Registri pubblici delle attività di trattamento:

Trattamento delle denunce e delle indagini di propria iniziativa a norma dell'articolo 228 TFUE, dello statuto del Mediatore europeo e delle disposizioni di attuazione [1].

Il Mediatore tratta i dati personali delle persone fisiche per la gestione delle denunce e delle indagini di propria iniziativa. L’Ufficio raccoglie e registra i dati personali nel proprio sistema elettronico di gestione dei reclami (CMS).

1. Ultimo aggiornamento di questo record: 16/02/2024

2. Numero di riferimento: 11/2020

Rif. Ares(2024)1197411 - 16/02/2024

3. Nome e recapiti del titolare del trattamento:

Mediatore europeo, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Contatto: Direzione delle Indagini, e-mail: EO@ombudsman.europa.eu

4. Nome e recapiti del responsabile della protezione dei dati:

RPD: Francesca Pavesi,
vice responsabile della protezione dei dati: Nicholas Hernanz, e-mail:
dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu]

5. Nome e recapiti del responsabile del trattamento: non applicabile.

6. Nome e recapiti del/dei contitolare/i del trattamento: non applicabile. 

7. Finalità del trattamento:

trattare i casi relativi a possibili casi di cattiva amministrazione nelle istituzioni, negli uffici, negli organi e nelle agenzie dell'UE. I dati personali sono utilizzati anche per comunicare con i denuncianti e per determinare se una denuncia rientra nel mandato del Mediatore. Alcuni dati sono utilizzati a fini statistici (paese, nazionalità, categoria professionale e lingua).

La base giuridica è costituita dall'articolo 228 TFUE e dallo statuto del Mediatore europeo.

8. Descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali:

Interessati:

1. qualsiasi persona fisica che presenti una denuncia al Mediatore europeo.
2. funzionari, agenti e altro personale che lavora per le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE.
3. i terzi citati nei reclami o negli elementi di prova presentati dai denuncianti o dalle istituzioni, dagli organi o dagli organismi.

Categorie di dati

Nomi, indirizzi postali ed e-mail, nazionalità, lingue, numeri di telefono, se disponibili, categoria professionale e tutte le altre informazioni fornite nel contesto di reclami o raccolte in indagini di propria iniziativa.

Per quanto riguarda gli indirizzi postali: I denuncianti non sono invitati a fornire l'indirizzo postale quando presentano un reclamo per via elettronica, che è di gran lunga il modo più comune in cui vengono presentati i reclami.

9. Termine per la conservazione dei dati e, ove possibile, per la cancellazione

I periodi di conservazione applicabili ai diversi tipi di reclami sono i seguenti:

I fascicoli, compresi i dati relativi ai documenti o i dati integrati nelle banche dati, sono soggetti a un periodo di conservazione di:

• Due anni per le denunce che esulano dal mandato dell’Ufficio.
• Dieci anni per le denunce che rientrano nel mandato dell’Ufficio. Ciò include le denunce in cui il Mediatore ha avviato un'indagine e le denunce in cui il Mediatore non ha avviato un'indagine perché inammissibili o per mancanza di motivi. I documenti relativi a denunce che hanno avuto un'importanza pubblica significativa o che sono altrimenti considerati casi importanti sono successivamente archiviati, in forma anonima, a fini storici. Tuttavia, in via eccezionale, i dati personali possono essere conservati laddove ciò sia necessario per servire interessi storici o pubblici.

Periodi di conservazione più brevi si applicano ai documenti riservati che fanno parte del fascicolo. In particolare, i documenti riservati sono generalmente distrutti una volta chiuso il caso e, qualora sia coinvolto un denunciante, è scaduto il termine per trattare qualsiasi domanda di riesame.

In casi eccezionali, il periodo standard di conservazione di dieci anni si applica ai documenti riservati se:

1. è chiaro che le informazioni in questione sono, o potrebbero essere, importanti per la comprensione del caso in futuro, comprese le circostanze in cui il caso ha la precedenza o il valore di formazione;
2. la conservazione del documento è suscettibile di servire interessi storici o pubblici; oppure
3. la conservazione del documento può essere rilevante nel contesto di procedure formali effettive o possibili future.

Il periodo di conservazione decorre dalla data di registrazione.

10. Destinatari dei dati:

Il personale addetto al trattamento delle denunce del Mediatore e l'istituzione, l'organo o l'organismo dell'UE hanno presentato denuncia.

Il Mediatore utilizza "eTranslation" (traduzione automatica) per tradurre automaticamente i documenti relativi alle denunce, che possono contenere dati personali. eTranslation è un servizio gestito dalla Commissione europea, che non analizza il contenuto del documento tradotto. Le traduzioni e altri output generati dal servizio vengono restituiti ai loro utenti e sono progettati per essere inaccessibili durante l'elaborazione. Il Mediatore può anche inviare documenti da tradurre ai servizi di traduzione del Parlamento europeo o al Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea quando è necessario effettuare traduzioni di documenti. Tali documenti possono talvolta contenere dati personali. I traduttori operano nel rispetto degli obblighi di riservatezza posti in essere dai suddetti organi dell'UE.

Quando viene a conoscenza di fatti che potrebbero costituire o riguardare un reato, il Mediatore riferisce alle autorità nazionali competenti, alla Procura europea (EPPO) e/o all'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).

L'accesso ai dati da parte del Parlamento europeo è controllato e strettamente finalizzato all'amministrazione e al supporto informatico

In caso di trasferimento di un reclamo, i dati possono essere inviati a un'altra istituzione a livello dell'UE o degli Stati membri. In tal caso, il consenso dell’interessato è richiesto prima del trasferimento. Versioni anonimizzate della corrispondenza e dei risultati delle indagini possono essere pubblicate sul sito web del Mediatore.

I dati possono anche essere comunicati a qualsiasi persona fisica o giuridica che ne faccia richiesta conformemente alle disposizioni del regolamento (CE) n. 1049/2001.

11. Vi sono trasferimenti di dati personali verso paesi terzi e/o organizzazioni internazionali?: No

12. Descrizione generale delle misure di sicurezza:

Il trattamento è limitato al personale che ha accesso al fascicolo del CMS del Mediatore europeo: i funzionari incaricati delle indagini, il capo dell'unità Gestione dei casi, il direttore delle indagini, i consulenti e gli esperti, i membri del gabinetto e gli assistenti incaricati della gestione dei casi.

I documenti elettronici riservati sono conservati in una cassaforte elettronica a cui l'accesso è limitato, vale a dire al funzionario incaricato delle indagini, all'eventuale funzionario incaricato delle indagini associato, al capo dell'unità Trattamento dei casi, al direttore delle indagini, al capo di gabinetto, a un esperto, all'assistente del direttore e all'assistente del capo dell'unità Trattamento dei casi. Per garantire la continuità della registrazione, l'accesso è concesso anche ad altri due assistenti.

I documenti confidenziali fisici vengono normalmente triturati dopo essere stati scansionati e inseriti nell'e-safe. Se sono eccezionalmente conservati, sono conservati in casseforti chiuse a chiave con accesso limitato.

I funzionari incaricati delle indagini sono responsabili della conservazione dei loro archivi di lavoro al fine di garantire la sicurezza dei dati personali in essi contenuti.

L'accesso del pubblico può essere concesso in determinati casi, conformemente alle norme in materia di accesso ai documenti.

13. Informazioni su come gli interessati possono esercitare i loro diritti di accesso e rettifica e, se del caso, di cancellazione, limitazione e portabilità dei dati

Gli interessati hanno il diritto di accedere ai propri dati personali e di rettificarli nel caso in cui i loro dati personali siano inesatti o incompleti. Ove applicabile, hanno il diritto di cancellare i propri dati personali e di limitarne il trattamento. Hanno il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei loro dati personali per motivi relativi alla loro situazione particolare. Qualsiasi richiesta di esercizio di tali diritti deve essere indirizzata al responsabile delle indagini e/o al responsabile del trattamento dei dati (e-mail: EO@ombudsman.europa.eu).

Il Mediatore europeo fornisce informazioni agli «interessati terzi» (indicati nelle denunce o negli elementi di prova presentati dai denuncianti o dalle istituzioni, dagli organi o dagli organismi) in linea con la politica pertinente [2].

Tali diritti degli interessati possono essere limitati mediante l'applicazione della decisione del Mediatore europeo sulle norme interne relative alle limitazioni di taluni diritti degli interessati in relazione al trattamento dei dati personali da parte del Mediatore europeo [3].

Gli interessati sono informati dei loro diritti mediante un'informativa sulla privacy, disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[1] Rispettivamente il regolamento (UE, Euratom) 2021/1163 del Parlamento europeo, del 24 giugno 2021, che stabilisce lo statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del Mediatore (statuto del Mediatore europeo) e abroga la decisione 94/262/CECA, CE, Euratom (GU L 253 del 16.7.2021, pag. 1) e la decisione del Mediatore europeo che adotta le disposizioni di esecuzione (GU C 321 dell'1.9.2016, pag. 1).

[2] Politica del Mediatore in materia di comunicazione di informazioni all'interessato terzo nell'ambito di una denuncia o di un'indagine, del 16 luglio 2019, disponibile all'indirizzo https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70851

[3] Disponibile all'indirizzo https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv:OJ.L _.2020.415.01.0081.01.ENG