Podrazumijeva se, međutim, da je primatelju, kako bi mogao ispuniti taj teret, trebalo ponuditi mogućnost da obrazloži svoj zahtjev. Uredbom 1049/2001 uspostavlja se administrativni postupak na dvije razine kojim se podnositeljima zahtjeva daje ta mogućnost. Naime, u slučajevima pristupa dokumentima koji sadržavaju osobne podatke, redovni tijek postupka na temelju Uredbe 1049/2001 podrazumijeva da, ako institucija odbije prvotni zahtjev podnositelja zahtjeva pozivajući se na izuzeće koje se odnosi na zaštitu osobnih podataka, podnositelj zahtjeva tada ima pravo podnijeti ponovni zahtjev i iznijeti razloge kako bi dokazao potrebu da mu se zatraženi podaci prenesu. Nakon toga institucija mora odlučiti o ponovnom zahtjevu nakon što provede odvagivanje koje se zahtijeva člankom 8. točkom (b) Uredbe 45/2001.