Gracias por pedirme que participe en esta sesión, que aborda un tema fundamental para el buen funcionamiento de una oficina del Defensor del Pueblo y el trabajo que realizamos día tras día. Una investigación es independiente, justa y se lleva a cabo en pleno dominio de todos los hechos solo si tenemos acceso a toda la información que consideramos relevante.

Las cuestiones que se plantean aquí son las que, me complace decir, no me causan dificultades a mí ni a mi personal muy a menudo. Cuando surgen, pueden ser desafiantes y tener consecuencias de gran alcance, pero eso se debe en parte a que los problemas en esta área son, para nosotros, excepcionales.

En breve hablaré de dos de esas situaciones, de tipo bastante diferente, que me causaron problemas, pero primero, algún contexto en términos del marco constitucional.

Dentro de las instituciones de la Unión Europea, el principio fundamental que rige las modalidades de trabajo se encuentra en el artículo 4 del Tratado de la Unión Europea, a saber, el deber de cooperación leal.

Esto se aplica a la Unión y a sus Estados miembros y requiere que todos nos ayudemos mutuamente en el desempeño de nuestras respectivas tareas, que se derivan de los Tratados, en un espíritu de pleno respeto mutuo. Estrictamente hablando, esta obligación no se aplica a las relaciones entre el Defensor del Pueblo Europeo y aquellos que están sujetos al mandato del Defensor del Pueblo, pero en la práctica cooperamos entre nosotros y respetamos las funciones y el lugar de los demás dentro del marco constitucional de la UE.

Mi tarea es investigar las denuncias de los ciudadanos sobre casos de mala administración en las instituciones y otros órganos de la UE. Soy elegido por el Parlamento Europeo y mi independencia está consagrada en los Tratados. El Parlamento ha establecido el marco jurídico para el desempeño de mis funciones en mi estatuto de gobierno. Esto incluye la obligación de las instituciones de la UE de facilitar a mi oficina toda la información que les haya solicitado y de darme acceso a los expedientes pertinentes. Es evidente que, como Defensor del Pueblo, tengo que poder acceder a los expedientes administrativos que tengo el mandato de revisar.

Como era de esperar, hay obligaciones correspondientes de no divulgar información o documentos clasificados, pero por lo demás mis poderes de acceso a la información son muy amplios. También puedo exigir a los funcionarios que testifiquen formalmente en el curso de una investigación. Rara vez ha sido necesario, pero es un respaldo importante y poderoso.

En la gran mayoría de los casos, la inspección de documentos y el acceso a los expedientes pertinentes se lleva a cabo sin incidentes. Ahora se nos está dando acceso electrónico a la mayoría de los documentos clave que necesitamos, lo que evita la necesidad de que los manejadores de casos viajen a donde se encuentren los archivos.

Así, por ejemplo, en una investigación en curso sobre una queja en la que Europol denegó el acceso público a los documentos, los documentos se han enviado a mi oficina por vía electrónica, pero de forma segura, bajo protección con contraseña. Acojo con satisfacción estos acontecimientos y la confianza en mi oficina que esto demuestra. ¡Solo espero que la confianza en la tecnología esté igualmente bien fundada!

Pero fue en otro caso de acceso a documentos que involucró a Europol que me enfrenté a un obstáculo inamovible para el cumplimiento de mi mandato. La investigación se refería al acceso público a un documento en poder de Europol relativo a sus actividades en el marco del Acuerdo sobre el Programa de Seguimiento de la Financiación del Terrorismo entre la UE y los Estados Unidos.

Dicho acuerdo, celebrado entre la UE y los EE.UU. en 2010, establece que la UE puede transmitir datos de mensajería financiera de ciudadanos de la UE al Departamento del Tesoro de los EE.UU. con el fin de rastrear la actividad terrorista. Los datos son conservados en Bélgica por una organización conocida con el acrónimo SWIFT. La función de Europol es validar las solicitudes de los EE.UU. para la transmisión de los datos, aunque en realidad no tuvo acceso a los datos en sí.

En junio de 2013, mi oficina recibió una reclamación de un miembro del Parlamento Europeo sobre la tramitación por parte de Europol de una solicitud de acceso a documentos para el acceso público a un informe de la Autoridad Común de Control de Europol, que supervisa el cumplimiento de la protección de datos de Europol, sobre la aplicación del Acuerdo UE-EE.UU. En otras palabras, un informe que indique si los aspectos de protección de datos del acuerdo funcionan correctamente.

Como es normal y necesario en una investigación sobre el acceso a los documentos, pedí a mi personal que inspeccionara el documento, para que pudiéramos evaluar el caso a favor y en contra de la divulgación pública. Europol cooperó con mi equipo de investigación y acordamos estrictas disposiciones de seguridad para la inspección.

Sin embargo, lo que ocurrió entonces fue que el Acuerdo entre la UE y los EE.UU. incorporó un acuerdo secundario sobre lo que se denominó «modalidades técnicas» de aplicación.

Con arreglo a estas «modalidades técnicas», ninguna información transmitida por el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos, incluida la información relativa a tipos o categorías de mensajes, podría compartirse con ninguna otra parte sin la autorización expresa por escrito del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos. A pesar de los esfuerzos de Europol por obtener la autorización pertinente, las autoridades estadounidenses la denegaron alegando que no se cumplía el requisito de «necesidad de conocer».

Por lo tanto, en virtud de este veto de los Estados Unidos, se me impidió efectivamente cumplir el papel que el Parlamento Europeo elegido democráticamente me había confiado como Defensor del Pueblo, un cargo para el que había sido debidamente elegido por ese Parlamento. Personalmente me reuní con el entonces embajador de los Estados Unidos en la UE y, si no recuerdo mal, algunos funcionarios del Departamento de Estado, pero se negaron a aceptar que el Defensor del Pueblo Europeo tuviera derecho a ver este registro para garantizar que la negativa fuera válida.

 Por lo tanto, no tuve otra alternativa que cerrar mi investigación sin llegar a una conclusión. Sin embargo, pedí al Parlamento Europeo que considerara si era aceptable que, como Defensor del Pueblo Europeo, se me impidiera hacer mi trabajo, mediante un acuerdo con un gobierno extranjero, que, como acuerdo paralelo sobre los aspectos técnicos de la aplicación, nunca se había enviado al Parlamento Europeo o al Consejo de la Unión Europea para su aprobación. Señalé que, en ausencia del control del Defensor del Pueblo, efectivamente no había supervisión del acuerdo Swift, ya que Europol, como señalé anteriormente, en realidad no ve los registros que se envían desde la UE a los Estados Unidos.

La ocasión más reciente en la que mi oficina se enfrentó a algunos problemas logísticos durante la inspección de los expedientes pertinentes fue en mi investigación sobre el nombramiento por parte de la Comisión Europea de un nuevo secretario general a principios de este año. A efectos de dicha investigación, escribí a la Comisión indicando que había decidido que era necesario inspeccionar «todos los documentos, ya fueran en formato electrónico o en papel, incluida la correspondencia, las notas, los memorandos, los correos electrónicos y todo el asesoramiento jurídico, desde el 1 de septiembre de 2017 hasta el 18 de abril de 2018, relativos al nombramiento del nuevo secretario general».

Sin embargo, en la primera reunión de inspección a mi equipo de investigación se le mostraron solo dos carpetas de documentos y un documento adicional separado. Muchos de ellos estaban marcados como «confidencial» y no pudimos tomar copias. Mi equipo de investigación tuvo que aclarar el amplio alcance de los requisitos de inspección, a pesar de que esto había sido perfectamente claro en la solicitud de inspección inicial.

En consecuencia, dos semanas después de la primera inspección, se celebraron otros diez días de reuniones de inspección durante un período de tres semanas. No se permitieron más copias de documentos. Mi equipo de investigación estaba obligado a poner cualquier dispositivo electrónico en un contenedor seguro en la habitación, por lo que no podían ser utilizados. La habitación en sí no tenía luz natural y un guardia de seguridad estaba presente en todo momento mientras mi equipo tomaba notas de miles de registros, a mano.

 En mi opinión, estas condiciones sólo pueden calificarse de opresivas. No se trataba de una investigación sobre una cuestión de seguridad nacional o una actividad delictiva grave, sino más bien de una investigación sobre la administración de un proceso de contratación.

Debo hacer hincapié en que los dos ejemplos que he expuesto con cierto detalle hoy fueron excepcionales en mi experiencia como Defensor del Pueblo Europeo y espero que sigan siéndolo. Mi oficina goza de una buena cooperación con las instituciones y otros órganos y agencias de la UE y la creciente aceptación de la comunicación electrónica, incluso de los expedientes sensibles, como norma, es muy bienvenida.

También entiendo la necesidad de que organizaciones como la nuestra, que exigen altos estándares administrativos de otros, adopten y demuestren tales altos estándares. Socavaría la confianza de los ciudadanos y la autoridad de nuestras oficinas y decisiones si nosotros mismos no reflejamos las buenas prácticas. Por lo tanto, si bien el impacto, la relevancia y la visibilidad siguen siendo las piedras angulares de mi estrategia, mantener un alto nivel de transparencia de lo que hacemos y cómo lo hacemos es esencial. Los defensores del pueblo también deben demostrar que cumplen con los altos estándares de conducta ética, que se exigen con razón a los titulares de cargos públicos independientes.

Las buenas herramientas de comunicación, incluido un sitio web informativo y fácil de navegar, son una parte necesaria de la responsabilidad pública. El sitio web de mi oficina incluye información sobre remuneraciones, gastos de misión, obsequios, atenciones sociales y declaraciones de intereses. No podemos hacer otra cosa que predicar con el ejemplo en relación con los principios y valores de la vida pública que, en nombre de los ciudadanos, exigimos que otros organismos públicos defiendan y demuestren.

Igualmente con acceso público a documentos e información sobre nuestros servicios. Debemos adherirnos a las reglas que otros esperan con razón que promuevamos y hagamos cumplir en su nombre. Estoy seguro de que todos respetamos las leyes de transparencia que se aplican en nuestras respectivas jurisdicciones. Es vital que lo hagamos. De lo contrario, no merecemos gozar de la confianza y el respeto de aquellos a quienes servimos y cuyos intereses legítimos tratamos de salvaguardar.

Espero con interés escuchar las reflexiones de otros colegas sobre estas cuestiones, basadas en sus experiencias, y el debate que seguirá.

Gracias.