Marjut Santoni
főtitkár

Jan Willem van der Kaaij
főfelügyelő:

Sonja Derkum osztályvezető
– Panaszkezelési mechanizmus

Strasbourg, 2018. július 9.

Tárgy: Az európai ombudsman második hozzájárulása az EBB csoport panaszkezelési mechanizmusára vonatkozó politika és eljárások felülvizsgálatához

Tisztelt Santoni Asszony!

Tisztelt Van der Kaaij Úr!

Köszönettel vettük az ombudsmannak címzett 2018. május 18-i levelét, amelyhez csatolta az EBB csoport panaszkezelési mechanizmusára vonatkozó felülvizsgált politika és eljárások tervezetének egy példányát, valamint a vonatkozó mellékleteket, és kérte az ombudsmant, hogy tegye meg észrevételeit e két szöveggel kapcsolatban.

Részletes észrevételeink a mellékletben találhatók.

Lehetőségünk nyílt arra, hogy találkozzunk az EBB képviselőivel, különösen az EBB panasztételi mechanizmusával (EBB-CM). Amint azt Ön is tudja, aggályaink számos olyan kérdéssel kapcsolatosak, amelyek – ha nem kezelik megfelelően – negatív hatással lehetnek az EBB-CM függetlenségére és hatékonyságára. Ez megkérdőjelezheti az EBB és az európai ombudsman között az Európai Parlament támogatásával aláírt egyetértési megállapodást.

Rendkívül fontos, hogy az EBB által az EBB-CM struktúrájára, működésére és műveleteire vonatkozóan bevezetett szabályok biztosítsák az EBB függetlenségét és hitelességét az európai polgárok szemében. Az EBB-CM-nek rendelkeznie kell a feladatai hatékony és időben történő ellátásához szükséges eszközökkel és erőforrásokkal. Végső soron az EBB-CM csak akkor működhet hatékonyan, ha élvezi a Bank vezetésének támogatását és a Bank operatív szolgálatainak kitartó együttműködését.

Ezért örömmel nyugtázzuk, hogy az EBB jelentős változtatásokat hajtott végre a felülvizsgált politika és eljárások tervezetében annak érdekében, hogy eloszlassa az európai ombudsman és a civil társadalom által a nyilvános konzultáció során már megfogalmazott főbb aggályokat.

1. Elfogadhatóság

Különösen üdvözöljük az elfogadhatósági eljárás tekintetében tett változtatásokat. A vonatkozó rendelkezések jelenlegi megfogalmazása alkalmas arra, hogy biztosítsa az EBB-CM független és hatékony működését azáltal, hogy biztosítja, hogy csak az EBB-CM vezetője dönthessen arról, hogy egy panasz elfogadható-e. Azok a korábbi javaslatok, amelyek szerint ezt az értékelést maguk a szolgálatok bevonásával végezték volna el, súlyosan aláásták az EBB-CM függetlenségét.  

2. Belső konzultáció

Az ombudsmanhoz benyújtott panaszokból levont egyik tanulság az, hogy az EBB-CM panaszkezelési eljárásában jelentős késedelmek merültek fel a belső konzultációk EBB-n belüli lefolytatásának módja miatt. Ezért az EBB-CM független, hatékony és időben történő működésének biztosítása érdekében az új szabályoknak egyértelművé kell tenniük, hogy amennyiben az EBB-CM és az EBB operatív szolgálatai nem értenek egyet az EBB-CM megállapításaival és következtetéseivel kapcsolatban, a belső konzultációk száma az abszolút minimumra korlátozódik. Az ilyen konzultációkra szigorú határidőknek kell vonatkozniuk. A fő kérdés itt az, hogy el kell kerülni az elhúzódó szolgálatközi konzultációkat mindaddig, amíg nem születik megállapodás vagy konszenzus az EBB és a szolgálatok között.

Ezért azt javasoljuk, hogy a felülvizsgált eljárások tervezete tisztázza mind a főfelügyelő, mind az irányítóbizottság szerepét a belső konzultációs folyamat során, és határozzon meg egyértelmű felelősségi köröket és határidőket valamennyi érintett szereplő számára. A részletes szövegezési észrevételeket e levél melléklete tartalmazza.

Úgy véljük, hogy az EBB csoport panaszkezelési mechanizmusára vonatkozó politika és eljárások javasolt módosításai tovább növelik az EBB panaszkezelési mechanizmusának azon képességét, hogy függetlenül, hatékonyan és időben kezelje a panaszokat.

Reméljük, hogy ezek az észrevételek és az általunk folytatott konstruktív párbeszéd segíteni fogja az EBB-t abban, hogy továbbvigye ezt a fontos munkát.

Tisztelettel:

Graham Smith az európai ombudsman
tanácsadója

Melléklet:

● A politika- és eljárástervezet javasolt módosításait tartalmazó melléklet