1. Posljednje ažuriranje ovog zapisa: 17.05.2023

2. Referentni broj: 04/2023

Ref. Ares(2023)3466135 – 17. svibnja 2023.

3. Ime i podaci za kontakt voditelja obrade: Europski ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Nadležni odjel: Uprava za administraciju Europskog ombudsmana – Tim za proračun i financije – e-pošta: EOinvoice@ombudsman.europa.eu

4. Ime i podaci za kontakt službenika za zaštitu podataka: gđa Francesca PAVESI

Zamjenik službenika za zaštitu podataka: g. Nicholas HERNANZ

E-pošta: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Ime i podaci za kontakt izvršitelja obrade: Nije primjenjivo

6. Ime i podaci za kontakt zajedničkog voditelja obrade: Nije primjenjivo

7. Svrha/svrhe obrade:

Opis obrade:

U skladu s odlukom Europskog ombudsmana o internim pravilima kojima se uređuje doprinos održivoj mobilnosti osoblja koje putuje od kuće do mjesta rada („odluka”), dužnosnici i ostali službenici Ureda europskog ombudsmana ispod razreda AD 9 i AST 9 mogu pod posebnim uvjetima i ovisno o raspoloživosti proračunskih sredstava zatražiti paušalni doprinos pod uvjetom da se obvežu na putovanje na svoje mjesto rada održivim načinima prijevoza. Ovisno o njihovu razredu na dan 1. rujna svake godine, članovi osoblja koji se prijavljuju i ispunjavaju uvjete primaju jedan ili dvostruki doprinos.

Član osoblja traži doprinos Ureda putem obrasca dostupnog na intranetu. Obrazac sa zahtjevom za doprinos šalje e-poštom odgovornom članu osoblja u timu za proračun i financije.

Nakon što član osoblja dostavi odgovarajuće popratne dokumente (koji se odnose na njegovo odricanje od prava na stalan pristup parkiralištima EP-a motornim vozilom), odgovorni član osoblja u timu za proračun i financije izračunava iznos doprinosa koji mora odobriti dužnosnik za ovjeravanje.

Članovi osoblja koji su primili paušalni doprinos mogu imati pristup parkiralištu EP-a za povremene i nepredviđene iznimke, u propisno obrazloženim slučajevima. Brzo obavješćuju Upravu za administraciju o promjenama koje se odnose na njihovu osobnu situaciju (npr.: zdravstveni razlozi kojima bi se opravdala potreba za pristupom parkiralištu, posebni obiteljski razlozi povezani s potrebom za korištenjem privatnih vozila itd.)

Svrha obrade:

Svrha obrade je upravljanje zahtjevima članova osoblja za paušalni doprinos za putovanje na posao primjenom održivih načina prijevoza.

8. Opis kategorija ispitanika i kategorija osobnih podataka:

kategorije ispitanika: dužnosnici i ostali službenici Ureda EO-a, ispod razreda AD 9 i AST 9, koji su odlučili upotrebljavati održive načine prijevoza za putovanje na posao.

kategorije osobnih podataka:

• Ime, prezime
• Osobni broj
• Razred ili funkcijska skupina i korak (za ugovorno osoblje)
• ako je primjenjivo, razloge priopćene direktoru uprave kojima bi se opravdala potreba za korištenjem privatnih vozila za putovanje na posao i za pristupom parkiralištu EP-a na način kojim se odstupa od sljedećeg: kao što su zdravstveni razlozi ili posebne obiteljske okolnosti;
• ako je primjenjivo, akreditaciju za parkiranje u EP-u;
• ako je primjenjivo, registarske pločice članova osoblja EO-a koji imaju pristup parkiralištu EP-a;
• pisanu obvezu upotrebe održivijih prijevoznih sredstava u obliku koji se upotrebljava za podnošenje zahtjeva za naknadu za mobilnost.

9. Rok za čuvanje podataka i, ako je moguće, za brisanje:

Podaci povezani s obradom čuvaju se sedam godina nakon posljednjeg plaćanja paušalnog doprinosa, u svrhu revizije.

10. Primatelji podataka:

Primatelji su Izvršni nalog, glavni tajnik (ako je primjenjivo), Uprava za administraciju, dužnosnik za ovjeravanje, članovi osoblja timova „Proračun i financije” i „Proces & upravljanje dokumentima, kontinuitet poslovanja i infrastruktura” zaduženi za doprinos te usluge akreditacije EP-a za pristup parkiralištima.

11. Postoje li prijenosi osobnih podataka trećim zemljama i/ili međunarodnim organizacijama? Nije primjenjivo

12. Opći opis sigurnosnih mjera:

Elektronički dokumenti povezani s postupkom pohranjuju se na mrežnom pogonu koji dijele kolege iz tima za proračun i financije. Ostali članovi osoblja nemaju pristup.

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

13. Informacije o tome kako ispitanici mogu ostvariti svoja prava na pristup i ispravak te, ako je primjenjivo, na brisanje, ograničavanje i prenosivost podataka:

Osobe čiji se podaci obrađuju mogu zatražiti pristup vlastitim osobnim podacima i relevantnim informacijama o tome kako ih gospodarski subjekt upotrebljava. Također mogu zatražiti ispravak svih nepotpunih ili netočnih podataka koji se na njih odnose. U svakom trenutku mogu ispraviti identifikacijske podatke. Imaju pravo u bilo kojem trenutku uložiti prigovor na to da EO koristi njihove podatke iz razloga koji se odnose na njihovu posebnu situaciju. Pod određenim uvjetima imaju pravo zatražiti da EO izbriše njihove osobne podatke ili ograniči njihovu upotrebu.

U svakom trenutku mogu nas zatražiti informacije o našoj obradi njihovih osobnih podataka e-poštom (EOinvoice@ombudsman.europa.eu) ili se obratiti direktoru za administraciju. Odgovorit će na njihove zahtjeve što je prije moguće, a najkasnije u roku od mjesec dana. Također se mogu obratiti našem službeniku za zaštitu podataka na: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Ako se žele žaliti na način na koji Ombudsman obrađuje njihove osobne podatke, mogu se obratiti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (www.edps.europa.eu) na sljedeću adresu: EDPS@edps.europa.eu

Izjava o zaštiti osobnih podataka koja se odnosi na upravljanje postupkom za doprinos održivoj mobilnosti osoblja koje putuje od kuće do mjesta rada („naknada za mobilnost”)

Ref. Ares(2023)3466135 – 17. svibnja 2023.

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se razlog obrade, način na koji Europski ombudsman (EO) prikuplja, obrađuje i osigurava zaštitu svih dostavljenih osobnih podataka, način na koji se te informacije upotrebljavaju i koja prava ispitanici mogu ostvariti u vezi sa svojim podacima.

Voditelj obrade je izvršni direktor.

1. Koje će osobne podatke obrađivati Europski ombudsman?

Obrađujemo sljedeće osobne podatke dužnosnika i ostalih službenika Ureda EO-a, ispod razreda AD 9 i AST 9, nakon što smo odlučili koristiti održive načine prijevoza za putovanje na posao:

• Ime, prezime,
• osobni broj,
• razred ili funkcijska skupina i stupanj (za ugovorno osoblje)
• ako je primjenjivo, razloge priopćene direktoru uprave kojima bi se opravdala potreba za korištenjem privatnih vozila za putovanje na posao i za pristupom parkiralištu EP-a na način kojim se odstupa: kao što su zdravstveni razlozi ili posebne obiteljske okolnosti;
• ako je primjenjivo, akreditaciju za parkiranje u EP-u;
• ako je primjenjivo, registarske pločice članova osoblja EO-a koji imaju pristup parkiralištu EP-a;
• pisanu obvezu upotrebe održivijih prijevoznih sredstava u obliku koji se upotrebljava za podnošenje zahtjeva za naknadu za mobilnost.

2. Zašto Europski ombudsman obrađuje te osobne podatke?

Svrha je upravljati zahtjevima članova osoblja za paušalni doprinos za putovanje na posao koristeći se održivim načinima prijevoza.

3. Koje su pravne osnove i nužnost obrade tih podataka?

Pravna je osnova odluka Europskog ombudsmana o internim pravilima kojima se uređuje doprinos održivoj mobilnosti osoblja koje putuje od kuće do mjesta rada.

Obrada je nužna na temelju članka 5. stavka 1. točke (a) (izvršavanje zadaće od javnog interesa) Uredbe 2018/1725.

4. Tko je odgovoran za obradu podataka?

Podatke obrađuje Uprava za administraciju, proračun i financije.

5. Tko će biti primatelj podataka?

Primatelji su Izvršni nalog, glavni tajnik (ako je primjenjivo), direktor za administraciju, dužnosnik za ovjeravanje, članovi osoblja timova zaduženih za proračun i financije te timova zaduženih za upravljanje postupcima i dokumentima, kontinuitet poslovanja i infrastrukturu, kao i usluge akreditacije EP-a za pristup parkiralištima.

6. Koliko dugo će se podaci čuvati?

Izvršni nalog čuva osobne podatke navedene u točki 1. tijekom razdoblja od sedam godina nakon posljednjeg plaćanja paušalnog doprinosa, u svrhu revizije.

7. Kako štitimo vaše podatke?

Elektronički dokumenti povezani s postupkom pohranjuju se na mrežnom pogonu koji dijele kolege iz tima za proračun i financije. Ostali članovi osoblja nemaju pristup.

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Imate pravo na pristup vlastitim osobnim podacima i relevantnim informacijama o tome kako ih gospodarski subjekt upotrebljava.

Pod određenim uvjetima također imate pravo zatražiti ispravak svih nepotpunih ili netočnih podataka koji se odnose na vas. Identifikacijski podaci mogu se ispraviti u bilo kojem trenutku. Imate pravo u bilo kojem trenutku prigovoriti EO-u na korištenje vaših podataka iz razloga koji se odnose na vašu konkretnu situaciju. Pod određenim uvjetima imate pravo zatražiti da EO izbriše vaše osobne podatke ili ograniči njihovu upotrebu.

Izvršni direktor odgovorit će na zahtjeve što je prije moguće, a najkasnije u roku od mjesec dana.

9. Kome se obratiti u slučaju upita ili pritužbi u vezi s pitanjima zaštite podataka?

U svakom trenutku možete poslati EO-u pitanja povezana sa zaštitom podataka koja se odnose na upravljanje doprinosima na sljedeću adresu:

Europski ombudsman

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

EOinvoice@ombudsman.europa.eu

Možete se obratiti i službeniku za zaštitu podataka u uredu izvršnog direktora na sljedeću adresu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pritužbu možete podnijeti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka u bilo kojem trenutku na sljedeću adresu: EDPS@edps.europa.eu