Euroopan oikeusasiamies

ottaa huomioon seuraavat seikat:

Euroopan unionin perusoikeuskirjan 42 artikla, jossa määrätään, että kaikilla unionin kansalaisilla sekä kaikilla luonnollisilla henkilöillä ja oikeushenkilöillä, joiden asuinpaikka tai sääntömääräinen kotipaikka on jossakin jäsenvaltiossa, on oikeus tutustua unionin toimielinten, elinten ja laitosten asiakirjoihin niiden tallennemuodosta riippumatta;

Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 1 artikla, jolla perustetaan unioni, jossa päätökset tehdään mahdollisimman avoimesti ja mahdollisimman lähellä kansalaisia;

Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 15 artikla, jossa määrätään, että hyvän hallintotavan edistämiseksi ja kansalaisyhteiskunnan osallistumisen varmistamiseksi unionin toimielimet, elimet ja laitokset toimivat mahdollisimman avoimesti;

Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1049/2001 [1] ja erityisesti sen 11 artikla;

Euroopan parlamentin päätös oikeusasiamiehen ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista [2] ja erityisesti sen 4 a artikla;

Euroopan oikeusasiamiehen päätös hänen toimeksiantonsa hoitamista koskevien yleisten täytäntöönpanosäännösten hyväksymisestä [3].

sekä katsoo seuraavaa:

1. Asetusta 1049/2001 sovelletaan kaikkiin asiakirjoihin.

1. 2.  Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 11 artiklassa tarkoitetut julkiset rekisterit ovat käytännön väline, joka auttaa kansalaisia käyttämään perusoikeuttaan tutustua asiakirjoihin.

3. Euroopan oikeusasiamiehen verkkosivustolla on jo kattava rekisteri toimielimen tutkimuksista.

4. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 11 artiklan noudattamiseksi julkisen rekisterin olisi mahdollistettava se, että kansalaiset saavat tiedon kaikista asiakirjoista tai ainakin kaikista asiakirjaluokista, jotka liittyvät asianomaisten toimielinten kaikkeen toimintaan riippumatta siitä, ovatko ne keskeisiä vai eivät. Tämän artiklan on katsottava koskevan myös tietoteknisiä järjestelmiä ja välineitä siltä osin kuin ne ovat "asiakirjoja" sellaisenaan tai ainakin tällaisiin järjestelmiin tai välineisiin sisältyviä asiakirjaluokkia.

5. Edellä esitetyn asetuksen (EY) N:o 1049/2001 11 artiklaa koskevan tulkinnan mukaisesti Euroopan oikeusasiamies pitää asianmukaisena, että uuteen julkiseen rekisteriin sisällytetään viittauksia yksittäisiin asiakirjoihin. Itse asiakirjojen olisi mahdollisuuksien mukaan oltava suoraan saatavilla rekisterin kautta. Jos se on perusteltua luottamuksellisuus- tai suhteellisuussyistä tai teknisten rajoitteiden vuoksi, julkisessa rekisterissä olevat viittaukset voivat sen sijaan olla asiakirjakokoelmia, tässä otsikoituja tiedostoja,

on tehnyt tämän päätöksen:

1 artikla

Perustetaan Euroopan oikeusasiamiehen hallussa olevista asiakirjoista julkinen rekisteri. Se on saatavilla toimielimen verkkosivuston kautta.

2 artikla

Julkisen rekisterin ensisijaisena tavoitteena on auttaa kansalaisia käyttämään oikeuttaan tutustua asiakirjoihin antamalla heille tietoa siitä, mitä asiakirjoja tai asiakirjaryhmiä Euroopan oikeusasiamiehellä on hallussaan, jotta he voivat hakea oikeutta tutustua tällaisiin asiakirjoihin.

3 artikla

Julkinen rekisteri täydentää Tapaukset-osiota, joka on saatavilla toimielimen verkkosivustolla [4]. Tällä päätöksellä ei sinänsä muuteta sääntöjä ja käytäntöjä, jotka koskevat asiakirjojen julkaisemista kyseisessä jaksossa. Asiat-osioon pääsee julkisen rekisterin sisältävän verkkosivun kautta.

4 artikla

Tehokkuuden, palveluhenkisyyden ja toimielimen tiedotuspolitiikan vuoksi julkisessa rekisterissä tarkoitettujen asiakirjojen on oltava suoraan saatavilla rekisterissä, jos se on kohtuudella ja oikeudellisesti mahdollista.

5 artikla

Tässä päätöksessä tarkoitetaan:

a) 'asiakirjan' määritelmä on sama kuin asetuksessa 1049/2001 tai sen tulevissa tarkistuksissa.

b) ’tiedostolla’ asiakirjakokonaisuutta.

6 artikla

Jos se on perusteltua luottamuksellisuus- tai suhteellisuussyistä tai teknisten rajoitusten vuoksi, rekisterissä olevat viittaukset voivat koskea asiakirjavihkoon sisältyviä yksittäisiä asiakirjoja pikemmin kuin asiakirjavihkoon sisältyviä yksittäisiä asiakirjoja.

7 artikla

Julkinen rekisteri järjestetään toiminta-aloittain, jotka eivät liity Laitoksen tiedustelutoimintaan. Toimialat määritellään luokittelukehyksessä, joka liitetään tähän päätökseen.

Luokitusjärjestelmä vahvistetaan ja sitä muutetaan tarvittaessa toimielimen pääsihteerin päätöksellä sen jälkeen, kun on kuultu 17 artiklassa tarkoitettua tiedottajaa ja muita asiaankuuluvia henkilöitä.

Ensimmäinen luokituskehys on vahvistettava viimeistään kuuden kuukauden kuluttua tämän päätöksen voimaantulopäivästä.

8 artikla

Toimielimen saapuva ja lähtevä paperikirjeenvaihto merkitään julkiseen rekisteriin asiakirjoina tai asiakirjoina.

Merkittävä sähköinen kirjeenvaihto on merkittävä julkiseen rekisteriin myös asiakirjoina tai tiedostoina. Sähköistä kirjeenvaihtoa pidetään yleensä, mutta ei yksinomaan, merkittävänä, jos se ylittää a) pelkän yleisön saatavilla jo olevien tietojen siirtämisen tai b) muiden asiaankuuluvien lähteiden, erityisesti erikoistuneiden EU:n tietopalvelujen, kautta helposti saatavilla olevan neuvonnan tarjoamisen.

9 artikla

Sisäisesti hallinnoidut tietotekniset järjestelmät, joiden sisältö muuttuu säännöllisesti, kuten toimielimen intranet ja muut tietokannat/ohjelmistot, rekisteröidään tiedostoiksi. Rekisteri sisältää myös tiedot tällaisten järjestelmien rakenteesta ja vakioluokista.

10 artikla

Henkilötietojen suojaamiseksi henkilöstön jäsenten henkilökansioihin sisältyviä asiakirjoja (joita hallinto ylläpitää henkilöstösääntöjen 26 artiklan mukaisesti) ei merkitä rekisteriin.

Henkilökansiot merkitään julkiseen rekisteriin 6 artiklan määritelmän mukaisina tiedostoina viittaamalla ainoastaan kyseisen nykyisen tai entisen toimihenkilön nimeen.

Viittauksiin on liitettävä viesti, jossa selitetään lyhyesti henkilökansion luonne ja sen mahdollisesti sisältämät asiakirjat.

11 artikla

Kaikki sisäisten asiakirjojen lopulliset versiot, jotka ovat tulosta rutiinitoimista tai virallisista menettelyistä, on kirjattava asiakirjoiksi tai asiaankuuluviin asiakirjoihin, paitsi jos ne kuuluvat edellä 10 artiklan ensimmäisessä virkkeessä tarkoitettuun asiakirjaryhmään.

12 artikla

Asiakirjaluonnokset ja asiakirja-aineistot rekisteröidään, jos

i) Luonnoksen sisältö on todennäköisesti oikeusasiamiehen toiminnan kannalta tärkeä tulkinta-apu;

ii) luonnoksen sisältö on tärkeä toimielimen toiminnan historiallisen kirjaamisen kannalta;

iii) Ehdotuksen pääasiallista kysymystä ei jostain syystä pyritä ratkaisemaan tai viimeistellä konkreettisilla toimilla tai päätöksillä, mutta toimielin itse todennäköisesti haluaa tulevaisuudessa hyötyä luonnoksen sisällöstä.

iv) Unionin taloudelliset edut sitä edellyttävät.

13 artikla

Luonnokset voidaan rekisteröidä muita kuin edellä mainittuja tarkoituksia varten sen jälkeen, kun 17 artiklassa tarkoitettua tiedottajaa on ensin kuultu. Epäselvissä tapauksissa tiedottaja antaa asian pääsihteerin päätettäväksi.

14 artikla

Vastuu asiakirjojen rekisteröinnistä on asianomaisella ensimmäisen linjan johtajalla – kuten yksikön, toimialan tai kabinetin päälliköllä – tai muulla henkilöllä, jolle oikeusasiamies tai pääsihteeri voi antaa tämän vastuun. Vastuuhenkilöt ja ne, joille he voivat osoittaa asiaankuuluvia päivittäisiä tehtäviä, voivat aina pyytää neuvoja ja apua asianomaiselta hierarkialta tai tukipalveluilta.

15 artikla

Julkisen rekisterin on oltava käyttäjäystävällinen. Erityisesti sen on oltava helposti saatavilla ja nopea käyttää. Siinä on oltava hakutoiminto, joka mahdollistaa kokotekstihaut sekä asiakirjaluokkien kautta tehtävät haut. Julkisen rekisterin on oltava helppokäyttöinen myös vammaisille henkilöille.

16 artikla

Julkisen rekisterin pääkieli on englanti. Edellä 7 artiklassa tarkoitettu yksityiskohtainen luokitus on kuitenkin käännettävä kaikille unionin virallisille kielille.

17 artikla

Toimielimen julkisen rekisterin toiminnasta vastaavan yksikön henkilöstön jäsen nimitetään tiedottajaksi. Tiedottaja hoitaa tehtäviään muiden tehtäviensä lisäksi ja toimii pysyvänä neuvonantajana kaikissa julkiseen rekisteriin liittyvissä asioissa. Näin tehdessään hän analysoi säännöllisesti yksityiskohtaisia raportteja, jotka hän poimii julkisen rekisterin sisällön perustana olevista tietoteknisistä välineistä, ja antaa tarvittaessa suosituksia esimiehensä välityksellä.

18 artikla

Laitoksen rekisteri on johtava yksikkö julkisen rekisterin perustamisessa ja toiminnan valvonnassa. Pääsihteerin päätöksellä tämä vastuu voidaan siirtää toiselle yksikölle.

 

Hyväksyminen ja voimaantulo

Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona Euroopan oikeusasiamies hyväksyy sen.

Julkinen rekisteri on asetettava yleisön saataville vuoden 2012 aikana.

Ennen kuin julkisesta rekisteristä tulee täysin toimintakykyinen, sille on tehtävä yksi tai useampi asianmukaisen testauksen vaihe.

Julkisen rekisterin perustamisessa ja toiminnassa on noudatettava sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.

P. Nikiforos Diamandouros

Strasbourgissa 17.11.2011