Hecho de conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo [1]

El trasfondo de la visita

1. El Defensor del Pueblo Europeo puso en marcha un programa de visitas a las agencias de la UE en mayo de 2011 con el objetivo de promover la buena administración y compartir las mejores prácticas entre estas entidades de la UE. Estas visitas se llevan a cabo formalmente sobre la base de la competencia del Defensor del Pueblo para llevar a cabo investigaciones por iniciativa propia en virtud del artículo 228 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea. Ofrecen al Defensor del Pueblo y a las agencias la oportunidad de entablar un diálogo constructivo con vistas a fomentar y reforzar una cultura administrativa de servicio a los ciudadanos [2].

2. Mediante carta de 30 de enero de 2012, el Defensor del Pueblo informó al Cedefop de que, en el marco de su programa de visitas a las agencias, había decidido visitar el Centro el 22 de febrero de 2012.

3. El Cedefop fue creado por el Reglamento (CEE) no 337/75 del Consejo, de 10 de febrero de 1975, por el que se crea un Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional [3], cuya última modificación la constituye el Reglamento (CE) no 2051/2004 del Consejo [4]. Su misión es apoyar el desarrollo de las políticas europeas de educación y formación profesionales (EFP) y contribuir a su aplicación. Su objetivo estratégico es reforzar la cooperación europea y apoyar a la Comisión, a los Estados miembros y a los interlocutores sociales en el diseño y la aplicación de políticas para una EFP atractiva que promueva la excelencia y la inclusión social. Las tareas del Cedefop son: compilar documentación seleccionada y análisis de datos; contribuir al desarrollo y la coordinación de la investigación; explotar y difundir información; fomentar enfoques conjuntos de los problemas de la educación y la formación profesionales; proporcionar un foro para el debate y el intercambio de ideas.

4. Se envió al Cedefop un proyecto de orden del día con las cuestiones específicas que el Defensor del Pueblo deseaba debatir. Además, el Defensor del Pueblo informó al Cedefop de que, en respuesta a un compromiso que había asumido a petición de la Asamblea de Comités de Personal de Agencias (AASC), también se reuniría con el Comité de Personal del Cedefop durante su visita. En ausencia de un Comité de Personal elegido, el Defensor del Pueblo recibió una solicitud de reunión de representantes de un sindicato en el Cedefop, Estados Unidos-Cedefop. El Defensor del Pueblo acordó reunirse con los representantes sindicales. 

La visita

5. La reunión con la dirección del Cedefop tuvo lugar el 22 de febrero de 2012. Comenzó con una breve presentación a cargo del director en funciones, que proporcionó al Defensor del Pueblo información general sobre el Cedefop, su misión y su organización. A su vez, el Defensor del Pueblo aclaró que sus visitas se llevan a cabo formalmente sobre la base de su competencia para llevar a cabo investigaciones por iniciativa propia. Señala que una investigación por iniciativa propia implica, entre otras cosas, que se aplican las garantías procesales habituales relativas a dichas investigaciones. Estos incluyen el derecho de la agencia a solicitar al Defensor del Pueblo Europeo que trate la información y los documentos con carácter confidencial [5]. Tras estas presentaciones iniciales, los jefes de las distintas unidades hicieron presentaciones con el fin de dar respuesta a las preguntas formuladas por el Defensor del Pueblo en su carta de 30 de enero de 2012. También se facilitó al Defensor del Pueblo una presentación en PowerPoint y documentos justificativos.

6. Los siguientes temas fueron objeto de debate entre el Defensor del Pueblo y la dirección del Cedefop:

• Cumplimiento del Código de Buena Conducta Administrativa y normas éticas
• Transparencia, diálogo y rendición de cuentas
• Selección y reclutamiento
• Ofertas
• Conflictos de intereses
• Ausencia de un comité de personal

7. Tras la reunión con la dirección, el Defensor del Pueblo se reunió con dos representantes del Cedefop de los Estados Unidos. El sindicato planteó las cuestiones de la ausencia de un comité de personal y de los problemas en el flujo de información de la dirección al personal. Señalaron que el personal del Cedefop no fue informado de la visita del Defensor del Pueblo. También formularon preguntas sobre el acceso a los documentos y la aplicación del Reglamento (CE) no 1049/20001. 

Conclusiones y sugerencias del Defensor del Pueblo tras la visita

8. El 27 de abril de 2012, el Defensor del Pueblo envió al Cedefop un informe con las conclusiones de la visita y las siguientes sugerencias [6]:

a) Además de su compromiso de crear una página específica para las solicitudes de acceso a los documentos y de elaborar un informe anual sobre la tramitación de dichas solicitudes, el Cedefop podría considerar la posibilidad de adoptar procedimientos formales para tramitar las solicitudes de acceso a los documentos. Dichos procedimientos deben incluir tanto las solicitudes iniciales como las confirmatorias. De este modo, el Cedefop podría cumplir los plazos establecidos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. La participación del asesor jurídico en la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos sería la más adecuada y aconsejable. El Defensor del Pueblo añadió que estaría encantado de ayudar al Cedefop a proporcionar más formación sobre el acceso a los documentos y la aplicación del Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

b) El Defensor del Pueblo alentó al Cedefop a que facilitara al menos la página de inicio de su sitio web, así como información sobre sus funciones y su política lingüística, en las 23 lenguas del Tratado. Al saludar a los ciudadanos que visitan el sitio web en su propia lengua y explicarles sus funciones, el Cedefop demostraría claramente que reconoce que todos los ciudadanos de la Unión Europea tienen un interés legítimo en su trabajo.

c) Con el fin de seguir mejorando la información facilitada a los candidatos en los procedimientos de selección, el Defensor del Pueblo alentó al Cedefop a que informara a los candidatos de todas las posibilidades de que disponían para impugnar una decisión por la que se les excluía de una oposición. Las posibilidades de impugnación externa son el derecho a presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo y el derecho a interponer un recurso de anulación ante los tribunales de la UE.

d) El Defensor del Pueblo sugirió que el Cedefop reconsiderara su posición con respecto a la divulgación de los nombres de los miembros del tribunal. 

e) El Cedefop podría considerar la posibilidad de informar a los licitadores sobre la posibilidad de solicitar reparación presentando una reclamación al Defensor del Pueblo.

f) El Defensor del Pueblo alentó al Cedefop a adoptar todas las medidas necesarias para garantizar que se eligiera un Comité de Personal que representara los intereses del personal.

Seguimiento dado por el Cedefop a las sugerencias del Defensor del Pueblo

9. El 18 de julio de 2012, el Cedefop envió su plan de acción de seguimiento de las sugerencias del Defensor del Pueblo.

10. En particular, el Cedefop informó al Defensor del Pueblo de su intención de crear en su sitio web una sección específica para acceder a las solicitudes de documentos. La página web, que estará disponible en inglés, alemán y francés, proporcionará acceso inmediato a los «documentos más solicitados» del Cedefop e incluirá un formulario de solicitud que se utilizará en los casos en que el documento solicitado no esté disponible en línea. Las solicitudes que requieran asesoramiento jurídico para ser atendidas serán remitidas al Asesor Jurídico. La Agencia también se comprometió a publicar un informe anual sobre la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos.

11. El Cedefop informó al Defensor del Pueblo de que, a partir de agosto de 2012, tenía la intención de facilitar en inglés, alemán y francés la información estática de su sitio web oficial, como información sobre su misión y sus principales ámbitos de actividad, así como el menú de navegación. En el marco de una posible migración a una nueva solución tecnológica para su portal web, también se comprometió a explorar la posibilidad de contar con un sitio web multilingüe que proporcione información en los 23 idiomas oficiales. Sin embargo, debido a limitaciones presupuestarias, este proyecto no pudo comenzar antes de 2014.

12. El Cedefop añadió que, a partir de julio de 2012, comenzó a informar tanto a los candidatos en los procedimientos de selección como a los licitadores no seleccionados de su derecho a presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo y señaló que ahora se incluye una declaración a tal efecto en todos los documentos y comunicaciones pertinentes. El Cedefop mantuvo su posición de no divulgar los nombres de los miembros del tribunal.

13. Por último, informó al Defensor del Pueblo de que, tras las elecciones, un nuevo comité de personal asumió sus responsabilidades el 12 de junio de 2012.

Análisis y conclusiones del Defensor del Pueblo

14. El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción el enfoque constructivo del Cedefop y su voluntad de aplicar la mayoría de sus sugerencias. En particular, le complace observar que el Cedefop ya ha aplicado sus sugerencias relativas al suministro de información a los licitadores y candidatos en los procedimientos de selección de personal. A este respecto, señala que los anuncios de vacantes publicados recientemente en el sitio web del Cedefop incluyen información sobre la posibilidad de presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo, bajo el epígrafe «Procedimientos de recurso». Confía en que se incluya información similar en las cartas enviadas a los licitadores no seleccionados.

15. El Defensor del Pueblo también acoge con satisfacción el enfoque proactivo del Cedefop en relación con el acceso a los documentos. Como ha subrayado en repetidas ocasiones el Defensor del Pueblo, la buena administración exige que se entienda que el derecho de acceso del público a los documentos se refiere no solo a la necesidad de que las instituciones, órganos y organismos de la UE traten correctamente las solicitudes de acceso del público a los documentos, sino también al requisito de que la información y los documentos se pongan fácilmente a disposición del público de forma proactiva [7]. El compromiso del Cedefop de proporcionar acceso directo a una serie de documentos identificados como de interés público es muy positivo.  

16. El Defensor del Pueblo también está satisfecho con los compromisos del Cedefop en relación con su política lingüística. Le alientan los esfuerzos del Organismo para que la página de inicio de su sitio web esté disponible en los 23 idiomas oficiales. La posición del Defensor del Pueblo es que, en lo que respecta a la comunicación externa de las instituciones europeas con los ciudadanos, sería ideal que el material destinado a tales fines se publicara en todas las lenguas oficiales. Para que esa comunicación externa sea eficaz, es necesario que los ciudadanos comprendan la información que les facilitan las instituciones [8].  

17. Además, dado que considera muy importante el papel que desempeñan los comités de personal como principal canal formal de comunicación entre la dirección y el personal, el Defensor del Pueblo acoge con satisfacción la noticia de la elección de un comité de personal.

18. Por lo que se refiere a la divulgación de los nombres de los miembros del tribunal, el Cedefop alegó durante la visita del Defensor del Pueblo que la no divulgación tiene por objeto proteger a los miembros del tribunal de la presión externa. Pidió al Defensor del Pueblo que tuviera en cuenta el pequeño tamaño de la agencia y su ubicación. Observó que los miembros de su personal dudarían en participar en los tribunales de selección si se revelaban sus nombres.

19. En su informe de 27 de abril de 2012 tras la visita, el Defensor del Pueblo examinó detenidamente estos argumentos y respondió a ellos de la siguiente manera.

31. En cuanto a la política del Cedefop de no divulgar los nombres de los miembros de sus tribunales de oposición, el Defensor del Pueblo recuerda que, según reiterada jurisprudencia, el secreto relativo a las deliberaciones y procedimientos de los tribunales de oposición se introdujo con el fin de garantizar la independencia de estos tribunales y la objetividad de sus procedimientos, protegiéndolos de toda injerencia y presión externas.[9] Por lo tanto, el respeto de este secreto impide la divulgación de los puntos de vista adoptados por los miembros individuales de los tribunales de oposición. El Defensor del Pueblo ha considerado reiteradamente que el derecho a mantener en secreto las opiniones individuales de los miembros del tribunal calificador no es, sin embargo, lo mismo que mantener en secreto su identidad [10].

32. El Defensor del Pueblo señala que los puntos de vista de las instituciones sobre el equilibrio correcto entre la apertura y las necesidades legítimas de confidencialidad en el trabajo de los tribunales han evolucionado en la dirección de dar mayor peso a la apertura [11]. Recuerda que tanto la EPSO como la Comisión tienen una práctica establecida, según la cual divulgan los nombres de los miembros del tribunal. En opinión del Defensor del Pueblo, esta práctica garantiza la transparencia de los procedimientos de selección, ayuda a crear y mantener la confianza del público en las instituciones, órganos u organismos de la UE y asegura a los candidatos que el procedimiento de selección no ha estado viciado por conflictos de intereses.

20. La respuesta del Cedefop a las sugerencias del Defensor del Pueblo no abordó los puntos anteriores. La Agencia se limitó a reiterar que prefiere no divulgar los nombres de los miembros de los tribunales de oposición.

21. El Defensor del Pueblo lamenta la posición adoptada por la Agencia y considera que, por lo que se refiere a la cuestión de la divulgación de los nombres de los miembros del tribunal de selección, la acción del Cedefop, es decir, tanto la falta de respuesta a los argumentos formulados por el Defensor del Pueblo sobre esta cuestión como la propia respuesta, demuestran una falta de voluntad para entablar un diálogo constructivo con el Defensor del Pueblo de manera que se fomente y refuerce una cultura administrativa de servicio a los ciudadanos.

22. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo siguió examinando la cuestión de fondo y mantiene el análisis citado en el párrafo 15 supra. Además, el Defensor del Pueblo señala que cualquier miembro del público que trate con un funcionario tiene derecho a saber el nombre de ese funcionario. Esto constituye un principio fundamental de buena administración. Una administración sin rostro y nombre es alienante [12]. Además, mantener en secreto las opiniones de los miembros de los tribunales de oposición no es lo mismo que mantener en secreto su identidad. El primero protege a los miembros de los tribunales de la presión externa, mientras que el segundo contribuye a un clima de secreto y desconfianza.

23. El Defensor del Pueblo también señala que la divulgación de los nombres de los miembros de los tribunales de oposición implica el tratamiento de datos personales por parte de la institución, órgano u organismo de la UE de que se trate y, por lo tanto, da lugar a la aplicabilidad del Reglamento (CE) n.o 45/2001. El Defensor del Pueblo entiende que la divulgación de los nombres sería compatible con el derecho a la protección de datos siempre que la institución de que se trate cumpla una serie de requisitos legales. Entre ellas figuran i) la adopción de una decisión en la que se especifique la base jurídica, así como la finalidad y las modalidades de dicha divulgación, y ii) la garantía de la protección de los derechos del interesado, incluido el derecho a recibir por adelantado información clara y completa sobre la divulgación y el derecho de oposición en virtud del artículo 18 del Reglamento [13].

24. En vista de lo anterior, el Defensor del Pueblo formula un proyecto de recomendación al Cedefop, de conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo.

El proyecto de recomendación

Sobre la base de las conclusiones anteriores, el Defensor del Pueblo formula el siguiente proyecto de recomendación al Cedefop:

Con el fin de garantizar la transparencia de los procedimientos de selección, el Cedefop debe adoptar una nueva política que le permita divulgar los nombres de los miembros del tribunal de oposición de conformidad con las normas de protección de datos.

Se informará al Cedefop de este proyecto de recomendación.  De conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo, el Cedefop enviará un dictamen motivado a más tardar el 31 de enero de 2013. El dictamen detallado podría consistir en la aceptación del proyecto de recomendación y una descripción de cómo se ha aplicado.

P. Nikiforos Diamandouros

Hecho en Estrasburgo, el 17.10.2012