1. An nuashonrú is déanaí ar an taifead seo: 15/11/2023

2. Uimhir thagartha: 17/2020

Tag. Ares(2024)1309590 - 20/02/2024

3. Ainm agus sonraí teagmhála an rialaitheora

An tOmbudsman Eorpach, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex -

Teagmháil: An Stiúrthóireacht um Riarachán - Foireann AD - EO@ombudsman.europa.eu

An roinn atá freagrach: Foireann -HR

4. Ainm agus sonraí teagmhála an Oifigigh Cosanta Sonraí:

Francesca Pavesi

Leas-Oifigeach Cosanta Sonraí: Nicholas Hernanz

Bosca ríomhphoist feidhmiúil: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Ainm agus sonraí teagmhála an phróiseálaí: Neamhbhainteach

6. Ainm agus sonraí teagmhála an rialaitheora chomhpháirtigh/na rialaitheoirí comhpháirteacha

- Parlaimint na hEorpa (PE) - DG “Personnel”- “Staff Front Office Unit”- a dhéileálann leis na hiarrataí ar chártaí speisialta do na baill foirne a shanntar in Oifig na Bruiséile -

Teagmháil: PERS-PrivilegesBru@europarl.europa.eu.

-Údaráis náisiúnta na Fraince agus na Beilge, a eisíonn na cártaí speisialta.

• Teagmháil d’údaráis náisiúnta na Fraince (Aireacht Gnóthaí Eachtracha na Fraince): ríomhphost: Thomas.Anin@diplomatie.gouv.fr
• I gcás údaráis náisiúnta na Beilge: Seirbhís Phoiblí Fédéral Affaires Étrangères- tel : :+32 (0)2 501 81 11

7. Cuspóir/Cuspóirí na próiseála:

Cártaí speisialta a iarraidh ó Aireacht Gnóthaí Eachtracha na Fraince nó na Beilge do bhaill foirne nua-earcaithe agus dá mbaill teaghlaigh.

Tuairisc ghairid ar an bpróiseáil:

Tá sé de cheart ag státseirbhísigh atá ag obair do chomhlacht Eorpach agus do shaineolaithe náisiúnta ar iasacht ‘cónaí simplithe’ a fháil, arb ionann é agus ‘cárta aitheantais speisialta’ arna eisiúint ag an Aireacht Gnóthaí Eachtracha seachas ag an údarás bardasach. Is féidir le baill a dteaghlaigh leas a bhaint as an gcóras seo freisin mura bhfuil siad ag obair sa Bheilg / sa Fhrainc. Ní ceadmhach do shealbhóirí na gcártaí speisialta sin clárú sa bhardas cónaithe. Tá siad san áireamh, áfach, i gclár údaráis áitiúil ar leith agus faigheann siad uimhir náisiúnta (cé nach bhfuil sé sin le feiceáil ar a gcárta aitheantais speisialta). 

Is féidir le ball foirne nua-earcaithe a chomhlíonann na ceanglais, ID speisialta a iarraidh dóibh féin agus dá dteaghlach (leanaí agus céile) trí iarratas a chomhdú go díreach le foireann AD. Téann an Fhoireann Acmhainní Daonna (cúntóir AD) i dteagmháil le húdarás poiblí ábhartha na tíre ina bhfuil an oifig lonnaithe (an Fhrainc nó an Bheilg) chun cárta speisialta a eisiúint (‘attestation de fonctions’ le haghaidh na Fraince nó ‘cárta aitheantais speisialta’ le haghaidh na Beilge).

- I gcás na gcártaí speisialta a sheachadann Aireacht Gnóthaí Eachtracha na Fraince, úsáideann an cúntóir acmhainní daonna foirm shonrach agus cuireann sé doiciméid tacaíochta isteach (cóip de phasanna nó de chártaí aitheantais). Tá na cártaí speisialta bailí ar feadh 4 bliana, agus ina dhiaidh sin féadfaidh an ball foirne ábhartha athnuachan a iarraidh ar Aireacht Gnóthaí Eachtracha na Fraince. I mí na Nollag gach bliain, seolann an cúntóir acmhainní daonna Tábla Excel (uimh. 1) chuig Aireacht na Fraince ina bhfuil liosta na mball foirne atá i mbun seirbhíse tar éis cárta speisialta a iarraidh ar an bhFrainc don bhliain ábhartha. Nuair a fhágann an ball foirne an institiúid, seolann an cúntóir acmhainní daonna na cártaí speisialta ábhartha ar ais chuig údarás poiblí na Fraince agus coinníonn sé cruthúnas gur seoladh ar ais i leagan leictreonach iad.

- I gcás na gcártaí speisialta a sheachadann Aireacht Gnóthaí Eachtracha na Beilge, téann na baill foirne nua-earcaithe i dteagmháil go díreach leis an Aonad um Fhronta Oifige Foirne PE-AS an Phearsanra (PERS-PrivilegesBru@europarl.europa.eu), a dhéileálann leis na hiarrataí ar na cártaí speisialta agus a sheolann chuig Seirbhís Chónaidhme Gnóthaí Eachtracha na Beilge iad. Ansin síníonn an Stiúrthóir Riaracháin na hiarrataí. Tá na cártaí aitheantais speisialta bailí ar feadh 5 bliana.

8. Tuairisc ar chatagóirí na n-ábhar sonraí agus ar chatagóirí na sonraí pearsanta:

- Ábhair sonraí:

Baill foirne Oifig an Ombudsman Eorpaigh (oifigigh, gníomhairí sealadacha agus gníomhairí ar conradh), a mbaill teaghlaigh más infheidhme (céile agus/nó leanaí),

- Catagóirí sonraí pearsanta:

• sonraí maidir leis an bhfoirm a úsáideadh chun na cártaí speisialta a iarraidh:

- maidir leis an mball foirne EO: ainm, sloinne; dáta breithe agus áit bhreithe; náisiúntacht; staid an teaghlaigh; feidhm agus grád; seoladh baile;

- maidir le céile agus leanaí bhall foirne an OE: ainm, sloinne; dáta breithe agus áit bhreithe; náisiúntacht;

• doiciméid tacaíochta a ghabhann leis an iarraidh: cóip de phas nó de chárta aitheantais an bhaill foirne EO agus na mball teaghlaigh a n-iarrtar cárta speisialta ina leith;
• sonraí ar thábla Excel (uimh. 1) a seoladh chuig Aireacht Gnóthaí Eachtracha na Fraince: na sonraí thuasluaite a bhaineann leis an mball foirne EO; uimhir chárta speisialta; dáta teachta sa Fhrainc; dáta feidhmithe na bhfeidhmeanna; dáta deiridh bhailíocht an chárta speisialta.

Déanann an cúntóir acmhainní daonna tuilleadh próiseála ar thábla Excel (uimh. 2) chun na hiarrataí ar chártaí speisialta a bhainistiú go hinmheánach leis na sonraí seo a leanas: ainm, sloinne, uimhir an chárta agus an dáta bailíochta.

9. Teorainn ama chun na sonraí a choinneáil agus, i gcás inar féidir, chun iad a scriosadh:

Scriostar doiciméid tacaíochta arna mbailiú ag an EO chun na cártaí speisialta a iarraidh a luaithe a eisítear na cártaí speisialta. Scriostar na sonraí ar thábla Excel (uimh. 1) a sheoltar chuig Aireacht Gnóthaí Eachtracha na Fraince mí amháin tar éis iad a sheoladh.

Coinnítear na sonraí ar thábla Excel (2) a úsáidtear chun na hiarrataí ar chártaí speisialta a bhainistiú go hinmheánach ar feadh 5 bliana tar éis an cárta speisialta deireanach a chealú agus a nuashonrú le linn an phróisis. Nuair a fhágann ball foirne an Oifig, scriostar na sonraí ábhartha.

10. Faighteoirí na sonraí:

EO, an tArdrúnaí, an Stiúrthóir Riaracháin, Ceann na foirne AD, an ball foirne san fhoireann AD atá i gceannas ar dhéileáil leis na cártaí speisialta, seirbhísí ábhartha PE (AS an Aonaid um Fhronta Foirne Pearsanra), Aireachtaí Gnóthaí Eachtracha na Fraince agus na Beilge.

11. An bhfuil aon aistriú sonraí pearsanta chuig tríú tíortha agus/nó chuig Eagraíochtaí Idirnáisiúnta ann? : Neamhbhainteach

12. Tuairisc ghinearálta ar bhearta slándála:

Coinnítear doiciméid tacaíochta a úsáidtear chun cártaí speisialta a iarraidh i leagan leictreonach den Stiúrthóireacht um Riarachán, foireann AD, i líonra comhroinnte.

Ní údaraítear rochtain ach amháin don Stiúrthóir Riaracháin agus don chúntóir acmhainní daonna atá i gceannas ar dhéileáil leis na cártaí speisialta. 

13. Faisnéis maidir leis an gcaoi ar féidir le hábhair sonraí a gcearta rochtana agus ceartúcháin a fheidhmiú, agus i gcás inarb infheidhme, maidir le léirscriosadh, srianadh agus iniomparthacht sonraí:

Tá sé de cheart ag na hábhair sonraí rochtain a fháil ar a sonraí pearsanta féin agus ar fhaisnéis ábhartha maidir leis an gcaoi a n-úsáideann an OE iad. Tá sé de cheart acu freisin a iarraidh go gceartófaí aon sonraí neamhiomlána nó míchruinne a bhaineann leo. Is féidir leo sonraí aitheantais a cheartú tráth ar bith le linn an nós imeachta. Tá sé de cheart acu agóid a dhéanamh in aghaidh úsáid a gcuid sonraí ag an EO ar fhorais a bhaineann lena gcás ar leith, tráth ar bith. Faoi choinníollacha áirithe, tá sé de cheart acu a iarraidh go scriosfaidh an EO a gcuid sonraí pearsanta nó go gcuirfidh sé srian lena n-úsáid.

Tráth ar bith, féadfaidh siad faisnéis a iarraidh ar an EO maidir leis an bpróiseáil a dhéanann sé ar a shonraí pearsanta trí ríomhphost (EO@ombudsman.europa.eu) nó trí theagmháil a dhéanamh leis an Stiúrthóireacht um Riarachán, foireann AD.

Is féidir le hábhair sonraí faisnéis a bhaineann le próiseáil a sonraí pearsanta a iarraidh freisin ar Pharlaimint na hEorpa (PE) - AS ‘Pearsanra’ - ‘Aonad na hOifige Tosaigh Foirne’ - trí ríomhphost (PERS-PrivilegesBru@europarl.europa.eu) agus/nó ar Aireacht Gnóthaí Eachtracha na Fraince (Thomas.Anin@diplomatie.gouv.fr) agus ar Sheirbhís Chónaidhme na Beilge um Ghnóthaí Eachtracha teil: :+32 (0)2 501 81 11

Freagróidh an EO a n-iarrataí a luaithe is féidir agus laistigh de mhí amháin ar a dhéanaí. Féadfaidh siad teagmháil a dhéanamh freisin leis an Oifigeach Cosanta Sonraí ag: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu Más mian leo gearán a dhéanamh faoin gcaoi ar láimhseáil an tOmbudsman a gcuid sonraí pearsanta, féadfaidh siad teagmháil a dhéanamh leis an Maoirseoir Eorpach ar Chosaint Sonraí (www.edps.europa.eu) ag an seoladh seo a leanas: EDPS@edps.europa.eu

Ráiteas Príobháideachais maidir le ceadanna cónaithe bhaill foirne EO (cártaí speisialta)

Tag. Ares(2024)1309590 - 20/02/2024

Mínítear sa ráiteas príobháideachais seo an chúis atá leis an bpróiseáil, an chaoi a ndéanann an tOmbudsman Eorpach (EO) na sonraí pearsanta uile a chuirtear ar fáil a bhailiú, a láimhseáil agus a chosaint, an chaoi a n-úsáidtear an fhaisnéis sin agus na cearta is féidir leis na hábhair sonraí a fheidhmiú i ndáil lena gcuid sonraí.

Is é an rialtóir an EO. Is iad na rialaitheoirí comhpháirteacha (i) Parlaimint na hEorpa - Ard-Stiúrthóireacht an Phearsanra - Aonad Front Office - a dhéileálann leis na hiarrataí ar chártaí speisialta do na baill foirne a shanntar in Oifig na Bruiséile agus (ii) údaráis náisiúnta na Fraince agus na Beilge a eisíonn na cártaí speisialta ábhartha.

1. Cad iad na sonraí pearsanta a phróiseálfaidh an tOmbudsman Eorpach?

Próiseálfaimid sonraí pearsanta bhaill foirne EO (oifigigh, gníomhairí sealadacha agus gníomhairí ar conradh), agus a mbaill teaghlaigh más infheidhme (céile agus leanaí) a iarrann cárta speisialta. Áirítear leis na sonraí pearsanta a phróiseálaimid ainmneacha, sloinnte, sonraí aitheantais (pas nó aitheantas, náisiúntacht, etc.) agus dátaí bailíochta, i measc nithe eile.

2. Cén fáth a ndéanann an tOmbudsman Eorpach na sonraí pearsanta sin a phróiseáil?

Is é an cuspóir atá ann cártaí speisialta a iarraidh ó Aireacht Gnóthaí Eachtracha na Fraince nó na Beilge do bhaill foirne nua-earcaithe agus dá mbaill teaghlaigh ar mian leo déanamh amhlaidh.

3. Cad iad na bunúis dlí agus an gá atá leis na sonraí sin a phróiseáil?

Déanaimid do shonraí pearsanta a phróiseáil ar bhonn Airteagal 5(1)(a) (feidhmiú cúraim a dhéantar ar mhaithe le leas an phobail) agus Airteagal 5(1)(b) (oibleagáid dhlíthiúil a bhfuil an rialaitheoir faoina réir a chomhlíonadh) de Rialachán 2018/1725.

Is é Airteagal 11(b) den Phrótacal (Uimh. 7) ar phribhléidí agus díolúintí an Aontais Eorpaigh an bunús dlí, lena leagtar síos nach mbeidh oifigigh agus seirbhísigh eile an Aontais, mar aon lena gcéilí agus baill chleithiúnacha dá dteaghlaigh, faoi réir srianta inimirce ná foirmiúlachtaí chun eachtrannaigh a chlárú.

4. Cé atá freagrach as na sonraí a phróiseáil?

Stiúrthóireacht Riaracháin an Ombudsman - foireann AD.

5. Cé a gheobhaidh na sonraí?

EO, an tArdrúnaí, an Stiúrthóir Riaracháin, Ceann na foirne acmhainní daonna, an ball foirne den Fhoireann Acmhainní Daonna atá i gceannas ar dhéileáil leis na cártaí speisialta, seirbhísí ábhartha PE (AS an Phearsanra – an tAonad um Fhronta na Foirne) agus Aireachtaí Gnóthaí Eachtracha na Fraince agus na Beilge.

6. Cá fhad a choinneofar na sonraí?

Scriostar doiciméid tacaíochta arna mbailiú ag an EO chun na cártaí speisialta a iarraidh a luaithe a eisítear na cártaí speisialta. Scriostar na sonraí ar an tábla Excel a seoladh chuig Aireacht Gnóthaí Eachtracha na Fraince mí amháin tar éis é a sheoladh.

Coinnítear na sonraí ar an tábla Excel a úsáidtear chun na hiarrataí ar chártaí speisialta a bhainistiú go hinmheánach ar feadh 5 bliana tar éis an cárta speisialta deireanach a chealú agus a nuashonrú le linn an phróisis. Nuair a fhágann ball foirne an Oifig, scriostar na sonraí ábhartha.

7. Conas a chosnaímid do chuid sonraí?

Coinnítear doiciméid tacaíochta a úsáidtear chun cártaí speisialta a iarraidh i leagan leictreonach d’fhoireann na Stiúrthóireachta um Riarachán agus um Chearta an Duine i líonra comhroinnte.

Níl rochtain údaraithe ach d’úsáideoirí sonracha san fhoireann AD.

Déantar sonraí a stóráiltear ar fhreastalaithe EO a chosaint le go leor beart slándála arna mbunú ag an earnáil TFC chun sláine agus rúndacht mhaoin leictreonach na hInstitiúide a chosaint.

8. Cad iad na cearta atá agat agus conas is féidir leat iad a fheidhmiú?

Tá sé de cheart agat rochtain a fháil ar do shonraí pearsanta féin agus ar fhaisnéis ábhartha a bhaineann leis an gcaoi a n-úsáideann an EO iad.

Tá sé de cheart agat freisin a iarraidh go gceartófaí aon sonraí neamhiomlána nó míchruinne a bhaineann leat. Is féidir leat sonraí aitheantais a cheartú ag am ar bith. Tá sé de cheart agat agóid a dhéanamh in aghaidh úsáid do shonraí ag an EO ar chúiseanna a bhaineann le do chás ar leith, ag am ar bith. Faoi choinníollacha áirithe, tá sé de cheart agat iarraidh ar an EO do shonraí pearsanta a scriosadh nó srian a chur lena n-úsáid.

Freagróidh an EO d'iarrataí a luaithe is féidir agus laistigh de mhí amháin ar a dhéanaí.

9. Cé leis ar cheart teagmháil a dhéanamh i gcás ceisteanna nó gearáin a bhaineann le saincheisteanna cosanta sonraí?

Ag am ar bith, féadfaidh tú ceisteanna a bhaineann le cosaint sonraí a bhaineann leis an nós imeachta chun cártaí speisialta a iarraidh a sheoladh chuig an EO, ag an seoladh seo a leanas:

An tOmbudsman Eorpach

An Stiúrthóireacht um Riarachán agus Foireann Acmhainní Daonna

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Féadfaidh tú teagmháil a dhéanamh freisin le Parlaimint na hEorpa (PE) - AS ‘Pearsanra’ - ‘Aonad na hOifige Tosaigh Foirne’ - a dhéileálann leis na hiarrataí ar chártaí speisialta do na baill foirne a shanntar in Oifig na Bruiséile (seoladh ríomhphoist: PERS-PrivilegesBru@europarl.europa.eu) agus/nó údaráis náisiúnta na Fraince agus na Beilge, a eisíonn na cártaí speisialta.

• Aireacht Gnóthaí Eachtracha na Fraince: ríomhphost: Thomas.Anin@diplomatie.gouv.fr

• Seirbhís Poiblí Fédéral Affaires Étrangères- tél: +32 (0)2 501 81 11

Is féidir leat teagmháil a dhéanamh freisin le hOifigeach Cosanta Sonraí Oifig an Ombudsman Eorpaigh ag an seoladh seo a leanas: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Féadfaidh tú gearán a thaisceadh leis an Maoirseoir Eorpach ar Chosaint Sonraí tráth ar bith ag an seoladh seo a leanas: EDPS@edps.europa.eu