Možete li sami riješiti problem i izbjeći istragu Europskog ombudsmana?

Prije nego što Europski ombudsman pokrene istragu, podnositelj pritužbe prvo se mora obratiti predmetnoj instituciji kako bi pokušao riješiti problem. Bolje je da se to pitanje riješi u ovoj fazi. Često pojedinac jednostavno traži objašnjenje, razlog, ispriku ili savjet, a sama administracija je u najboljem položaju da to pruži. Nagodba koju je predložila institucija brža je i u konačnici zadovoljavajuća za sve i pomaže u promicanju imidža EU-a i njegovih institucija kao prijateljskog prema građanima.

Što ako se podnositelj pritužbe obrati pučkom pravobranitelju?

Ako je pritužba podnesena Europskom ombudsmanu, on primjenjuje konstruktivan pristup njezinu rješavanju. Njegov cilj nije krivnja ili kažnjavanje. Niti želi potaknuti obrambenu reakciju, a kamoli obrambenu kulturu. Naposljetku, podnositelj pritužbe možda je izričito odlučio podnijeti pritužbu Ombudsmanu, a ne Sudu. Takav izbor upućuje na to da je spreman postići nekakvo rješenje problema koje nije ograničeno na osiguravanje poništenja odluke uprave. Ovo je prilika koja se ne smije gubiti.

Kako biste trebali reagirati ako Europski ombudsman pokrene istragu?

Istraga Europskog ombudsmana daje instituciji priliku da razmotri je li mogla djelovati drukčije u skladu s primjenjivim pravnim okvirom, čime bi riješila pritužbu. Kako bi se to postiglo, obje strane moraju pokazati fleksibilnost i biti spremne tražiti rješenje problema. Kako bi se osigurala nova ocjena problema, spis bi se, na primjer, mogao ispitati „novim parom očiju”. Važno je naglasiti da rana ponovna procjena i promjena položaja ne podrazumijevaju nužno priznanje da je došlo do pogreške.

Nepravilnost je širi pojam od nezakonitosti. Činjenica da je odluka donesena bez povrede zakona ne znači nužno da je donesena u skladu s načelima dobre uprave. Dobra uprava podrazumijeva proaktivno traženje alternativnih rješenja koja su, iako zakonita, više usmjerena na građane.

Što ako otkrije problem?

Ako je došlo do pogreške, trebalo bi je ispraviti u najranijoj mogućoj fazi. Treba se ispričati, ako je potrebno, i krenuti dalje. To je svrha prijedloga Ombudsmana za prijateljska rješenja: iskoristiti priliku za rješavanje sporova na način da obje strane prihvate pravedno rješenje. Umjesto da nastoje opravdati i braniti izvornu odluku koju je donijela institucija, službe bi trebale iskoristiti mogućnosti za uspješno rješavanje predmeta prihvaćanjem prijedloga Ombudsmana za prijateljska rješenja. Ombudsman će kreditirati instituciju kad god se postigne prijateljsko rješenje. Iako rješavanje problema može podrazumijevati znatnu gestu – plaćanje naknade, dogovor o ponovnom pokretanju postupka – gotovo je uvijek vrijedno toga. Uostalom, odbijanje rješavanja problema u prikladno vrijeme može se pokazati skupim i dugotrajnim na kraju.

Mogu li se lekcije naučiti za budućnost?

Ponekad su pritužbe simptomi temeljnih sistemskih problema ili problema. Jedna je od funkcija Ombudsmana utvrditi te probleme i promicati načine njihova rješavanja kako se problemi s kojima se suočava jedna osoba ne bi ponovili u budućnosti. U suradnji s institucijama ombudsmanica nastoji osigurati da se u cijeloj upravi izvuku šire pouke iz rješavanja pritužbi. Kao takav, osim što služi kao vanjski mehanizam kontrole, Ombudsman je i vrijedan resurs kojim se institucije mogu koristiti kako bi poboljšale svoju uspješnost i smanjile vjerojatnost da će se slični problemi ponovno pojaviti.

Članovi osoblja odgovorni su ne samo za pravilno ponašanje, već i za prijavljivanje prijestupa drugih članova osoblja.

Europski ombudsman jedna je od osoba kojima se dužnosnik ili drugi službenik može obratiti ako tijekom obavljanja svojih dužnosti ili u vezi s obavljanjem tih dužnosti sazna za:

• činjenice na temelju kojih se može pretpostaviti da postoji moguća nezakonita aktivnost, uključujući prijevaru ili korupciju, koja šteti interesima Unije;
• postupanje u vezi s obavljanjem profesionalnih dužnosti koje može predstavljati ozbiljno nepoštovanje obveza dužnosnika Unije.

. Prije obraćanja Europskom ombudsmanu dužnosnik ili drugi službenik mora slijediti postupak utvrđen člankom 22.a Pravilnika o osoblju. To može učiniti tako da o tome izravno obavijesti svojeg neposredno nadređenog ili glavnog direktora ili, ako to smatra korisnim, glavnog tajnika ili osobe na istovjetnim položajima ili Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF).

Ako se pojedinac u tom slučaju obrati Europskom ombudsmanu, Pravilnikom o osoblju (članak 22.b) predviđeno je da on ne trpi nikakve štetne učinke od strane institucije kojoj pripada, pod uvjetom da:

• iskreno i razumno vjeruje da su objavljene informacije i sve tvrdnje sadržane u njima u biti istinite;
• prethodno je iste informacije otkrio OLAF-u ili vlastitoj instituciji te im je omogućio da, ovisno o složenosti predmeta, poduzmu odgovarajuće mjere. Relevantno razdoblje ne primjenjuje se ako dužnosnik može dokazati da je, uzimajući u obzir sve okolnosti slučaja, nerazumno.

Europski ombudsman s pritužbama zviždača postupa povjerljivo.