1. Dernière mise à jour de cet enregistrement: 24/04/2024

2. Numéro de référence: 03/2020

Numéro d'enregistrement Ares: Ares(2024)4403408

3. Nom et coordonnées du responsable du traitement:

Médiateur européen (EO), 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, 67001 Strasbourg Cedex

Service responsable: Département de l'administration - Équipe du budget et des finances

Courrier électronique: EOMissions@ombudsman.europa.eu

4. Nom et coordonnées du délégué à la protection des données:

Mme Francesca PAVESI- DPD adjointe: Nicholas HERNANZ

Courriel : Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nom et coordonnées du sous-traitant:

• Direction générale des services numériques (DIGIT)
• AMEX Global Business Travel, en tant que sous-traitant de l’EC-PMO (AMEX: déclaration de confidentialité: http://privacy.amexgbt.com/gdpr)
• CIGNA Healthcare, en tant que sous-traitant de l’EC-PMO (déclaration de confidentialité de CIGNA)

6. Nom et coordonnées du ou des responsables conjoints du traitement:

Le bureau principal des rémunérations (PMO) de la Commission européenne, qui est le propriétaire du système de l’application en ligne «MIPS+», utilisé par les membres du personnel de l’OE pour présenter leurs missions et leurs déplacements autorisés et obtenir le remboursement des frais qui en résultent.

Courriel de contact: pmo-missions@ec.europa.eu

7. Finalité(s) du traitement:

L’objectif est de gérer et de contrôler les missions et les déplacements autorisés conformément au guide des missions et des déplacements autorisés adopté par le Médiateur européen le 29 novembre 2018 [décision du Médiateur européen relative aux dispositions générales d’exécution des articles 11, 12 et 13 de l’annexe VII du statut des fonctionnaires (frais de mission) et aux déplacements autorisés].

Brève description du traitement:

Toutes les transactions sont prises en charge par l’application MIPS+ (https://webgate.ec.europa.eu/MIPS+plus) détenue et gérée par l’EC-PMO.

Les informations relatives à l’opération de traitement «Gestion des missions et des voyages autorisés, y compris l’outil en ligne MIPS+ (système de traitement des missions), OBT (outil de réservation en ligne) et la ou les agences de voyage, l’assurance mission et les contrats de cartes de crédit professionnelles»

Le flux de travail pour la gestion d’une mission/d’un voyage autorisé dans MIPS+ est le suivant:

• Création de l'ordre de mission par l'agent;
• Confirmation et signature des acteurs du flux de travail et approbation de l’ordonnateur;
• Le calendrier de Sysper indique les dates pendant lesquelles le membre du personnel est en mission et l'objet de celle-ci;
• Introduction de la déclaration des frais de mission par le chargé de mission/voyage autorisé dans un délai de 3 mois à compter de la date de retour;
• Les pièces justificatives relatives à la déclaration des frais de mission sont numérisées et téléchargées dans MIPS+;
• Vérification et signature des acteurs du workflow et approbation de l'autorisation d'envoi du fichier électronique au PMO pour calcul via MIPS+;
• Calcul des frais de mission: pendant la phase de liquidation au cours de laquelle le PMO examine les documents électroniques justificatifs, le membre du personnel ayant effectué une mission/un déplacement autorisé doit conserver les documents papier originaux à fournir au PMO sur demande (copie électronique non lisible, contrôle aléatoire, etc.), jusqu’au remboursement des coûts.
• Contrôle ex ante par le PMO;

Un message d’alerte informe chaque agent en déplacement professionnel qu’il a été sélectionné dans le cadre de cette vérification et qu’il est invité à soumettre au PMO 2 les pièces justificatives originales pour cette mission. Les documents envoyés au PMO seront conservés et archivés par le PMO. Si le dossier n'est pas conforme, l'agent intéressé est contacté individuellement par le PMO 2.

• envoi d’une demande de paiement par MIPS+ dans l’application budgétaire ABAC de l’OE;
• Vérification et paiement par l'équipe du budget et des finances.

8. Description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel

- Catégories de personnes concernées:

Tous les membres du personnel du bureau de l’OE: fonctionnaires, agents temporaires et contractuels, experts nationaux détachés et stagiaires.

- Catégories de données: toutes les données sont traitées dans MIPS+

• Données d’identification du membre du personnel en mission/voyages autorisés: titre, nom, prénom, numéro de personnel, poste (unité), lieu d’affectation, adresse du bureau, numéro de téléphone du bureau, adresse électronique du bureau;
• informations concernant la mission/le voyage autorisé lui-même: lieu(x) de la mission et du transit, date de départ et d'arrivée, moyen de transport,
• nom et lieu de l'hôtel, factures d'hôtel, heures de début et de fin des engagements professionnels, vacances combinées éventuelles, demande éventuelle
• pour l’anticipation du budget des dépenses, la ligne budgétaire sur laquelle la mission sera payée, le numéro de mission MIPS+ et le numéro de confirmation créé lors de la signature de l’accord par l’ordonnateur.

D’autres informations peuvent être fournies, dans certaines circonstances, par des personnes en mission/en déplacement autorisé, si elles souhaitent bénéficier d’un service plus personnalisé, principalement par l’intermédiaire de leur profil de voyageur (un outil des agences de voyages englobant les informations nécessaires et/ou utiles à la gestion des commandes; ces informations sont formatées et/ou structurées par les agences elles-mêmes): un numéro de téléphone portable; leur nationalité, la date et le lieu de délivrance de leur passeport et sa date d'expiration; le numéro de passeport et de carte de crédit; les coordonnées d'une personne à qui il peut être demandé de faire des réservations en son nom; les préférences éventuelles en ce qui concerne les conditions du voyage dont ils pourraient souhaiter qu'elles soient automatiquement prises en considération, siège + repas)

9. Délai de conservation des données et, si possible, d'effacement:

Tous les frais de mission/déplacements autorisés sont numérisés dans MIPS+. La durée de conservation des documents numérisés est de 7 ans.

La durée de conservation des originaux ayant fait l'objet d'un contrôle de conformité par échantillonnage [1] (rappel des documents originaux conservés par le chargé de mission/voyage autorisé) est de 7 ans.

Les informations reçues par l'agence de voyages avec laquelle le PMO a conclu un contrat sont conservées conformément à la durée prévue par les dispositions contractuelles en vigueur.

Une fois le délai légal expiré, le fichier est supprimé.

10. Destinataires des données:

les membres du personnel de l'équipe «Budget et finances» chargés des missions (GEMI, initiateurs financiers et contrôleurs ex ante) et traitant avec ABAC, le chef de l'équipe «Budget et finances» ,, le directeur de l'administration, le chef de l'équipe du membre du personnel en mission/voyages autorisés, le secrétaire général et l'OE en tant qu'ordonnateur.

- PMO (voir workflow décrit ci-dessus)

- les prestataires de services suivants: l’agence de voyages, les entreprises de transport, les hôtels, les sociétés de location de voitures, les sociétés émettrices de cartes de crédit, les compagnies d’assurance et toute autre entité avec laquelle l’OE (ou la personne concernée) peut entrer en contact au cours de l’organisation des missions/voyages autorisés.

11. Existe-t-il des transferts de données à caractère personnel vers des pays tiers et/ou vers des organisations internationales?

Dans certains cas, des données à caractère personnel peuvent être transférées vers un pays tiers. En effet, l’agence de voyages peut être amenée à transmettre des données concernant le membre du personnel en mission/voyage autorisé vers un pays en dehors de l’UE. Ce transfert est fondé sur l’article 48 du règlement (CE) 2018/1725 (garanties appropriées). Ces garanties appropriées consistent en des règles d’entreprise contraignantes, des codes de conduite ou des mécanismes de certification conformément à l’article 46, paragraphe 2, points b), e) et f), du règlement (UE) 2016/679.

12. Description générale des mesures de sécurité:

Toutes les données à caractère personnel sous format électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont stockées soit sur les serveurs de la Commission européenne. Toutes les opérations de traitement sont effectuées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 relative à la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.

Les contractants de la Commission sont liés par une clause contractuelle spécifique pour toute opération de traitement de vos données pour le compte de la Commission, ainsi que par les obligations de confidentialité découlant de la transposition du règlement général sur la protection des données dans les États membres de l’UE [règlement (UE) 2016/679 (RGPD)].

13. Informations sur la manière dont les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès et de rectification et, le cas échéant, d’effacement, de limitation et de portabilité des données:

Les personnes concernées ont le droit d'accéder à leurs données personnelles et de les rectifier si elles sont inexactes ou incomplètes. Le cas échéant, ils ont le droit d'effacer leurs données personnelles et de limiter le traitement de leurs données personnelles. Ils ont le droit de s'opposer à tout moment au traitement de leurs données personnelles pour des motifs liés à leur situation particulière. Ils peuvent demander à l’OE des informations concernant le traitement de leurs données à caractère personnel par courrier électronique dans un délai d’un mois. Ils peuvent également contacter le délégué à la protection des données à tout moment: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu

S’ils souhaitent se plaindre du traitement de leurs données à caractère personnel par le Médiateur, ils peuvent contacter le Contrôleur européen de la protection des données: www.edps.europa.eu]

En outre, s’ils souhaitent obtenir des informations spécifiques relatives à une mission/un voyage autorisé, ils peuvent contacter l’agent du PMO chargé du traitement de la mission/du voyage autorisé indiqué sur la déclaration de mission ou dans la boîte fonctionnelle: PMO-MISSIONS@ec.europa.eu

Déclaration de confidentialité relative à la gestion des missions et des déplacements autorisés au sein du bureau du Médiateur européen

La présente déclaration de confidentialité explique la raison du traitement, la manière dont le Médiateur européen recueille, traite et assure la protection de toutes les données à caractère personnel fournies, la manière dont ces informations sont utilisées et les droits que les personnes concernées peuvent exercer en ce qui concerne leurs données.

Le contrôleur est l'OE. Le responsable conjoint du traitement est l’Office de gestion et de liquidation des droits individuels (PMO) de la Commission européenne, qui est le propriétaire du système de l’application en ligne «MIPS», utilisée par les membres du personnel de l’OE pour présenter leurs missions et leurs déplacements autorisés et obtenir le remboursement. Les sous-traitants sont i) la direction générale des services numériques (DIGIT) de la Commission européenne; ii) AMEX Global Business Travel, en tant que sous-traitant de l’EC-PMO et iii) CIGNA Healthcare, en tant que sous-traitant de l’EC-PMO.

1. Quelles sont les données à caractère personnel qui seront traitées par l’OE?

Nous traitons les données suivantes de tous les membres du personnel du bureau de l’OE (fonctionnaires, agents temporaires et contractuels, experts nationaux détachés et stagiaires) qui demandent le remboursement des missions et des frais de voyage autorisés:

- Données d'identification de l'agent en mission/voyage autorisé: titre, nom, prénom, numéro de personnel, poste (unité), lieu d’affectation, adresse du bureau, numéro de téléphone du bureau, adresse électronique du bureau;

- Informations concernant la mission/le voyage autorisé lui-même:

· le(s) lieu(x) de mission et de transit, la date de départ et d'arrivée, le moyen de transport, le nom et le lieu de l'hôtel, les factures d'hôtel, les heures de début et de fin des engagements professionnels, les éventuels jours fériés combinés,

· une éventuelle demande d'anticipation du budget des dépenses, la ligne budgétaire sur laquelle la mission sera payée, le numéro de mission/d'autorisation de voyage MIPS et le numéro de confirmation généré au moment de la signature de l'ordre de mission/autorisation de voyage pour approbation par l'ordonnateur.

- D’autres informations peuvent être fournies dans certaines circonstances par les personnes en mission/en déplacement autorisé, si elles souhaitent bénéficier d’un service plus personnalisé, principalement par l’intermédiaire de leur profil de voyageur (un outil des agences de voyages qui englobe les informations nécessaires et/ou utiles à la gestion des commandes).

2. Pourquoi l’OE traite-t-il ces données à caractère personnel?

L’objectif est de gérer et de contrôler les missions et les déplacements autorisés conformément au guide des missions et des déplacements autorisés adopté par le Médiateur européen le 29 novembre 2018.

3. Quelles sont les bases juridiques et la nécessité du traitement de ces données?

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public [article 5, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/1725] et au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis [article 5, paragraphe 1, point b), du règlement (UE) 2018/1725].

Le traitement des données est fondé sur l’article 71 du statut, les articles 11 à 13 de l’annexe VII du statut et le guide des missions 6 et des déplacements autorisés adopté par le Médiateur européen le 29 novembre 2018 (décision du Médiateur européen portant dispositions générales d’exécution des articles 11 à 12 et 13 de l’annexe VII du statut).

4. Qui est responsable du traitement des données?

Les données sont traitées par l’équipe du directeur de l’administration, des finances et du budget.

5. Qui seront les destinataires des données?

Les destinataires des données personnelles sont:

• les membres du personnel de l’équipe «Budget et finances» chargés des missions et de la base de données ABAC, le chef de l’équipe «Budget et finances», le directeur de l’administration, le chef de l’équipe du membre du personnel en mission/voyages autorisés, le secrétaire général, le Médiateur européen en tant qu’ordonnateur;
• Le PMO et les prestataires de services utilisés par les membres du personnel de l’OE pour l’organisation des missions/voyages autorisés, tels que l’agence de voyages, les entreprises de transport, les hôtels, les sociétés de location de voitures, les sociétés émettrices de cartes de crédit, les compagnies d’assurance

6. Combien de temps les données seront-elles conservées?

Tous les frais de mission/déplacements autorisés sont numérisés dans MIPS. La durée de conservation des documents numérisés est de 7 ans à des fins d’audit et de décharge budgétaire. La durée de conservation des originaux ayant fait l’objet d’un contrôle de conformité par échantillonnage (rappel des documents originaux conservés par le chargé de mission/voyage autorisé) est de 7 ans.

Une fois le délai légal expiré, les fichiers sont supprimés.

7. Comment protégeons-nous vos données?

Toutes les données à caractère personnel sous format électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont stockées soit sur les serveurs de la Commission européenne. Toutes les opérations de traitement sont effectuées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 relative à la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.

Les contractants de la Commission sont liés par une clause contractuelle spécifique pour toute opération de traitement de vos données pour le compte de la Commission, ainsi que par les obligations de confidentialité découlant de la transposition du règlement général sur la protection des données dans les États membres de l’UE [règlement (UE) 2016/679 (RGPD)].

8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?

Vous avez le droit d’accéder à vos propres données à caractère personnel et aux informations pertinentes concernant la manière dont l’OE les utilise.

Vous avez également le droit de demander la rectification de toute donnée incomplète ou inexacte vous concernant. Vous pouvez rectifier les données d'identification à tout moment. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment à l'utilisation de vos données par l'OE pour des motifs liés à votre situation particulière. Sous certaines conditions, vous avez le droit de demander à l'OE de supprimer vos données personnelles ou d'en restreindre l'utilisation.

L’OE répondra à vos demandes dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois.

9. Qui contacter en cas de questions ou de réclamations concernant la protection des données?

À tout moment, vous pouvez envoyer des questions relatives à la protection des données concernant la gestion de la mission/du voyage autorisé au Médiateur européen, à l’adresse électronique suivante:

Médiateur européen

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

EOMissions@ombudsman.europa.eu

Vous pouvez également utiliser le lien suivant: http://intracomm.ec.testa.eu/mips ou la boîte fonctionnelle: PMO-MISSIONS@ec.europa.eu

Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données du Médiateur européen à l’adresse suivante: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Vous pouvez introduire une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données à tout moment à l'adresse suivante: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Selon le dossier de la CE: DPR-EC-00990.3 : « Les pièces transmises au PMO sont conservées et archivées dans les locaux d’archivage de l’Office. Une fois la mission payée, le chargé de mission peut détruire les documents originaux papier sauf s'il souhaite contester le décompte, en ce cas les documents originaux seront nécessaires pour introduire une réclamation au titre de l'article 90(2) du Statut. Une fois le délai réglementaire expiré, le dossier papier et numérique est détruit. Les dossiers numérisés et papier ne seront détruits par la DIGIT que sur demande expresse du PMO».