Vis dėlto savaime suprantama, kad tam, kad gavėjas galėtų įvykdyti šią pareigą, jam turėjo būti suteikta galimybė nurodyti savo prašymo priežastis. Reglamentu (EB) Nr. 1049/2001 nustatoma dviejų lygių administracinė procedūra, pagal kurią pareiškėjams suteikiama tokia galimybė. Iš tiesų tais atvejais, kai leidžiama susipažinti su dokumentais, kuriuose yra asmens duomenų, įprasta procedūros eiga pagal Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001 reiškia, kad jeigu institucija atmeta pirminę pareiškėjo paraišką, remdamasi išimtimi, susijusia su asmens duomenų apsauga, pareiškėjas turi teisę pateikti kartotinę paraišką ir nurodyti priežastis, kad įrodytų, jog prašomi duomenys turi būti jam perduoti. Vėliau institucija, atlikusi Reglamento (EB) Nr. 45/2001 8 straipsnio b punkte reikalaujamą pusiausvyros tyrimą, turi priimti sprendimą dėl kartotinės paraiškos.