A. Slučajevi sa zvijezdama

Predmet 2097/2011/RA: Dijalog s crkvama, vjerskim udrugama ili zajednicama, filozofskim i nekonfesionalnim organizacijama

Člankom 17. stavkom 3. Ugovora o funkcioniranju Europske unije od Unije se zahtijeva da „održava otvoren, transparentan i redovit dijalog” s crkvama, vjerskim udrugama ili zajednicama, filozofskim i nekonfesionalnim organizacijama.

Europska humanistička federacija obratila se Ombudsmanu tvrdeći da je Europska komisija pogrešno odbila njezin prijedlog za „dijalog seminara” u skladu s člankom 17. UFEU-a. U nedostatku uvida u to kako bi sudjelovanje u raspravi s podnositeljem pritužbe moglo povrijediti Ugovor na način koji je Komisija opisala u svojem mišljenju, Ombudsman je kritizirao dio obrazloženja iznesenog zbog odbijanja seminara za dijalog. U odluci o zaključenju predmeta ombudsmanica je također pozvala Komisiju da i. pojasni svoje prakse i pravila u tom području te da, prema potrebi, ii. sastavi smjernice o tome kako točno planira provesti članak 17. UFEU-a.

Kao odgovor na to Komisija je utvrdila smjernice i objavila ih na svojim internetskim stranicama posvećenima dijalogu kako slijedi:

1. Otvori

1.1. Sugovornici

Partneri u dijalogu mogu biti crkve, vjerske udruge ili zajednice, kao i filozofske i nekonfesionalne organizacije koje su priznate ili registrirane kao takve na nacionalnoj razini i koje se pridržavaju europskih vrijednosti. Ne postoji službeno priznavanje ili registracija sugovornika na europskoj razini.

Neovisno o dijalogu, sve sugovornike iz EU-a potiče se da registriraju svoje organizacije u odgovarajućem odjeljku Europskog registra transparentnosti (http://europa.eu/transparencyregister).

1.2. Teme rasprave

U tom dijalogu mogu se razmatrati sve relevantne teme povezane s programom EU-a. Te teme mogu postaviti i Komisija i njezini sugovornici pod uvjetom da se obje strane slože. S obzirom na svoje prioritete politike, Komisija može odlučiti predložiti prioritetne teme za raspravu s različitim sugovornicima tijekom određenog razdoblja. Međutim, to ne bi trebalo spriječiti obje strane u rješavanju aktualnih pitanja u bilo kojem trenutku. Temu i format određene inicijative zajednički odabiru Komisija i odgovarajući sugovornik u duhu konstruktivnog uzajamnog razumijevanja. Činjenica da Komisija odluči da neće sponzorirati određenu inicijativu ili da sugovornik ne želi sudjelovati u određenoj inicijativi Komisije ne bi trebala značiti da ili krše svoje obveze ili ne žele započeti dijalog.

2. Transparentno

Komisija javnosti prenosi sve relevantne informacije o aktivnostima u okviru dijaloga na sljedećim internetskim stranicama: http://ec.europa.eu/bepa/activities/outreachteam/dialogue/index_en.htm

Priopćenja za medije i konferencije za medije te drugi komunikacijski alati mogu prema potrebi nadopuniti te napore.

Pristup drugim dokumentima Komisije podliježe Uredbi (EZ) br. 1049/2001 https://commission.europa.eu/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/access-documents/how-access-commission-documents_en .

3. Redovito

Komisija održava redoviti dijalog sa sugovornicima na različitim razinama u obliku pisanih razmjena, sastanaka ili posebnih događanja. Sugovornici se pozivaju da doprinesu postupku donošenja politika Unije putem različitih pisanih postupaka savjetovanja koje je pokrenula Komisija.

Taj se dijalog može voditi, među ostalim, neformalnim sastancima čiji je domaćin predsjednik Komisije, bilateralnim sastancima s predstavnicima Komisije na svim razinama, a posebno sastancima s odgovornim savjetnikom za dijalog.

Dodatni instrumenti na tom neiscrpnom popisu mogu uključivati seminare za dijalog i ad hoc postupke savjetovanja o posebnim i pravodobnim pitanjima politike.

Ombudsmanica pozdravlja vrlo konstruktivan odgovor Komisije.

Predmet 1339/2012/FOR: Poboljšanje transparentnosti i komunikacije u Europskoj središnjoj banci

Podnositelj pritužbe, nevladina organizacija, tvrdio je da članstvo predsjednika ESB-a u Skupini tridesetorice nije u skladu s neovisnošću, ugledom i integritetom ESB-a. Tvrdio je da bi ESB trebao zatražiti od svojeg predsjednika da se povuče iz Grupe.

Nakon istrage ombudsmanica je primijetila da je, s obzirom na to da ESB u početku nije odgovarao podnositelju pritužbe, on ispravno izrazio zabrinutost u vezi s tim pitanjem. Međutim, s obzirom na argumente i objašnjenja iznesena tijekom istrage, Ombudsman nije utvrdio nepravilnosti u postupanju ESB-a.

Pri zatvaranju predmeta ombudsmanica je ESB-u ponudila dva savjeta u obliku dodatnih primjedbi. Prvi je bio da bi ESB, kako bi osigurao transparentnost, na svojoj internetskoj stranici trebao navesti informacije o članstvu svojeg predsjednika u Skupini tridesetorice. Drugi je bio da bi ESB, s obzirom na svoju povećanu vidljivost i odgovornosti, trebao poduzeti korake kako bi dodatno podigao kvalitetu svoje komunikacije s javnošću.

Kao odgovor na to, ESB je obavijestio Ombudsmana da je početkom ožujka 2013. na svojim mrežnim stranicama objavio ažuriranu verziju životopisa predsjednika, koja uključuje njegovo članstvo u Skupini tridesetorice.  Nadalje, Izvršni odbor i Upravno vijeće ESB-a odlučili su poboljšati komunikaciju kao jedan od ključnih prioriteta srednjoročnog strateškog planiranja ESB-a za razdoblje 2013. – 2015. ESB je pokrenuo preispitivanje svoje komunikacijske politike, što je uključivalo i komunikacijska pitanja koja proizlaze iz neposredne uspostave jedinstvenog nadzornog mehanizma (SSM). ESB je također istaknuo da već poduzima brojne inicijative usmjerene na širu javnost. Posebna pozornost posvećuje se i upitima koje građani primaju izravno putem različitih kanala. S obzirom na SSM, ta će se funkcija proširiti. Sve su te inicijative detaljnije objašnjene i opisane za dobrobit građana u poglavlju 6. Godišnjeg izvješća ESB-a za 2012.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan odgovor ESB-a na daljnje primjedbe.

Predmet 2575/2009/RA: Pravila EU-a usmjerena na zaštitu zdravlja djece

Ovaj se predmet odnosio na postupke Europske agencije za lijekove za odlučivanje o tome trebaju li farmaceutska poduzeća biti obvezna provoditi ispitivanja kako bi istražila može li se i na koji način njihov proizvod koristiti za liječenje djece. Cilj je tih postupaka, koji proizlaze iz Uredbe EU-a o lijekovima za pedijatrijsku upotrebu, poboljšati dostupnost lijekova za djecu. Iako se Uredbom utvrđuje opće pravilo da farmaceutska poduzeća moraju provesti studije kako bi utvrdila može li se i na koji način njihov proizvod upotrebljavati za liječenje djece, njome se Agenciji omogućuje da u određenim slučajevima odustane od te obveze.

Ombudsmanica je zaključila da je u ovom predmetu Agencija imala pravo uskratiti odricanje. Međutim, nije osigurala odgovarajuću transparentnost postupka u kojem je donijela relevantne odluke u ovom predmetu i, slijedom toga, nije pružila odgovarajuće obrazloženje tih odluka.

Kako bi se izbjegli slični problemi u budućnosti, Ombudsmanica je izradila nacrt preporuke i pozvala Agenciju da donese mjere kako bi njezin rad u tom području bio transparentniji. Agencija se složila da će utvrditi inicijative koje je već poduzela i one koje su u pripremi.

Konkretno, Agencija je objasnila da će na svojim internetskim stranicama objaviti sažetak na laičkom jeziku postupka u skladu s Uredbom o lijekovima za pedijatrijsku upotrebu i njegov ishod, kako ga je donio Odbor za lijekove za pedijatrijsku upotrebu. Agencija smatra da će ovaj sažetak pomoći dionicima da razumiju cjelokupno obrazloženje Odbora za pedijatrijske lijekove. Detaljniji znanstveni razlozi na kojima se temelji mišljenje Odbora za pedijatrijske lijekove i dalje će biti dio Sažetog izvješća, koje se, kako navodi Agencija, objavljuje nakon što Komisija donese odluku o odobrenju za stavljanje lijeka u promet.

Agencija je također obavijestila Ombudsmana da radi na poboljšanju svojih smjernica za Odbor za pedijatrijske lijekove kako bi osigurala da je suglasnost ili odbijanje planova pedijatrijskog ispitivanja, izuzeća i odgode bolje opravdano.

Naposljetku, Agencija je iznijela svoje napore za uključivanje detaljnijih objašnjenja u mišljenja Odbora za pedijatrijske lijekove u kojima se navode razlozi za odobravanje ili odbijanje izuzeća.

Ombudsmanica u velikoj mjeri pozdravlja pozitivan odgovor Agencije u ovom slučaju. Širok raspon mjera koje je donijela Agencija trebao bi pomoći u prevenciji problema kao što su oni koji su se pojavili u ovom slučaju i, općenitije, u jačanju povjerenja građana u njezin rad.

Predmet 962/2011/AN: Bolje informacije o diplomama i kvalifikacijama

Podnositelj pritužbe nije bio uvršten na popis uspješnih kandidata natječaja koji je organizirao Europski ured za odabir osoblja jer potvrda o stručnoj osposobljenosti koju je izdao njezin poslodavac nije bila „diploma”. Nakon temeljite istrage ombudsmanica je zaključila da odluka povjerenstva za odabir da ime podnositelja pritužbe ne uvrsti na popis uspješnih kandidata nije očito pogrešna. Međutim, Ombudsman je dodatno napomenuo da bi EPSO trebao zaštititi legitimnost postupka odabira podsjećanjem povjerenstava za odabir na sudsku praksu Suda, kojom se od njih zahtijeva da na odgovarajući i primjeren način obrazlože sve odluke o isključenju kandidata na temelju njihovih kvalifikacija i diploma.

EPSO je u odgovoru naveo da se u potpunosti slaže sa stajalištem Europskog ombudsmana o važnosti primjerenog opravdavanja odluka i pružanja odgovarajuće pravne potpore povjerenstvima za odabir. EPSO je nedavno restrukturirao svoje službe kako bi stvorio novi sektor, Službu za poslove prihvata, radi bolje pomoći članovima povjerenstva za odabir u ocjenjivanju kvalifikacija i diploma kandidata. To čini kontaktiranjem relevantnih nacionalnih tijela, odnosno NARIC-a, kako bi potražila savjete o pitanjima povezanima s priznavanjem diploma i obrazovnih sustava u EU-u. Zbog toga je EPSO uspio znatno poboljšati svoju bazu podataka o diplomama, koja se objavljuje u prilogu Vodiču za otvorene natječaje: „Primjeri kvalifikacija koje u načelu odgovaraju onima koje se zahtijevaju u obavijestima o natječaju”.

U odgovoru EPSO-a navedeno je i da je Glavna uprava Komisije za obrazovanje i kulturu uspostavila pojmovnik Eurydice u suradnji s ministarstvima obrazovanja u svim državama članicama kako bi pružila pouzdane i usporedive informacije o nacionalnim obrazovnim sustavima i politikama. EPSO pojmovnik Eurydice stavlja na raspolaganje kandidatima nakon ispunjavanja EPSO-ova elektroničkog obrasca za prijavu i povjerenstvima za odabir tijekom faze sudjelovanja u natječaju. Svaki pojam na izvornom jeziku popraćen je strukturiranim sažetim opisom koji omogućuje brzo razumijevanje i usporedbu informacija.

EPSO je zaključio svoj odgovor navodeći da je rezultat različitih poboljšanja taj da se nijedna od pritužbi koje su kandidati podnijeli 2013. na temelju članka 90. ne odnosi na pitanja povezana s diplomom.

Ombudsman pozdravlja djelovanje EPSO-a koje je dovelo do jasnijih informacija za kandidate, a time i do manjeg broja pritužbi.

Predmet 434/2012/VL: Obveza odgovora na korespondenciju

Europska agencija za sigurnost zračnog prometa (EASA) odbila je zahtjev proizvođača zrakoplova za dozvolu za letenje za jedan od svojih zrakoplova jer je postupak certifikacije bio u tijeku. Podnositelj pritužbe tvrdio je da je EASA i. radila neučinkovito i da nije certificirala predmetni zrakoplov u razumnom roku; ii. nije pravilno komunicirala s matičnim društvom podnositelja pritužbe, posebno ako nije odgovorila na e-poruku koju je poslala i nije mu dostavila raspored za certifikaciju predmetnog zrakoplova; i iii. zanemarivanje pozitivnog praktičnog iskustva u vezi s hidrauličkim sustavom koji se upotrebljava u zrakoplovu.

Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju u pogledu točaka i. i iii., ali je kritizirala propust EASA-e da odgovori na e-poruku.

EASA je u odgovoru navela da će, kako bi ubuduće izbjegla slične situacije, i. nastaviti pružati osposobljavanje svojim članovima osoblja o primjeni Kodeksa ponašanja za osoblje EASA-e, ii. stalno preispitivati praktičnu provedbu načela dobre administrativne prakse i iii. razmotriti kritičko preispitivanje članka 16. Kodeksa ponašanja za osoblje EASA-e i izuzeća koja su u njemu navedena.

Ombudsmanica pozdravlja predviđene daljnje mjere koje je najavila EASA kao sredstvo kojim se osigurava da se slučajevi nepravilnosti u postupanju utvrđeni u ovom slučaju ne dogode ponovno.

B. Prihvaćena prijateljska rješenja

1. Europski parlament

Predmet 2178/2011/KM: Odbijanje povrata svih putnih troškova nastalih zbog sudjelovanja na razgovoru

Podnositelj pritužbe, njemački državljanin, sudjelovao je u natječaju za radno mjesto u Europskom parlamentu. Dana 15. travnja 2011., nakon pisanog testa, rečeno mu je da će pozivi za intervjue vjerojatno biti poslani sredinom lipnja. Tako je otišao na odmor, kao što je planirano, u svibnju. Međutim, 13. svibnja 2011. primio je poruku elektroničke pošte (koju je pročitao tek 26. svibnja 2011.) u kojoj ga je pozvao da prisustvuje razgovoru u Bruxellesu 30. svibnja 2011. Stoga je u kratkom roku morao rezervirati let iz Rima.

Zatražio je da mu se nadoknadi trošak tog leta, odnosno 559,60 eura. Parlament je odbio njegov zahtjev. Tvrdio je da mu podnositelj pritužbe, s obzirom na to da nije podnio zahtjev za promjenu adrese u evidenciji Parlamenta, može nadoknaditi štetu samo na temelju udaljenosti između njegova boravišta u Njemačkoj i Bruxellesu, odnosno 221,08 eura. Podnositelj pritužbe obratio se Europskom ombudsmanu, koji je pokrenuo istragu.

Parlament je u svojem mišljenju tvrdio da je pravilno primijenio relevantna pravila. Uzimajući u obzir konkretne činjenice u predmetu, Ombudsmanica je od njega zatražila da razmotri pitanje pravednosti. Parlament je u odgovoru naveo da je prema podnositelju pritužbe postupao pošteno i naglasio da ne može platiti veći iznos jer nije primio pisanu obavijest od podnositelja pritužbe.

Ombudsmanica se složila da se pravilima nameću tri uvjeta kako bi promjena adrese bila prihvatljiva: i. okolnosti moraju biti iznimne; ii. promjena se mora dogoditi najmanje 15 dana prije ispitivanja; i iii. mora se podnijeti pisani zahtjev. Izrazio je zadovoljstvo što je Parlament prihvatio da je prvi uvjet ispunjen i pokazao određenu fleksibilnost time što je odlučio ne primijeniti drugi uvjet. Međutim, Parlament je inzistirao na trećem uvjetu. Ombudsmanica je smatrala da je to stajalište neopravdano formalističko i da nije dovoljno uzelo u obzir specifičnu situaciju podnositelja pritužbe. Stoga je predložio da Parlament ponovno razmotri zahtjev podnositelja pritužbe za potpuni povrat troškova.

Parlament je prihvatio prijedlog Europskog ombudsmana i podnositelju pritužbe platio ostatak putnih troškova. Podnositelj pritužbe izrazio je zadovoljstvo tim ishodom.

2. Vijeće Europske unije

Predmet 1519/2011/AN: Obavijest o otkazu tijekom bolovanja

Podnositelj pritužbe radio je za vojnu misiju EU-a u Bosni i Hercegovini „EUFOR Althea”. Navedeno mu je službeno putovanje dostavilo obavijest o raskidu ugovora o radu i omogućilo da otkazni rok teče dok je bio na bolovanju.

Istraga Europskog ombudsmana pokazala je da je EUFOR Althea takvim postupanjem prekršio prava podnositelja pritužbe na obranu. Osim toga, budući da je bio na neplaćenom bolovanju kada je počeo teći otkazni rok, bio je lišen dijela prihoda na koje je, u skladu s pravilima EUFOR-a o osoblju, imao pravo prije otkaza. Ombudsmanica je Vijeću podnijela prijedlog prijateljskog rješenja u kojem predlaže da EUFOR Althea razmotri plaćanje relevantnog iznosa podnositelju pritužbe.

U svojem odgovoru na prijedlog Ombudsmana o prijateljskom rješenju Vijeće je navelo da nije nadležno za rješavanje ovog predmeta te da bi prijedlog trebalo izravno uputiti zapovjedniku operacije. Iz ljubaznosti i s ciljem pomaganja Ombudsmanu u njegovoj istrazi, Vijeće je proslijedilo prijedlog Ombudsmana za prijateljsko rješenje zapovjedniku operacije na odgovor.

Zapovjednik operacije složio se s ombudsmanom da je EUFOR prekršio pravo podnositelja pritužbe na obranu pri rješavanju njegova slučaja. Prihvatio je prijedlog Ombudsmana o prijateljskom rješenju.

Ombudsmanica je pozdravila činjenicu da je zapovjednik operacije prihvatio njegov prijedlog prijateljskog rješenja. Zahvalio je Vijeću što je djelovalo kao most između ombudsmana i zapovjednika operacije te je primio na znanje njegov prijedlog da se izravno obrati zapovjedniku operacije, koji će Ombudsman pratiti u budućim slučajevima koji se odnose na vojne misije. Naposljetku, Ombudsman je podsjetio da je opće pitanje tko je odgovoran za slučajeve nepravilnosti u postupanju u aktivnostima misija uspostavljenih u trećim zemljama pod pokroviteljstvom zajedničke sigurnosne i obrambene politike EU-a predmet istrage na vlastitu inicijativu [1].

3. Europska komisija

Predmet 828/2010/JF: Nepravodobno odgovaranje na zahtjev

Podnositelj pritužbe, nevladina organizacija sa sjedištem u Francuskoj, proveo je projekt koji je financirao EU u Angoli, pod općim nadzorom (tadašnje) delegacije Komisije u Luandi. Kad je shvatio da se predviđeni rezultati projekta ne mogu postići u predviđenim rokovima, podnositelj pritužbe zatražio je da Delegacija pristane na produljenje u skladu s ugovorom koji su potpisale obje strane. Međutim, delegacija nije mogla odlučiti o tom zahtjevu prije isteka ugovora o projektu jer podnositelj pritužbe navodno nije pravodobno podnio zahtjev koji je u skladu sa zahtjevima ugovora. Podnositelj pritužbe nije se složio i žalio se Ombudsmanu.

Istraga Europskog ombudsmana pokazala je da je podnositelj pritužbe ispravno podnio svoj zahtjev i da ga je delegacija obradila na način koji se mogao smatrati nemarom. Kao rezultat toga, delegacija je možda mogla počiniti nepravilnost u postupanju, što je dovelo do naknade EU-a za izvanugovornu odgovornost. Ombudsmanica je stoga Komisiji predložila prijateljsko rješenje koje smatra naknadom podnositelju pritužbe. Komisija je pristala podnositelju pritužbe nadoknaditi iznos od gotovo 48 000 EUR, što je ombudsmanica pozdravila. Međutim, odbio je platiti troškove podnositelja pritužbe i njegova lokalnog partnera nakon završetka ugovora o projektu. Ombudsmanica je iznijela dopunski prijedlog prijateljskog rješenja u tom pogledu.

Komisija je naposljetku prihvatila nadoknadu troškova nastalih nakon završetka projekta, ali samo u odnosu na partnera podnositelja pritužbe. Kad je riječ o podnositelju pritužbe, Komisija je iznijela protuprijedlog u kojem je navela u kojoj je mjeri bila spremna nadoknaditi relativne troškove. Ombudsmanica je pozvala Komisiju da dodatno dokaže svoju predanost dobroj upravi i da bez odgode nastavi s nadoknadom preostalih troškova podnositelja pritužbe u skladu sa svojim protuprijedlogom. U tom je smislu iznio još jednu primjedbu i zaključio slučaj.

U daljnjem postupanju nakon dodatne napomene Komisija je obavijestila Ombudsmana da je s podnositeljem pritužbe dogovorila iznos koji je zadovoljavajući za obje strane.

Predmet 1682/2010/BEH: Rad stručnih skupina

Podnositelj pritužbe je organizacija civilnog društva. Prema njegovim internetskim stranicama, koalicija je sastavljena od gotovo 200 skupina od javnog interesa, sindikata, akademika i poduzeća za javne poslove. Njegova pritužba Ombudsmanu odnosila se na rad stručnih skupina koje je osnovala Komisija. Središnja tvrdnja bila je da Komisija nije osigurala uravnotežen sastav takvih skupina. Podnositelj pritužbe tvrdio je da u većini skupina koje je utvrdio predstavnici industrije čine većinu, dok su svi drugi dionici, kao što su skupine potrošača, akademska zajednica i civilno društvo, nedovoljno zastupljeni. Podnositelj pritužbe naveo je i nedostatak transparentnosti u radu stručnih skupina.

Ombudsmanica je predložila prijateljsko rješenje. Od Komisije je, među ostalim, zatražila da poduzme daljnje mjere za osiguravanje uravnotežene zastupljenosti relevantnih područja stručnosti i interesa u stručnim skupinama. Predložila je i da bi Komisija trebala dovršiti svoj internetski registar stručnih skupina tako što će osigurati da on uključuje sve stručnjake i sve stručne skupine te da pruža dovoljnu razinu detalja u pogledu zapisnika i/ili izvješća sa sastanaka.

Komisija je prihvatila prijedlog. Objasnila je da je početkom 2012. dovršila internetski registar stručnih skupina i otad uvela daljnja poboljšanja. Kad je riječ o sastavu stručnih skupina, Komisija je detaljno navela niz konkretnih mjera koje je poduzela kako bi osigurala uravnoteženu zastupljenost, ispravila pogrešne klasifikacije i spriječila sukobe interesa. Te su mjere uključivale, na primjer, opću reviziju stručnih skupina. Kao rezultat toga, izmijenjen je sastav niza skupina ili je u postupku izmjene. Podnositelj pritužbe prepoznao je ostvarena poboljšanja, ali je tvrdio da korporativni interesi i dalje dominiraju stručnim skupinama osnovanima od rujna 2012. nadalje.

Ombudsmanica smatra da je nužno pomno pratiti situaciju. Stoga je najavila da namjerava pokrenuti istragu na vlastitu inicijativu, što je učinila u svibnju 2014. To će joj omogućiti da pomno razmotri sve daljnje promjene u praksi Komisije u pogledu sastava stručnih skupina i svim dionicima pruži priliku da iznesu svoja stajališta.

Predmet 1817/2010/RA: Odbijanje javnog pristupa dokumentima povezanima s pozivom na podnošenje prijedloga

Pritužba se odnosi na Komisijino odbijanje pristupa dokumentima. Podnositelj pritužbe javno je tijelo sa sjedištem u Ujedinjenoj Kraljevini koje se usredotočuje na razvoj sredstava za osiguravanje sigurnijeg korištenja interneta za djecu. Nakon što je njegov prijedlog za financiranje odbijen, podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije javni pristup sažetom izvješću o evaluaciji koje se odnosi na konkurentski prijedlog. Komisija je odbila zahtjev tvrdeći da bi otkrivanje izvješća ozbiljno ugrozilo njezin postupak odlučivanja i ugrozilo zaštitu komercijalnih interesa konzorcija čiji je prijedlog financiran.

Nakon provođenja istrage ombudsmanica je iznijela prijedlog prijateljskog rješenja i pozvala Komisiju da ponovno razmotri svoje odbijanje. Komisija je odgovorila odobravanjem pristupa dokumentu. Ombudsman je stoga zaključio predmet nalazom da je prihvaćeno njegovo prijateljsko rješenje. Iskoristio je priliku da iznese niz dodatnih primjedbi s ciljem poboljšanja postupaka Komisije za budućnost.

Predmet 513/2011/EIS: Navodni propust da se podnositelja pritužbe obavijesti o značajkama i relativnim prednostima uspješne ponude

Podnositelj pritužbe, talijansko društvo specijalizirano za praćenje i upravljanje okolišem, sudjelovao je u natječajnom postupku koji je objavila delegacija EU-a u Albaniji. Ponuda podnositelja pritužbe isključena je iz natječajnog postupka jer nije bila u skladu s određenim aspektom tehničkih specifikacija. Podnositelj pritužbe zatim je od Komisije zatražio presliku uspješne ponude. Budući da podnositelj pritužbe nije bio zadovoljan primljenim odgovorima, obratio se Ombudsmanu, koji je pokrenuo istragu. Ombudsman je u svojem uvodnom pismu pojasnio da smatra da je podnositelj pritužbe također kritizirao činjenicu da mu Komisija nije dostavila informacije o značajkama i relativnim prednostima uspješne ponude.

Komisija je u svojem mišljenju navela da zahtjev podnositelja pritužbe nije sadržavao nikakvo izričito upućivanje na značajke i relativne prednosti uspješne ponude. Međutim, dodala je da bi bila spremna dostaviti takve informacije ako bi ih, u skladu s Financijskom uredbom, podnositelj pritužbe zatražio.

Ombudsmanica je smatrala da je odbijanje da se podnositelju pritužbe dostavi primjerak relevantne ponude opravdano.  Međutim, također je smatrao da je Komisija trebala shvatiti da je podnositelj pritužbe također zainteresiran za primanje informacija koje je javni naručitelj dužan pružiti, na zahtjev, neuspješnim ponuditeljima. Stoga je iznio prijedlog prijateljskog rješenja i predložio da Komisija razmotri pružanje općih informacija podnositelju pritužbe o značajkama i relativnim prednostima uspješne ponude.

Komisija je prihvatila prijedlog Ombudsmana pružanjem detaljnih informacija o značajkama i relativnim prednostima uspješne ponude.

Predmet 940/2011/JF: Nadoknada prihvatljivih troškova korisnicima bespovratnih sredstava Komisije

Podnositelj pritužbe koordinirao je konzorcij kojem su dodijeljena bespovratna sredstva Komisije za poduzimanje mjera u području ekološki prihvatljive gradnje. Tijekom provedbe aktivnosti konzorcij je zatražio nadoknadu prihvatljivih troškova nastalih tijekom različitih izvještajnih razdoblja, u skladu s ugovorom potpisanim s Komisijom. Međutim, Komisija je pristala platiti samo 45,75 % tih troškova. Podnositelj pritužbe smatrao je da je Komisija pogrešno ograničila svoje nadoknade na prethodno navedenu stopu te je podnio pritužbu Ombudsmanu.

Ombudsmanica je utvrdila da se, u skladu s ugovorom, stopa nadoknade troškova od 45,75 % primjenjivala na ukupni doprinos Unije djelovanju. U ugovoru se nije upućivalo ni na jednu stopu za međuplaćanja. Nadalje, prije nego što je konzorcij zatražio plaćanje troškova nastalih tijekom prvog izvještajnog razdoblja, službenik Komisije obavijestio ga je da se međuplaćanja mogu izvršiti po različitim stopama nadoknade. Ombudsmanica je stoga Komisiji predložila prijateljsko rješenje i pozvala je da i. na odgovarajući način objasni zašto je primijenila navedenu stopu na međuplaćanja konzorciju; i ii. osigurati da konzorciju plati preostali iznos, u skladu s ugovorom, nakon završetka postupka.

Komisija je tvrdila da je sustavno primjenjivala stopu od 45,75 % na međuplaćanja kako bi osigurala dobro financijsko upravljanje proračunom EU-a i izbjegla buduće složene postupke povrata. Ombudsmanica nije bila zadovoljna tim odgovorom, ističući, među ostalim, da je Komisija mogla izraditi smjernice koje bi konzorciju omogućile pravilno tumačenje ugovora u tom pogledu. Međutim, s obzirom na to da svi sporazumi o dodjeli bespovratnih sredstava sada sadržavaju vrlo jasnu odredbu u kojoj se navodi da će se privremena nadoknada izvršiti po stopi koja se primjenjuje na ukupni doprinos Unije djelovanju, ombudsmanica je zaključila da daljnje istrage u tom pogledu nisu opravdane. Naposljetku, Ombudsman je u dodatnoj napomeni pozvao Komisiju da ga obavijesti o tome kako je postupila u skladu sa svojim jamstvima da će konzorciju platiti sve nepodmirene iznose na kraju djelovanja (vidjeti odjeljak E.3. u nastavku).

4. Sud Europske unije

Predmet 2252/2011/BEH: Navodni propust da se u potpunosti odgovori na zahtjev za informacije

U rujnu 2011. podnositelj pritužbe poslao je dopis predsjedniku Suda. U svojem je dopisu postavio različita pitanja o pravnom položaju stranaka u postupcima pred sudovima (Sud, Opći sud i Službenički sud) u vezi sa sastavom sudskih vijeća, osobito kada te stranke sumnjaju na moguću pristranost sudaca. Sud je ograničio svoj odgovor na pružanje određenih informacija podnositelju pritužbe u pogledu sastava vijeća i razloga navedenih u Statutu Suda, za koje suci ne mogu sudjelovati u raspravi i odlučivanju u predmetu.

U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe tvrdio je da Sud nije u potpunosti odgovorio na pitanja postavljena u njegovu dopisu te da bi Sud trebao dati potpun i sveobuhvatan odgovor na njegova pitanja. Početni kontakti između službi Suda i službi Ombudsmana doveli su do pokretanja istrage tijekom koje je Ombudsman predložio, kao prijateljsko rješenje, da Sud pruži dodatne pojedinosti o, primjerice, izvorima određenih postupovnih pravila.

Sud je prihvatio prijedlog Ombudsmana i dostavio dodatne informacije kojima je ispunio zahtjev podnositelja pritužbe. Ombudsmanica je stoga zaključila predmet.

5. Europska agencija za lijekove (EMA)

Predmet 693/2011/RA: Odbijanje javnog pristupa kliničkim studijama provedenima na lijeku za multiplu sklerozu

Ovaj se prigovor odnosi na zahtjev za javni pristup dokumentima Europske agencije za lijekove (EMA) koji se odnose na klinička ispitivanja provedena na lijeku Avonex koji se koristi za liječenje multiple skleroze. Podnositelj pritužbe tvrdio je da mu EMA nije dostavila nijedan od dokumenata koje je zatražio, među ostalim, odobrenje za stavljanje u promet.

Agencija je navela niz razloga zbog kojih je odbila omogućiti javni pristup zatraženim dokumentima, uključujući činjenicu da ih u nekim slučajevima nije mogla pronaći u svojim arhivima izvan lokacije.

Ombudsmanica je iznijela prijateljski prijedlog rješenja u skladu s kojim bi EMA trebala i. pažljivo pretraživati svoje arhive kako bi pronašla dokumente koje je zatražio podnositelj pritužbe; ii. ako se dokumenti pronađu, podnositelju pritužbe omogućiti potpuni pristup tim dokumentima ili objasniti zašto se primjenjuje jedno od izuzeća utvrđenih u članku 4. Uredbe 1049/2001; iii. pruža Europskom ombudsmanu detaljne informacije o svojem e-arhivnom planu.

EMA je u potpunosti prihvatila prijedlog Ombudsmana o prijateljskom rješenju. Međutim, pojasnio je da neki od zatraženih dokumenata nisu bili u njegovu posjedu. Iako je podnositelj pritužbe izrazio zabrinutost u pogledu argumenta EMA-e da nema sve dokumente koje je zatražio, Ombudsman je napomenuo da se ova istraga odnosi samo na odbijanje pristupa dokumentima, a ne na neprikupljanje dokumenata.

C. Prihvaćeni nacrti preporuka

1. Europska komisija

Predmet 2398/2009/EIS: Dužnost prema bivšem članu osoblja

Podnositelj pritužbe, dužnosnik Komisije koji je sada u mirovini, plaća uzdržavanje trima osobama.

Do siječnja 2006. Komisija je podnositelju pritužbe dostavila detaljne informacije o iznosima isplaćenima svakoj od triju osoba, kako je prikazano na njegovoj potvrdi o mirovini. Međutim, Komisija je nakon toga zbog promjene svojeg IT sustava navela samo ukupni plaćeni iznos. Podnositelj pritužbe zatim se obratio Ombudsmanu i tvrdio da Komisija (i) nije na odgovarajući način odgovorila na njegove zahtjeve u pogledu plaćenih iznosa i (ii) da je pogrešno smatrala da nije obvezna provjeriti točnost izračuna koje su mu dostavile tri predmetne osobe.

Nakon što je pregledao spis Komisije, Ombudsmanica je zauzela stajalište da Komisija podnositelju pritužbe nije dostavila potpune i detaljne informacije o iznosima isplaćenima trima osobama od veljače 2006. Stoga je Komisiji dao nacrt preporuke tražeći od nje da dostavi istu vrstu detaljnih informacija kao i do siječnja 2006., kada je uspostavljen njezin stari IT sustav. Kad je riječ o stajalištu podnositelja pritužbe da Komisija nije pravilno provjerila izračune koji su joj dostavljeni, Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju.

Komisija je prihvatila nacrt preporuke Ombudsmana i podnositelju pritužbe dostavila tražene informacije.

Predmet 2558/2009/DK: Navodne nepravilnosti u osnivanju i radu znanstvenog odbora

Komisija je 2008. zatražila od svojeg Znanstvenog odbora za rizike za zdravlje i okoliš („SCHER”) da izradi mišljenje o uporabi primata osim čovjeka u istraživanjima. S obzirom na to da je riječ o visokospecijaliziranom području, SCHER je odlučio osnovati radnu skupinu sastavljenu od stručnjaka koja će mu pomagati u davanju mišljenja. Konačno mišljenje usvojeno je i doneseno u siječnju 2009.

U listopadu 2009. podnositelj pritužbe, Europska koalicija za prestanak pokusa na životinjama, obratio se Ombudsmanu kako bi mu prigovorio da, prema njegovu mišljenju, SCHER, putem svoje radne skupine, i. nije raspolagao potrebnim stručnim znanjem za davanje mišljenja o toj temi i ii. u svojem konačnom mišljenju nije uzeo u obzir sve dostavljene dokaze.

Ombudsman je na temelju svoje istrage utvrdio da je Komisija trebala objaviti javni poziv posebno usmjeren na utvrđivanje relevantnih stručnjaka za pomoć SCHER-u. Iznio je nacrt preporuke u skladu s kojim bi Komisija trebala razmotriti izmjenu svojih pravila o osnivanju znanstvenih odbora kako bi se zahtijevalo objavljivanje poziva kojim se pozivaju stručnjaci da izraze svoj interes s ciljem utvrđivanja najboljih mogućih kandidata.

Komisija je u svojem odgovoru objasnila da je donijela novu odluku kojom se predviđa da će prilikom odabira stručnjaka za radne skupine pretraživati "skupinu znanstvenih savjetnika za procjenu rizika", uspostavljenu tom odlukom, kao i svoju bazu podataka vanjskih stručnjaka. Objavit će i internetski poziv za stručnjake. Ombudsman je stoga zaključio da je Komisija prihvatila njegov nacrt preporuke.

Što se tiče tvrdnje da SCHER nije uzeo u obzir sve dostavljene dokaze, Ombudsman nije utvrdio nepravilnosti u postupanju.

Predmet 846/2010/PB: Navodno pogrešno postupanje Komisije s pritužbom zbog povrede

Ovaj se predmet odnosio na Komisijino postupanje s pritužbom zbog povrede koju joj je podnio član danskog civilnog društva. Taj se prigovor odnosio na usklađenost programa proširenja željezničkog kapaciteta u Danskoj s europskim pravom zaštite okoliša. Glavno pitanje u ovom predmetu bila je kvaliteta objašnjenja Komisije o tome zašto je utvrdila da Direktiva EU-a o strateškoj procjeni utjecaja na okoliš („Direktiva o strateškoj procjeni utjecaja na okoliš”) nije primjenjiva na predmetni program proširenja željezničkog kapaciteta.

Ombudsmanica je u nacrtu preporuke pozvala Komisiju da bolje objasni zašto je zaključila da se Direktiva o strateškoj procjeni utjecaja na okoliš ne primjenjuje na činjenice u predmetu. Komisija je to učinila. U odluci kojom se završava ovaj predmet ombudsmanica je također pohvalila Komisiju što je na odgovarajući način razmotrila postavljena sustavna pitanja, posebno neprecizan tekst Direktive o strateškoj procjeni utjecaja na okoliš. Komisija se pozvala na konkretna poboljšanja koja je namjeravala uvesti s ciljem postizanja veće sigurnosti i transparentnosti u primjeni zakonodavstva.

Predmet 1013/2012/MHZ: Odbijanje pristupa dokumentima koji sadržavaju osobne podatke

Podnositelj pritužbe razriješen je dužnosti ključnog stručnjaka i voditelja tima za projekt financiran sredstvima EU-a u Bosni i Hercegovini. Zatražio je pristup dokumentima povezanima s njegovim razrješenjem na temelju Uredbe 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima, ali je Komisija to odbila. Osim toga, Komisija nije odgovorila na njegov zahtjev za pristup e-registru dokumenata u posjedu Delegacije EU-a u Bosni i Hercegovini. Tijekom istrage Europskog ombudsmana podnositelj pritužbe naveo je da njegov zahtjev za pristup obuhvaća, među ostalim, sve dokumente koji sadržavaju kritične primjedbe o njegovoj uspješnosti i sve dokumente/informacije koji sadržavaju njegove osobne podatke u smislu Uredbe EU-a o zaštiti podataka (Uredba 45/2001).

Nakon pregleda relevantnih dokumenata Komisije ombudsmanica je utvrdila da Komisija nije na odgovarajući način i pravodobno obradila zahtjev podnositelja pritužbe za pristup. Izradio je nacrt preporuke prema kojem bi Komisija prvo trebala utvrditi i zatim objaviti relevantne dokumente/informacije. Komisija je prihvatila nacrt preporuke i, na temelju članka 13. točke (c) Uredbe 45/2001, podnositelju pritužbe dostavila izvatke iz svih dokumenata koji sadržavaju njegove osobne podatke. Ombudsmanica je pozdravila mjere koje je poduzela Komisija, kao i objašnjenje Komisije da sustav koji se upotrebljava za registraciju dolaznih i odlaznih pisama u delegaciji nije sustav koji sadržava elektroničke datoteke.

2. Europska služba za vanjsko djelovanje (ESVD)

Predmet 706/2010/RT: Navodni propust da se pruže uvjerljivi razlozi za odbijanje zahtjeva za rad u nepunom radnom vremenu

Voditelj delegacije EU-a 2001. ovlastio je tri lokalna djelatnika za rad u nepunom radnom vremenu. Tri su agenta 2009. zatražila od voditelja Delegacije produljenje tog odobrenja. Njihov zahtjev je odbijen. Iznimno je odobreno produljenje do kraja 2010. U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelji pritužbe uglavnom su tvrdili da Europska služba za vanjsko djelovanje („ESVD”) nije pružila uvjerljive razloge za svoju odluku da im uskrati odobrenje za rad u nepunom radnom vremenu.

Istraga Europskog ombudsmana prvotno je pokrenuta protiv Komisije. Od 1. siječnja 2011., nakon prijenosa nadležnosti, ESVD je postao nadležno tijelo za rješavanje svih odluka koje se odnose na osoblje u delegacijama EU-a. Stoga je ESVD zamijenio Komisiju za potrebe ove istrage.

ESVD je u svojem mišljenju objasnio da ne može produljiti odobrenje koje je dao trima lokalnim djelatnicima za rad u nepunom radnom vremenu zbog sljedećih razloga: (i) lokalnim zakonodavstvom ne predviđa se uobičajena praksa odobravanja rada s nepunim radnim vremenom i u tom pogledu ne postoje „obvezujuće odredbe”; ii. posebna pravila EU-a o lokalnim djelatnicima ne uključuju odredbe o odobravanju rada u nepunom radnom vremenu; i iii. ne postoji „interes službe” kojim se dopušta rad u nepunom radnom vremenu.

Ombudsmanica je smatrala neopravdanim odbijanje ESVD-a da produlji odobrenje za rad u nepunom radnom vremenu za tri lokalna djelatnika. Prema njegovu mišljenju, rad u nepunom radnom vremenu bio je barem uobičajena mogućnost koju dopušta lokalni zakon. Čak i ako u lokalnom zakonu ne postoje opće „obvezujuće odredbe” kojima se utvrđuje da bi se rad u nepunom radnom vremenu trebao obvezno odobriti na zahtjev, stranke sporazuma o radu slobodne su pregovarati i dopustiti takvu mogućnost. Osim toga, čak i ako se u posebnim pravilima Unije koja se odnose na lokalne službenike ne spominje rad u nepunom radnom vremenu, njima se ne zabranjuje postizanje dogovora o takvom aranžmanu. Naposljetku, Ombudsman je podsjetio na relevantna pravila Međunarodne organizacije rada kojima se rad u nepunom radnom vremenu priznaje kao odgovarajući oblik zapošljavanja radnika s obiteljskim obvezama.

Ombudsmanica je najprije ESVD-u uputila prijedlog prijateljskog rješenja, a zatim nacrt preporuke. Nakon nacrta preporuke ESVD je objasnio zašto je odbijanje zahtjeva u interesu službe. Osim toga, ESVD je obavijestio Ombudsmana da je ponovno otvorio rasprave s Komisijom o mogućnosti izdavanja odobrenja za rad u nepunom radnom vremenu lokalnim službenicima. Ombudsmanica je prihvatila to objašnjenje i smatrala da je ESVD poduzeo odgovarajuće mjere za provedbu svojeg nacrta preporuke.

3. Europska agencija za sigurnost hrane (EFSA)

Predmet 775/2010/ANA: Rješavanje mogućeg sukoba interesa koji proizlazi iz preseljenja člana osoblja u privatni sektor

Pritužbu je podnijela nevladina organizacija i odnosi se na EFSA-ino rješavanje mogućeg sukoba interesa koji proizlazi iz situacije koja se naziva „rotirajuća vrata”.

Ombudsmanica je pokrenula istragu o tvrdnji da EFSA nije na odgovarajući način riješila pitanje mogućeg sukoba interesa pri preseljenju bivšeg člana svojeg osoblja u privatni sektor i povezanim zahtjevima.

Nakon istrage pritužbe Ombudsman je EFSA-i uputio tri nacrta preporuka. EFSA je u svojem detaljnom mišljenju ustrajala na tome da je postupila u skladu s nacrtom preporuka Europskog ombudsmana.

U svojoj odluci o zatvaranju predmeta ombudsmanica je utvrdila sljedeće:

(i) EFSA je poduzela mjere za jačanje svojih pravila i postupaka u pogledu pregovora služeći članovima osoblja u vezi s budućim radnim mjestima tipa „rotirajućih vrata” i zahtijevajući od članova osoblja koji rade u službi da ih pravodobno otkriju. Međutim, budući da je EFSA neopravdano ograničila opseg mogućeg sukoba interesa u takvim okolnostima, Ombudsman je zaključio da je EFSA samo djelomično prihvatila svoj prvi nacrt preporuke.

ii. EFSA nije valjano priznala da nije poštovala relevantna postupovna pravila i da nije provela dovoljno temeljitu procjenu mogućeg sukoba interesa do kojeg bi moglo doći u ovom slučaju te stoga nije provela drugi nacrt preporuke Ombudsmana.

iii. EFSA je poduzela mjere kako bi osigurala da, ako se u budućnosti pojavi sličan slučaj, (a) prikupi dovoljno informacija, uključujući barem pravilno uzimanje u obzir zadaća koje se obavljaju u EFSA-i, precizan opis predloženog novog zaposlenja i informacije o mogućim vezama između novog i prethodnog zaposlenja, (b) nastavi s procjenom koja je što temeljitija i (c) pravilno evidentira rezultate svoje procjene. EFSA je stoga prihvatila i provela treći nacrt preporuke Europskog ombudsmana.

Kako bi se poboljšala provedba prvog nacrta preporuke, Ombudsman je iznio četiri dodatne napomene u kojima je od EFSA-e zatražio da razmotri dodatne izmjene svojih postupaka i obrazaca.

4. Europska agencija za lijekove (EMA)

Vidjeti predmet 2575/2009/RA u odjeljku „Slučajevi zvijezda”.

D. Nacrt preporuka koje je institucija djelomično prihvatila

1. Europska agencija za sigurnost hrane (EFSA)

Vidjeti predmet 775/2010/ANA u odjeljku C.3.

2. Europska agencija za upravljanje operativnom suradnjom na vanjskim granicama (Frontex)

Predmet OI/5/2012/BEH-MHZ: Usklađenost s obvezama u pogledu temeljnih prava

Uredba 1168/2011/EU kojom se od Frontexa zahtijeva da uspostavi administrativne mehanizme i instrumente za promicanje i praćenje usklađenosti sa svojim obvezama u pogledu poštovanja temeljnih prava stupila je na snagu 2011. Istodobno je civilno društvo izrazilo zabrinutost zbog posljedica Frontexovih aktivnosti na ljudska prava. U tim je okolnostima Ombudsman odlučio pokrenuti istragu na vlastitu inicijativu kako bi provjerio kako Frontex provodi Uredbu iz 2011. Ombudsmanica je od Frontexa zatražila pojašnjenje u pogledu strategije o temeljnim pravima, kodeksa ponašanja, službenika za temeljna prava, timova europske granične straže i službenika za koordinaciju te završetka zajedničkih operacija i pilot-projekata.

Ombudsmanica je Agenciji za temeljna prava poslala odgovor Frontexa na komentare i pokrenula javno savjetovanje u kojem su sudjelovale međunarodne organizacije, nevladine organizacije, nacionalni ombudsman i zainteresirani pojedinci.

Nakon što je analizirao sve doprinose i mišljenje Frontexa, Ombudsman je izradio detaljan nacrt preporuke o tome kako bi Frontex mogao poboljšati i učiniti učinkovitijim svoj mehanizam za praćenje poštovanja temeljnih prava u svim svojim aktivnostima.

Iako je Frontex pozitivno odgovorio na preporuke Ombudsmana u vezi s (a) strategijom o temeljnim pravima, akcijskim planom, kodeksima ponašanja, prekidom/suspenzijom operacija i savjetodavnim forumom, nije uzeo u obzir preporuku Ombudsmana da bi (b) službenik za temeljna prava trebao razmotriti rješavanje pritužbi o povredama temeljnih prava u svim aktivnostima Frontexa koje su podnijele osobe koje su pojedinačno pogođene povredama i koje su u javnom interesu.

Ombudsmanica je stoga odlučila zaključiti istragu i razmotriti aspekte iz točke (a) kako ih je riješio Frontex te podnijeti tematsko izvješće Europskom parlamentu u pogledu aspekta (b).

E. Praćenje ključnih i daljnjih primjedbi institucije

1. Europski parlament

Predmet 2393/2011/RA: Transparentnost međunarodnih trgovinskih pregovora

U prosincu 2011. 28 digitalnih udruga za građanska prava iz 18 europskih zemalja žalilo se na odbijanje Parlamenta da objavi nekoliko dokumenata koji se odnose na pregovore o trgovinskom sporazumu protiv krivotvorenja (ACTA). Parlament je objasnio da ga obvezuje sporazum o povjerljivosti o kojem je pregovarala Komisija. Ombudsmanica je prihvatila to objašnjenje, ali je u dodatnoj napomeni savjetovala Parlamentu da osigura da Komisija i Vijeće u budućnosti ne potpišu sporazume o povjerljivosti koji bi mogli ugroziti sposobnost Parlamenta da otvoreno raspravlja o takvim pitanjima.

U svojem odgovoru Parlament je istaknuo naknadna pozitivna kretanja. Konkretno, Ugovorom iz Lisabona Parlamentu su dodijeljene pune suzakonodavne ovlasti za donošenje trgovinskog zakonodavstva, Komisija mora redovito obavješćivati Parlament o tekućim pregovorima te je sada potrebna suglasnost Parlamenta za ratifikaciju svih trgovinskih sporazuma. U tom kontekstu Parlament je u više navrata pozivao na veću transparentnost, informiranje i uključenost relevantnih dionika tijekom trgovinskih pregovora. Na temelju iskustva ACTA-e i u skladu sa zahtjevima Parlamenta, Komisija zauzima drugačiji pristup pripremi budućih pregovora, posebno pregovora o Transatlantskom partnerstvu za trgovinu i ulaganja (TTIP).

U kontekstu TTIP-a nije potpisan sporazum o povjerljivosti, a u javnoj izjavi glavnog pregovarača EU-a o zaštiti pregovaračkih dokumenata u potpunosti se uzima u obzir činjenica da institucije EU-a moraju poštovati Uredbu 1049/2001 pri rješavanju svih zahtjeva za javni pristup.

Niz početnih dokumenata o stajalištu EU-a i informacije o glavnim pregovaračkim sastancima, kao i napredak postignut u pregovorima, dostupni su na posebnim internetskim stranicama Komisije [2]. Nadalje, Komisija se u interesu transparentnosti obvezala objaviti određene dokumente koji odražavaju isključivo stajalište EU-a o pregovorima o TTIP-u, nakon savjetovanja s američkim pregovaračkim partnerima.

Stajališta civilnog društva uzimaju se u obzir u okviru javnih savjetovanja i dijaloga u pripremnoj fazi pregovaračkog procesa te na sastancima u završnoj fazi u kojoj se ispituje ishod pregovora, prije nego što ih odobre Vijeće i Parlament.

Parlament je pridonio pripremi pregovora i poslao političku poruku Rezolucijom [3]. Parlament će i dalje podsjećati Komisiju na potrebu za zauzimanjem proaktivnog stajališta u pogledu otvaranja prema javnosti i transparentnog sudjelovanja u međunarodnim trgovinskim pregovorima.

U priopćenju za medije objavljenom 28. siječnja 2014. ombudsmanica je pozdravila najavu da će budući trgovinski pregovori, posebno tekući pregovori o TTIP-u, biti transparentniji i otvoreniji za sudjelovanje dionika. Nakon što je primio na znanje zabrinutost civilnog društva i unatoč spomenutim poboljšanjima, Ombudsmanica je naknadno pokrenula istragu na vlastitu inicijativu u vezi s transparentnošću i sudjelovanjem javnosti u pregovorima o TTIP-u (OI/10/2014/RA). Ta je istraga bila u tijeku u trenutku dovršetka ovog izvješća.

Predmet 2407/2011/CK: Navodne nepravilnosti u postupanju s nizom zahtjeva koje je podnio zastupnik u Europskom parlamentu

Predmet se odnosio na reakciju Parlamenta na niz zahtjeva koje mu je podnositelj pritužbe uputio nakon objave novinskog članka naslovljenog „Eurozastupnici izloženi u skandalu „gotovina za zakon”. Pritužba Europskom ombudsmanu odnosila se na i. propust Parlamenta da spriječi i reagira na ulazak novinara u svoje prostorije i njihove neovlaštene snimke, ii. propust Parlamenta da pruži pomoć podnositelju pritužbe kako bi ga obranio od navodnih klevetničkih optužbi novinara i iii. odluku Parlamenta da zatvori urede podnositelja pritužbe u Parlamentu ubrzo nakon objave članka.

Nakon provedene istrage ombudsmanica je zaključila da nije bilo nepravilnosti u postupanju. Kad je riječ o i. nije došlo do kršenja sigurnosnih pravila Parlamenta za koja bi se njegove službe mogle smatrati odgovornima, ii. Parlament nije bio obvezan braniti zastupnike u Europskom parlamentu od klevetničkih optužbi ili osnovati specijalizirano tijelo u tom pogledu i iii. odluka Parlamenta da zapečati urede podnositelja pritužbe bila je zakonita. Ombudsmanica je također dala još dvije primjedbe kako bi pomogla Parlamentu da izbjegne probleme u budućnosti. Ombudsmanica je posebno pozvala Parlament da ponovno razmotri svoja pravila o skrivenim kamerama i uređajima za snimanje te da odluči treba li zabraniti njihovu uporabu za sve posjetitelje. Ombudsmanica je također predložila da bi Parlament mogao razmotriti donošenje posebnih pravila o pečaćenju ureda u svojim prostorijama.

Parlament je u svojem odgovoru obavijestio Ombudsmana da je u vezi s prvom napomenom odlučio zabraniti upotrebu skrivenih kamera i uređaja za snimanje. Kad je riječ o drugoj napomeni, Parlament je smatrao da je najbolje ne donijeti pravila, nego nastaviti postupati sa svakim predmetom na ad hoc osnovi. Prema mišljenju Parlamenta, zahtjevi za pečaćenje ureda potječu od pravosudnih tijela ili OLAF-a i bilo bi teško sastaviti opće pravilo kojim bi se uredio odgovor na takve zahtjeve.

Ombudsmanica pozdravlja reakciju Parlamenta na prvu dodatnu primjedbu. Kad je riječ o odgovoru na drugu napomenu, ombudsmanica prihvaća da, iako bi donošenje općeg pravila bilo u interesu pravne jasnoće i dobre uprave, za to mogu postojati praktične prepreke.

Predmet 1040/2012/VL: Za dobru upravu potrebna je odgovarajuća dokumentacija o postupcima zapošljavanja

Dužnosnik Parlamenta žalio se na način na koji Parlament vodi postupak odabira čiji je cilj zapošljavanje asistenta u informacijskom uredu u glavnom gradu države članice.  Nakon provedbe istrage Ombudsman nije utvrdio nepravilnosti u postupanju, ali je preporučio da Parlament poboljša svoje interne postupke zapošljavanja osiguravanjem pravilnog dokumentiranja svih postupovnih koraka i faza.

Parlament je odgovorio da nema potrebe za djelovanjem jer su njegovi interni postupci zapošljavanja već pravilno dokumentirani. U odgovoru se navodi da odbori za intervjue sastavljaju izvješća koja čine srž nacrta obavijesti koju treba potpisati glavni direktor za kadrovske poslove i u kojima se predlaže zapošljavanje uspješnog kandidata.

Ombudsmanica je tijekom istrage pregledala spis Parlamenta i utvrdila da on ne sadržava dokumente na kojima se temelji bilješka glavnog direktora. To je bio razlog za daljnju primjedbu, kako je objašnjeno u odluci o zaključenju predmeta. Žalosno je što Parlament nije konstruktivno reagirao na daljnju primjedbu.

Predmet 1283/2012/AN: Bolje rješavanje slučajeva seksualnog uznemiravanja

Pritužba se odnosila na izostanak djelovanja Odbora Parlamenta za uznemiravanje nakon što je bivši stažist podnio pritužbu u vezi sa seksualnim uznemiravanjem. Nakon što je Ombudsman pokrenuo istragu, Odbor za uznemiravanje nastavio je istragu. Odlučivši se nadovezati na povjerenje, a ne na krivnju, ombudsmanica je smatrala da nisu potrebne daljnje istrage te je zaključila predmet. Pritom je ombudsmanica naglasila da je za navodne žrtve seksualnog uznemiravanja od ključne važnosti imati pouzdanu osobu za kontakt koja učinkovito odgovara na njihove pritužbe. U nedostatku takve osobe, žrtve se mogu osjećati samo bespomoćnije. Odluka o zatvaranju sadržavala je i dvije dodatne napomene, kojima se Odbor potiče da postupa savjesno i osjetljivo u svojim odnosima s podnositeljem pritužbe, da što prije donese odluku i da u budućnosti primijeni iskustva stečena u ovom predmetu.

Kao odgovor na to Parlament je obavijestio Ombudsmana da je istraga sada zaključena i da se novi predsjednik Odbora za uznemiravanje čvrsto obvezao ubrzati istražni postupak, u skladu s primjenjivim pravilima.

Ombudsmanica pohvaljuje konstruktivno daljnje postupanje Parlamenta.

2. Vijeće EU-a

Predmet 1649/2012/RA: Sudjelovanje EU-a u Partnerstvu za otvorenu vlast

Ta se pritužba odnosila na odbijanje Vijeća da odobri javni pristup dokumentu koji sadržava zajedničke korake prema kratkoročnom putovanju bez vize za ruske građane i građane EU-a. Nakon što su se ruske vlasti složile s prijedlogom EU-a da se omogući javni pristup dokumentu, Vijeće ga je objavilo u svojem javnom registru dokumenata. U dodatnoj napomeni ombudsmanica je pozvala Vijeće da razmotri poduzimanje koraka prema sudjelovanju EU-a u Partnerstvu za otvorenu vlast ^[1], multilateralnoj inicijativi čiji je cilj povećati transparentnost, odgovornost i prilagodljivost vlada građanima. Time bi se mogla povećati vjerodostojnost Unije u tom području i osigurati forum za poticanje veće otvorenosti Rusije, koja je nakon što je izrazila namjeru da se pridruži OGP-u naknadno povukla svoje pismo namjere.

U odgovoru Vijeća upućuje se na činjenicu da se vanjsko djelovanje Unije može dovršiti inicijativama koje poduzimaju države članice EU-a u međunarodnim forumima u kojima EU nije članica ili ne sudjeluje. To je slučaj s organizacijama, poput OGP-a, koji je međunarodna platforma kojoj se pridružuju određene države članice EU-a i organizacije civilnog društva. Međutim, Vijeće nije odgovorilo na pitanje mogućeg sudjelovanja EU-a u OGP-u.

Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što Vijeće nije iskoristilo tu priliku da se uključi u pitanje mogućeg sudjelovanja EU-a u Partnerstvu za otvorenu vlast. Ombudsmanica je u svibnju 2014. govorila na europskom sastanku OGP-a. Najavila je da namjerava učiniti sve što je u njezinoj moći kako bi pomogla upravi EU-a da ispuni očekivanja otvorenosti, odgovornosti i sudjelovanja građana, u skladu s odredbama Ugovorâ Unije.

3. Europska komisija

Predmet 217/2008/FOR: Javni pristup bilješkama o politikama Glavne uprave za trgovinu

Pritužba se odnosila na odbijanje Komisije da omogući javni pristup političkim bilješkama koje njezina Glavna uprava za trgovinu upotrebljava za usmjeravanje osoblja koje provodi istrage u području trgovinskog prava.

Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju u pogledu navodnog odbijanja, ali je preporučila da Komisija u javnom registru utvrdi dokumente koji sadržavaju njezine interne smjernice za osoblje o upotrebi instrumenata trgovinske zaštite. Drugom dodatnom napomenom od Komisije se tražilo da na odgovarajući način utvrdi tražene dokumente kada primi zahtjeve za javni pristup.

Kao odgovor na to, Komisija je uvjerila Ombudsmana da uvijek pomaže osobama u identifikaciji dokumenata za koje se traži javni pristup te da je uložila napore u identifikaciju najvažnijih dokumenata koje posjeduje u javnom registru. Predložila je daljnja poboljšanja u tom pogledu.

Ombudsmanica pozdravlja napore Komisije da pomogne javnosti u utvrđivanju dokumenata koje posjeduje i potiče Komisiju da obnovi svoje napore u tom pogledu.

Predmet 2335/2008/CK: Pristup dokumentima o predloženim ulaganjima u nuklearnu energiju

Podnositelj pritužbe, globalna organizacija koja se zalaže za zaštitu i očuvanje okoliša, obratio se Ombudsmanu kako bi osporio odbijanje Komisije da objavi dokumente povezane s predloženim investicijskim projektom za izgradnju nove nuklearne elektrane u Bugarskoj. Prema mišljenju Komisije, članak 44. Ugovora o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju („Ugovor o Euratomu”) značio je da se pristup dokumentima koji se odnose na investicijski projekt mora uskratiti sve dok i ulagatelj i dotična država članica ne daju izričitu suglasnost za otkrivanje. Ombudsmanica je iznijela preliminarni nalaz da stajalište Komisije nije uvjerljivo te je pozvala instituciju da ponovno procijeni svoje tumačenje članka 44. Ugovora o Euratomu i razmotri proaktivniji pristup objavljivanju dokumenata iz članaka 43. i 44. Ugovora o Euratomu. Komisija je u svojem odgovoru ponovila svoja prethodno izražena stajališta, a ombudsmanica je zaključila predmet kritičkim primjedbama i dvjema dodatnim primjedbama.

Ombudsmanica je u kritičkoj napomeni istaknula da Komisija pri tumačenju i primjeni članka 44. Ugovora o Euratomu i članka 15. UFEU-a nije uzela u obzir nedavne promjene u pravu EU-a u pogledu načela transparentnosti i temeljnog prava na pristup dokumentima. U dvjema daljnjim napomenama ombudsmanica je pozvala Komisiju i. da donese smjernice kojima se utvrđuju postupovna pravila koja treba primjenjivati pri obradi zahtjeva za pristup dokumentima Euratoma i ii. da razvije proaktivan pristup otkrivanju dokumenata Euratoma.

Komisija je u odgovoru ostala pri svojem stajalištu da članak 44. ima prednost pred člankom 15. UFEU-a i da je zahtjev za suglasnost iz članka 44. apsolutni zahtjev za objavu. Međutim, obvezala se razraditi i donijeti skup postupovnih pravila za pristup dokumentima Euratoma u obliku javno dostupnih smjernica. Također je obavijestio Europskog ombudsmana o svojem proaktivnom pristupu u pogledu: i. sastavljanje stajališta i ii. objavljivanje informacija o nuklearnim postrojenjima na svojim internetskim stranicama.

Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što Komisija i dalje usko tumači članak 44. Ugovora o Euratomu, što dovodi u pitanje usklađenost Unije s njezinim obvezama na temelju Aarhuške konvencije.

Pozdravlja se pozitivno i konstruktivno daljnje postupanje Komisije u vezi s daljnjim primjedbama.

Predmet 2781/2008/FOR: Pristup stručnim izvješćima o zahtjevima za financiranje

Podnositelj pritužbe bezuspješno je tražio financijska sredstva EU-a za projekt informacijske tehnologije. Zatražio je pristup izvješćima pojedinačnih stručnjaka koji su ocijenili njegov prijedlog. Komisija je odbila pristup tvrdeći da bi se otkrivanjem ozbiljno ugrozio postupak donošenja odluka. Osobito se bojala štete kolektivnoj prirodi odluke i da bi neopravdani vanjski pritisak mogao spriječiti stručnjake da daju potpuno i iskreno mišljenje.

Ombudsmanica nije bila uvjerena u to obrazloženje te je kritizirala činjenicu da Komisija nije pružila valjane i odgovarajuće razloge za svoju odluku. Iznesena je dodatna napomena kojom se Komisiju potiče da preispita svoj opći pristup u pogledu objavljivanja pojedinačnih izvješća stručnjaka i da razmotri odobravanje javnog pristupa anonimiziranim pojedinačnim izvješćima stručnjaka.

Kao odgovor na to Komisija se pozvala na svoj Kodeks ponašanja za neovisne stručnjake, koji je priložen Pravilniku za podnošenje prijedloga. To izričito navodi da "t tražiti od e xp ert je p rti cip jeo u con fid enti al […] ev alu ation".

Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što je Komisija samo uputila na svoje postojeće prakse, a ne iskoristila priliku za preispitivanje tih praksi.

Predmet 563/2009/VL: Neodgovarajuće objašnjenje odluke o zatvaranju predmeta zbog povrede

Član njemačkog ornitološkog društva žalio se na odluku Komisije´s o zatvaranju postupka zbog povrede protiv Njemačke u vezi s njezinim obvezama uspostave posebnog zaštićenog područja (SPA) za određene divlje ptice navedene u Direktivi Vijeća 79/409/EEZ o očuvanju divljih ptica.

Ombudsmanica je kritizirala propust Komisije´ da pruži uvjerljivo i razumno objašnjenje svojeg stajališta u pogledu metodologije za razgraničenje PZP-a.

Komisija je u odgovoru samo ponovila svoje stajalište da je ocijenila sve argumente podnositelja pritužbe´ i dala cjelovita objašnjenja svoje odluke.

Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što Komisija nije naučila nikakve pouke iz ovog predmeta.

Predmet OI/10/2010/JF: Dokazi o vremenu provedenom na projektima EU-a

Pritužba se odnosila na sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava između Glavne uprave za okoliš i Sveučilišta u Libanonu za provedbu projekta namijenjenog jačanju libanonskog zakonodavstva u području okoliša. Komisija je ocijenila da je dovršeni projekt bio uspješan, ali je odbila platiti radno vrijeme potpredsjednika Sveučilišta, koji je djelovao kao koordinator projekta, jer nisu dostavljeni odgovarajući dokazi o odrađenom vremenu. Potpredsjednik je zatim stavio na raspolaganje svoj osobni dnevni red u nastojanju da pruži dokaze o vremenu koje je proveo na projektu.

Glavna uprava za okoliš odbila je smatrati dnevni red odgovarajućim dokazom. Podnositelj pritužbe zatim se obratio Ombudsmanu tvrdeći da je Komisija prethodno prihvatila istu vrstu dokaza od drugih korisnika projekata Komisije u Libanonu. Nakon istrage Ombudsmanica je iznijela prijedlog prijateljskog rješenja i, kada je Komisija odbila taj prijedlog, nacrt preporuke u kojem predlaže da ponovno procijeni dokaznu vrijednost dnevnog reda u odnosu na rezultate projekta te da ponovno razmotri troškove podnositelja pritužbe. Ombudsmanica je pozvala Komisiju da pri odlučivanju o tom pitanju uzme u obzir njezin dugogodišnji odnos povjerenja s podnositeljem pritužbe i rizik da bi se moglo smatrati da je Unija djelovala nepravedno. Komisija je odbila preporuku, a ombudsmanica je zaključila predmet s kritičkom napomenom.

Kao odgovor na to Komisija je obavijestila Ombudsmana da je, kako bi se izbjegle slične situacije u budućnosti, poduzela nekoliko mjera za isticanje potrebe i poboljšanje upotrebe vremenskih listova kako bi opravdala troškove osoblja kao prihvatljive rashode za projekte u okviru programa LIFE. Financijskim inicijatorima, ex post revizorima i svim korisnicima pojasnilo je što bi se moglo prihvatiti kao evidencije radnog vremena. Objavila je i niz smjernica na internetskim stranicama programa LIFE+ koje sadržavaju upute o evidencijama radnog vremena. Osim toga, tijekom uvodnih sastanaka s korisnicima Komisija stavlja dodatni naglasak na pitanje rasporeda. Vanjski timovi za praćenje provode posebne i sustavne kontrole evidencija radnog vremena tijekom posjeta projektima u okviru programa LIFE. Komisija provjerava i uzorke evidencija radnog vremena tijekom posjeta projektima u okviru programa LIFE.

Ombudsmanica smatra da bi mjere koje je opisala Komisija trebale smanjiti rizik od sličnih nepravilnosti u postupanju u budućnosti na prihvatljivu razinu.

Predmet 202/2010/VL: Otkrivanje identiteta ocjenjivača za projekte koje financira EU

Društvo podnositelj pritužbe podnijelo je zahtjev za financiranje istraživanja u okviru Šestog okvirnog programa Komisije („FP6”) i Sedmog okvirnog programa („FP7”). Prijedlozi iz Sedmog okvirnog programa podnositelja pritužbe dobili su nisku ocjenu, dok je isti prijedlog iz Sedmog okvirnog programa dobio vrlo dobru ocjenu. Obraćajući se Ombudsmanu, podnositelj pritužbe istaknuo je i niz pitanja u vezi s Komisijinom evaluacijom prijedloga za znanstvena istraživanja, posebno da joj Komisija nije dostavila imena ocjenjivača i da je potonji mogao biti u sukobu interesa.

Nakon što je pregledao spis Komisije, uključujući životopise ocjenjivača, Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju u pogledu evaluacije prijedloga podnositelja pritužbe. Odluka o zatvaranju sadržavala je prijedlog da, kako bi se poboljšala transparentnost, Komisija razmotri izmjenu svojih pravila kako bi se omogućilo otkrivanje identiteta ocjenjivača podnositeljima zahtjeva nakon što su evaluacije provedene i rezultati priopćeni podnositeljima zahtjeva.

Kao odgovor na to Komisija se složila da bi se prijedlogom Ombudsmana podnositelju zahtjeva omogućilo da prosuđuje jesu li stručnjaci u sukobu interesa te da bi se time mogla povećati odgovornost stručnjaka. Međutim, smatrala je da bi takav prijedlog bio u suprotnosti s razmatranjima o zaštiti osobnih podataka i učinkovitosti postupaka. U tom je kontekstu istaknuo i. da bi se osobni podaci mogli prenijeti trećoj strani samo ako primatelj utvrdi potrebu za prijenosom podataka i ako ne postoji razlog za pretpostavku da bi legitimni interes ispitanika mogao biti doveden u pitanje, ii. da bi otkrivanje moglo imati ozbiljne posljedice na osobni i profesionalni život dotičnih stručnjaka zbog veličine istraživačkih/industrijskih zajednica, iii. da je, dok je postojala rotacija stručnjaka, ostao određeni udio stručnjaka koji bi mogli biti izloženi pritisku u sljedećoj godini i iv. da bi mogao pozvati stotine podnositelja zahtjeva da iznesu sve vrste subjektivnih i lažnih tvrdnji, što bi bilo gotovo nemoguće procijeniti i riješiti u razumnom roku.

Argumenti koje je iznijela Komisija nisu uvjerljivi Ombudsmanu. Pravo na zaštitu osobnih podataka moglo bi se osigurati tako da se stručnjacima unaprijed pruže odgovarajuće informacije i da im se pruži pravo na prigovor na otkrivanje njihovih identiteta iz uvjerljivih razloga. Pokušaji vršenja pritiska na stručnjake mogli bi se otkriti i odvratiti odgovarajućim mjerama. Naposljetku, subjektivne i lažne optužbe mogle bi se lako identificirati i brzo odgovoriti.

Predmet 768/2010/VL: Priznavanje obrazovnih kvalifikacija za potrebe internog natječaja

Podnositelj pritužbe, koji je radio kao član privremenog osoblja, isključen je iz internog natječaja zbog toga što njegove obrazovne kvalifikacije ne ispunjavaju zahtjeve iz Obavijesti o natječaju. Pritužba Ombudsmanu temeljila se na činjenici da je podnio izjavu i potvrdu Nacionalnog informacijskog centra za priznavanje (NARIC) Ujedinjene Kraljevine, kojom se potvrđuje da njegova kvalifikacija odgovara diplomi prvostupnika iz Ujedinjene Kraljevine.

Budući da je Ombudsman smatrao da postupak zapošljavanja nije u dovoljnoj mjeri uzeo u obzir potvrdu koju je izdalo nadležno nacionalno tijelo, predložio je prijateljsko rješenje i pozvao Komisiju da ponovno razmotri svoje stajalište. Budući da je Komisija to odbila učiniti, Ombudsman je zaključio predmet kritičkom napomenom.

Komisija je u odgovoru samo ponovila svoje stajalište da je pravilno primijenila relevantna pravila i odredbe.

Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što Komisija nije uložila napore kako bi izvukla pouke iz tog slučaja i što nije učinila ništa kako bi smanjila rizik od sličnih nepravilnosti u postupanju u budućnosti. Pristup Komisije u ovom predmetu u nepovoljnijem je kontrastu s EPSO-ovim zvjezdanim predmetom 962/2011/AN.

Vidjeti predmet 828/2010/JF u odjeljku B.3.

Predmet 1533/2010/MMN: Dužnost bivših povjerenika da se ponašaju časno i diskretno

Člankom 245. stavkom 2. UFEU-a članovima Komisije nameće se „dužnost časnog i suzdržanog ponašanja u pogledu prihvaćanja određenih imenovanja ili povlastica nakon prestanka obnašanja dužnosti”.

Ovaj se predmet odnosio na odobrenje koje je Komisija dala bivšem povjereniku da preuzme određeno radno mjesto u privatnom sektoru nakon što je napustio Komisiju.

Nevladina organizacija koja je podnijela pritužbu smatrala je da se Komisija nije pravilno bavila tim pitanjem i obratila se Ombudsmanu. Nakon istrage, koja je uključivala dvije inspekcije spisa Komisije, Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju. Komisija je poštovala postupak koji je uspostavila za takve slučajeve tako što je od svojeg ad hoc etičkog odbora zatražila da razmotri to pitanje prije donošenja odluke o njemu. Taj je odbor zatražio i dobio određena pojašnjenja. Nadalje, Komisija je ponovno razmotrila to pitanje nakon što je podnositelj pritužbe, među ostalim, izrazio zabrinutost.

Međutim, Ombudsman je primio na znanje internu poruku e-pošte u kojoj je dužnosnik Komisije zatražio od drugog dužnosnika, koji je bio upoznat s aktivnostima bivšeg povjerenika, da dostavi dodatne informacije o navodnom sudjelovanju bivšeg povjerenika u određenom projektu u kojem je sudjelovao predviđeni poslodavac. Taj je zahtjev ostao bez odgovora. Ombudsmanica je iznijela sljedeću primjedbu:

„Pri provedbi potrebne detaljne procjene mogućih sukoba interesa koji utječu na bivše povjerenike bilo bi preporučljivo da Komisija osigura da su sve potrebne istrage ili druge istražne mjere poduzete u kontekstu te procjene propisno dovršene i da se vodi odgovarajuća evidencija o svim tim koracima.”

Komisija je u svojem odgovoru navela da je predmetna poruka elektroničke pošte poslana krajem veljače 2010., dok je Komisija krajem siječnja 2010. donijela odluku o spojivosti djelatnosti bivšeg povjerenika. E-poruka je poslana kako bi se glasnogovorniku Komisije pružile informacije i odgovorilo na moguća pitanja novinara u prostoriji za medije.

Ombudsmanica napominje da se čini da se odgovor Komisije temelji na pogrešnoj pretpostavci da bi, s obzirom na to da je već donijela odluku kojom se predviđeno zanimanje smatra usklađenim s Ugovorom, sve što bi se naknadno moglo pojaviti bilo relevantno samo za predstavljanje i ne bi moglo dovesti u pitanje samu odluku. Predmetna poruka elektroničke pošte odnosila se na navodno sudjelovanje bivšeg povjerenika u određenom projektu u kojem je sudjelovao predviđeni poslodavac. Stoga bi, ako se potvrdi, to moglo dovesti u pitanje odluku Komisije da je (predviđeno) zanimanje u skladu s Ugovorom. Stoga je jasno da je Komisija trebala poduzeti daljnje mjere u vezi s tom e-porukom, što je dovelo do potencijalno vrlo važnog pitanja.

Ombudsmanica je i dalje aktivno zainteresirana za Komisijino rješavanje etičkih pitanja kao što su mogući sukobi interesa.

Predmet 1817/2010/RA: Rokovi za odgovore na zahtjeve za javni pristup dokumentima

Istraga Europskog ombudsmana u ovom predmetu zaključena je nakon što je Komisija pristala dati pristup predmetnom dokumentu (vidjeti prethodni odjeljak B.3.). Iznesene su još tri primjedbe s ciljem poboljšanja postupaka Komisije u budućnosti. Odnose se na savjetovanja s autorima trećih strana u skladu s člankom 4. Uredbe 1049/2001, rokove za odgovor na početne i ponovne zahtjeve te informacije o pravnim lijekovima.

Kao odgovor na prvu primjedbu Komisija je obećala poduzeti sve što je u njezinoj moći kako bi se što prije savjetovala s trećim autorima, ali je istaknula da se potreba za savjetovanjem može utvrditi samo prethodnom analizom dokumenata. Vrijeme potrebno za to razlikuje se ovisno o čimbenicima specifičnima za tražene dokumente (kao što su njihov broj i duljina) i općem radnom opterećenju.

Kad je riječ o drugoj napomeni, Komisija je podsjetila da sustavno slijedi preporuku Ombudsmana, donesenu u kontekstu predmeta 87/2012/KM, navodeći u potvrdi o primitku datum registracije zahtjeva i datum dospijeća njegova odgovora.

U odgovoru na treću napomenu Komisija je objasnila da ne može uvijek točno procijeniti datum na koji podnositelj zahtjeva može očekivati odluku, ali je, u skladu s duhom napomene, obećala sve napore kako bi podnositelje zahtjeva što bolje informirala o obradi njihovih zahtjeva, uključujući sva kašnjenja i razloge za njih. Kad je riječ o informacijama o korektivnim mjerama, Komisija smatra da bi bilo preuranjeno dostaviti ih kad god je svjesna da neće poštovati rokove, s obzirom na to da se odluke u takvim slučajevima općenito donose odmah nakon početnog ili produljenog roka. Takve bi informacije bile obmanjujuće i u slučajevima u kojima Komisija konačno uspije donijeti odluku u roku. U ponovnim odlukama sustavno se navode dostupni žalbeni postupci i postupci pravne zaštite, čime se podnositeljima zahtjeva omogućuje da dobiju preispitivanje ne samo mjere u kojoj je Komisija poštovala primjenjive postupke nego i sadržaja svoje odluke. Komisija je također skrenula pozornost na presudu u predmetu T-494/08, kojom se potvrđuje da kada institucija donese izričitu potvrđujuću odluku nakon produljenog roka, to postaje akt koji se može pobijati, a tužitelji gube interes za poništenje prešutnog odbijanja.

Ombudsmanica pozdravlja obećanja Komisije da će poduzeti sve što je u njezinoj moći kako bi ispunila ciljeve iz prve i treće napomene. Odgovor Komisije na drugu dodatnu napomenu također je koristan i razuman. Kad je riječ o pružanju informacija o pravnim lijekovima, Europski ombudsman prihvaća da potreba za unutarnjim i vanjskim savjetovanjima znači da služba odgovorna za slanje odluke možda neće uvijek moći dovoljno unaprijed znati hoće li samo poštovati rok ili ga samo propustiti.

Važno je da se sudska praksa na koju upućuje Komisija ne tumači na način da rokovi na temelju Uredbe 1049/2001 nisu važni sve dok predmetna institucija na kraju odgovori. Ombudsmanica je 11. prosinca 2013. Europskom parlamentu, Vijeću i Komisiji uputila istragu na vlastitu inicijativu o poštovanju rokova za obradu početnih i ponovnih zahtjeva za pristup (OI/6/2013/KM).

Predmet 10/2011/AN: Kandidatima treba reći koje ih institucije mogu zaposliti

Podnositelj pritužbe bio je uspješan u natječaju čiji je cilj bio uspostaviti bazu podataka kandidata koji ispunjavaju uvjete za zapošljavanje u (tadašnjim) delegacijama Komisije u trećim zemljama i međunarodnim organizacijama. U dopisu kojim se podnositelja pritužbe obavješćuje da se njegovo ime nalazi u bazi podataka navedeno je da ispunjava uvjete za zapošljavanje u svim institucijama, uredima i agencijama EU-a. Na temelju tih informacija i znajući da su nekoliko kandidata iz baze podataka doista zaposlila tijela koja nisu delegacije, podnositelj pritužbe uspješno je sudjelovao u postupcima zapošljavanja koje su organizirale agencije EU-a. Međutim, Komisija je obavijestila sve agencije EU-a da ne mogu zaposliti kandidate iz predmetne baze podataka.

Tijekom istrage Europskog ombudsmana Komisija je otvorila bazu podataka svim institucijama, tijelima, uredima i agencijama EU-a, čime je riješila to pitanje. Međutim, budući da Komisija nije obavijestila Ombudsmana o tom ishodu niti je objavila jasne informacije namijenjene kandidatima, Ombudsman je iznio još dvije primjedbe. Prva napomena bila je da bi Komisija u budućnosti trebala Ombudsmanu dostaviti informacije koje su relevantne za ishod istrage koja je u tijeku. Druga napomena bila je da bi, kako bi se osiguralo pravedno i jednako postupanje, Komisija trebala obavijestiti sve kandidate u bazi podataka da je otvorena za sve institucije, tijela, urede i agencije EU-a.

Komisija je u okviru daljnjeg postupanja obavijestila Ombudsmana da je potrebne informacije objavila na internetskim stranicama Europskog ureda za odabir osoblja (EPSO).

Ombudsmanica smatra da nije potrebno posebno daljnje postupanje u vezi s prvom dodatnom napomenom te da je daljnje postupanje u vezi s drugom dodatnom napomenom zadovoljavajuće.

Predmet 851/2011/KM: Kašnjenje u odgovaranju na pritužbu zbog povrede prava u vezi s vizama za višekratni ulazak

Podnositelj pritužbe, njemački državljanin, žalio se Komisiji 9. travnja 2010. na način na koji Njemačka obrađuje zahtjeve za vizu za višekratni ulazak. Dana 25. studenoga 2010. podsjetio je Komisiju na svoju pritužbu. Komisija je naposljetku 4. travnja 2011. odgovorila da relevantna pravila omogućuju državama članicama da ispitaju raspolažu li podnositelji zahtjeva za vizu dostatnim sredstvima. Na temelju informacija koje je dostavio podnositelj pritužbe nije mogao utvrditi je li došlo do povrede pravila EU-a. 

Komisija je u svojem mišljenju Ombudsmanu detaljnije objasnila svoje stajalište i dodala da su njemačka tijela priznala da su pogriješila. Ombudsmanica je smatrala da, s obzirom na to da su nacionalna tijela prihvatila svoju pogrešku, nema razloga za daljnje djelovanje. Međutim, iznesena je kritična napomena o činjenici da je Komisija odgovorila tek gotovo godinu dana nakon prve poruke e-pošte podnositelja pritužbe i više od četiri mjeseca nakon njegove druge poruke e-pošte, bez objašnjenja tog kašnjenja.

Kao odgovor na to, Komisija je obećala da će poboljšati svoje postupke za odgovor građanima s ciljem da odgovori što je prije moguće.

Ombudsmanica pozdravlja obvezu Komisije da preispita svoje postupke kako bi osigurala da odgovori na dopise građana u razumnom roku.

Predmet 875/2011/JF: Rad Komisije u području pogonskih vozila na dva kotača

Podnositelj pritužbe, motociklist, dopisivao se s Komisijom o novoj politici o sigurnosti na cestama. Smatrao je da Komisija nije pravilno provela anketu u kojoj je tražila stajališta dionika. Kada je Komisija odbila dodatno komunicirati s podnositeljem pritužbe, obratio se Ombudsmanu. Ombudsmanica je nakon istrage i. pozvala Komisiju da razmotri pružanje smjernica svojem osoblju u pogledu okolnosti u kojima se opravdano može pozvati na Kodeks dobrog administrativnog postupanja kako bi se prekinula korespondencija; ii. potiče Komisiju da u ovom slučaju prizna da bi bilo bolje ne ograničiti anketu na engleski jezik i razmotriti postoje li pouke koje treba izvući u budućnosti; i iii. pozvala Komisiju da potvrdi da je primjedbe i mišljenja podnositelja pritužbe o njegovim regulatornim prijedlozima proslijedila stručnim skupinama koje rade na relevantnom zakonodavstvu na razmatranje.

Komisija je u odgovoru objasnila da pruža smjernice u pogledu primjene Kodeksa, kako na obveznim tečajevima osposobljavanja za svoje osoblje tako i na svojim internetskim stranicama „MyIntracom”. Njegovi etički dopisnici i Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost prema potrebi pružaju dodatne smjernice. Komisija je potvrdila i da bi bilo bolje provesti anketu i na drugim jezicima osim engleskog. Naposljetku, navela je da je svoje primjedbe podnositelja pritužbe, koje su općepoznate, dostavila svojim stručnjacima koji rade na relevantnom zakonodavstvu.

Ombudsmanica pozdravlja Komisijino korisno daljnje postupanje u vezi s daljnjim primjedbama.

Predmet 940/2011/JF: Odgođeno plaćanje za djelovanje koje financira EU

Podnositelj pritužbe bio je koordinator konzorcija koji je financirao mjeru u području ekološki prihvatljive gradnje. Podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu sa sporom o postotku prihvatljivih troškova koje bi Komisija trebala platiti na privremenoj osnovi.

Nakon istrage koja je uključivala prijedlog prijateljskog rješenja, ombudsmanica je zaključila da daljnje istrage nisu opravdane. Ombudsmanica je u dodatnoj napomeni pozvala Komisiju da objasni kako je postupila u skladu s jamstvima koja je dala tijekom istrage da će isplatiti preostali iznos konzorciju na kraju djelovanja bez nepotrebnih kašnjenja.

Komisija je u svojem odgovoru objasnila da je od podnositelja pritužbe primila posljednji skup financijskih dokaza 4. srpnja 2013. Međutim, ti su se dokazi pokazali nepotpunima i, u slučajevima, netočnima. Komisija je stoga od konzorcija zatražila da dostavi financijsku dokumentaciju koja nedostaje i da pojasni netočne ili nedosljedne informacije. Konzorcij je 13. prosinca 2013. dostavio posljednju nedovršenu dokumentaciju i pojašnjenja. Nakon toga Komisija je bila spremna konzorciju odmah isplatiti nepodmireni iznos. Nažalost, u toj fazi nisu bila dostupna dostatna odobrena sredstva za plaćanje prije kraja godine. Stoga je plaćanje trebalo odgoditi za 2014. Komisija mu je ipak dala prednost te je, nakon posljednjeg manjeg pojašnjenja konzorcija i podnošenja konačnog konsolidiranog zahtjeva za povrat troškova konzorciju 24. siječnja 2014., 3. veljače 2014. isplatila preostali iznos od 643 037,11 eura. Osim toga, Komisija je 14. veljače 2014. konzorciju platila kamate na zakašnjelo plaćanje u iznosu od 402,88 eura.

Ombudsmanica prima na znanje stvarne napore koje je Komisija uložila u konstruktivno daljnje postupanje u ovom slučaju.

Predmet 1235/2011/MMN: Usklađenost s Konvencijom UN-a o pravima osoba s invaliditetom

Podnositelj pritužbe uspio je na EPSO-ovu natječaju i stekao radno mjesto ugovornog djelatnika u Uredu za publikacije u Luxembourgu.  Nekoliko godina kasnije podnositelj pritužbe dobio je privremeni ugovor preko belgijskog poduzeća u Komisijinu Uredu za infrastrukturu u Bruxellesu. Kasnije te godine podnositelj pritužbe sudjelovao je u razgovorima održanima radi popunjavanja stalnog radnog mjesta u Komisiji. Međutim, podnositelj pritužbe nije odabran i uvršten je na popis uspješnih kandidata.

Podnositelj pritužbe i njegov odvjetnik uputili su Komisiji niz dopisa. U tim je dopisima podnositelj pritužbe tvrdio i. da mu je Komisija trebala ponuditi ugovor na neodređeno vrijeme kada je počeo raditi za Ured za infrastrukturu u Bruxellesu i ii. da mu je Komisija trebala ponuditi stalno radno mjesto zbog njegova invaliditeta. Komisija je odbacila te tvrdnje, ali je uvjerila podnositelja pritužbe da će ga obavijestiti o svim mogućim mogućnostima zapošljavanja u Komisiji. Podnositelj pritužbe zatim se obratio Ombudsmanu, koji nije utvrdio nepravilnosti u postupanju.

U dodatnoj napomeni ombudsmanica je preporučila Komisiji da ispita je li njezin Kodeks dobre prakse za zapošljavanje osoba s invaliditetom u potpunosti u skladu s Konvencijom UN-a o pravima osoba s invaliditetom.

Komisija je u odgovoru navela da je provela analizu koju je zatražio Ombudsman i zaključila da je Kodeks u potpunosti u skladu s CRPD-om.

Odgovor Komisije je zadovoljavajući.

Predmet 1325/2011/VL: Odluka o primjeni pregovaračkog postupka nakon otkazivanja ponude trebala bi biti transparentna

Slovensko trgovačko društvo neuspješno je sudjelovalo u natječajnom postupku koji je vodila delegacija EU-a u Crnoj Gori. Delegacija je nakon toga otkazala natječajni postupak. Slovensko trgovačko društvo željelo je sudjelovati u novom natječajnom postupku. Međutim, umjesto objave novog poziva na podnošenje ponuda, delegacija je ugovor dodijelila pregovaračkim postupkom. Slovensko poduzeće obratilo se Ombudsmanu tvrdeći da je Delegacija djelovala pristrano, nepravedno i protivno pravilima o javnoj nabavi.

Istragom Ombudsmana nisu utvrđene nepravilnosti u postupanju. Prilikom zaključenja predmeta Ombudsman je dodatno napomenuo da bi, kada delegacija EU-a otkaže natječajni postupak i zatim započne pregovarački postupak s nekim od početnih ponuditelja, bilo preporučljivo otvoreno i proaktivno obavijestiti neuspješne ponuditelje o tom razvoju događaja. Time bi se dodatno ojačala percepcija zakonitosti i transparentnosti natječajnih postupaka koje provode delegacije EU-a.

Komisija je u odgovoru potvrdila da bi se korespondencija s neuspješnim ponuditeljima trebala rješavati na transparentan i predstojeći način. Međutim, istaknuo je da nije u interesu dobre uprave da natječajni postupci i postupci dodjele bespovratnih sredstava postanu beskonačni i da troše resurse. Osim toga, primjenjivim odredbama ne nameće se nikakva obveza obavješćivanja neuspješnih ponuditelja o naknadnom pregovaračkom postupku. 

Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što Komisija nije razmotrila taj prijedlog u daljnjoj napomeni, koju bi bilo lako provesti. Iako se Komisija pozvala na načelo dobre uprave, njezin odgovor upućuje na to da će učiniti samo ono na što je izričito obvezana važećim pravilima. Ombudsmanica smatra da to nije stav koji bi institucija kojoj je stalo do dobre uprave trebala usvojiti.

Predmet 1640/2011/MMN: Pojašnjenje značenja pokroviteljstva Komisije za događanja i aktivnosti

Pritužba se odnosila na izložbu fotografija pod pokroviteljstvom potpredsjednika Komisije Redinga i bila je smještena u zgradi Komisije. Izložba se odnosila na istospolne parove. Ombudsmanica nije podržala navode podnositelja pritužbe da je Komisija prekoračila svoje ovlasti te da je uvrijedila i diskriminirala građane EU-a koji ne dijele stajališta koja se promiču izložbom. Nakon što je zaključio da nema razloga za daljnje istrage, Ombudsman je iznio dvije dodatne primjedbe.

Prvi je savjetovao Komisiji da uključi odgovarajuću izjavu o ograničenju odgovornosti kada odluči organizirati, financirati ili staviti događaje ili aktivnosti pod svoje pokroviteljstvo kako bi se izbjegao rizik od davanja obmanjujućeg dojma javnosti da je potvrdila određeni sadržaj ili poruku dotičnog događaja ili aktivnosti. To bi bilo posebno primjereno ako bi sadržaj događanja ili izložbe mogao barem djelomično premašiti opseg njegove nadležnosti ili ako bi sadržaj ili poruka mogli biti kontroverzni.

Druga dodatna napomena odnosila se na to da bi Komisija, kad god primi zahtjev za informacije o upotrebi sredstava EU-a, od samog početka mogla razmotriti pružanje što potpunijih informacija o relevantnim činjenicama i pravnoj osnovi za takvo financiranje.

Kao odgovor na to Komisija se obvezala ažurirati svoje smjernice o pokroviteljstvu kako bi uključila preporuku o upotrebi odgovarajućih izjava o ograničenju odgovornosti. Komisija se složila i s drugom dodatnom napomenom. Odlučila je objaviti obje primjedbe interno, posebno u kabinetima povjerenika i drugim službama koje se bave pokroviteljstvom događanja ili aktivnosti.

Ombudsmanica pozdravlja konstruktivno daljnje postupanje Komisije.

Predmet 1786/2011/MHZ: Navodne prijevare u provedbi fondova EU-a

Podnositelj pritužbe podnio je Komisiji pritužbu zbog povrede protiv Poljske u vezi s građevinskim projektom sufinanciranim sredstvima EU-a. Naveo je da postoje skriveni razlozi (prijevara i politički pritisak) za odabir lokacije projekta. Komisija je zaključila pritužbu uz obrazloženje da nije došlo do povrede prava EU-a. Podnositelj pritužbe zatim se obratio Ombudsmanu osporavajući način na koji je Komisija postupala s njegovom pritužbom i njezinu odluku o sufinanciranju projekta.

U istrazi Ombudsmana pojašnjeni su razlozi zbog kojih Komisija nije utvrdila povredu. Međutim, tijekom istrage također je postalo jasno da Komisija nije zaključila predmet kada je to utvrdila u srpnju 2011. Umjesto toga, obustavila je istrage zbog povrede do 20. prosinca 2012., datuma na koji je podnositelju pritužbe poslala dopis prije zaključenja.

Ombudsmanica je kritizirala činjenicu da Komisija nije mogla uvjerljivo objasniti zašto ranije nije zaključila predmet zbog povrede kada je utvrdila da nije bilo povrede.

Kad je riječ o Komisijinu odobrenju poljskog zahtjeva za sufinanciranje, Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju. Pri obradi zahtjeva za sufinanciranje Komisija je dodatno upozorena da razmotri sve moguće navode o prijevari ili korupciji odmah nakon njihova podnošenja i prije donošenja konačne odluke o zahtjevu za sufinanciranje.

U svojem odgovoru na kritičku napomenu Komisija je objasnila da je obustavila istrage do 20. prosinca 2012. jer je pred nadležnim nacionalnim tijelom u tijeku žalba protiv odluke o okolišnim uvjetima projekta.

Kao odgovor na dodatnu napomenu, Komisija je u biti objasnila da Uredba 1083/2006 predviđa da Komisija donosi odluku najkasnije tri mjeseca nakon podnošenja projekta. Sama sumnja na prijevaru ili čak istraga koja je u tijeku nije dovoljna za odbijanje projekta. Ako se naknadno potvrde navodi o prijevari ili korupciji, Komisija može obustaviti plaćanja ili zatražiti od države članice da provede financijske ispravke. Ako država članica to ne učini, Komisija može smanjiti doprinos EU-a operativnom programu. Komisija je također objasnila da je u ovom slučaju OLAF odbio navode o prijevari.

Ombudsmanica je zadovoljna Komisijinim daljnjim postupanjem u vezi s objema primjedbama.

Predmet 2086/2011/ER: Navođenje mogućnosti žalbe protiv odluke koja utječe na naknadu zdravstvenih troškova.

Dužnosnik EU-a podnio je zahtjev za priznavanje njegova zdravstvenog stanja kao teške bolesti.  Takvo priznavanje znači da se relevantni zdravstveni troškovi u potpunosti nadoknađuju u okviru sustava zdravstvenog osiguranja. Komisija je odbila zahtjev podnositelja pritužbe uz obrazloženje da njegov uvjet ne ispunjava relevantne kriterije. Nakon što je iscrpio interne administrativne pravne lijekove, podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu koji nije utvrdio nepravilnosti u postupanju u pogledu većine postavljenih pitanja. Međutim, ombudsmanica je kritizirala činjenicu da Komisija podnositelju pritužbe nije dostavila informacije o dostupnim mogućnostima žalbe za osporavanje odluke.

Kao odgovor na to Komisija se obvezala da će u takvim odlukama u budućnosti navesti mogućnosti žalbe te je započela postupak potrebnih prilagodbi IT-a.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan odgovor Komisije.

Vidjeti predmet 2097/2011/RA u odjeljku „Slučajevi zvijezda”.

Predmet 47/2012/AN: Istraga prekršaja trajala je predugo

Španjolski državljanin podnio je 2006. pritužbu zbog povrede protiv španjolskih tijela zbog navodnih nepravilnosti u postupku javne nabave u vezi s izgradnjom luke u La Coruñi. Krajem 2011. Komisija još nije donijela odluku o pritužbi. Podnositelj pritužbe obratio se pučkom pravobranitelju, koji je pokrenuo istragu.

Tijekom istrage Komisija je donijela odluku o zatvaranju predmeta zbog povrede. Ombudsmanica je smatrala da je Komisijino obrazloženje njezine odluke bilo razumno. Međutim, trajanje istrage Komisije od šest i pol godina nije bilo razumno u smislu članka 41. Povelje o temeljnim pravima. Nadalje, do intervencije Ombudsmana Komisija nije pravodobno obavijestila podnositelja pritužbe o koracima poduzetima tijekom istrage.

Kao odgovor na kritičku napomenu Komisija je priznala da je trajanje njezine istrage bilo neprimjereno čak i uzimajući u obzir poteškoće predmeta i potrebu za detaljnim ispitivanjem činjenica. Potvrdila je i da je mogla redovitije stupiti u kontakt s podnositeljem pritužbe.

Odgovor Komisije na kritičku primjedbu pokazuje spremnost na učenje iz pogrešaka.

Predmet 452/2012/CK: Jasnije smjernice o natječajnim postupcima

Društvo podnositelj pritužbe vodilo je konzorcij koji je sudjelovao u natječajnom postupku. Pobijao je način na koji je Komisija protumačila kriterije za odabir koji se odnose na tehničku sposobnost kandidata. Nakon istrage ombudsmanica je zaključila da, iako je odluka da se podnositelja pritužbe ne uvrsti među ponuditelje koji su ušli u uži izbor bila točna, Komisija podnositelju pritužbe nije pružila jasno, dosljedno i nedvosmisleno odgovarajuće obrazloženje odluke.

Kao odgovor na to, Komisija je obavijestila Ombudsmana da je Praktični vodič za postupke sklapanja ugovora za vanjsko djelovanje EU-a (PRAG) izmijenjen u siječnju 2012. i siječnju 2013. Nova verzija PRAG-a sadržava jasnije smjernice o užem izboru kandidata i načinu primjene kriterija odabira. Izmijenjene odredbe trebale bi pomoći u izbjegavanju sličnih situacija u budućnosti i pomoći odborima za evaluaciju u njihovim odlukama, a Komisiji u pružanju jasnih odgovora ponuditeljima.

Ombudsmanica napominje da je odjeljak 2.4.11.1.3. PRAG-a („Provjera tehničke i stručne sposobnosti natjecatelja ili ponuditelja”) izmijenjen i sada jasno objašnjava kada i kako podnositelj zahtjeva može upotrijebiti dovršene dijelove nepotpunih projekata kao valjanu referencu.

Predmet 277/2012/RA: Upravljanje registrom transparentnosti

Podnositelj pritužbe, nevladina organizacija, tvrdio je da Komisija nije pravilno obradila njegove pritužbe o točnosti izjava dvaju multinacionalnih poduzeća u Komisijinu registru predstavnika interesnih skupina. Nevladina organizacija tvrdila je i da Komisija nije pravilno obradila njezin zahtjev za javni pristup dokumentima.

Ombudsmanica je pregledala spis i utvrdila da Komisija ima dobre razloge za odbijanje pritužbi. Međutim, Ombudsman je kritizirao Komisiju jer podnositelju pritužbe nije na odgovarajući način objasnila te razloge. Ombudsmanica je također kritizirala činjenicu da je Komisija redigirala informacije iz zatraženih dokumenata kao „nevažne”. Time nije pravilno primijenila Uredbu 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima.

Budući da su Komisija i Parlament bili u postupku preispitivanja svojeg zajedničkog registra transparentnosti, ombudsmanica je iznijela tri prijedloga:

i. preispitivanjem bi se u potpunosti trebala uzeti u obzir načela OECD-a o transparentnosti i integritetu u lobiranju;

ii. mogla bi ispitati mogu li se dati smjernice o metodologiji kako bi se osigurala ne samo veća točnost nego i ostvariv stupanj usporedivosti izjava u registru;

iii. pritužbe daju vrijedan doprinos učinkovitoj provedbi registra i trebalo bi ih pozdraviti kao priliku za povećanje točnosti informacija koje sadržava. Takve bi pritužbe trebalo temeljito istražiti, a odgovori na njih trebali bi biti dovoljno detaljni u pogledu argumenata koje je iznio podnositelj pritužbe.

Ombudsmanica je pozvala Komisiju da u daljnjem postupanju u vezi s tim prijedlozima uzme u obzir stajališta Europskog parlamenta.

Naposljetku, ombudsmanica je predložila da bi Komisija prije sastanaka s članovima osoblja Komisije mogla sustavno obavješćivati predstavnike interesnih skupina da namjerava objaviti imena predstavnika interesnih skupina, ako se to zatraži u kontekstu zahtjeva za pristup dokumentima na temelju Uredbe 1049/2001.

U svojem odgovoru na prvu kritičku napomenu Komisija je navela da bi pružanje detaljnijeg obrazloženja podnositelju pritužbe podrazumijevalo javno otkrivanje informacija koje predmetna društva nisu bila dužna otkriti u okviru svojih izjava u registru zastupnika interesa.

Ombudsmanica žali zbog toga što Komisija nije razumjela kritičku primjedbu. Ombudsmanica nije očekivala da će Komisija podnositelju pritužbe otkriti informacije za koje se nije očekivalo da će ih predmetna trgovačka društva otkriti u okviru svojih izjava u registru. U odluci Ombudsmana u ovom predmetu skrenuta je pozornost na elemente obrazloženja Komisije koji su se mogli dostaviti podnositelju pritužbe. Na primjer, Komisija u svojoj internoj procjeni nekoliko puta upućuje na svoja često postavljana pitanja, javno dostupan dokument, pri čemu te informacije ne odgovara podnositelju pritužbe.

Kad je riječ o drugoj kritičnoj napomeni, Komisija je ustrajala na pravilnoj primjeni pravila o pristupu dokumentima tako što je redigirala dijelove dokumenata i jasno označila redigirane dijelove kao „izvan područja primjene”.

Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što je Komisija propustila priliku saznati kako joj postupci predviđeni Uredbom 1049/2001 omogućuju postizanje učinkovitosti uz istodobno poštovanje prava podnositelja zahtjeva. Člankom 6. stavkom 3. Uredbe instituciji se omogućuje da se savjetuje s podnositeljem zahtjeva kako bi zatražila njegovu suglasnost da omogući pristup samo određenim dijelovima vrlo dugog dokumenta. Na taj način institucija može redigirati dijelove dokumenata koji nisu relevantni za zahtjev podnositelja zahtjeva, a da pritom ne mora provesti detaljnu (a možda i dugotrajnu) analizu o tome primjenjuju li se iznimke. Međutim, kako bi pravilno primijenila taj članak, institucija mora poštovati niz važnih postupovnih zahtjeva. Konkretno, tužitelju treba jasno objasniti da, prema njegovu mišljenju, dijelovi predmetnih dokumenata nisu relevantni za njega. Osim toga, ona bi općenito trebala objasniti na što se ti dijelovi dokumenata odnose kako bi se podnositelju zahtjeva omogućilo da donese informiranu odluku o tome želi li zatražiti i pristup tim dijelovima ^[1].

Kad je riječ o prijedlozima Europskog ombudsmana za zajednički registar, Komisija je obavijestila Europskog ombudsmana da je sustav već poboljšan. Konkretno, Zajedničko tajništvo registra dostavilo je registriranim subjektima posebne smjernice, uključujući jasnu metodologiju za izjave. Kad je riječ o načelima OECD-a o transparentnosti i integritetu u lobiranju, Komisija je obavijestila Ombudsmana da njezine službe doprinose radu koji vodi do tih načela i da dijeli ideje koje proizlaze iz tih načela. Međutim, Komisija se suzdržala od poduzimanja bilo kakvih konkretnih mjera u vezi s prijedlogom za objavljivanje imena lobista u budućnosti.

Pozdravlja se pozitivan odgovor Komisije na prva tri prijedloga. Ombudsmanica će i dalje biti izrazito zainteresirana za rad Zajedničkog registra i rješavanje pritužbi i zahtjeva za pristup informacijama i dokumentima, kao i za prijedloge koji mogu proizaći iz javne rasprave o mogućem obveznom registru.

Predmet 295/2012/MMN: Komisija bi trebala objasniti kašnjenja u postupcima zbog povrede

Komisija je 2002. pokrenula postupak zbog povrede protiv Španjolske na vlastitu inicijativu. U svibnju 2008. Komisija je Španjolskoj poslala obrazloženo mišljenje. U prosincu 2010. podnositelj pritužbe pitao je Komisiju o statusu ispitnog postupka. Komisija je odgovorila da još nije odlučila hoće li predmet uputiti Sudu.

Ombudsmanica je postavila pitanje o tvrdnji da Komisija nije poduzela mjere u razumnom roku, bilo pokretanjem postupka pred Sudom ili zatvaranjem predmeta, kao i o povezanom zahtjevu. Kad je riječ o meritumu, Ombudsmanica je smatrala da su objašnjenja Komisije razumna te je zaključila predmet. Međutim, bilo bi bolje da je Komisija prethodno dala ta objašnjenja podnositelju pritužbe, umjesto da to čini samo tijekom istrage Ombudsmana. Ombudsmanica je stoga dodatno napomenula pozivajući Komisiju da u budućnosti razmotri pružanje odgovarajućih informacija građanima o razlozima zbog kojih obustavlja istragu postupka zbog povrede.

Kao odgovor na to, iako je Komisija prepoznala prednosti povećane transparentnosti i poboljšane komunikacije, odbacila je prijedlog Ombudsmana.

Ombudsmanica žali zbog nekonstruktivnog daljnjeg postupanja Komisije u ovom slučaju.

Predmet 412/2012/MHZ: Izbjegavanje kašnjenja i osiguravanje transparentnosti u slučajevima povrede

Podnositelj pritužbe podnio je Komisiji pritužbu zbog povrede protiv Poljske. U pritužbi Ombudsmanu navodi se da Komisija svoju pritužbu zbog povrede nije obradila s dužnom pažnjom i nije dostavila odgovarajuće obrazloženje za zaključenje predmeta.

Tijekom istrage Ombudsmana, koja je uključivala pregled spisa Komisije o tom pitanju, Komisija je dokazala da je o tome propisno obavijestila podnositelja pritužbe. Osim toga, u međuvremenu je poljski sud predmet pritužbe zbog povrede uputio Sudu radi donošenja prethodne odluke. Iz tih je razloga ombudsmanica utvrdila da daljnje istrage u vezi s pritužbom nisu opravdane. Kako bi pomogao Komisiji da poboljša svoje postupanje u budućim predmetima zbog povrede, Ombudsman je iznio dvije dodatne primjedbe na temelju činjenica u predmetu koje su otkrivene tijekom inspekcije.

Prva napomena odnosila se na okvirni rok od jedne godine za odlučivanje o pokretanju postupka zbog povrede (utvrđen u točki 8. Komunikacije Komisije iz 2012.). Ombudsmanica je predložila da Komisija svojim službama pojasni da potreba za savjetovanjima među službama sama po sebi ne opravdava prekoračenje roka od jedne godine.

Druga napomena bila je da je Komisija pri obrazloženju svojih odluka u predmetima zbog povrede mogla uzeti u obzir da bi proaktivno otkrivanje, barem ukratko, različitih stajališta njezinih službi moglo pomoći uvjeriti podnositelje pritužbi i građane općenito da su navedeni razlozi na kojima se temelji zaključenje predmeta stvarni.

Odgovor Komisije na prvu primjedbu uglavnom se odnosio na činjenice konkretnog slučaja.

U odgovoru na drugu napomenu Komisija je navela da odluku o pokretanju ili zatvaranju postupka zbog povrede obveze donosi kao kolegijalno tijelo. Različita stajališta odgovornih jedinica koje sudjeluju u postupku savjetovanja prije donošenja odluka u predmetima zbog povrede isključivo su unutarnje pitanje.

Komisija je također izjavila da je svjesna da su povećana transparentnost i poboljšana komunikacija ključni za odnose između europskih institucija i europskih građana. To vrijedi i u pogledu zadaće „čuvara Ugovorâ” koja je Komisiji povjerena člankom 17. stavkom 1. Ugovora o Europskoj uniji. Komisija je to javno priznala u svojoj Komunikaciji „Europa rezultata – primjena prava Zajednice”. Godišnja izvješća koja Komisija objavljuje o godišnjoj provedbi prava EU-a, sažetak informacija dostavljenih podnositeljima pritužbi o svim glavnim koracima poduzetima u njihovim pritužbama ili priopćenja za medije izdana u vezi s obrazloženim mišljenjima poslanima državama članicama dobar su dokaz toga.

Komisija je napomenula i da svrha postupka zbog povrede nije prvenstveno pružiti pojedincima pravna sredstva, nego osigurati da država članica pravilno primjenjuje pravo EU-a. Kao što je Komisija javno priznala, zbog toga bi se podnositelji pritužbi ponekad mogli osjećati frustrirano. Međutim, ostaje činjenica da nisu stranke u postupku i da ispunjenje njihovih pojedinačnih interesa nije cilj koji se želi postići.

Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što Komisija nije razmotrila sadržaj prve dodatne napomene.

Kad je riječ o drugoj dodatnoj napomeni, Ombudsman napominje da su u konkretnom slučaju podnositelji pritužbe prvo obaviješteni o namjeri, iako privremenoj, da poljskom tijelu pošalju službenu opomenu. Nakon toga su obaviješteni da takav dopis neće biti poslan. U tim okolnostima ombudsmanica je iznenađena činjenicom da bi Komisija trebala negativno reagirati na prijedlog da bi proaktivno otkrivanje, barem u glavnim crtama, različitih stajališta njezinih službi moglo pomoći uvjeriti podnositelje pritužbi i građane općenito da su navedeni razlozi na kojima se temelji zaključenje predmeta stvarni.

Predmeti 519/2012/AN i 547/2012/AN: Komisija bi trebala obavijestiti podnositelje pritužbe zbog povrede o odgodi zatvaranja

Ombudsmanica je pokrenula zajedničku istragu o dvjema pritužbama na odluku Komisije o zatvaranju pritužbe zbog povrede. Komisija je u svojem mišljenju obavijestila Ombudsmana da je, nakon što je podnositeljima pritužbe najavila da namjerava zaključiti predmet, zapravo odgodila odluku o zaključenju. U dodatnoj napomeni ombudsmanica je istaknula da bi u takvim slučajevima bilo korisno, prilagođeno građanima i u skladu s administrativnom kulturom pružanja usluga građanima da Komisija i. pravodobno obavijesti podnositelje pritužbi o odgodi i ii. navede razloge za odgodu.

Kao odgovor na to Komisija je uputila na povjerljivost pregovora s državom članicom kao razlog zbog kojeg podnositelji pritužbe nisu obaviješteni da je njihov predmet i dalje u tijeku.

Odgovor Komisije nije uvjerljiv. Činjenica da je odgodila zaključenje sama po sebi nije povjerljiva informacija. Nadalje, Komisija bi mogla obrazložiti odgodu bez otkrivanja povjerljivih informacija.

Predmet 984/2012/EIS: Povrat obiteljskih doplataka

Podnositelj pritužbe bio je član osoblja Komisije. Pri podnošenju zahtjeva za doplatak za djecu predviđen Pravilnikom o osoblju prijavila je obiteljsko davanje koje je primala od nacionalnih tijela. Službe Komisije zauzele su stajalište da se naknada za djecu ne bi trebala smanjivati kako bi se uzela u obzir ta naknada. Dvije godine kasnije, rekli su da je ova odluka bila pogreška i nastavili su s povratom odgovarajućih iznosa iz mjesečne plaće podnositelja pritužbe. Podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu kako bi osporio revidiranu odluku o prirodi davanja i rasporedu povrata predmetnih iznosa, što je dovelo do mjesečnog odbitka koji ju je doveo u težak financijski položaj.

Prilikom pokretanja istrage ombudsmanica je pozvala Komisiju da razmotri obustavu ili smanjenje iznosa mjesečnih odbitaka. Komisija to nije učinila niti je to pitanje razmotrila u svojem mišljenju.

Nakon istrage ombudsmanica je zauzela stajalište da je odluka o povratu relevantnih iznosa razumna i u skladu s relevantnom sudskom praksom. Međutim, Ombudsmanica je kritizirala činjenicu da Komisija nije razmotrila određivanje mjesečnog iznosa odbijenog od plaće podnositelja pritužbe na iznos koji je pošten i razuman u njezinim posebnim okolnostima.

Kao odgovor na to Komisija je uputila na svoja interna pravila. Smatrao je da zahtjevi podnositelja pritužbe, na temelju njegove financijske situacije, nisu prihvatljivo opravdanje za smanjenje mjesečnog iznosa. Međutim, nije objasnio zašto mu njegova interna pravila nisu omogućila da uzme u obzir situaciju podnositelja pritužbe.

Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što Komisija nije djelovala kako bi smanjila rizik od ponovne pojave slične situacije. Naprotiv, u odgovoru Komisije navodi se da ona nije ništa naučila iz predmeta.

Predmet 1108/2012/RT: Postupanje sa zahtjevima za javni pristup kada podnositelj zahtjeva ima i pravo pristupa kao ispitanik

Podnositelj pritužbe podnio je Komisiji zahtjev za pristup dokumentu u skladu s Uredbom 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima. Predmetni dokument odnosio se na njezino zapošljavanje u projektu koji je financirala Komisija. Tijekom istrage Europskog ombudsmana Komisija je podnositelju pritužbe dostavila dokument. Objasnila je da je njezina pravna osnova za to Uredba 45/2001 o zaštiti osobnih podataka. (Člankom 13. Uredbe 45/2001 predviđeno je da ispitanici imaju pravo na pristup podacima o sebi). Komisija je objasnila da zbog administrativne pogreške dokument nije priložen njezinoj odluci o prethodnom zahtjevu podnositelja pritužbe u skladu s Uredbom 45/2001. Ombudsmanica je smatrala da nisu potrebne daljnje istrage slučaja.

U dodatnoj napomeni Ombudsman je ponudio opće smjernice o tome kako postupati sa zahtjevima u slučajevima u kojima bi se mogao zatražiti pristup u skladu s Uredbom 45/2001 ili Uredbom 1049/2001.

Komisija je u odgovoru potvrdila da bi, ako podnositelj zahtjeva kojem je već odobren pristup dokumentu na temelju Uredbe 45/2001 podnese naknadni zahtjev na temelju Uredbe 1049/2001 za pristup istom dokumentu, Komisija provela procjenu na temelju potonje uredbe ako, ali samo ako, podnositelj zahtjeva to izričito zatraži.

Komisija je potvrdila i da će, ako se zahtjev podnese u skladu s Uredbom 1049/2001, ali se podnositelju zahtjeva može omogućiti širi ili potpuni pristup u skladu s Uredbom 45/2001, upotrijebiti potonju uredbu kao osnovu za svoju odluku.

Naposljetku, u rijetkim situacijama u kojima podnositelj zahtjeva traži pristup određenom dokumentu primjenom postupaka na temelju Uredbe 45/2001 i Uredbe 1049/2001, Komisija bi primijenila postupak koji dovodi do najšireg mogućeg pristupa za podnositelja zahtjeva.

Ombudsmanica pozdravlja konstruktivan odgovor Komisije kojim se osigurava djelotvorno i učinkovito ostvarivanje predmetnih temeljnih prava i za podnositelja zahtjeva i za instituciju.

Predmet 1111/2012/AN: Kašnjenje u obradi zahtjeva za pristup dokumentima

Ombudsmanica je utvrdila da je Komisija prekršila postupovna prava podnositelja pritužbe kao podnositelja zahtjeva za pristup dokumentima u skladu s Uredbom 1049/2001. U kritičkoj napomeni Ombudsmana istaknuto je da je Komisija i. dvaput produljila rok za odgovor na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe i ii. nije dostavila procijenjeni datum odluke kad je poslala drugi odgovor na zahtjev.

Ombudsmanica je iznijela i dvije dodatne napomene kako bi pomogla Komisiji u rješavanju budućih zahtjeva. U prvoj je napomeni istaknuto da prilog dokumentu kojem se traži pristup nije zaseban dokument, nego je sastavni dio dokumenta kojem je priložen. Stoga ocjenu o tome treba li je objaviti treba provesti istodobno s ocjenom koja se odnosi na glavni dokument. Druga napomena odnosila se na to da bi se savjetovanja o osobnim podacima trebala provesti što je prije moguće kako bi se poštovali rokovi iz Uredbe 1049/2001.

Kao odgovor na kritičnu napomenu Komisija je potvrdila da u roku nije obradila ponovni zahtjev podnositelja pritužbe. Navela je da, općenito, čimbenici koji dovode do prekoračenja rokova (kao što su broj, veličina, opseg i složenost zatraženih dokumenata i, kao u ovom slučaju, potreba za savjetovanjem s trećim stranama) također sprečavaju da ona može točno procijeniti vrijeme koje će biti potrebno za slanje meritornog odgovora podnositelju zahtjeva. Međutim, Komisija je navela da nastoji obavijestiti podnositelje zahtjeva o napretku njihovih zahtjeva na najpotpuniji mogući način.

Kao odgovor na prvu dodatnu napomenu, Komisija je navela da je predmetni slučaj tretirala u skladu s primjedbom Ombudsmana.

U odgovoru na drugu dodatnu napomenu Komisija je istaknula da potreba za savjetovanjem postaje jasna tek nakon procjene zatraženih dokumenata. Međutim, Komisija se u potpunosti složila s mišljenjem Europskog ombudsmana da se savjetovanja moraju provesti što je prije moguće i nastoji to učiniti što je prije moguće.

Ombudsmanica je zadovoljna odgovorom Komisije u ovom predmetu. Opće pitanje poštovanja rokova za obradu zahtjeva za pristup na temelju Uredbe 1049/2001 predmet je istrage na vlastitu inicijativu upućene Europskom parlamentu, Vijeću i Komisiji (OI/6/2013/KM). Istraga je bila u tijeku u trenutku dovršetka ove studije.

Predmet 1146/2012/AN: Postupak zbog povrede protiv Španjolske

U prosincu 2009. podnositelj pritužbe podnio je Komisiji pritužbu zbog povrede protiv španjolskih tijela. Komisija je pokrenula postupak EU Pilot. U lipnju 2012. podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu i žalio se na kašnjenje Komisije u rješavanju tog pitanja. Tijekom istrage Komisija je izjavila da je zadržala postupak EU Pilot otvorenim jer je željela riješiti probleme koje je podnositelj pritužbe istaknuo u suradnji s državom članicom. Trajanje postupka posljedica je kašnjenja španjolskih tijela u odgovaranju na zahtjeve za informacije i nepotpunosti dostavljenih odgovora.

Ombudsmanica je napomenula da su uobičajeni rokovi u okviru postupka EU Pilot uvelike prekoračeni i da je više od tri godine nakon što je podnositelj pritužbe podnio svoju pritužbu zbog povrede situacija ostala potpuno ista. Ombudsmanica je kritizirala Komisiju zbog nepoštovanja uobičajenog roka od jedne godine za odluku o pokretanju postupka zbog povrede i zbog kašnjenja u obavješćivanju podnositelja pritužbe.

Komisija je u svojem odgovoru obavijestila Ombudsmana da je pokrenula postupak zbog povrede upućivanjem službene opomene španjolskim tijelima jer nije postignut konkretan napredak u okviru sustava EU Pilot. Nadalje, priznao je da podnositelji pritužbi imaju pravo primati informacije o svojoj pritužbi, čak i ako nije ostvaren napredak zbog čimbenika koji su izvan kontrole Komisije.

Ombudsmanica pozdravlja konstruktivan odgovor Komisije na kritičku primjedbu.

Predmet 1832/2012/EIS: Pomaganje podnositeljima zahtjeva za bespovratna sredstva da razumiju zahtjeve Komisije

Komisija je odbila zahtjev podnositelja pritužbe za bespovratna sredstva zbog nepodnošenja tehničkog/argumentativnog izvješća. Nakon istrage ombudsmanica je zaključila da se Komisijino tumačenje tehničkog/argumentativnog izvješća čini razumnim s obzirom na primjenjive odredbe Financijske uredbe i provedbenih pravila. Međutim, s obzirom na to da je u ovom predmetu otkriveno da bi taj pojam mogao biti predmet pogrešnog tumačenja, ombudsmanica je pozvala Komisiju da razmotri mogućnost da u svoje buduće pozive na podnošenje prijedloga i/ili vodiče za podnositelje zahtjeva uključi objašnjenje ili opis onoga što treba razumjeti pojmom „tehničko/narativno izvješće”.

Komisija je u odgovoru objasnila da je relevantna glavna uprava (GU za pravosuđe) u svoj Vodič za podnositelje zahtjeva iz 2013. uključila objašnjenje pojma „tehničko/narativno izvješće”.

Ombudsmanica napominje da se u tekstu u odgovarajućem Vodiču za podnositelje zahtjeva opisuje i detaljno objašnjava Komisijino shvaćanje tog pojma. Dobrodošla je ova brza reakcija na daljnju primjedbu.

Predmet 2347/2012/PMC: Valjanost ponuda koje su već istekle ne može se produljiti

Društvo podnositelj pritužbe bezuspješno je ponudilo ugovor o tehničkoj pomoći za razvoj kapaciteta državnih i nedržavnih aktera u svim zemljama Istočnog partnerstva.

Podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija od ponuditelja zatražila produljenje valjanosti njihovih ponuda, koje su već istekle, i da je to u suprotnosti s Praktičnim vodičem za postupke javne nabave za vanjsko djelovanje EU-a i Uputama za ponuditelje (PRAG). Tvrdio je da je Komisija trebala poništiti natječajni postupak i pokrenuti novi.

Ombudsmanica je utvrdila da je ta tvrdnja opravdana. PRAG jasno navodi da se takav zahtjev može podnijeti samo prije isteka razdoblja valjanosti.

Kad je riječ o tvrdnji podnositelja pritužbe, Komisija je naglasila da se prema svim ponuditeljima postupalo na isti način. Ombudsmanica nije bila uvjerena da je to dostatno opravdanje da Komisija nastavi s natječajnim postupkom. Međutim, otkazivanje ponude značilo bi da bi iznos od 5,5 milijuna EUR predviđen proračunom za 2012. ostao nepotrošen jer nije bilo dovoljno vremena za pokretanje novog natječajnog postupka. U tim okolnostima Ombudsmanica je smatrala da nije nerazumno da Komisija zauzme stajalište da bi prihvaćanje tvrdnje podnositelja pritužbe bilo nerazmjerno. Predmet je stoga zaključen kritičkom primjedbom u pogledu nepoštovanja PRAG-a.

Kao odgovor na to Komisija je navela da su postojeći postupci i postupovne smjernice jasni u pogledu nalaza Ombudsmana o nepravilnostima u postupanju te je izrazila žaljenje zbog pogreške do koje je došlo. Zbog jasnoće pravila Komisija nije smatrala da ih je potrebno izmijeniti. Međutim, Komisija je navela da će njezine relevantne službe obavijestiti svoje osoblje o ovom predmetu i podsjetiti ih da u takvim situacijama posebnu pozornost posvete rokovima.

Ombudsmanica pozdravlja priznanje Komisije o njezinoj pogrešci te njezino pozitivno i konstruktivno daljnje postupanje u vezi s kritičkom primjedbom.

Predmet 297/2013/FOR: Sukobi interesa i ad hoc etički odbor Komisije

Podnositelj pritužbe, skupina korporativnih lobista, podnio je pritužbu u vezi s Komisijinim ad hoc etičkim odborom. Konkretno, podnositelj pritužbe postavio je pitanje članstva u Odboru bivšeg voditelja Pravne službe Komisije.

Podnositelj pritužbe tvrdio je da je i. odlukom Komisije o ponovnom imenovanju jednog od članova njegova ad hoc etičkog odbora prekršen članak 4. odluke Komisije o osnivanju Odbora iz 2003.; i ii. aktivnosti ad hoc etičkog odbora nisu bile dovoljno transparentne.

Podnositelj pritužbe tvrdio je sljedeće: (i) Komisija bi trebala opozvati to ponovno imenovanje i imenovati zamjenu koja ispunjava zahtjev neovisnosti; ii. Komisija bi trebala uvesti proaktivnu politiku transparentnosti: (a) objavljivanje životopisa i izjava o financijskim interesima članova ad hoc etičkog odbora na internetu; (b)poboljšanje internetske transparentnosti u pogledu članova Ad hoc etičkog odbora i njegovih odluka; i iii. Komisija bi dugoročno trebala osnovati neovisni etički odbor sa širim i bolje definiranim mandatom od postojećeg odbora, koji bi trebao biti potpuno neovisan i sastavljen od stručnjaka za etiku javne uprave.

Nakon istrage ombudsmanica je utvrdila da je Komisija, zamjenom dotičnog zastupnika, poduzela potrebne korake kako bi riješila prvi prigovor. Daljnje istrage nisu se smatrale potrebnima u pogledu drugog prigovora te drugog i trećeg zahtjeva.

Pri zatvaranju predmeta ombudsmanica je dodatno napomenula da bi Komisija trebala ispuniti svoju obvezu izrade posebne stranice na internetskim stranicama EUROPA-e koja se odnosi na ad hoc etički odbor i njegov rad.

Kao odgovor na to Komisija je obavijestila Ombudsmana da namjerava izraditi takvu internetsku stranicu koja sadržava relevantne odluke Komisije o osnivanju Odbora i imenovanju njegovih članova, kao i njihove životopise i „počasne izjave” kojima se potvrđuje nepostojanje sukoba interesa između njihove funkcije članova Odbora i njihovih drugih aktivnosti ili interesa.

Ombudsmanica pozdravlja činjenicu da je predmetna internetska stranica sada dostupna na: https://commission.europa.eu/about-european-commission/service-standards-and-principles/ethics-and-good-administration/commissioners-and-ethics/code-conduct-members-european-commission_en

Predmet 349/2013/EIS: Usmjerenost na podnositelje pritužbi zbog povrede

Talijanski državljanin žalio se Komisiji da Italija nije poduzela mjere za pravilnu provedbu Direktive EU-a o kolektivnom otkazivanju (Direktiva 98/59/EZ). Komisija je odlučila uputiti predmet Sudu 24. listopada 2012. i istog je dana objavila priopćenje za medije.

U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe tvrdio je da ga Komisija nije obavijestila o svojem upućivanju predmeta zbog povrede Sudu.

Ombudsmanica je zaključila da je tijekom istrage Komisija poduzela korake za rješavanje tog pitanja i time zaključila predmet. Međutim, u daljnjoj napomeni ombudsmanica je predložila da bi, ako se u budućnosti pojave slične situacije, bilo u skladu s kulturom službe da se Komisija ispriča zbog kašnjenja u odgovaranju dotičnom građaninu.

U svojem odgovoru na dodatnu napomenu Komisija je objasnila da i. obavješćuje podnositelje pritužbe o svakom postupovnom koraku u vezi s njihovim predmetom; i ii. uobičajeno je da se službe Komisije ispričaju kada dođe do kašnjenja u tom pogledu.

Ombudsmanica pozdravlja predanost Komisije pristupu usmjerenom na pružanje usluga podnositeljima pritužbi u slučajevima povrede.

Predmet 583/2013/MHZ: Uloga nacionalnih pučkih pravobranitelja u dobivanju pravne zaštite u predmetima zbog povrede

Podnositelj pritužbe, poljski ekološki poljoprivrednik, podnio je Komisiji dvije pritužbe zbog povrede protiv Poljske. Istaknuo je da je potrebno brzo djelovati jer su zaštićene vrste u opasnosti. Nakon što nije čuo ništa od Komisije, obratio se Ombudsmanu, koji je pokrenuo istragu. Kao rezultat istrage Komisija je stupila u kontakt s podnositeljem pritužbe i pokrenula postupak „EU-Pilot”. Međutim, do trenutka kada je to učinio, 11 mjeseci je prošlo bez akcije. Ombudsmanica je kritizirala kašnjenje koje Komisija nije mogla opravdati. Odluka o zatvaranju sadržavala je i dodatnu napomenu čiji je cilj poboljšati standardne dopise koje Komisija upotrebljava za obavješćivanje podnositelja pritužbe o postupku EU-Pilot:

Ombudsman potiče Komisiju da svojim standardnim dopisima kojima obavješćuje podnositelje pritužbi o pilot-postupku doda da se mogu žaliti nacionalnim pučkim pravobraniteljima ili sličnim tijelima, čiji postupci općenito ne uključuju nikakve troškove, u vezi s navodnim kršenjima prava EU-a od strane nacionalnih uprava.

Odgovorom Komisije na kritičnu napomenu potvrđena je obveza iz njezine Komunikacije o toj temi da se donese odluka o izdavanju službene opomene ili zatvaranju predmeta u roku od jedne godine od datuma evidentiranja pritužbe, uključujući postupak EU Pilot, te da se podnositelja pritužbe obavijesti o prekoračenju tog roka.

Pozdravlja se potvrda Komisije o njezinoj predanosti pravodobnom rješavanju pritužbi zbog povrede prava. Ombudsmanica će i dalje biti aktivno zainteresirana za to pitanje.

Kad je riječ o dodatnoj napomeni, Komisija je objasnila da je podnositeljima pritužbe savjetovala da traže pravne lijekove pred nacionalnim sudovima „jer samo nacionalni sudovi mogu odlučiti o pravu podnositelja pritužbe na naknadu štete. U tom pogledu nacionalni pučki pravobranitelji nemaju pravo na pravnu zaštitu. Nadalje, člankom 47. Povelje države članice obvezuju se, među ostalim, da pravnu pomoć stave na raspolaganje onima koji nemaju dovoljno sredstava u mjeri u kojoj je takva pomoć potrebna kako bi se osigurao učinkovit pristup pravosuđu, s obzirom na to da se u skladu s člankom 51. Povelje odredbe Povelje primjenjuju na države članice pri provedbi prava EU-a.” Komisija je zaključila da prima na znanje prijedlog da se, prema potrebi, istakne mogućnost obraćanja nacionalnim pučkim pravobraniteljima.

Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što se čini da Komisija ne razumije da nacionalni pučki pravobranitelji često uspijevaju dobiti pravnu zaštitu za pojedince. Ombudsmanica to smatra iznenađujućim jer sama Komisija aktivno promiče izvansudske metode rješavanja sporova na razini država članica u različitim kontekstima, uključujući Solvit i sam EU Pilot. Ombudsmanica će uložiti dodatne napore kako bi pomogla Komisiji da shvati ulogu izvansudskog rješavanja sporova i da u tom pogledu oblikuje dosljednu politiku.

Predmet 1745/2013/TN: Informacije o povratu zdravstvenih troškova

Podnositelj pritužbe, umirovljeni dužnosnik Revizorskog suda, zatražio je povrat određenih zdravstvenih troškova u okviru zajedničkog sustava zdravstvenog osiguranja za dužnosnike institucija EU-a. Njegov je zahtjev odbijen i podnio je žalbu Komisiji na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju. Nije dobio odgovor.

Nakon kontakta između službi Europskog ombudsmana i službi Komisije podnositelj pritužbe dobio je povrat troškova. Komisija je stoga riješila to pitanje i predmet je zaključen. Međutim, podnositelj pritužbe, koji je otišao u mirovinu 1987., bio je zabrinut zbog toga što ga Komisija nije obavijestila o primjenjivim pravilima i obrascima za povrat troškova. Ombudsman je stoga dodatno napomenuo pozivajući Komisiju da podnositelju pritužbe na svojem jeziku dostavi sveobuhvatne informacije o primjenjivim pravilima, postupcima i obrascima zahtjeva za povrat troškova u okviru zajedničkog sustava zdravstvenog osiguranja.

Komisija je podnositelju pritužbe poslala relevantne informacije.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan odgovor Komisije.

Odgođeno praćenje predmeta zaključenog 2012.

Predmet 914/2009/ER: Obveza lojalne suradnje u istragama Europskog ombudsmana

Podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije pristup svim dokumentima koji se odnose na uspostavu i provedbu sustava premija za kvalitetu kojim se pruža novčana potpora poljoprivrednicima koji proizvode određene sorte tvrde pšenice. Nakon što nije dobio odgovor, podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu. Komisija je prihvatila prijedlog Ombudsmana o prijateljskom rješenju i obavijestila Ombudsmana da je podnositelju pritužbe odobrila pristup svim dostupnim dokumentima. Nakon toga podnositelj pritužbe podnio je novu pritužbu Ombudsmanu u kojoj je tvrdio da je Komisija dostavila netočne informacije kao odgovor na prijedlog Ombudsmana o prijateljskom rješenju i da nije na odgovarajući način odgovorio na njegov zahtjev za pristup.

Nakon istrage Ombudsmanica je naglasila da dužnost lojalne suradnje od institucija EU-a zahtijeva pružanje točnih informacija pri odgovaranju na prijateljski prijedlog rješenja. Komisija to nije učinila u ovom slučaju kada je navela da je otkrila sve dostupne dokumente, što se pokazalo nebitnim. Nepostojanje potpune objave također je predstavljalo nepoštovanje Uredbe 1049/2001.

Kao odgovor na to Komisija je izrazila žaljenje zbog toga što je ombudsmanica smatrala da se njezinim ponašanjem krši obveza međuinstitucijske lojalne suradnje te je naglasila da je predana poštovanju te dužnosti. Komisija je izrazila i svoju predanost pozitivnom ishodu u predmetu i, konkretnije, spremnost da podnositelju pritužbe dostavi sve dodatne dostupne dokumente.

Ombudsmanica smatra da je odgovor Komisije zadovoljavajući.

4. Europska središnja banka (ESB)

Vidjeti predmet 1339/2012/FOR u odjeljku „Slučajevi zvijezda”.

5. Europska služba za vanjsko djelovanje (ESVD)

Predmet 532/2011/CK: Diskriminacija na temelju dobi u okviru misije EU-a

Pritužba se odnosila na odbijanje misije EULEX-Kosovo da podnositelju pritužbe omogući nastavak rada nakon navršenih 65 godina. Nakon što je razmotrio mišljenje ESVD-a, Ombudsman je predložio prijateljsko rješenje, koje je ESVD odbio. Ombudsmanica je zaključila predmet dvjema kritičkim napomenama.

Prva kritična napomena odnosila se na to da ESVD nije pružio dostatne razloge za svoju odluku o neproduljenju ugovora podnositelja pritužbe nakon navršenih 65 godina. U drugoj napomeni ombudsmanica je kritizirala neuspjeh ESVD-a da i. prizna pogreške koje su se dogodile pri rješavanju predmeta podnositelja pritužbe i ii. podnositelju pritužbe pruži potpunu i učinkovitu ispriku.

Kao odgovor na to ESVD je ustrajao na tome da se ne može smatrati odgovornim za nepravilnosti u postupanju koje je utvrdio Ombudsman. Tvrdio je da je voditelj misije zadužen za upravljanje misijom i njezinu logistiku. Također je napomenulo da članovi osoblja misije nisu osoblje ESVD-a.

Ombudsmanica prima na znanje odbijanje ESVD-a da preuzme odgovornost za nepravilnosti u postupanju do kojih je došlo. U kontekstu OI/12/2010/MMN Visoki predstavnik i ESVD dogovorili su se da će prihvatiti postupovnu odgovornost za pritužbe koje se odnose na misije EU-a.

Ovaj slučaj pokazuje da nitko nije voljan prihvatiti odgovornost kada Ombudsman utvrdi nepravilnosti u postupanju u vezi s misijom EU-a. To ukazuje na sustavni problem u zaštiti temeljnih prava u odnosu na misije EU-a. Europski ombudsman skrenut će pozornost Europskog parlamenta na taj problem.

6. Europska investicijska banka (EIB)

Predmet 48/2012/MHZ: EIB poboljšava informacije podnositeljima pritužbi o kašnjenjima

EIB-ov mehanizam za podnošenje pritužbi istražio je pritužbu u vezi s građevinskim projektom u Poljskoj. Podnositelj pritužbe zatim se obratio Ombudsmanu jer se nije složio s nalazima CM-a. Također se žalio da je CM odgodio svoju odluku o njegovoj pritužbi.

Nakon što je proveo istragu, Ombudsman nije pronašao razlog da dovede u pitanje nalaze CM-a. Kad je riječ o kašnjenju, u mišljenju EIB-a o pritužbi pravilno su objašnjeni razlozi za to. Ombudsmanica je zaključila da nije bilo nepravilnosti u postupanju. Dodatna napomena potaknula je EIB da objasni razloge za takvo kašnjenje u budućnosti u ranijoj fazi; odnosno kada obavijesti podnositelja pritužbe da će doći do kašnjenja u rješavanju pritužbe.

Kao odgovor na to EIB je ažurirao svoje operativne postupke u okviru mehanizma za podnošenje pritužbi dodavanjem sljedećeg teksta u stavak 4.11.:

„Kad EIB-CM ne može odgovoriti podnositeljima pritužbe u propisanim rokovima, EIB-CM o tome će obavijestiti podnositelja pritužbe prije isteka roka i navesti razloge kašnjenja.”

Ombudsmanica pozdravlja djelovanje EIB-a. Izmjena operativnih postupaka u potpunosti je u skladu s načelima dobre uprave.

Predmet 526/2012/ER: Informacije o naknadama za obrazovanje

Podnositelj pritužbe umirovljeni je zaposlenik EIB-a s boravištem u Luksemburgu. Oba njezina djeteta primaju naknade za obrazovanje od EIB-a. EIB je 2012. počeo odbijati od naknada za obrazovanje iznos koji odgovara luksemburškoj "naknadi CEDIES".

Podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu tvrdeći da nije bilo osnove za odbitak jer naknada CEDIES i naknada EIB-a za obrazovanje nisu slične prirode.

Ombudsmanica je smatrala da je stajalište EIB-a da su te dvije naknade slične prirode bilo razumno. U odluci o zatvaranju predmeta ombudsmanica je dodatno napomenula da je pozdravila spremnost EIB´-a da nastavi ulagati napore u poticanje međuinstitucijske razmjene informacija s ciljem smanjenja administrativnog opterećenja korisnika financijske pomoći CEDIES-a koji imaju pravo na naknade EIB-a. Ombudsmanica je potaknula EIB da ostvari taj cilj i da o tome obavijesti svoje sadašnje i bivše osoblje.

Kao odgovor na to, EIB je poduzeo niz mjera kako bi obavijestio svoje sadašnje i bivše osoblje o promjenama u programu CEDIES od rujna 2013.

Ombudsmanica pozdravlja konstruktivan odgovor EIB-a.

7. Europski ured za odabir osoblja (EPSO)

Vidjeti predmet 962/2011/AN u odjeljku „Slučajevi zvijezda”.

Predmet 1906/2011/TN: EPSO-ovo postupanje sa zahtjevima za informacije i preispitivanje

Pritužba se odnosila na EPSO-ovo postupanje sa zahtjevima za informacije i zahtjevima za preispitivanje podnesenima u okviru otvorenog natječaja. Ombudsmanica je kritizirala činjenicu da EPSO nije obavijestio podnositelja pritužbe o datumu njezina ocjenjivanja najmanje dva tjedna unaprijed. Dodatno je napomenuto i da bi bilo primjereno da EPSO sastavi opće smjernice kojima se odborima za odabir savjetuje da svoje odluke o zahtjevima za preispitivanje donose tako da EPSO najmanje dva tjedna unaprijed obavijesti kandidate o datumu njihova ocjenjivanja.

Kao odgovor na to EPSO se ispričao podnositelju pritužbe zbog prouzročenih neugodnosti. Obvezala se da će učiniti sve što je u njezinoj moći kako bi osigurala da kandidati prime što je moguće više obavijesti unaprijed i da se poštuje minimalni rok od dva tjedna.

Ombudsmanica pozdravlja konstruktivan odgovor EPSO-a na te primjedbe.

Predmet 2006/2011/ER: Informacije o označivanju pisanih testova

Podnositelj pritužbe sudjelovao je u otvorenom natječaju za odabir asistenata u području tajništva. Žalio se da mu EPSO nije dostavio dovoljno informacija o označivanju njegovih praktičnih testova (c) i (d).

U istrazi Europskog ombudsmana utvrđeno je da EPSO nije zabilježio i u odgovarajućim evaluacijskim listovima ili u putovnici kompetencija naveo (a) evaluacijske kriterije/natjecanja ocijenjena s obzirom na praktične testove i (b) djelomične ocjene za te kriterije/natjecanja. Ombudsmanica je zaključila da EPSO nije ispunio obvezu koju je preuzeo u okviru prethodne istrage na vlastitu inicijativu u pogledu razine detaljnosti informacija koje su dostavljene kandidatima.

Kao odgovor na kritičnu primjedbu EPSO je priznao nedostatak i ispričao se zbog njega. EPSO je naveo i da je u međuvremenu poduzeo mjere kako bi osigurao da putovnice kompetencija sadržavaju odgovarajuće opisne povratne informacije o općim kompetencijama i kompetencijama specifičnima za određeno radno mjesto.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan odgovor EPSO-a.

Predmeti 2022/2011/RT i 2430/2011/RT: Povratne informacije o učinkovitosti u praktičnim testovima

Podnositelji pritužbe sudjelovali su u natječaju koji je EPSO organizirao za asistente u području tajništva. Žalili su se da im EPSO nije pružio odgovarajuće povratne informacije o njihovoj uspješnosti na praktičnim testovima.

EPSO je objasnio da je povjerenstvo za odabir odlučilo da zbog „tehničke prirode” testova u putovnicu kompetencija neće uključiti nikakve posebne primjedbe koje se na njih odnose. Ombudsmanica je smatrala da obveza koju je EPSO preuzeo u okviru istrage na vlastitu inicijativu OI/05/2005/PB znači da bi EPSO u odgovarajućim evaluacijskim listićima ili u putovnici kompetencija trebao zabilježiti i navesti (a) evaluacijske kriterije/natjecanja ocijenjena s obzirom na praktične testove i (b) djelomične ocjene za te kriterije/natjecanja. Budući da EPSO to nije učinio, Ombudsman je iznio kritičnu primjedbu.

EPSO je u odgovoru naglasio važnost koju pridaje transparentnosti svojih postupaka i objasnio da je svrha putovnice kompetencija pružiti smislene (kvantitativne i kvalitativne) povratne informacije kandidatima. Riječ je o velikom koraku naprijed u usporedbi s prethodnom praksom, zbog čega je kandidatima bilo vrlo teško razumjeti kako su postupili. Međutim, u ovom slučaju povjerenstvo za odabir nije uključilo primjedbe u putovnicu kompetencija za praktične testove c) i d) otvorenog natječaja EPSO/AST/111/10. EPSO se obvezao da će u budućim postupcima uzeti u obzir kritičnu primjedbu Europskog ombudsmana i naglasio svoju odlučnost da nastavi poboljšavati kvalitetu povratnih informacija koje se daju kandidatima.

Ombudsmanica pozdravlja činjenicu da je EPSO potvrdio da je dobra uprava kandidatima pružiti odgovarajuće informacije o njihovoj uspješnosti na praktičnim testovima i vjeruje da će EPSO o tome obavijestiti povjerenstva za odabir.

Predmet 2163/2011/ER: Navodna konfuzija pisanog testa kandidata s onim drugog kandidata

Podnositelj pritužbe, rumunjski državljanin, sudjelovao je u otvorenom natječaju za pravnike lingviste koji je organizirao EPSO. Žalila se Ombudsmanu da je EPSO pomiješao njezin pisani test s testom drugog kandidata i odbila joj je pružiti informacije o anonimizaciji testova.

Nakon istrage, uključujući inspekciju, ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju u vezi s navodnim miješanjem dokumenata. Osim toga, nije bilo razloga za daljnje istrage u pogledu pružanja informacija podnositelju pritužbe jer je EPSO te informacije dostavio tijekom istrage. Međutim, Ombudsman je u dodatnoj napomeni predložio da EPSO kandidatima koji izraze stajalište da su njihovi testni dokumenti možda pomiješani s testnim dokumentima drugih kandidata ubuduće pruži odgovarajući opis mjera koje je poduzeo kako bi izbjegao takav rizik.

EPSO je u svojem odgovoru izrazio spremnost da kandidatima na zahtjev pruži informacije o mjerama koje poduzima kako bi osigurao da su pisani testovi i njihovi rezultati ispravno povezani s kandidatima. EPSO je također pojasnio da se, s obzirom na njegovo iskustvo, kandidati koji izraze sumnju u moguću kombinaciju pisanih testova općenito uvjeravaju nakon što dobiju neoznačeni primjerak svojeg testnog dokumenta.

Ombudsman pozdravlja objašnjenje EPSO´-a o njegovu pristupu u takvim slučajevima.

Predmet 2383/2011/ER: Provjera popratne dokumentacije

Pritužba se odnosila na postupak predodabira na otvorenom natječaju koji je EPSO organizirao za administratore u području upravljanja strukturnim fondovima. Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju, ali je uputila dodatnu primjedbu u kojoj je pozvala EPSO da razmotri mogućnost provjere popratnih dokumenata kandidata u ranijoj fazi natječaja.

EPSO-ov odgovor razlikovao je natječaje koji se temelje isključivo na testovima i natječaje koji se temelje na kvalifikacijama i testovima. Kad je riječ o prvome, u Vodiču za otvorene natječaje predviđa se mogućnost provedbe provjere izravno na temelju popratne dokumentacije. Međutim, EPSO provodi ranu provjeru samo ako to želi institucija koja traži organizaciju natječaja. Ako je to slučaj, obavijest o natječaju sastavlja se na odgovarajući način. Kad je riječ o natječajima koji se temelje na kvalifikacijama i testovima, u Vodiču i obavijesti o natječaju jasno se navodi da se prva provjera provodi isključivo na temelju informacija koje su kandidati naveli u internetskom obrascu za prijavu. Međutim, povjerenstvo za odabir dužno je u kasnijoj fazi provjeriti jesu li te informacije potkrijepljene dokumentima. Prema EPSO-ovu mišljenju, Službenički sud potvrdio je taj postupak u presudi od 24. travnja 2013. u predmetu F-73/11. EPSO je zaključio da će u slučaju natječaja koji se temelje samo na testovima slijediti želje institucije koja podnosi zahtjev, dok će u slučaju natječaja koji se temelje i na kvalifikacijama i na testovima zadržati postojeći postupak.

Ombudsmanica napominje da je relevantna odredba iz članka 5. stavka 1. Vodiča za otvorene natječaje sastavljena u širem smislu i da ne bi spriječila EPSO da slijedi njezin prijedlog.

U skladu s točkom 83. navedene presude, postupak koji se sastoji od provjere, tek nakon predselekcijskih testova, ispunjavaju li kandidati posebne uvjete za sudjelovanje u natječaju u skladu je, s jedne strane, s člancima 4. i 5. Priloga III. Pravilniku o osoblju, s druge strane, s interesom Komisije da osigura da na testovima sudjeluju samo kandidati koji ispunjavaju te uvjete i, s druge strane, s načelom dobre uprave.  Valja istaknuti da je to utvrđenje doneseno u okviru tužiteljeva zahtjeva za poništenje postupka odabira jer se njime pogodovalo kandidatima koji su precijenili svoje iskustvo u elektroničkoj prijavi.

Ombudsmanica smatra da je EPSO iskrivio predmetnu presudu Suda time što ju je prikazao kao opravdanje za odbijanje pokretanja postupka kojim bi se u najvećoj mogućoj mjeri smanjio rizik da kandidati budu isključeni u prvoj fazi natječaja jer dobiju niže ocjene od kandidata koji su potom sami isključeni iz natječaja zbog nedostatka odgovarajuće dokumentacije.

Predmet 2518/2011/MHZ: EPSO-ov postupak „zahtjeva za preispitivanje”

Podnositelj pritužbe uspio je na testovima otvorenog natječaja koji je organizirao EPSO. Povjerenstvo za odabir odlučilo ju je ne uvrstiti na popis uspješnih kandidata jer nije dostavila dokumente kojima se dokazuje potrebno radno iskustvo. Zatražila je preispitivanje te odluke i nije bila zadovoljna objašnjenjem njezina zadržavanja. Zatim se obratila Ombudsmanu tvrdeći da je obrazloženje odluke povjerenstva za odabir manjkavo. Zatražila je od EPSO-a da intervenira u rad povjerenstva. Tijekom istrage Europskog ombudsmana EPSO je od povjerenstva za odabir dobio dodatne informacije i detaljno objasnio svoju odluku. Ombudsmanica je zaključila da nije bilo značajnih pogrešaka i da daljnje istrage nisu bile opravdane. Pri zatvaranju predmeta ombudsmanica je iznijela još dvije primjedbe.

U prvoj se napomeni EPSO potiče da učini sve što je u njegovoj moći kako bi kandidati koji nisu zadovoljni odlukama odbora za odabir imali pristup učinkovitom postupku internog preispitivanja, u kojem se navode odgovarajući i jasni razlozi za njegove zaključke. Druga napomena potaknula je EPSO da poduzme odgovarajuće mjere u fazi postupka internog preispitivanja ako je odluka povjerenstva za odabir pravno manjkava. Ombudsmanica je također naglasila da bi učinkovit mehanizam internog preispitivanja omogućio Ombudsmanu da procijeni postoje li razlozi za pokretanje istrage ako je kandidat još uvijek nezadovoljan te bi pomogao u izbjegavanju složenog žalbenog postupka u skladu s člankom 90. stavkom 2. Pravilnika o osoblju.

EPSO je u odgovoru objasnio promjene koje je uveo u svojem postupku „zahtjeva za preispitivanje”, u okviru kojeg kandidati mogu od povjerenstva za odabir zatražiti da ponovno procijeni odluke i ispravi pogreške.

Prema EPSO-ovu mišljenju, postupak prije izmjena imao je dva glavna nedostatka. Kao prvo, nije bilo usklađivanja pristupa preispitivanju među različitim natječajima. Drugo, odbori za odabir nisu imali pristup pravnoj stručnosti, što je dovelo do lakomislenih odgovora koji su često ignorirali pravne argumente kandidata i ostavljali pravne nedostatke u odlukama neotkrivenima i neispravljenima. Zbog tih nedostataka kandidati su često bili nezadovoljni odgovorima odbora na zahtjeve za preispitivanje te su predmet eskalirali pred Sudom ili Ombudsmanom ili podnijeli pritužbu u skladu s člankom 90. stavkom 2. Pravilnika o osoblju.

U studenome 2012. uvedene su promjene kako bi se osiguralo i. da se svi odlazni odgovori temelje na pravno utemeljenim odlukama; ii. zahtjevi za preispitivanje dobivaju odgovarajuće, jasne i uvjerljive odgovore; i iii. primjenjuju se jedinstveni standardi za odgovaranje na zahtjeve u svim postupcima tržišnog natjecanja.

Kako bi se ostvarili ti rezultati, uspostavljen je novi postupak rada kojim upravlja specijalizirani tim u EPSO-ovu sektoru pravnih poslova. Nakon isteka roka za podnošenje zahtjeva povezanih s određenim natječajem voditelj predmeta iz tima utvrđuje valjane argumente svih kandidata i odvaja one kojima je potreban poseban doprinos povjerenstva za odabir i/ili EPSO-ova odvjetnika od onih na koje se može odgovoriti s pomoću kataloga standardnih odgovora na temelju sudske prakse. Voditelj predmeta sastavlja odgovore za povjerenstvo za odabir i predstavlja ih na sastanku povjerenstva. Odbor obično prihvaća prijedloge voditelja predmeta, ponekad s dodatnim obrazloženjem. Svoju odluku o svakom pojedinom slučaju bilježi u pregledni list koji se nalazi u spisu kandidata. Voditelj predmeta naknadno ažurira svaki nacrt odgovora kako bi se uzela u obzir odluka odbora donesena tijekom sastanka. Nacrt odgovora zatim se podnosi EPSO-ovu odvjetniku na završnu provjeru kvalitete i supotpisivanje. U ovoj fazi odvjetnik i dalje može učvrstiti i/ili prilagoditi obrazloženje iz odgovora, a da pritom ne mijenja sadržaj odluke odbora.

Ako se čini da je odluka povjerenstva pogrešna ili ako je njezino obrazloženje nepotpuno ili izaziva pravnu zabrinutost, odvjetnik vraća predmet odboru uz pisane komentare ili traži sastanak s odborom radi rješavanja problema putem rasprave. Odbori se obično pridržavaju EPSO-ova pravnog savjeta. Ako povjerenstvo to ne učini, direktor EPSO-a (kao tijelo za imenovanje na natječaju) može odlučiti o odgovarajućem daljnjem postupanju s obzirom na sudsku praksu prema kojoj tijelo za imenovanje ne može biti vezano nezakonitim odlukama povjerenstva za odabir.

Ključni čimbenik koji treba uzeti u obzir pri razmatranju što EPSO može učiniti kako bi osigurao učinkovit mehanizam internog preispitivanja za kandidate jest neovisnost povjerenstava za odabir. Tijelo za imenovanje (u ovom slučaju EPSO) ne može svojom prosudbom zamijeniti prosudbu povjerenstva za odabir prilikom ocjenjivanja prihvatljivosti ili uspješnosti kandidata. (Ista ograničenja primjenjuju se kada kandidati podnose pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju). Međutim, kao što je to EPSO pravilno istaknuo, u sudskoj praksi priznaje se ovlast i odgovornost tijela za imenovanje da poduzme odgovarajuće mjere ako povjerenstvo za odabir donese nezakonitu odluku.

U tom se kontekstu čini da je EPSO-ov novi postupak „zahtjeva za preispitivanje” dobro osmišljen kako bi se i. pomoglo povjerenstvima za odabir da utvrde i isprave moguće pogreške u njihovim odlukama; ii. osigurati da kandidati koji podnesu zahtjev za preispitivanje dobiju pravodoban i dobro obrazložen odgovor; i iii. omogućiti EPSO-u da otkrije i ispravi sve slučajeve u kojima povjerenstvo za odabir djeluje nezakonito.

Novi postupak uveden je krajem 2012. Snažna naznaka da se čini da dobro funkcionira proizlazi iz smanjenja broja pritužbi Ombudsmanu za 65 %, koje su bile osnova za upućivanje istrage EPSO-u 2013.

Ombudsmanica uzima u obzir zahtjev za postupak preispitivanja pri primjeni članka 2. stavka 4. svojeg Statuta, kojim se zahtijeva da pritužbama prethodi „odgovarajući administrativni pristup” predmetnoj instituciji. U praksi to znači da se od podnositelja pritužbe obično očekuje da je upotrijebio zahtjev za preispitivanje prije podnošenja pritužbe Ombudsmanu protiv EPSO-a u vezi s odlukom povjerenstva za odabir. Nadalje, u pritužbi bi trebalo navesti razloge na temelju kojih se smatra da zahtjev za preispitivanje nije pravilno obrađen.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivno i konstruktivno postupanje EPSO-a u vezi s daljnjim primjedbama.

Predmet 688/2012/MHZ: Buka u ispitnom centru

Kandidat na EPSO-ovu natječaju bio je uznemiren bukom od građevinskih radova koji su se izvodili pored ispitnog centra u Barceloni. Nakon istrage ombudsmanica je zaključila da EPSO podnositelju pritužbe nije odgovorio na odgovarajući i pravodoban način, zbog čega je izgubljena prilika za poduzimanje odgovarajućih mjera i učinkovito rješavanje tog pitanja. Ombudsmanica je u dodatnoj napomeni predložila da EPSO usvoji proaktivan pristup rješavanju sličnih situacija koje bi se mogle pojaviti u budućnosti. Konkretno, EPSO bi mogao utvrditi opća pravila koja se primjenjuju u situacijama u kojima se testovi ne mogu provesti na optimalan način zbog okolnosti na koje EPSO ne može utjecati. Takva pravila ne bi bila samo korisna smjernica za EPSO-ova ugovaratelja zaduženog u ispitnim centrima, već bi se njima povećala i transparentnost postupaka odabira jer bi se kandidatima omogućilo da znaju koje mjere mogu očekivati u slučaju poremećaja tijekom testiranja.

EPSO je odgovorio da se ispričao podnositelju pritužbe i da će nastaviti poduzimati sve mjere potrebne za osiguravanje potpune usklađenosti i pravednih uvjeta testiranja u ispitnim centrima kako bi se izbjegao negativan učinak na uspješnost kandidata. EPSO se složio da bi opća pravila koja je predložio Ombudsman bila korisna i obvezao se temeljito ocijeniti relevantni praktični i operativni okvir.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor EPSO-a.

Predmet 717/2012/CK: Prilagođavanje posebnim potrebama

Podnositeljica pritužbe bila je trudna osam mjeseci kada ju je EPSO pozvao da sudjeluje na testiranju u centru za procjenu u Bruxellesu. Podnositeljica pritužbe, koja nije mogla putovati, zatražila je od EPSO-a da zadovolji njezine posebne potrebe. Nakon što je EPSO odbio odgoditi usmeni test ili dopustiti joj da sudjeluje na njemu putem videokonferencije, podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu. Nakon istrage Ombudsman je utvrdio da EPSO, iako je imao pravo odbiti zahtjev za sudjelovanje putem videokonferencije, nije uvjerljivo objasnio zašto nije mogao prihvatiti zahtjev podnositelja pritužbe za kratko produljenje roka za provedbu testova.

Kao odgovor na to EPSO se obvezao da će u budućnosti razmotriti izvedivost produljenja razdoblja testiranja na razuman rok kako bi se zadovoljile potrebe trudnih kandidata i omogućila veća fleksibilnost u početnom planiranju.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor EPSO-a.

Predmet 2302/2012/RT: EPSO poduzima mjere za sprečavanje sporova

Kandidatkinja na natječaju koji je organizirao EPSO žalila se da je EPSO izgubio jednu od stranica njezina praktičnog testa, koji se odnosio na obradu teksta dokumenta. Ombudsmanica je pregledala spis, utvrdila da ništa nije nestalo i zaključila slučaj.

Međutim, Ombudsman je predložio da EPSO u budućim testovima od svakog kandidata može zatražiti da na svakoj stranici probnog rada uz svoje ime, potpis i broj kandidata ručno uključi i broj stranice i ukupan broj stranica (npr. „1/7” na prvoj stranici probnog rada koji se sastoji od sedam stranica).

Kao odgovor na to EPSO je pozdravio daljnju primjedbu i izjavio da će se ona uzeti u obzir za slične testove u otvorenim natječajima koji će se organizirati u budućnosti.

EPSO-ov odgovor je zadovoljavajući.

8. Ured za publikacije

Predmet 2741/2008/CK: Nedovoljna objašnjenja dovela su do percepcije nepoštenog postupanja

Ured za publikacije Europske unije sklopio je okvirni ugovor na temelju kojeg bi mu podnositelj pritužbe pružao usluge povezane s IT aplikacijom („aplikacija”). Podnositelj pritužbe podnio je Uredu za publikacije niz pritužbi koje se posebno odnose na i. odluku Ureda za publikacije da naloži migraciju aplikacije na novu tehnologiju od prethodnog ugovaratelja prije prijenosa prijave na podnositelja pritužbe; ii. kašnjenja u pokretanju i iii. nedostatak informacija o postupku preuzimanja. Budući da nije bio zadovoljan odgovorom Ureda, podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu.

Nakon provedbe istrage ombudsmanica je utvrdila da Ured za publikacije nije pružio sveobuhvatna i odgovarajuća objašnjenja kao odgovor na pritužbe podnositelja pritužbe te da je zbog toga podnositelj pritužbe smatrao da Ured djeluje na uvredljiv, nepravedan ili djelomičan način.

Kao odgovor na kritike Ombudsmana, Ured za publikacije obvezao se posvetiti veću pozornost pravilnoj komunikaciji s ugovarateljima kako bi se osiguralo da su oni primjereno informirani i da razumiju funkcioniranje Ureda i mjere koje Ured poduzima. Također je obećala da će nastaviti ulagati napore kako bi osigurala pravedno postupanje prema svojim ugovarateljima.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivno i konstruktivno daljnje postupanje Ureda za publikacije u vezi s kritičkom primjedbom.

Predmet 1859/2010/ER: Primjena pregovaračkog postupka

Ured za publikacije dodijelio je 2009. ugovor za pružanje usluga povezanih sa softverom koji se upotrebljava za njegov internetski portal EU Bookshop. Umjesto objave poziva na podnošenje ponuda, ugovor je dodijelio u okviru pregovaračkog postupka. Podnositelj pritužbe, grčko društvo koje posluje u području informacijske tehnologije i komunikacija, usprotivio se primjeni tog postupka.

Nakon istrage Europski ombudsman utvrdio je da je relevantnim pravilima propisano da institucije mogu primijeniti pregovarački postupak samo ako je iz tehničkih ili umjetničkih razloga ili razloga povezanih sa zaštitom isključivih prava apsolutno nužno dodijeliti ugovor određenom ugovaratelju. U ovom slučaju Ured za publikacije nije dostavio dovoljno dokaza na temelju kojih bi se moglo utvrditi da je bilo apsolutno nužno ugovor o pružanju usluga povjeriti programeru kojem je dodijelio ugovor.

U odgovoru Ureda za publikacije na kritičku napomenu upućuje se na događaje i okolnosti povezane sa sklapanjem drugog ugovora za koji je prvi poziv na podnošenje ponuda objavljen krajem 2012.

Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što se odgovorom Ureda za publikacije nisu riješila pitanja istaknuta u kritičkoj napomeni.

Predmet 1922/2010/ER: Neproduljenje ugovora

Društvo podnositelj pritužbe pobijedilo je na pozivu na podnošenje ponuda za razvoj, održavanje i potporu informacijskim sustavima. Ugovorom je predviđeno da će trajati dvije godine uz mogućnost, osim ako Ured za publikacije ne odluči drukčije, dvaju automatskih produljenja, svaki za jednu godinu. Ugovor je jednom obnovljen. Nakon sastanka sa službenikom Ureda za publikacije odgovornim za upravljanje ugovorom, voditelj poslovanja podnositelja pritužbe poslao mu je dodatnu e-poruku. Zahvalio je dužnosniku na sastanku i rekao da je rekao kolegama da Ured za publikacije planira ponovno obnoviti ugovor. Sljedeći mjesec Ured za publikacije obavijestio je podnositelja pritužbe da ne želi obnoviti ugovor.

Podnositelj pritužbe obratio se pučkom pravobranitelju, koji je pokrenuo istragu. Ured za publikacije zauzeo je stajalište da tijekom sastanka nisu dana nikakva jamstva u pogledu produljenja ugovora. Pregledom spisa otkrivene su interne bilješke koje su pokazale da su interne rasprave u vrijeme sastanka predviđale neproduljenje ugovora. Ombudsmanica je stoga smatrala malo vjerojatnim da bi dotični dužnosnik dao navodna jamstva na sastanku. Nadalje, u okolnostima slučaja izostanak reakcije Ureda za publikacije na popratnu e-poruku podnositelja pritužbe ne može se smatrati prešutnim dogovorom.

Ombudsmanica je istodobno istaknula da ništa ne bi spriječilo Ured za publikacije da odgovori na e-poruku podnositelja pritužbe. U tom je odgovoru mogla obavijestiti podnositelja pritužbe o roku za donošenje odluke o produljenju ugovora. To se moglo učiniti bez otkrivanja internog postupka donošenja odluka koji je tada bio u tijeku. Ombudsmanica je u tu svrhu dodatno napomenula kako bi pružila smjernice ako se u budućnosti pojave slični slučajevi.

Ured za publikacije odgovorio je na dodatnu primjedbu Ombudsmana i na potrebu da se osigura odgovarajuća i pravodobna komunikacija s ugovarateljima.

Ombudsmanica pozdravlja to pozitivno daljnje postupanje.

9. Europska agencija za upravljanje operativnom suradnjom na vanjskim granicama (Frontex)

Predmet 2053/2012/AN: Potreba za pravičnošću postupka u rješavanju kadrovskih pitanja

Podnositelj pritužbe radio je kao usmeni prevoditelj u zajedničkim operacijama Frontexa u skladu sa sporazumom između Frontexa i njegove države članice. Frontex je zatražio od države članice da ga ponovno ne rasporedi. Podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu navodeći da je bio žrtva nepoštenog postupanja. Nakon istrage ombudsmanica je utvrdila da je tvrdnja podnositelja pritužbe o nepoštenom postupanju opravdana.

Kao odgovor na kritike Ombudsmana Frontex je ponudio dodatna objašnjenja svojih mjera u konkretnom slučaju i izrazio spremnost na suradnju s Ombudsmanom kako bi se pronašla sustavna rješenja za pravedno i učinkovito rješavanje takvih slučajeva.

Ombudsmanica pozdravlja konstruktivan odgovor Frontexa.

10. Europska agencija za sigurnost zračnog prometa (EASA)

Predmet 51/2011/AN: EASA-ine politike o zviždačima i sukobima interesa

Podnositelj pritužbe izrazio je zabrinutost u pogledu sigurnosti i sukoba interesa s EASA-om u vezi s određenim tipom zrakoplova. Ombudsmanica je kritizirala propust EASA-e da na odgovarajući način otkloni zabrinutost podnositelja pritužbe u vezi sa sukobom interesa u postupku certificiranja. Nadalje, Ombudsman je potaknuo EASA-u da izmijeni ili protumači svoja interna pravila kako bi se osiguralo da zviždači dobiju smislene povratne informacije o ishodu istraga EASA-e na temelju svojih zabrinutosti. Druga dodatna napomena potaknula je EASA-u da provede novu politiku o upravljanju sukobima interesa.

EASA je u odgovoru objasnila da je svrha njezina postupka za zviždače prikupiti informacije o sigurnosnim pitanjima iz vanjskih izvora. Prema mišljenju EASA-e, ona se bitno razlikuje od postupaka koji se temelje na članku 22.b Pravilnika o osoblju. Postupak se trenutačno preispituje i preimenovat će se i u „povjerljivo izvješćivanje o sigurnosti” kako bi se izbjegli nesporazumi i nejasnoće. Što se tiče sukoba interesa, EASA je uputila na provedbu politike koju je donijela u kolovozu 2012. za sprečavanje i ublažavanje sukoba interesa. Konkretno, njegov Kodeks ponašanja za osoblje sada sadržava poseban odjeljak „Politika nepristranosti i neovisnosti: sprečavanje i ublažavanje sukoba interesa”.

Ombudsmanica razumije da postupak EASA-e za povjerljivo izvješćivanje o sigurnosnim pitanjima ima posebnu svrhu. Međutim, Ombudsman i dalje smatra da bi EASA trebala pružiti odgovarajuće povratne informacije osobama koje prijave ozbiljnu zabrinutost. Takve povratne informacije pružaju jamstvo da se EASA pravilno bavila tim pitanjem i da je došla do utemeljenog zaključka. Time se osigurava odgovornost i potiče izvješćivanje, što je u javnom interesu.

Ombudsmanica pozdravlja nove odredbe o sukobu interesa sadržane u EASA-inu Kodeksu ponašanja za osoblje.

Vidjeti predmet 434/2012/VL u odjeljku „Slučajevi zvijezda”.

11. Europsko nadzorno tijelo za bankarstvo (EBA)

Predmeti 1321/2011/LP, 1875/2011/LP, 1876/2011/LP i 1966/2011/LP: Sastav skupine dionika

Pritužbe su se odnosile na odluku Europskog nadzornog tijela za bankarstvo (EBA) iz 2011. o sastavu njegove 30-člane Interesne skupine za bankarstvo (BSG). Ta je odluka donesena u skladu s Uredbom o osnivanju EBA-e.

Nakon ispitivanja pritužbi ombudsmanica je kritizirala EBA-u jer je primijenila zahtjev iz članka 37. stavka 3. Uredbe kako bi se u mjeri u kojoj je to moguće osigurala „odgovarajuća geografska i rodna ravnoteža i zastupljenost dionika diljem Unije” samo u pogledu sastava BSG-a u cjelini, a ne i unutar svake kategorije članstva. Ombudsmanica je utvrdila i da EBA imenovanjem samo jednog predstavnika zaposlenika u BSG-u nije ispunila zahtjev iz članka 37. stavka 2. Uredbe o osiguravanju, u mjeri u kojoj je to moguće, uravnotežene zastupljenosti dionika diljem Unije. Naposljetku, Ombudsmanica je utvrdila da je EBA, time što je u kategoriju „korisnika” uključila aplikacije predstavnika subjekata koji očito nisu maloprodajni korisnici usluga koje pruža financijski/bankarski sektor, nego pružatelji plaćenih usluga potonjima, počinila još jedan slučaj nepravilnosti u postupanju.

Ombudsmanica je također preporučila EBA-i da: i. u budućnosti izbjegavati rizik od toga da bi jedna ili više država članica mogle biti prekomjerno zastupljene; ii. objavljuje buduće pozive na iskaz interesa za članstvo u BSG-u ne samo na svojim internetskim stranicama nego i u specijaliziranim financijskim medijima te se općenito koristi svim drugim komunikacijskim kanalima kojima bi se mogla povećati osviještenost i interes kandidatkinja; iii. zahtijevati od budućih podnositelja zahtjeva da navedu samo jednu od šest kategorija za koje bi željeli da ih se razmotri; i iv. u budućnosti, nakon što se imenuju članovi BSG-a, objaviti smislene informacije koje bi mogle pokazati kako je, s obzirom na različite zaprimljene zahtjeve, EBA ispunila zahtjev da se osigura uravnotežena zastupljenost svih različitih kategorija uključenih dionika te kako je pritom osigurala „u mjeri u kojoj je to moguće (...) odgovarajuću geografsku i rodnu ravnotežu i zastupljenost dionika diljem Unije”.

EBA je u svojem odgovoru izrazila spremnost na provedbu svih prijedloga Ombudsmana pri sastavljanju novog BSG-a.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor EBA-e.

12. Europska agencija za kemikalije (ECHA)

Predmet 1826/2010/VL: Javno širenje informacija u skladu s Uredbom REACH

Uredbom REACH (Uredba 1907/2006 o registraciji, evaluaciji, autorizaciji i ograničavanju kemikalija) od proizvođača i uvoznika kemijskih tvari zahtijeva se da te tvari registriraju pri Europskoj agenciji za kemikalije (ECHA). Pritužba u ovom predmetu, koju je podnijelo društvo koje djeluje u interesu svojih društava kćeri u kemijskoj industriji, odnosila se na ECHA-ino postupanje sa zahtjevom za javni pristup svojem registracijskom dosjeu koji je podnijela treća strana na temelju Uredbe 1049/2001.

Nakon istrage Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju. Pri zatvaranju predmeta ombudsmanica je iznijela još dvije primjedbe. Prvi je pozvao ECHA-u da, ako to već ne učini, upozori podnositelje registracije da ne unose informacije koje smatraju povjerljivima u polja koja se moraju objaviti u skladu s Uredbom REACH. Druga napomena odnosila se na činjenicu da ECHA, kada se savjetuje s trećim stranama autorima dokumenata za koje je primila zahtjev za javni pristup, tim trećim stranama mora odobriti najmanje pet radnih dana da izraze svoja stajališta. Napomenula je da bi ECHA u budućim slučajevima trebala osigurati da relevantni rok stvarno uključuje pet radnih dana.

U odgovoru ECHA-e objašnjene su postojeće mjere kojima se podnositelje registracije upozorava da ne unose informacije koje se smatraju povjerljivima u polja koja se objavljuju u skladu s Uredbom REACH. Najavilo je i nekoliko novih mjera usmjerenih na osiguravanje pravilne primjene zahtjeva u pogledu pet radnih dana.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan odgovor ECHA-e na daljnje primjedbe.

13. Europska agencija za sigurnost hrane (EFSA)

Predmet 775/2010/ANA: Rješavanje mogućeg sukoba interesa koji proizlazi iz preseljenja člana osoblja u privatni sektor

Bivši član osoblja EFSA-e preselio se u privatni sektor dva mjeseca nakon isteka njegova ugovora s EFSA-om. Nakon istrage ombudsmanica je izradila tri nacrta preporuka, od kojih je EFSA prihvatila dvije (vidjeti prethodni odjeljak C.3.).

Nacrt preporuke koji nije prihvaćen pozvao je EFSA-u da potvrdi nepoštovanje relevantnih postupovnih pravila i da provede procjenu sukoba interesa. U odluci Ombudsmana o zatvaranju istrage kritizirano je to što EFSA nije prihvatila nacrt preporuke. Osim toga, ombudsmanica je iznijela još četiri primjedbe. Te su primjedbe EFSA-i pružile detaljne smjernice u pogledu provedbe prvog nacrta preporuke koji je EFSA prihvatila.

EFSA se kao odgovor na to obvezala da će prve tri dodatne napomene uključiti u preispitivanje svojih postupaka koji su bili u tijeku. Što se tiče četvrte dodatne napomene, EFSA je objasnila zašto smatra da su pravila koja su na snazi dovoljna.

Ombudsman smatra da je odgovor EFSA-e na daljnje primjedbe razuman i napominje da je EFSA znatno poboljšala svoja pravila i postupke u pogledu pitanja sukoba interesa i rotirajućih vrata. Ombudsmanica, međutim, žali zbog toga što EFSA nije odgovorila na kritičku primjedbu u ovom slučaju.

Predmet 1228/2011/MMN: Povrat naknade za nastanjenje

EFSA je zaposlila podnositelja pritužbe kao ugovornog djelatnika i isplatila mu naknadu za nastanjenje. Nakon isteka probnog roka EFSA je odlučila da neće potvrditi ugovor podnositelja pritužbe i da će u cijelosti vratiti naknadu za nastanjenje. Podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu u pogledu povrata.

Tijekom istrage Ombudsman je iznio obrazloženi prijedlog da EFSA razmotri plaćanje ex gratia koje odgovara odgovarajućem postotku naknade za nastanjenje. EFSA je odbacila prijedlog prijateljskog rješenja. Budući da njegovo objašnjenje za to nije bilo uvjerljivo i da nije riješio neka od razmatranja iznesenih u prijedlogu, Ombudsman je zaključio predmet kritičkom napomenom.

EFSA je u svojem odgovoru potvrdila da je izmijenila svoju praksu i da sada isplaćuje naknadu za nastanjenje tek na kraju probnog rada, osim ako dotični član osoblja ne podnese izričit zahtjev za primanje predujma.

Ombudsmanica i dalje žali zbog tvrdoglavosti EFSA-e u konkretnom slučaju podnositelja pritužbe. Međutim, izmjenom njezine prakse trebalo bi se osigurati da se slični problemi u budućnosti više ne pojavljuju.

Predmet 622/2012/ANA: Rješavanje navodnog sukoba interesa

Pritužba se odnosila na postupanje EFSA-e u slučaju navodnog sukoba interesa u vezi s predsjednikom znanstvenog odbora EFSA-e („predsjednik”). Podnositelj pritužbe, nevladina organizacija, tvrdio je da je predsjednik imao stalan interes za Institut („Institut”) na koji se EFSA nije osvrnula.

Podnositelj pritužbe tvrdi da je navodni sukob interesa obuhvaćao razdoblje od 2003. do 2012. Međutim, pravila kojima se uređuju sukobi interesa u EFSA-i promijenila su se 2009., a EFSA-i je to pitanje skrenuta pozornost tek 2010. S obzirom na te činjenice, istraga Europskog ombudsmana bila je usmjerena na razdoblje 2009. – 2012.

Nakon istrage, koja je uključivala uvid u spis EFSA-e, ombudsmanica je zaključila da je, s materijalnog stajališta, EFSA opravdano smatrala da u razdoblju obuhvaćenom istragom nije bilo sukoba interesa.

Kad je riječ o postupku, ombudsmanica je zaključila da, iako se čini da je sudjelovanje predsjedatelja u Institutu završilo 2005., godišnje izjave o financijskim interesima predsjedateljice to nisu odražavale sve do ažuriranja iz studenoga 2010. Također je bilo jasno da EFSA nije primijetila tu pogrešku. Ombudsmanica je na temelju pretrage smatrala da je riječ o jednokratnoj pogrešci koju je EFSA u međuvremenu ispravila.

Zatvarajući istragu s nalazom da nisu potrebne daljnje istrage, Ombudsman je ipak dao dodatnu primjedbu:

U skladu s kulturom odgovornosti koju Ombudsman nastoji uvesti u institucije EU-a u njihovim odnosima s građanima i civilnim društvom, EFSA bi mogla razmotriti obavješćivanje svojih službi da bi u slučaju pogreške, osim poduzimanja korektivnih mjera za njezino ispravljanje, bilo primjereno priznati tu pogrešku i ispričati se za nju.

Kao odgovor na to EFSA je podnositelju pritužbe poslala pismo isprike. EFSA se također obvezala da će nastaviti ulagati napore u podizanje razine osviještenosti osoblja o dobrim administrativnim načelima i etičkim standardima.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivno daljnje postupanje EFSA-e.

14. Europska agencija za lijekove (EMA)

Predmet 1701/2011/ANA: Javni pristup dugoročnoj epidemiološkoj studiji

Ovaj se predmet odnosi na zahtjev za javni pristup dugoročnoj epidemiološkoj studiji („studija SAGhE”). Francuska agencija za lijekove (u daljnjem tekstu: AFSSAPS) proslijedila je ispitivanje EMA-i, čime je pokrenut postupak upućivanja u vezi s lijekom pod nazivom Genotropin. Podnositelj pritužbe, farmaceutsko društvo koje ima odobrenje EU-a za stavljanje u promet lijeka Genotropin, podnio je zahtjev za javni pristup studiji pozivajući se na Uredbu 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima. EMA je odbila pristup uz obrazloženje da joj je studija poslana povjerljivo i da bi njezino otkrivanje ugrozilo komercijalne interese znanstvenih istražitelja koji su u nju uključeni. Podnositelj pritužbe obratio se pučkom pravobranitelju.

Tijekom istrage pokazalo se da je stvarni cilj podnositelja pritužbe bio pristup studiji SAGhE-a na osnovi koja nije ona iz Uredbe 1049/2001. Ombudsmanica je stoga zaključila predmet. Ombudsmanica je prije toga smatrala da EMA nije pružila dovoljno detaljna objašnjenja o tome kako bi otkrivanje studije SAGhE ugrozilo komercijalne interese uključenih znanstvenih istraživača. Ombudsmanica je to istaknula u daljnjoj napomeni i pozvala EMA-u da izvuče odgovarajuće pouke za budućnost.

EMA je u odgovoru navela da razumije zašto bi podnositelji zahtjeva čiji su zahtjevi za pristup dokumentima odbijeni trebali dobiti detaljne razloge i obvezala se da će u budućnosti pružiti bolje obrazloženje.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan odgovor i predanost EMA-e.

Predmet 1877/2010/FOR: Javni pristup dokumentima i javni registar

EMA je odbila zahtjeve za javni pristup raznim dokumentima ,, odnosno pristup i. mock-up pakiranju; ii. periodična izvješća o neškodljivosti, iii. izvješća o kombinaciji dekstropropoksifena i paracetamola te o topikalnom ketoprofenu i iv. referentno izvješće države članice o procjeni plana upravljanja rizikom za rimonabant.

Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju u pogledu točke i. i smatrala je da daljnje istrage nisu opravdane u pogledu točke ii. Iznijela je kritike u pogledu točaka iii. i iv. Također je napomenula da bi EMA trebala uspostaviti sveobuhvatan javno dostupan registar dokumenata.

EMA je naknadno objavila dokumente koji su bili predmet kritičkih primjedbi.

Kad je riječ o daljnjoj napomeni, EMA je uputila na različite internetske usluge čiji je cilj poboljšati njezinu transparentnost. Međutim, odbio je prijedlog da bi trebao imati sveobuhvatan registar dokumenata.

Ombudsmanica žali zbog toga što EMA nije priznala pravne i administrativne razloge zbog kojih nije razvila sveobuhvatan registar dokumenata.

15. Europsko nadzorno tijelo za vrijednosne papire i tržišta kapitala (ESMA)

Predmet 1967/2011/LP: Sastav skupine dionika

Pritužba se odnosila na odluku Europskog nadzornog tijela za vrijednosne papire i tržišta kapitala (ESMA) iz 2011. o sastavu njegove 30-člane Interesne skupine za vrijednosne papire i tržišta kapitala (SMSG). Odluka se temeljila na Uredbi o osnivanju ESMA-e.

Nakon ispitivanja pritužbe ombudsmanica je kritizirala ESMA-u jer je primijenila zahtjev iz članka 37. stavka 3. Uredbe da se u najvećoj mogućoj mjeri osigura „primjerena geografska i rodna ravnoteža i zastupljenost dionika diljem Unije” samo u pogledu sastava SMSG-a u cjelini, a ne i unutar svake kategorije članstva. Također je kritizirala ESMA-u jer je imenovala samo jednog predstavnika MSP-ova u SMSG-u, čime se zanemaruje zahtjev iz članka 37. stavka 2. Uredbe da se u najvećoj mogućoj mjeri osigura uravnotežena zastupljenost dionika diljem Unije. Naposljetku, Ombudsman je utvrdio da ESMA nije postupila u skladu s člankom 37. stavkom 2. Uredbe jer nije pravilno objasnila svoj izbor u pogledu predstavnika zaposlenika te je stoga počinila nepravilnosti u postupanju.

Ombudsmanica je također preporučila da ESMA i. objavi buduće pozive na iskaz interesa za članstvo u SMSG-u, ne samo na svojim internetskim stranicama, već i u specijaliziranim financijskim medijima, te da se općenito koristi svim drugim komunikacijskim kanalima kojima bi se mogla povećati osviještenost i interes kandidatkinja; ii. zahtijevati od budućih podnositelja zahtjeva da navedu samo jednu od šest kategorija za koje bi željeli da ih se razmotri; iii. osigurati, u mjeri u kojoj je to moguće, da se kategoriji "korisnici" ne daje neopravdana brojčana prednost na štetu sjedala koja će se dodijeliti preostalim četirima kategorijama SMSG-a; i iv. kako bi se održala potrebna razina transparentnosti u uspostavi i funkcioniranju SMSG-a, u budućnosti izbjegavati sastavljanje popisa zamjenskih članova.

Kao odgovor na to ESMA je izjavila da nastoji provesti sve prijedloge Ombudsmana u pogledu uspostave nove SMSG-a.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor ESMA-e.

16. Izvršna agencija za istraživanje (REA)

Predmet 2111/2011/RA: Transparentnost evaluacije prijedloga istraživanja

Pritužba se odnosila na preispitivanje koje je proveo Odbor za pravnu zaštitu Agencije i na odbijanje Agencije da objavi određene informacije o postupku preispitivanja. Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju u vezi s preispitivanjem. Nadalje, kao rezultat pritužbe podnositelj pritužbe primio je predmetne informacije. Pri zatvaranju predmeta ombudsmanica je iznijela još dvije primjedbe.

U prvoj napomeni Agencija je potaknuta da među svojim osobljem podigne razinu osviještenosti o informacijama koje se mogu otkriti javnosti u relevantnim postupcima.

U drugoj napomeni navodi se da bi Agencija u budućnosti mogla razmotriti objavljivanje imena ocjenjivača. Ombudsmanica je napomenula da, iako se ocjenjivačima trenutačno kaže da njihova imena neće biti objavljena, Agencija bi to mogla promijeniti u budućnosti. Ombudsmanica je Agenciji skrenula pozornost na dokument o stajalištu Europskog nadzornika za zaštitu podataka od 24. ožujka 2011. o „Javnom pristupu dokumentima koji sadržavaju osobne podatke nakon presude u predmetu Bavarian Lager”. Odjeljak tog dokumenta pod nazivom "Proaktivni pristup" pruža smjernice institucijama EU-a koje žele raditi transparentno, poštujući pritom prava na privatnost i zaštitu osobnih podataka.

Nadovezujući se na prvu napomenu, Agencija je podsjetila svoje koordinatore poziva da na zahtjev mogu dostaviti informacije o ocjeni potrebnoj za uvrštavanje na konačni rangirani popis ili na popis uspješnih kandidata.

Kad je riječ o drugoj napomeni, Agencija je objasnila da pitanje treba li objaviti imena pojedinačnih stručnih ocjenjivača nadilazi njezinu nadležnost. Agencija je uputila primjedbu Komisijinoj Glavnoj upravi za istraživanje i inovacije (GU RTD), koja je vodeća služba za takva horizontalna pitanja. GU RTD raspravljat će o tom pitanju sa svim predmetnim glavnim upravama i agencijama tijekom pripreme za novi okvirni program Obzor 2020.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan odgovor Agencije na primjedbe i informacije koje je pružila u vezi s pripremama za okvirni program Obzor 2020.

17. Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF)

Predmet 637/2009/FOR: Jednako postupanje u okviru sustava ranog upozoravanja

Pritužba se odnosila na rad sustava ranog upozoravanja (EWS), računalnog informacijskog sustava namijenjenog utvrđivanju prijetnji financijskim interesima i ugledu EU-a. Sustav ranog upozoravanja sadržava različite razine upozorenja. Za podnositelja pritužbe izdano je „upozorenje W3b” u vezi s osobama protiv kojih je pokrenut sudski postupak zbog ozbiljnih administrativnih pogrešaka ili prijevare. Žalio se da je OLAF-ov zahtjev za registraciju upozorenja protiv njega nepravilan, kao i njegovo odbijanje da ukine to upozorenje, jer se protiv njega nije vodio „sudski postupak” kako se zahtijeva odlukom o uspostavi sustava ranog upozoravanja.

Ombudsmanica je utvrdila da bi OLAF-ovo tumačenje uvjeta za izdavanje upozorenja moglo dovesti do toga da se osobe u usporedivim situacijama različito kategoriziraju u skladu s nacionalnim pravnim sustavom koji se na njih primjenjuje. Ombudsmanica je kao prijateljsko rješenje predložila da OLAF ukloni upozorenje W3b protiv podnositelja pritužbe i razmotri bi li druga vrsta upozorenja bila primjerena. OLAF nije postupio u skladu s prijedlogom, a Ombudsman je iznio kritičnu primjedbu.

OLAF je u svojem odgovoru Ombudsmana shvatio da je upozorenje W3b opravdano samo ako je protiv fizičke ili pravne osobe uključene u istragu OLAF-a podignuta optužnica pred nadležnim nacionalnim pravosudnim tijelom na temelju OLAF-ovih nalaza. OLAF je smatrao da pojam „sudski postupci”, kako se upotrebljava u članku 12. Odluke o sustavu ranog upozoravanja, obuhvaća i sudske istrage.

OLAF je također obavijestio Ombudsmana da je protiv podnositelja pritužbe u konkretnom slučaju podignuta optužnica u Belgiji.

Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što OLAF nije riješio pitanje kako osigurati da razlike među nacionalnim pravnim sustavima ne dovedu do nejednakog postupanja za potrebe sustava ranog upozoravanja.

Predmet 1560/2010/FOR: Nove smjernice o istražnim postupcima za osoblje OLAF-a

Nevladina organizacija sa sjedištem u Ujedinjenoj Kraljevini žalila se na istragu koju je proveo OLAF. Nakon istrage Ombudsman je utvrdio da OLAF i. nije poštovao postupovne smjernice za razgovore utvrđene u OLAF-ovu priručniku; ii. nije osigurala da su njezini istražitelji dali pisana odobrenja i iii. svoje je nalaze pogrešno proslijedila donatorima podnositelja pritužbe.

OLAF je u odgovoru objasnio da je nakon stupanja na snagu nove Uredbe o istragama OLAF-a donio nove Smjernice o istražnim postupcima za osoblje OLAF-a. Smjernice imaju istu logiku kao i kritične napomene: tj. kako bi se osiguralo da se istrage OLAF-a provode uz potpuno poštovanje ljudskih prava i temeljnih sloboda, posebno načela pravednosti, prava uključenih osoba da izraze svoja stajališta o činjenicama koje se na njih odnose te načela da se zaključci istrage mogu temeljiti isključivo na elementima koji imaju dokaznu vrijednost.

Ombudsman pozdravlja donošenje novih smjernica o istražnim postupcima za osoblje OLAF-a.

Predmet 1697/2010/JN: Zviždanje

Tijekom obavljanja svojih profesionalnih dužnosti dužnosnika Europskog revizorskog suda podnositelj pritužbe otkrio je informacije koje se odnose na zaključenu istragu OLAF-a. Smatrao je da su informacije obuhvaćene obvezom izvješćivanja iz članka 22.a Pravilnika o osoblju. Podatke je prijavio OLAF-u, ali nije dobio odgovor. U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe pozvao se na članak 22.b Pravilnika o osoblju. Smatrao je da je OLAF na temelju svojeg otkrivanja mogao nastaviti svoju istragu. OLAF je u svojem mišljenju tvrdio da ne mora primijeniti navedeni postupak jer je otkrivanje podnositelja pritužbe povezano s revizijom na kojoj je radio. Ombudsmanica je utvrdila da je OLAF-ovo postupanje s tim pitanjem predstavljalo nepravilnosti u postupanju te je iznijela četiri kritičke primjedbe.

OLAF je u svojem odgovoru prvo objasnio da su okolnosti slučaja neuobičajene i da nije vjerojatno da će se ponoviti: revizor je iskoristio odredbe Pravilnika o osoblju koje se odnose na zviždače iako je već raspravljao o istim pitanjima s OLAF-om u okviru revizije. OLAF je također naglasio da zviždači predstavljaju vrijedan izvor informacija za OLAF. OLAF već nekoliko godina sudjeluje u izradi sveobuhvatne politike o zviždačima. Doprinijela je izradi smjernica o zviždačima koje je Komisija donijela 2012.

U odgovoru OLAF-a objašnjena su i poboljšanja njegovih unutarnjih postupaka. Pravila za postupanje s informacijama koje pružaju zviždači uključena su u upute OLAF-a osoblju o istražnim postupcima (ISIP). Glavni direktor izdao je internu bilješku kojom se zabranjuje uključivanje osobnih podataka zviždača u završna izvješća koja se prosljeđuju institucijama i tijelima EU-a te nacionalnim pravosudnim tijelima. Time se znatno ograničava rizik od otkrivanja identiteta zviždača. Osim toga, OLAF sada ima jedinstvenu točku za procjenu dolaznih informacija, kojom se osigurava dosljedan pristup zviždačima. Posebne odredbe o zviždačima dio su radnih dogovora koji se sklapaju između OLAF-a i drugih institucija i tijela Unije.

Ombudsmanica se slaže s OLAF-om da su okolnosti slučaja bile neuobičajene i da se vjerojatno neće ponoviti. U mjeri u kojoj se iz predmeta mogu izvući pouke, ombudsmanica je uvjerena da OLAF-ov odgovor upućuje na općenito konstruktivan pristup.

Predmet 2515/2011/CK: OLAF bi trebao pružati brze informacije o ishodu istraga

Predmet se odnosio na navodne nepravilnosti i diskriminaciju u načinu na koji je OLAF provodio administrativne istrage protiv podnositelja pritužbe i triju drugih zastupnika u Europskom parlamentu, čija su se imena pojavila u novinskom članku pod nazivom „Euro MPs exposed in 'cash-for-laws' scandal”.

Nakon istrage o tome kako je OLAF proveo svoje istrage, ombudsmanica je smatrala da, iako su se četiri istrage temeljile na sličnim navodima, činjenice nisu bile identične i OLAF je morao zasebno procijeniti svaki slučaj. Stoga sama činjenica da se trajanje pojedinačnih istraga razlikovalo nije dokazala postojanje diskriminacije. Nije bilo ničega što bi upućivalo na to da je OLAF prema podnositelju pritužbe postupao nepovoljnije nego prema ostala tri zastupnika u Europskom parlamentu. Ombudsmanica je također smatrala da je ukupno trajanje postupka ostalo u razumnim rokovima. Međutim, došlo je do kašnjenja od dva mjeseca prije nego što je OLAF obavijestio podnositelja pritužbe o zatvaranju istrage. Kako bi pomogao OLAF-u da poboljša svoju administraciju, Ombudsman je dodatno napomenuo da bi OLAF u budućnosti trebao obavijestiti dotičnu osobu o ishodu što je prije moguće nakon završetka istrage.

OLAF je u odgovoru objasnio da se novom uredbom kojom se uređuju njegove aktivnosti, koja je stupila na snagu 1. listopada 2013., predviđa da dotična osoba bude obaviještena u roku od deset radnih dana od zaključenja istrage ako nisu pronađeni nikakvi dokazi. OLAF je dodao da njegove službe općenito obavješćuju dotičnu osobu u istom roku čak i u slučajevima u kojima se istragom otkrije postojanje dokaza protiv te osobe, osim ako postoji rizik od dovođenja u pitanje daljnjih mjera koje je poduzelo nadležno tijelo.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor OLAF-a.

Predmet 598/2013/OV: Javni pristup izvješću OLAF-a o istrazi

Pritužba se odnosila na OLAF-ovo odbijanje da nevladinoj organizaciji odobri javni pristup OLAF-ovu izvješću o istrazi u vezi s optužbama protiv bivšeg povjerenika Johna Dallija. Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju u pogledu navodnog odbijanja, ali je preporučila da OLAF, kada odbija pristup dokumentima zbog nacionalnih postupaka koji su u tijeku, pruži obrazloženje koje tužitelju omogućuje da razumije zašto bi objava dokumenata konkretno i učinkovito ugrozila nacionalne postupke koji su u tijeku. Ombudsmanica je također preporučila da OLAF zatraži informacije i stajališta od nacionalnih tijela prije nego što odbije pristup dokumentima jer bi njihovo otkrivanje ugrozilo nacionalne postupke koji su u tijeku.

Kao odgovor na to OLAF je naveo da će u budućnosti uzeti u obzir daljnje primjedbe Ombudsmana pri obradi sličnih zahtjeva za javni pristup. Istaknuo je da od nacionalnih tijela traži da redovito ažuriraju svoje daljnje mjere i nastoji biti što precizniji kada je to relevantno za odgovaranje na zahtjeve za javni pristup dokumentima.

Ombudsman pozdravlja izjavu OLAF-a da će uzeti u obzir daljnje primjedbe pri rješavanju budućih zahtjeva za javni pristup.