Magától értetődik azonban, hogy e tehernek való megfelelés érdekében a címzettnek lehetőséget kellett volna biztosítani arra, hogy kérelmét megindokolja. Az 1049/2001/EK rendelet kétszintű igazgatási eljárást hoz létre, amely lehetővé teszi a kérelmezők számára ezt a lehetőséget. A személyes adatokat tartalmazó dokumentumokhoz való hozzáférés esetében ugyanis az 1049/2001/EK rendelet szerinti eljárás rendes menete azt jelenti, hogy amennyiben az intézmény a személyes adatok védelmére vonatkozó kivételre hivatkozva elutasítja a kérelmező eredeti kérelmét, a kérelmezőnek jogában áll megerősítő kérelmet benyújtani, és indokolást előterjeszteni annak bizonyítására, hogy a kért adatokat továbbítani kell számára. Ezt követően az intézménynek döntenie kell a megerősítő kérelemről, miután elvégezte a 45/2001/EK rendelet 8. cikkének b) pontjában előírt mérlegelést.