A szerződésben szereplő, ahhoz kapcsolódó, ideértve annak végrehajtásával kapcsolatos személyes adatok feldolgozása a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló 2018/1278/EU rendelet értelmében történik.

A weboldalon mindössze két szolgáltatáshoz szükséges személyes adatokat megadniuk a felhasználóknak:

(1) Amennyiben a felhasználó elektronikus üzenetet szeretne küldeni az intézménynek, ezt egy online űrlap kitöltésével teheti meg. Az űrlapon fel kell tüntetni a felhasználó vezeték- és keresztnevét, valamint az email-címét. A benyújtást követően, az űrlapot emailen keresztül továbbítják a az ombudsman hivatalában dolgozó illetékes munkatársnak vagy osztálynak. Az űrlap tartalmát nem tárolják az ombudsman weboldalán lévő adatbázisban, sem az ombudsman, sem alkalmazottai nem férhetnek hozzá más formában a fentemlített emailen kívül.

(2) Amennyiben a felhasználó panaszát az online panaszbejelentő űrlapon szeretne benyújtani az ombudsmannak, először felhasználói regisztrációt kell létrehoznia. A felhasználónak meg kell adnia valós email-címét és jelszót kell választania. A regisztráció aktiválását követően, a felhasználó megszerkesztheti a panasz vázlatát, előzőleg szerkesztett panaszokat módosíthat, panaszt nyújthat be, illetve megnézheti előzőleg már benyújtott panaszait. A felhasználói regisztráció részleteit, továbbá a felhasználó által szerkesztett panaszokat egy adatbázisban tárolják. Kizárólag a felhasználó maga férhet hozzá az adatbázisban szereplő panaszokhoz, az általa kiválasztott jelszó segítségével. Az európai ombudsman és munkatársai sem a felhasználói jelszavakhoz, sem az adatbázisban tárolt panaszokhoz nem férhetnek hozzá. A panasz benyújtásakor az adatbázis egy emailt generál, amelyet az ombudsmani hivatal illetékes osztályára továbbítanak.

Az összegyűjtött adatok kizárólag a fenti szándékok alapján, világosan meghatározott célból kerülnek feldolgozásra. Az adatgazda hozzáférési joggal rendelkezik személyes adataihoz, és joga van módosítani a pontatlan vagy nem teljes adatait. Kérjük, vegye figyelembe, hogy egyes esetekben a rendelet 25. cikke szerinti korlátozások alkalmazhatók. Az adatgazda személyes adatait illető kérdéseivel az illetékeshez fordulhat: adatkezelésért felelős munkatárs. Az adatgazdának jogában áll bármikor az európai adatvédelmi biztoshoz fordulnia.

Az európai ombudsman weboldalán más internetes oldalakra mutató linkek is találhatók. Mivel az ombudsmannak az ilyen weboldalakra nincs ráhatása, kérjük tekintse át adatvédelmi politikájukat!

Az uniós intézményeknek központi nyilvántartást kell vezetniük a személyes adatok kezelésével kapcsolatos tevékenységekről (a 2018/1725/EK rendelet 31. cikke). A nyilvántartás a következőket tartalmazza: az adatkezelés célja, a személyes adatok kategóriái, az érintettek jogai, valamint az ombudsman adatvédelmi tisztviselőjének elérhetőségei.