Strasbourg, 18-10-2011

Visite de l'Agence OI/12/2011/JSA - Visite à l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies.

Monsieur,

En mai 2011, j'ai lancé un programme de visites dans les agences de l'UE, dans le but d'identifier et de diffuser les meilleures pratiques utilisées par les agences dans leurs relations avec les citoyens. J'ai d'abord effectué trois visites «pilotes» dans les agences de l'UE au Royaume-Uni, à savoir l'Autorité bancaire européenne, l'Agence européenne des médicaments et le Collège européen de police. Par la suite, le 1er juin, j'ai rencontré les chefs de toutes les agences de l'UE et j'ai eu l'occasion de les familiariser plus en détail avec cette initiative. Le 20 octobre, je me rendrai à l'Agence européenne pour l'environnement à Copenhague, où se tiendra la prochaine réunion du réseau européen des médiateurs des États membres de l'UE et des pays candidats.

Des informations sur mes précédentes visites dans les agences de l’UE sont disponibles sur la page suivante de mon site web:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

À ce jour, le Médiateur européen a mené très peu d'enquêtes concernant l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies (OEDT). En fait, au cours des quinze dernières années, quatre plaintes seulement m'ont été déposées contre l'OEDT. Deux d'entre elles étaient irrecevables. Dans les deux enquêtes que j'ai ouvertes, la première a été réglée par l'Office à la satisfaction du plaignant. Dans la deuxième enquête, je n'ai constaté aucun cas de mauvaise administration de la part de l'Agence. Compte tenu de l'importance de l'OEDT et de l'intérêt manifeste du public pour les questions qu'il traite, je ne peux pas interpréter ce très faible nombre de plaintes comme le résultat d'une méconnaissance par le public de l'existence de l'Observatoire ou de ses activités. Au contraire, je le considère comme un signe que votre agence réussit à intégrer une bonne administration dans ses procédures et ses méthodes de travail. Je suis donc particulièrement intéressé à me familiariser avec les meilleures pratiques de l'OEDT à ce stade précoce de mes visites dans les agences de l'UE et à tirer des enseignements que je pourrais potentiellement utiliser à l'avenir.

Je serai à Lisbonne en novembre 2011 pour une visite officielle au Médiateur national du Portugal et à diverses autres autorités portugaises. Je serais heureux de vous rencontrer, ainsi que les membres concernés de votre équipe, le lundi 21 novembre, de préférence de 9 h 30 à 11 h 30. Vous trouverez en annexe à la présente lettre un projet de programme de notre réunion au cours de la visite à l'OEDT ainsi que quelques informations supplémentaires concernant les aspects procéduraux de ce type de visites.

Lors de ma visite à l'Agence, je serai accompagné de M. João Sant'Anna, directeur de mon bureau, qui agira en tant que personne de contact pour les aspects organisationnels de notre réunion. Ses coordonnées sont: 00 33 3 88 17 5346. Je vous saurais gré de bien vouloir m’informer d’une personne de contact compétente de votre personnel qui pourrait assurer la liaison avec lui pour tous les préparatifs nécessaires.

Veuillez noter qu'à la suite de la visite et de notre réunion portant sur les points de fond exposés dans la note en annexe, je rencontrerai également le comité du personnel de l'OEDT. Ma décision de le faire fait suite à une demande de l'Assemblée des Comités du Personnel des Agences (AASC) que je rencontre systématiquement les Comités du Personnel des Agences qui font l'objet de mes visites d'initiative.

Je tiens à vous remercier une nouvelle fois d’avoir accepté d’organiser cette visite et je me réjouis à la perspective d’échanges fructueux sur les différents thèmes recensés dans la note jointe à la présente lettre. Je tiens également à remercier par avance la direction de l'OEDT d'avoir organisé les aspects pratiques de ma réunion avec le comité du personnel de l'OEDT, qui devrait avoir lieu entre 11 h 30 et 12 h 30 le même jour, le lundi 21 novembre.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

P. Nikiforos Diamandouros

Pièce jointe: 1

ANNEXE: Aspects procéduraux et projet d'ordre du jour de la visite.

Concernant les aspects procéduraux

Les visites du Médiateur européen sont formellement effectuées sur la base de sa compétence pour mener des enquêtes d'initiative. La correspondance relative à cette visite portera donc un numéro de référence d’enregistrement pour ces enquêtes d’initiative (OI/12/2011/JSA). Le Médiateur souhaiterait que l'OEDT cite ce numéro de référence dans sa correspondance relative à la visite.

Une enquête d'initiative implique, entre autres, que les garanties procédurales habituelles concernant ces enquêtes s'appliquent. Il s'agit notamment du droit de l'agence de demander au Médiateur européen de traiter les informations et les documents de manière confidentielle - voir les articles 5.1, 5.2 et 14.2 des dispositions d'exécution du Médiateur: www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

En plus d’informer l’agence à visiter des questions qu’il a l’intention de soulever, le Médiateur peut également lui demander de fournir à l’avance certaines informations et/ou documents pertinents.

À la suite de chaque visite, le Médiateur informera l'agence par écrit de ses conclusions. S'il fait des suggestions spécifiques, il demandera normalement à l'agence de l'informer de toute action de suivi qu'elle se propose d'entreprendre. En fonction de la réponse de l'agence, le Médiateur envisagera soit de clore l'enquête, soit de prendre d'autres mesures, par exemple en émettant des recommandations formelles.

Veuillez noter que la lettre préparatoire à cette visite ainsi que la présente annexe seront publiées sur le site web du Médiateur européen. Si le Médiateur décide de faire des suggestions à l'Agence à la suite de sa visite, la communication contenant ces suggestions sera également publiée sur cette page, de même que la réponse de l'Agence, toute correspondance ultérieure et les conclusions écrites finales du Médiateur. Ces échanges apparaîtront sur la page suivante du site web du Médiateur: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Concernant les questions à l'ordre du jour

 En ce qui concerne le contenu de la visite du 20 octobre 2011, le Médiateur européen souhaite aborder les thèmes suivants:

• Les premiers contacts de l'OEDT avec le public
• Transparence, dialogue et responsabilité
• Recrutement
• Appels d'offres et contrats
• Conflits d'intérêts

Les questions spécifiques que le Médiateur souhaite examiner dans le cadre de chaque thème sont les suivantes:

1. Premiers contacts avec le public

L'une des tâches fondamentales du Médiateur est de veiller à ce que l'administration de l'UE soit ouverte, soucieuse du service et efficace dans le traitement des contacts avec les citoyens. Les principes de base pertinents sont énoncés dans le Code européen de bonne conduite administrative (CGAB). La question reste importante dans notre travail quotidien, ce qui donne à penser que l’administration de l’UE est toujours confrontée à certains défis dans ce domaine. Le cas échéant, le Médiateur européen s'efforce de trouver une solution rapide aux plaintes qui concernent les griefs relatifs aux premiers contacts d'un citoyen avec l'administration. Habituellement, cela implique que mes services contactent la personne concernée par téléphone.

Bien que je comprenne que toutes les agences de l'UE ont accepté d'adopter le code européen de bonne conduite administrative lors d'une réunion des chefs des agences qui s'est tenue à Lisbonne en octobre 2008, je ne sais pas comment l'OEDT a mis en œuvre cette décision et comment il s'assure que son personnel respecte les principes énoncés dans le code susmentionné. Je n'ai pas été en mesure de trouver des références à cette question sur le site web de l'OEDT et je vous serais donc reconnaissant de bien vouloir faire une présentation à ce sujet.

Transparence, dialogue et responsabilité

Le Médiateur européen accorde également une grande importance à la promotion de la transparence et au renforcement de la responsabilité au sein de l’administration de l’UE. Cette exigence se reflète, entre autres, dans la législation de l'UE sur l'accès du public aux documents, qui mentionne expressément le Médiateur en tant qu'organe de contrôle. Cela se reflète également dans les vastes pouvoirs d'enquête de l'Ombudsman, qui nous permettent de clarifier en profondeur les faits et les questions soulevés dans nos enquêtes.

Je vous serais donc reconnaissant d'en savoir plus sur les questions suivantes:

(1) Comment l'OEDT traite-t-il dans la pratique les demandes d'accès du public aux documents? Quelles sont les lignes directrices de l'OEDT et/ou les modalités pratiques de traitement de ces demandes? Veuillez fournir des exemples, tels que la principale correspondance dans le traitement par l’Agence des trois dernières demandes d’accès du public aux documents traitées au titre du règlement (CE) no 1049/2001. (La substance de la décision de l'OEDT dans ces exemples ne sera pas examinée, car ce n'est pas le but de cette visite.)

(2) L'OEDT traite une grande quantité d'informations et de données. À proprement parler, le règlement (CE) n° 1049/2001 ne s'applique qu'aux «documents». Quelle est l'approche de l'OEDT à l'égard des demandes d'accès à l'information par rapport aux documents au sens du règlement (CE) n° 1049/2001 ou par rapport à ceux-ci?

(3) L'OEDT produit-il un rapport annuel (interne ou externe) sur son traitement de l'accès du public aux documents?

(4) L’OEDT exploite-t-il ou a-t-il l’intention d’exploiter un registre public au sens de l’article 11 du règlement (CE) no 1049/2001?

2. Sélection et recrutement

En ce qui concerne le fond des décisions de sélection et de recrutement, le Médiateur adopte une approche similaire à celle des juridictions de l’UE. Cela signifie, entre autres, qu’il reconnaît les très larges pouvoirs discrétionnaires de l’administration dans la sélection de son personnel.

En ce qui concerne les aspects procéduraux de la sélection et du recrutement, le Médiateur s'est employé très activement à accroître la transparence du recrutement dans l'UE. Cela a, par exemple, conduit à une transparence accrue en ce qui concerne les noms des membres des jurys de sélection et à des fiches d’évaluation plus détaillées qui donnent aux candidats une meilleure idée de la manière dont ils ont été évalués.

L'OEDT a adopté et publié sur son site web des lignes directrices très complètes et détaillées concernant les procédures de sélection qu'il organise. Je vous serais reconnaissant de bien vouloir apporter des éclaircissements supplémentaires sur les points suivants:

(1) Les noms des membres du jury de sélection sont-ils connus des candidats?  Dans quelle mesure l'OEDT permet-il aux candidats d'accéder aux évaluations de leur candidature?

(2) Dans quelle mesure l'OEDT recherche-t-il des moyens plus rapides et moins formels de résoudre les litiges relatifs aux décisions de sélection et de recrutement que ceux prévus à l'article 90 du statut?

(3) L’OEDT informe-t-il systématiquement les candidats qu’ils peuvent déposer une plainte auprès du Médiateur, comme le prévoit l’article 19 du code de bonne conduite administrative susmentionné?

3. Appels d'offres et contrats

Au niveau de l'examen, les litiges relatifs aux décisions d'appel d'offres et aux relations contractuelles sont le plus souvent traités par les tribunaux. Toutefois, une proportion importante des affaires du Médiateur a également concerné ces domaines au fil des ans. En ce qui concerne les appels d'offres, le Médiateur s'inspire de l'approche de la Cour, qui consiste à reconnaître à l'administration un large pouvoir discrétionnaire dans l'évaluation des aspects de fond des propositions d'appels d'offres, mais en vérifiant soigneusement si elle a motivé ses décisions de manière valable et adéquate et si elle a respecté de manière adéquate les procédures applicables et les droits à l'information. En ce qui concerne les litiges contractuels, le Médiateur n’évalue pas en tant que tel s’il y a rupture de contrat. Il examine toutefois minutieusement si l'administration a fourni de bonnes raisons pour justifier sa position et examine également l'équité des actions ou omissions administratives.

Questions :

(1) Comment l'OEDT traite-t-il les litiges relatifs à ces domaines?

(2) Les soumissionnaires et les contractants sont-ils informés qu’ils peuvent déposer une plainte auprès du Médiateur?

4. Conflits d'intérêts

Des conflits d'intérêts surviennent lorsque des personnes qui travaillent pour l'administration publique peuvent être perçues comme ayant un intérêt personnel inapproprié dans une affaire dont elles sont saisies. Ces conflits doivent être traités de manière appropriée afin d'assurer une prise de décision objective et de renforcer la confiance du public dans l'administration. Les événements et les cas récents montrent que l'administration de l'UE ne jouit pas clairement de la pleine confiance du public à l'égard de cette question.

À la lumière de ces considérations, je souhaiterais savoir quelles mesures concrètes l’OEDT applique afin d’éviter les conflits d’intérêts dans les domaines suivants:

(1) Recrutement du personnel, y compris des cadres supérieurs et du personnel scientifique

(2) Membres actuels et anciens du personnel, notamment en ce qui concerne les activités extérieures pendant et après leur service à l’OEDT (voir, par exemple, les articles 11, 11 bis, 12 ter et 16 du statut).