A. Affaires Star

Affaire 364/2013/PMC: Refus de l'Agence européenne des médicaments (EMA) d'accorder une autorisation de mise sur le marché pour un médicament en vente libre

Le plaignant est une société pharmaceutique établie au Royaume-Uni. Elle a demandé à l’EMA une autorisation de mise sur le marché pour un médicament en vente libre destiné à soulager les crises de migraine. L’EMA a refusé l’autorisation de mise sur le marché pour un certain nombre de raisons, notamment des préoccupations concernant un risque élevé d’effets secondaires cérébrovasculaires (cerveau) et cardiovasculaires (cœur), ainsi qu’une utilisation abusive et excessive potentielle. La plainte adressée au Médiateur alléguait que l’EMA avait commis des erreurs de procédure et des erreurs manifestes d’appréciation.

À l’issue d’une enquête, le Médiateur n’a constaté aucun cas de mauvaise administration. En particulier, l’EMA avait suffisamment expliqué pourquoi elle n’acceptait pas les conclusions d’une étude de bioéquivalence, présentée par le plaignant à l’appui de sa demande et sur la base de laquelle quelques États membres avaient accordé des autorisations de mise sur le marché. La décision de clôture suggérait à l’EMA d’informer tant la Commission que les États membres dans lesquels des médicaments identiques ou similaires à celui en cause en l’espèce ont obtenu des autorisations de mise sur le marché de ses conclusions en ce qui concerne l’étude de bioéquivalence. L'EMA a répondu qu'elle avait informé la Commission de la décision du Médiateur dans cette affaire. La Commission a informé les États membres en octobre 2014 et toutes les autorisations de mise sur le marché concernées ont été retirées.

La Médiatrice se félicite des mesures de suivi prises par l’EMA pour garantir un traitement cohérent de l’étude de bioéquivalence dans l’UE, qui ont finalement conduit à des mesures importantes pour protéger la santé publique.

Affaire 443/2011/ER: Refus abusif d’accepter une demande de paiement final à la suite de la résiliation d’un contrat

Le plaignant est une société italienne. En 2008, elle a conclu une convention de subvention avec l'Agence exécutive pour la compétitivité et l'innovation (devenue l'Agence exécutive pour les petites et moyennes entreprises) dans le cadre du programme Marco Polo II de l'UE, qui soutient des actions visant à transférer le fret du transport routier vers d'autres moyens de transport plus respectueux de l'environnement.

L’action proposée par le plaignant concernait les exportations de l’industrie italienne de la céramique vers l’Espagne et a bénéficié d’une subvention pouvant aller jusqu’à 4 millions d’EUR. Toutefois, en raison de la crise économique mondiale et du déclin soudain du marché immobilier espagnol, la demande de transport de céramiques de l’Italie vers l’Espagne a considérablement diminué après la signature de la convention de subvention. Par conséquent, l’EACI a accepté la demande du plaignant de suspendre la mise en œuvre de l’action. En juin 2010, le plaignant n’ayant pas été en mesure de reprendre le projet, il a résilié la convention de subvention et l’a informé qu’il disposait de 60 jours pour présenter un rapport final et demander un paiement final. Le plaignant n’a présenté une demande de paiement final de 2 millions d’EUR qu’en janvier 2011. De l'avis de l'EACI, c'était trop tard.

Dans sa plainte, le plaignant alléguait que l’EACI avait agi de manière inéquitable. Le plaignant a fait valoir que le retard dans la présentation de la demande de paiement final était justifié par ses tentatives, faites de bonne foi, de reprendre l’action et que, en l’absence de rapport final, l’EACI aurait dû au moins se fonder sur les chiffres résultant d’un rapport intermédiaire qui lui avait été soumis en octobre 2009. Dans son avis, l’EACI a estimé qu’elle s’était pleinement conformée aux dispositions de la convention de subvention.

Le Médiateur a rappelé que la notion de bonne administration est plus large que celle de légalité. La Médiatrice a souligné que, bien que l’EACI ne soit pas légalement tenue de le faire, la convention de subvention ne l’empêchait pas d’accepter les demandes tardives de paiement final. Compte tenu i) de l'impact particulièrement grave de la crise économique sur le projet du plaignant et ii) du fait que l'EACI avait déjà approuvé le rapport intermédiaire présenté en octobre 2009, le Médiateur a estimé que la décision de l'Agence de rejeter la demande de paiement final du plaignant n'était pas tout à fait équitable. Le Médiateur a donc présenté une proposition de solution, invitant l'EACI à évaluer la demande du plaignant d'un paiement final de 2 millions d'EUR sur la base du rapport intermédiaire du plaignant d'octobre 2009. L’EACI a accepté la proposition et le Médiateur a clôturé l’affaire.

Affaire 299/2014/TN: Amélioration des procédures pour les personnes handicapées souhaitant devenir interprètes free-lance

Le plaignant a fait valoir qu’il avait fait l’objet d’une discrimination de la part de la Commission européenne, en raison de son handicap, lorsqu’il a passé le test pour travailler en tant qu’interprète indépendant pour les institutions de l’UE. Le Médiateur a estimé que la Commission avait agi raisonnablement à l'égard du plaignant en lui offrant deux possibilités de passer les tests dans des conditions qui tenaient compte de son handicap. L’affaire a donc été clôturée par la constatation de l’absence de mauvaise administration.

Toutefois, dans le but d'améliorer encore le traitement des candidats handicapés, le Médiateur a formulé deux autres observations. La première indiquait que la Commission devrait, lorsqu’elle invite un demandeur ayant des besoins particuliers à passer un test, le contacter dès que possible afin de bien comprendre ses besoins et de discuter des solutions techniques possibles à cet égard. La deuxième demande si une question sur les besoins particuliers des demandeurs a été incluse dans le formulaire d'inscription en ligne, comme l'a suggéré le Médiateur dans une décision sur une affaire antérieure.

La Commission répond que le formulaire en ligne d’inscription au test de l’interprète free-lance dispose désormais d’un espace pour informer le bureau de test des besoins particuliers. En outre, un protocole a été mis en œuvre selon lequel le bureau des tests contacte toujours les candidats ayant des besoins particuliers afin de parvenir à une compréhension mutuelle des procédures de test.

La Médiatrice se félicite des mesures prises par la Commission pour rendre les tests d’interprétation freelance plus accessibles aux personnes handicapées.

B. Solutions acceptées

1. Commission européenne

Affaire 2232/2011/FOR: Accès aux documents de la politique commune de la pêche

L'affaire concernait le traitement par la Commission européenne des demandes d'accès du public aux documents relatifs à la proposition de la Commission concernant un nouveau règlement relatif à la politique commune de la pêche.

La Médiatrice a enquêté sur la question et a conclu que la Commission n’était pas habilitée à refuser au plaignant, un universitaire allemand travaillant dans le domaine de la transparence des organismes publics de l’UE, l’accès du public aux documents. Le Médiateur a donc présenté une proposition de solution invitant la Commission à divulguer les documents. La Commission a accepté la proposition du Médiateur et a publié les documents. Le Médiateur a ensuite clôturé l’enquête.

Affaire 2099/2012/JN: Recouvrement d’une contribution de l’UE versée sans justification

La plainte dans cette affaire était que la Commission européenne s'était comportée injustement en cherchant à récupérer une partie du soutien financier pour un projet financé par l'UE. Le plaignant était une organisation à but non lucratif et il a déclaré qu'il ne lui était pas possible de respecter les conditions de recouvrement fixées par la Commission. Après avoir examiné la plainte déposée en octobre 2012, la Médiatrice a présenté à la Commission une proposition de résolution à l'amiable de la question. Le Médiateur a proposé à la Commission de prolonger la période pendant laquelle l'argent devait être remboursé par le plaignant et, également, que la Commission envisage de renoncer à l'obligation pour le plaignant de mettre en place une garantie pour couvrir le montant à rembourser. La Commission a accepté cette proposition.

Affaire 2465/2012/PMC: Absence de réponse - accès aux documents

Le plaignant était le principal partenaire et contractant d’un projet géré par l’UE visant à soutenir la démocratisation et la transition vers une économie de marché en Arménie. Il a demandé à la Commission européenne l'accès à certains documents relatifs à ce projet. Après que la Commission eut donné accès à un ensemble de documents, le plaignant lui a écrit pour lui faire remarquer que la plupart d'entre eux étaient déjà en sa possession et qu'il s'attendait à recevoir "d'autres types de documents faisant partie du dossier de projet". La plainte adressée au Médiateur portait sur le fait que la Commission n'avait pas traité cette deuxième demande en tant que demande officielle de réexamen, ou en tant que demande dite confirmative. La Commission a estimé que le plaignant n'avait pas présenté de demande confirmative, mais avait plutôt présenté une nouvelle demande d'accès.

Le Médiateur n'a pas accepté ce point de vue, convenant avec le plaignant que la Commission aurait dû considérer sa lettre de suivi comme une demande confirmative d'accès. Elle présente donc une proposition de solution, invitant la Commission à traiter cette demande confirmative.

La Commission a accepté sa proposition et a répondu à la demande confirmative d'accès aux documents de la plaignante. La Médiatrice a donc décidé de clore son enquête.

Affaire 2478/2012/RT: Non-prolongation de la validité d'une liste de réserve

En 2002, le plaignant a passé avec succès les épreuves d'un concours interne à la Commission européenne et son nom a été inscrit sur la liste de réserve du concours. Aucune période de validité n'était initialement indiquée pour la liste de réserve. Par la suite, la Commission a décidé de mettre fin à la validité à une date précise et a informé par courrier électronique tous les lauréats du concours, à l’exception du plaignant. Le plaignant ayant entre-temps été sélectionné pour un poste sur la base de la liste, il a demandé à la Commission d'autoriser, à titre exceptionnel, une prolongation de la validité de la liste de réserve dans son cas. Lorsque la Commission a refusé, le plaignant s'est adressé au Médiateur.

Dans son avis, la Commission a reconnu l’erreur technique qui empêchait le plaignant d’être directement informé, en même temps que les autres personnes concernées, de sa décision de mettre fin à la validité de la liste de réserve pour le concours.

Le Médiateur a estimé que l'erreur de la Commission ne pouvait être contrebalancée par le fait que la décision de la Commission avait été diffusée par d'autres moyens de communication et avait présenté une proposition de solution, suggérant que la Commission pouvait exceptionnellement prolonger la validité de la liste de réserve du concours à l'égard du plaignant et lui accorder suffisamment de temps pour pouvoir planifier sa carrière.

La Commission a accepté la proposition du Médiateur. Le Médiateur a donc décidé de classer l'affaire.

Affaire 1215/2013/JF: Conflits d'intérêts dans la sélection des observateurs pour les missions d'observation électorale de l'UE

L'affaire concernait des conflits d'intérêts présumés dans la sélection d'observateurs pour les missions d'observation électorale de l'UE. Le plaignant avait appris que la Commission européenne permettait que les membres des points focaux nationaux, c’est-à-dire les organes chargés de la présélection des observateurs, soient eux-mêmes présélectionnés en tant qu’observateurs.

La Médiatrice a présenté à la Commission une proposition de solution lui suggérant d'élaborer une procédure de nomination des membres des points focaux en tant qu'observateurs pour les missions d'observation électorale de l'UE, qui soit distincte de celle applicable aux candidats externes. La Commission a donné son accord et le plaignant a été satisfait du résultat.

Affaires 1510/2011/EIS et 1562/2012/JF

Deux autres affaires de la Commission ont été résolues lorsque la Commission a accepté la proposition de solution de la Médiatrice, à savoir l’affaire 1510/2011/EIS impliquant un poste de chercheur qui aurait été proposé au plaignant par téléphone mais finalement donné à quelqu’un d’autre et l’affaire 1562/2012/JF, qui impliquait le rejet initial par la Commission d’une demande de guérison par convalescence.

2. Banque européenne d'investissement (BEI)

Affaire 863/2012/FOR: Accès du public à un document relatif à la protection de l'environnement

La plainte concernait le refus de la BEI d’accorder à une ONG, CEE Bankwatch, l’accès du public à un document contenant la méthode d’évaluation de l’empreinte globale des gaz à effet de serre de la BEI. Cette méthodologie avait été utilisée par la BEI pour une centrale électrique au charbon située en Pologne, qui était en train d’obtenir un financement de la BEI. La demande du plaignant s'inscrivait dans le cadre de ses efforts visant à déterminer dans quelle mesure ce projet satisfaisait aux critères de sélection de la BEI pour les nouvelles centrales au charbon.

La Médiatrice a estimé que l’article 6, paragraphe 1, du règlement Aarhus impose aux institutions et organes de l’Union de procéder à une mise en balance afin de déterminer si l’intérêt public à l’accès aux informations environnementales, qui existe toujours, l’emporte sur tout intérêt à la non-divulgation. Le Médiateur a également noté, en ce qui concerne l'argument de la BEI selon lequel la méthodologie en question était "en cours", que la BEI avait appliqué la méthodologie dans le cadre de son évaluation du projet en Pologne. Le Médiateur a estimé à titre préliminaire que la BEI avait eu tort d'invoquer l'exception prévue par le règlement (CE) n° 1049/2001 relative à la protection du processus décisionnel de l'institution. La Médiatrice a donc proposé que la BEI envisage d’accorder un accès complet au document demandé. En réponse à la suggestion du Médiateur, la BEI a accepté de divulguer le document. Le Médiateur a donc clôturé l’affaire.

3. Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)

Affaire 1010/2012/JF: Traitement d'une demande de modification du texte d'une décision

Cette affaire concernait un ancien membre du personnel d’un bureau de l’Union européenne, qui était président du jury d’un concours interne organisé par ce bureau. Il s'est adressé au Médiateur en alléguant que le CEPD n'avait pas donné suite de manière appropriée à sa demande de rectification d'une décision du CEPD. Le CEPD a accepté la proposition de solution du Médiateur. En acceptant d'émettre le rectificatif nécessaire et de le distribuer à toutes les parties concernées, et en prenant l'initiative de présenter des excuses au plaignant, le CEPD a démontré le respect des principes d'équité et de bonne administration.

4. Office européen de sélection du personnel (EPSO)

Affaire 1140/2011/DK: Questions prétendument erronées dans le cadre d’un concours de sélection du personnel

L'affaire concernait des questions prétendument erronées posées au plaignant dans le cadre d'un concours de sélection du personnel. L’EPSO a fait valoir qu’il n’était pas tenu de réexaminer sa décision, étant donné que la demande de réexamen du plaignant était formulée en «termes généraux» (le plaignant a identifié des questions prétendument erronées sans préciser pourquoi elles étaient erronées).

Le Médiateur a noté que l'EPSO n'autorisait plus les candidats à retirer les épreuves de l'examen ou même à prendre des notes pendant les épreuves. Dans ces circonstances, le Médiateur a jugé raisonnable que le plaignant ne puisse pas préciser plus en détail les raisons pour lesquelles il considérait que certaines questions étaient erronées. Le Médiateur a donc jugé approprié de demander à l'EPSO, dans une proposition de solution, de demander au jury de vérifier les questions d'examen prétendument erronées identifiées par le plaignant.

L'EPSO a accepté la proposition du Médiateur et a demandé à un jury composé de trois membres expérimentés du jury permanent d'examiner les questions contestées. Le comité a examiné attentivement ces questions et a conclu, à l'unanimité, qu'aucune d'entre elles n'était défectueuse.

Affaires 514/2012/DK et 2045/2012/DK: Exclusion d'un concours général

Les deux affaires concernaient l’exclusion des candidats d’une procédure de sélection du personnel sur la base d’un «évaluateur de talent».

Dans deux propositions de solution distinctes, le Médiateur a demandé à l’EPSO de demander au jury d’examiner les réponses des plaignants et de les admettre à la phase suivante du concours si le jury concluait qu’ils avaient atteint la note de passage.

L’EPSO a accepté les propositions du Médiateur et s’est engagé à demander au jury d’évaluer les réponses des plaignants.

5. Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (EACEA)

Affaire 108/2013/JN: Recouvrement illégal de fonds pour un projet financé par l’UE

Le plaignant est une organisation caritative britannique. L’affaire concernait la légalité et l’équité du recouvrement par l’Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» des fonds versés au plaignant dans le cadre d’un projet financé par l’UE.

Le Médiateur a enquêté sur la question et a estimé que le recouvrement était illégal parce que l’Agence n’avait pas respecté le délai applicable pour rejeter le projet. Le Médiateur a formulé deux propositions de solution. L'Agence a finalement accepté les propositions du Médiateur et s'est engagée à verser au plaignant 49 467,21 EUR, ainsi que des intérêts de retard. Cette affaire présente un intérêt juridique en ce qu'elle expose la position du Médiateur sur les conséquences du silence administratif dans une relation contractuelle.

6. Agence exécutive pour les petites et moyennes entreprises (EASME)

Voir l’affaire 443/2011/ER ci-dessus, sous «Affaires Star».

7. Agence exécutive pour la recherche (REA)

Affaire 1851/2012/OV: Litige en matière de paiement entre un expert et l’Agence exécutive pour la recherche

L’affaire concernait un désaccord entre un expert et l’Agence exécutive pour la recherche (REA) sur le nombre de jours ouvrables pendant lesquels il pouvait demander le paiement. La Médiatrice a présenté une proposition de solution, demandant à la REA: (i) payer le plaignant pour les jours ouvrables qu'il réclame, et (ii) rendre les conditions particulières annexées aux contrats d'experts parfaitement claires en ce qui concerne les paiements futurs. La REA l’a fait.

C. Recommandations acceptées

1. Parlement européen

Affaire 262/2012/OV: Accès du public aux procès-verbaux des réunions des coordinateurs des commissions

Le plaignant a demandé l’accès du public aux procès-verbaux des réunions des coordinateurs de plusieurs commissions du Parlement européen relatives à la négociation de l’accord commercial anti-contrefaçon (ACAC). Le Parlement répond qu’à quelques exceptions près, il n’existe pas de procès-verbaux distincts des réunions des coordinateurs des commissions et que ces procès-verbaux sont inclus dans les procès-verbaux des réunions des commissions elles-mêmes.

Le plaignant s’est ensuite adressé au Médiateur, alléguant que le Parlement n’avait pas inclus les procès-verbaux des coordinateurs des commissions dans son registre des documents. Le Médiateur a recommandé au Parlement que, lors de l'établissement de ces procès-verbaux, le Parlement les inscrive dans son registre public des documents. Le Parlement répond que, afin de promouvoir une plus grande transparence, les recommandations ou décisions adoptées par les coordinateurs seront, après leur approbation par la commission, incluses dans les procès-verbaux de la commission qui sont accessibles dans le registre public. Le Parlement a déclaré que cette nouvelle approche serait applicable à partir de juillet 2014.

La Médiatrice a conclu que le Parlement avait pris les mesures appropriées pour mettre en œuvre sa recommandation. En ce qui concerne les procès-verbaux existants des coordinateurs des commissions adoptés au cours de la législature 2009-2014, la Médiatrice a déclaré qu'elle espérait que, par souci de cohérence, le Parlement les inclurait dans le registre public.

Affaire 861/2012/RA: Utilisation de l’irlandais sur le site web du Parlement

Le Parlement a également accepté une recommandation dans l’affaire 861/2012/FOR concernant l’utilisation de l’irlandais sur le site web du Parlement. La plainte a été déposée par un citoyen irlandais au nom de Stádas, une organisation qui cherche à promouvoir le statut de la langue irlandaise dans l'Union européenne. Selon le plaignant, depuis le 1er janvier 2007, date à laquelle l'irlandais a obtenu le statut de langue officielle et de langue de travail de l'UE, le Parlement n'a pas rendu disponible en irlandais sa page d'accueil et les autres pages pertinentes de son site web.

En réponse à la recommandation du Médiateur, le Président du Parlement a souligné qu'il avait lui-même soulevé la question de l'utilisation de l'irlandais sur le site internet du Parlement lors de la réunion du Bureau du Parlement du 10 juin 2013. Dans ce contexte, il a demandé que le contenu irlandais soit introduit sur le site web du Parlement. Depuis lors, l’administration du Parlement s’est efforcée d’estimer le travail et les ressources nécessaires et d’établir un calendrier de mise en œuvre, en s’appuyant sur l’expérience acquise avec l’introduction de la version croate du site web. Le Président a déclaré que la question revêtait une grande importance pour le Parlement et a donné l'assurance de la volonté et de l'engagement du Parlement de respecter le statut de la langue irlandaise.

Le Parlement s’est également engagé à introduire progressivement l’irlandais sur ses différentes plateformes en ligne. Elle a présenté un calendrier de mise en œuvre qui, toutefois, dépendra des contraintes techniques ainsi que de la disponibilité des ressources.

2. Commission européenne

Affaire 2521/2011/JF: Aide d'État présumée illégale en faveur de quatre clubs de football espagnols

L'affaire concernait le traitement par la direction générale de la concurrence de la Commission européenne (ci-après la «DG COMP») d'une plainte alléguant une aide d'État illégale en faveur de quatre clubs de football espagnols. La plainte a été déposée auprès de la Commission en 2009 par un représentant de plusieurs investisseurs et actionnaires de clubs de football européens. L'enquête de la Médiatrice a révélé que la DG COMP n'avait pas respecté les dispositions de son propre code de bonnes pratiques en ne statuant pas sur la plainte dans le délai imparti; Elle n’a pas non plus dûment justifié pourquoi elle n’avait pas pris de décision. Le plaignant avait fait valoir que le commissaire à la concurrence soutenait l'un des clubs en question et que cela expliquait pourquoi aucune décision n'avait été prise. En mai 2013, le Médiateur a invité la Commission à prendre une décision sur la plainte ou à expliquer pourquoi elle n'était pas en mesure de le faire. La proposition du Médiateur soulignait en particulier la nécessité d'éviter de donner l'impression d'un conflit d'intérêts.

La DG COMP a accepté la proposition du Médiateur. Mais après deux mois supplémentaires, il n'y avait aucune preuve que la proposition était mise en œuvre. Dans ces circonstances, le Médiateur a conclu que la Commission n'avait pas mis en œuvre la proposition. Le 16 décembre 2013, elle a recommandé à la Commission de prendre une décision, dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, au plus tard le 30 juin 2014, sur l’opportunité de commencer ou non l’infraction.

Le 18 décembre 2013, plus de quatre ans après avoir reçu la plainte pour la première fois, la Commission a décidé d’ouvrir une enquête à l’encontre de l’Espagne. Dans une correspondance ultérieure, le commissaire a formulé des observations critiques sur l'enquête de l'Ombudsman. Le Médiateur a répondu à ces observations. Cet échange de correspondance est publié sur le site web du Médiateur en liaison avec la présente décision.

3. Service européen pour l'action extérieure (SEAE)

Affaire 1576/2011/ANA: Examen du rapport d'évaluation du plaignant

Le SEAE a accepté une recommandation dans l’affaire 1576/2011/ANA concernant son examen du rapport d’évaluation du plaignant, à la suite d’une réclamation accueillie au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut.

4. Office européen de sélection du personnel (EPSO)

Affaire 814/2012/TN: Accès à l'évaluation des qualifications dans les concours généraux

Le plaignant a posé sa candidature à un concours de recrutement de l’UE, mais n’a pas été invité à y participer parce que ses qualifications n’ont pas été jugées suffisantes. Le plaignant a demandé une copie de la fiche d'évaluation concernant ses qualifications. EPSO a refusé de lui remettre une copie de la fiche d'évaluation. Le plaignant s'est ensuite adressé au Médiateur.

L’EPSO a tout d’abord fait valoir que la fiche d’évaluation était couverte par le secret entourant les travaux du jury. Le Médiateur a toutefois noté que l’EPSO permettait aux candidats d’accéder à leurs fiches d’évaluation pendant une période de dix jours après avoir été informés de leurs résultats. Le Médiateur ne voyait pas comment la fiche d’évaluation, qui n’était pas auparavant considérée comme secrète, pouvait être couverte par le secret entourant les travaux du jury après cette période. Le Médiateur a donc adressé une recommandation à l'EPSO, lui demandant de fournir au plaignant une copie de la fiche d'évaluation.

L'EPSO a accepté la recommandation du Médiateur et a fourni au plaignant la fiche d'évaluation demandée. L’EPSO a également informé le Médiateur qu’il fournit désormais automatiquement aux candidats des informations sur l’évaluation de leurs qualifications.

La Médiatrice a remercié l’EPSO pour son approche constructive et transparente de la question.

Affaire 901/2012/JF: Remboursement des dépenses engagées en raison d'une erreur d'un entrepreneur

L’affaire concernait un candidat à un concours général organisé par EPSO. En raison d’une erreur du contractant organisant les concours EPSO au Portugal, le candidat a effectué un voyage inutile de Porto à Lisbonne pour assister à des tests sur ordinateur qui, en fait, n’ont pas eu lieu à la date prévue. Par la suite, lorsque le contractant n'a pas payé à la plaignante les dépenses engagées, elle a contacté le Médiateur.

À la suite d'un contact avec le Médiateur, l'EPSO a accepté de rembourser les frais de voyage du plaignant. Toutefois, l’EPSO a refusé de l’indemniser pour avoir manqué inutilement une journée de travail. Par la suite, à la suite d’une recommandation du Médiateur, l’EPSO a accepté d’indemniser le plaignant pour la journée de travail perdue. Le plaignant était satisfait et le Médiateur a classé l'affaire.

5. Office européen de lutte antifraude (OLAF)

Affaire 1183/2012/MMN: Obligation de motiver la clôture d’une enquête

L'affaire concernait une plainte déposée auprès de l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) par un ancien employé de l'Agence des droits fondamentaux (FRA) contre ce dernier. Le plaignant a porté à l’attention de l’OLAF certaines irrégularités qui auraient été commises au sein de la FRA. L’OLAF a informé le plaignant qu’à la suite de son enquête, il avait conclu qu’aucune autre mesure ne devait être prise, mais qu’il avait adressé un certain nombre de questions à la direction de la FRA. Le plaignant a contacté le Médiateur, estimant que l’OLAF avait manqué à son obligation de motiver sa décision de clôturer l’enquête. En effet, l’OLAF avait déclaré qu’il n’avait pas pour politique d’expliquer ou de motiver sa décision de clôturer une enquête.

Le Médiateur a enquêté sur la question et a recommandé à l’OLAF d’informer le plaignant des raisons de sa décision de clore son enquête dans l’affaire. L’OLAF a accepté la recommandation ainsi que le principe général et la politique qui la sous-tendent.

6. Agence européenne de la sécurité aérienne (AESA)

Affaire 1174/2011/OV: Accès aux documents concernant quatre prestataires de services de maintenance d'aéronefs

L’affaire concernait le refus de l’AESA d’accorder l’accès à des documents [à savoir i) les plans de surveillance de l’AESA et ii) les rapports de recommandation d’approbation de l’AESA] concernant quatre prestataires de services de maintenance d’aéronefs établis en Asie. La Médiatrice a enquêté sur la question et a conclu que le fait que l’AESA s’appuie sur la protection des intérêts commerciaux et sur la protection des objectifs des inspections, des enquêtes et des audits n’était pas convaincant. À la suite d’une recommandation du Médiateur, l’AESA a décidé de divulguer les documents demandés.

Affaire 726/2012/FOR: Accès au procès-verbal de la réunion de l’Agence européenne de la sécurité aérienne

L’affaire concernait le fait que l’AESA n’avait pas fourni aux parties prenantes des copies du procès-verbal d’une réunion du groupe consultatif des autorités nationales de l’AESA au cours de laquelle des modifications des limitations des temps de vol et de service et des exigences en matière de repos pour le transport aérien commercial avaient été examinées.

La Médiatrice a enquêté sur la question et a conclu que l’AESA avait eu tort de refuser l’accès au procès-verbal. Elle a donc recommandé que le procès-verbal soit publié. L’AESA a accepté de publier les procès-verbaux et s’est engagée à veiller à ce que des procès-verbaux similaires soient publiés à l’avenir.

La Médiatrice a donc conclu que l’AESA avait accepté sa recommandation et elle a clôturé l’enquête.

7. Centre européen de prévention et de contrôle des maladies (ECDC)

Affaire 2241/2012/JF: Refus d'établir un rapport d'évaluation pour un ancien membre du personnel

L'affaire concernait le refus du Centre européen de prévention et de contrôle des maladies (ECDC) d'établir un rapport annuel d'évaluation concernant un ancien membre de son personnel.

Au cours de l’enquête, le Médiateur a souligné que le statut des fonctionnaires de l’Union européenne imposait aux institutions l’obligation de publier des rapports d’évaluation à l’ensemble du personnel, actuel et passé, et en toutes circonstances. Elle a donc recommandé à l’ECDC de le faire dans le cas du plaignant. L’ECDC a accepté la recommandation. En outre, elle a recommandé à l’ECDC de revoir ses règles en matière d’évaluation. Étant donné que la Commission est en train de réviser ces règles, la Médiatrice a, dans une autre remarque, invité l’ECDC à l’informer de l’évolution de cette révision.

8. Agence européenne chargée de la sécurité des réseaux et de l'information (ENISA)

Affaire 1125/2011/ANA: Réaffectation des tâches et modification de l’environnement de travail d’un employé de l’ENISA

L’affaire concernait la manière dont l’ENISA avait réaffecté les tâches et procédé à des changements dans l’environnement de travail du plaignant, un employé de l’ENISA. La Médiatrice a enquêté sur la question et a présenté une proposition de solution, que l’ENISA n’a pas acceptée. La Médiatrice a ensuite formulé des recommandations, dans lesquelles elle a demandé à l’ENISA: 1) de reconnaître qu'elle a omis (a) de consulter le plaignant avant d'adopter les décisions de réaffectation, (b) de motiver ses actions, (c) de communiquer correctement ses décisions de réaffectation, (d) de répondre aux demandes pertinentes du plaignant, et (e) de prendre dûment en considération le bien-être du plaignant; 2) présenter des excuses au plaignant; 3) effectuer un paiement à titre gracieux de 1 000 EUR au plaignant; et 4) de donner au Médiateur l'engagement formel qu'il ne commettra pas de tels cas de mauvaise administration à l'avenir. L'ENISA a accepté les recommandations du Médiateur et a pris des mesures pour les mettre en œuvre. Par conséquent, le Médiateur a clôturé l’affaire.

D. Recommandations partiellement acceptées par l ' institution

1. Commission européenne

Affaire 1184/2012/PMC: La ponctualité du traitement par la Commission d'une plainte en matière d'aides d'État

Le plaignant en l'espèce est une compagnie aérienne italienne qui, en décembre 2003, a déposé une plainte pour aide d'État auprès de la Commission concernant une aide d'État prétendument illégale reçue par l'un de ses concurrents pour les vols effectués au départ et à destination d'un aéroport régional en Italie. En septembre 2007, la Commission a ouvert la procédure prévue à l’article 108, paragraphe 2, du TFUE à l’encontre de l’Italie. Insatisfait du retard pris par la Commission pour prendre une décision concernant sa plainte en matière d'aides d'État, le plaignant s'est adressé au Médiateur en juin 2012.

Dans son avis, la Commission a fait valoir que la durée de l’enquête était justifiée en l’espèce. Elle a fait valoir que divers facteurs devaient être pris en considération, tels que la complexité de l’affaire, l’évolution constante de la portée de l’enquête, l’adoption imminente de nouvelles lignes directrices dans le domaine de l’aviation, ainsi que la nécessité de commander diverses études et de traduire en italien plusieurs documents présentés en anglais.

Dans son appréciation de l'affaire, la Médiatrice n'a pas été convaincue par les arguments de la Commission et a noté que cela faisait environ dix ans que la plaignante avait déposé sa plainte en matière d'aides d'État. Elle a donc conclu que la Commission n'avait pas pris de décision en temps utile sur la plainte du plaignant en matière d'aides d'État et, par conséquent, a formulé une recommandation. Elle a demandé à la Commission de prendre une décision sur la plainte de la plaignante en matière d'aides d'État le plus rapidement possible, mais en tout état de cause au plus tard le 30 juin 2014.

La Commission a ensuite approuvé" les principaux points" des recommandations de la Médiatrice, mais a demandé à celle-ci de prolonger le délai pour achever son évaluation jusqu ' au 31 octobre 2014, car cela lui permettrait d ' achever son évaluation sur la base des nouvelles lignes directrices sur l ' aviation, qui ont été adoptées le 20 février 2014. Le Médiateur n'était toutefois pas convaincu par la raison invoquée par la Commission, étant donné que celle-ci i) traitait la plainte du plaignant en matière d'aides d'État depuis une dizaine d'années et ii) avait également une connaissance approfondie des lignes directrices, puisqu'elle les avait rédigées et adoptées elle-même. Le Médiateur a donc regretté que la Commission n'ait pas saisi cette occasion pour corriger son cas de mauvaise administration. Néanmoins, la Médiatrice a reconnu que la perspective d'un résultat définitif d'ici la fin du mois d'octobre 2014 représentait un certain progrès. Dans ces circonstances et compte tenu du fait que, dans ses observations, le plaignant n'a pas demandé le respect du délai recommandé par le Médiateur, à savoir le 30 juin 2014, le Médiateur n'a pas jugé nécessaire de poursuivre l'enquête. Considérant également que la Commission s'était excusée auprès de la plaignante pour le retard encouru, elle a classé l'affaire.

E. Suivi des observations critiques et des autres observations formulées par les institutions

1. Parlement européen

Affaire 262/2012/OV: Inscription dans le registre public du Parlement des procès-verbaux des réunions des coordinateurs des commissions

Comme indiqué dans la section ci-dessus intitulée «Recommandations acceptées», le plaignant a demandé l’accès du public aux procès-verbaux des réunions des coordinateurs de plusieurs commissions du Parlement européen relatives à la négociation de l’accord commercial anti-contrefaçon (ACAC). Le Parlement répond qu’à quelques exceptions près, il n’existe pas de procès-verbaux distincts des réunions des coordinateurs des commissions et que ces procès-verbaux sont inclus dans les procès-verbaux des réunions des commissions elles-mêmes. Le plaignant s'est adressé au Médiateur en alléguant que le Parlement n'avait pas inclus les procès-verbaux des réunions des coordinateurs des commissions dans son registre des documents. Le Médiateur a recommandé au Parlement que, lors de l'établissement de ces procès-verbaux, le Parlement les inscrive dans son registre public des documents. Le Parlement répond que, afin de promouvoir une plus grande transparence, les recommandations ou décisions adoptées par les coordinateurs seront, après leur approbation par la commission, incluses dans les procès-verbaux de la commission qui sont accessibles dans le registre public. Le Parlement a déclaré que cette nouvelle approche serait applicable à partir de juillet 2014. La Médiatrice a donc conclu que le Parlement avait pris les mesures appropriées pour mettre en œuvre sa recommandation. En ce qui concerne les procès-verbaux existants des réunions des coordinateurs des commissions adoptés au cours de la législature 2009-2014, la Médiatrice fait une autre remarque selon laquelle elle espère que, par souci de cohérence, le Parlement les inclura dans son registre public.

Le Parlement a accepté la suggestion du Médiateur et a créé une nouvelle rubrique dans son registre public, permettant l’enregistrement des procès-verbaux des réunions des coordinateurs tenues au cours de la législature 2009-2014, lorsqu’ils existent.

La Médiatrice se félicite du suivi constructif donné par le Parlement à la remarque complémentaire dans cette affaire.

Affaire 1092/2012/OV: Demande d'un fonctionnaire bilingue du Parlement de changer sa langue principale pour un concours interne

Le plaignant, fonctionnaire bilingue français-italien du Parlement, a demandé au Parlement de lui permettre de passer des épreuves écrites dans le cadre d’un concours interne en italien alors que, selon l’avis de concours, il devrait passer les épreuves en français, à savoir sa langue principale enregistrée en tant que telle dans la base de données des ressources humaines du Parlement. Le Parlement a refusé, arguant que cette demande était uniquement fondée sur des motifs personnels d'opportunité. Le Médiateur n'a constaté aucun cas de mauvaise administration de la part du Parlement, mais a formulé deux remarques supplémentaires selon lesquelles le Parlement pourrait (i) permettre au personnel bilingue de déclarer ses deux langues dans les rapports annuels de notation comme langues principales et (ii) ajouter à la section "connaissance des langues" des rapports annuels de notation une note indiquant que les données de cette section serviront à toutes les fins liées aux ressources humaines au cours de l'année suivante.

Dans sa réponse, le Parlement a indiqué qu'il demanderait désormais, par mesure de transparence, aux fonctionnaires et autres agents de remplir une déclaration jointe à leur offre d'emploi indiquant leur langue principale et - s'ils sont bilingues - la deuxième langue dont ils ont une connaissance approfondie. La déclaration, qui sera versée au dossier individuel de l'agent concerné, contiendra une note informant le fonctionnaire ou agent que la langue principale déclarée sera encodée dans la base de données des ressources humaines du Parlement et prise en considération pour toutes les interactions avec l'administration, en particulier pour les concours internes.

La Médiatrice estime que les suites données par le Parlement à ses autres remarques sont en partie satisfaisantes. Les nouveaux membres du personnel du Parlement qui sont bilingues seront désormais informés, lorsqu’ils déclareront leur langue principale lors du recrutement, que leur choix de langue principale sera pris en considération à l’avenir à des fins de ressources humaines, y compris pour les concours internes. Toutefois, la déclaration correspondante ne prévoit pas la possibilité pour le personnel bilingue de déclarer deux langues principales. Ils ne peuvent déclarer qu'une langue principale et une deuxième langue dont ils ont une connaissance approfondie. Cela signifie qu'un fonctionnaire bilingue ne peut participer à un concours interne en utilisant sa deuxième langue déclarée qu'après avoir demandé au Parlement d'enregistrer sa deuxième langue comme langue principale. Bien que le Parlement ne semble pas partager le point de vue selon lequel les fonctionnaires bilingues peuvent déclarer deux langues comme leurs langues principales, le fait que, sur demande et avec les documents justificatifs nécessaires, ces fonctionnaires puissent modifier l’ordre des deux langues concernées répond néanmoins à la question sous-jacente à la remarque formulée par le Médiateur.

Affaire 219/2013/PMC: Prétendu transfert inéquitable d’un fonctionnaire de l’Union vers un nouveau lieu d’affectation

Un fonctionnaire du Parlement, qui avait servi dans le bureau d'information du Parlement dans une capitale européenne pendant plusieurs années, a été transféré contre son gré. Après avoir examiné l'affaire, le Médiateur a constaté que le Parlement avait commis une erreur en décidant que le transfert du plaignant devait prendre effet avant que la décision formelle de transfert ne soit prise. Le Médiateur a également noté que le Parlement n'avait pas déterminé, en temps utile, les fonctions du plaignant à la suite de son transfert. Elle clôt donc son enquête par deux remarques critiques.

En réponse aux remarques critiques, le Parlement a informé le Médiateur qu’à l’avenir, il s’efforcera d’éviter de prendre des décisions de transfert avec effet rétroactif, en particulier lors du transfert d’un fonctionnaire vers un nouveau lieu d’affectation. Le Parlement a également indiqué qu'il avait adopté de nouvelles règles garantissant que les fonctionnaires transférés à de nouveaux postes au sein du Parlement seront informés par écrit de leurs fonctions lors de leur entrée en fonction.

Le Parlement s'est engagé de manière générale à éviter de prendre des décisions de transfert avec effet rétroactif. Dans sa décision, la Médiatrice a déclaré que les principes de bonne administration n’excluent pas la possibilité de donner un effet rétroactif aux décisions, pour autant que l’institution fournisse des raisons valables de le faire. En outre, le Parlement a adopté des règles lui imposant de déterminer les fonctions des fonctionnaires transférés. Le Médiateur se félicite des mesures prises par le Parlement.

2. Conseil de l'UE

Affaire 167/2013/AN: Motivation du refus partiel d’accès du public

Le Conseil a partiellement rejeté une demande d'accès à un avis de son service juridique au motif que la divulgation porterait atteinte à certains des intérêts protégés énumérés dans le règlement (CE) n° 1049/2001. Après avoir examiné le document, le Médiateur a reproché au Conseil de ne pas avoir démontré l’existence d’un risque concret que la divulgation porte atteinte aux intérêts protégés par les exceptions invoquées par le Conseil.

Dans le cadre de son suivi, le Conseil a maintenu son point de vue selon lequel il n'aurait pas pu fournir d'explications plus détaillées dans le cas d'espèce sans porter atteinte aux intérêts protégés. Le Conseil s'est également engagé à fournir des explications complètes et adéquates dans les cas où il refuse de divulguer un document.

La Médiatrice estime que la divergence de vues quant à l’adéquation du raisonnement dans cette affaire spécifique n’a pas d’incidence générale.

3. Commission européenne

Affaire 216/2009/TN: Motifs insuffisants pour refuser l’accès du public aux documents

La Commission a refusé à une ONG l'accès du public aux documents de référence relatifs à la communication de la Commission sur l'application du droit communautaire. Le Médiateur n'a pas été convaincu par les explications de la Commission quant aux raisons pour lesquelles elle considérait que les exceptions à l'accès du public s'appliquaient aux documents. La Médiatrice a donc recommandé à la Commission de donner accès aux documents et lui a donné des conseils détaillés et constructifs sur la meilleure manière d’appliquer la législation régissant l’accès du public aux documents (règlement (CE) no 1049/2001). La Commission a simplement répondu qu’elle considérait qu’elle avait déjà fourni des raisons valables pour refuser l’accès. La Médiatrice a jugé cette réponse insatisfaisante et a clôturé l’affaire par des remarques critiques selon lesquelles la Commission avait manifesté une réticence flagrante à engager un dialogue constructif sur la question de l’accès du public à ces documents importants.

En réponse, la Commission a reconnu qu'elle aurait pu fournir une réponse plus détaillée et plus spécifique à la recommandation du Médiateur. La Commission a accepté les remarques critiques du Médiateur et s'est engagée à en prendre note pour le traitement des affaires futures.

La Médiatrice se félicite de la volonté de la Commission d'engager, à l'avenir, un dialogue plus constructif sur la manière d'appliquer les règles relatives à l'accès du public aux documents.

OI/2/2011/OV: Le rôle de la Commission en tant que gardienne des traités

En avril 2011, le Médiateur a lancé une enquête d'initiative afin de clarifier les implications du projet pilote de l'UE (introduit par une communication de la Commission du 5 septembre 2007 ^[1]) et du nouveau système d'enregistrement des plaintes qui l'accompagne (CHAP, introduit en 2009), pour les garanties procédurales pour les plaignants énoncées dans la communication de la Commission au Parlement européen et au Médiateur européen de 2002 sur les relations avec le plaignant en ce qui concerne les infractions au droit communautaire ^[2](ci-après la «communication de 2002»).

La Commission a demandé une prolongation du délai pour son avis et a finalement envoyé son avis près de trois mois après le délai initial. Elle a indiqué qu'elle avait l'intention de réviser la communication de 2002, mais n'a fourni aucun détail ni calendrier.

Après que des contacts informels ont révélé que la procédure au sein de la Commission semblait bloquée, la Médiatrice a formulé une recommandation le 28 mars 2012. La recommandation comprenait des propositions concrètes de révision de la communication de 2002.

Le 2 avril 2012, sans information préalable du Médiateur ou du public, la Commission a adopté la communication de la Commission au Conseil et au Parlement européen actualisant le traitement des relations avec le plaignant en ce qui concerne l’application du droit de l’Union ^[3] (ci-après la «communication de 2012»). Dans son avis tardif sur la recommandation, finalement envoyé au Médiateur le 25 juillet 2012, la Commission a estimé que la communication de 2012 répondait aux préoccupations exprimées par le Médiateur dans la recommandation.

Le 10 avril 2014, après des efforts infructueux répétés pour convaincre la Commission de réexaminer divers aspects de l'affaire, la Médiatrice a clôturé l'enquête. La décision de clôture critiquait le fait que la Commission n’ait pas engagé de dialogue constructif avec le Médiateur dans une discussion de fond sur la manière d’améliorer ses relations avec les citoyens qui se plaignent d’infractions. La Médiatrice a envoyé une copie de sa décision au Président du Parlement afin qu'elle puisse être prise en compte à la fois dans le traitement du rapport annuel de la Commission sur le contrôle de l'application du droit de l'Union et dans les futures discussions du Parlement sur une loi de l'Union sur les procédures administratives.

En réponse, la Commission a maintenu sa position antérieure.

Le rôle de la Commission en tant que gardienne des traités revêt une importance majeure pour l'Union et ses citoyens. Il est regrettable que la Commission n’ait pas consulté le Médiateur en ce qui concerne la révision de la communication de 2002 et qu’elle ait refusé d’examiner les suggestions du Médiateur à cet égard. Le Médiateur continuera de surveiller attentivement la manière dont la Commission s'acquitte de ses responsabilités administratives en tant que gardienne des traités.

Affaire OI/6/2011/VL et affaire 415/2011/VL: Irrégularités concernant une procédure de recrutement d’un agent contractuel

L'enquête portait sur le recrutement d'un agent contractuel qui, à la suite de l'insistance du plaignant, a fait l'objet d'une enquête de l'Office d'enquête et de discipline de la Commission (IDOC). Le Médiateur a constaté certaines lacunes dans la procédure de sélection en question ainsi que dans l'enquête interne ultérieure menée par les services de la Commission. Elle clôt donc l'affaire par deux remarques critiques.

Dans sa réponse, la Commission a informé le Médiateur qu’elle avait clarifié davantage les règles applicables et qu’elle en rappelait régulièrement aux services compétents. Elle a également indiqué que l'enquête de l'IDOC avait été menée en vue de déterminer si une violation du statut avait été commise par des personnes dans le cadre de cette procédure de sélection particulière, et non afin de constater d'éventuelles insuffisances administratives.

En clarifiant davantage les règles applicables et en rappelant lesdites règles aux services compétents, la Commission a pris des mesures adéquates pour donner suite à la première remarque critique. En ce qui concerne la deuxième remarque critique, la reconnaissance par la Commission du fait que, bien que l'IDOC n'ait pas identifié les déficiences administratives constatées par le Médiateur, son rôle était d'enquêter sur la question de savoir si des personnes avaient enfreint le statut et non d'évaluer la solidité des procédures de recrutement est une explication satisfaisante.

Affaire 1005/2011/MMN: Éviter les conflits d’intérêts dans les procédures d’appel d’offres

La plainte concernait une procédure d’appel d’offres pour l’assistance technique à l’Albanie. Le plaignant, un soumissionnaire, a écrit à la Commission en indiquant que l’un des experts de l’attributaire semblait avoir rédigé le cahier des charges de l’offre. Cela a créé un conflit d'intérêts.

À l’issue d’une enquête, la Médiatrice a constaté que le fait de permettre à un expert du soumissionnaire retenu de participer à la rédaction du cahier des charges donnait lieu à au moins un conflit d’intérêts apparent. Le Médiateur a recommandé que la Commission verse un paiement adéquat à titre gracieux au plaignant. La Commission a rejeté cette proposition et le Médiateur a clôturé l’affaire par une remarque critique.

Dans sa réponse, la Commission a expliqué qu’elle avait pris à la fois des mesures générales et des mesures spécifiques concernant la délégation de l’UE en question, afin d’éviter que des problèmes similaires ne se posent à l’avenir. Elle a publié une note à l'intention de la direction de la DG Élargissement et des délégations de l'UE, dans laquelle elle souligne que la rédaction des termes de référence relève de la responsabilité exclusive de la Commission et que les délégations de l'UE ne devraient pas inviter les soumissionnaires potentiels à apporter leur contribution.

En ce qui concerne la délégation spécifique, sa direction a chargé le personnel participant aux procédures d’appel d’offres d’être particulièrement attentif aux questions relatives aux conflits d’intérêts. En outre, la délégation a fait l'objet de missions d'audit en février 2013 et en mars 2014. À ces deux occasions, les enseignements tirés de la présente affaire ont été rappelés.

Le Médiateur se félicite du suivi assuré par la Commission, qui réduit à un niveau acceptable le risque que des problèmes similaires se posent à l'avenir.

Affaire 1223/2011/ANA: Procédures de la Commission pour la sélection des experts nationaux détachés

La plainte concernait le traitement par la Commission des demandes du plaignant visant à devenir expert national détaché (END) à la direction générale du commerce.

Dans son enquête, la Médiatrice a identifié un aspect systémique et spécifique à cette affaire.

a) En ce qui concerne l'aspect systémique, la Médiatrice a constaté que la Commission n'avait pas encore adopté de règles détaillées pour régir la procédure de sélection des END.

b) En ce qui concerne l'aspect spécifique, le Médiateur a examiné le traitement par la Commission des candidatures du plaignant et a constaté un cas de mauvaise administration, à savoir que la Commission n'avait pas fourni au plaignant les éclaircissements nécessaires quant aux postes pour lesquels il était interrogé.

Le Médiateur a proposé à la Commission a) d'adopter sans délai les modalités de sélection des experts nationaux détachés et b) de présenter ses excuses au plaignant pour ne pas avoir fourni les éclaircissements nécessaires avant l'entretien.

La Commission a déclaré qu'elle était en train d'élaborer de telles règles, mais a refusé de présenter des excuses au plaignant.

Dans la décision de clôture, la Médiatrice a estimé qu’aucune enquête supplémentaire n’était nécessaire sur l’aspect systémique, confiant que la Commission achèvera l’élaboration des lignes directrices dans les meilleurs délais. Toutefois, le Médiateur a regretté l'approche peu constructive de la Commission en ce qui concerne cet aspect spécifique et a émis un commentaire critique.

Dans sa réponse de suivi, la Commission a maintenu son refus de reconnaître l’erreur commise, mais s’est engagée à finaliser la rédaction des règles détaillées et à en informer le Médiateur. Dans une réponse complémentaire du 25 avril 2015, la Commission a communiqué son nouveau vade-mecum pour la sélection des experts nationaux détachés.

Le Médiateur se félicite de l'adoption par la Commission de règles détaillées pour la sélection des experts nationaux détachés. À première vue, leur portée et leur contenu semblent conformes aux suggestions du Médiateur. Dans le même temps, le Médiateur regrette toutefois que la Commission refuse de reconnaître l'erreur commise sur l'aspect spécifique de l'enquête et de présenter ses excuses au plaignant.

Affaire 1983/2011/AN: La Commission s'engage à améliorer son système de contrôle et à garantir le respect des exigences relatives à l'origine des marchandises faisant l'objet d'une offre

L'affaire concernait l'attribution d'un appel d'offres de l'UE en Algérie en 2011. La plaignante, une société privée, a participé à un appel d’offres organisé par la délégation de l’UE en Algérie. Le plaignant soupçonnait que le soumissionnaire retenu ne satisfaisait pas à l’exigence de l’appel d’offres selon laquelle les équipements de sécurité en question devaient être fabriqués dans l’UE ou dans un pays éligible. Il a été estimé que les marchandises provenaient de Malaisie.

La Médiatrice a noté que l’origine européenne des marchandises n’avait pas été prouvée avant l’attribution du marché. En outre, la délégation en Algérie a mis beaucoup de temps avant d'enquêter sur leur prétendue inéligibilité. Bien que la Médiatrice ait accepté la position de la Commission selon laquelle l’origine européenne des marchandises a finalement été prouvée, elle a estimé que la Commission avait commis une erreur manifeste au cours de la procédure d’attribution. Elle a également critiqué le fait qu’elle n’ait pas pris les mesures nécessaires et opportunes pour garantir la mise en place d’un système de contrôles solide.

Dans sa réponse, la Commission a expliqué qu’elle travaillait sur une solution afin d’améliorer son système de contrôle et de garantir le respect des exigences relatives à l’origine des marchandises faisant l’objet d’une offre. Il a promis de tenir le Médiateur informé de l'évolution de la situation dans ce domaine.

Le Médiateur se félicite de l'engagement pris par la Commission de mettre en place un système de contrôle et des mécanismes de vérification appropriés pour garantir le respect des règles relatives à l'origine des marchandises faisant l'objet d'une offre.

Affaire 2171/2011/EIS: Absence de traduction d’un rapport sur les maladies rares

Le plaignant souhaitait obtenir une traduction en italien du rapport 2011 sur l’état de l’art des activités liées aux maladies rares en Europe. Le rapport a été établi par le Comité d'experts de l'Union européenne sur les maladies rares (EUCERD). La Commission a refusé de faire traduire le rapport.

Dans son avis au Médiateur, la Commission a fait valoir qu’elle n’avait pas la capacité de traduire tous ses documents dans toutes les langues officielles de l’Union, soulignant que le rapport en question n’avait pas été produit par la Commission elle-même. Elle a en outre fait valoir qu’elle n’était pas légalement tenue de fournir des documents tels que le rapport en question dans toutes les langues officielles de l’Union.

La Médiatrice a proposé une solution invitant la Commission, conformément aux bonnes pratiques administratives, à fournir au plaignant une traduction i) de l’ensemble du rapport; ou ii) les passages qui concernent la maladie spécifique qui l’intéressait; ou iii) un résumé du rapport. En formulant la proposition, le Médiateur a supposé, sur la base des arguments avancés par le plaignant, que la maladie particulière qui l'intéressait était couverte par le rapport. Toutefois, dans sa réponse, la Commission a souligné que tel n’était pas le cas. Dans ce contexte, la Médiatrice a estimé qu’il était raisonnable que la Commission ne puisse pas mettre en œuvre sa suggestion (ii) mentionnée ci-dessus. En même temps, elle a maintenu son point de vue selon lequel il aurait été raisonnable pour la Commission de servir le citoyen dans une question critique de santé en fournissant une traduction d'au moins un résumé du rapport. Étant donné que le plaignant a ensuite clairement indiqué qu’une traduction ne serait plus utile en raison du temps qui s’était écoulé depuis la publication du rapport, le Médiateur a clôturé l’affaire par une remarque critique.

En réponse, la Commission a exprimé sa volonté d’explorer des solutions pragmatiques au cas par cas et a déclaré qu’elle examinait la possibilité de futurs rapports contenant une synthèse qui pourrait éventuellement être traduite dans toutes les langues de l’UE.

Le Médiateur se félicite de la volonté de la Commission d'envisager la traduction dans toutes les langues d'un résumé des futurs rapports.

Affaire 203/2012/MMN: La Commission promet des efforts pour élargir l'éventail des points de vue sur un groupe consultatif

L'affaire concernait l'un des groupes consultatifs de la Commission: le Groupe européen d'éthique des sciences et des nouvelles technologies (GEE). En 2011, à la suite d'un appel à manifestation d'intérêt, la Commission a décidé de nommer ses 15 membres. Une organisation de la société civile s'est plainte auprès du Médiateur que la composition n'était pas pluraliste parce qu'un trop grand nombre de ses membres avaient des convictions religieuses alors que les opinions laïques n'étaient pas représentées.

À l'issue d'une enquête, le Médiateur n'a pas été convaincu par les arguments du plaignant. Les candidats à devenir membres pourraient avoir une formation en théologie, éthique, philosophie, sciences et droit. Ainsi, les personnes sans croyances religieuses étaient parfaitement capables de s'appliquer.

En clôturant l’affaire en concluant à l’absence de mauvaise administration, la Médiatrice a suggéré que le prochain appel à manifestation d’intérêt pour rejoindre le GEE pourrait préciser que les convictions religieuses ou personnelles ne sont pas prises en compte dans la sélection et que les candidats «laïques» sont invités à postuler.

En réponse, la Commission a accepté de clarifier ce point dans le futur appel à manifestation d’intérêt pour le GEE (2016-2021).

La Médiatrice se félicite de la réponse positive de la Commission à cette remarque complémentaire.

Affaires 636/2012/DK et 1076/2012/DK: Retard dans le traitement des demandes d'accès du public

L'enquête du Médiateur a révélé que la Commission avait mis plus de vingt mois pour traiter l'une des demandes d'accès du public du plaignant et sept mois pour traiter sa deuxième demande. Le Médiateur a estimé que le retard ne pouvait pas être justifié et a formulé une remarque critique en conséquence.

En réponse, la Commission a reconnu qu’elle n’avait pas adopté les décisions confirmatives pertinentes dans les deux affaires concernées dans les délais prescrits par le règlement n° 1049/2001. Elle s'est engagée à s'efforcer, à l'avenir, d'évaluer les demandes d'accès aux documents et d'y répondre dans les plus brefs délais.

Le Médiateur se félicite de l'engagement pris par la Commission de faire mieux à l'avenir.

Affaire 776/2012/KM: Durée des procédures de sélection

La plainte portait sur une procédure de sélection des assistants de recherche. Entre autres choses, le plaignant était insatisfait du fait que la Commission avait mis près de dix-huit mois pour informer les candidats s'ils seraient invités à passer à l'étape suivante de la procédure de sélection. À l'issue d'une enquête, le Médiateur a estimé que cet aspect de la plainte était justifié. Il est de bonne pratique administrative de veiller à ce que les procédures de recrutement soient menées à bien le plus rapidement possible. En l’espèce, le délai était excessif et constituait un cas de mauvaise administration.

En réponse à la remarque critique, la Commission a expliqué qu’un nouveau style de concurrence avait été introduit. En conséquence, la durée moyenne entre le jour de la publication d’un concours et la publication de la liste de réserve a été réduite de moitié, passant de 18 mois à 9 mois.

Le Médiateur se félicite de la réduction significative de la durée moyenne des procédures de sélection.

Affaire 886/2012/JF: Programme pour l'éducation et la formation tout au long de la vie

Le plaignant, une ONG basée à Bratislava, s'est plaint auprès du Médiateur que les taux journaliers maximaux admissibles pour les coûts du personnel participant au programme d'éducation et de formation tout au long de la vie de la Commission (ci-après «LLP») étaient tels que, dans la pratique, ils empêchaient les ONG slovaques de participer au programme.

La Commission a expliqué la méthode de calcul des taux en question et a informé le Médiateur qu'elle examinait les moyens de mettre en œuvre un mécanisme de stabilisation qui permettrait d'éviter de fortes baisses des taux maximaux éligibles pour les frais de personnel pour tous les pays participant au programme LLP. Le Médiateur a ensuite classé l'affaire et a demandé à la Commission d'expliquer si elle avait mis en place le mécanisme de stabilisation prévu ou, si elle ne l'avait pas encore fait, de préciser quand elle avait l'intention de le faire.

La Commission a répondu qu’elle avait mis à jour les frais de personnel journaliers de LLP et introduit le mécanisme de stabilisation. Ce mécanisme, qui a été approuvé par les États membres, a permis de limiter à 20 % les variations négatives des frais de personnel journaliers.

Le Médiateur se félicite de l'introduction du mécanisme de stabilisation, qui devrait permettre d'éviter que des problèmes similaires ne se posent à l'avenir.

Affaire 1091/2012/AN: La Commission s'engage à améliorer son système de contrôle et à garantir le respect des exigences relatives à l'origine des marchandises faisant l'objet d'une offre

Dans une affaire similaire à 1983/2011/AN décrite ci-dessus, cette affaire concernait un appel d’offres de l’UE organisé en 2011 dans lequel, selon le plaignant, les produits du soumissionnaire retenu ne respectaient pas les règles d’origine d’éligibilité. La Médiatrice a enquêté sur la question et a constaté qu’au moment où la délégation de l’UE compétente a approuvé l’attribution de l’offre, elle n’avait pas vérifié l’origine des marchandises, malgré les avertissements du plaignant. La Commission n’a pas non plus répondu aux préoccupations du plaignant concernant la valeur probante des preuves requises en vertu des règles applicables et n’a pas démontré qu’elle avait correctement vérifié l’origine des marchandises du soumissionnaire retenu.

Le Médiateur a constaté que la délégation avait commis une erreur manifeste d’appréciation dans la procédure d’attribution et n’a pas tenté de vérifier si l’équipement proposé était conforme aux règles d’origine applicables. Elle a clos la plainte par deux remarques critiques.

Dans sa réponse, la Commission a expliqué que ses services étaient en train de préparer une solution afin d’améliorer son système de suivi et de garantir le respect des exigences relatives à l’origine des marchandises faisant l’objet d’une offre. Il a promis de tenir le Médiateur informé de l'évolution de la situation dans ce domaine.

Le Médiateur se félicite de l'engagement pris par la Commission de mettre en place un système de contrôle et des mécanismes de vérification appropriés pour garantir le respect des règles applicables en ce qui concerne l'origine des marchandises faisant l'objet d'une offre.

Affaire 1180/2012/VL: Protection des informations confidentielles et nécessité de rédiger un rapport d'enquête

Le plaignant, un fonctionnaire de la Commission, a diffusé des conclusions non vérifiées concernant un collègue. La Commission a adressé un avertissement au plaignant. Elle a également informé le collègue des informations pertinentes et du nom du plaignant. Le plaignant s'est adressé au Médiateur pour contester le traitement de l'affaire par la Commission.

La Médiatrice a estimé qu’il était de bonne pratique administrative pour une institution d’informer les membres de son personnel de toute information susceptible d’affecter leur réputation, afin de leur permettre de présenter leur point de vue. Toutefois, en l’espèce, la Commission a non seulement transmis les informations pertinentes, mais a également identifié le plaignant comme source, même s’il n’était pas nécessaire de le faire à ce stade et même si le plaignant avait demandé la confidentialité. En agissant comme elle l’a fait, la Commission est allée au-delà de ce qui était nécessaire et proportionné. Le Médiateur a formulé une remarque critique en conséquence. En ce qui concerne le reste de la plainte, aucun cas de mauvaise administration n’a été constaté.

L'une des questions soulevées par la plainte était l'absence de rapport d'enquête. Bien qu'il n'ait constaté aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne les arguments spécifiques du plaignant, le Médiateur a souligné que l'article 2, paragraphe 2, et l'article 3 de l'annexe IX du statut stipulent clairement que l'autorité investie du pouvoir de nomination "communique à [la personne concernée] les conclusions du rapport d'enquête" et qu'elle adopte une décision "sur la base du rapport d'enquête". Rien dans ces articles ni dans aucune autre disposition de l’annexe IX du statut ne permet de penser qu’un rapport d’enquête pourrait être supprimé. Le Médiateur a donc formulé une autre remarque conseillant à la Commission, à l'avenir, de rédiger un rapport d'enquête à la suite de chaque enquête administrative menée au titre du statut.

En réponse à la remarque critique, la Commission a reconnu la nécessité de trouver un équilibre entre les droits et intérêts contradictoires mentionnés dans la remarque critique. Elle s'est également engagée à tenir compte, lorsqu'elle chercherait à trouver le juste équilibre à l'avenir, de la conclusion du Médiateur selon laquelle elle n'avait pas agi correctement en l'espèce.

La Médiatrice se félicite de la réponse positive de la Commission à sa remarque critique et de sa reconnaissance de la nécessité de trouver un équilibre entre les droits et intérêts contradictoires en jeu.

En réponse à cette remarque complémentaire, la Commission a souligné que, selon elle, un rapport d’enquête n’était pas nécessaire en l’espèce, ni pour garantir les droits des personnes concernées ni pour informer l’autorité investie du pouvoir de nomination des faits sous-jacents.

La Médiatrice regrette que la Commission n'ait pas reconnu la nécessité d'élaborer un rapport d'enquête à la suite de chaque enquête administrative.

Affaire 1392/2012/DK: Absence alléguée de traitement d’une demande d’accès à des documents dans les délais impartis

Le plaignant s'est plaint au Médiateur que la Commission n'avait pas traité sa demande d'accès aux documents dans les délais prescrits.

Le Médiateur a enquêté sur la question et a constaté que la Commission n'avait effectivement pas respecté les dispositions du règlement (CE) n° 1049/2001 relatives aux délais de traitement des demandes d'accès aux documents, étant donné qu'il lui avait fallu plus de quatre mois pour traiter la demande du plaignant. Elle a fait une remarque critique à cet égard.

Dans sa réponse, la Commission a reconnu le retard qui s’était produit. Elle s'est engagée à poursuivre ses efforts pour réduire le temps nécessaire au traitement des demandes d'accès aux documents.

Comme dans les affaires 636/2012/DK et 1076/2012/DK ci-dessus, qui portaient sur la même question, la réponse de la Commission est satisfaisante.

Affaire 1746/2012/ANA: Compensation pour fluctuation exceptionnelle des taux de change concernant le programme scientifique et technologique de la Commission en Chine

Cette affaire concernait la décision de la Commission de ne pas verser de paiement aux boursiers du programme de bourses scientifiques et technologiques de la Commission en Chine pour la perte qu'ils ont subie en raison des fluctuations du taux de change entre l'euro et le yuan chinois.

À l’issue d’une enquête, la Médiatrice a constaté que la Commission avait correctement interprété la disposition relative à la réserve pour imprévus du contrat de bourse.

À la lumière de cette constatation, la Médiatrice a formulé une autre remarque dans laquelle elle invitait la Commission à envisager de modifier la disposition relative aux imprévus dans les contrats de bourses de manière à lui permettre de fournir une aide là où il est juste de le faire, et pas seulement dans des circonstances exceptionnelles.

En réponse à cette remarque complémentaire, la Commission a noté que le programme en question avait pris fin et qu'aucun programme similaire n'était en cours à ce moment-là dans le domaine des actions extérieures. Toutefois, si des programmes pertinents sont mis en place à l’avenir, la Commission s’efforcera de garantir, dans les limites imposées par le principe de bonne gestion financière, des conditions équitables et appropriées pour les bénéficiaires des fonds.

Le Médiateur se félicite de l'engagement pris par la Commission de garantir des conditions équitables et appropriées aux bénéficiaires des fonds.

Affaire 2099/2012/JN: Renonciation à une obligation de garantie financière

Comme indiqué dans la section ci-dessus intitulée «Solutions acceptées», après avoir participé à un projet financé par l’UE, le plaignant a fait l’objet d’un ordre de recouvrement. Il s'est plaint au Médiateur. Après une enquête, le Médiateur a proposé une solution, qui a été acceptée par les deux parties. Toutefois, la Commission a maintenu l'exigence selon laquelle le plaignant doit fournir une garantie financière, ce que le plaignant a déclaré qu'il ne pouvait pas faire. La Médiatrice a invité les parties à nouer des contacts directs en vue de parvenir à un accord sur cette question et à l’informer du résultat.

La Commission a informé le Médiateur qu’elle avait contacté le plaignant à plusieurs reprises et lui avait donné l’occasion de prouver que les conditions juridiques d’une renonciation à la garantie étaient remplies: c'est-à-dire qu'il se trouve dans une situation de détresse. Toutefois, le plaignant ne l'a pas fait.

La Commission a suivi la question de manière raisonnable. En fait, il incombe au plaignant de prouver qu'il se trouve dans une « situation de détresse » et il semble qu'il ait eu l'occasion adéquate de le faire. En outre, il n’apparaît pas clairement pourquoi le plaignant n’a pas pu fournir de garantie financière de tiers, comme le suggère la Commission.

Affaire 257/2013/OV: Refus d’accorder l’accès du public aux documents relatifs au départ de l’ancien commissaire John Dalli de la Commission

L'Observatoire de l'Europe institutionnelle (CEO) a demandé l'accès à des documents relatifs au départ du commissaire Dalli de la Commission en octobre 2012, parmi lesquels deux lettres du commissaire Dalli au président Barroso et des notes de réunions entre eux. La Commission a refusé l’accès au motif que la divulgation des documents porterait atteinte à une enquête en cours menée par les autorités nationales. Après avoir examiné les documents, le Médiateur a constaté qu'ils ne contenaient aucune information importante qui ne relevait pas déjà du domaine public. Elle a donc recommandé à la Commission de divulguer les documents. La Commission a rejeté cette recommandation en faisant valoir que les documents avaient été présentés en tant qu’éléments de preuve dans l’affaire T-562/12 devant le Tribunal de l’Union européenne et que leur divulgation nuirait à ces procédures juridictionnelles. Le Médiateur a accepté cette nouvelle position et a conclu que, étant donné que la demande du plaignant ne pouvait pas être acceptée tant que la procédure judiciaire était en cours, aucune enquête supplémentaire n'était justifiée. Dans une autre remarque, elle a toutefois proposé que les documents soient divulgués une fois la procédure judiciaire terminée. La Médiatrice a également fait une remarque critique selon laquelle la Commission n’avait pas considéré qu’une lettre envoyée à la Commission et la réponse de la Commission étaient couvertes par la demande d’accès du plaignant.

Bien que la Commission n’ait pas pris position, dans sa réplique, sur la question de savoir si elle aurait dû considérer les deux lettres en cause comme faisant l’objet de la demande d’accès initiale, elle a indiqué qu’elle avait déjà accordé l’accès à l’une des deux lettres dans le cadre d’autres demandes d’accès aux documents. En ce qui concerne l'autre lettre, la Commission a expliqué qu'elle avait transmis la dernière demande d'accès du plaignant à l'OLAF. En ce qui concerne la remarque complémentaire du Médiateur concernant les autres documents, la Commission a déclaré qu'une fois la procédure judiciaire terminée et si elle était invitée à accorder l'accès, elle examinerait la nouvelle demande à la lumière des nouvelles circonstances et de la législation applicable ^[4].

Bien que les explications de la Commission concernant la manière dont elle a traité les demandes d'accès aux deux lettres identifiées n'abordent pas nécessairement le fond de la remarque critique du Médiateur, son action ultérieure peut être considérée comme adéquate.

En ce qui concerne la remarque complémentaire, l’explication de la Commission selon laquelle elle examinera une future demande d’accès à la lumière des circonstances de l’époque est acceptable en l’espèce.

Affaire 332/2013/AN: Traitement approprié des plaintes pour infraction

L'affaire concernait le retard de quatre ans pris par la Commission pour prendre une décision formelle sur une affaire d'infraction et le fait qu'elle n'avait pas tenu le plaignant informé des mesures prises dans cette affaire. Au cours de l'enquête de la Médiatrice, la Commission a clarifié les raisons du retard, a repris les contacts avec le plaignant et est parvenue à une décision finale sur l'affaire. La Médiatrice a estimé qu’aucune enquête supplémentaire n’était justifiée, mais a rappelé à la Commission, dans une autre remarque, qu’une communication fluide et régulière avec les plaignants est une garantie procédurale importante pour les plaignants et légitime le rôle de la Commission en tant que gardienne des traités et institution avec laquelle les citoyens européens sont le plus susceptibles de dialoguer en ce qui concerne l’application du droit de l’Union.

Dans son suivi, la Commission a reconnu le retard excessif et les autres défauts survenus dans le traitement de l’affaire, pour lesquels elle s’était excusée auprès du plaignant. Il a souligné que l'affaire était exceptionnelle et a réaffirmé son engagement à traiter les plaintes conformément à son code de bonne administration et à la communication de 2012.

La Médiatrice se félicite des excuses présentées par la Commission au plaignant et de la réaffirmation de son engagement à traiter correctement les plaintes pour infraction.

Affaires 366/2013/EIS et 509/2013/EIS: Informations sur les voies de recours

Une université privée basée en Suisse s'est plainte du rejet de sa candidature envoyée en réponse à l'appel à propositions Erasmus University Charters 2013. Les plaignants ont fait valoir que la Commission et/ou l’Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (EACEA) n’avaient pas i) informé l’université en temps utile de la décision et ii) indiqué les voies de recours disponibles. L'enquête du Médiateur n'a révélé aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne le point i). En ce qui concerne le point ii), le Médiateur a constaté que l’université n’avait effectivement pas été correctement informée des voies de recours. À la suggestion du Médiateur, la Commission s'est excusée auprès du plaignant pour cette omission, tant en son nom propre qu'au nom de l'EACEA. L'affaire a donc été résolue.

Dans sa décision clôturant l'affaire, le Médiateur a noté que l'EACEA et la Commission pourraient envisager d'apporter certaines améliorations en ce qui concerne les informations fournies aux demandeurs dont la demande a été rejetée. En particulier, afin d’éviter les ambiguïtés et de faciliter le recours des parties concernées contre une décision négative, l’EACEA et la Commission pourraient envisager de joindre à la lettre de rejet la décision pertinente de la Commission. En réponse à cette remarque supplémentaire, la Commission s’est engagée à veiller à ce que, à l’avenir, les lettres adressées à tous les candidats non retenus indiquent i) l’autorité qui prend la décision, ii) la procédure de recours pertinente et iii) un lien vers la page web de la charte Erasmus pour l’enseignement supérieur où les résultats finaux sont publiés.

La Médiatrice se félicite des mesures prises par la Commission et l’EACEA pour améliorer les informations fournies aux demandeurs non retenus.

Affaire 675/2013/JF: Une institution de l’UE saisit les tribunaux au cours de l’enquête du Médiateur sur la même affaire

La Commission a décidé de récupérer une somme d'argent versée à une ONG belge dans le cadre d'un projet mené au Burkina Faso. L'ONG a contesté la décision de la Commission en déposant une plainte auprès du Médiateur.

Au cours de l'enquête, la Commission a informé le Médiateur qu'elle avait engagé une procédure contre l'ONG devant une juridiction belge. La Médiatrice était donc obligée de mettre fin à son enquête sur cette affaire. Ce faisant, elle a souligné que la Commission ne devrait normalement pas engager de procédure devant une juridiction pour le même sujet que celui examiné par le Médiateur, à moins qu'il n'y ait de bonnes raisons de ne pas attendre l'issue de l'enquête du Médiateur. Elle suggère que la Commission publie des lignes directrices à cet effet.

La Commission a répondu que, en l’espèce, elle ne pouvait pas attendre que le Médiateur mette fin à son enquête en raison du délai de prescription applicable à sa relation contractuelle avec l’ONG. À moins d’agir rapidement, la Commission risquait de ne pas être en mesure de protéger les intérêts financiers de l’Union. La Commission a néanmoins expliqué qu'elle évalue soigneusement la nécessité de défendre ses droits devant un tribunal au cas par cas et qu'elle respecte le droit fondamental des citoyens de saisir le Médiateur européen.

Le Médiateur estime que la position de la Commission est raisonnable. Elle est d’avis que, dans les cas où la Commission décide de porter l’affaire examinée par le Médiateur devant les tribunaux, elle devrait en expliquer immédiatement les raisons au Médiateur.

Affaire 1688/2013/JN: Missions d'observation électorale de l'UE

L'affaire concernait le rejet répété des candidatures du plaignant au poste d'observateur dans le cadre des missions d'observation électorale (MOE) de l'UE. À l'issue d'une enquête, la Médiatrice a constaté que la Commission avait violé le droit de la plaignante d'être informée des motifs du rejet de sa demande.

Le Médiateur a également formulé d’autres observations afin de: améliorer le processus de sélection des observateurs pour les MOE; rendre le processus plus transparent; et renforcer les garanties contre les décisions arbitraires. En réponse, la Commission a informé le Médiateur qu'elle introduirait une liste de contrôle avec des critères de sélection afin qu'il y ait un compte rendu écrit de l'évaluation effectuée par le comité de sélection. La Commission étudiera la possibilité que les points focaux nationaux informent les candidats rejetés, à leur demande, des raisons du rejet sur la base des listes de contrôle. En outre, la Commission établira une règle selon laquelle une évaluation «non recommandée» pour les futures missions signifie que l’observateur concerné ne peut pas être sélectionné pour les futures MOE au cours des cinq prochaines années. Après la période de cinq ans, les observateurs peuvent à nouveau postuler aux MOE de l'UE et être évalués de la même manière que les autres candidats. Cette règle sera publiée et les points focaux nationaux en seront informés.

Les mesures prises par la Commission devraient réduire de manière adéquate le risque que des cas similaires de mauvaise administration se reproduisent à l'avenir.

Affaire 1743/2013/TN: la Commission accepte d’améliorer son traitement des demandes d’accès du public aux documents fournis par un tiers

La Commission n’avait pas répondu, dans le délai imparti, à une demande d’accès du public à des documents, dont certains provenaient d’un tiers. Au cours de l’enquête, la Commission a donné accès aux documents demandés.

Le Médiateur a formulé un certain nombre d'observations supplémentaires, suggérant des améliorations aux procédures de la Commission. Elle suggère que, lorsqu’une institution de l’Union doit consulter un tiers afin d’évaluer si l’accès du public à un document peut être accordé, l’institution donne au tiers un délai pour sa réponse. Si le tiers ne répond pas dans le délai imparti, l’institution devrait se prononcer sur la demande d’accès, en gardant à l’esprit qu’en principe, tous les documents devraient être accessibles au public. Une décision de refuser l'accès à des documents de tiers ne peut pas être fondée uniquement sur les réserves non définies du tiers concernant la divulgation. Si le tiers demande à l'institution qui a demandé l'accès au document en question, la demande d'information du tiers ne devrait pas être autorisée à retarder le traitement par l'institution de la demande d'accès au document.

Dans le cadre du suivi des observations complémentaires du Médiateur, la Commission a accepté les suggestions ci-dessus.

Le Médiateur se félicite de la volonté de la Commission d'améliorer ses procédures.

Affaire 1869/2013/AN: Faciliter l'accès du public aux documents législatifs

Le plaignant a présenté à la Commission 18 demandes d'accès à des documents en vertu des dispositions du règlement (CE) n° 1049/2001. Les demandes portaient sur près de 300 documents relatifs à la procédure suivie pour modifier le règlement (UE) n° 540/2011 concernant les produits phytopharmaceutiques. La Commission a estimé que le traitement des demandes créait une charge administrative importante et l’empêcherait d’accomplir ses autres tâches. Ainsi, elle a proposé de divulguer les documents sur une période de temps. Le plaignant a estimé que cela n'était pas raisonnable.

Après avoir examiné la question, le Médiateur a constaté qu'en l'absence d'un accord sur la divulgation progressive, le plaignant était en droit de considérer que la Commission avait refusé l'accès. Bien que la Commission n’ait pas traité les demandes dans les délais impartis, les circonstances de l’espèce justifiaient le délai pris par la Commission. Le Médiateur a donc conclu qu’il n’y avait pas eu de mauvaise administration. Dans sa remarque complémentaire, elle a noté que certains des documents demandés semblaient avoir été élaborés au cours d’un processus législatif et, en tant que tels, auraient dû être rendus directement accessibles. Elle a demandé à la Commission d'envisager de meilleurs moyens d'assurer un respect approprié et cohérent de ses obligations en matière d'accès du public aux documents.

Dans sa réponse, la Commission a expliqué que son registre public des documents ^[5] comprend les documents prélégislatifs les plus importants, en particulier les documents portant une référence telle que «COM», «SEC», «C», «OJ», «PV». La Commission a également indiqué qu’elle examinait actuellement la possibilité d’étendre le champ d’application de son registre, en tenant compte de l’initiative du Parlement en faveur d’un projet pilote intitulé «Public access.eu», qui vise à mettre en place une plateforme en ligne pour la publication proactive des documents non classifiés des institutions de l’Union.

De l’avis de la Médiatrice, du point de vue des citoyens européens, il semble difficile de comprendre pourquoi il n’existe pas de portail en ligne unique pour trouver des informations sur le processus législatif de l’Union et obtenir l’accès aux documents législatifs. Elle note donc avec satisfaction qu'en mai 2015, dans le cadre de son paquet "Mieux légiférer", la Commission a annoncé son intention de mettre en place un portail web permettant de suivre chaque initiative (législative)[6].

Affaire 2275/2013/ANA: Préciser la ou les exceptions applicables au titre du règlement (CE) no 1049/2001 dans les demandes d’accès du public aux documents

L'affaire concernait le refus de la Commission de donner accès à des documents relatifs à la politique de l'UE en matière de gaz naturel et, en particulier, à des documents concernant le contrôle des investissements réalisés par des pays tiers dans les infrastructures de réseau des États membres de l'UE. L'enquête de la Médiatrice n'a révélé aucun cas de mauvaise administration de la part de la Commission en ce qui concerne le prétendu défaut de motivation satisfaisante de son refus d'accorder l'accès aux documents demandés.

Un aspect de la plainte était que, lorsque la Commission s’est fondée sur plus d’une exception pour refuser l’accès à certains documents, elle n’a pas précisé quelle exception s’appliquait à quelle section de ces documents. Le Médiateur a estimé qu'aucune enquête supplémentaire n'était justifiée sur cet aspect de l'affaire.

Toutefois, le Médiateur a fait une autre remarque selon laquelle la Commission, lorsqu'elle rejette une demande d'accès à des documents en invoquant plus d'une des exceptions prévues par le règlement (CE) n° 104912001, devrait fournir au demandeur suffisamment d'informations pour lui permettre de comprendre quelle exception est invoquée en ce qui concerne des sections spécifiques du document concerné.

Dans sa réponse de suivi, la Commission a déclaré qu’elle acceptait partiellement la remarque complémentaire du Médiateur et qu’elle continuerait à la suivre dans les cas où cela ne serait pas disproportionné et n’empêcherait pas la Commission de respecter les délais de procédure prévus par le règlement (CE) no 1049/2001.

Le Médiateur estime que le respect des exigences de proportionnalité et des délais de procédure prévus par le règlement (CE) no 1049/2001 est un élément inaliénable de la bonne conduite administrative des institutions de l’Union dans le domaine de l’accès du public aux documents. Étant donné que ce sont les seules conditions avancées par la Commission, la Médiatrice se félicite de la déclaration de la Commission selon laquelle elle continuera à fournir davantage de détails sur l’exception qu’elle invoque lorsqu’elle refuse l’accès du public à un document, conformément à des considérations de proportionnalité et de respect des délais fixés dans le règlement (CE) no 1049/2001.

Affaire 273/2014/KM: Informations sur les conditions de remboursement des frais médicaux

La plainte concernait le remboursement par le régime commun d’assurance maladie (RCAM) de l’UE d’un séjour hospitalier qui, selon le plaignant, était lié à une maladie reconnue comme «grave» par le RCAM et donc éligible à un remboursement de 100 %. Il a estimé qu’il pouvait s’attendre à être remboursé au taux plein parce que c’est ce qu’il a demandé lorsqu’il a demandé une autorisation préalable et que l’autorisation préalable qu’il a reçue n’indiquait rien à ce sujet. À l'issue d'une enquête, le Médiateur n'a pas accepté l'argument du plaignant, étant donné que le remboursement à 100 % était exceptionnel et qu'il ne pouvait raisonnablement être déduit du silence sur la question. Toutefois, dans l’intérêt d’une bonne communication, elle invite la Commission à envisager d’inclure, dans les documents accordant une autorisation préalable, le taux de remboursement précis applicable et les éventuelles limites de remboursement applicables au traitement en question.

En réponse, la Commission a souligné que ces informations ne pouvaient pas être incluses dans l’autorisation préalable elle-même, car ce document ne servait qu’à certifier que les frais médicaux sur le point d’être encourus étaient remboursables. Le taux de remboursement et tout plafond dépendaient de nombreux facteurs, qui ne pouvaient pas tous être évalués à ce stade. Toutefois, la Commission a décidé d’inclure dans ses décisions d’autorisation préalable un lien vers le «Guide pratique» sur le remboursement des frais médicaux, qui fournit une vue d’ensemble facile à suivre des règles applicables. Une copie papier de ce guide a récemment été envoyée aux retraités.

Le Médiateur accepte l'explication de la Commission expliquant pourquoi le taux de remboursement ne peut pas être déterminé au moment de l'autorisation préalable. Elle se félicite de l’action constructive de la Commission visant à permettre aux bénéficiaires du RCAM de savoir plus facilement, avant de commencer le traitement, combien ils devront contribuer aux coûts.

Voir l’affaire 299/2014/TN ci-dessus, sous «Affaires Star».

Affaire 1500/2014/FOR: Irrégularités procédurales alléguées dans le cadre d’une enquête sur une entente

La plainte concernait un prétendu retard de la Commission à fournir au plaignant, une société allemande de TI, que la Commission soupçonnait d’être membre de l’entente sur les puces pour cartes à puce, l’accès à des éléments de preuve essentiels que la Commission avait l’intention d’utiliser à l’encontre de cette société.

La Médiatrice a estimé que la Commission avait, sans raison valable, tardé à donner accès à ces éléments de preuve, en dépit du fait qu’elle était pleinement consciente de l’importance et de la pertinence de ceux-ci. En encourant ce retard, la Commission risquait de compromettre son enquête. Le Médiateur a donc reproché à la Commission d'avoir tardé à donner au plaignant accès à ces éléments de preuve.

Dans sa réponse de suivi à la remarque critique du Médiateur, la Commission n’a avancé aucun argument convaincant pour démontrer pourquoi elle n’a pas préparé d’exposé des faits après avoir reçu les informations en question en janvier 2014.

Il convient de noter qu’après avoir reçu des informations complémentaires en avril 2014, la Commission a publié un exposé des faits en juillet 2014. Cela indique que la Commission peut effectivement préparer un exposé des faits dans un délai de trois mois. Il est donc difficile de comprendre pourquoi la Commission n’a pas pu préparer une telle lettre dans les trois mois suivant la réception des informations en janvier 2014. Il convient de noter dans ce contexte que la Commission n’a pas expliqué si elle savait, à la suite de la réception des informations en janvier 2014, qu’elle recevrait des informations supplémentaires dans un avenir proche qui nécessiteraient d’attendre ces informations – conformément à sa pratique consistant à regrouper des documents – avant d’émettre un exposé des faits.

La réponse de la Commission n'est pas convaincante. Toutefois, compte tenu de l'affaire judiciaire en cours ^[7], aucune autre mesure n'est nécessaire à ce stade.

Affaire 1577/2014/PL: Garantir une couverture d’assurance pour les membres de la famille des étudiants dans le cadre du programme Erasmus Mundus

Le plaignant faisait un doctorat aux États-Unis avec une bourse Erasmus Mundus. Le programme Erasmus Mundus offre une police d'assurance à ses étudiants boursiers, directement payée par la Commission. Studentsʹ partenaires et enfants ne sont pas couverts par le régime d'assurance, mais ils peuvent bénéficier de conditions particulières s'ils s'inscrivent auprès de la même compagnie d'assurance.

En l'espèce, le requérant a tenté d'assurer son fils nouvellement né, mais la compagnie d'assurance a refusé d'assurer l'enfant parce qu'il avait moins de 5 ans. Cette condition n'a toutefois pas été mentionnée dans les conditions de la police.

La Médiatrice a enquêté sur la question et a conclu qu’il n’y avait pas eu de mauvaise administration de la part de la Commission. En effet, la Commission a expliqué qu’elle ne sélectionnait pas la compagnie d’assurance utilisée par le programme Erasmus Mundus. Au contraire, les coordinateurs de projet sont invités à signer des contrats directement avec les compagnies d’assurance de leur choix, en respectant les exigences minimales en matière d’assurance prévues dans la convention de subvention. La Commission a également expliqué que la nécessité de couvrir les membres de la famille n’était pas mentionnée dans les exigences minimales. Par conséquent, en vertu des règles actuelles, elle ne peut pas exiger l’extension de la couverture d’assurance.

Le Médiateur a conclu que la Commission avait pris des mesures adéquates pour régler l'affaire et a décidé de clore l'affaire. Elle a toutefois inclus une remarque supplémentaire dans sa décision de clôture, indiquant que la Commission devrait veiller à ce que les étudiants Erasmus Mundus aient la possibilité de s’adresser à la compagnie d’assurance pour assurer les membres de leur famille, quel que soit leur âge.

En réponse, la Commission a informé la Médiatrice que, compte tenu de sa recommandation, les conventions de subvention et les manuels de projet récemment publiés pour toutes les actions Erasmus Mundus invitaient les coordinateurs à veiller à ce que les membres de la famille puissent bénéficier de la même couverture d’assurance que le boursier, à leurs propres frais et quel que soit leur âge.

La Médiatrice se félicite de la suite positive donnée par la Commission à sa nouvelle remarque.

4. Service européen pour l'action extérieure (SEAE)

Affaire 714/2012/JF: Révision annuelle des rémunérations du personnel des délégations de l'UE

Le plaignant, un représentant du personnel de la délégation de l’UE au Guyana, s’est plaint de l’examen annuel des salaires des agents locaux travaillant dans cette délégation. À la suite d’une enquête, le Médiateur n’a constaté aucun cas de mauvaise administration.

Le Médiateur a toutefois relevé que les agents locaux avaient également introduit une demande d’allocations pour enfant à charge et que le SEAE examinait cette demande. Elle invite le SEAE à indiquer aux agents locaux de la délégation s’il a pris et mis en œuvre une décision leur accordant ces indemnités et, dans la négative, quand il compte prendre et/ou mettre en œuvre une décision sur ces indemnités.

En réponse, le SEAE a expliqué qu’à la lumière des informations fournies par la délégation guyanienne et des règles applicables aux délégations de l’UE dans le monde entier, il ne pouvait pas accorder aux agents locaux les indemnités demandées. Toutefois, si les agents locaux devaient fournir de nouvelles informations compatibles avec les règles applicables aux allocations pour enfants à charge (qu’il a jointes à sa réponse), le SEAE pourrait reconsidérer sa décision.

La Médiatrice se félicite de la réponse claire du SEAE à sa remarque complémentaire.

Affaire 2410/2012/MHZ: Éviter les retards et veiller à ce que les services du SEAE surveillent le comportement de leurs contractants et insistent pour que ces derniers s'acquittent de leurs obligations vis-à-vis de leurs sous-traitants

Le plaignant était un sous-traitant d’une entreprise locale, qui avait un contrat avec la délégation de l’UE en Tunisie. En 2004, le plaignant a livré des biens à la délégation mais n’a pas été payé pour ces biens. La délégation a essayé de régler la question avec la société locale à ce moment-là, mais en vain. Le plaignant a continué à livrer des marchandises à la délégation dans les années qui ont suivi, tout en demandant le paiement des marchandises livrées en 2004.

La Médiatrice a ouvert une enquête et a demandé au SEAE de résoudre d’urgence ce problème de longue date. La réponse du SEAE au Médiateur a été retardée et le SEAE n’a pris aucune mesure pour aider le plaignant. La Médiatrice a critiqué le SEAE pour son retard et la délégation pour ne pas avoir exercé d’influence sur l’entreprise locale, de sorte qu’elle paye le plaignant. De l'avis du Médiateur, l'absence de relation contractuelle directe entre une institution et un sous-traitant n'exonère pas l'institution, agissant en sa qualité de puissance publique, de son obligation de respecter le droit fondamental du sous-traitant à une bonne administration. Cette obligation comprend la nécessité de surveiller le comportement des contractants et, naturellement, de vérifier si, et d’insister pour que, le contractant s’acquitte de ses obligations à l’égard des sous-traitants.

En réponse, le SEAE s'est excusé pour les retards dans la transmission de ses avis au Médiateur et s'est engagé à veiller à ce que les affaires futures soient traitées rapidement et dans les délais impartis, quelle que soit la complexité de l'affaire ou le laps de temps écoulé. Toutefois, le SEAE a présenté sa réponse de suivi huit mois après l’expiration du délai fixé par le Médiateur.

Bien qu'il ait admis que les délégations de l'UE doivent surveiller le comportement des contractants et insister pour que ces derniers s'acquittent de leurs obligations vis-à-vis de leurs sous-traitants, le SEAE n'est pas d'accord avec la conclusion de mauvaise administration du Médiateur dans cette affaire.

La déclaration du SEAE, selon laquelle la délégation ne devrait pas être tenue responsable d’un éventuel cas de mauvaise administration parce qu’elle avait cherché à exercer son influence sur le contractant pour régler les arriérés, est regrettable. Dans sa décision dans cette affaire, la Médiatrice a fait valoir que cette influence n’avait pas été exercée de manière adéquate parce que la délégation avait interrompu ses efforts alors même que la plaignante n’avait pas reçu le paiement du contractant. Le Médiateur approuve toutefois l'engagement du SEAE en faveur d'une approche davantage axée sur les citoyens en veillant à ce que, malgré l'absence d'obligations contractuelles directes, ses services surveillent le comportement de leurs contractants et insistent pour que ces derniers s'acquittent de leurs obligations vis-à-vis de leurs sous-traitants.

L'engagement du SEAE à respecter les délais fixés par le Médiateur, quelle que soit la complexité de l'affaire, est le bienvenu. Toutefois, la crédibilité de cet engagement a été affectée par le fait qu’il a été présenté huit mois après l’expiration du délai fixé par le Médiateur. Afin de clarifier la situation, d'autres contacts ont été pris, de sorte que le SEAE a confirmé que le haut représentant assumerait la responsabilité des réponses au Médiateur à l'avenir. Il s'agit d'une évolution bienvenue.

5. Banque européenne d'investissement (BEI)

Affaire OI/3/2013: La BEI a accepté de réviser sa politique de transparence et de veiller à ce que les documents et informations environnementaux soient accessibles au public.

En mai 2013, une ONG ukrainienne s'est plainte du non-respect par la BEI de l'obligation qui lui incombe en vertu de la convention d'Aarhus de diffuser des informations environnementales de manière proactive. La plainte concernait un projet en Ukraine financé par la BEI.

Comme le prévoit le protocole d'accord entre la BEI et le Médiateur, ce dernier a fait usage de son pouvoir d'initiative pour enquêter sur la plainte.

Au cours de l'enquête du Médiateur, la BEI a mis en place un registre public des documents et a expliqué dans ses réponses au Médiateur quelles informations environnementales, en ce qui concerne les projets ukrainiens et autres, seront accessibles via le registre. La plaignante était satisfaite de ce résultat et la Médiatrice a clos son enquête en concluant que la BEI avait pris les mesures nécessaires pour régler l'affaire. Elle suggère en outre que la BEI envisage d'adopter et de publier un système de publication indiquant le type d'informations environnementales qu'elle a l'intention d'enregistrer dans le registre public.

La BEI a répondu positivement à cette suggestion. Elle a révisé et publié sa politique de transparence. Elle est également convenue de réviser son «Guide sur l’accès à l’information en matière d’environnement» et de mettre à jour son site web ainsi que la section «FAQ» et le registre public. Ces mesures ont été conçues pour permettre au public d'identifier et d'accéder facilement aux données environnementales détenues par la BEI.

Le Médiateur se félicite de l'action positive et constructive de la BEI pour contribuer à la mise en œuvre de l'engagement de l'Union en faveur d'une diffusion proactive de l'information, conformément à la convention d'Aarhus.

Affaire 178/2014/AN: La Banque européenne d'investissement prend des mesures pour revoir ses procédures de passation de marchés, ainsi que les règles régissant son mécanisme de traitement des plaintes

Le Médiateur a reproché à la BEI d'avoir approuvé l'exclusion d'une entreprise italienne d'un appel d'offres public pour un projet de construction en Bosnie-Herzégovine. Bien qu’il ait présenté l’offre la plus basse, le promoteur local du projet a exclu la société au motif que son offre ne correspondait pas au cahier des charges. La société a contesté cette décision devant le mécanisme de traitement des plaintes de la BEI, qui a souscrit aux arguments de la société, et a recommandé à la BEI de retirer son soutien au projet. Toutefois, la direction de la banque n’a pas tenu compte des conclusions de son mécanisme de traitement des plaintes.

La Médiatrice a estimé que la BEI avait fondé sa décision sur une erreur de droit - une interprétation erronée des documents d'appel d'offres. Elle a critiqué la Banque pour cette mauvaise administration, avertissant que cette affaire pourrait remettre en cause l’engagement de l’Union à renforcer l’état de droit en Bosnie-Herzégovine. La Médiatrice a également annoncé qu'elle envisagerait d'ouvrir une enquête d'initiative sur les problèmes systémiques qui sous-tendent le traitement de l'affaire par la BEI.

Dans sa réponse, le président de la BEI a déclaré qu'il était déterminé à assurer une bonne administration en tant qu'élément essentiel de son leadership à la BEI. Il a rappelé l'importance pour la BEI de disposer de mécanismes de passation de marchés solides, efficaces et transparents dans le cadre des projets financés par la BEI, ainsi que d'un mécanisme de plainte indépendant et efficace. À titre de preuve de cet engagement, le président a joint une liste des actions en cours concernant les politiques et procédures de passation de marchés de la BEI, parmi lesquelles figurent les suivantes:

(i) un audit interne, qui doit être finalisé en juin 2015, afin d’analyser et d’examiner le processus de passation de marchés de la BEI en dehors de l’UE. Des représentants de la Division de l'audit interne de la BEI ont rencontré des membres du personnel du Médiateur en février 2015 afin de mieux comprendre les conclusions du Médiateur;

ii) le renforcement des activités de passation de marchés de la direction des projets de la BEI. À titre d’exemple, la direction des projets a nommé un consultant externe pour examiner son processus de suivi des marchés publics pour les projets en dehors de l’UE. Conformément à son rapport, la BEI envisage de créer un comité d’examen des marchés publics chargé d’examiner les procédures de passation de marchés à haut risque;

iii) un examen externe de la qualité du mécanisme de traitement des plaintes de la BEI afin, entre autres, de formuler des suggestions à intégrer dans l'examen politique formel du mécanisme prévu pour 2015.

La BEI a également expliqué qu’elle cherchait à remédier à l’inefficacité des mécanismes de recours nationaux, une autre question traitée dans le cadre de la présente enquête, au moyen d’une coordination interinstitutionnelle et du cadre contractuel.

La Médiatrice se félicite de la réaction constructive de la BEI à sa remarque critique, qui devrait lui éviter d'avoir à lancer une enquête d'initiative distincte sur les problèmes systémiques qui sous-tendent le traitement de la question par la BEI. Elle espère que la BEI l'informera en temps utile des résultats des différentes actions qu'elle a entreprises, notamment en mettant à sa disposition le rapport d'audit interne qui devait être finalisé en juin 2015. La Médiatrice juge utile de souligner que, selon elle, le mécanisme interne de traitement des plaintes de la BEI joue un rôle essentiel dans ce domaine et se réjouit à la perspective de contribuer à la révision de ce mécanisme.

6. Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)

Affaire 755/2014/BEH: Traitement par le CEPD d'une demande d'accès du public au dossier d'une réclamation introduite par la personne demandant l'accès du public

Le plaignant a estimé que le CEPD n'avait pas suffisamment motivé son refus d'accorder au public l'accès aux documents relatifs à la réclamation qu'il avait introduite auprès du CEPD. Dans le cadre de l'enquête du Médiateur, le CEPD a déclaré qu'aucun accès du public n'était accordé pour les affaires en cours. Il a toutefois souligné qu'il pouvait accorder un accès privé conformément au règlement (CE) n° 45/2001. La Médiatrice a estimé que la position du CEPD n'était pas invraisemblable et elle a donc clôturé l'affaire. Toutefois, elle a également fait observer qu'il ne ressort pas clairement du règlement intérieur du CEPD qu'il n'accorde pas l'accès du public aux dossiers en cours. Elle fait donc une autre remarque au CEPD, lui demandant d'envisager de clarifier, dans son règlement intérieur, ses règles relatives à l'accès du public aux dossiers en cours.

Dans sa réponse au Médiateur, le CEPD a indiqué qu'il était en train de développer sa politique en matière d'accès du public aux dossiers de plainte clôturés en révisant le manuel sur l'accès aux documents. Une fois ce processus achevé, le CEPD évaluera soigneusement la nécessité de modifier son règlement intérieur et informera le Médiateur des résultats.

La Médiatrice estime que le CEPD a répondu de manière satisfaisante à sa remarque complémentaire. Toutefois, elle souligne à nouveau que la formulation actuelle du règlement intérieur peut également être comprise comme impliquant que l’accès du public peut être accordé même lorsque des affaires sont en cours. Par conséquent, elle réitère qu'il est donc souhaitable de réviser le règlement intérieur en conséquence.

7. Office européen de sélection du personnel (EPSO)

Affaire 2201/2011/TN: EPSO s'engage à fournir un retour d'information descriptif approprié dans les passeports de compétences

La plainte concernait le refus de l'EPSO de donner accès à une fiche d'évaluation concernant une épreuve d'un concours général. Le Médiateur a conclu au refus de l’EPSO de constituer un cas de mauvaise administration et a clôturé l’affaire par une remarque critique.

Dans son suivi, l’EPSO s’est engagé à fournir un «retour d’information descriptif approprié» dans les passeports de compétences et s’est excusé de ne pas l’avoir fait en l’espèce. L’EPSO a indiqué qu’il avait pris des mesures pour veiller à ce que ce retour d’information soit désormais fourni dans tous les passeports de compétences.

Le Médiateur se félicite de la réponse positive de l'EPSO, qui devrait contribuer à réduire le nombre de plaintes des candidats.

Affaire 29/2012/DK: Neutralisation des questions de concurrence

La plainte concernait la prétendue inégalité de traitement des candidats dans les procédures de sélection du personnel par la pratique dite de «neutralisation». À l’issue d’une enquête, le Médiateur a constaté que l’EPSO était en droit de choisir de neutraliser les questions comme moyen de traiter les questions défectueuses. Toutefois, elle estime que la neutralisation n’est pas la seule option disponible pour résoudre le problème des questions défectueuses, étant donné qu’il serait également légal, et conformément aux principes de bonne administration, qu’un jury demande une nouvelle fois au nombre probablement limité de candidats affectés par des questions défectueuses de passer les tests sur ordinateur. Elle estime également qu’un jury de sélection pourrait inclure des questions supplémentaires dans les épreuves initiales uniquement dans le but de remplacer d’éventuelles questions défectueuses par de telles questions supplémentaires. Elle attire l'attention sur ces possibilités dans d'autres remarques.

En réponse, l’EPSO a expliqué que, dans le cadre de son processus de réexamen opérationnel régulier, il a discuté de l’amélioration de ses procédures de sélection, y compris d’autres moyens de traiter les questions ambiguës ou défectueuses lors des tests sur ordinateur, et que les autres remarques du Médiateur figurent parmi certaines des procédures qui ont déjà été examinées par l’EPSO.

En ce qui concerne les candidats reprenant les tests, EPSO est parvenu à la conclusion que cela aurait une incidence négative sur les candidats qui passeraient deux fois plus de temps à se rendre sur les lieux des tests et à passer des tests sur ordinateur, ce qui pourrait également entraîner des coûts supplémentaires. En outre, cela aurait également une incidence négative sur les ressources des institutions, étant donné que la mise en œuvre de cette mesure représenterait une augmentation des coûts, même si un nombre limité de candidats devait être impliqué.

En ce qui concerne les questions de remplacement, l’EPSO a conclu que cela exigerait à la fois plus de temps de la part des candidats et nécessiterait du personnel, un soutien technique et une logistique supplémentaires. En fait, si des questions de remplacement devaient être introduites au début des tests sur ordinateur, la durée globale de ces tests devrait également être augmentée. La durée des tests sur ordinateur dans certains concours généraux peut atteindre 180 minutes et l’introduction de questions de remplacement avec la proportion relative de temps pour ces tests pourrait augmenter la présence des candidats au centre d’examen jusqu’à 240 minutes, ce qui pourrait être considéré comme une charge excessive pour les candidats et entraînerait probablement des coûts supplémentaires pour les institutions. En outre, la compilation de tests sur ordinateur pour les concours est effectuée de manière à établir un groupe de questions de différents niveaux de difficulté qui, ensemble, correspondent à une matrice de difficulté spécifique. Selon la jurisprudence, une telle matrice de difficulté est établie par le jury. Étant donné qu’il ne serait pas possible de savoir à l’avance quelles questions pourraient être neutralisées ultérieurement, l’introduction de questions de remplacement peut également affecter une telle matrice de difficultés. Dans le même temps, pour les tests de jugement situationnel, les questions sont réparties sur cinq compétences, de sorte que plusieurs questions supplémentaires devraient être fournies pour chacun de ces domaines.

En tout état de cause, il convient de noter que les questions utilisées pour repasser le test ou pour remplacer les questions seraient extraites de la même base de données et que, par conséquent, la probabilité d’erreur en ce qui concerne ces questions serait identique à celle du test initial. Par conséquent, de l’avis de l’EPSO, la mise en œuvre de l’une ou l’autre de ces mesures n’apporterait aucun avantage réel aux candidats et/ou aux institutions.

En outre, la neutralisation a été constamment acceptée par la jurisprudence, car elle garantit l’égalité de traitement entre les candidats et respecte les principes de proportionnalité et de bonne administration, tout en veillant à ce qu’aucun candidat ne soit affecté négativement. L’EPSO estime donc que la neutralisation continue d’équilibrer équitablement les intérêts tant des candidats que des institutions en ce qui concerne l’équité des procédures de sélection.

En conclusion, l'EPSO a déclaré qu'il attachait une grande importance et des efforts considérables au maintien de la qualité de ses procédures de sélection et qu'il continuerait à rechercher de nouveaux moyens d'améliorer ses procédures de sélection et d'éliminer tout impact des questions ambiguës ou défectueuses dans les procédures de sélection du personnel.

Le Médiateur se félicite de la réponse constructive et convaincante de l'EPSO aux autres remarques.

Affaire 1330/2012/ER: Indication de l'expérience professionnelle dans le cadre de concours généraux

Selon le plaignant, dans le cadre du concours général EPSO/AD/206/11, EPSO a tenu compte des informations fournies par les candidats au sujet de leur expérience professionnelle, même si l’acte de candidature contenait une instruction sans équivoque demandant aux candidats de ne pas fournir d’informations sur leur expérience professionnelle.

Au cours de l’enquête, l’EPSO i) a reconnu que la formulation n’était pas claire; ii) s’est excusé auprès du plaignant; et iii) s’est engagée à modifier la formulation des futurs concours, afin de préciser que l’indication de l’expérience professionnelle est volontaire. Pour clore l'affaire, le Médiateur a invité l'EPSO à envisager de supprimer la section relative à l'expérience professionnelle des candidats de son acte de candidature en ligne dans le cadre de ce type de concours.

En réponse, EPSO a expliqué que les informations concernant l'expérience professionnelle sont utiles aux institutions après la fin du concours, au stade du recrutement des lauréats.

Le Médiateur estime que l’explication de l’EPSO est raisonnable et invite l’EPSO à indiquer clairement aux candidats que c’est dans ce but qu’il les invite à indiquer leur expérience professionnelle lorsqu’ils postulent à des concours généraux pour lesquels aucune expérience n’est requise.

Affaire 1571/2012/DK: Neutralisation des questions de concours dans les procédures de sélection EPSO

Cette affaire concernait également la neutralisation des questions de concours dans les procédures de sélection de l’EPSO et comportait une autre remarque à laquelle l’EPSO a donné un suivi positif.

Affaires 1633/2012/OV et 1674/2012/OV: Information des candidats sur leurs performances aux épreuves pratiques

En traitant deux plaintes, le Médiateur a noté que, sur la base de la jurisprudence récente du Tribunal de la fonction publique, le passeport de compétence est désormais le seul document qui permet aux candidats de comprendre pourquoi ils ont échoué à un test particulier. Dans une autre remarque, le Médiateur a invité l'EPSO à veiller tout particulièrement à ce que le passeport de compétences contienne toutes les informations nécessaires, y compris les détails des performances des candidats aux épreuves pratiques.

En réponse, l'EPSO a déclaré qu'il partageait pleinement le point de vue du Médiateur et qu'il avait pris des mesures pour veiller à ce que les passeports de compétences contiennent un retour d'information descriptif approprié sur les compétences générales et spécifiques à l'emploi, y compris des détails sur les performances des candidats aux tests pratiques spécifiques à l'emploi.

Le Médiateur se félicite du suivi positif de l'EPSO et surveillera sa mise en œuvre lors du traitement d'éventuelles plaintes futures.

Affaire 1760/2012/OV: Obligation de répondre de manière motivée à une réclamation au titre de l'article 90, paragraphe 2

Un candidat non retenu à un concours a exercé son droit de réclamation auprès de l’EPSO sur le fondement de l’article 90, paragraphe 2, du statut. Après avoir attendu une réponse pendant près de deux ans, il s'est plaint au Médiateur.

Le statut prévoit i) que l'institution concernée notifie au plaignant sa décision motivée sur une réclamation au titre de l'article 90, paragraphe 2, dans un délai de quatre mois et ii) que l'absence de réponse dans le délai de quatre mois est considérée comme une réponse négative, contre laquelle le plaignant peut former un recours devant la Cour.

À la suite de l'intervention du Médiateur, l'EPSO a envoyé une réponse motivée et le Médiateur a classé l'affaire.

Ce faisant, le Médiateur a formulé une autre remarque soulignant, en résumé, que le point ii) ci-dessus n’autorise pas l’administration à ignorer le point i): c’est-à-dire l’obligation de donner une réponse motivée.

En réponse, l’EPSO a indiqué qu’il était entièrement d’accord avec la remarque complémentaire et qu’il était conscient que les principes de bonne administration l’obligeaient à envoyer une réponse motivée explicite à chaque réclamation au titre de l’article 90, paragraphe 2, dans un délai de quatre mois.

Le Médiateur se félicite que l'EPSO ait reconnu son obligation d'envoyer une réponse motivée aux plaintes au titre de l'article 90, paragraphe 2.

Affaire 1999/2012/JF: Transparence dans les concours de sélection des traducteurs

À la suite d’une plainte d’un candidat ayant participé à un concours de sélection de traducteurs, le Médiateur a recommandé à l’EPSO de divulguer les textes originaux des épreuves de traduction. EPSO a refusé, faisant valoir que les textes pouvaient être réutilisés pour d’autres tests. Le Médiateur n'a pas été convaincu par les explications de l'EPSO. Elle estime que la divulgation de textes après un concours et l'utilisation de nouveaux textes pour des concours ultérieurs augmenteraient la transparence globale des concours de l'UE et le respect du travail important des jurys.

En réponse, EPSO a modifié sa politique. Elle publie désormais les textes sources dans les tests de traduction sur son site web, une fois que les candidats ont été informés de leurs résultats. Les détails de la nouvelle politique sont exposés dans les nouvelles règles générales régissant les concours généraux, à partir de février 2015.

Le Médiateur se félicite de la politique révisée de l'EPSO, qui renforce la transparence des concours de sélection des traducteurs.

Affaire 2321/2013/DK: Informations incomplètes dans un dépliant EPSO annonçant un concours général

La plainte portait sur des informations prétendument trompeuses publiées par l’EPSO dans une brochure et sur son propre site internet concernant la date limite de dépôt des candidatures à un concours général. Au cours de son enquête, la Médiatrice a constaté que la brochure de l'EPSO et les informations mises à disposition sur la page concernée de son site web étaient incomplètes, car elles n'indiquaient pas spécifiquement l'heure exacte du délai. Toutefois, EPSO a publié au Journal officiel des informations complètes sur la date limite de dépôt des candidatures pour le concours général concerné. Elle n’a donc constaté aucun cas de mauvaise administration de la part de l’EPSO. Néanmoins, le Médiateur a ajouté que l’EPSO devrait veiller à ce que toutes ses publications et annonces contiennent des informations précises et soient conformes au libellé des avis publiés au Journal officiel de l’Union européenne.

Dans sa réponse de suivi, l'EPSO a non seulement souscrit à la remarque complémentaire du Médiateur, mais a également déclaré qu'il avait déjà pris des mesures pour veiller à ce que ses publications contiennent des informations correctes et complètes sur les conditions des concours généraux.

La réponse de l'EPSO à la remarque complémentaire du Médiateur est satisfaisante.

Affaire 1955/2014/VL: Évaluateur de talent d'EPSO

Après avoir enquêté sur une plainte concernant un concours pour agents contractuels, le Médiateur a formulé deux remarques supplémentaires demandant à l'EPSO de s'assurer, dans la mesure où il ne l'avait pas déjà fait: i) que les candidats reçoivent suffisamment d’informations concernant l’évaluation de leur candidature avant la date limite de dépôt d’une demande de réexamen et ii) que les diplômes jugés équivalents en vertu de la législation nationale soient dûment pris en considération.

En réponse, l’EPSO i) a expliqué les mesures qu’il a prises pour fournir les informations nécessaires aux candidats et ii) s’est engagé à sensibiliser les jurys aux conséquences d’une approche trop rigoureuse de l’évaluation de l’équivalence des diplômes nationaux.

L'EPSO semble avoir tiré les conclusions appropriées des observations complémentaires du Médiateur.

8. Office européen de lutte antifraude (OLAF)

OI/8/2010/CK: Irrégularités alléguées dans une enquête externe de l’OLAF

L’enquête d’initiative concernait une enquête externe menée par l’OLAF sur une fraude présumée commise par les plaignants, une ONG basée dans un pays tiers (pays X) et son directeur exécutif. L'enquête de la Médiatrice s'est concentrée sur trois questions principales.

Le premier point concernait des allégations de divulgation non autorisée d'informations à la presse, aux informateurs et aux autorités du pays X. Le Médiateur n'a constaté aucun cas de mauvaise administration à cet égard. Elle a néanmoins formulé une remarque supplémentaire et a informé l’OLAF, lorsqu’il a été informé de fuites présumées dans la presse de sa part, qu’il devrait i) prendre des mesures adéquates pour enquêter sur l’incident et ii) informer toute personne concernée de ses conclusions le plus rapidement possible.

La deuxième question concernait le refus de l’OLAF de donner accès au public à son rapport d’enquête final. La Médiatrice a émis une recommandation invitant l’OLAF à accorder l’accès au rapport d’enquête final ou à fournir des raisons convaincantes pour justifier son refus de le faire. La réponse de l'OLAF, dans laquelle il a réitéré son refus d'accorder l'accès, n'était pas satisfaisante. La Médiatrice a regretté la position adoptée par l’OLAF et a formulé une remarque critique correspondante.

La troisième question portait sur les violations alléguées des droits de la défense des plaignants. La Médiatrice a constaté que l’OLAF i) n’avait pas fourni suffisamment d’informations en temps utile aux plaignants en ce qui concerne la portée de l’enquête et ii) ne les avait pas invités à présenter leur point de vue avant la clôture de l’affaire. À la lumière de l’entrée en vigueur, le 1er octobre 2013, de nouvelles règles concernant les procédures menées par l’OLAF, la Médiatrice a estimé qu’il n’était pas nécessaire qu’elle prenne d’autres mesures et a formulé une remarque critique correspondante.

Dans sa réponse, l’OLAF a informé le Médiateur i) de sa récente décision d’accorder aux plaignants un accès partiel au document demandé; ii) ses nouvelles règles relatives à la mise en œuvre du «droit de présenter des observations» à l’égard de toutes les personnes concernées par les enquêtes de l’OLAF; et iii) sa procédure de traitement de la divulgation non autorisée d’informations à la presse.

La Médiatrice se félicite de la réaction constructive de l’OLAF à ses remarques. En ce qui concerne plus particulièrement la question de l’accès au rapport final, la Médiatrice félicite l’OLAF d’avoir réévalué la demande à la lumière des circonstances actuelles et d’avoir démontré sa volonté d’engager un dialogue constructif.

Affaire 1505/2012/MMN: Refus d’accès au rapport final de l’OLAF dans l’attente d’une enquête au niveau national

L’affaire concernait le refus de l’OLAF d’accorder au plaignant, un député européen faisant l’objet d’une enquête menée par les autorités nationales compétentes, l’accès à son rapport d’enquête final. Au moment de la plainte, l’OLAF avait envoyé son rapport final aux autorités nationales pour enquête sur les allégations de corruption. Le plaignant a fait valoir que 1) l’OLAF devait lui accorder l’accès au rapport d’enquête final et 2) l’OLAF avait enfreint la loi en envoyant le rapport d’enquête final aux autorités de l’État membre concerné. Le Médiateur a enquêté sur ces allégations et a constaté que, bien que l’OLAF n’ait pas expliqué pourquoi il n’avait pas accordé l’accès au rapport, le plaignant en avait déjà obtenu une copie au cours de l’enquête. Deuxièmement, le Médiateur a constaté qu’aucun cas de mauvaise administration n’avait été commis par l’OLAF lors de la transmission de son rapport aux autorités nationales compétentes.

Toutefois, la Médiatrice a formulé une autre remarque dans laquelle elle a souligné qu’il serait de bonne pratique administrative que l’OLAF fournisse des explications précises sur son point de vue selon lequel l’accès à un rapport final de cas porterait atteinte aux procédures en cours au niveau national. En outre, la Médiatrice a suggéré qu’il serait de bonne pratique administrative pour l’OLAF de demander l’avis de l’État membre concerné avant de statuer sur une demande d’accès à un rapport d’enquête final.

L'OLAF a répondu qu'à l'avenir, il tiendra compte des observations du Médiateur lorsqu'il traitera des demandes similaires d'accès à un rapport final de cas émanant de personnes concernées. Elle a toutefois relevé que, même après avoir consulté les autorités nationales compétentes, il ne serait pas toujours possible de divulguer les raisons pour lesquelles la divulgation de documents porterait concrètement et effectivement atteinte aux procédures nationales en cours, étant donné que, dans certains cas, la fourniture de telles informations au demandeur pourrait, à elle seule, avoir une incidence négative sur ces procédures.

Le Médiateur se félicite de la réponse utile de l'OLAF à cette remarque complémentaire.

9. Centre européen de prévention et de contrôle des maladies (ECDC)

Affaire 238/2012/JF: Accès du public aux documents de l’ECDC

Au cours d’une enquête sur une plainte, le Centre européen de prévention et de contrôle des maladies (ci-après l’«ECDC») a informé le Médiateur qu’il avait l’intention de revoir ses règles internes relatives au traitement des demandes d’accès du public à ses documents. Lors de la clôture de l’affaire, la Médiatrice a demandé à l’ECDC de l’informer des mesures qui en ont résulté.

L’ECDC a répondu qu’il menait des consultations et qu’il prévoyait de finaliser la révision de ses procédures internes au plus tard au premier trimestre 2015. Bien qu ' il ne dispose pas d ' un registre public, l ' ECDC publie ses documents sur ses pages Web "Transparence", " Documents clefs", "Conseil d ' administration", "Forum consultatif" et "Publications". Une fois prêt, le nouveau portail de l’ECDC tiendrait compte des exigences énoncées dans la législation sur l’accès du public aux documents de l’UE concernant les registres publics.

L’ECDC a également reconnu qu’il n’avait pas encore commencé à publier des rapports annuels sur la gestion des demandes d’accès du public à ses documents. Toutefois, elle y remédierait en publiant le premier rapport couvrant l'année 2014 dans son prochain rapport annuel pour 2015.

Enfin, l’ECDC a expliqué que 93 % de son personnel participait à un programme de formation sur l’éthique professionnelle, qui comprenait des études de cas sur l’application de la législation relative à l’accès du public aux documents de l’UE et à la protection des données à caractère personnel.

La Médiatrice salue les efforts déployés par l’ECDC pour améliorer ses pratiques administratives en matière d’accès du public à ses documents.

Affaire 2241/2012/JF: Établissement de rapports d'évaluation pour le personnel de l'ECDC´s

Comme expliqué dans la section ci-dessus intitulée « Recommandations acceptées », à la suite d’une plainte déposée par un ancien membre du personnel de l’ECDC, le Médiateur a recommandé à cette agence d’établir le rapport annuel d’évaluation concernant cet ancien membre du personnel. Après que l’agence l’a fait, la Médiatrice a clôturé l’affaire en faisant une autre remarque à l’ECDC, à savoir qu’elle informait la Commission européenne, qui examinait les règles relatives aux évaluations annuelles appliquées par les agences de l’UE, de son analyse des règles de l’ECDC afin que la Commission puisse prendre cette analyse en considération au cours du processus de réexamen. En particulier, le Médiateur a considéré que la règle, selon laquelle les membres du personnel quittant l’agence ne reçoivent un rapport d’évaluation annuel que s’ils le demandent, était incompatible avec le statut.

Dans sa réponse, l’ECDC a informé le Médiateur qu’il avait informé la Commission de l’avis du Médiateur et que la Commission avait achevé son examen. Bien que la Médiatrice n'ait pas été satisfaite du résultat de l'examen de la Commission, qui n'a pas répondu à ses préoccupations, aucune autre mesure ne semble nécessaire à ce stade. Le Médiateur peut toutefois estimer nécessaire de revenir sur la question de l’éventuelle incompatibilité des nouvelles règles en matière d’évaluation avec l’article 43 du statut lors du traitement d’éventuelles réclamations futures.

À la demande du Médiateur, l’ECDC a informé la Commission de l’analyse de ses règles par le Médiateur.

10. Autorité européenne de sécurité des aliments (EFSA)

Affaire 2522/2011/CK: Prétendu conflit d’intérêts concernant un groupe de travail de l’EFSA

La plainte concernait la manière dont l’EFSA avait traité un prétendu conflit d’intérêts concernant l’un de ses groupes de travail. Le plaignant a porté à l'attention de l'EFSA des informations susceptibles de jeter un doute sérieux sur l'indépendance de certains membres du groupe de travail. La Médiatrice a estimé que l’EFSA aurait dû mener une enquête approfondie sur ces questions et a ensuite informé le plaignant de ses conclusions en temps utile. La Médiatrice a clôturé l’enquête par la remarque critique selon laquelle, en ne répondant pas de manière adéquate aux allégations du plaignant selon lesquelles i) certains membres du groupe de travail se trouvaient en situation de conflit d’intérêts en raison de leurs liens avec l’industrie et ii) une représentation équilibrée des parties prenantes lors des réunions externes n’était pas assurée, l’EFSA n’a pas dissipé l’impression des citoyens qu’il existait un conflit d’intérêts potentiel.

Dans sa réponse, l’EFSA a informé la Médiatrice qu’elle avait demandé à sa capacité d’audit interne de procéder à un examen de son examen des intérêts des membres du groupe de travail en question. Bien que l'examen ait révélé certaines lacunes procédurales, il n'a pas mis en évidence d'influence indue sur les travaux du Groupe de travail. L'EFSA a indiqué qu'elle avait informé le plaignant de l'examen et des initiatives récentes visant à renforcer la gouvernance de l'EFSA. En ce qui concerne la représentation des parties prenantes aux réunions hors siège, l’EFSA a reconnu que les doutes du plaignant ne pouvaient être dissipés rétroactivement. L’EFSA a également fait référence aux efforts qu’elle déploie actuellement pour adopter une approche ouverte et participative à l’égard des parties et des parties prenantes externes, comme l’illustrent certains des principaux sujets qu’elle a traités récemment et qui ont donné lieu à un débat intense sur ses travaux scientifiques d’évaluation des risques. Enfin, l’EFSA a fait référence aux efforts qu’elle déploie actuellement pour dialoguer avec la société dans son ensemble sur des questions relevant de sa compétence en matière de sécurité alimentaire, à savoir sa consultation publique sur le document de réflexion intitulé «Transformation to an Open EFSA».

La Médiatrice se félicite de la réaction constructive de l’EFSA à la remarque critique et de sa reconnaissance claire de la nécessité de la confiance du public dans ses travaux.

11. Autorité européenne des assurances et des pensions professionnelles (AEAPP)

Affaires 1874/2011/LP et 1877/2011/LP: Création d'un groupe des parties prenantes

L’affaire concernait la décision prise en 2011 par l’Autorité européenne des assurances et des pensions professionnelles (ci-après l’«AEAPP») concernant la composition du groupe des parties intéressées à l’assurance et à la réassurance (ci-après l’«IRSG») et du groupe des parties intéressées aux pensions professionnelles (ci-après l’«OPSG»). Cette décision a été prise conformément au règlement (UE) no 1094/2010 instituant une Autorité européenne de surveillance (ci-après le «règlement»). Le plaignant dans l’affaire 1874/2011/LP, EuroFinuse, une fédération européenne d’utilisateurs de services financiers, et le plaignant dans l’affaire 1877/2011/LP, BEUC, une organisation européenne de consommateurs, ont fait valoir que l’AEAPP n’avait pas assuré i) un équilibre géographique et ii) un équilibre entre les hommes et les femmes au sein des catégories de parties prenantes du groupe d’étude intergouvernemental sur les marchés financiers et de l’OPSG et entre celles-ci, iii) un équilibre adéquat entre les représentants du secteur, d’une part, et ceux des utilisateurs et des consommateurs, d’autre part, lors de la sélection des membres du groupe d’étude intergouvernemental sur les marchés financiers et de l’OPSG, et iv) l’AEAPP avait adopté une définition incorrecte des différentes catégories de parties prenantes prévues dans le règlement.

La Médiatrice a reproché à l’AEAPP d’avoir appliqué l’exigence énoncée à l’article 37, paragraphe 4, du règlement visant à garantir, dans la mesure du possible, «un équilibre géographique et hommes-femmes approprié et une représentation des parties prenantes dans l’ensemble de l’Union» uniquement en ce qui concerne la composition de l’IRSG dans son ensemble, et non pas également au sein de chaque catégorie de membres. Elle estime également qu’en désignant des représentants des employeurs au sein de l’OPSG, l’AEAPP n’a pas respecté la liste exhaustive des catégories prévue à l’article 37, paragraphe 3, du règlement et a donc commis un cas de mauvaise administration. Enfin, en incluant dans la catégorie «utilisateurs» des groupes de parties prenantes les demandes émanant de représentants d’entités qui n’étaient manifestement pas des utilisateurs de détail des services fournis par le secteur financier, mais plutôt des fournisseurs de services rémunérés à ces derniers, l’AEAPP a également commis un cas de mauvaise administration.

La Médiatrice a également fait remarquer qu’il serait souhaitable que l’AEAPP (i) prenne les mesures appropriées pour sensibiliser davantage les candidats des «nouveaux» États membres intéressés à postuler à la catégorie «industrie» de l’OPSG, (ii) évite le risque qu’un ou plusieurs États membres soient surreprésentés, (iii) publie les futurs appels à manifestation d’intérêt pour devenir membre des groupes de parties prenantes, non seulement sur son propre site web, mais aussi dans la presse financière spécialisée, et utilise, en général, tout autre canal de communication susceptible d’accroître la sensibilisation et l’intérêt des candidates, (iv) exige des futurs candidats qu’ils indiquent uniquement l’une des cinq catégories pour lesquelles ils souhaiteraient être considérés et (v) publie, une fois que les membres des groupes de parties prenantes ont été nommés, des informations utiles qui pourraient montrer comment, à la lumière des différentes demandes reçues, l’AEAPP s’est conformée à l’obligation d’assurer une représentation équilibrée de toutes les différentes catégories de parties prenantes concernées, et comment, ce faisant, elle a également assuré «dans la mesure du possible [...] un équilibre géographique et approprié entre les sexes et la représentation des parties prenantes de l’Union».

Dans sa réponse, l’AEAPP a indiqué qu’elle avait accepté toutes les observations formulées par le Médiateur et qu’elle s’efforçait déjà de les mettre en œuvre dans le cadre du processus de renouvellement de 2013. Il a également exprimé sa volonté de mettre davantage en œuvre les suggestions du Médiateur lors du renouvellement de la composition de l'IRSG et de l'OPSG.

La Médiatrice se félicite de la réponse positive de l’AEAPP.

12. Agence européenne des médicaments (EMA)

Affaire 1020/2012/MMN: Éviter les conflits d'intérêts dans le traitement des questions de personnel

La plainte concernait un rapport d’évaluation des performances (ci-après le «PER») concernant un membre du personnel qui avait introduit une plainte pour harcèlement auprès de l’Agence européenne des médicaments (ci-après l’«EMA»).

L'enquête de la Médiatrice a révélé que la plaignante avait déposé une plainte pour harcèlement moral contre son supérieur hiérarchique. Le supérieur hiérarchique était également responsable de la préparation du RER. L'évaluateur aux fins du RER a également participé à l'enquête sur le harcèlement. Enfin, l'enquêteur, qui a finalement proposé le rejet de la plainte de harcèlement, a également participé à la préparation du RER.

La Médiatrice a estimé qu’il était de bonne pratique administrative de veiller à ce que les rapports d’évaluation des performances soient préparés par des membres du personnel qui ne sont pas affectés par un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent. En l’espèce, l’EMA n’a pas empêché un conflit d’intérêts apparent. Le Médiateur a formulé une remarque critique en conséquence.

En réponse, l’EMA a reconnu que, si des circonstances similaires se produisaient à l’avenir, il serait de bonne pratique d’envisager de nommer une partie indépendante pour assumer le rôle d’évaluateur et d’évaluateur, malgré les difficultés pratiques qu’il pourrait causer aux fins de la préparation du PER.

La Médiatrice se félicite du suivi constructif de l’EMA.

Voir l’affaire 364/2013/PMC ci-dessus, sous «Affaires Star».

Affaire 1276/2013/OV: Correction d’erreurs dans les données médicales que les États membres soumettent à l’EMA

Le plaignant, un pharmacien, s'est plaint du fait que l'examen par l'EMA de la sécurité et de l'efficacité d'une certaine catégorie de suppositoires était fondé sur des informations erronées fournies par les États membres. La Médiatrice a estimé que la réponse de l’EMA à la plainte était satisfaisante, étant donné que son examen avait recommandé des mesures de sécurité renforcées et que les erreurs alléguées, si elles existaient, n’auraient pas pu avoir d’incidence sur l’examen. Dans une autre remarque, la Médiatrice a invité l’EMA à réfléchir aux mesures (proactives) qu’elle devrait prendre si elle reçoit des informations crédibles selon lesquelles les données scientifiques qui lui sont soumises par un ou plusieurs États membres et qui sont ensuite incluses dans les documents de l’EMA sont incorrectes.

Dans sa réponse, l’EMA a souligné que les autorités nationales sont responsables de la qualité, de l’exactitude et de la mise à jour des données médicales transmises à l’EMA. Elle a expliqué que, si elle découvrait une véritable erreur susceptible de soulever des problèmes de santé publique, elle utiliserait une procédure existante lui permettant de demander à la Commission d’émettre un rectificatif.

La Médiatrice se félicite des informations fournies par l’EMA au sujet de la procédure de rectificatif.

Affaire 1556/2013/MHZ: L’EMA accepte d’inclure sur son site web davantage d’informations sur le soutien technique dans son processus de demande

Un ressortissant polonais souhaitait postuler à un poste vacant à l’EMA. Elle a rencontré des problèmes techniques avec le formulaire de demande sur le site web de l’EMA et n’a donc pas pu soumettre sa demande à temps. Après avoir échangé des correspondances avec l'Agence à ce sujet, elle s'est plainte auprès du Médiateur.

L’enquête de la Médiatrice n’a révélé aucun cas de mauvaise administration. Toutefois, dans une autre remarque, la Médiatrice a suggéré que l’EMA puisse fournir des informations supplémentaires sur son site web concernant les logiciels et le support technique disponibles pour les futurs candidats.

L’EMA a répondu positivement à la suggestion de la Médiatrice et a accepté d’inclure des informations et des explications très détaillées sur l’utilisation de son formulaire de demande, des logiciels disponibles, du soutien technique ainsi que de l’aide au dépannage.

La Médiatrice se félicite de la réponse constructive de l’EMA à cette remarque complémentaire.

13. Agence des droits fondamentaux (FRA)

Affaire 178/2013/LP: Défaut d’ouverture de l’enquête

L’affaire concernait le traitement par l’Agence des droits fondamentaux (ci-après la « FRA ») d’une plainte pour harcèlement moral prétendument subi par un ancien membre de son personnel et le prétendu refus de la FRA de prendre toute mesure appropriée à cet égard. La Médiatrice a présenté une proposition de solution, suggérant que la FRA envisage d’ouvrir une enquête sur les allégations de harcèlement moral du plaignant. L’institution a refusé d’enquêter sur les allégations du plaignant au motif qu’elle devait procéder à un exercice de mise en balance entre les intérêts du plaignant qui n’est plus membre de son personnel et l’intérêt du service, et le fait que toute nouvelle décision pourrait exposer la FRA à un litige devant les juridictions de l’UE et éventuellement à une action en dommages et intérêts.

En concluant que les arguments avancés par la FRA n’étaient pas convaincants, la Médiatrice a formulé une remarque critique concluant que le refus de la FRA de mener une enquête appropriée et approfondie sur les allégations de harcèlement moral du plaignant constituait une mauvaise administration. Dans sa réponse de suivi, l’institution n’était pas d’accord avec les remarques critiques de la Médiatrice affirmant que celle-ci n’avait pas répondu aux arguments de la FRA.

La FRA a finalement déclaré qu’elle examinait pour la deuxième fois s’il convenait de mener une enquête sur la base des allégations du plaignant, mais a conclu qu’il n’existait toujours pas de motifs suffisants pour le faire.

L’allégation selon laquelle le Médiateur n’aurait pas répondu pleinement aux arguments présentés par la FRA ne saurait être accueillie. En fait, la Médiatrice a pris particulièrement soin de répondre aux allégations formulées par le plaignant, au critère de mise en balance appliqué par la FRA pour ne pas ouvrir d’enquête sur les allégations du plaignant et au risque que la FRA doive verser une compensation financière au cas où les allégations se révéleraient fondées. Le Médiateur a donc répondu de manière adéquate à tous les arguments soulevés par la FRA.

La Médiatrice conclut que la FRA n’a pas pris les mesures appropriées pour améliorer ses pratiques administratives. Malgré sa remarque critique selon laquelle la FRA a commis un cas de mauvaise administration en refusant d’ouvrir une enquête sur le harcèlement moral allégué à l’encontre de la plaignante, l’institution a malheureusement rejeté la proposition de la Médiatrice de mener une telle enquête.

14. Eurojust

Affaire 2057/2011/TN: Eurojust améliore l'information des demandeurs lorsqu'ils refusent l'accès du public aux documents

Le Médiateur a conclu que les règles d'Eurojust en matière d'accès du public aux documents confèrent aux membres nationaux (qui sont les représentants des États membres travaillant avec Eurojust) un droit de veto en ce qui concerne la divulgation de documents liés à l'affaire. Toutefois, l’obligation pour Eurojust de motiver le refus d’accorder l’accès du public aux documents exige que les membres nationaux fournissent une explication suffisante des raisons pour lesquelles une exception à l’accès s’applique.

En l'espèce, Eurojust n'a pas informé le plaignant des motifs du refus d'accès des membres nationaux, ce à quoi il a été remédié au cours de l'enquête du Médiateur.

Le Médiateur a fait une autre remarque à Eurojust, indiquant qu’il était tenu de communiquer les raisons avancées par les membres nationaux pour refuser l’accès du public.

Dans son suivi, Eurojust a répondu de manière très constructive en expliquant que, sur la base des conclusions du Médiateur, elle avait modifié son modèle interne pour les membres nationaux afin de répondre à la question de savoir si une exception à l’accès s’appliquerait à un document lié à une affaire. Le Médiateur a suggéré d’apporter de nouvelles améliorations au modèle, qu’Eurojust a pris en compte.

Le Médiateur se félicite des mesures prises par Eurojust pour améliorer les informations fournies aux demandeurs lorsqu’il ne peut pas accorder l’accès du public aux documents relatifs à l’affaire en raison du refus d’un membre national.

Affaire 681/2012/DK: Licenciement d'un agent

La plaignante, agent temporaire d’Eurojust, a été licenciée à l’issue d’une période de stage prolongée parce que son travail a été jugé insatisfaisant. Elle s'est plainte auprès du Médiateur que son licenciement n'était pas légal et qu'il était entaché d'erreurs de procédure.

À l’issue d’une enquête, le Médiateur n’a constaté aucun cas de mauvaise administration. Dans sa décision, la Médiatrice a noté qu’Eurojust n’était pas légalement tenue de consulter le comité paritaire des rapports au sujet du licenciement d’un agent temporaire. Elle fait néanmoins observer qu’il serait de bonne pratique administrative pour Eurojust de convoquer le comité paritaire des rapports à la demande de son comité du personnel. En réponse, Eurojust s’est engagée à examiner attentivement toute demande de ce type du comité du personnel au cas par cas.

Le Médiateur estime que la réponse d'Eurojust est satisfaisante.

15. Autres cas

Commission européenne et agences de l’UE

OI/4/2013/CK: Divulgation des noms des membres du jury de sélection

Le 12 août 2013, la Médiatrice a ouvert une enquête d'initiative afin de clarifier les politiques des agences de l'UE en ce qui concerne la divulgation des noms des membres des jurys et la conformité de ces politiques avec les exigences en matière de protection des données. Après un examen approfondi de leurs réponses, le Médiateur a publié des lignes directrices en matière de bonnes pratiques. L’objectif des présentes lignes directrices est d’aider les agences de l’UE à assurer un juste équilibre entre la transparence et les exigences légitimes de confidentialité dans les travaux des jurys, tout en respectant les principes de l’UE en matière de protection des données. Elle a invité les agences de l'UE à approuver ces lignes directrices et à l'informer, dans un délai de six mois, des mesures qu'elles auront prises pour s'y conformer. Le Médiateur a également informé la Commission des lignes directrices.

Entre août et novembre 2014, la plupart des agences ont informé le Médiateur des mesures qu'elles avaient prises en réponse aux lignes directrices. Il s’agissait principalement d’accepter soit de rendre publics les noms des membres du jury sur une page web spécifique de leurs sites web (EEE, ETF, EFSA, AEMF, OEDT et EIOPA), soit d’informer en temps utile tous les candidats de la composition du jury (AESA, FRA, OSHA, EMA, GSA, EACEA, INEA, ERCEA, EAHC, BEREC, FRONTEX, EASME, Europol).

En novembre 2014, la Commission a informé la Médiatrice qu’elle était en train de finaliser un projet de décision type pour adoption par toutes les agences de l’UE sur le recrutement et l’utilisation d’agents temporaires au titre de l’article 2, point f), du régime applicable aux autres agents (RAA). Cette décision prévoit l'obligation de divulguer les noms des membres du comité de sélection, conformément aux lignes directrices du Médiateur.

La Médiatrice se félicite de l'action de la Commission visant à garantir que toutes les agences de l'UE adoptent une décision donnant effet à la recommandation clé contenue dans les lignes directrices de la Médiatrice. Elle se félicite également de la volonté manifestée par la majorité des agences de donner effet à ses lignes directrices.

Affaire 1923/2013/BEH: Suivi de la plainte concernant la surveillance de l’organisme de contrôle certifiant les produits biologiques

La plainte concernait le fait que la Commission n'aurait pas exercé son rôle de surveillance sur les organismes de certification des produits biologiques, en particulier l'un de ces organismes opérant en Éthiopie.

Au cours de l'enquête de la Médiatrice, la Commission l'a informée qu'elle effectuait un audit de l'organisme de certification identifié par la plaignante. La Commission a indiqué qu'elle informerait le Médiateur de toute mesure prise sur la base du rapport d'audit. Sur la base de ces informations, l’affaire a été clôturée comme convenu et la Commission a été invitée à informer le Médiateur et le plaignant des résultats de l’audit dans les meilleurs délais.

La Commission a fourni au Médiateur et au plaignant un lien vers le rapport d’audit pertinent, anonymisé, qui contient un certain nombre de recommandations d’amélioration. L'organisme de suivi en question devra informer la Commission des mesures prises et prévues pour donner suite à ses recommandations.

Le Médiateur remercie la Commission pour ces informations. À première vue, il ne semble pas nécessaire que le Médiateur prenne de nouvelles mesures.

Banque centrale européenne (BCE)

Affaire 1703/2012/CK: Accès du public à une lettre envoyée par la BCE au ministre irlandais des finances

En 2010, en période de crise financière, la BCE a envoyé une lettre au ministre irlandais des Finances. Le plaignant, un journaliste irlandais, a demandé l’accès du public à la lettre en novembre 2011. La BCE a refusé l'accès et le journaliste s'est adressé au Médiateur en 2012. À l’issue d’une enquête, qui comprenait une inspection de la lettre, le Médiateur a estimé que la BCE était en droit de refuser l’accès à la date de la demande. Pour cette raison, le Médiateur n’a constaté aucun cas de mauvaise administration de la part de la BCE. Cependant, en 2013, elle a invité la BCE à envisager de divulguer la lettre à la lumière des changements ultérieurs dans les conditions monétaires et économiques de la zone euro.

En réponse à la proposition du Médiateur, le Conseil des gouverneurs de la BCE a estimé que la protection de l'intérêt public en ce qui concerne la politique monétaire dans l'Union européenne et la stabilité financière en Irlande continuait de justifier la confidentialité. Le Médiateur n'était pas convaincu par cette explication. Dans sa décision clôturant l'affaire en avril 2014, elle a regretté que la BCE n'ait pas eu l'occasion d'appliquer le principe selon lequel la transparence devrait être la règle et le secret l'exception. Elle a toutefois pris note de l’engagement de la BCE de réévaluer la divulgation de la lettre à un stade plus avancé de la surveillance post-programme à la suite de la sortie de l’Irlande de son programme d’ajustement économique.

En novembre 2014, la BCE a informé le Médiateur que, compte tenu de l’évolution la plus récente de l’économie et des marchés de financement irlandais, elle avait décidé de publier la lettre ainsi que trois autres lettres faisant partie de la correspondance entre la BCE et les autorités irlandaises.

La divulgation de la lettre est une contribution importante à l'information du débat public. L’absence de publication avait provoqué d’intenses spéculations sur son contenu, ce qui avait eu une incidence sur le débat public et politique non seulement sur la crise financière, mais aussi sur le rôle de la BCE et d’autres institutions de l’UE dans la détermination du bien-être économique de l’Irlande. Il n'est guère souhaitable qu'un débat aussi important s'articule autour du contenu imaginé d'une lettre. Les citoyens ont le droit de se faire dire la vérité, aussi désagréable soit-elle.

Autorité européenne de sécurité des aliments (EFSA)

Affaire 775/2010/ANA: Traitement des conflits d'intérêts potentiels découlant du transfert d'un membre du personnel vers le secteur privé

L'affaire concernait le traitement par l'EFSA d'une situation de "pantouflage" dans laquelle un ancien membre du personnel a déménagé dans le secteur privé. À la suite d’une enquête, la Médiatrice a formulé trois recommandations, dont deux ont été acceptées par l’EFSA. L’EFSA n’a toutefois pas accepté de reconnaître son non-respect des règles de procédure pertinentes et de procéder à une évaluation du conflit d’intérêts dans l’affaire concernée.

En clôturant l'enquête en 2013, la Médiatrice a critiqué le fait que l'EFSA n'ait pas accepté cette recommandation.

La décision de clôture contenait également quatre autres remarques fournissant à l’EFSA des orientations pour l’avenir en ce qui concerne le traitement des conflits d’intérêts.

Comme indiqué dans le document intitulé «Mettre les choses en ordre - 2013», l’EFSA a donné une suite satisfaisante aux autres observations en améliorant considérablement ses règles et procédures sur les questions de conflits d’intérêts et de pantouflage.

La Médiatrice a toutefois également souligné que l’EFSA n’avait pas répondu à la remarque critique.

Dans sa lettre adressée au Médiateur à la suite de la publication de Putting it Right – 2013, l’EFSA a informé le Médiateur d’une lettre qu’elle avait envoyée au plaignant pour s’excuser de ne pas avoir exercé le niveau de contrôle approprié en l’espèce. L’EFSA a également réitéré son engagement à éviter que de telles erreurs ne se reproduisent à l’avenir.

La Médiatrice se félicite des excuses présentées par l'EFSA au plaignant et de son engagement réitéré à éviter que de telles erreurs ne se reproduisent à l'avenir.

Le Centre européen pour le développement de la formation professionnelle

Affaire 2228/2013/TN: Amélioration de l’accessibilité du CV Europass pour les malvoyants

La plainte concernait le manque d’accessibilité du CV Europass pour les personnes ayant une déficience visuelle. L’idée qui sous-tend le CV Europass est de créer un modèle permettant aux citoyens européens de présenter leurs compétences et leurs qualifications de manière efficace et claire dans toute l’Europe. Le Cedefop est responsable du portail web Europass. En réponse à la plainte, le Cedefop a mis en place un plan d’action visant à améliorer l’accessibilité du CV Europass pour les personnes ayant une déficience visuelle. La Médiatrice s'est félicitée de la réaction du Cedefop à la plainte et a clôturé l'affaire. Elle demande au Cedefop de l'informer des progrès réalisés dans l'amélioration de l'accessibilité.

Le Cedefop a ensuite informé la Médiatrice que le portail Europass (à l’exception de l’éditeur en ligne) avait été rendu compatible avec la norme de niveau AA des lignes directrices sur l’accessibilité des contenus web (WCAG 2.0) et qu’un modèle de CV hors ligne téléchargeable spécifique avait été élaboré en coopération avec l’école pour aveugles de Thessalonique. Le Cedefop s’est engagé à explorer d’autres possibilités d’améliorer l’accessibilité du portail web Europass et de l’éditeur de CV en ligne afin d’améliorer l’accès des citoyens aveugles et malvoyants.

La Médiatrice se félicite de la réponse du Cedefop à la préoccupation portée à son attention, ainsi que des mesures prises

 

[1] Communication COM(2007) 502 final du 5 septembre 2007 intitulée "Une Europe des résultats - Application du droit communautaire".

[2] COM(2002) 141 final, JO C 244, p. 5.

[3] COM(2012) 154 final du 2 avril 2012. La communication n’a pas été publiée au Journal officiel, mais est disponible sur le site web EUR-Lex dans toutes les langues officielles (à l’exception du croate).

[4] Il convient de noter que le Tribunal a rendu son arrêt le 5 mai 2015 et que M. Dalli a ensuite formé un pourvoi (affaire C-394/15 P).

[5] Disponible à l’adresse suivante: https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/

[6] Voir la communication de la Commission au Parlement européen, au Conseil, au Comité économique et social européen et au Comité des régions: Améliorer la réglementation pour obtenir de meilleurs résultats - Un programme de l'UE; COM(2015) 215 final.

[7] Affaire T-758/14.