Il Mediatore ha sottolineato che le norme di cui sopra implicano che una procedura di trattamento delle denunce implichi, in linea di principio, tre fasi. In primo luogo, dopo aver ricevuto un reclamo, un'istituzione deve inviare all'autore del reclamo un avviso di ricevimento, indicando di aver ricevuto la corrispondenza e confermando che è trattata come un reclamo. In secondo luogo, l’istituzione deve esaminare la questione e dare un seguito adeguato, se necessario e possibile. In terzo luogo, l’istituzione deve prendere una decisione al riguardo entro un termine ragionevole. Deve inoltre comunicare le sue conclusioni e la sua decisione all'autore del reclamo, compresa la sua decisione su qualsiasi azione concreta intrapresa, se il reclamo era giustificato.