La ringrazio, signor Presidente, per l'invito. Sono lieto di essere qui oggi e di condividere con voi il mio punto di vista sulle attività amministrative dell'OLAF. Sono con il mio collega Lambros PAPADIAS, che si occupa di questi problemi nel mio ufficio.

L'OLAF svolge chiaramente un ruolo chiave nella lotta contro le frodi e le irregolarità a danno del bilancio dell'UE e, per assolvere adeguatamente tale ruolo, il legislatore dell'UE gli ha conferito ampi poteri.

Ma con questi poteri arriva una grande responsabilità ed è mio compito come Mediatore e vostro compito come comitato di vigilanza garantire che l'OLAF svolga le sue indagini in conformità con le norme applicabili e i principi di buona amministrazione.

Con questo in mente, affronterò una serie di punti che ritengo siano di vostro interesse.

1. Attività amministrative dell'OLAF - valutazione globale

Vorrei sottolineare, a titolo introduttivo, che le mie indagini vertono sull’esistenza o meno di una cattiva amministrazione da parte dell’OLAF nello svolgimento delle indagini. L'attenzione si concentra pertanto sul trattamento delle indagini da parte dell'OLAF. Esse non riguardano le conclusioni sostanziali dell’OLAF, se vi siano state frodi o irregolarità lesive degli interessi finanziari dell’Unione, ma se l’OLAF abbia rispettato le norme che lo vincolano, in particolare i diritti fondamentali e le garanzie procedurali delle persone coinvolte nelle sue indagini.

Le mie indagini spaziano dal modo in cui l'OLAF svolge il suo mandato e rispetta le prassi amministrative e le norme che disciplinano lo svolgimento delle sue indagini, a questioni più specifiche come il modo in cui tratta le segnalazioni di informatori e il modo in cui comunica con gli informatori e i denuncianti. Inoltre, molti dei casi che ho trattato riguardano questioni di trasparenza e di accesso del pubblico ai documenti dei fascicoli di indagine dell'OLAF.

Consentitemi di dire qualche parola su ciascuno di questi temi.

• Modalità di esecuzione del mandato dell'OLAF

I cittadini segnalano regolarmente all'OLAF frodi e irregolarità a danno del bilancio dell'UE. Lo stesso OLAF, attraverso il suo sito web, li incoraggia a farlo. Per rafforzare la fiducia dei cittadini nell'UE, ritengo importante che anche i cittadini che segnalano le loro preoccupazioni all'OLAF ritengano che le loro preoccupazioni siano prese sul serio. Allo stesso tempo, l'OLAF è vincolato dal suo mandato, come stabilito nel regolamento (UE) n. 883/2013.

Nel valutare le denunce su come l'OLAF svolge il suo mandato - in particolare le decisioni di non avviare un'indagine sulle preoccupazioni segnalate dai cittadini - il mio ruolo è verificare che l'OLAF non abbia commesso un errore manifesto. Devo inoltre assicurarmi che le spiegazioni dell'OLAF ai cittadini in merito alle sue decisioni siano significative, coerenti e ragionevoli.

Nei casi esaminati finora, ho constatato che l'OLAF ha in larga misura rispettato tale requisito.

• Rispetto da parte dell'OLAF delle prassi amministrative e delle norme che disciplinano lo svolgimento delle sue indagini

È buona prassi amministrativa che un'autorità pubblica, come l'OLAF, aderisca alle proprie procedure, in particolare a quelle volte a tutelare i diritti fondamentali dei cittadini.

Ho ricevuto denunce in merito al rispetto, da parte dell'OLAF, delle prassi amministrative e delle norme che disciplinano lo svolgimento delle sue indagini.  In questi casi, ho riscontrato che, in generale,l'OLAF ha rispettato le norme applicabili in materia (ad esempio, le norme relative alla necessità di un'autorizzazione scritta preventiva per l'esecuzione di un atto di indagine o le norme relative alla trasmissione delle relazioni finali alle autorità competenti).

In un caso recente ho tuttavia riscontrato casi di cattiva amministrazione. La mia indagine riguardava un cosiddetto "caso di coordinamento", in cui l'OLAF aveva assistito le autorità nazionali e aveva ritenuto che non fosse pertanto necessario "ascoltare" i denuncianti, in quanto ciò sarebbe avvenuto a livello nazionale. Tuttavia, l’OLAF non si era limitato ad assistere l’autorità nazionale nello svolgimento di un’indagine, ma aveva anche tratto le proprie conclusioni e formulato le proprie raccomandazioni alla Commissione. Il mio punto di vista era che l'OLAF non avrebbe dovuto farlo senza aver prima condotto una propria indagine. Ho raccomandato all'OLAF di chiarire alla Commissione che la sua "relazione finale" non era basata sulla propria indagine. Ho anche raccomandato all'OLAF di garantire che, in futuro, tragga conclusioni o emetta raccomandazioni solo nei casi in cui svolga un'indagine adeguata. Purtroppo, l'OLAF non ha accettato tali raccomandazioni e pertanto ho archiviato il caso confermando la mia constatazione di cattiva amministrazione.

• Come l'OLAF ha gestito le segnalazioni e le richieste degli informatori

Tutte le istituzioni dell'UE dovrebbero incoraggiare e sostenere le persone che le aiutano a individuare e affrontare i problemi che potrebbero indebolire la fiducia dei cittadini nell'UE. Attribuisco pertanto grande importanza al modo in cui le istituzioni dell'UE, e in particolare l'OLAF, trattano gli informatori.

In un caso, ho riscontrato che l'OLAF aveva trattato in modo appropriato la relazione di denuncia di presunte irregolarità in un'agenzia dell'UE. Tuttavia, ho anche suggerito all’OLAF di chiarire all’informatore che il suo deferimento della questione all’Agenzia dell’Unione europea interessata non significava necessariamente che l’OLAF non avrebbe intrapreso ulteriori azioni al riguardo. Purtroppo, la risposta dell’OLAF è stata deludente, in quanto non ha assunto alcun impegno al riguardo, pur condividendo sostanzialmente la mia proposta di miglioramento.

In un altro caso, ho raccomandato all'OLAF di informare un informatore dei motivi della sua decisione di chiudere l'indagine su presunte irregolarità in un'agenzia dell'UE. L'OLAF ha accettato e attuato la mia raccomandazione e ha modificato di conseguenza la sua politica in materia.

• Mancata risposta alle lettere dei cittadini

Il codice europeo di buona condotta amministrativa impone al personale dell'UE di essere orientato al servizio e di rispondere entro un termine ragionevole alle lettere e alle e-mail dei cittadini che richiedono informazioni o segnalano frodi. Le denunce dei cittadini relative a presunte frodi o irregolarità con fondi dell'UE possono inoltre costituire un'importante fonte di informazioni per l'OLAF.

Molte delle denunce presentate al mio ufficio riguardano la mancata risposta dell'OLAF alle lettere dei cittadini. In tali casi, sono intervenuto e ho semplicemente chiesto all'OLAF di rispondere, cosa che ha fatto.

Tuttavia, in un caso recente, al fine di garantire che l'OLAF non ignori tali lettere o non le riconosca, ho suggerito all'OLAF di ricordare ai suoi membri del personale i principi applicabili alle interazioni con i cittadini, come stabilito nel codice di buona condotta amministrativa. L'OLAF lo ha fatto e ha anche organizzato una sessione informativa sui principi di buona amministrazione per il suo personale al fine di aumentare la consapevolezza dei principi sanciti dal codice di buona condotta amministrativa.

• Trasparenza/accesso del pubblico ai documenti relativi alle indagini dell'OLAF

Il mio ruolo nel settore della trasparenza e dell'accesso del pubblico ai documenti, in particolare, è quello di verificare se l'OLAF rispetta il regolamento (CE) n. 1049/2001 e fornisce spiegazioni ragionevoli e appropriate quando rifiuta l'accesso del pubblico.

In molti dei casi esaminati in questo settore, ho riscontrato che l'OLAF aveva validi motivi per rifiutare l'accesso del pubblico ai documenti relativi alle sue indagini. In alcuni altri casi, ho raccomandato di considerare almeno la divulgazione parziale. Nei pochi casi in cui le ragioni dell'OLAF per non attuare le mie raccomandazioni non erano convincenti, ho confermato le mie prime constatazioni di cattiva amministrazione.

Ho inoltre avanzato una serie di proposte di miglioramento all'OLAF per quanto riguarda i requisiti procedurali di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001 (ad esempio per rispettare i requisiti relativi ai termini per trattare le richieste di accesso dei cittadini ai documenti). In generale, l'OLAF ha accolto con favore e risposto positivamente ai miei suggerimenti e ha anche adottato le opportune misure di attuazione.

• Rispetto dei diritti fondamentali/garanzie procedurali

Molte denunce al mio ufficio riguardano presunte violazioni dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali delle persone indagate dall'OLAF. Essi vanno dai diritti della difesa delle persone interessate (diritto di essere informati, diritto di essere ascoltati e possibilità di presentare osservazioni) al diritto di accesso al proprio fascicolo e, in misura minore, al rispetto delle norme in materia di protezione dei dati.

Si tratta di una questione importante ma complessa, ma permettetemi di fare solo alcuni punti generali sul mio approccio.

Le pratiche amministrative dell’OLAF sono migliorate, in particolare dopo che il quadro giuridico che disciplina le indagini dell’OLAF è cambiato con l’adozione, nel 2013, del regolamento n. 883.

 Detto questo, credo ancora che vi sia spazio per ulteriori miglioramenti e in una serie di casi recenti ho avanzato diversi suggerimenti al riguardo.

In un caso recente il denunciante ha contestato il fatto che l'OLAF gli abbia dato la possibilità di commentare i fatti che lo riguardano per iscritto piuttosto che in un'intervista. È inoltre preoccupato per il fatto che l'OLAF non abbia dato seguito alla sua richiesta di ricercare e raccogliere prove digitali ubicate in uno specifico Stato membro.

Dopo aver analizzato il fascicolo, ho ritenuto che l’OLAF disponga di un margine di discrezionalità nel decidere quale sia l’atto di indagine più appropriato in un caso specifico. Ho inoltre constatato che l'OLAF non ha abusato dei suoi poteri discrezionali non cercando di recuperare e raccogliere le informazioni digitali menzionate dal denunciante. Pertanto, ho constatato che non vi era alcuna cattiva amministrazione nel caso di specie. Tuttavia, ho avanzato due suggerimenti di miglioramento all’OLAF, che spiegano 1) perché sceglie di non effettuare un colloquio se la persona oggetto dell’indagine lo chiede e 2) perché sceglie di adottare (o meno) uno specifico atto d’indagine.

Attualmente sono in attesa della risposta dell'OLAF a tali suggerimenti.

In un altro caso recente, ho suggerito all'OLAF di spiegare adeguatamente i motivi per cui riteneva che la divulgazione di una relazione finale rischiasse di compromettere un'indagine nazionale in corso e di chiedere il parere delle autorità nazionali interessate prima di rifiutare l'accesso ad essa. In risposta, l'OLAF ha dichiarato che avrebbe preso in considerazione tali suggerimenti in futuri casi analoghi.

Infine, ho anche suggerito all'OLAF di prendere in considerazione la possibilità di effettuare una registrazione audio o video delle interviste. L'OLAF ha riconosciuto il vantaggio di farlo, ma al momento sembra riluttante a prendere una decisione definitiva in merito. Mi auguro che l'OLAF riveda presto la questione e decida che sarebbe una buona pratica amministrativa se tali registrazioni venissero effettuate.

Consentitemi ora di esprimere alcune riflessioni sul possibile impatto della nuova procura europea.

2. Possibile impatto della nuova Procura europea sull'OLAF

Il nuovo regolamento EPPO chiarisce che l'EPPO, che avrà sede a Lussemburgo, sarà responsabile delle indagini penali,mentre l'OLAF proseguirà le indagini amministrative sulle irregolarità e le frodi che ledono gli interessi finanziari dell'UE in tutti gli Stati membri.

Sebbene l'EPPO inciderà certamente sul funzionamento dell'OLAF, non è ancora chiaro in che modo nella pratica l'OLAF e l'EPPO coesisteranno e coopereranno. Tale mancanza di chiarezza riguarda in particolare i casi in cui si prevede che l'OLAF si consulti e si coordini strettamente con l'EPPO, in particolare quando l'OLAF condurrà indagini amministrative su richiesta dell'EPPO e dovrà raccogliere prove ai fini del procedimento penale dell'EPPO. Ai sensi del regolamento EPPO non è affatto chiaro se l'OLAF assisterà l'EPPO agendo nell'ambito del proprio quadro giuridico o di quello dell'EPPO. Si tratta di una questione importante, in quanto il quadro giuridico dell'EPPO è di natura penale e non amministrativa. Le attività dell'OLAF dovrebbero ora essere conformi non solo ai principi di buona amministrazione, ma anche a quelli del diritto penale?

Molti interrogativi sono già emersi in merito a tali questioni. Prendo atto, in particolare, delle preoccupazioni espresse dal comitato di vigilanza nel suo parere sulla questione nel settembre 2017.

Ora è chiaro che, per aumentare la chiarezza e la certezza del diritto, è necessario adeguare l'attuale regolamento OLAF. In caso contrario, temo che queste domande indurranno future denunce al Mediatore.

3. Proposta di revisione del regolamento OLAF - proposta di "controllore delle garanzie procedurali" e di "meccanismo di denuncia dell'OLAF"

Sono consapevole del fatto che la questione dei meccanismi di ricorso per le persone coinvolte nelle indagini dell'OLAF è stata una questione ricorrente di preoccupazione ed è stata discussa in vari consessi, tra cui il comitato di vigilanza. Diverse proposte legislative sono state presentate in passato, ma non hanno avuto successo.

Si tratta, naturalmente, di una questione che preoccupa anche il Mediatore europeo. Sia io che il mio predecessore abbiamo esaminato il modo in cui le istituzioni e gli organi dell'UE stavano istituendo i loro meccanismi interni di denuncia per affrontare le preoccupazioni sollevate dai cittadini dell'UE. Abbiamo costantemente ritenuto che, senza un efficiente meccanismo interno di reclamo, il rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali delle persone interessate dalle attività amministrative delle istituzioni dell'UE non possa, in ultima analisi, essere efficace.

Ciò vale anche per l'OLAF. Ritengo che sia essenziale che le persone coinvolte nelle indagini dell'OLAF dispongano di efficaci possibilità di ricorso per denunciare potenziali violazioni dei loro diritti e delle loro garanzie procedurali. Sono lieto di notare che, in un parere del 2013, il comitato di vigilanza ha condiviso lo stesso punto di vista.

Osservo che i recentissimi emendamenti proposti dal Parlamento intendono tentare di colmare l'attuale lacuna legislativa. Intende, a quanto pare, creare una funzione di controllo interno sotto forma di controllore delle garanzie procedurali, responsabile della gestione dei reclami ricevuti dall'OLAF e del rilascio di autorizzazioni preventive al direttore generale in circostanze specifiche. Si propone inoltre di istituire un meccanismo di reclamo in collaborazione con il controllore delle garanzie procedurali. Dovrebbe trattarsi di un meccanismo amministrativo in base al quale il controllore dovrebbe essere responsabile del trattamento dei reclami ricevuti dall'OLAF conformemente al diritto a una buona amministrazione.

Questi emendamenti saranno votati in commissione lunedì prossimo in Parlamento, a quanto ho capito.

Detto questo, ritengo che qualsiasi meccanismo di reclamo efficiente debba rispettare diverse condizioni. Tali condizioni comprendono l'indipendenza operativa, la trasparenza, l'accessibilità, la tempestività e risorse adeguate. Va da sé che, per garantire l'efficace funzionamento di tale meccanismo, l'OLAF dovrebbe sempre prestare il proprio sostegno e cooperare pienamente con esso.

Osservo inoltre che la proposta di regolamento conferma il ruolo del comitato di vigilanza nel monitoraggio dell'evoluzione delle garanzie procedurali. Tuttavia, in questa fase non è del tutto chiaro come coesisteranno il comitato di vigilanza e il controllore delle garanzie procedurali. Ritengo importante che la proposta di regolamento definisca chiaramente i rispettivi ruoli del controllore e del comitato di vigilanza, al fine di evitare il moltiplicarsi di organismi di vigilanza indipendenti e la confusione sul ruolo di ciascun attore coinvolto nella supervisione dell'OLAF, la duplicazione del lavoro e il conflitto di competenze e di raccomandazioni al direttore generale.

In questa fase, ritengo che il controllore effettuerà un controllo ex ante e si occuperà della gestione quotidiana delle indagini da parte dell'OLAF, mentre il comitato di vigilanza effettuerà una supervisione ex post delle attività investigative dell'OLAF e modellerà così il futuro della funzione investigativa dell'OLAF da una prospettiva lungimirante.

Attendo con interesse il Suo parere su tali questioni.

Grazie.