1. Selle kirje viimane ajakohastamine: 11/11/2024

2. Viitenumber: 7/2020

Arese reg.number: Ares(2024)8064980

3. Vastutava töötleja nimi ja kontaktandmed: Euroopa Ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.

Kontaktisik: Haldusdirektoraadi meeskond „Process& Document Management, Business Continuity and Infrastructure“

E-post: EO@ombudsman.europa.eu

Vastutavad osakonnad: peasekretär kriisiohjerühma toetusel.

Koordineerimisrühma kuuluvad peasekretariaat, direktorid, ombudsmani kabinetiülem, kommunikatsiooniüksuse juhataja, talitluspidevuse kava koordinaator (talitluspidevuse ja taristu juhataja) ning vajaduse korral kontaktametnikud.

Haldusdirektoraat pakub kriisiohjerühmale operatiivtuge, tegutsedes selle sekretariaadina ja rakendades selle poolt vastu võetud meetmeid.

4. Andmekaitseametniku nimi ja kontaktandmed:

Francesca Pavesi – andmekaitseametniku asetäitja Nicholas Hernanz

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Volitatud töötleja nimi ja kontaktandmed: Ei kohaldata

6. Kaasvastutava(te) töötleja(te) nimi ja kontaktandmed:

Euroopa Parlamendi riskide, kriiside ja talitluspidevuse üksus (RCBC üksus), mis haldab SMSi kriisikommunikatsioonisüsteemi koos Euroopa Ombudsmani bürooga talitluspidevuse kava raames

E-post: businesscontinuitymanagement@europarl.europa.eu

7. Töötlemise eesmärk (eesmärgid): võimaldada institutsioonil võtta piiripunkti raames vajaduse korral ühendust iga ettevõtja büroo töötajaga, et teha kriisiolukorrale reageerimiseks korraldusi ettevõtja teenuste jätkamiseks.

Töötlemise lühikirjeldus: Talitluspidevuse kava ja selle rakendamise käsiraamat annavad ettevõtja büroole struktureeritud lähenemisviisi ja suunised talitluspidevuse tagamiseks, et tulla toime ettevõtja tegevuse ettenägematute häiretega, mis võivad mõjutada ettevõtja hooneid, tegevust või töötajaid. Teabe edastamiseks töötajatele ja vajaduse korral iga ettevõtja büroo töötajaga ühenduse võtmiseks kasutatavad sidekanalid on SMS, e-kirjad ja telefoninumbrid.

Kriisi korral tagavad Euroopa Parlament ja Euroopa Ombudsman seoses hoolsuskohustusega parlamendi ruumides viibivate töötajate suhtes, et asjaomaste peasekretäride vahel säilivad tihedad ja otsesed kontaktid. Euroopa Ombudsmani Euroopa Ombudsmani töötajad on kantud kriisi korral kasutatavatesse üldistesse e-posti nimekirjadesse ning ajakohastatud telefoninumbrite nimekiri lisatakse korrapäraselt Euroopa Parlamendi kriisikommunikatsioonisüsteemi SMS.

Õiguslik alus on

· Euroopa Ombudsmani 25. mai 2022. aasta otsus talitluspidevuse kava vastuvõtmise kohta;

· 2. oktoobri 2023. aasta käsiraamatut Euroopa Ombudsmani talitluspidevuse kava rakendamise kohta ning

· Euroopa Parlamendi ja Euroopa Ombudsmani 23. aprilli 2021. aasta koostöö raamlepingu kriisiolukordade lahendamise ja talitluspidevuse rakenduskokkulepe.

8. Andmesubjektide kategooriate ja isikuandmete kategooriate kirjeldus:

Andmesubjektide kategooriad:

· kõik ettevõtja büroo töötajad, sealhulgas praktikandid;

· kontaktisikud Euroopa Parlamendis ja Euroopa Komisjonis;

Isikuandmete kategooriad

• ees- ja perekonnanimed (algandmed mobiiltelefoninumbrite edastamisel Euroopa Parlamendi teenistustele);
• professionaalsete telefoninumbrite loetelu koos professionaalsete e-kirjade ja kontoritega;
• isiklikud mobiiltelefoninumbrid;
• piiripunktis ja käsiraamatus sisalduvad isikuandmed (mõned Euroopa Parlamendi ja komisjoni kontaktisikute telefoninumbrid, kui on vaja kooskõlastada tegevust teiste ELi institutsioonidega, nt turva- ja ohutusküsimuste kooskõlastamine, kooskõlastamine Euroopa Parlamendi või info- ja kommunikatsioonitehnoloogia infrastruktuuri haldamisega, mis on seotud võrkude telefoniliinide kättesaadavusega)

9. Andmete säilitamise ja võimaluse korral kustutamise tähtaeg:

Teavet säilitatakse nii kaua, kui see on vajalik eespool nimetatud eesmärgi täitmiseks. Isikuandmeid säilitatakse seni, kuni töötaja on ettevõtja büroo liige. Niipea kui töötaja lahkub ettevõtja büroost, eemaldatakse kõik tema isikuandmed viivitamata piiripunktist ja käsiraamatust ning turvalisest veebipõhisest rakendusest, mida kasutatakse telefoninumbrite ja initsiaalide salvestamiseks.

Isikuandmeid säilitatakse alates hetkest, mil andmesubjekt süsteemis registreerub, ja seni, kuni ta on teenistuses ettevõtja juures, kellega Euroopa Parlament on allkirjastanud lepingu, mis hõlmab nende töötajate juurdepääsu Euroopa Parlamendi SMSi kriisikommunikatsioonisüsteemile.

10. Andmete saajad:

Ettevõtja, kriisiohjerühm: peasekretär; direktorid; ombudsmani kabinetiülem; kommunikatsiooniüksuse juhataja; piiripunkti koordinaator ja vajaduse korral kontaktametnikud;

Euroopa Parlamendi loodud SMS-hoiatusvahendiga liitumiseks edastatakse Euroopa Parlamendi talitluspidevuse teenistusele ettevõtja töötajate mobiiltelefoninumbrid koos ees- ja perekonnanime initsiaalidega. Isiklikke mobiiltelefoninumbreid ei avaldata kolmandatele isikutele.

Piiripunkt saadetakse ka Euroopa Parlamendile, kui ettevõtja kontorid on osa Euroopa Parlamendi ruumidest. Piiripunkt tugineb üksnes pidevale ja usaldusväärsele kontaktile Euroopa Parlamendi turvateenistustega.

11. Kas isikuandmeid edastatakse kolmandatele riikidele ja/või rahvusvahelistele organisatsioonidele? Ei.

12. Turvameetmete üldkirjeldus:

Iga töötaja edastatud mobiiltelefoninumbrid salvestatakse turvalises veebipõhises rakenduses. See rakendus, millele on juurdepääs ainult CMG liikmetel ja IKT töötajatel, võimaldab saata grupi SMS-sõnumeid. Andmed on osaliselt anonüümsed selles mõttes, et need seovad mobiiltelefoni numbri ainult iga töötaja initsiaalidega.

Isiklikke mobiiltelefoninumbreid ei avaldata kolmandatele isikutele, välja arvatud Euroopa Parlamendi talitluspidevuse teenistusele, kes liitub oma SMS-hoiatusvahendiga.

13. Teave selle kohta, kuidas andmesubjektid saavad kasutada oma õigust andmetega tutvuda ja neid parandada ning vajaduse korral kustutada, piirata ja andmeid üle kanda^[1]:

Andmesubjektidel on õigus tutvuda oma isikuandmetega ja asjakohase teabega selle kohta, kuidas ettevõtja neid kasutab. Samuti on neil õigus nõuda ettevõtjalt neid puudutavate ebatäielike või ebatäpsete andmete parandamist. Neil on igal ajal õigus vaidlustada oma andmete kasutamine ettevõtja poolt nende konkreetse olukorraga seotud põhjustel. Teatavatel tingimustel on neil õigus nõuda, et ettevõtja kustutaks nende isikuandmed või piiraks nende kasutamist. Ettevõtja vastab nende taotlustele võimalikult kiiresti ja hiljemalt ühe kuu jooksul. Andmesubjektid võivad küsida ettevõtjalt teavet oma isikuandmete töötlemise kohta e-posti teel (eo@ombudsman.europa.eu). Andmesubjektide taotlusi menetletakse maksimaalselt ühe kuu jooksul. Andmesubjekt võib igal ajal võtta ühendust ka ettevõtja andmekaitseametnikuga: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Kui andmesubjektid soovivad esitada kaebuse selle kohta, kuidas ombudsman nende isikuandmeid töötleb, võivad nad võtta ühendust Euroopa Andmekaitseinspektoriga: www.edps.europa.eu

Isikuandmete kaitse põhimõtted seoses Euroopa Ombudsmani talitluspidevuse kava ja sellega seotud käsiraamatu rakendamisega

Käesolevas isikuandmete kaitse avalduses selgitatakse töötlemise põhjust, seda, kuidas Euroopa Ombudsman kogub, käsitleb ja tagab kõigi esitatud isikuandmete kaitse, kuidas seda teavet kasutatakse ja milliseid õigusi andmesubjektid võivad seoses oma andmetega kasutada.

Vastutav töötleja on Euroopa Ombudsman. Kaasvastutav töötleja on Euroopa Parlament, kes haldab koos ettevõtja bürooga talitluspidevuse kava raames SMSi kriisikommunikatsioonisüsteemi.

1. Milliseid isikuandmeid Euroopa Ombudsman töötleb?

Töötleme kõigi EO büroo töötajate, sealhulgas praktikantide järgmisi isikuandmeid:

• ees- ja perekonnanimed (algandmed mobiiltelefoninumbrite edastamisel Euroopa Parlamendi teenistustele);
• professionaalsete telefoninumbrite loetelu koos professionaalsete e-kirjade ja kontoritega;
• isiklikud mobiiltelefoninumbrid;
• piiripunktis ja käsiraamatus sisalduvad isikuandmed[2]

2. Miks Euroopa Ombudsman neid isikuandmeid töötleb?

Töötlemise eesmärk on võimaldada institutsioonil võtta piiripunktis vajaduse korral ühendust iga ettevõtja büroo töötajaga, et teha kriisiolukorrale reageerimiseks korraldusi ettevõtja teenuste jätkamiseks.

3. Millised on nende andmete töötlemise õiguslikud alused ja vajadus?

Töötlemine on vajalik andmesubjekti või muu füüsilise isiku eluliste huvide kaitsmiseks“ (määruse 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punkt e) ning avalikes huvides või liidu institutsiooni või organi avaliku võimu teostamiseks (määruse artikli 5 lõike 1 punkt a).

Õiguslik alus on järgmine:

• Euroopa Ombudsmani 25. mai 2022. aasta otsus talitluspidevuse kava vastuvõtmise kohta;

• 2. oktoobri 2023. aasta käsiraamatut Euroopa Ombudsmani talitluspidevuse kava rakendamise kohta ning

• Euroopa Parlamendi ja Euroopa Ombudsmani 23. aprilli 2021. aasta koostöö raamlepingu kriisiolukordade lahendamise ja talitluspidevuse rakenduskokkulepe.

4. Kes vastutab andmete töötlemise eest?

Andmeid töötleb haldusdirektoraadi meeskond „Process & Document Management, Business Continuity and Infrastructure“ kriisiohjerühma[3] toetusel.

5. Kes on andmete vastuvõtjad?

EO, CMG.

Euroopa Parlamendi loodud SMS-hoiatusvahendiga liitumiseks edastatakse Euroopa Parlamendi talitluspidevuse teenistusele ettevõtja töötajate mobiiltelefoninumbrid koos ees- ja perekonnanime initsiaalidega. Isiklikke mobiiltelefoninumbreid ei avaldata kolmandatele isikutele.

6. Kui kaua andmeid säilitatakse?

Teavet säilitatakse nii kaua, kui see on vajalik eespool nimetatud eesmärgi täitmiseks. Isikuandmeid säilitatakse seni, kuni töötaja on ettevõtja büroo liige. Niipea kui töötaja lahkub ettevõtja büroost, eemaldatakse kõik tema isikuandmed viivitamata piiripunktist ja käsiraamatust ning turvalisest veebipõhisest rakendusest, mida kasutatakse telefoninumbrite ja initsiaalide salvestamiseks.

Isikuandmeid säilitatakse alates hetkest, mil andmesubjekt süsteemis registreerub, ja seni, kuni ta on teenistuses ettevõtja juures, kellega Euroopa Parlament on allkirjastanud lepingu, mis hõlmab nende töötajate juurdepääsu Euroopa Parlamendi SMSi kriisikommunikatsioonisüsteemile.

7. Kuidas me kaitseme andmesubjekti andmeid?

Iga töötaja edastatud mobiiltelefoninumbrid salvestatakse turvalises veebipõhises rakenduses. See rakendus, millele on juurdepääs ainult CMG liikmetel ja IKT töötajatel, võimaldab saata grupi SMS-sõnumeid. Andmed on osaliselt anonüümsed selles mõttes, et need seovad mobiiltelefoni numbri ainult iga töötaja initsiaalidega.

Isiklikke mobiiltelefoninumbreid ei avaldata kolmandatele isikutele, välja arvatud Euroopa Parlamendi talitluspidevuse teenistusele, kes liitub oma SMS-hoiatusvahendiga.

Muid isikuandmeid võib edastada Euroopa Parlamendile samal viisil nagu piiripunkti.

8. Millised on teie õigused ja kuidas neid kasutada?

Teil on õigus tutvuda oma isikuandmetega ja asjakohase teabega selle kohta, kuidas ettevõtja neid kasutab.

Samuti on teil õigus nõuda ettevõtjalt teid puudutavate mittetäielike või ebatäpsete andmete parandamist oma tervisekaardil.

Teil on õigus igal ajal vaidlustada oma andmete kasutamine ettevõtja poolt teie konkreetse olukorraga seotud põhjustel. Teatud tingimustel on teil õigus nõuda, et ettevõtja kustutaks teie isikuandmed või piiraks nende kasutamist.

Ettevõtja vastab teie taotlusele võimalikult kiiresti ja hiljemalt ühe kuu jooksul.

9. Kellega võtta ühendust andmekaitseküsimustega seotud päringute või kaebuste korral?

Võite igal ajal saata Euroopa Ombudsmanile andmekaitsega seotud küsimusi ettevõtja talitluspidevuse kava ja sellega seotud käsiraamatu rakendamise kohta järgmisel aadressil:

Euroopa Ombudsman

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

E-post: EO@ombudsman.europa.eu

Samuti võite võtta ühendust Euroopa Ombudsmani andmekaitseametnikuga järgmisel aadressil: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Võite igal ajal esitada kaebuse Euroopa Andmekaitseinspektorile järgmisel aadressil: https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints/edps-complaint-form_en

 

[1] Kaaluge isikuandmete kaitse avalduse asjakohase osa avaldamist ja lingi lisamist. Vt määruse 2018/1725 artiklid 15 ja 16 andmesubjekti(de)le antava teabe kohta ning artiklid 17–22 andmesubjektide õiguste kohta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Mõned telefoninumbrid, Euroopa Parlamendi ja komisjoni kontaktisikute nimed ja kontaktandmed, kui on vaja kooskõlastada tegevust teiste ELi institutsioonidega, nt: turvalisuse ja ohutuse küsimuste kooskõlastamine, kooskõlastamine Euroopa Parlamendi või info- ja kommunikatsioonitehnoloogia infrastruktuuri haldamisega, mis on seotud võrkude telefoniliinide kättesaadavusega.

[3] Koordineerimisrühma kuuluvad peasekretär, direktorid, ombudsmani kabinetiülem, kommunikatsiooniüksuse juhataja, talitluspidevuse ja infrastruktuuri töörühma juhataja ning vajaduse korral kontaktametnikud.