1. Dernière mise à jour de cet enregistrement: 12/04/2024

2. Numéro de référence: 18/2020

Numéro d'enregistrement Ares: Ares(2024)4403751

3. Nom et coordonnées du responsable du traitement: Médiateur européen, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, 67001 Strasbourg Cedex

Contact du service responsable:

Direction de l’administration – Équipe «Finances et budget»

Courrier électronique: EOinvoice@ombudsman.europa.eu

4. Coordonnées du délégué à la protection des données:

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nom et coordonnées du sous-traitant: Sans objet

6. Nom et coordonnées du ou des responsables conjoints du traitement:

Commission européenne (CE)

• la DG «BUDGET», qui gère ABAC, le système comptable mis en place par la CE et utilisé par l’OE pour contrôler l’exécution de son budget et préparer ses comptes; et
• DG «DIGIT» qui met en œuvre et gère ABAC.

Personne de contact: DIGIT-SYSPER2@ec.europa.eu

7. Finalité(s) du traitement: L’objectif de ce processus est de contrôler l’exécution du budget de l’OE et d’établir ses comptes.

Brève description: Toutes les transactions sont prises en charge par ABAC.

Les transactions financières sont composées de:

• engagements budgétaires: l’opération par laquelle l’OE affecte des fonds pour couvrir une ou plusieurs dépenses futures et les enregistre dans ABAC;
• les paiements consistant à transférer un montant financier à un prestataire externe (ex: soumissionnaires) ou le compte bancaire d’un membre du personnel;
• virements entre lignes budgétaires (le cas échéant).

8. Description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel:

- Catégories de personnes concernées: chaque particulier/contractant qui reçoit un paiement de l’OE: les membres du personnel du Bureau du Médiateur européen (fonctionnaires, agents temporaires et contractuels, experts nationaux détachés et stagiaires); fournisseurs externes, soumissionnaires.

- Catégories de données: Toutes les données sont conservées dans ABAC

• Nom, prénom;
• le sexe, la nationalité, le titre, la fonction;
• Coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone professionnel, numéro de téléphone mobile, adresse postale, entreprise et département, pays de résidence, adresse internet);
• Référence du compte bancaire (codes IBAN et BIC),
• numéro de TVA;
• Numéro d'assurance nationale;
• numéro de carte d'identité/passeport et numéro personnel;
• Lieu et date de naissance
• Autres données à caractère personnel contenues dans les CV (expertise, compétences techniques et expérience professionnelle linguistique, y compris des détails sur l’emploi actuel et passé).

9. Délai de conservation des données et, si possible, d'effacement:

Les dossiers relatifs aux opérations financières doivent être conservés dans les archives pendant une période de cinq ans à compter de la décharge de l'exercice financier. La décharge de l’exercice financier est généralement signifiée deux ans après l’exercice, pour un total de sept ans pour la conservation des données à caractère personnel;

- Jusqu'à la fin d'un éventuel audit si celui-ci a commencé avant la fin de la période susmentionnée.

Une fois le délai légal expiré, les fichiers sont supprimés

10. Destinataires des données

L’OE et le secrétaire général (le cas échéant)/la direction de l’administration en tant qu’ordonnateurs, le chef de l’équipe «Finances et budget» et les membres du personnel traitant avec ABAC (initiateurs opérationnels et contrôleurs ex ante), les chefs d’équipe concernés par la procédure financière, les opérateurs du système ABAC à la CE.

11. Existe-t-il des transferts de données à caractère personnel vers des pays tiers et/ou vers des organisations internationales? Sans objet

12. Description générale des mesures de sécurité:

Les données sont stockées dans le centre de données de la CE à Luxembourg et sont donc protégées par un certain nombre de mesures introduites par la DG DIGIT pour protéger l’intégrité et la confidentialité des produits électroniques de la CE. L'accès aux données à caractère personnel est protégé par des droits d'accès strictement limités conformément au principe du «besoin d'en connaître» et fondés sur les devoirs confiés aux titulaires d'accès.

Les dossiers papier sont conservés dans des armoires fermées à clé dans les bureaux des membres du personnel du secteur des finances. Les fichiers électroniques sont stockés dans un dossier spécifique du système de fichiers et ne sont accessibles qu’au directeur de l’administration et au chef de l’équipe «Budget et finances».

13. Informations sur la manière dont les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès et de rectification et, le cas échéant, d’effacement, de limitation et de portabilité des données:

Les personnes concernées ont le droit d'accéder à leurs données personnelles et de les rectifier si elles sont inexactes ou incomplètes. Le cas échéant, ils ont le droit d'effacer leurs données personnelles et de limiter le traitement de leurs données personnelles. Ils ont le droit de s'opposer au traitement de leurs données à caractère personnel, qui est effectué légalement en vertu de l'article 5, paragraphe 1, point a), pour des motifs liés à leur situation particulière. Ils peuvent demander à l’OE des informations concernant le traitement de leurs données à caractère personnel par courrier électronique (EOinvoice@ombudsman.europa.eu). Les demandes des personnes concernées seront traitées dans un délai d’un mois. Ils peuvent également contacter le délégué à la protection des données à tout moment: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

S’ils souhaitent se plaindre du traitement de leurs données à caractère personnel par le Médiateur, ils peuvent contacter le Contrôleur européen de la protection des données: www.edps.europa.eu]

Déclaration de confidentialité relative aux transactions financières au sein du bureau du Médiateur européen

La présente déclaration de confidentialité explique la raison du traitement, la manière dont le Médiateur européen recueille, traite et assure la protection de toutes les données à caractère personnel fournies, la manière dont ces informations sont utilisées et les droits que les personnes concernées peuvent exercer en ce qui concerne leurs données.

Le contrôleur est l'OE. Le responsable conjoint du traitement est la direction générale (DG) «BUDGET» de la Commission européenne (CE), qui gère ABAC, le système comptable mis en place par la CE et utilisé par l’OE pour contrôler l’exécution de son budget et préparer ses comptes; et la DG «DIGIT», qui met en œuvre et gère ABAC.

1. Quelles sont les données à caractère personnel qui seront traitées par l’OE?

Nous traitons les données personnelles suivantes de chaque individu/contractant qui reçoit un paiement de l'OE: les membres du personnel du Bureau du Médiateur européen (fonctionnaires, agents temporaires et contractuels, experts nationaux détachés et stagiaires); fournisseurs externes, soumissionnaires:

• Nom, prénom;

• genre, nationalité, titre, fonction;

• Coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone professionnel, numéro de téléphone mobile, adresse postale, entreprise et service, pays de résidence, adresse internet);

• Référence du compte bancaire (codes IBAN et BIC),

• numéro de TVA;

• numéro d’assurance national;

• numéro de carte d'identité/passeport et numéro personnel;

• Lieu et date de naissance.

• Autres données à caractère personnel contenues dans les CV (expertise, compétences techniques et expérience professionnelle linguistique, y compris des détails sur l’emploi actuel et passé).

2. Pourquoi l’OE traite-t-il ces données à caractère personnel?

L’objectif de ce processus est de contrôler l’exécution du budget de l’OE et d’établir ses comptes.

3. Quelles sont les bases juridiques et la nécessité du traitement de ces données?

Le traitement des données est fondé sur le règlement financier et ses modalités d’exécution.

Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public, au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis et à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie afin de prendre des mesures à la demande de la personne concernée avant de conclure un contrat (article 5, paragraphe 1, points a), b) et c), du règlement 2018/1725).

4. Qui est responsable du traitement des données?

Les données sont traitées par l'équipe de la Direction de l'administration - Finances et budget.

5. Qui seront les destinataires des données?

L’OE, le secrétaire général, le directeur de l’administration, le chef de l’équipe «Finances et budget» et les membres du personnel traitant avec ABAC (initiateurs opérationnels et contrôleurs ex ante), les chefs d’équipe concernés par la procédure financière et les opérateurs du système ABAC à la CE.

6. Combien de temps les données seront-elles conservées?

Les dossiers relatifs aux transactions financières doivent être conservés dans les archives

• pendant une période de cinq ans à compter de la décharge de l'exercice financier. La décharge de l’exercice financier est généralement signifiée deux ans après l’exercice, pour un total de sept ans pour la conservation des données à caractère personnel;
• jusqu’à la fin d’un éventuel audit s’il a commencé avant la fin de la période susmentionnée.

Une fois le délai légal expiré, les fichiers sont supprimés.

7. Comment protégeons-nous vos données?

Les données sont stockées dans le centre de données de la CE à Luxembourg et sont donc protégées par un certain nombre de mesures introduites par la DG DIGIT pour protéger l’intégrité et la confidentialité des produits électroniques de la CE. L'accès aux données à caractère personnel est protégé par des droits d'accès strictement limités conformément au principe du «besoin d'en connaître» et fondés sur les devoirs confiés aux titulaires d'accès.

Les dossiers papier sont conservés dans des armoires fermées à clé dans les bureaux des membres du personnel du secteur des finances. Les fichiers électroniques sont stockés dans un dossier spécifique du système de fichiers et ne sont accessibles qu’au directeur de l’administration et au chef de l’équipe «Budget et finances».

8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?

Vous avez le droit d’accéder à vos propres données à caractère personnel et aux informations pertinentes concernant la manière dont l’OE les utilise.

Vous avez également le droit de demander la rectification de toute donnée incomplète ou inexacte vous concernant. Vous pouvez rectifier les données d'identification à tout moment. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment à l'utilisation de vos données par l'OE pour des motifs liés à votre situation particulière. Sous certaines conditions, vous avez le droit de demander à l'OE de supprimer vos données personnelles ou d'en restreindre l'utilisation.

L’OE répondra à vos demandes dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois.

9. Qui contacter en cas de questions ou de réclamations concernant la protection des données?

À tout moment, vous pouvez envoyer des questions relatives à la protection des données concernant la gestion des transactions financières à l'OE, à l'adresse suivante:

Médiateur européen

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

EOinvoice@ombudsman.europa.eu

Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données du bureau de l’OE à l’adresse suivante: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Vous pouvez introduire une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données à tout moment à l'adresse suivante: EDPS@edps.europa.eu