiem?

f) Tīmekļa vietnes sadaļā "Kontakti" ir norādīts viens tālruņa numurs, viens faksa numurs un divas e-pasta saziņas veidlapas (viena ar tīmekļa vietni saistītiem jautājumiem un viena visiem pārējiem informācijas pieprasījumiem). ENISA tiek lūgta sniegt ombudam vairāk informācijas par to, kā tā izskata informācijas pieprasījumus. Tā varētu informēt ombudu par atsauksmēm, ko tā saņem no lietotājiem un ieinteresētajām personām.

g) Kā ENISA nodrošina izpilddirektora, norīkoto valstu ekspertu un ekspertu sagatavoto interešu deklarāciju pieejamību sabiedrībai saistībā ar ad hoc darba grupu sanāksmju darba kārtībā iekļautajiem jautājumiem?

3. Atlase un pieņemšana darbā

Attiecībā uz atlases un darbā pieņemšanas lēmumu būtību ombuds izmanto pieeju, kas ir līdzīga ES tiesu pieejai. Tas cita starpā nozīmē, ka viņš atzīst administrācijas ļoti plašo rīcības brīvību personāla atlasē.

Attiecībā uz atlases un darbā pieņemšanas procedūras aspektiem ombuds ir ļoti aktīvi strādājis, lai palielinātu ES darbā pieņemšanas procedūru pārredzamību. Tas, piemēram, ir uzlabojis pārredzamību attiecībā uz atlases komisiju locekļu vārdiem un nodrošinājis detalizētākas novērtējuma lapas, kas kandidātiem sniedz labāku ieskatu par to, kā viņi tika novērtēti.

ENISA savā tīmekļa vietnē publicē informāciju par pieteikšanās procedūru un par atklātām un slēgtām vakancēm. Būšu pateicīgs, ja sniegsiet papildu skaidrojumus par šādiem jautājumiem:

a) Kā ENISA nodrošina efektīvu saziņu ar kandidātiem, kuri piedalās atlases procedūrās, par viņu pieteikumu statusu un/vai atlases procedūras iznākumu?

b) Vai kandidātiem ir zināmi atlases komisijas locekļu vārdi? Cik lielā mērā ENISA nodrošina kandidātiem piekļuvi viņu pieteikumu novērtējumiem?

c) Cik lielā mērā ENISA cenšas ātrāk un mazāk formāli atrisināt strīdus par atlases un darbā pieņemšanas lēmumiem, nekā paredzēts Civildienesta noteikumu 90. pantā?

d) Vai ENISA sistemātiski informē kandidātus, ka viņi var iesniegt sūdzību ombudam, kā paredzēts iepriekš minētā Labas administratīvās prakses kodeksa 19. pantā?

4. Piedāvājumi un līgumi

Pārskatīšanas līmenī strīdus saistībā ar lēmumiem par konkursiem un līgumattiecībām visbiežāk izskata tiesas. Tomēr ievērojama daļa ombuda lietu gadu gaitā ir attiekušās arī uz šīm jomām. Attiecībā uz konkursiem ombuds smeļas iedvesmu no Revīzijas palātas pieejas, proti, atzīt administrācijas plašo rīcības brīvību, novērtējot konkursa priekšlikumu būtiskos aspektus, vienlaikus rūpīgi pārbaudot, vai tā ir sniegusi pamatotus un pienācīgus iemeslus saviem lēmumiem un vai tā ir pienācīgi ievērojusi piemērojamās procedūras un tiesības uz informāciju. Attiecībā uz līgumstrīdiem ombuds pats par sevi neizvērtē, vai ir noticis līguma pārkāpums. Tomēr viņš rūpīgi pārbauda, vai administrācija ir pienācīgi pamatojusi savu nostāju, kā arī izskata administratīvo darbību vai bezdarbības taisnīgumu.

ENISA tīmekļa vietnē ir īpaša iepirkuma sadaļa, kurā sniegta informācija par pašreizējiem un iepriekšējiem uzaicinājumiem iesniegt priekšlikumus. Būšu pateicīgs, ja sniegsiet informāciju par to, kā ENISA risina strīdus saistībā ar šīm jomām.

Ir iepriecinoši, ka ENISA pašreizējos uzaicinājumos iesniegt piedāvājumus ir atsauce uz tiesībām iesniegt sūdzību Eiropas Ombudam. Tomēr es atzīmēju, ka ombuds tiek pasniegts kā "struktūra, kas atbildīga par mediācijas procedūrām" , kas varētu būt maldinoši, un ka sniegtā kontaktinformācija vairs nav derīga. Priecāšos ar jums apspriest, kā šajā sakarā varētu uzlabot informāciju, kas iekļauta uzaicinājumos iesniegt piedāvājumus.

Turklāt es būtu pateicīgs, ja Jūs paskaidrotu, vai informācija par tiesībām iesniegt sūdzību ombudam tiek attiecināta arī uz visiem pretendentiem un līgumslēdzējiem.

 5. Ētikas jautājumi

Ētikas jautājumus var lietderīgi izskatīt šādās plašās apakšpozīcijās: pirmkārt, civildienesta principi, otrkārt, interešu konflikti un, treškārt, trauksmes celšana.

Sabiedrisko pakalpojumu principi

Drīz es rakstīšu ENISA un citām aģentūrām, lai tās informētu par sabiedrisko pakalpojumu principiem, kurus es publicēju 2012. gada 19. jūnijā.

Es vēlos norādīt, ka mans galvenais mērķis, publicējot principus, ir palīdzēt veidot lielāku uzticēšanos starp iedzīvotājiem un ES iestādēm.

Principos ir ņemta vērā dalībvalstu paraugprakse, un tie tika noteikti pēc ilga pārdomu un sabiedriskās apspriešanas perioda.

Kā apstiprināja sabiedriskā apspriešana, civildienesta principi nav jauni, bet atspoguļo pilsoņu un civildienesta ierēdņu pašreizējās cerības. Tie ir ētikas pamatstandarti, kas reglamentē ES ierēdņu rīcību. Paturot prātā šos principus, ierēdņiem var arī palīdzēt saprast un pareizi piemērot noteikumus un virzīt viņus pareiza lēmuma pieņemšanai situācijās, kad viņiem būtu jāpieņem spriedums. Tādējādi tās ir būtisks elements pakalpojumu administratīvajā kultūrā, ko ievēro ES iestādes. 

Es ceru, ka jūs nodrošināsiet, lai visi ENISA darbinieki būtu informēti par civildienesta principiem. Aicinām arī šos principus darīt pieejamus savā tīmekļa vietnē, lai sabiedrība būtu informēta par to, ka ENISA tiem piekrīt.

Interešu konflikti

Interešu konflikti rodas, ja personas, kas strādā valsts pārvaldē, var uzskatīt par tādām, kurām ir neatbilstoša personīga ieinteresētība jautājumā, ar kuru tās nodarbojas. Šādi konflikti ir pienācīgi jārisina, lai nodrošinātu objektīvu lēmumu pieņemšanu un palielinātu sabiedrības uzticēšanos administrācijai. Nesenie notikumi un lietas liecina, ka ES administrācija nebauda pilnīgu sabiedrības uzticēšanos šim jautājumam.

Ņemot vērā ENISA dibināšanas regulas 11. pantu un 13. panta 2. punktu, es būtu pateicīgs, ja ENISA sniegtu informāciju par konkrētiem pasākumiem, ko tā veic, lai izvairītos no interešu konfliktiem saistībā ar:

a) personāla, tostarp vecāko darbinieku, pieņemšana darbā.

b) pašreizējo un bijušo darbinieku rīcību, jo īpaši attiecībā uz ārējām darbībām viņu dienesta laikā un pēc tam ENISA (sk., piemēram, Civildienesta noteikumu 11., 11.a, 12.b un 16. pantu par darbiniekiem un ENISA dibināšanas regulas 13. pantu par valdes locekļiem, izpilddirektoru un pastāvīgo ieinteresēto personu grupu);

c) Dibināšanas regulas 11. panta īstenošana.

Trauksmes celšana

Es būtu pateicīgs, ja ENISA varētu sniegt informāciju par jebkādiem pasākumiem, ko tā ir ieviesusi attiecībā uz iekšējo trauksmes celšanu, un par jebkādu pieredzi ar trauksmes cēlējiem.