Contexte de la visite

1. En 2011, le Médiateur européen s'est rendu au CEPOL.

2. À la suite de cette visite, des échanges de correspondance ont eu lieu au sujet de ses conclusions et suggestions. Toute la correspondance et les documents pertinents sont disponibles sur le site web du Médiateur.

3. La visite au CEPOL était l'une des trois visites pilotes. Sur la base de l'expérience acquise dans le cadre des trois projets pilotes, un programme de visites a ensuite été élaboré et mis en œuvre dans le cadre du pouvoir d'enquête d'initiative conféré au Médiateur par l'article 228 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne. Bien que la visite au CEPOL n'ait pas été initialement annoncée comme une enquête d'initiative, elle a ensuite été classée comme telle à des fins administratives.

4. Les suggestions de la Médiatrice à la suite de la visite au CEPOL et les réponses de ce dernier sont résumées ci-dessous, ainsi que l’évaluation et les conclusions de la Médiatrice.

Suggestions du Médiateur

5. Le Médiateur a formulé les suggestions suivantes:

i) Le CEPOL devrait s'efforcer de mettre à disposition la page d'accueil de son site web, ainsi que des informations sur ses fonctions et sa politique linguistique, dans les 23 langues du traité. En saluant les citoyens qui visitent le site web dans leur propre langue et en leur expliquant ses fonctions, le CEPOL démontrerait clairement qu’il reconnaît que tous les citoyens de l’Union européenne ont un intérêt légitime à son travail.

ii) Au cours de sa visite à l’Agence européenne des médicaments (EMA), le Médiateur a été informé que l’EMA avait élaboré des orientations à l’intention de son personnel sur la dénonciation des dysfonctionnements et que sa lettre d’information interne rappelait au personnel, deux fois par an, l’existence de ces orientations et l’endroit où les trouver. Le Médiateur encourage également le CEPOL à donner des orientations à son personnel sur ses obligations et ses droits à cet égard et à lui rappeler régulièrement ces orientations dans son propre bulletin d’information interne.

iii) Le CEPOL devrait accorder une priorité élevée à la nomination d'un conseiller juridique. Un conseiller juridique interne pourrait fournir des conseils plus rapidement qu'un service juridique externe et faire en sorte que le CEPOL bénéficie pleinement de la coopération interagences grâce à sa participation au réseau juridique interagences.

Réponses du CEPOL et évaluation de la Médiatrice

6. Le CEPOL a répondu aux suggestions ci-dessus dans des lettres datées des 31 mai, 12 septembre, 15 septembre et 13 octobre 2011.

Langues sur le site web du CEPOL

7. Le CEPOL a informé la Médiatrice que son équipe de communication avait réalisé une étude de faisabilité afin de recenser les principaux domaines du site web qui pourraient être traduits dans toutes les langues des États membres. Par la suite, le CEPOL a informé la Médiatrice que des informations importantes concernant le CEPOL et son fonctionnement avaient été traduites et qu’une nouvelle page web, accessible à partir de la page d’accueil du site web et de toutes les pages de haut niveau via une bannière, avait été créée pour héberger ces traductions.

8. Le Médiateur estime que cette réponse est utile. Le Médiateur note toutefois que, lorsqu’il a été visité par ses services le 25 septembre 2013, la page d’accueil du CEPOL semblait ne contenir que des informations en anglais et qu’aucune bannière menant à une page multilingue n’était visible.

Orientations à l’intention du personnel en matière de dénonciation des dysfonctionnements

9. Le CEPOL a informé la Médiatrice qu'en réponse à la suggestion de la Médiatrice, son directeur avait adopté une décision (019/2011/DIR, 16 octobre 2011) concernant le signalement de soupçons d'irrégularités. En outre, le CEPOL a pris contact avec l’EMA, qui a partagé la documentation et les procédures pour le signalement des irrégularités présumées. Tous les membres du personnel du CEPOL ont assisté à une réunion au cours de laquelle des formations et des conseils ont été dispensés. En outre, les informations et les documents justificatifs devaient être mis à la disposition de l’ensemble du personnel en ligne et l’obligation pour le personnel de signaler tout soupçon de pratique ou de comportement contraire à l’éthique devait être ajoutée au programme d’entrée en service du personnel du CEPOL.

10. La Médiatrice se félicite des réponses constructives du CEPOL à cette suggestion.

Désignation d'un conseiller juridique

11. La Médiatrice regrette que le CEPOL n’ait pas répondu à cette suggestion.

C. Conclusions

À la suite de sa visite au CEPOL, le Médiateur clôt le dossier en concluant ce qui suit:

La visite au CEPOL n'a pas été initialement annoncée comme une enquête d'initiative. La Médiatrice estime donc qu’il serait inapproprié d’envisager d’autres mesures en ce qui concerne les suggestions formulées à la suite de la visite. Le Médiateur peut toutefois décider de réexaminer certaines questions à l'avenir, dans le cadre d'une enquête d'initiative.

Le CEPOL sera informé de cette décision.

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg, le 27.9.2013