1. Selle kirje viimane ajakohastamine: 02/04/2024

2. Viitenumber: 21/2020

Viide: Ares(2024)4404521

3. Vastutava töötleja nimi ja kontaktandmed:

Euroopa Ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, 67001 Strasbourg Cedex

Vastutav talitus: Haldusosakond -

Eelarve- ja finantsküsimuste töörühm – e-post: EOinvoice@ombudsman.europa.eu

4. Andmekaitseametniku nimi ja kontaktandmed:

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Volitatud töötleja nimi ja kontaktandmed:

6. Kaasvastutava(te) töötleja(te) nimi ja kontaktandmed:

Euroopa Komisjoni individuaalsete maksete haldamise ja maksmise ameti talitused vastutavad ettevõtja töötajate palkade ja samaväärsete maksete arvutamise eest uue palgarakenduse „NAP“ kaudu.

Kontakteeruv e-posti aadress: PMO-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@ec.europa.eu

7. Töötlemise eesmärk (eesmärgid):

Eesmärk on arvutada ja maksta ettevõtja töötajatele palka ja samaväärseid makseid (vanaduspension, invaliidsustoetus, töötustoetus ning muud hüvitised ja toetused).

Töötlemise lühikirjeldus:

Töötasu ja samaväärsed maksed (vanaduspension, invaliidsustoetus, töötustoetus ning muud hüvitised ja toetused) arvutab individuaalsete maksete haldamise ja maksmise amet riiklikus jaotuskavas. Maksed tehakse spetsialistiga seotud teabe põhjal (nt staatus, palgaaste ja -järk) ja isiklik olukord (nt perehüvitised), mida töötleb SYSPERis personaliteenistus. Seejärel kodeeritakse see teave SYSPERist ümber riiklikku tegevuskavasse, milles arvutatakse töötasu ja samaväärne rahaline kasu.

Töötaja või endine töötaja identifitseeritakse riiklikus tegevuskavas riikliku tegevuskava kaudu. See NUP on seotud SYSPERis personalitalituse või töötaja poolt töötaja kohta kodeeritud andmetega. Seos NUPi ja SYSPERi andmete vahel on aluseks SYSPERis kodeeritud rahalise kasu ümberkodeerimisele riiklikku tegevuskavasse. Riikliku jaotuskava kaudu tehtud arvutuse tulemus kajastub palgatõendites.

8. Andmesubjektide kategooriate ja isikuandmete kategooriate kirjeldus

Andmesubjektide kategooriad:

Ettevõtja töötajad ja endised töötajad (pensionärid), kellele tehakse makse ettevõtja eelarvest, olenemata sellest, kas tegemist on ametnike, ajutiste või lepinguliste töötajatega (edaspidi „töötajad“)

- Andmekategooriad: kõiki andmeid töödeldakse riiklikus tegevuskavas

• ees- ja perekonnanimi ning sünniaeg, NUP ja isikukood
• töökoha aadress ja endiste töötajate puhul täielik isiklik aadress ^[1]
• esmakordse kasutuselevõtu kuupäev ^[2]
• praeguse tööandja andmed
• tööalane olukord (staatus, palgaaste ja -järk)
• Kui maksed tuleb teha kolmandale isikule või kolmandale isikule: kolmanda isiku või kolmanda isiku andmed (ees- ja perekonnanimi, laste sünniaeg).

9. Andmete säilitamise ja võimaluse korral kustutamise tähtaeg:

Palgatõendeid ning töötasu ja samaväärseid makseid käsitlevaid andmeid säilitatakse riiklikus tegevuskavas kaheksa aastat pärast asjaomase isiku ja tema ülalpeetavate kõigi õiguste lõppemist. Töötasu ja samaväärsete maksete arestimisega seotud dokumente säilitatakse riiklikus tegevuskavas seitse aastat. Need kustutatakse hiljem (vt Euroopa Komisjoni isikuandmete kaitse põhimõtted töötasu ja rahaliste hüvitiste kohta).

10. Andmete saajad:

Vahendite saajad on ettevõtja, peasekretär / haldusdirektor eelarvevahendite käsutajatena, finants- ja eelarveosakonna juhataja, finants- ja eelarveosakonna töötajad, kes vastutavad riikliku tegevuskava kohaste palgatõendite haldamise eest, ning individuaalsete maksete haldamise ja maksmise ameti talitused, kes vastutavad töötasude ja samaväärsete maksete arvutamise eest.

11. Kas isikuandmeid edastatakse kolmandatele riikidele ja/või rahvusvahelistele organisatsioonidele? Ei

12. Turvameetmete üldkirjeldus:

Palgatõenditele on juurdepääs ainult asjaomasel töötajal, haldusdirektoril, finantstalituste juhatajal ja finantstalituste töötajatel, kes vastutavad palgatõendite haldamise eest riikliku tegevuskava alusel.

Andmeid säilitatakse vastavalt turvameetmetele, mille on välja töötanud Euroopa Komisjon, kellele kuulub IT-rakenduse riiklik juurdepääsupunkt.

13. Teave selle kohta, kuidas andmesubjektid saavad kasutada oma õigust andmetega tutvuda ja neid parandada ning vajaduse korral kustutada, piirata ja andmeid üle kanda:

Töötajatel ja endistel töötajatel on saadud palgatõendi kaudu juurdepääs andmetele, mida kasutatakse nende isikusamasuse ja ametialase olukorra tuvastamiseks. Samuti võivad nad taotleda juurdepääsu asjakohasele teabele selle kohta, kuidas ettevõtja seda kasutab. Samuti võivad nad nõuda neid puudutavate ebatäielike või ebatäpsete andmete parandamist. Neil on igal ajal õigus vaidlustada oma andmete kasutamine ettevõtja poolt nende konkreetse olukorraga seotud põhjustel. Teatavatel tingimustel on neil õigus nõuda, et ettevõtja kustutaks nende isikuandmed või piiraks nende kasutamist.

Nad võivad igal ajal küsida ettevõtjalt teavet oma isikuandmete töötlemise kohta e-posti teel (EOinvoice@ombudsman.europa.eu) või võttes ühendust finantstalitustega. Ettevõtja vastab nende taotlustele võimalikult kiiresti ja hiljemalt ühe kuu jooksul. Samuti võivad nad võtta ühendust ettevõtja andmekaitseametnikuga järgmisel aadressil:

dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Kui nad soovivad esitada kaebuse selle kohta, kuidas ombudsman nende isikuandmeid töötleb, võivad nad võtta ühendust Euroopa Andmekaitseinspektoriga (www.edps.europa.eu).

Isikuandmete kaitse põhimõtted seoses palgatõendite haldamisega Euroopa Ombudsmani büroos

Viide: Ares(2024)4404521

Käesolevas isikuandmete kaitse avalduses selgitatakse töötlemise põhjust, seda, kuidas Euroopa Ombudsman kogub, käsitleb ja tagab kõigi esitatud isikuandmete kaitse, kuidas seda teavet kasutatakse ja milliseid õigusi andmesubjektid võivad seoses oma andmetega kasutada.

Vastutav töötleja on ettevõtja. Kaasvastutav töötleja on Euroopa Komisjoni individuaalsete maksete haldamise ja maksmise ameti talitused, kes vastutavad ettevõtja töötajate palkade arvutamise eest uue palgarakenduse abil.

1. Milliseid isikuandmeid ettevõtja töötleb?

Kõiki ELi personalieeskirjadel ja muude teenistujate teenistustingimustel põhinevaid makseid töödeldakse riikliku juurdepääsupunkti kaudu.

Riiklikku tegevuskava kasutatakse kõigi ELi institutsioonide, organite ja asutuste töötajate kõigi maksete töötlemiseks. Individuaalsete maksete haldamise ja maksmise amet (PMO) töötleb EO töötajate ning PMOga teenustaseme kokkuleppe [3] sõlminud ELi institutsioonide, organite ja asutuste aktiivsete töötajate makseid ning kõigi vanaduspensioni, invaliidsustoetust või töötustoetust saavate endiste töötajate makseid.

Töötleme järgmisi isikuandmeid ettevõtja töötajate ja endiste töötajate (pensionäride) kohta, kellele tehakse makse ettevõtja eelarvest, olenemata sellest, kas tegemist on ametnike, ajutiste või lepinguliste töötajatega (edaspidi „töötajad“):

• ees- ja perekonnanimi ning sünniaeg, NUP ^[4] ja isikukood;
• töökoha aadress ja endiste töötajate puhul täielik isiklik aadress [5]
• esmakordse kasutuselevõtu kuupäev ^[6];
• praeguse tööandja andmed;
• tööalane olukord (staatus, palgaaste ja -järk)

Kui maksed tuleb teha kolmandale isikule või kolmandale isikule (nt perehüvitised): kolmanda isiku või kolmanda isiku andmed (nt asjaomase kolmanda isiku ees- ja perekonnanimi, laste sünniaeg).

2. Miks ettevõtja neid isikuandmeid töötleb?

Eesmärk on arvutada ja maksta ettevõtja töötajatele palka ja samaväärseid makseid (vanaduspension, invaliidsustoetus, töötustoetus ning muud hüvitised ja toetused).

3. Millised on nende andmete töötlemise õiguslikud alused ja vajadus?

Andmete töötlemise aluseks on

• finantsmäärus ^[7] ja selle rakenduseeskirjad;
• Euroopa Liidu ametnike personalieeskirjad ja muude teenistujate teenistustingimused ^[8];
• nõukogu 29. veebruari 1968. aasta määrus nr 260/68, millega kehtestatakse Euroopa Liidule makstavate maksude kohaldamise tingimused ja kord;
• Nõukogu 29. veebruari 2016. aasta määrus (EL) 2016/300, millega määratakse kindlaks ELi kõrgete ametnike rahalised tasud.

Töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks (määruse 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punkt a) ja vastutava töötleja seadusjärgse kohustuse täitmiseks (määruse 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punkt b).

4. Kes vastutab andmete töötlemise eest?

Andmeid töötleb haldus-, finants- ja eelarvedirektori meeskond.

5. Kes on andmete vastuvõtjad?

Vahendite saajad on ettevõtja, peasekretär / haldusdirektor kui eelarvevahendite käsutajad, finants- ja eelarveüksuse juhataja, finants- ja eelarveüksuse töötajad, kes vastutavad riikliku tegevuskava kohaste palgatõendite haldamise eest, ning individuaalsete maksete haldamise ja maksmise ameti talitused, kes vastutavad töötasude ja samaväärsete maksete arvutamise eest.

6. Kui kaua andmeid säilitatakse?

Palgatõendeid ning töötasu ja samaväärseid makseid käsitlevaid andmeid säilitatakse riiklikus tegevuskavas kaheksa aastat pärast asjaomase isiku ja tema ülalpeetavate kõigi õiguste lõppemist. Töötasu ja samaväärsete maksete arestimisega seotud dokumente säilitatakse riiklikus tegevuskavas seitse aastat.

Kui seadusjärgne tähtaeg on möödunud, kustutatakse failid.

7. Kuidas me teie andmeid kaitseme?

Palgatõenditele on juurdepääs ainult asjaomasel töötajal, haldusdirektoril, finants- ja eelarveüksuse juhatajal ning selle üksuse töötajatel, kes vastutavad riikliku tegevuskava kohase palgatõendite haldamise eest. Andmeid säilitatakse vastavalt turvameetmetele, mille on välja töötanud Euroopa Komisjon, kellele kuulub IT-rakenduse riiklik juurdepääsupunkt.

8. Millised on teie õigused ja kuidas neid kasutada?

Teil on saadud palgatõendi kaudu juurdepääs andmetele, mida kasutatakse teie isiku tuvastamiseks ja ametialaseks olukorraks. Samuti võite taotleda juurdepääsu asjakohasele teabele selle kohta, kuidas ettevõtja seda kasutab.

Samuti on teil õigus nõuda teid puudutavate ebatäielike või ebatäpsete andmete parandamist. Identifitseerimisandmeid saate igal ajal parandada. Teil on õigus igal ajal vaidlustada oma andmete kasutamine ettevõtja poolt teie konkreetse olukorraga seotud põhjustel. Teatavatel tingimustel on teil õigus nõuda, et ettevõtja kustutaks teie isikuandmed või piiraks nende kasutamist.

Ettevõtja vastab teie taotlustele võimalikult kiiresti ja hiljemalt ühe kuu jooksul.

9. Kellega võtta ühendust andmekaitseküsimustega seotud päringute või kaebuste korral?

Võite igal ajal saata andmekaitsega seotud küsimusi seoses palgatõendite haldamisega ettevõtja büroos järgmisel aadressil:

Euroopa Ombudsman

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

EOinvoice@ombudsman.europa.eu

Samuti võite võtta ühendust ettevõtja büroo andmekaitseametnikuga järgmisel aadressil:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Võite igal ajal esitada kaebuse Euroopa Andmekaitseinspektorile järgmisel aadressil: www.edps.europa.eu

 

 

[1] Endiste töötajate palgatõendid saadetakse endiselt suures osas tavapostiga;

[2] See näitab, kas kohaldatakse personalieeskirjade 2004. või 2014. aasta reformieelseid või -järgseid eeskirju.

[3] Ettevõtja ja individuaalsete maksete haldamise ja maksmise ameti vahel 26. veebruaril 2020 sõlmitud teenustaseme kokkulepe

[4] Töötaja või endine töötaja identifitseeritakse riiklikus tegevuskavas riikliku tegevuskava kaudu.

[5] Endiste töötajate palgatõendid saadetakse endiselt suures osas tavapostiga.

[6] See näitab, kas kohaldatakse personalieeskirjade 2004. või 2014. aasta reformieelseid või -järgseid eeskirju.

[7] Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. juuli 2018. aasta määrus (EL, Euratom) 2018/1046, mis käsitleb liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantsreegleid.

[8] Määrus nr 31 (EMÜ), 11 (Euratom), millega kehtestatakse Euroopa Majandusühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse ametnike personalieeskirjad ja muude teenistujate teenistustingimused.