Euroopan komission tekoälyyn perustuvien monikielisten palvelujen käyttö talouden toimijan toimistossa [1]

1. Tämän tietueen viimeisin päivitys: 10/12/2024

2. Viitenumero: 06/2024

Ares-viitenumero: Ares(2025)761612

3. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

· Euroopan oikeusasiamies, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex -

Yhteydenotot: Hallinto-, prosessi- ja vahvistinosasto, asiakirjahallinto, toiminnan jatkuvuus – sähköposti: EO@ombudsman.europa.eu

Vastuuyksikkö: Process & asiakirjojen hallinta, liiketoiminnan jatkuvuus Team- ICT-henkilöstön jäsenet

· Euroopan komissio [2]

Sähköposti: DGT-AI-Language-Services-Advisory@ec.europa.eu

4. Tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:

Francesca Pavesi – apulaistietosuojavastaava: Nicholas Hernanz

Toiminnallinen postilaatikko: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Henkilötietojen käsittelijän nimi ja yhteystiedot: Ei sovelleta

6. Yhteisrekisterinpitäjän (yhteisrekisterinpitäjien) nimi ja yhteystiedot

7. Käsittelyn tarkoitus (tarkoitukset):

Tekoälyyn perustuvien monikielisten välineiden (esim. kääntäminen, eSummary, eBriefing) käytön tarkoituksena on tukea monikielisyyttä, tuoda unionin politiikat lähemmäs kansalaisia ja edistää sen legitimiteettiä, avoimuutta ja tehokkuutta. Nämä työkalut on suunniteltu automaattisesti kääntämään ja tiivistämään sisältöä, jolloin tiedot ovat saatavilla eri kielillä. Nämä tekoälyyn perustuvat työkalut auttavat myös säästämään aikaa ja resursseja kääntämällä ja tiivistämällä sisältöä automaattisesti, mikä nopeuttaa ja tehostaa prosessia ja varmistaa samalla, että tiedot pysyvät tarkkoina ja johdonmukaisina.

Käsittelyn lyhyt kuvaus:

• eTranslation on Euroopan komission tarjoama käännöstyökalu. Konekäännös voi antaa käyttäjille peruskäsityksen sisällöstä kielellä, jota he ymmärtävät. Se on täysin automatisoitu, eikä siihen liity ihmisen väliintuloa.
• ”eBriefing” käyttää generatiivista tekoälyä merkityksellisten pisteiden poimimiseen loppukäyttäjän toimittamista asiakirjoista ja kohdennetun tilannekatsauksen laatimiseen sisällöstä [3]
• ”eSummary” on monikielinen tekoälyyn perustuva yhteenvetotyökalu, jonka avulla voidaan nopeasti selvittää pitkien asiakirjojen pääasiallinen sisältö.

8. Rekisteröityjen ryhmien ja henkilötietoryhmien kuvaus:

Rekisteröidyt:

Euroopan komission tekoälyyn perustuvia monikielisiä palveluja käyttäneet virkamiehet, toimihenkilöt, harjoittelijat ja ulkopuoliset toimihenkilöt.

Henkilötietoluokat:

Tekoälyyn perustuvat monikieliset palveluvälineet tallentavat seuraavat tiedot:

• sähköpostiosoite
• (EU Loginin kautta) työnantaja
• kaikki tekoälypohjaisten monikielisten palvelujen työkalujen käsittelemissä teksteissä olevat henkilötiedot

9. Tietojen säilyttämisen ja mahdollisuuksien mukaan poistamisen määräaika:

Järjestelmällä on omat säilytysaikansa. Lisätietoja on komission asiakirjavihkossa [4].

10. Tietojen vastaanottajat:

Tekoälypohjaisten monikielisten palvelujen EY-operaattorit voivat tutustua käyttäjien tietoihin asiakirjojen käsittelyn aikana.

11. Siirretäänkö henkilötietoja kolmansiin maihin ja/tai kansainvälisille järjestöille? :

EU Loginin henkilötietoja säilytetään ainoastaan DIGITin käsittelemässä datakeskuksessa. Henkilötietoja ei siirretä, koska AI-pohjaisten monikielisten työkalujen käyttöön käytettyjä tietoja säilytetään Amsterdamissa sijaitsevilla Microsoft Azure -palvelimilla.

12. Turvatoimien yleinen kuvaus:

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, ladatut tietoerät jne.) tallennetaan Euroopan komission palvelimille. Kaikki käsittelytoimet suoritetaan viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa 10 päivänä tammikuuta 2017 annetun komission päätöksen (EU, Euratom) 2017/46 mukaisesti.

Komission toimeksisaajia [5] sitoo erityinen sopimuslauseke, joka koskee tietojen käsittelyä komission puolesta, sekä salassapitovelvoitteet, jotka johtuvat yleisen tietosuoja-asetuksen, jäljempänä ’yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679’, saattamisesta osaksi EU:n jäsenvaltioiden lainsäädäntöä.

13. Tiedot siitä, miten rekisteröidyt voivat käyttää oikeuttaan tutustua tietoihin ja oikaista niitä sekä tarvittaessa poistaa ne, rajoittaa niiden käyttöä ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:

Rekisteröidyillä on oikeus tutustua omiin henkilötietoihinsa ja asiaankuuluviin tietoihin siitä, miten talouden toimija käyttää niitä. Heillä on myös oikeus pyytää itseään koskevien puutteellisten tai virheellisten tietojen oikaisemista. He voivat oikaista tunnistetietoja milloin tahansa menettelyn aikana. Heillä on oikeus milloin tahansa vastustaa sitä, että talouden toimija käyttää heidän tietojaan heidän erityiseen tilanteeseensa liittyvistä syistä. Heillä on tietyin edellytyksin oikeus pyytää, että talouden toimija poistaa heidän henkilötietonsa tai rajoittaa niiden käyttöä.

He voivat milloin tahansa pyytää talouden toimijalta tietoja henkilötietojensa käsittelystä sähköpostitse (EO@ombudsman.europa.eu) tai ottamalla yhteyttä hallinto-osaston henkilöstöosastoon.

Rekisteröidyt voivat myös ottaa yhteyttä Euroopan komissioon sähköpostitse: DGT-AI-Language-Services-Advisory@ec.europa.eu

Talouden toimija vastaa pyyntöihin mahdollisimman pian ja viimeistään kuukauden kuluessa. He voivat myös ottaa yhteyttä talouden toimijan tietosuojavastaavaan osoitteessa dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu Jos haluat tehdä kantelun siitä, miten oikeusasiamies on käsitellyt heidän henkilötietojaan, voit ottaa yhteyttä Euroopan tietosuojavaltuutettuun (www.edps.europa.eu).

Tietosuojaseloste Euroopan komission tekoälyyn perustuvien monikielisten palvelujen käytöstä Euroopan oikeusasiamiehen toimistossa

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään käsittelyn syy, tapa, jolla Euroopan oikeusasiamies kerää, käsittelee ja varmistaa kaikkien toimitettujen henkilötietojen suojan, miten näitä tietoja käytetään ja mitä oikeuksia rekisteröidyt voivat käyttää tietoihinsa liittyen.

Rekisterinpitäjät ovat talouden toimija ja Euroopan komissio ^[6], joka hallinnoi tekoälyyn perustuvien monikielisten palvelujen välineitä (esim.  eTranslation, eBriefing, eSummary tools)^[7].

1. Mitä henkilötietoja Euroopan oikeusasiamies käsittelee?

Talouden toimijan henkilöstö voi käyttää tehtäviensä hoitamiseen Euroopan komission tarjoamia tekoälyyn perustuvia monikielisiä välineitä, kuten eTranslation, eSummary ja eBriefing.

Tekoälyyn perustuvat monikieliset työkalut tallentavat käyttäjien

• sähköpostiosoite
• (EU Loginin kautta) työnantaja
• kaikki tekoälypohjaisten monikielisten palvelujen työkalujen käsittelemissä teksteissä olevat henkilötiedot.

2. Miksi Euroopan oikeusasiamies käsittelee näitä henkilötietoja?

Tekoälyyn perustuvien monikielisten välineiden (esim. kääntäminen, eSummary, eBriefing) käytön tarkoituksena on tukea monikielisyyttä, tuoda unionin politiikat lähemmäs kansalaisia ja edistää sen legitimiteettiä, avoimuutta ja tehokkuutta. Nämä työkalut on suunniteltu automaattisesti kääntämään ja tiivistämään sisältöä, jolloin tiedot ovat saatavilla eri kielillä. Nämä tekoälyyn perustuvat työkalut auttavat myös säästämään aikaa ja resursseja kääntämällä ja tiivistämällä sisältöä automaattisesti, mikä nopeuttaa ja tehostaa prosessia ja varmistaa samalla, että tiedot pysyvät tarkkoina ja johdonmukaisina.

3. Mitkä ovat näiden tietojen käsittelyn oikeusperustat ja tarpeellisuus?

Käsittelemme henkilötietojasi asetuksen 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan perusteella (”käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi”).

Oikeusperusta on seuraava:

• ETY:n neuvoston asetus N:o 1 Euroopan talousyhteisössä käytettäviä kieliä koskevista järjestelyistä ja konsolidoitu teksti: Asetus N:o 1 Euroopan talousyhteisössä käytettäviä kieliä koskevista järjestelyistä.
• Täytäntöönpanosäännösten hyväksymisestä 21. kesäkuuta 2023 annetun Euroopan oikeusasiamiehen päätöksen 3 artiklan 1 kohta.

4. Kuka on vastuussa tietojen käsittelystä?

Oikeusasiamiehen hallinto-osasto – Process & asiakirjojen hallinnointi, toiminnan jatkuvuutta käsittelevä ryhmä.

5. Ketkä ovat tietojen vastaanottajia?

Tekoälypohjaisten monikielisten palvelujen EY-operaattorit voivat tutustua käyttäjien tietoihin asiakirjojen käsittelyn aikana.

6. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Järjestelmällä on omat säilytysaikansa ^[8].

7. Miten suojaamme tietosi?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, ladatut tietoerät jne.) tallennetaan Euroopan komission palvelimille. Kaikki käsittelytoimet suoritetaan viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa 10 päivänä tammikuuta 2017 annetun komission päätöksen (EU, Euratom) 2017/46 mukaisesti.

Komission toimeksisaajia sitoo erityinen sopimuslauseke, joka koskee tietojen käsittelyä komission puolesta.

8. Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

Sinulla on oikeus tutustua omiin henkilötietoihisi ja asiaankuuluviin tietoihin siitä, miten talouden toimija käyttää niitä.

Sinulla on myös oikeus pyytää sinua koskevien puutteellisten tai virheellisten tietojen oikaisemista. Voit korjata tunnistetietoja milloin tahansa. Sinulla on oikeus milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa tietojesi käyttöä EO:ssa. Sinulla on tietyin edellytyksin oikeus pyytää, että rekisterinpitäjä poistaa henkilötietosi tai rajoittaa niiden käyttöä.

Talouden toimija vastaa pyyntöihisi mahdollisimman pian ja viimeistään kuukauden kuluessa.

9. Keneen voi ottaa yhteyttä tietosuojakysymyksiin liittyvissä tiedusteluissa tai valituksissa?

Tekoälypohjaisten monikielisten palvelujen käyttöön liittyviä tietosuojakysymyksiä voi milloin tahansa lähettää Euroopan komissiolta EO-toimistoon seuraavaan osoitteeseen:

Euroopan oikeusasiamies

Hallinto-osasto –

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Voit myös ottaa yhteyttä Euroopan komissioon seuraavaan sähköpostiosoitteeseen:  DGT-AI-Language-Services-Advisory@ec.europa.eu

Voit myös ottaa yhteyttä talouden toimijan toimiston tietosuojavastaavaan seuraavaan osoitteeseen: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Voit tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle milloin tahansa seuraavaan osoitteeseen: www.edps.europa.eu

 

 

[1] Ks. asiaankuuluvat tekoälyyn perustuvat monikieliset palvelut osoitteessa  https://language-tools.ec.europa.eu/

[2] Euroopan komissio on erillinen rekisterinpitäjä osassa käsittelyä, ja se hallinnoi tekoälyyn perustuvia monikielisiä palveluja muun muassa seuraavien osalta: e translation (ks. tietue https://ec.europa.eu/dpo-register/detail/DPR-EC-00600), e- summary, e- briefing). Käännökset tekee Microsoft Azure, jonka palvelimet sijaitsevat Amsterdamissa.

[3] ks. tietue osoitteessa https://ec.europa.eu/dpo-register/detail/DPR-EC-24288

[4] Ks. esimerkiksi komission tietue eTranslation-työkalua koskevalla komission verkkosivulla: https://myintracomm.ec.europa.eu/serv/en/dgt/making_request/ecmt/Pages/index.aspx

[5] Ks. edellä alaviite 1.

[6] Käännökset tehdään Microsoft Azure -palvelimilla, jotka sijaitsevat Amsterdamissa.

[7] Ks. https://language-tools.ec.europa.eu/

[8] Tutustu esimerkiksi eTranslation-työkalua koskevaan komission tietueeseen osoitteessa https://ec.europa.eu/dpo-register/detail/DPR-EC-00600