Lo sfondo della visita

1. Nel maggio 2011 il Mediatore europeo ha avviato un programma di visite presso le agenzie dell'UE al fine di individuare e diffondere le migliori pratiche nelle loro relazioni con i cittadini [1].

2. Con lettera del 6 dicembre 2013, la Mediatrice ha informato l'Istituto europeo per l'uguaglianza di genere (EIGE) della sua intenzione di visitarlo il 13 dicembre 2013.

3. L'EIGE è stato istituito con l'adozione del regolamento (CE) n. 1922/2006 [2] del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 dicembre 2006, che istituisce un Istituto europeo per l'uguaglianza di genere (di seguito «regolamento istitutivo»). L'Istituto è stato istituito nel maggio 2007. A norma dell'articolo 2 del regolamento istitutivo, gli obiettivi generali dell'EIGE sono "contribuire e rafforzare la promozione della parità di genere, compresa l'integrazione della dimensione di genere in tutte le politiche [dell'UE] e nelle politiche nazionali che ne derivano, e la lotta contro la discriminazione fondata sul sesso, e sensibilizzare i cittadini dell'UE in merito alla parità di genere fornendo assistenza tecnica alle istituzioni [dell'UE], in particolare alla Commissione, e alle autorità degli Stati membri". L'EIGE ha sede a Vilnius, Lituania.

4. La Mediatrice ha inviato all'EIGE un progetto di ordine del giorno con le questioni specifiche che desiderava discutere. Inoltre, il Mediatore ha informato l'EIGE che, al fine di adempiere un impegno assunto su richiesta dell'Assemblea dei comitati del personale dell'Agenzia ("AASC"), intendeva incontrare il comitato del personale dell'EIGE durante la sua visita.

La visita

5. La riunione si è svolta presso la sede dell'EIGE il 13 dicembre 2013. Il Mediatore era accompagnato dalla sig.ra Eija Salonen, giurista. L'EIGE era rappresentata dalla sig.ra Virginija Langbakk, direttrice, accompagnata dal sig. Luigi Sandrin, capo dell'amministrazione, e dalla sig.ra Thérèse Murphy, capo delle operazioni. Durante la visita erano presenti anche i Team Leader dell'EIGE.

6. All'inizio della riunione, la Mediatrice ha fornito informazioni sullo scopo e sul contesto della sua visita all'EIGE. Ha chiarito che svolge le sue visite presso le agenzie dell'UE sulla base della sua competenza a condurre indagini di propria iniziativa. Un'indagine di propria iniziativa implica, tra l'altro, l'applicazione delle consuete garanzie procedurali relative a tali indagini. Tra queste figura il diritto dell'Agenzia di chiedere al Mediatore di trattare determinate informazioni e determinati documenti in via riservata, alle condizioni di cui agli articoli 5.1, 5.2 e 14.2 delle disposizioni di esecuzione del Mediatore [3].

7. A seguito delle osservazioni introduttive del Mediatore, l'EIGE ha dapprima fornito al Mediatore una panoramica generale delle sue attività e ha poi presentato la sua posizione sugli argomenti individuati dal Mediatore nella sua lettera del 6 dicembre 2013. I responsabili hanno affrontato i diversi punti all'ordine del giorno con l'aiuto di dispense. Al termine della riunione sono state fornite al Mediatore copie delle dispense e dei documenti giustificativi. Il 16 dicembre 2013 sono stati presentati al Mediatore anche altri documenti.

8. Tra il Mediatore e la direzione dell'EIGE sono state discusse le seguenti questioni:

1. i principi del servizio pubblico;
2. i primi contatti dell'EIGE con il pubblico;
3. Trasparenza, dialogo e responsabilità;
4. assunzioni;
5. offerte e contratti;
6. Conflitti di interessi; e
7. Segnalazione di fischi.

Oltre alle questioni menzionate all'ordine del giorno e sopra elencate, la presente relazione riguarda anche il seguente punto aggiuntivo:

1. Altre questioni.

Conclusioni e suggerimenti del Mediatore

(A) I principi del servizio pubblico

9. Il 19 giugno 2012 il Mediatore ha pubblicato i principi di servizio pubblico per la funzione pubblica dell'UE [4]. L'obiettivo principale della pubblicazione di tali principi era contribuire a creare una maggiore fiducia tra i cittadini e le istituzioni dell'UE. I principi tengono conto delle migliori pratiche degli Stati membri e sono stati stabiliti a seguito di un lungo periodo di riflessione e di consultazione pubblica. Come confermato dalla consultazione pubblica, i principi del servizio pubblico non sono nuovi, ma rappresentano le aspettative esistenti dei cittadini e dei funzionari pubblici. Costituiscono le norme etiche fondamentali che disciplinano il comportamento dei funzionari dell'UE. I principi hanno anche lo scopo di guidarli verso la giusta decisione nelle situazioni in cui dovrebbero esercitare il giudizio. In quanto tali, essi costituiscono una componente essenziale della cultura amministrativa del servizio a cui aderiscono le istituzioni dell'UE.

10. Il 10 luglio 2012 il Mediatore ha informato l'EIGE della pubblicazione dei principi del servizio pubblico. Il Mediatore era pertanto interessato a sapere se l'EIGE ha adottato o intende adottare misure i) per garantire che tutti i membri del suo personale siano informati dei principi e ii) per rendere disponibili i principi sul suo sito web, in modo che il pubblico sia informato del fatto che l'Agenzia li sottoscrive.

11. Nella sua presentazione, l'EIGE ha spiegato che approva pienamente i principi dell'UE in materia di servizio pubblico. I principi sono stati portati all'attenzione del personale dell'EIGE e sono stati recentemente resi disponibili sul sito web dell'EIGE.

Conclusioni del Mediatore concernenti (A)

12. Il Mediatore accoglie con favore il fatto che l'EIGE abbia pubblicato i principi del servizio pubblico sul suo sito web [5]. Il Mediatore plaude all'iniziativa di informare i cittadini che l'EIGE aderisce a tali principi.

(B) I primi contatti dell'EIGE con il pubblico

13. Uno dei compiti fondamentali del Mediatore è garantire che l'amministrazione dell'UE sia aperta, orientata al servizio e efficiente nella gestione dei contatti con i cittadini. I principi fondamentali pertinenti sono stabiliti nel codice europeo di buona condotta amministrativa ("ECGAB"). Il Mediatore europeo riceve spesso denunce relative alla mancanza di spirito di servizio e di efficienza. Ciò suggerisce che l'amministrazione dell'UE deve ancora affrontare sfide in questo settore. Se del caso, il Mediatore europeo cerca di trovare una soluzione rapida alle denunce che riguardano rimostranze derivanti dai primi contatti dei cittadini con l'amministrazione. In tali circostanze, i servizi del Mediatore di solito contattano telefonicamente la persona interessata.

14. Nella sua lettera del 6 dicembre 2013, la Mediatrice ha informato l'EIGE che tutte le agenzie dell'UE avevano accettato di adottare l'ECGAB in occasione di una riunione dei capi delle agenzie tenutasi a Lisbona nell'ottobre 2008. Tuttavia, il sito web dell'EIGE non conteneva alcun link all'ECGAB. A tale riguardo, il Mediatore era interessato a sapere se l'EIGE potesse pubblicare l'ECGAB sul suo sito web. Inoltre, il Mediatore ha chiesto in che modo l'EIGE garantisce che i suoi membri del personale rispettino i principi stabiliti nell'ECGAB.

15. Nella sua presentazione, l'EIGE ha sottolineato l'importanza che annette alle norme derivanti dal nuovo statuto dei funzionari e ha delineato i suoi sforzi per garantire che i suoi membri del personale ne siano a conoscenza. A tal fine è stata messa a disposizione di tutti i membri del personale una versione elettronica del nuovo statuto. Inoltre, a tutti i membri del personale è stata fornita una copia della nuova guida sull'etica e la condotta pubblicata dalla Commissione e dall'ECGAB. Ogni membro del personale ha firmato una lettera di conferma della ricezione di tali documenti.

16. I rappresentanti del Mediatore hanno successivamente chiarito che la questione in questione riguardava l'ECGAB e non lo statuto del personale, dato che il primo disciplina essenzialmente i rapporti con il pubblico, mentre il secondo disciplina i doveri e gli obblighi dei membri del personale dell'UE nei confronti della loro amministrazione. Il Mediatore era quindi interessato a conoscere, in tale contesto, il modo in cui l'EIGE attua l'ECGAB. Con riferimento alla sua lettera del 6 dicembre 2013, la Mediatrice ha inoltre chiesto se l'EIGE intende rendere disponibili le parti principali del suo sito web in lingue diverse dall'inglese e dal lituano.

17. L'EIGE ha risposto al Mediatore che è disposta a pubblicare l'ECGAB sul suo sito web. Per quanto riguarda la questione di rendere disponibili le parti principali del suo sito web in lingue diverse dall'inglese e dal lituano, l'EIGE ha risposto che il vocabolario per la parità di genere è difficile da tradurre. Inoltre, vi sono vincoli di bilancio. Tuttavia, l'EIGE ha accettato di esaminare la possibilità di pubblicare sul suo sito web una breve introduzione alle sue attività in diverse lingue.

Conclusioni e suggerimenti del Mediatore concernenti (B)

18. Il Mediatore accoglie con favore la volontà dell'EIGE di pubblicare l'ECGAB sul suo sito web. Tuttavia, osserva che, ad oggi, l'ECGAB non è ancora disponibile sul suo sito web. Lo stesso vale per quanto riguarda la disponibilità delle parti principali del suo sito web in lingue ufficiali dell’UE diverse dall’inglese e dal lituano. Il Mediatore ha già dichiarato ad altre agenzie che il requisito minimo è che la homepage e le informazioni su ciò che fa l'Agenzia siano disponibili in tutte le lingue. Il Mediatore propone pertanto che l'EIGE i) pubblichi l'ECGAB sul suo sito web e ii) renda disponibile la sua homepage e le informazioni su ciò che l'EIGE fa in altre lingue oltre all'inglese e al lituano.

(C) Trasparenza, dialogo e responsabilità

19. Il Mediatore attribuisce grande importanza alla promozione della trasparenza e all'aumento della responsabilità nell'amministrazione dell'UE. La necessità di trasparenza si riflette, tra l'altro, nella legislazione dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti, che menziona espressamente il Mediatore come organo di ricorso. La necessità di rendere conto si riflette negli ampi poteri di indagine del Mediatore, che le consentono di chiarire in modo approfondito i fatti e le questioni che sorgono durante le sue indagini.

20. Alla luce delle considerazioni di cui sopra, la Mediatrice ha chiesto all'EIGE di fornire ulteriori informazioni e di rispondere ai seguenti quesiti:

"a) Osservo che il sito web dell'EIGE contiene un documento dal titolo "Policy on Public Access to Documents at the European Institute for Gender Equality" (Politica sull'accesso del pubblico ai documenti presso l'Istituto europeo per l'uguaglianza di genere). La politica fa esplicito riferimento al regolamento (CE) n. 1049/2001 ^[6] relativo all'accesso del pubblico ai documenti e stabilisce le modalità di attuazione di tale regolamento da parte dell'istituto. Tuttavia, sarei grato di sapere in che modo l'EIGE tratta nella pratica le richieste di accesso del pubblico ai documenti. Quali sono le norme, gli orientamenti e/o le modalità pratiche per il trattamento di tali richieste? Si prega di fornire esempi, come la corrispondenza principale nel trattamento da parte dell'Agenzia delle ultime tre richieste di accesso del pubblico ai documenti trattati a norma delle pertinenti norme dell'EIGE e/o del regolamento (CE) n. 1049/2001. (La sostanza delle decisioni dell'EIGE in questi esempi non sarà esaminata, in quanto questo non è lo scopo della visita.)

b) L'EIGE elabora una relazione annuale (interna o esterna) sul suo trattamento dell'accesso del pubblico ai documenti?

c) L'EIGE gestisce o intende gestire un registro pubblico ai sensi dell'articolo 11 del regolamento (CE) n. 1049/2001?

d) L'EIGE gestisce una grande quantità di informazioni e dati. Il suo sito web è di facile utilizzo e contiene un grande volume di dati, pubblicazioni e informazioni relative alle principali attività dell'EIGE. In senso stretto, il regolamento (CE) n. 1049/2001 si applica solo ai "documenti". In che modo l'EIGE gestisce le richieste di informazioni? Si prega di fornire informazioni in merito ai riscontri che i servizi dell'EIGE ricevono dagli utenti e dalle parti interessate in merito all'accesso alle informazioni."

21. Nella sua presentazione, l'EIGE ha spiegato che la "Politica sull'accesso del pubblico ai documenti presso l'Istituto europeo per l'uguaglianza di genere" è in vigore dal giugno 2013. La politica riflette l'idea alla base del regolamento (CE) n. 1049/2001, vale a dire che la regola generale è l'apertura e che qualsiasi eccezione ad essa deve essere debitamente motivata. Inoltre, l'obiettivo generale della politica è garantire un accesso rapido e agevole ai documenti in possesso dell'Agenzia. La politica e il relativo processo di attuazione sono stati presentati a tutti i membri del personale nell'ottobre 2013.

22. In risposta alle domande relative all'accesso ai documenti, l'EIGE ha spiegato di trattare tutte le richieste ricevute a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001 e della politica summenzionata. A tal fine, ha anche nominato un coordinatore per garantire la corretta attuazione della politica.

23. L'EIGE intende istituire un registro pubblico dei documenti sul suo sito web entro la fine di giugno 2014. Tale registro conterrà i) titoli dei documenti; ii) i loro numeri di registrazione; iii) informazioni sui loro autori; e iv) la data della loro iscrizione nel registro. A norma dell'articolo 17, paragrafo 1, della "Politica di accesso del pubblico ai documenti presso l'Istituto europeo per l'uguaglianza di genere", una relazione contenente informazioni sul numero di casi in cui l'Agenzia ha rifiutato di concedere l'accesso ai documenti, nonché sui motivi di tali rifiuti e sul numero di documenti sensibili non iscritti nel registro, sarà allegata alla relazione annuale dell'EIGE.

24. Dopo la visita, l’EIGE ha fornito copie di una richiesta di accesso e di due richieste di informazioni inviate all’Agenzia.

Conclusioni e suggerimenti del Mediatore concernenti (C)

25. Il Mediatore si congratula con l'EIGE per il suo sito web, che è di facile utilizzo, facile da navigare e informativo. Sul suo sito web, l’EIGE fornisce al pubblico una grande quantità di informazioni riguardanti principalmente le sue attività principali, nonché informazioni sufficienti su questioni finanziarie e organizzative. Ha adottato un approccio proattivo alla diffusione delle informazioni, principalmente attraverso le sue pubblicazioni online, e dovrebbe essere applaudito a tale riguardo.

26. Per quanto riguarda l'accesso ai documenti, il Mediatore è lieto di notare che l'EIGE ha nominato un coordinatore per trattare le richieste di accesso. Si congratula inoltre con l'EIGE per la politica specifica in vigore per il trattamento delle richieste di accesso ai documenti. La politica contiene norme dettagliate sugli accordi interni in vigore presso l'Agenzia e tali norme sembrano essere soddisfacenti. Il Mediatore rileva inoltre con soddisfazione che la politica dell'EIGE prevede la pubblicazione di dati statistici relativi alle richieste di accesso trattate dall'Agenzia. Nonostante questa disposizione, il Mediatore osserva che le relazioni annuali dell'EIGE disponibili sul suo sito web non contengono tali dati. Inoltre, la richiesta di accesso unico di cui il Mediatore ha ricevuto una copia e che sembra essere stata trattata con un certo ritardo, non consente al Mediatore di giungere a conclusioni definitive sul modo in cui l'EIGE tratta le richieste di accesso ai documenti. Il Mediatore suggerisce pertanto all'EIGE di valutare la possibilità di elaborare una relazione annuale sul trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti e di metterla a disposizione del pubblico, conformemente all'articolo 17, paragrafo 1, della "Politica in materia di accesso del pubblico ai documenti presso l'Istituto europeo per l'uguaglianza di genere". Infine, il Mediatore plaude all'iniziativa dell'EIGE di rendere disponibile un registro pubblico dei documenti sul suo sito web. Ritiene che il registro sarà operativo nella seconda metà del 2014.

(D) Assunzione

27. Per quanto riguarda il merito delle decisioni di selezione e assunzione, il Mediatore adotta un approccio simile a quello della Corte di giustizia dell'Unione europea. Ciò significa, tra l'altro, che riconosce all'amministrazione ampi poteri discrezionali nella selezione del personale. Per quanto riguarda gli aspetti procedurali della selezione e dell'assunzione, il Mediatore ha lavorato molto attivamente per aumentare la trasparenza delle assunzioni nell'UE. I suoi sforzi hanno portato, ad esempio, a una maggiore trasparenza per quanto riguarda i nomi dei membri delle commissioni giudicatrici e a schede di valutazione più dettagliate che forniscono ai candidati una migliore comprensione del modo in cui sono stati valutati.

28. Nella sua lettera del 6 dicembre 2013, la Mediatrice ha chiesto all'EIGE di fornire chiarimenti sulle seguenti questioni:

"a) In che modo l'EIGE garantisce una comunicazione efficace con i candidati alle procedure di selezione in merito allo stato delle loro candidature e/o all'esito della procedura di selezione?

b) I nomi dei membri della commissione giudicatrice sono noti ai candidati?  In che misura l'EIGE fornisce ai candidati l'accesso alle valutazioni delle loro candidature?

c) In che misura l'EIGE cerca mezzi più rapidi e meno formali per risolvere le controversie relative alle decisioni di selezione e assunzione rispetto a quelli previsti dall'articolo 90 dello statuto dei funzionari?

d) L'EIGE informa sistematicamente i candidati nella sua corrispondenza che possono presentare una denuncia al Mediatore, come previsto dall'articolo 19 dell'ECGAB?

29. Nella sua presentazione, l’EIGE ha fornito informazioni sulle sue procedure di selezione. Ad oggi, ci sono state circa 50 procedure di assunzione in totale. L’Agenzia ha sottolineato di rispondere a tutte le domande dei candidati. Solo i candidati invitati a partecipare a un colloquio sono informati per lettera dell'esito di una procedura di selezione. Recentemente, un invito a presentare candidature è stato annullato a causa di sviluppi interni. In tal caso, un annuncio è stato pubblicato sul sito web dell'EIGE e tutti i candidati sono stati informati per lettera.

30. In risposta all'interrogazione del Mediatore sulla divulgazione dei nomi dei membri delle commissioni giudicatrici, l'EIGE ha fatto riferimento alla sua risposta del 29 agosto 2013 all'indagine di propria iniziativa del Mediatore OI/4/2013/CK ^[7]. In tale risposta, l’EIGE ha spiegato di non divulgare i nomi dei membri delle commissioni giudicatrici, in quanto ritiene che tale divulgazione possa comportare una disparità di trattamento tra candidati esterni e candidati interni.

31. L'EIGE informa i candidati della possibilità di presentare un reclamo formale a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto. Vi è stata una causa dinanzi al Tribunale della funzione pubblica in cui è stata annullata la decisione dell'EIGE di riassegnare un ex agente a un posto non dirigenziale. I richiedenti non sono informati della possibilità di contattare il Mediatore in caso di controversia.

Conclusioni e suggerimenti del Mediatore concernenti (D)

32. Il Mediatore ritiene che le disposizioni dell'EIGE volte a garantire una comunicazione efficace con i candidati appaiano generalmente soddisfacenti. Per quanto riguarda la questione della divulgazione dei nomi dei membri delle commissioni giudicatrici, osserva che il punto di vista delle istituzioni sul corretto equilibrio tra apertura e legittime esigenze di riservatezza nei lavori delle commissioni giudicatrici si è chiaramente evoluto nella direzione di dare maggiore peso all'apertura [8]. Sottolinea che la prassi consolidata all'interno dell'Ufficio europeo di selezione del personale ("EPSO") e della Commissione consiste nel divulgare i nomi dei membri della commissione giudicatrice. Secondo il Mediatore, tale pratica garantisce la trasparenza delle procedure di selezione; contribuisce a costruire e mantenere la fiducia dei cittadini nelle istituzioni, negli organi e negli organismi dell'UE; e rassicura i candidati sul fatto che la procedura di selezione non è stata viziata da conflitti di interesse. La Mediatrice ha recentemente emanato orientamenti al riguardo nel quadro della sua indagine di propria iniziativa OI/4/2013/CK [9]. Suggerisce pertanto all'EIGE di adottare misure per conformarsi a tali orientamenti.

33. Per quanto riguarda la questione dell'informazione dei candidati in merito alla possibilità di presentare una denuncia al Mediatore, il Mediatore ritiene che sarebbe in linea con la buona prassi amministrativa se l'EIGE informasse sistematicamente i candidati in merito a tale possibilità. Farà quindi anche un suggerimento corrispondente qui di seguito.

(E) Offerte e contratti

34. A livello di riesame, le controversie relative alle decisioni di gara e ai rapporti contrattuali sono più comunemente trattate dai tribunali. Tuttavia, nel corso degli anni, una parte significativa dei casi del Mediatore ha riguardato anche questi settori. Per quanto riguarda le offerte, il Mediatore si ispira all'approccio della Corte di giustizia, che consiste nel riconoscere all'amministrazione ampi poteri discrezionali nella valutazione degli aspetti sostanziali delle proposte di gara, verificando attentamente se ha fornito motivazioni valide e adeguate per le sue decisioni e se ha adeguatamente rispettato le procedure applicabili e i diritti di informazione. Per quanto riguarda le controversie contrattuali, il Mediatore non valuta, in quanto tale, se vi sia una violazione del contratto. Tuttavia, esamina attentamente se l'amministrazione abbia fornito buone ragioni per la sua posizione e esamina anche l'equità delle azioni o delle omissioni amministrative.

35. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ha voluto essere informato sul modo in cui l'EIGE gestisce le controversie in relazione a tali settori.

36. L'EIGE ha presentato i principali elementi della procedura che segue quando pubblica un bando di gara. Ha informato il Mediatore che il suo obiettivo principale è prevenire le controversie seguendo rigorosamente le norme applicabili e garantendo la parità di trattamento di tutti gli offerenti e contraenti. L'EIGE risponde a tutte le domande e pubblica una sezione di domande e risposte sul suo sito web. Il bando di gara specifica dove è possibile trovare la sezione "Domande e risposte".

37. L'EIGE invia lettere di notifica agli offerenti, indicando i motivi dell'aggiudicazione o della mancata aggiudicazione di un'offerta. Le lettere di notifica, che seguono i modelli della direzione generale del Bilancio della Commissione europea, contengono informazioni sui mezzi di ricorso disponibili e un riferimento al Mediatore.

38. Nel settore dei contratti, l’EIGE ha spiegato che cerca di risolvere le controversie principalmente attraverso la negoziazione nel contesto della gestione dei progetti e dei contratti. Se la controversia non può essere risolta in via amichevole, il controllo giurisdizionale è possibile anche dinanzi ai giudici della Repubblica di Lituania.

39. Ad oggi, vi è stata una causa di appalto contro l'EIGE dinanzi al Tribunale, che l'EIGE ha perso (causa T-412/12).

40. Per quanto riguarda la questione se gli offerenti e i contraenti siano informati della possibilità di presentare una denuncia al Mediatore, l'EIGE ha dichiarato di informare gli offerenti e i contraenti del loro diritto di presentare una denuncia al Mediatore nel bando di gara e nell'avviso di aggiudicazione pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'UE. Anche le lettere di notifica agli offerenti non selezionati nelle procedure di appalto contengono un riferimento al Mediatore.

Conclusioni del Mediatore concernenti (E)

41. Il Mediatore accoglie con favore il fatto che l'EIGE informi gli offerenti e i contraenti del loro diritto di presentare una denuncia al Mediatore nel bando di gara, nell'avviso di aggiudicazione e nelle lettere di notifica. Inoltre, ritiene che le procedure che l'EIGE ha in atto nel settore delle gare d'appalto e dei contratti sembrino generalmente soddisfacenti.

(F) Conflitti di interessi

42. I conflitti di interesse sorgono quando le persone che lavorano per la pubblica amministrazione possono essere percepite come aventi un interesse personale inappropriato in una questione di cui si occupano. Tali conflitti devono essere gestiti in modo appropriato al fine di garantire un processo decisionale obiettivo e rafforzare la fiducia del pubblico nell'amministrazione. Gli eventi e i casi recenti dimostrano che l'amministrazione dell'UE non gode della piena fiducia dei cittadini in relazione a tale questione.

43. Nella sua lettera del 6 dicembre 2013, la Mediatrice ha chiesto all'EIGE di fornire informazioni sulle misure concrete adottate al fine di evitare conflitti di interesse in relazione a:

a) l'assunzione di personale, compreso il personale di grado superiore; e

b) la condotta degli attuali e degli ex membri del personale, in particolare per quanto riguarda le attività esterne durante e dopo il loro servizio presso l'EIGE (cfr., ad esempio, gli articoli 11, 11 bis, 12 ter e 16 dello statuto dei funzionari).

44. Nella sua presentazione, l'EIGE ha spiegato che, nel dicembre 2012, la Commissione ha pubblicato una "Tabella di marcia sul seguito dato all'orientamento comune sulle agenzie decentrate dell'UE".  Al fine di attuare la tabella di marcia, l'EIGE ha iniziato a elaborare una politica in materia di conflitti di interesse.

45. Al momento della visita del Mediatore, la politica dell'EIGE in materia di conflitti di interessi era in fase di consultazione interservizi con i servizi della Commissione al fine di prepararne l'adozione da parte del consiglio di amministrazione dell'EIGE. Il 16 dicembre 2013 l'EIGE ha trasmesso ai servizi del Mediatore una copia del suo progetto di politica in materia di conflitto di interessi. Da allora la politica è stata adottata ed è ora disponibile sul sito web dell'EIGE [10].

46. Ai sensi dell'articolo 1 della politica, essa si applica alle seguenti categorie di membri del personale e parti interessate dell'EIGE:

• il direttore;
• membri del consiglio di amministrazione e del forum di esperti dell'EIGE;
• membri dei gruppi di lavoro dell'EIGE;
• esperti invitati a contribuire alle attività delle reti tematiche dell'EIGE;
• persone in cerca di occupazione presso l'istituto, una volta presentata loro un'offerta di lavoro; e
• Esperti nazionali distaccati, personale assunto a titolo provvisorio e tirocinanti.

46. Data la natura del lavoro svolto nell'ambito delle reti tematiche di cui al quarto punto in neretto di cui sopra, tale categoria di portatori di interessi non è invitata a firmare una dichiarazione completa di interessi, ma un impegno di indipendenza a norma dell'articolo 13 della politica. Tuttavia, se si verifica un conflitto di interessi durante una riunione di una particolare rete tematica, le persone interessate sono invitate ad astenersi dal partecipare alle discussioni relative a punti specifici. L'EIGE ha spiegato che tutte le categorie di persone di cui sopra sono debitamente informate in merito alla politica dell'EIGE in materia di conflitto di interessi prima di assumere una posizione all'interno delle strutture dell'EIGE.

47. L'EIGE ha poi spiegato che la sua politica in materia di conflitto di interessi si basa sui principi di indipendenza, trasparenza e riservatezza.

Conclusioni del Mediatore concernenti (F)

48. Il Mediatore ha affermato in diverse occasioni che le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE dovrebbero fare tutto il possibile per evitare non solo conflitti di interesse reali ma anche apparenti, al fine di mantenere la fiducia del pubblico nelle loro attività e di proteggere il loro personale da sospetti ingiustificati. A tale riguardo, accoglie con favore il fatto che l'EIGE abbia adottato una politica in materia di conflitti di interessi e abbia elaborato modelli per le dichiarazioni di interessi. Applaude inoltre il fatto che l'Agenzia abbia reso disponibile sul suo sito web la dichiarazione di interessi del suo direttore [11].

49. Per quanto riguarda la sostanza della politica dell'EIGE in materia di conflitto di interessi, il Mediatore rileva con soddisfazione che essa contiene disposizioni dettagliate sugli interessi da dichiarare, sulle procedure da seguire in tale contesto e sul modo in cui la politica si applica ai diversi gruppi di personale e parti interessate dell'EIGE. Gli allegati alla politica contengono anche modelli da utilizzare per dichiarazioni e dichiarazioni sui conflitti di interessi e sugli impegni di indipendenza. Essa conclude pertanto che la politica dell'EIGE sembra essere soddisfacente.

(G) Segnalazione di irregolarità

50. Il Mediatore ha chiesto all'EIGE di fornire informazioni in merito a tutte le disposizioni in vigore in materia di denunce di irregolarità interne e a tutti i casi di denunce di irregolarità.

51. Nella sua presentazione, l'EIGE ha osservato che, dal 2010, non ha avuto casi di denunce di irregolarità. I principi pertinenti contenuti nello statuto dei funzionari sono stati attuati internamente con la decisione MB/2011/022 del consiglio di amministrazione dell'EIGE. Le norme sono state spiegate ai membri del personale dell'Agenzia nel 2011 durante una sessione di formazione sull'etica e l'integrità guidata da un gruppo di rappresentanti dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).

Conclusioni e suggerimenti del Mediatore concernenti (G)

52. Il Mediatore accoglie con favore il fatto che l'EIGE abbia adottato un approccio proattivo alla denuncia di irregolarità adottando norme interne (decisione MB/2011/022) al riguardo. Tale decisione contiene norme in materia di segnalazione di irregolarità. Il Mediatore ritiene che la decisione contenga importanti esempi di iniziative adottate per affrontare le sfide della denuncia di irregolarità, anche se non sembra andare significativamente al di là di quanto già previsto nei pertinenti articoli dello statuto. Inoltre, le modifiche dello statuto entrate in vigore il 1o gennaio 2014 comprendono un nuovo articolo 22 quater, che richiede ulteriori norme interne in materia di denunce di irregolarità. Il Mediatore ritiene pertanto che sarebbe utile includere nella decisione disposizioni più dettagliate volte a facilitare le indagini amministrative dell'OLAF all'interno dell'Agenzia e suggerisce all'EIGE di prendere in considerazione la possibilità di procedere in tal senso.

(H) Altre questioni

53. Il Mediatore è venuto a conoscenza di una serie di preoccupazioni in merito alla gestione da parte dell'EIGE delle accuse di molestie psicologiche e sessuali. Il Mediatore ha pertanto deciso di ampliare l'ambito della presente indagine in modo da includere anche la questione della gestione da parte dell'EIGE delle denunce di molestie psicologiche e sessuali. Le sue domande all'EIGE al riguardo sono elencate di seguito, dopo i suoi suggerimenti all'EIGE in merito alle questioni discusse durante la visita.

Sintesi dei suggerimenti del Mediatore

54. Sulla base della sua visita e delle informazioni che l'EIGE le ha fornito, il Mediatore formula i seguenti suggerimenti:

a) L'EIGE potrebbe prendere in considerazione la pubblicazione del Codice europeo di buona condotta amministrativa (ECGAB) sul suo sito web, in modo da rendere il suo impegno nei confronti dei principi stabiliti nell'ECGAB più prominente e visibile al pubblico.

b) L'EIGE potrebbe prendere in considerazione la possibilità di rendere disponibili la sua homepage e le informazioni su ciò che fa in altre lingue ufficiali dell'UE oltre all'inglese e al lituano.

c) L'EIGE potrebbe prendere in considerazione l'elaborazione di una relazione annuale sul trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti e sulla loro messa a disposizione del pubblico, conformemente all'articolo 17, paragrafo 1, della "Politica in materia di accesso del pubblico ai documenti presso l'Istituto europeo per l'uguaglianza di genere".

d) Nelle sue procedure di assunzione, l'EIGE potrebbe prendere in considerazione la possibilità di informare sistematicamente i candidati in merito alla possibilità di presentare una denuncia al Mediatore. Tale pratica sarebbe in linea con i principi di buona amministrazione.

e) L'EIGE potrebbe prendere in considerazione l'adozione di misure al fine di conformarsi agli orientamenti del Mediatore sulla divulgazione dei nomi dei membri delle commissioni giudicatrici.

f) Le norme dell'EIGE in materia di denunce di irregolarità contengono disposizioni in materia di segnalazione di irregolarità. L'EIGE potrebbe prendere in considerazione l'inclusione di disposizioni più dettagliate volte a facilitare le indagini amministrative dell'OLAF all'interno dell'Agenzia e modificare di conseguenza la decisione MB/2011/022.

55. Inoltre, il Mediatore invita l'EIGE a rispondere ai seguenti quesiti:

(1) In che modo l'EIGE gestisce internamente le accuse di molestie psicologiche e sessuali? Fornire una copia delle eventuali norme pertinenti adottate dall'EIGE, nonché informazioni su eventuali altre disposizioni pratiche scritte o non scritte adottate dall'EIGE al fine di proteggere i membri del personale da tali molestie.

(2) Quante richieste di assistenza a norma dell'articolo 24 dello statuto relative a molestie hanno ricevuto l'EIGE nel 2012 e nel 2013? Senza entrare nei dettagli delle richieste specifiche ricevute, qual è stato l'esito di tali richieste?

(3) Quanti reclami a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari relativi a molestie hanno ricevuto l'EIGE nel 2012 e nel 2013? Senza entrare nei dettagli delle denunce specifiche ricevute, qual è stato l'esito di tali denunce?

(4) In che modo i consulenti di fiducia dell'EIGE sono coinvolti nei tentativi dell'Agenzia di proteggere i membri del personale dalle molestie? Come vengono addestrati? Qual è la frequenza di tali sessioni di formazione, se del caso?

Emily O'Reilly

Fatto a Strasburgo, il 24 giugno 2014