Strasburgo,

Visita all'Accademia europea di polizia (CEPOL)

Gentile dott.ssa Bánfi,

Le scrivo per condividere con Lei i risultati della visita che ho effettuato all'Accademia europea di polizia (CEPOL) martedì 3 maggio 2011. Per motivi pratici, la visita si è svolta nei locali della Commissione europea a Londra piuttosto che in quelli di CEPOL. Prima di illustrare le mie conclusioni e i miei suggerimenti, ricorderò brevemente: (1) lo scopo della visita; 2) i temi individuati per la discussione; e 3) l'incontro con te stesso e il tuo responsabile dei servizi aziendali, che è stato l'elemento chiave della visita.

1. Scopo della visita del Mediatore a CEPOL

L'entrata in vigore del trattato di Lisbona nel dicembre 2009 ha conferito alla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea lo stesso valore giuridico dei trattati. Tra i diritti di cittadinanza contenuti nella Carta vi è il diritto a una buona amministrazione (articolo 41). Inoltre, il trattato di Lisbona prevede una maggiore trasparenza, maggiori opportunità di partecipazione del pubblico all'elaborazione delle politiche dell'Unione e un maggiore dialogo con la società civile. Al fine di aiutare le istituzioni dell'UE a mantenere queste promesse ai cittadini e quindi a conquistare e mantenere la loro fiducia, ho deciso di destinare maggiori risorse del mio ufficio alla promozione di una cultura amministrativa del servizio ai cittadini [1].

Una cultura del servizio implica non solo un fermo impegno nei confronti dei principi enunciati nel Codice europeo di buona condotta amministrativa, ma anche

• l'impegno con i cittadini nell'ambito delle attività principali;
• volontà di fare di più per i cittadini che limitarsi ad adempiere agli obblighi di legge;
• un approccio proattivo all'informazione e al coinvolgimento dei cittadini e alla conciliazione dei diversi diritti e interessi.

Negli ultimi quindici anni circa si è assistito alla creazione di un gran numero di agenzie dell'UE [2]. L'attuale panorama delle agenzie deriva da un approccio caso per caso piuttosto che da una visione globale del loro posto nel quadro istituzionale dell'Unione. In effetti, non esiste una definizione giuridica o amministrativa generalmente concordata del termine "agenzia", né gli organismi comunemente indicati come agenzie hanno strutture giuridiche simili o le stesse disposizioni in materia di responsabilità e governance [3]. La loro diversità può rendere difficile per i cittadini comprendere in che modo le promesse del trattato di Lisbona in materia di partecipazione pubblica, dialogo e maggiore trasparenza debbano essere mantenute per quanto riguarda le agenzie. Inoltre, nel loro insieme, le agenzie rappresentano ora circa il 10% di tutte le denunce che hanno portato all'avvio di un'indagine del Mediatore.

Alla luce di quanto precede, sembra importante individuare e diffondere le migliori pratiche tra le agenzie in relazione a una cultura del servizio. Ho pertanto deciso di organizzare un programma di visite alle agenzie dell'UE a tal fine. Una missione a Londra, nel Regno Unito, all'inizio di maggio 2011 ha offerto l'opportunità di avviare il programma con visite all'Autorità bancaria europea (ABE), all'Agenzia europea per i medicinali (EMA) e all'Accademia europea di polizia (CEPOL).

2. I temi individuati per la discussione

Le tre agenzie visitate all'inizio di maggio 2011 (ABE, EMA e CEPOL) sono state informate in anticipo delle principali domande che il Mediatore intendeva affrontare durante la sua visita. Queste domande, che erano le stesse per tutte e tre le agenzie, sono state formulate sulla base delle considerazioni generali di cui sopra. Essi erano i seguenti:

• L'agenzia mette a disposizione del pubblico informazioni e documenti in modo proattivo, oltre a rispondere correttamente alle richieste?
• Quanto bene l'agenzia risponde ai reclami?
• L'agenzia dispone di politiche e procedure adeguate per affrontare le questioni etiche?

Per quanto riguarda la prima questione, i servizi del Mediatore hanno effettuato un'analisi preliminare del sito web di CEPOL e l'hanno trasmesso a CEPOL prima della visita. L'analisi ha riguardato anche la politica linguistica del sito web.

Per quanto riguarda la seconda domanda, i servizi del Mediatore hanno analizzato le cinque denunce ricevute da quando CEPOL è stata istituita nel 2005. Due di questi casi sono stati dichiarati irricevibili. Sono state avviate indagini in tre casi, uno dei quali era in corso al momento della visita.

Per quanto riguarda la terza questione, il Mediatore ha individuato due aspetti in particolare che desiderava discutere: a) la gestione di potenziali conflitti di interesse e b) le informazioni al personale in materia di denunce di irregolarità.

3. La riunione del 2 maggio 2011

La riunione ha inizio alle 10.15 e termina alle 11.45. Il Mediatore era accompagnato dal Segretario generale Ian Harden. La CEPOL era rappresentata dal suo direttore, il dott. Ferenc Bánfi, accompagnato dalla sig.ra Kate Armitage, capo dei servizi alle imprese.

I principali punti sollevati dai rappresentanti della CEPOL durante la riunione sono stati i seguenti:

• CEPOL è stata istituita nel 2001 ed è diventata un'agenzia nel 2006 [4]. Ha una tabella dell'organico statutaria di 26 posti (tutti temporanei) e un organico totale di 41 persone.
• Nel 2008 la Corte dei conti ha individuato gravi problemi in una serie di settori e nel 2009 è stata avviata un'indagine da parte dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF). Nel febbraio 2010 è stato sostituito l'ex direttore della CEPOL. Le persone che hanno causato i problemi ora hanno lasciato CEPOL.
• In conseguenza di quanto precede, CEPOL si trovava in una situazione di crisi quando l'attuale direttore è entrato in carica. La prima priorità era garantire la legalità delle operazioni di CEPOL. Il direttore e il responsabile dei servizi aziendali ritengono che questo obiettivo sia stato raggiunto.
• La gestione di CEPOL è ora incentrata sul duplice obiettivo del rispetto delle norme e delle procedure dell'UE e del servizio a tutte le parti interessate.
• Un requisito fondamentale è garantire una formazione adeguata alle norme e alle procedure dell'UE per il personale CEPOL.  A tal fine, è stata fornita una serie di formazioni al personale a partire dal 2010.  Inoltre, quest'anno per la prima volta sono stati individuati bisogni e obiettivi di formazione individuali per tutto il personale.
• CEPOL si affida attualmente ai servizi giuridici del Consiglio e della Commissione per la consulenza legale, ma mira a nominare un proprio consulente legale e ha già specificato la necessità di questo posto nei documenti di pianificazione presentati alla Commissione.
• La visione del direttore per CEPOL è che dovrebbe essere il coordinatore della formazione della comunità europea delle autorità di contrasto (Eurojust, Europol e Frontex) e dovrebbe fungere da complemento agli istituti di formazione della polizia degli Stati membri, che formano la rete CEPOL. In questo ruolo, dovrebbe anche concentrarsi sui diritti umani nell'applicazione della legge. A tal fine CEPOL ha instaurato una cooperazione con l'Agenzia per i diritti fondamentali.
• Lo scorso anno al consiglio di direzione di CEPOL è stato presentato un primo piano strategico e ha dato la sua approvazione. Saranno inoltre sviluppate sottostrategie riguardanti le comunicazioni, l'informazione, la comunicazione e la tecnologia e la gestione delle informazioni.
• CEPOL ha già dato seguito ai suggerimenti inclusi nell'analisi preliminare del suo sito web da parte del Mediatore aggiungendo informazioni su: il diritto di chiedere l'accesso ai documenti e le relative procedure; il diritto di presentare una denuncia al Mediatore europeo; e il codice di condotta di CEPOL.
• Il direttore ha ordinato uno studio di fattibilità sull'uso di più lingue sul sito web. Ritiene che una maggiore diversità linguistica non solo sarebbe positiva per i cittadini, ma aiuterebbe anche CEPOL a raggiungere meglio le agenzie nazionali di formazione e le persone che sta formando.
• CEPOL accoglie con favore l'iniziativa del Mediatore di fornire una dichiarazione sui principi del servizio pubblico come modo per contribuire a garantire che i principi, che non sono nuovi, siano meglio rispettati nella pratica.

4. Conclusioni e suggerimenti del Mediatore

A. Rendere le informazioni e i documenti disponibili al pubblico in modo proattivo, nonché rispondere correttamente alle richieste

Il Mediatore si congratula con CEPOL per il suo sito web, che è di facile utilizzo, facile da navigare e informativo. Accoglie con favore l'azione tempestiva di CEPOL volta ad attuare alcuni dei suggerimenti contenuti nell'analisi preliminare del Mediatore.

Il suggerimento del Mediatore:

CEPOL dovrebbe mirare a rendere disponibile la homepage del suo sito web, nonché le informazioni sulle sue funzioni e sulla sua politica linguistica, in tutte le 23 lingue del trattato. Salutando i cittadini che visitano il sito nella loro lingua e spiegando loro le sue funzioni, CEPOL dimostrerebbe chiaramente di riconoscere che tutti i cittadini dell'Unione europea hanno un interesse legittimo nel suo lavoro.

B. Rispondere ai reclami

i) Da quando CEPOL è entrata in funzione nel 2001, il Mediatore ha ricevuto cinque denunce, due delle quali irricevibili. Il Mediatore ha avviato indagini sugli altri tre casi. Nel marzo 2011, una delle indagini (0784/2009/IP) è stata chiusa dopo che CEPOL e il denunciante hanno accettato la proposta del Mediatore di una soluzione amichevole. Le altre due cause riguardano essenzialmente lo stesso oggetto. In uno di essi (2226/2009/TS), nell'aprile 2011 è stata inviata a CEPOL una proposta di soluzione amichevole. CEPOL ha fornito una risposta il 23 maggio 2011, entro il termine fissato dal Mediatore. L'altro caso (2000/2009/TS) è stato chiuso dopo che il denunciante ha dichiarato di non essere interessato a una soluzione amichevole.

ii) Il Mediatore ricorda che la sua decisione di archiviare il caso 0784/2009/IP ha accolto con favore la collaborazione costruttiva di CEPOL nell'accettare la proposta del Mediatore di una soluzione amichevole.

C. Politiche e procedure per affrontare le questioni etiche

i) Il Mediatore prende atto dei gravi problemi sorti in CEPOL. Accoglie con favore la priorità data dal nuovo direttore di CEPOL di garantire la legalità delle operazioni e di garantire che il consiglio di amministrazione sia pienamente coinvolto nelle decisioni sulla futura strategia di CEPOL.

ii) Il Mediatore accoglie inoltre con favore l'intenzione dichiarata dell'alta dirigenza di CEPOL di garantire che tutto il personale riceva una formazione adeguata sulle norme e sulle procedure dell'UE, nonché il loro impegno a prestare servizio alle parti interessate.

I suggerimenti del Mediatore:

a) Durante la sua visita all'Agenzia europea per i medicinali, il Mediatore è stato informato che l'EMA ha prodotto orientamenti per il suo personale in materia di denunce di irregolarità e che la sua newsletter interna ricorda al personale, due volte l'anno, l'esistenza di tali orientamenti e dove trovarli. Il Mediatore incoraggia CEPOL anche a fornire orientamenti al suo personale sui loro obblighi e diritti al riguardo e a ricordare regolarmente al personale gli orientamenti nella propria newsletter interna.

b) CEPOL dovrebbe dare la massima priorità alla nomina di un consulente legale. Un consulente legale interno potrebbe fornire consulenza più rapidamente di un servizio giuridico esterno e garantire che CEPOL benefici pienamente della cooperazione tra agenzie attraverso la partecipazione alla rete legale tra agenzie.

5. Osservazioni conclusive

Il Mediatore europeo intende essere non solo una forma di controllo esterno, ma anche una risorsa per aiutare coloro che hanno responsabilità di gestione nelle istituzioni, negli organi e negli organismi dell'UE a migliorare la qualità della loro amministrazione e a costruire e mantenere una cultura del servizio ai cittadini. Oltre ai suggerimenti di cui sopra, che spero CEPOL troverà utili, io e il mio personale siamo pronti a dare consigli su richiesta, nei limiti delle mie competenze e risorse.

Le sarei grato se potesse comunicarmi, entro il 30 settembre 2011, il seguito da Lei dato ai suggerimenti di cui sopra.

Infine, desidero ringraziare lei e l'onorevole Armitage per l'eccellente collaborazione.

Cordiali saluti,

P. Nikiforos Diamandouros