A. Casos estrella

Asunto 364/2013/PMC: Negativa de la Agencia Europea de Medicamentos (EMA) a conceder una autorización de comercialización para un medicamento sin receta

El denunciante es una empresa farmacéutica con sede en el Reino Unido. Solicitó a la EMA una autorización de comercialización de un medicamento sin receta destinado a aliviar los ataques de migraña. La EMA denegó la autorización de comercialización por varias razones, entre ellas la preocupación por un alto riesgo de efectos secundarios cerebrovasculares (cerebro) y cardiovasculares (corazón), así como por un posible uso indebido y excesivo. La reclamación dirigida al Defensor del Pueblo alegaba que la EMA había cometido errores de procedimiento y errores manifiestos de apreciación.

Tras una investigación, el Defensor del Pueblo no constató mala administración. En particular, la EMA había explicado adecuadamente por qué no aceptaba las conclusiones de un estudio de bioequivalencia presentado por el denunciante en apoyo de su solicitud y sobre cuya base algunos Estados miembros habían concedido autorizaciones de comercialización. La decisión de cierre sugería que la EMA informara tanto a la Comisión como a los Estados miembros en los que se concedieron autorizaciones de comercialización a medicamentos idénticos o similares al controvertido en el presente asunto, de sus conclusiones en relación con el estudio de bioequivalencia. La EMA respondió que había informado a la Comisión de la decisión del Defensor del Pueblo en este asunto. La Comisión informó a los Estados miembros en octubre de 2014 y se retiraron todas las autorizaciones de comercialización pertinentes.

La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción las medidas de seguimiento de la EMA para garantizar un tratamiento coherente del estudio de bioequivalencia en la UE, que en última instancia dio lugar a la adopción de medidas importantes para salvaguardar la salud pública.

Asunto 443/2011/ER: Negativa injusta a aceptar una solicitud de pago final tras la resolución de un contrato

El denunciante es una empresa italiana. En 2008, celebró un acuerdo de subvención con la Agencia Ejecutiva de Competitividad e Innovación (ahora Agencia Ejecutiva para las Pequeñas y Medianas Empresas) en el marco del programa Marco Polo II de la UE, que apoya acciones destinadas a transferir mercancías del transporte por carretera a otros medios de transporte más respetuosos con el medio ambiente.

La acción propuesta por el denunciante se refería a las exportaciones de la industria cerámica italiana a España y se le concedió una subvención de hasta 4 millones EUR. Sin embargo, debido a la crisis económica mundial y al repentino declive del mercado inmobiliario español, la demanda de transporte de cerámica de Italia a España disminuyó drásticamente después de la firma del acuerdo de subvención. Por consiguiente, la EACI aceptó la solicitud del denunciante de suspender la ejecución de la acción. En junio de 2010, dado que el denunciante no había podido reanudar el proyecto, rescindió el acuerdo de subvención e informó al denunciante de que disponía de 60 días para presentar un informe final y solicitar un pago final. El denunciante no presentó una solicitud de pago final de 2 millones EUR hasta enero de 2011. En opinión de la EACI, esto era demasiado tarde.

En su denuncia, el denunciante alegó que la EACI había actuado injustamente. El denunciante alegó que el retraso en la presentación de la solicitud de pago final estaba justificado por sus intentos, realizados de buena fe, de reanudar la acción y que, a falta de un informe final, la EACI debería haberse basado al menos en las cifras resultantes de un informe provisional que se le presentó en octubre de 2009. En su dictamen, la EACI consideró que había cumplido plenamente las disposiciones del acuerdo de subvención.

El Defensor del Pueblo recordó que el concepto de buena administración es más amplio que el de legalidad. El Defensor del Pueblo subrayó que, aunque la EACI no estaba legalmente obligada a hacerlo, el acuerdo de subvención no le impedía aceptar solicitudes tardías de pago final. A la luz de i) el impacto especialmente grave que la crisis económica tuvo en el proyecto del demandante, y ii) el hecho de que la EACI ya había aprobado el informe intermedio presentado en octubre de 2009, el Defensor del Pueblo consideró que la decisión de la Agencia de rechazar la solicitud de pago final del demandante no era del todo justa. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo presentó una propuesta de solución, invitando a la EACI a evaluar la solicitud del demandante de un pago final de 2 millones EUR sobre la base del informe provisional del demandante de octubre de 2009. La EACI aceptó la propuesta y el Defensor del Pueblo archivó el asunto.

Asunto 299/2014/TN: Mejora de los procedimientos para las personas con discapacidad que deseen convertirse en intérpretes independientes

El demandante alegó que había sido discriminado por la Comisión Europea, debido a su discapacidad, al presentarse a la prueba para trabajar como intérprete independiente para las instituciones de la UE. El Defensor del Pueblo consideró que la Comisión había actuado razonablemente hacia el demandante ofreciéndole dos oportunidades de presentarse a las pruebas en condiciones que tuvieran en cuenta su discapacidad. Por lo tanto, el asunto se archivó con la constatación de que no existía mala administración.

Sin embargo, con el fin de seguir mejorando el trato de los candidatos con discapacidad, el Defensor del Pueblo formuló otras dos observaciones. La primera precisó que, al invitar a un solicitante con necesidades especiales a una prueba, la Comisión debería ponerse en contacto con el solicitante lo antes posible para comprender plenamente sus necesidades y debatir posibles soluciones técnicas relacionadas con ellas. El segundo preguntó si se había incluido una pregunta sobre las necesidades especiales de los solicitantes en el formulario de registro en línea, como sugirió el Defensor del Pueblo en una decisión sobre un caso anterior.

La Comisión respondió que el formulario en línea para inscribirse en la prueba de intérpretes autónomos ofrece ahora un espacio para notificar a la Oficina de Pruebas las necesidades especiales. Además, se ha implementado un protocolo según el cual la Oficina de Pruebas siempre se pone en contacto con los solicitantes con necesidades especiales para llegar a un entendimiento mutuo sobre los procedimientos para la prueba.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción las medidas adoptadas por la Comisión para que las pruebas de intérpretes independientes sean más accesibles para las personas con discapacidad.

B. Soluciones aceptadas

1. Comisión Europea

Asunto 2232/2011/FOR: Acceso a los documentos de la Política Pesquera Común

El asunto se refería a la tramitación por parte de la Comisión Europea de las solicitudes de acceso público a documentos relacionados con la propuesta de la Comisión de un nuevo Reglamento sobre la Política Pesquera Común.

El Defensor del Pueblo investigó la cuestión y constató que la Comisión no estaba facultada para denegar al demandante, un académico alemán que trabaja en el ámbito de la transparencia de los organismos públicos de la UE, el acceso público a los documentos. Así pues, el Defensor del Pueblo presentó una propuesta de solución en la que pedía a la Comisión que divulgara los documentos. La Comisión aceptó la propuesta del Defensor del Pueblo y dio a conocer los documentos. A continuación, el Defensor del Pueblo dio por concluida la investigación.

Asunto 2099/2012/JN: Recuperación de una contribución de la UE abonada sin justificación

La queja en este caso era que la Comisión Europea se había comportado injustamente al tratar de recuperar parte del apoyo financiero para un proyecto financiado por la UE. El denunciante era una organización sin ánimo de lucro y afirmó que no le era posible cumplir las condiciones de recuperación establecidas por la Comisión. Tras examinar la reclamación, presentada en octubre de 2012, el Defensor del Pueblo presentó a la Comisión una propuesta de resolución amistosa de la cuestión. El Defensor del Pueblo propuso que la Comisión ampliara el período de tiempo durante el cual el reclamante debía reembolsar el dinero y, también, que la Comisión considerara la posibilidad de renunciar al requisito de que el reclamante estableciera una garantía para cubrir el importe que debía reembolsarse. La Comisión aceptó esta propuesta.

Asunto 2465/2012/PMC: Falta de respuesta - acceso a los documentos

El denunciante era el principal socio y contratista de un proyecto gestionado por la UE destinado a apoyar la democratización y la transición a una economía de mercado en Armenia. Solicitó a la Comisión Europea el acceso a determinados documentos relativos a este proyecto. Después de que la Comisión hubiera facilitado el acceso a un conjunto de documentos, el denunciante escribió a la Comisión señalando que la mayoría de ellos ya estaban en su poder y que esperaba recibir «otros tipos de documentos que forman parte del expediente del proyecto». La reclamación al Defensor del Pueblo se refería al hecho de que la Comisión no tramitó esta segunda solicitud como una solicitud oficial de revisión o como una llamada solicitud confirmatoria. La Comisión consideró que el denunciante no había presentado una solicitud confirmatoria, sino una nueva solicitud de acceso.

El Defensor del Pueblo no aceptó esta opinión, coincidiendo con el demandante en que la Comisión debería haber considerado su carta de seguimiento como una solicitud confirmatoria de acceso. Por lo tanto, presentó una propuesta de solución, invitando a la Comisión a tramitar esta solicitud confirmatoria.

La Comisión aceptó su propuesta y respondió a la solicitud confirmatoria de acceso a los documentos presentada por la demandante. Así pues, la Defensora del Pueblo decidió dar por concluida su investigación.

Asunto 2478/2012/RT: Falta de prórroga de la validez de una lista de reserva

En 2002, el denunciante superó las pruebas para un concurso interno en la Comisión Europea y su nombre fue incluido en la lista de reserva del concurso. Inicialmente no se indicó ningún período de validez para la lista de reserva. Posteriormente, la Comisión decidió poner fin a la validez en una fecha específica e informó por correo electrónico a todos los candidatos seleccionados de la oposición, excepto al denunciante. Dado que, entretanto, el demandante había sido seleccionado para un puesto sobre la base de la lista, pidió a la Comisión que permitiera, excepcionalmente, una prórroga de la validez de la lista de reserva en su caso. Cuando la Comisión se negó, el demandante recurrió al Defensor del Pueblo.

En su dictamen, la Comisión reconoció el error técnico que impedía informar directamente al denunciante, al mismo tiempo que a las demás personas afectadas, de su decisión de poner fin a la validez de la lista de reserva para el concurso.

El Defensor del Pueblo consideró que el error de la Comisión no podía compensarse con el hecho de que la decisión de la Comisión se difundiera a través de otros medios de comunicación e hiciera una propuesta de solución, sugiriendo que la Comisión podría prorrogar excepcionalmente la validez de la lista de reserva del concurso con respecto al demandante y concederle tiempo suficiente para poder planificar su carrera.

La Comisión aceptó la propuesta del Defensor del Pueblo. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo decidió archivar el asunto.

Asunto 1215/2013/JF: Conflictos de intereses en la selección de observadores para las misiones de observación electoral de la UE

El asunto se refería a supuestos conflictos de intereses en la selección de observadores para las misiones de observación electoral de la UE. El denunciante había tenido conocimiento de que la Comisión Europea permitía que los miembros de los puntos focales nacionales, es decir, los organismos responsables de la preselección de los observadores, fueran preseleccionados como observadores.

El Defensor del Pueblo presentó a la Comisión una propuesta de solución en la que sugería que desarrollara un procedimiento para nombrar a los miembros de los puntos focales como observadores para las misiones de observación electoral de la UE, que es independiente del aplicable a los candidatos externos. La Comisión estuvo de acuerdo y el denunciante se mostró satisfecho con el resultado.

Asuntos 1510/2011/EIS y 1562/2012/JF

Otros dos casos de la Comisión se resolvieron cuando la Comisión aceptó la propuesta de solución del Defensor del Pueblo, a saber, el asunto 1510/2011/EIS, relativo a un puesto de investigador supuestamente ofrecido al reclamante por teléfono, pero finalmente entregado a otra persona, y el asunto 1562/2012/JF, que implicaba el rechazo inicial por parte de la Comisión de una solicitud de cura para la convalecencia.

2. Banco Europeo de Inversiones (BEI)

Asunto 863/2012/FOR: Acceso del público a un documento relativo a la protección del medio ambiente

La denuncia se refería a la negativa del BEI a conceder a una ONG, CEE Bankwatch, acceso público a un documento que contenía la metodología global de evaluación de la huella de gases de efecto invernadero del BEI. Esta metodología había sido utilizada por el BEI en relación con una central eléctrica de carbón situada en Polonia, que estaba en vías de obtener financiación del BEI. La solicitud del demandante surgió en el contexto de sus esfuerzos por determinar en qué medida dicho proyecto cumplía los criterios de selección del BEI para las nuevas centrales eléctricas de carbón.

El Defensor del Pueblo consideró que el artículo 6, apartado 1, del Reglamento de Aarhus exige a las instituciones y órganos de la Unión que lleven a cabo un ejercicio de ponderación para determinar si el interés público en el acceso a la información medioambiental, que siempre existe, prevalece sobre cualquier interés en la no divulgación. El Defensor del Pueblo también señaló, en relación con el argumento del BEI de que la metodología en cuestión era «trabajo en curso», que el BEI había aplicado la metodología al llevar a cabo su evaluación del proyecto en Polonia. La opinión preliminar del Defensor del Pueblo fue que el BEI invocó erróneamente la excepción del Reglamento 1049/2001 relativa a la protección del proceso de toma de decisiones de la institución. Así pues, el Defensor del Pueblo propuso que el BEI considerara la posibilidad de conceder pleno acceso al documento solicitado. El BEI, en respuesta a la sugerencia del Defensor del Pueblo, acordó divulgar el documento. Así pues, el Defensor del Pueblo archivó el asunto.

3. Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD)

Asunto 1010/2012/JF: Tramitación de una solicitud de modificación del texto de una decisión

El presente asunto se refería a un antiguo miembro del personal de una oficina de la Unión Europea, que era presidente del tribunal de oposición de un concurso interno organizado por dicha oficina. Se dirigió al Defensor del Pueblo alegando que el SEPD no había dado un seguimiento adecuado a su solicitud de que se corrigiera una decisión del SEPD. El SEPD aceptó la propuesta de solución del Defensor del Pueblo. Al aceptar emitir la corrección de errores necesaria y distribuirla a todas las partes interesadas, y al tomar la iniciativa de pedir disculpas al reclamante, el SEPD demostró respeto por los principios de equidad y buena administración.

4. Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO)

Asunto 1140/2011/DK: Preguntas supuestamente erróneas en un concurso de selección de personal

El asunto se refería a preguntas supuestamente erróneas formuladas al denunciante en un concurso de selección de personal. La EPSO alegó que no estaba obligada a revisar su decisión, ya que la solicitud de revisión del reclamante se formuló en «términos generales» (el reclamante identificó preguntas supuestamente erróneas sin especificar por qué eran erróneas).

La Defensora del Pueblo señaló que la EPSO ya no permite a los candidatos retirar las pruebas del examen o incluso tomar notas durante las pruebas. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo consideró razonable que el demandante no pudiera especificar con más detalle por qué consideraba erróneas determinadas preguntas. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo consideró apropiado solicitar a la EPSO, en una propuesta de solución, que solicitara al tribunal de selección que verificara las preguntas de prueba supuestamente erróneas identificadas por el reclamante.

La EPSO aceptó la propuesta del Defensor del Pueblo y pidió a un comité de tres miembros permanentes experimentados del comité de selección que examinara las preguntas impugnadas. El panel examinó cuidadosamente estas preguntas y concluyó, unánimemente, que ninguna de las preguntas era defectuosa.

Asuntos 514/2012/DK y 2045/2012/DK: Exclusión de una oposición general

Ambos asuntos se referían a la exclusión de los candidatos de un procedimiento de selección de personal sobre la base de un «evaluador de talentos».

En dos propuestas de solución separadas, la Defensora del Pueblo pidió a la EPSO que solicitara al tribunal que examinara las respuestas de los reclamantes y las admitiera a la siguiente fase de la oposición en caso de que el tribunal concluyera que habían alcanzado la puntuación mínima exigida.

La EPSO aceptó las propuestas del Defensor del Pueblo y se comprometió a pedir al tribunal que evaluara las respuestas de los reclamantes.

5. Agencia Ejecutiva en el Ámbito Educativo, Audiovisual y Cultural (EACEA)

Asunto 108/2013/JN: Recuperación ilegal de fondos para un proyecto financiado por la UE

El demandante es una organización benéfica británica. El asunto se refería a la legalidad y equidad de la recuperación por parte de la Agencia Ejecutiva en el Ámbito Educativo, Audiovisual y Cultural de los fondos abonados al denunciante en el contexto de un proyecto financiado por la UE.

El Defensor del Pueblo investigó la cuestión y consideró que la recuperación era ilegal porque la Agencia incumplió el plazo pertinente para rechazar el proyecto. El Defensor del Pueblo presentó dos propuestas de solución. En última instancia, la Agencia aceptó las propuestas del Defensor del Pueblo y se comprometió a pagar al demandante 49 467,21 EUR, así como intereses de demora. Este caso es de interés jurídico para exponer la posición del Defensor del Pueblo sobre las consecuencias del silencio administrativo en una relación contractual.

6. Agencia Ejecutiva para las Pequeñas y Medianas Empresas (EASME)

Véase el asunto 443/2011/ER más arriba en «Asuntos Star»

7. Agencia Ejecutiva de Investigación (REA)

Asunto 1851/2012/OV: Controversia en materia de pagos entre un experto y la Agencia Ejecutiva de Investigación

El asunto se refería a un desacuerdo entre un experto y la Agencia Ejecutiva de Investigación (REA) sobre el número de días laborables por los que podía reclamar el pago. El Defensor del Pueblo presentó una propuesta de solución en la que pedía a la AEI: i) pagar al reclamante los días laborables que solicitó, y ii) aclarar perfectamente las condiciones específicas anejas a los contratos de los expertos en lo que respecta a los pagos futuros. La REA lo hizo.

C. Recomendaciones aceptadas

1. Parlamento Europeo

Asunto 262/2012/OV: Acceso público a las actas de las reuniones de los coordinadores de comisión

El denunciante presentó una solicitud de acceso público a las actas de las reuniones de los coordinadores de varias comisiones del Parlamento Europeo relativas a la negociación del Acuerdo Comercial de Lucha contra la Falsificación (ACTA). El Parlamento responde que, con algunas excepciones, no existen actas separadas de las reuniones de los coordinadores de comisión, y que estas actas se incluyen en las propias actas de las reuniones de comisión.

A continuación, el demandante se dirigió al Defensor del Pueblo alegando que el Parlamento no había incluido las actas de los coordinadores de comisión en su registro de documentos. El Defensor del Pueblo recomendó al Parlamento que, cuando se redactaran dichas actas, el Parlamento las incluyera en su registro público de documentos. El Parlamento responde que, con el fin de promover una mayor transparencia, las recomendaciones o decisiones adoptadas por los coordinadores se incluirán, tras su aprobación por la comisión, en las actas de la comisión, que son accesibles en el registro público. El Parlamento declaró que este nuevo enfoque sería aplicable a partir de julio de 2014.

El Defensor del Pueblo llegó a la conclusión de que el Parlamento había adoptado las medidas adecuadas para aplicar su recomendación. Por lo que se refiere a las actas de los coordinadores de comisión aprobadas durante la legislatura 2009-2014, la Defensora del Pueblo declaró que confía en que, en aras de la coherencia, el Parlamento las incluya en el registro público.

Asunto 861/2012/RA: Uso del irlandés en el sitio web del Parlamento

El Parlamento también aceptó una recomendación en el asunto 861/2012/FOR relativa al uso del irlandés en el sitio web del Parlamento. La denuncia fue presentada por un ciudadano irlandés en nombre de Stádas, una organización que tiene por objeto promover el estatuto de la lengua irlandesa en la Unión Europea. Según el demandante, desde el 1 de enero de 2007, cuando se concedió al irlandés el estatuto de lengua oficial y de trabajo de la UE, el Parlamento no había publicado en irlandés su página de inicio y otras páginas pertinentes de su sitio web.

En respuesta a la recomendación del Defensor del Pueblo, el Presidente del Parlamento subrayó que él mismo había planteado la cuestión del uso del irlandés en el sitio web del Parlamento durante la reunión de la Mesa del Parlamento del 10 de junio de 2013. En este contexto, ha pedido que se introduzcan contenidos irlandeses en el sitio web del Parlamento. Desde entonces, la administración del Parlamento ha trabajado para estimar el trabajo y los recursos necesarios y elaborar un calendario de aplicación, basándose en la experiencia adquirida con la introducción de la versión croata del sitio web. El Presidente declaró que la cuestión es de gran importancia para el Parlamento y aseguró la voluntad y el compromiso del Parlamento de respetar el estatuto de la lengua irlandesa.

El Parlamento también se comprometió a introducir progresivamente el irlandés en sus diversas plataformas en línea. Propuso un calendario de aplicación que, sin embargo, dependería de las limitaciones técnicas y de la disponibilidad de recursos.

2. Comisión Europea

Asunto 2521/2011/JF: Presunta ayuda estatal ilegal a cuatro clubes de fútbol españoles

El asunto se refería a la tramitación por parte de la Dirección General de Competencia de la Comisión Europea («DG COMP») de una denuncia en la que se alegaba una ayuda estatal ilegal a cuatro clubes de fútbol españoles. La denuncia fue presentada a la Comisión en 2009 por un representante de varios inversores y accionistas de clubes de fútbol europeos. La investigación de la Defensora del Pueblo constató que la DG COMP había incumplido las disposiciones de su propio Código de Buenas Prácticas al no pronunciarse sobre la reclamación dentro del plazo pertinente; ni justificó debidamente por qué no había tomado una decisión. El demandante había alegado que el Comisario de Competencia apoyaba a uno de los clubes en cuestión y que esto explicaba por qué no se había tomado ninguna decisión. En mayo de 2013, el Defensor del Pueblo invitó a la Comisión a tomar una decisión sobre la reclamación o a explicar por qué no podía hacerlo. La propuesta del Defensor del Pueblo señalaba, en particular, la necesidad de evitar dar la impresión de un conflicto de intereses.

La DG COMP aceptó la propuesta del Defensor del Pueblo. Pero después de otros dos meses no hubo pruebas de que la propuesta estuviera siendo atendida. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo concluyó que la Comisión no había aplicado la propuesta. El 16 de diciembre de 2013, recomendó a la Comisión que adoptara una decisión, lo antes posible y, en cualquier caso, a más tardar el 30 de junio de 2014, sobre el inicio o no de la infracción.

El 18 de diciembre de 2013, más de cuatro años después de recibir por primera vez la denuncia, la Comisión decidió abrir una investigación contra España. En correspondencia posterior, el Comisario formuló algunas observaciones críticas sobre la investigación del Defensor del Pueblo. El Defensor del Pueblo respondió a estas observaciones. Este intercambio de correspondencia se publica en el sitio web del Defensor del Pueblo junto con la presente Decisión.

3. Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE)

Asunto 1576/2011/ANA: Revisión del informe de evaluación del demandante

El SEAE aceptó una recomendación en el asunto 1576/2011/ANA relativa a su revisión del informe de evaluación del reclamante, a raíz de una reclamación que prosperó con arreglo al artículo 90, apartado 2, del Estatuto de los funcionarios.

4. Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO)

Asunto 814/2012/TN: Acceso a la evaluación de las cualificaciones en las oposiciones generales

El demandante solicitó un concurso de contratación de la UE, pero no fue invitado a participar porque sus cualificaciones no se consideraron suficientes. El demandante solicitó una copia de la hoja de evaluación relativa a sus cualificaciones. La EPSO se negó a entregarle una copia de la ficha de evaluación. A continuación, el demandante se dirigió al Defensor del Pueblo.

La EPSO alegó en primer lugar que la hoja de evaluación estaba cubierta por el secreto que rodeaba los procedimientos del tribunal calificador. No obstante, el Defensor del Pueblo señaló que la EPSO permitía a los candidatos acceder a sus fichas de evaluación durante un período de diez días tras haber sido informados de sus resultados. El Defensor del Pueblo no pudo ver cómo la hoja de evaluación, que anteriormente no se consideraba secreta, podía quedar cubierta por el secreto que rodeaba los procedimientos del tribunal calificador después de ese período. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo formuló una recomendación a la EPSO, pidiéndole que facilitara al reclamante una copia de la ficha de evaluación.

La EPSO aceptó la recomendación del Defensor del Pueblo y facilitó al reclamante la ficha de evaluación solicitada. La EPSO también informó al Defensor del Pueblo de que ahora facilita automáticamente a los candidatos información sobre la evaluación de sus cualificaciones.

La Defensora del Pueblo agradeció a la EPSO su enfoque constructivo y transparente al respecto.

Asunto 901/2012/JF: Reembolso de los gastos incurridos debido a un error del contratista

El asunto se refería a un candidato en una oposición general organizada por la EPSO. Debido a un error cometido por el contratista que organizó las oposiciones de la EPSO en Portugal, el candidato realizó un viaje innecesario de Oporto a Lisboa para asistir a pruebas informáticas que, de hecho, no tuvieron lugar en la fecha prevista. Posteriormente, cuando el contratista no pagó a la demandante los gastos incurridos, se puso en contacto con el Defensor del Pueblo.

Tras el contacto del Defensor del Pueblo, la EPSO acordó reembolsar los gastos de viaje del demandante. Sin embargo, la EPSO se negó a compensarla por haber perdido un día de trabajo innecesariamente. Posteriormente, a raíz de una recomendación del Defensor del Pueblo, la EPSO acordó indemnizar al demandante por la jornada laboral perdida. El demandante se mostró satisfecho y el Defensor del Pueblo archivó el caso.

5. Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF)

Asunto 1183/2012/MMN: Obligación de exponer las razones del cierre de una investigación

El asunto se refería a una denuncia presentada ante la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude («OLAF») por un antiguo empleado de la Agencia de los Derechos Fundamentales («FRA») contra esta última. El denunciante puso en conocimiento de la OLAF determinadas irregularidades presuntamente cometidas en el seno de la FRA. La OLAF informó al reclamante de que, tras su investigación, había llegado a la conclusión de que no debían adoptarse nuevas medidas, pero abordó una serie de cuestiones a la gestión de la FRA. El demandante se puso en contacto con el Defensor del Pueblo, al considerar que la OLAF había incumplido su obligación de motivar su decisión de cerrar la investigación. De hecho, la OLAF había dicho que no era su política explicar o motivar su decisión de cerrar una investigación.

El Defensor del Pueblo investigó la cuestión y recomendó que la OLAF informara al reclamante de los motivos de su decisión de cerrar su investigación en el caso. La OLAF aceptó la recomendación, así como el principio general y la política subyacente.

6. Agencia Europea de Seguridad Aérea (AESA)

Asunto 1174/2011/OV: Acceso a los documentos relativos a cuatro proveedores de servicios de mantenimiento de aeronaves

El asunto se refería a la negativa de la AESA a conceder acceso a documentos [a saber, i) los planes de vigilancia de la AESA y ii) los informes de recomendación de aprobación de la AESA] relativos a cuatro proveedores de servicios de mantenimiento de aeronaves establecidos en Asia. El Defensor del Pueblo investigó la cuestión y constató que la confianza de la AESA en la protección de los intereses comerciales y la protección del propósito de las inspecciones, investigaciones y auditorías no era convincente. A raíz de una recomendación del Defensor del Pueblo, la AESA decidió divulgar los documentos solicitados.

Asunto 726/2012/FOR: Acceso a las actas de las reuniones de la Agencia Europea de Seguridad Aérea

El asunto se refería a que la AESA no facilitó a las partes interesadas copias de las actas de una reunión del Grupo Consultivo de Autoridades Nacionales de la AESA en la que se debatieron las modificaciones de las limitaciones del tiempo de vuelo y de actividad, así como los requisitos de descanso para el transporte aéreo comercial.

El Defensor del Pueblo investigó la cuestión y constató que la AESA se equivocó al denegar el acceso al acta. Por consiguiente, recomienda que se divulgue el acta. La AESA acordó publicar las actas y se comprometió a garantizar que se publiquen actas similares en el futuro.

Así pues, la Defensora del Pueblo constató que la AESA había aceptado su recomendación y dio por concluida la investigación.

7. Centro Europeo para la Prevención y el Control de las Enfermedades (ECDC)

Asunto 2241/2012/JF: Negativa a elaborar un informe de evaluación para un antiguo agente

El asunto se refería a la negativa del Centro Europeo para la Prevención y el Control de las Enfermedades (ECDC) a elaborar un informe anual de evaluación relativo a un antiguo miembro de su personal.

Durante la investigación, el Defensor del Pueblo señaló que el Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea establece la obligación de que las instituciones emitan informes de evaluación a todo el personal, tanto actual como pasado, y en cualquier circunstancia. Por lo tanto, formuló una recomendación para que el ECDC lo hiciera en el caso del demandante. El ECDC aceptó la recomendación. Además, recomendó que el ECDC revisara sus normas sobre evaluaciones. Dado que la Comisión está revisando estas normas, el Defensor del Pueblo, en otra observación, invitó al ECDC a que le informara sobre la evolución de dicha revisión.

8. Agencia Europea de Seguridad de las Redes y de la Información (ENISA)

Asunto 1125/2011/ANA: Reasignación de tareas y cambios en el entorno de trabajo de un empleado de ENISA

El asunto se refería a la forma en que ENISA reasignó las tareas y llevó a cabo cambios en el entorno laboral del denunciante, un empleado de ENISA. El Defensor del Pueblo investigó la cuestión e hizo una propuesta de solución, que ENISA no aceptó. A continuación, la Defensora del Pueblo formuló recomendaciones, en las que preguntó a la ENISA: 1) reconocer que: a) no consultó al demandante antes de adoptar las decisiones de reasignación, b) no motivó sus acciones, c) no comunicó adecuadamente sus decisiones de reasignación, d) no respondió a las solicitudes pertinentes del demandante, y e) no tuvo debidamente en cuenta el bienestar del demandante; 2) ofrecer al demandante una disculpa; 3) efectuar un pago a título graciable de 1 000 EUR al denunciante; y 4) dar al Defensor del Pueblo el compromiso formal de que no cometerá tales casos de mala administración en el futuro. La ENISA aceptó las recomendaciones del Defensor del Pueblo y tomó medidas para aplicarlas. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo archivó el asunto.

D. Recomendaciones aceptadas parcialmente por la institución

1. Comisión Europea

Asunto 1184/2012/PMC: Sobre la oportunidad de la tramitación por la Comisión de una denuncia de ayuda estatal

El denunciante en el presente asunto es una compañía aérea italiana que, en diciembre de 2003, presentó una denuncia de ayuda estatal a la Comisión en relación con una ayuda estatal supuestamente ilegal recibida por uno de sus competidores por los vuelos operados desde y hacia un aeropuerto regional en Italia. En septiembre de 2007, la Comisión inició el procedimiento previsto en el artículo 108, apartado 2, del TFUE contra Italia. Insatisfecho con el retraso de la Comisión en tomar una decisión sobre su reclamación de ayuda estatal, el demandante recurrió al Defensor del Pueblo en junio de 2012.

En su dictamen, la Comisión alegó que la duración de la investigación estaba justificada en el presente caso. Sostuvo que debían tenerse en cuenta diversos factores, como la complejidad del asunto, el alcance de la investigación, que ha cambiado repetidamente, la adopción pendiente de nuevas Directrices de aviación, así como la necesidad de encargar diversos estudios y traducir varios documentos presentados en inglés al italiano.

En su evaluación del caso, la Defensora del Pueblo no estaba convencida de los argumentos de la Comisión y señaló que habían pasado aproximadamente diez años desde que la demandante presentó su denuncia sobre ayudas estatales. Por lo tanto, concluyó que la Comisión no había tomado una decisión oportuna sobre la denuncia de ayuda estatal del denunciante y, en consecuencia, formuló una recomendación. Pidió a la Comisión que adoptara una decisión sobre la denuncia de ayuda estatal del denunciante lo antes posible, pero en cualquier caso a más tardar el 30 de junio de 2014.

Posteriormente, la Comisión estuvo de acuerdo con "los puntos principales" de las recomendaciones del Defensor del Pueblo, pero solicitó que el Defensor del Pueblo ampliara el plazo para completar su evaluación hasta el 31 de octubre de 2014, ya que ello le permitiría completar su evaluación sobre la base de las nuevas Directrices de aviación, que se adoptaron el 20 de febrero de 2014. Sin embargo, el Defensor del Pueblo no estaba convencido de la razón que la Comisión había invocado, considerando que i) la Comisión había estado tramitando la denuncia de ayuda estatal del demandante durante aproximadamente diez años, y ii) también tenía un conocimiento profundo de las Directrices, ya que las redactó y adoptó ella misma. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo lamentó que la Comisión no aprovechara esta oportunidad para corregir su mala administración. A pesar de ello, el Defensor del Pueblo reconoció que la perspectiva de un resultado definitivo para finales de octubre de 2014 representaba algunos avances. En estas circunstancias y teniendo en cuenta que, en sus observaciones, el demandante no buscó el cumplimiento del plazo recomendado por el Defensor del Pueblo de 30 de junio de 2014, el Defensor del Pueblo no consideró necesario realizar más investigaciones. Teniendo en cuenta también que la Comisión se había disculpado con la denunciante por el retraso sufrido, archivó el caso.

E. Seguimiento de las observaciones críticas y otras observaciones formuladas por las instituciones

1. Parlamento Europeo

Asunto 262/2012/OV: Inscripción en el registro público del Parlamento de las actas de las reuniones de los coordinadores de comisión

Como se indica en la sección anterior, titulada «Recomendaciones aceptadas», el denunciante presentó una solicitud de acceso público a las actas de las reuniones de los coordinadores de varias comisiones del Parlamento Europeo relativas a la negociación del Acuerdo Comercial de Lucha contra la Falsificación (ACTA). El Parlamento responde que, con algunas excepciones, no existen actas separadas de las reuniones de los coordinadores de comisión, y que estas actas se incluyen en las propias actas de las reuniones de comisión. El demandante se dirigió al Defensor del Pueblo alegando que el Parlamento no incluyó las actas de las reuniones de los coordinadores de las comisiones en su registro de documentos. El Defensor del Pueblo recomendó al Parlamento que, cuando se redactaran dichas actas, el Parlamento las incluyera en su registro público de documentos. El Parlamento responde que, con el fin de promover una mayor transparencia, las recomendaciones o decisiones adoptadas por los coordinadores se incluirán, tras su aprobación por la comisión, en las actas de la comisión, que son accesibles en el registro público. El Parlamento declaró que este nuevo enfoque sería aplicable a partir de julio de 2014. El Defensor del Pueblo llegó así a la conclusión de que el Parlamento había adoptado las medidas adecuadas para aplicar su recomendación. Con respecto a las actas existentes de las reuniones de los coordinadores de comisión aprobadas durante la legislatura 2009-2014, la Defensora del Pueblo hizo una observación adicional en el sentido de que confiaba en que, en aras de la coherencia, el Parlamento las incluiría en su registro público.

El Parlamento aceptó la sugerencia del Defensor del Pueblo y creó un nuevo epígrafe en su registro público, que permite registrar las actas de las reuniones de los coordinadores celebradas durante la legislatura 2009-2014, cuando existan.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción el seguimiento constructivo del Parlamento a la observación adicional en este caso.

Asunto 1092/2012/OV: Solicitud de un funcionario bilingüe del Parlamento para cambiar su idioma principal para un concurso interno

El demandante, funcionario bilingüe francés-italiano del Parlamento, pidió al Parlamento que le permitiera realizar pruebas escritas en un concurso interno en italiano, a pesar de que, según la convocatoria de concurso, debía realizar las pruebas en francés, es decir, su lengua principal registrada como tal en la base de datos de recursos humanos del Parlamento. El Parlamento se negó, alegando que esta solicitud se basaba únicamente en motivos personales de conveniencia. El Defensor del Pueblo no constató mala administración por parte del Parlamento, pero formuló otras dos observaciones en el sentido de que el Parlamento podía i) hacer posible que el personal bilingüe declarara sus dos lenguas en los informes anuales del personal como lenguas principales y ii) añadir a la sección de los informes anuales del personal «conocimiento de las lenguas», una nota de que los datos de esta sección servirán para todos los fines de recursos humanos en el año siguiente.

En su respuesta, el Parlamento declaró que, a partir de ahora, como medida de transparencia, pediría a los funcionarios y otros agentes que cumplimentaran una declaración adjunta a su oferta de trabajo indicando su lengua principal y, si son bilingües, la segunda lengua de la que tienen un conocimiento profundo. La declaración, que se incluirá en el expediente personal del miembro del personal de que se trate, contendrá una nota en la que se informará al funcionario u otro agente de que la lengua principal declarada se codificará en la base de datos de recursos humanos del Parlamento y se tendrá en cuenta para todas las interacciones con la administración, en particular para los concursos internos.

La Defensora del Pueblo considera que el seguimiento dado por el Parlamento a sus nuevas observaciones es parcialmente satisfactorio. Los nuevos miembros del personal del Parlamento que sean bilingües serán informados a partir de ahora, al declarar su lengua principal en el momento de la contratación, de que su elección de la lengua principal se tendrá en cuenta a efectos de recursos humanos en el futuro, también para los concursos internos. Sin embargo, la declaración pertinente no prevé la posibilidad de que el personal bilingüe declare dos lenguas principales. Solo pueden declarar una lengua principal y una segunda lengua de la que tienen un conocimiento profundo. Esto significa que un funcionario bilingüe solo puede participar en un concurso interno utilizando su segunda lengua declarada después de haber pedido al Parlamento que registre su segunda lengua como lengua principal. Aunque el Parlamento no parece compartir la opinión de que los funcionarios bilingües puedan declarar dos lenguas como principales, el hecho de que, previa solicitud y con la documentación justificativa necesaria, dichos funcionarios puedan cambiar el orden de las dos lenguas pertinentes aborda, no obstante, la cuestión subyacente a la observación realizada por el Defensor del Pueblo.

Asunto 219/2013/PMC: Supuesta transferencia injusta de un funcionario de la UE a un nuevo lugar de destino

Un funcionario del Parlamento, que había servido en la Oficina de Información del Parlamento en una capital europea durante varios años, fue transferido en contra de su voluntad. Tras examinar el caso, el Defensor del Pueblo constató que el Parlamento había actuado erróneamente al decidir que el traslado del demandante debía surtir efecto antes de que se adoptara la decisión formal de traslado. El Defensor del Pueblo también señaló que el Parlamento no había determinado, a su debido tiempo, las funciones del demandante tras su traslado. Por lo tanto, cerró su investigación con dos observaciones críticas.

En respuesta a las observaciones críticas, el Parlamento informó al Defensor del Pueblo de que, en el futuro, intentará evitar tomar decisiones de traslado con efecto retroactivo, especialmente cuando transfiera a un funcionario a un nuevo lugar de destino. El Parlamento también declaró que había adoptado nuevas normas que garantizan que los funcionarios transferidos a nuevos puestos dentro del Parlamento sean informados por escrito de sus funciones al asumir su nuevo puesto.

El Parlamento ha expresado su compromiso general de evitar la adopción de decisiones de traslado con efectos retroactivos. En su decisión, el Defensor del Pueblo declaró que los principios de buena administración no excluyen la posibilidad de dar efecto retroactivo a las decisiones, siempre que la institución proporcione razones válidas para hacerlo. Además, el Parlamento ha adoptado normas que le obligan a determinar las funciones de los funcionarios trasladados. El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción las medidas adoptadas por el Parlamento.

2. Consejo de la UE

Asunto 167/2013/AN: Motivación de la denegación parcial de acceso público

El Consejo rechazó parcialmente una solicitud de acceso a un dictamen de su Servicio Jurídico debido a que su divulgación socavaría algunos de los intereses protegidos enumerados en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. Tras examinar el documento, el Defensor del Pueblo reprochó al Consejo no haber demostrado la existencia de un riesgo concreto de que la divulgación perjudicara a los intereses protegidos por las excepciones invocadas por el Consejo.

En su seguimiento, el Consejo mantuvo su opinión de que no podría haber proporcionado explicaciones más detalladas en el caso concreto sin socavar los intereses protegidos. El Consejo también declaró su compromiso de proporcionar explicaciones completas y adecuadas en los casos en que se niegue a divulgar un documento.

El Defensor del Pueblo considera que la diferencia de opinión sobre la adecuación del razonamiento en este caso concreto no tiene implicaciones generales.

3. Comisión Europea

Asunto 216/2009/TN: Motivos insuficientes para denegar el acceso del público a los documentos

La Comisión denegó a una ONG el acceso público a los documentos de referencia sobre la Comunicación de la Comisión relativa a la aplicación del Derecho comunitario. El Defensor del Pueblo no estaba convencido de las explicaciones de la Comisión sobre por qué consideraba que las excepciones al acceso del público eran aplicables a los documentos. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo recomendó a la Comisión que facilitara el acceso a los documentos y le proporcionó asesoramiento detallado y constructivo sobre la mejor manera de aplicar la legislación que regula el acceso del público a los documentos (Reglamento (CE) n.o 1049/2001). La Comisión se limitó a responder que consideraba que ya había aportado razones válidas para denegar el acceso. El Defensor del Pueblo consideró que esta respuesta era insatisfactoria y cerró el caso con observaciones críticas en el sentido de que la Comisión había mostrado una flagrante falta de voluntad para entablar un diálogo constructivo sobre la cuestión del acceso público a estos importantes documentos.

En respuesta, la Comisión reconoció que podría haber proporcionado una respuesta más detallada y específica a la recomendación del Defensor del Pueblo. La Comisión aceptó las observaciones críticas del Defensor del Pueblo y se comprometió a tomar nota de ellas para el tratamiento de futuros casos.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción la voluntad de la Comisión de entablar, en el futuro, un diálogo más constructivo sobre cómo aplicar las normas relativas al acceso del público a los documentos.

OI/2/2011/OV: El papel de la Comisión como guardiana de los Tratados

En abril de 2011, el Defensor del Pueblo inició una investigación por iniciativa propia para aclarar las implicaciones del proyecto EU Pilot (introducido por una Comunicación de la Comisión de 5 de septiembre de 2007 ^[1]) y el nuevo sistema de registro de reclamaciones (CHAP, introducido en 2009), para las garantías procedimentales de los reclamantes establecidas en la Comunicación de la Comisión de 2002 al Parlamento Europeo y al Defensor del Pueblo Europeo sobre las relaciones con el reclamante en relación con las infracciones del Derecho comunitario ^[2](«la Comunicación de 2002»).

La Comisión solicitó una prórroga del plazo para emitir su dictamen y, al final, envió su dictamen casi tres meses después del plazo inicial. Declaró que tenía la intención de revisar la Comunicación de 2002, pero no dio detalles ni calendario.

Después de que los contactos informales revelaran que el procedimiento dentro de la Comisión parecía estar bloqueado, el Defensor del Pueblo formuló una recomendación el 28 de marzo de 2012. La recomendación incluía propuestas concretas de revisión de la Comunicación de 2002.

El 2 de abril de 2012, sin información previa al Defensor del Pueblo ni al público, la Comisión adoptó la Comunicación de la Comisión al Consejo y al Parlamento Europeo por la que se actualiza el tratamiento de las relaciones con el reclamante en lo que respecta a la aplicación del Derecho de la Unión ^[3] (en lo sucesivo, «la Comunicación de 2012»). En su dictamen retrasado sobre la recomendación, finalmente enviado al Defensor del Pueblo el 25 de julio de 2012, la Comisión expresó la opinión de que la Comunicación de 2012 abordaba las preocupaciones del Defensor del Pueblo expresadas en la recomendación.

El 10 de abril de 2014, tras repetidos esfuerzos infructuosos para convencer a la Comisión de que volviera a examinar varios aspectos del asunto, la Defensora del Pueblo dio por concluida la investigación. La decisión de cierre criticaba el hecho de que la Comisión no participara constructivamente con el Defensor del Pueblo en un debate de fondo sobre cómo mejorar sus relaciones con los ciudadanos que se quejan de infracciones. La Defensora del Pueblo envió una copia de su decisión al Presidente del Parlamento para que pudiera tenerse en cuenta tanto en el examen del informe anual de la Comisión sobre el control de la aplicación del Derecho de la UE como en los futuros debates del Parlamento sobre una legislación de la UE en materia de procedimientos administrativos.

En respuesta, la Comisión mantuvo su posición anterior.

El papel de la Comisión como guardiana de los Tratados es de gran importancia para la Unión y sus ciudadanos. Es lamentable que la Comisión no haya consultado al Defensor del Pueblo en relación con la revisión de la Comunicación de 2002 y que se haya negado a examinar las sugerencias del Defensor del Pueblo a este respecto. El Defensor del Pueblo seguirá supervisando atentamente el modo en que la Comisión desempeña sus responsabilidades administrativas como guardiana de los Tratados.

Asunto OI/6/2011/VL y 415/2011/VL: Irregularidades relativas a un procedimiento de contratación de un agente contractual

La investigación se refería a la contratación de un agente contractual que, a raíz de la insistencia del autor, fue investigado por la Oficina de Investigación y Disciplina de la Comisión. El Defensor del Pueblo constató algunas deficiencias en el procedimiento de selección en cuestión, así como en la investigación interna posterior llevada a cabo por los servicios de la Comisión. Por lo tanto, cierra el caso con dos observaciones críticas.

En su respuesta, la Comisión informó al Defensor del Pueblo de que había aclarado las normas aplicables y que las recordaba periódicamente a los servicios pertinentes. También indicó que la investigación de la IDOC se llevó a cabo con el fin de determinar si una infracción del Estatuto fue cometida por particulares en el marco de ese procedimiento de selección concreto, y no con el fin de determinar posibles deficiencias administrativas.

Al aclarar en mayor medida las normas aplicables y recordar a los servicios competentes dichas normas, la Comisión adoptó las medidas adecuadas para dar seguimiento a la primera observación crítica. Por lo que se refiere a la segunda observación crítica, el reconocimiento por parte de la Comisión de que, si bien la IDOC no identificó las deficiencias administrativas detectadas por el Defensor del Pueblo, su función era investigar si las personas habían infringido el Estatuto de los funcionarios y no evaluar la solidez de los procedimientos de contratación es una explicación satisfactoria.

Asunto 1005/2011/MMN: Evitar los conflictos de intereses en los procedimientos de licitación

La denuncia se refería a un procedimiento de licitación para la asistencia técnica a Albania. El demandante, un licitador, escribió a la Comisión indicando que uno de los expertos del adjudicatario parecía haber redactado el pliego de condiciones de la oferta. Esto creó un conflicto de intereses.

Tras una investigación, el Defensor del Pueblo constató que permitir que un experto del adjudicatario participara en la redacción del Pliego de Condiciones daba lugar al menos a un aparente conflicto de intereses. El Defensor del Pueblo recomendó que la Comisión efectuara un pago a título graciable adecuado al demandante. La Comisión rechazó esta propuesta y el Defensor del Pueblo archivó el asunto con una observación crítica.

En su respuesta, la Comisión explicó que ha adoptado tanto medidas generales como medidas específicas en relación con la Delegación de la UE en cuestión, con el fin de evitar que surjan problemas similares en el futuro. Publicó una nota dirigida a la dirección de la DG Ampliación y a las Delegaciones de la UE en la que hacía hincapié en que la redacción del mandato es responsabilidad exclusiva de la Comisión y que las Delegaciones de la UE no deben invitar a contribuciones de posibles licitadores.

Por lo que se refiere a la Delegación específica, su dirección ha encargado al personal que participa en los procedimientos de licitación que preste especial atención a las cuestiones relacionadas con los conflictos de intereses. Además, la Delegación fue objeto de misiones de auditoría en febrero de 2013 y marzo de 2014. En ambas ocasiones, se recordaron las enseñanzas extraídas del presente asunto.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción el seguimiento de la Comisión, que reduce a un nivel aceptable el riesgo de que surjan problemas similares en el futuro.

Asunto 1223/2011/ANA: Procedimientos de la Comisión para la selección de expertos nacionales en comisión de servicios

La denuncia se refería a la tramitación por parte de la Comisión de las solicitudes del denunciante para convertirse en experto nacional en comisión de servicios (ENCS) en la Dirección General de Comercio.

En su investigación, la Defensora del Pueblo identificó un aspecto sistémico y específico de este caso.

a) Por lo que se refiere al aspecto sistémico, el Defensor del Pueblo constató que la Comisión aún no había adoptado normas detalladas para regular el proceso de selección de los expertos nacionales en comisión de servicios.

b) Por lo que se refiere al aspecto específico, el Defensor del Pueblo examinó la tramitación por parte de la Comisión de las solicitudes del demandante y constató un caso de mala administración, a saber, que la Comisión no proporcionó al demandante las aclaraciones necesarias sobre los puestos para los que estaba siendo entrevistado.

El Defensor del Pueblo propuso a la Comisión a) que adoptara sin demora normas detalladas para la selección de expertos nacionales en comisión de servicios y b) que pidiera disculpas al reclamante por no haber facilitado las aclaraciones necesarias antes de la entrevista.

La Comisión declaró que estaba redactando dichas normas, pero se negó a pedir disculpas al denunciante.

En la decisión final, el Defensor del Pueblo consideró que no eran necesarias más investigaciones sobre el aspecto sistémico, confiando en que la Comisión completará la redacción de las directrices sin demora indebida. Sin embargo, el Defensor del Pueblo lamentó el enfoque poco constructivo de la Comisión con respecto al aspecto específico y emitió una observación crítica.

En su respuesta de seguimiento, la Comisión mantuvo su negativa a reconocer el error cometido, pero se comprometió a finalizar la redacción de las normas detalladas e informar al Defensor del Pueblo en consecuencia. En una nueva respuesta de seguimiento de 25 de abril de 2015, la Comisión comunicó su nuevo Vademécum para la selección de expertos nacionales en comisión de servicios.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción la adopción por parte de la Comisión de normas detalladas para la selección de expertos nacionales en comisión de servicios. A primera vista, su alcance y contenido parecen estar en consonancia con las sugerencias del Defensor del Pueblo. Al mismo tiempo, sin embargo, el Defensor del Pueblo lamenta que la Comisión se niegue a reconocer el error cometido en el aspecto específico de la investigación y a pedir disculpas al reclamante.

Asunto 1983/2011/AN: La Comisión se compromete a mejorar su sistema de control y a garantizar el cumplimiento de los requisitos relativos al origen de las mercancías licitadas

El asunto se refería a la adjudicación de una oferta de la UE en Argelia en 2011. El denunciante, una empresa privada, participó en una licitación organizada por la Delegación de la UE en Argelia. El denunciante tenía sospechas de que el licitador ganador no cumplía el requisito de la licitación de que el equipo de seguridad en cuestión se fabricara en la UE o en un país elegible. Se creía que los productos procedían de Malasia.

El Defensor del Pueblo señaló que el origen de las mercancías en la UE no se había demostrado antes de la adjudicación del contrato. Además, la Delegación en Argelia tardó mucho tiempo en investigar su supuesta inelegibilidad. Si bien la Defensora del Pueblo aceptó la posición de la Comisión de que finalmente se demostró el origen de las mercancías en la UE, consideró que la Comisión había cometido un error manifiesto durante el procedimiento de adjudicación. También criticó que no adoptara las medidas necesarias y oportunas para garantizar la existencia de un sistema sólido de controles.

En su respuesta, la Comisión explicó que está trabajando en una solución para mejorar su sistema de seguimiento y garantizar el cumplimiento de los requisitos relativos al origen de las mercancías licitadas. Prometió mantener informado al Defensor del Pueblo de la evolución de la situación en este ámbito.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción el compromiso de la Comisión de establecer un sistema adecuado de seguimiento y mecanismos de verificación para garantizar el cumplimiento de las normas relativas al origen de los productos licitados.

Asunto 2171/2011/EIS: Falta de traducción de un informe sobre enfermedades raras

El denunciante deseaba obtener una traducción al italiano del informe de 2011 sobre el estado actual de las actividades relacionadas con las enfermedades raras en Europa. El informe fue preparado por el Comité de Expertos de la Unión Europea en Enfermedades Raras (EUCERD). La Comisión se negó a traducir el informe.

En su dictamen al Defensor del Pueblo, la Comisión alegó que no tiene capacidad para traducir todos sus documentos a todas las lenguas oficiales de la UE, señalando que el informe en cuestión no había sido elaborado por la propia Comisión. Además, alegó que no tenía ninguna obligación legal de facilitar documentos como el informe en cuestión en todas las lenguas oficiales de la UE.

El Defensor del Pueblo propuso una solución invitando a la Comisión, en consonancia con las buenas prácticas administrativas, a facilitar al reclamante una traducción de i) el informe completo; o (ii) aquellos pasajes que se refieren a la enfermedad específica en la que estaba interesado; o iii) un resumen del informe. Al presentar la propuesta, el Defensor del Pueblo asumió, sobre la base de los argumentos presentados por el demandante, que la enfermedad particular en la que estaba interesado el demandante estaba cubierta por el informe. Sin embargo, en su respuesta, la Comisión señaló que no era así. En este contexto, el Defensor del Pueblo consideró razonable que la Comisión no pudiera aplicar su sugerencia ii) mencionada anteriormente. Al mismo tiempo, mantuvo su opinión de que habría sido razonable que la Comisión prestara servicios a los ciudadanos en una cuestión crítica de salud proporcionando una traducción de al menos un resumen del informe. Dado que el demandante dejó claro posteriormente que una traducción ya no sería útil debido al tiempo transcurrido desde la publicación del informe, el Defensor del Pueblo archivó el caso con una observación crítica.

En respuesta, la Comisión expresó su voluntad de explorar soluciones pragmáticas caso por caso, y declaró que estaba estudiando la posibilidad de elaborar futuros informes que contuvieran un resumen que pudiera traducirse a todas las lenguas de la UE.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción la voluntad de la Comisión de considerar la posibilidad de traducir un resumen de los futuros informes a todas las lenguas.

Asunto 203/2012/MMN: La Comisión promete esfuerzos para ampliar la gama de puntos de vista sobre un grupo consultivo

El asunto se refería a uno de los grupos consultivos de la Comisión: el Grupo Europeo de Ética de la Ciencia y las Nuevas Tecnologías (EGE). En 2011, tras una convocatoria de manifestaciones de interés, la Comisión decidió nombrar a sus quince miembros. Una organización de la sociedad civil se quejó al Defensor del Pueblo de que la composición no era pluralista porque demasiados de sus miembros tenían creencias religiosas mientras que las opiniones seculares no estaban representadas.

Tras una investigación, los argumentos del demandante no convencieron al Defensor del Pueblo. Los candidatos a convertirse en miembros podrían tener experiencia en teología, ética, filosofía, ciencias y derecho. Por lo tanto, las personas sin creencias religiosas eran perfectamente capaces de aplicar.

Al concluir el caso con la constatación de que no existe mala administración, el Defensor del Pueblo sugirió que la próxima convocatoria de manifestaciones de interés para unirse al GEE podría aclarar que las creencias religiosas o personales no se tienen en cuenta en la selección y que se invita a los candidatos «seculares» a presentar su candidatura.

En respuesta, la Comisión acordó aclarar este punto en la futura convocatoria de manifestaciones de interés para el GEE (2016-2021).

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción la respuesta positiva de la Comisión a la observación adicional.

Asuntos 636/2012/DK y 1076/2012/DK: Retraso en la tramitación de la solicitud de acceso público

La investigación del Defensor del Pueblo constató que la Comisión había tardado más de veinte meses en tramitar una de las solicitudes de acceso público del demandante y siete meses en tramitar su segunda solicitud. El Defensor del Pueblo consideró que el retraso no podía justificarse y formuló una observación crítica en consecuencia.

En respuesta, la Comisión reconoció que no había adoptado las decisiones confirmatorias pertinentes en los dos asuntos de que se trata dentro de los plazos establecidos por el Reglamento 1049/2001. Se comprometió a esforzarse, en el futuro, por evaluar y responder a las solicitudes de acceso a los documentos en los plazos más breves posibles.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción el compromiso de la Comisión de mejorar en el futuro.

Asunto 776/2012/KM: Duración de los procedimientos de selección

La denuncia se refería a un procedimiento de selección de asistentes de investigación. Entre otras cosas, el denunciante estaba insatisfecho por el hecho de que la Comisión tardara casi dieciocho meses en informar a los candidatos de si serían invitados a la siguiente fase del procedimiento de selección. Tras una investigación, el Defensor del Pueblo constató que este aspecto de la reclamación estaba justificado. Es una buena práctica administrativa garantizar que los procedimientos de contratación se lleven a cabo lo antes posible. En este caso, el tiempo empleado fue excesivo y constituyó mala administración.

En respuesta a la observación crítica, la Comisión explicó que se había introducido un nuevo estilo de competencia. En consecuencia, el tiempo medio transcurrido desde la publicación de un concurso hasta la publicación de la lista de reserva se ha reducido a la mitad, de 18 a 9 meses.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción la reducción significativa de la duración media de los procedimientos de selección.

Asunto 886/2012/JF: Programa de Aprendizaje Permanente

El demandante, una ONG con sede en Bratislava, se quejó ante el Defensor del Pueblo de que las tarifas diarias máximas subvencionables para los costes del personal que participa en el Programa de Aprendizaje Permanente de la Comisión eran tales que, en la práctica, impedían a las ONG eslovacas participar en el programa.

La Comisión explicó el método de cálculo de las tarifas en cuestión e informó al Defensor del Pueblo de que estaba estudiando formas de aplicar un mecanismo de estabilización que permitiera evitar fuertes reducciones de las tarifas máximas subvencionables para los costes de personal de todos los países participantes en el PAP. Posteriormente, el Defensor del Pueblo archivó el asunto y pidió a la Comisión que explicara si había introducido el mecanismo de estabilización previsto o, si aún no lo había hecho, que indicara cuándo tenía la intención de hacerlo.

La Comisión respondió que había actualizado los costes diarios de personal del PAP e introducido el mecanismo de estabilización. Este mecanismo, aprobado por los Estados miembros, permitía limitar las variaciones negativas de los costes diarios de personal al 20 %.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción la introducción del mecanismo de estabilización, que debería ayudar a evitar que surjan problemas similares en el futuro.

Asunto 1091/2012/AN: La Comisión se compromete a mejorar su sistema de control y a garantizar el cumplimiento de los requisitos relativos al origen de las mercancías licitadas

En un caso similar al de 1983/2011/AN descrito anteriormente, este asunto se refería a una licitación de la UE organizada en 2011 en la que, según el denunciante, los productos del licitador ganador incumplían las normas de admisibilidad de origen. El Defensor del Pueblo investigó la cuestión y constató que, en el momento en que la Delegación de la UE pertinente respaldó la adjudicación de la oferta, no había verificado el origen de las mercancías, a pesar de las advertencias del reclamante. La Comisión tampoco abordó las preocupaciones del reclamante sobre el valor probatorio de la prueba exigida por las normas aplicables ni demostró que había verificado adecuadamente el origen de los productos del licitador ganador.

El Defensor del Pueblo constató que la Delegación había cometido un error manifiesto de apreciación en el procedimiento de adjudicación y no había intentado verificar si los equipos propuestos cumplían las normas de origen aplicables. Ella cerró la queja con dos comentarios críticos.

En su respuesta, la Comisión explicó que sus servicios están preparando una solución para mejorar su sistema de seguimiento y garantizar el cumplimiento de los requisitos relativos al origen de los productos licitados. Prometió mantener informado al Defensor del Pueblo sobre la evolución en este ámbito.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción el compromiso de la Comisión de establecer un sistema adecuado de seguimiento y mecanismos de verificación para garantizar el cumplimiento de las normas pertinentes en lo que respecta al origen de los productos licitados.

Asunto 1180/2012/VL: Protección de la información confidencial y necesidad de elaborar un informe de investigación

El denunciante, funcionario de la Comisión, distribuyó conclusiones no verificadas sobre un colega. La Comisión emitió una advertencia al denunciante. También informó al colega de la información pertinente y del nombre del denunciante. El demandante recurrió al Defensor del Pueblo para impugnar el tratamiento del asunto por parte de la Comisión.

El Defensor del Pueblo consideró que es una buena práctica administrativa que una institución informe a los miembros de su personal de cualquier información que pueda afectar a su reputación, a fin de que puedan presentar sus puntos de vista. En el presente caso, sin embargo, la Comisión no solo transmitió la información pertinente, sino que también identificó al denunciante como la fuente, a pesar de que no era necesario hacerlo en esa fase y de que el denunciante había pedido confidencialidad. Al actuar como lo hizo, la Comisión fue más allá de lo necesario y proporcionado. El Defensor del Pueblo hizo una observación crítica en consecuencia. Por lo que respecta al resto de la denuncia, no se constató mala administración.

Una de las cuestiones planteadas por la denuncia era la ausencia de un informe de investigación. A pesar de no haber constatado mala administración en relación con los argumentos específicos del demandante, el Defensor del Pueblo señaló que el artículo 2, apartado 2, y el artículo 3 del anexo IX del Estatuto establecen claramente que la autoridad facultada para proceder a los nombramientos «comunicará a [la persona interesada] las conclusiones del informe de investigación» y adoptará una decisión «sobre la base del informe de investigación». No hay nada en dichos artículos ni en ninguna otra disposición del anexo IX del Estatuto que sugiera que pueda prescindirse de un informe de investigación. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo hizo otra observación en la que aconsejaba a la Comisión que, en el futuro, elaborara un informe de investigación tras cada investigación administrativa realizada con arreglo al Estatuto de los funcionarios.

En respuesta a la observación crítica, la Comisión reconoció la necesidad de equilibrar los derechos e intereses en conflicto mencionados en la observación crítica. También se comprometió a que, al buscar el equilibrio adecuado en el futuro, tendría en cuenta la conclusión del Defensor del Pueblo de que no había actuado correctamente en el presente caso.

La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción la respuesta positiva de la Comisión a su observación crítica y su reconocimiento de la necesidad de equilibrar los derechos e intereses en conflicto.

En respuesta a la observación adicional, la Comisión señaló que, en su opinión, no era necesario un informe de investigación en el caso en cuestión, ni para garantizar los derechos de las personas implicadas ni para informar a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos sobre los hechos subyacentes.

El Defensor del Pueblo lamenta que la Comisión no haya reconocido la necesidad de elaborar un informe de investigación tras cada investigación administrativa.

Asunto 1392/2012/DK: Presunta falta de tramitación de una solicitud de acceso a documentos dentro de los plazos establecidos

El demandante se quejó ante el Defensor del Pueblo de que la Comisión no había tramitado su solicitud de acceso a los documentos dentro de los plazos establecidos.

El Defensor del Pueblo investigó el asunto y constató que la Comisión había incumplido las disposiciones del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 relativas a los plazos para tramitar las solicitudes de acceso a los documentos, dado que la Comisión tardó más de cuatro meses en tramitar la solicitud del reclamante. Hizo una observación crítica a este respecto.

En su respuesta, la Comisión reconoció el retraso que se había producido. Se comprometió a seguir esforzándose por reducir el tiempo necesario para tramitar las solicitudes de acceso a los documentos.

Al igual que en los asuntos 636/2012/DK y 1076/2012/DK, que se referían a la misma cuestión, la respuesta de la Comisión es satisfactoria.

Asunto 1746/2012/ANA: Compensación por la fluctuación excepcional del tipo de cambio en relación con el Programa de Ciencia y Tecnología de la Comisión en China

Este asunto se refería a la decisión de la Comisión de no efectuar un pago a los becarios del programa de becas de ciencia y tecnología de la Comisión en China por las pérdidas sufridas como consecuencia de las fluctuaciones del tipo de cambio entre el euro y el yuan chino.

Tras una investigación, el Defensor del Pueblo constató que la Comisión había interpretado correctamente la disposición de reserva para imprevistos del contrato de beca.

A la luz de esta constatación, la Defensora del Pueblo hizo otra observación en la que invitó a la Comisión a que considerara la posibilidad de modificar la disposición para imprevistos en los contratos de becas a fin de permitirle prestar socorro siempre que fuera justo hacerlo, y no solo en circunstancias excepcionales.

En respuesta a la observación adicional, la Comisión señaló que el programa en cuestión había finalizado y que en ese momento no había programas similares en curso en el ámbito de las acciones exteriores. No obstante, si en el futuro se establecen los programas pertinentes, la Comisión se esforzará por garantizar, dentro de los límites impuestos por el principio de buena gestión financiera, unas condiciones justas y adecuadas para los perceptores de fondos.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción el compromiso de la Comisión de garantizar unas condiciones justas y adecuadas para los perceptores de fondos.

Asunto 2099/2012/JN: Exención de un requisito de garantía financiera

Como se indica en la sección anterior, titulada «Soluciones aceptadas», tras participar en un proyecto financiado por la UE, el denunciante fue objeto de una orden de recuperación. Presentó una reclamación al Defensor del Pueblo. Tras una investigación, el Defensor del Pueblo propuso una solución, que fue aceptada por ambas partes. Sin embargo, la Comisión mantuvo el requisito de que el denunciante proporcionara una garantía financiera, lo que el denunciante dijo que no podía hacer. El Defensor del Pueblo invitó a las partes a entablar contactos directos con vistas a llegar a un acuerdo sobre esta cuestión y a informarle de los resultados.

La Comisión informó al Defensor del Pueblo de que se había puesto en contacto con el demandante varias veces y le había dado la oportunidad de demostrar que se cumplían las condiciones legales para la renuncia a la garantía: es decir, que se encuentra en una situación de angustia. Sin embargo, el denunciante no lo hizo.

La Comisión ha hecho un seguimiento razonable del asunto. De hecho, corresponde al denunciante demostrar que se encuentra en una "situación de angustia" y parece que ha recibido una oportunidad adecuada para hacerlo. Además, no está claro por qué el denunciante no pudo proporcionar una garantía financiera de terceros, como sugiere la Comisión.

Asunto 257/2013/OV: Denegación de acceso público a los documentos relativos a la salida de la Comisión del antiguo Comisario John Dalli

El Observatorio Europeo de las Empresas (CEO) solicitó acceso a los documentos relativos a la salida en octubre de 2012 del comisario Dalli de la Comisión, entre ellos dos cartas del comisario Dalli al presidente Barroso y notas de reuniones entre ellos. La Comisión denegó el acceso alegando que la divulgación de los documentos socavaría una investigación en curso llevada a cabo por las autoridades nacionales. Tras inspeccionar los documentos, el Defensor del Pueblo constató que no contenían ninguna información significativa que no fuera ya de dominio público. Así pues, recomendó a la Comisión que divulgara los documentos. La Comisión rechazó esta recomendación alegando que los documentos se habían presentado como prueba en el asunto T-562/12 ante el Tribunal General de la UE y que su divulgación perjudicaría a dichos procedimientos judiciales. El Defensor del Pueblo aceptó esta nueva posición y llegó a la conclusión de que, dado que la solicitud del demandante no podía aceptarse mientras los procedimientos judiciales estuvieran en curso, no se justificaban más investigaciones. En otra observación, propuso, no obstante, que los documentos se divulgaran una vez concluido el procedimiento judicial. El Defensor del Pueblo también hizo una observación crítica de que la Comisión no había considerado que una carta enviada a la Comisión y la respuesta de la Comisión estuvieran cubiertas por la solicitud de acceso del reclamante.

Aunque la Comisión, en su respuesta, no se pronunció sobre si debería haber considerado que las dos cartas en cuestión estaban cubiertas por la solicitud inicial de acceso, indicó que ya había concedido acceso a una de las dos cartas en el marco de otras solicitudes de acceso a documentos. Por lo que se refiere a la otra carta, la Comisión explicó que había transferido la última solicitud de acceso del demandante a la OLAF. Por lo que se refiere a la observación adicional del Defensor del Pueblo sobre los demás documentos, la Comisión declaró que, una vez concluido el procedimiento judicial y si se le solicitaba acceso, examinaría la nueva solicitud a la luz de las nuevas circunstancias y de la legislación aplicable ^[4].

Si bien las explicaciones de la Comisión con respecto a la forma en que trató las solicitudes de acceso a las dos cartas identificadas no abordan necesariamente el fondo de la observación crítica del Defensor del Pueblo, su acción posterior puede considerarse adecuada.

Por lo que se refiere a la observación adicional, la explicación de la Comisión de que examinará una futura solicitud de acceso a la luz de las circunstancias del momento es aceptable en el presente asunto.

Asunto 332/2013/AN: Tramitación adecuada de las denuncias de infracción

El asunto se refería al retraso de cuatro años de la Comisión en la adopción de una decisión formal sobre un caso de infracción y a su incapacidad para mantener informado al denunciante de las medidas adoptadas en dicho caso. Durante la investigación del Defensor del Pueblo, la Comisión aclaró los motivos del retraso, reanudó los contactos con el demandante y llegó a una decisión final sobre el caso. El Defensor del Pueblo consideró que no estaban justificadas más investigaciones, pero recordó a la Comisión, en otra observación, que una comunicación fluida y regular con los reclamantes es una garantía procesal importante para los reclamantes y legitima el papel de la Comisión como guardiana de los Tratados y la institución con la que los ciudadanos europeos tienen más probabilidades de comprometerse en relación con la aplicación del Derecho de la UE.

En su seguimiento, la Comisión reconoció el retraso excesivo y otros defectos que se produjeron en su tramitación del caso, por los que se había disculpado con el denunciante. Hizo hincapié en que el caso era excepcional y reiteró su compromiso de tramitar las reclamaciones de conformidad con su código de buena administración y la Comunicación de 2012.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción las disculpas de la Comisión al reclamante y la reafirmación de su compromiso con la correcta tramitación de las reclamaciones por infracción.

Asuntos 366/2013/EIS y 509/2013/EIS: Información sobre las vías de recurso

Una universidad privada con sede en Suiza se quejó del rechazo de su solicitud enviada en respuesta a la convocatoria de propuestas de Erasmus University Charters 2013. Los denunciantes alegaron que la Comisión o la Agencia Ejecutiva en el Ámbito Educativo, Audiovisual y Cultural (EACEA) no habían informado a la universidad a su debido tiempo de la decisión y no habían indicado las vías de recurso disponibles. La investigación del Defensor del Pueblo no constató mala administración en lo que respecta a i). Por lo que se refiere al inciso ii), el Defensor del Pueblo constató que la universidad no había sido debidamente informada sobre las vías de recurso. A sugerencia del Defensor del Pueblo, la Comisión se disculpó con el demandante por esta omisión, tanto en su propio nombre como en el de la EACEA. Así pues, se resolvió el caso.

La decisión del Defensor del Pueblo por la que se archivaba el asunto señalaba que la EACEA y la Comisión podían considerar la posibilidad de introducir determinadas mejoras en relación con la información facilitada a los solicitantes cuya solicitud había sido denegada. En particular, con el fin de evitar ambigüedades y facilitar a las partes afectadas el recurso contra una decisión negativa, la EACEA y la Comisión podrían considerar la posibilidad de adjuntar a la carta de rechazo la decisión pertinente de la Comisión. En respuesta a esta observación adicional, la Comisión se comprometió a garantizar que, en el futuro, las cartas dirigidas a todos los solicitantes no seleccionados indiquen i) la autoridad que toma la decisión, ii) el procedimiento de recurso pertinente y iii) un enlace a la página web de la Carta Erasmus de Educación Superior en la que se publican los resultados finales.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción las medidas adoptadas por la Comisión y la EACEA para mejorar la información facilitada a los solicitantes no seleccionados.

Asunto 675/2013/JF: Una institución de la UE que lleva un asunto ante los tribunales durante la investigación del Defensor del Pueblo sobre el mismo asunto

La Comisión decidió recuperar una suma de dinero pagada a una ONG belga en el marco de un proyecto llevado a cabo en Burkina Faso. La ONG impugnó la decisión de la Comisión mediante una reclamación ante el Defensor del Pueblo.

Durante la investigación, la Comisión informó al Defensor del Pueblo de que había incoado un procedimiento contra la ONG ante un tribunal belga. Por consiguiente, la Defensora del Pueblo estaba obligada a dar por concluida su investigación sobre el asunto. Al hacerlo, señala que la Comisión normalmente no debe incoar un procedimiento ante un tribunal con respecto al mismo asunto que el examinado por el Defensor del Pueblo, a menos que existan razones fundadas para no esperar el resultado de la investigación del Defensor del Pueblo. Sugiere que la Comisión publique directrices a tal efecto.

La Comisión respondió que, en el presente caso, no podía esperar a que el Defensor del Pueblo pusiera fin a su investigación debido a la prescripción aplicable a su relación contractual con la ONG. A menos que actuara con rapidez, la Comisión corría el riesgo de no poder proteger los intereses financieros de la Unión. No obstante, la Comisión explicó que evalúa cuidadosamente la necesidad de defender sus derechos ante un tribunal caso por caso y que respeta el derecho fundamental de los ciudadanos a recurrir al Defensor del Pueblo Europeo.

El Defensor del Pueblo considera razonable la posición de la Comisión. Considera que, en los casos en que la Comisión decida llevar el asunto investigado por el Defensor del Pueblo ante los tribunales, debe explicarle inmediatamente los motivos.

Asunto 1688/2013/JN: Misiones de observación electoral de la UE

El asunto se refería al rechazo reiterado de las solicitudes del demandante para el puesto de observador en el contexto de las misiones de observación electoral (MOE) de la UE. Tras una investigación, el Defensor del Pueblo constató que la Comisión había vulnerado el derecho de la demandante a ser informada de las razones de la denegación de sus solicitudes.

El Defensor del Pueblo también formuló otras observaciones con el fin de: mejorar el proceso conducente a la selección de observadores para las MOE; hacer que el proceso sea más transparente; y reforzar las salvaguardias contra las decisiones arbitrarias. En respuesta, la Comisión informó al Defensor del Pueblo de que introduciría una lista de comprobación con los criterios de selección para que hubiera un registro escrito de la evaluación realizada por el Comité de Selección. La Comisión estudiará la posibilidad de que los puntos focales nacionales informen a los candidatos rechazados, previa solicitud, de los motivos del rechazo sobre la base de las listas de comprobación. Además, la Comisión establecerá una norma según la cual una evaluación como «no recomendada» para futuras misiones significa que el observador en cuestión no puede ser seleccionado para futuras MOE durante los próximos cinco años. Transcurrido el período de cinco años, los observadores podrán volver a solicitar misiones de observación electoral de la UE y ser evaluados de la misma manera que los demás candidatos. Esta norma se publicará y se informará de ella a los centros de coordinación nacionales.

Las medidas adoptadas por la Comisión deben reducir adecuadamente el riesgo de que se produzca una mala administración similar en el futuro.

Asunto 1743/2013/TN: La Comisión acuerda mejorar la tramitación de las solicitudes de acceso público a los documentos facilitados por un tercero

La Comisión no había respondido, en el plazo establecido, a una solicitud de acceso público a documentos, algunos de los cuales procedían de un tercero. Durante la investigación, la Comisión dio acceso a los documentos solicitados.

El Defensor del Pueblo formuló una serie de observaciones adicionales, sugiriendo mejoras en los procedimientos de la Comisión. Sugiere que, cuando una institución de la UE tenga que consultar a un tercero para evaluar si puede concederse acceso público a un documento, la institución debe dar al tercero un plazo para su respuesta. Si el tercero no responde en el plazo establecido, la institución debe proceder a decidir sobre la solicitud de acceso, teniendo en cuenta que, en principio, todos los documentos deben ser accesibles al público. Una decisión de denegar el acceso a documentos de terceros no puede basarse simplemente en las reservas indefinidas del tercero con respecto a la divulgación. Si el tercero solicita a la institución que ha solicitado acceso al documento en cuestión, no debe permitirse que la solicitud de información del tercero retrase la tramitación de la solicitud de acceso al documento por parte de la institución.

En su seguimiento de las observaciones adicionales del Defensor del Pueblo, la Comisión aceptó las sugerencias anteriores.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción la voluntad de la Comisión de mejorar sus procedimientos.

Asunto 1869/2013/AN: Facilitar el acceso del público a los documentos legislativos

El denunciante presentó a la Comisión dieciocho solicitudes de acceso a documentos con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. Las solicitudes abarcaban casi 300 documentos relacionados con el procedimiento seguido para modificar el Reglamento (UE) n.o 540/2011 relativo a los productos fitosanitarios. La Comisión consideró que la tramitación de las solicitudes creaba una carga administrativa significativa y le impediría desempeñar sus otras tareas. Por lo tanto, propuso divulgar los documentos durante un período de tiempo. El denunciante consideró que esto no era razonable.

Tras examinar la cuestión, el Defensor del Pueblo constató que, a falta de un acuerdo sobre la divulgación gradual, el demandante tenía derecho a considerar que la Comisión había denegado el acceso. Si bien la Comisión no tramitó las solicitudes dentro de los plazos pertinentes, las circunstancias del caso justificaban el tiempo empleado por la Comisión. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo llegó a la conclusión de que no había habido mala administración. En su observación adicional, señaló que algunos de los documentos solicitados parecían haber sido elaborados en el curso de un proceso legislativo y, como tales, deberían haber sido directamente accesibles. Pidió a la Comisión que estudiara mejores formas de garantizar el cumplimiento adecuado y coherente de sus obligaciones de dar acceso público a los documentos.

En su respuesta, la Comisión explicó que su registro público de documentos ^[5] incluye los documentos prelegislativos más importantes, en particular los documentos con una referencia como «COM», «SEC», «C», «OJ», «PV». La Comisión también declaró que actualmente está estudiando la posibilidad de ampliar el ámbito de aplicación de su Registro, teniendo en cuenta la iniciativa del Parlamento para un proyecto piloto «Public access.eu», cuyo objetivo es establecer una plataforma en línea para la publicación proactiva de documentos no clasificados de las instituciones de la UE.

En opinión del Defensor del Pueblo, desde el punto de vista de los ciudadanos europeos parece difícil entender por qué no existe un único portal en línea para encontrar información sobre el proceso legislativo de la UE y obtener acceso a los documentos legislativos. Por consiguiente, le complace observar que, en mayo de 2015, como parte de su paquete «Legislar mejor», la Comisión anunció su intención de crear un portal web en el que pueda hacerse un seguimiento de cada iniciativa (legislativa)[6].

Asunto 2275/2013/ANA: Proporcionar más detalles sobre las excepciones aplicables en virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 en las solicitudes de acceso del público a los documentos

El asunto se refería a la negativa de la Comisión a dar acceso a documentos relativos a la política de gas natural de la UE y, en concreto, a documentos relativos al control de las inversiones de terceros países en la infraestructura de red de los Estados miembros de la UE. La investigación del Defensor del Pueblo no reveló mala administración por parte de la Comisión en lo que respecta a la supuesta falta de motivación satisfactoria de su negativa a conceder acceso a los documentos solicitados.

Un aspecto de la denuncia era que, cuando la Comisión se basó en más de una excepción para denegar el acceso a determinados documentos, no especificó qué excepción se aplicaba a qué sección de dichos documentos. El Defensor del Pueblo constató que no se justificaban nuevas investigaciones sobre este aspecto del asunto.

No obstante, el Defensor del Pueblo hizo otra observación en el sentido de que la Comisión, cuando deniegue una solicitud de acceso a documentos basándose en más de una de las excepciones establecidas en el Reglamento 104912001, debe proporcionar al solicitante información suficiente que le permita comprender qué excepción se invoca en relación con secciones específicas del documento de que se trate.

En su respuesta de seguimiento, la Comisión declaró que aceptaba parcialmente la observación adicional del Defensor del Pueblo y que la seguiría en los casos en que ello no fuera desproporcionado y no impidiera a la Comisión respetar los plazos procedimentales en virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

El Defensor del Pueblo considera que el cumplimiento de los requisitos de proporcionalidad y el respeto de los plazos procesales establecidos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 son elementos inalienables del buen comportamiento administrativo de las instituciones de la UE en el ámbito del acceso del público a los documentos. Dado que estas son las únicas condiciones propuestas por la Comisión, el Defensor del Pueblo acoge con satisfacción la declaración de la Comisión de que seguirá proporcionando más detalles sobre la excepción en la que se basa cuando deniega el acceso del público a un documento, en consonancia con las consideraciones de proporcionalidad y de respeto de los plazos establecidos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

Asunto 273/2014/KM: Información sobre las condiciones de reembolso de los gastos médicos

La denuncia se refería al reembolso por parte del Régimen Común de Seguro de Enfermedad de la UE (RCSE) de una estancia hospitalaria que, según el denunciante, estaba relacionada con una enfermedad reconocida como «grave» por el RCSE y, por tanto, podía optar al reembolso del 100 %. Consideró que podía esperar que se le reembolsara el importe íntegro porque eso es lo que pidió cuando solicitó una autorización previa y la autorización previa que recibió no indicaba nada al respecto. Tras una investigación, el Defensor del Pueblo no aceptó el argumento del demandante, ya que el reembolso del 100 % era excepcional y su acuerdo no podía deducirse razonablemente del silencio sobre la cuestión. Sin embargo, en aras de una buena comunicación, invitó a la Comisión a considerar la posibilidad de incluir, en los documentos que concedieran una autorización previa, el porcentaje de reembolso exacto aplicable y los límites de reembolso aplicables al tratamiento en cuestión.

En su respuesta, la Comisión señaló que esta información no podía incluirse en la propia autorización previa porque dicho documento solo servía para certificar que los gastos médicos a punto de producirse eran reembolsables. La tasa de reembolso y cualquier límite máximo dependen de muchos factores, que no todos pueden evaluarse en esa etapa. Sin embargo, la Comisión había decidido incluir en sus decisiones de autorización previa un enlace a la «Guía práctica» sobre el reembolso de gastos médicos, que ofrece una visión general fácil de seguir de las normas aplicables. Recientemente se había enviado una copia impresa de esta guía a los pensionistas.

El Defensor del Pueblo acepta la explicación de la Comisión de por qué el porcentaje de reembolso no puede determinarse en el momento de la autorización previa. Acoge con satisfacción la acción constructiva de la Comisión para facilitar que los beneficiarios del RCSE sepan, antes de iniciar el tratamiento, cuánto tendrán que contribuir a los costes.

Véase el asunto 299/2014/TN más arriba en «casos Star»

Asunto 1500/2014/FOR: Presuntas irregularidades de procedimiento en una investigación de cártel

La denuncia se refería a un supuesto retraso por parte de la Comisión a la hora de proporcionar al denunciante, una empresa informática alemana, que la Comisión sospechaba que era miembro del cártel de los chips para tarjetas inteligentes, acceso a pruebas clave que la Comisión tenía la intención de utilizar contra dicha empresa.

El Defensor del Pueblo constató que la Comisión, sin ningún motivo justificado, se había demorado en facilitar el acceso a dichas pruebas, a pesar de que era plenamente consciente de la importancia y la pertinencia de las mismas. Al incurrir en ese retraso, la Comisión corría el riesgo de comprometer su investigación. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo criticó a la Comisión por el retraso en dar acceso al demandante a dichas pruebas.

En su respuesta de seguimiento a la observación crítica del Defensor del Pueblo, la Comisión no presentó ningún argumento convincente para demostrar por qué no preparó una carta de hechos tras recibir la información en cuestión en enero de 2014.

Cabe señalar que, tras recibir más información en abril de 2014, la Comisión envió una carta de exposición de los hechos en julio de 2014. Esto indica que la Comisión puede preparar una carta de exposición de los hechos en un plazo de tres meses. Por lo tanto, no está claro por qué la Comisión no pudo preparar dicha carta en los tres meses siguientes a la recepción de la información en enero de 2014. Cabe señalar en este contexto que la Comisión no ha explicado si sabía, tras la recepción de la información en enero de 2014, que recibiría información adicional en un futuro próximo que requeriría esperar esa información, de conformidad con su práctica de agrupar documentos, antes de emitir una carta de hechos.

La respuesta de la Comisión no es convincente. Sin embargo, en vista del asunto judicial en curso ^[7], no es necesario adoptar ninguna otra medida en esta fase.

Asunto 1577/2014/PL: Garantizar una cobertura de seguro para los miembros de la familia de los estudiantes en el marco del programa Erasmus Mundus

El autor estaba haciendo un doctorado en los Estados Unidos con una beca Erasmus Mundus. El programa Erasmus Mundus ofrece una póliza de seguro a sus estudiantes becados, pagada directamente por la Comisión. Los estudiantes asociados y los niños no están cubiertos por el plan de seguro, pero pueden beneficiarse de condiciones especiales si se inscriben en la misma compañía de seguros.

En este caso, el autor trató de asegurar a su hijo recién nacido, pero la compañía de seguros se negó a asegurar al niño porque tenía menos de 5 años. Sin embargo, esta condición no se mencionaba en las condiciones de la póliza.

El Defensor del Pueblo investigó la cuestión y constató que no había mala administración por parte de la Comisión. De hecho, la Comisión explicó que no selecciona la compañía de seguros utilizada por el programa Erasmus Mundus. Por el contrario, se pide a los coordinadores de proyectos que firmen contratos directamente con las compañías de seguros de su elección, respetando los requisitos mínimos de seguro del convenio de subvención. La Comisión también explicó que la necesidad de cubrir a los miembros de la familia no se menciona en los requisitos mínimos. Por lo tanto, en virtud de las normas actuales, no puede exigir la ampliación de la cobertura del seguro.

El Defensor del Pueblo concluyó que la Comisión había tomado las medidas adecuadas para resolver el asunto y decidió archivar el caso. Sin embargo, incluyó otra observación en su decisión final, indicando que la Comisión debería velar por que los estudiantes Erasmus Mundus tengan la posibilidad de recurrir a la compañía de seguros para asegurar a los miembros de la familia, independientemente de su edad.

En respuesta, la Comisión informó a la Defensora del Pueblo de que, teniendo en cuenta su recomendación, los acuerdos de subvención y los manuales de proyectos recientemente publicados para todas las acciones de Erasmus Mundus incluían una invitación a los coordinadores para garantizar que los miembros de la familia puedan obtener la misma cobertura de seguro que el becario, a sus expensas e independientemente de su edad.

La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción el seguimiento positivo dado por la Comisión a su observación adicional.

4. Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE)

Asunto 714/2012/JF: Revisión salarial anual del personal de las Delegaciones de la UE

El denunciante, representante del personal de la Delegación de la UE en Guyana, se quejó de la revisión salarial anual del personal local que trabaja en dicha Delegación. Tras una investigación, el Defensor del Pueblo no constató mala administración.

No obstante, el Defensor del Pueblo señaló que el personal local también había presentado una solicitud de asignaciones por hijos a cargo y que el SEAE estaba evaluando dicha solicitud. Invitó al SEAE a informar al personal local de la Delegación de si había adoptado y aplicado una decisión de concederles dichas indemnizaciones y, de no ser así, cuándo esperaba adoptar o aplicar una decisión sobre dichas indemnizaciones.

En respuesta, el SEAE explicó que, a la luz de la información facilitada por la Delegación de Guyana y de las normas aplicables a las Delegaciones de la UE en todo el mundo, no podía conceder al personal local las indemnizaciones solicitadas. Sin embargo, si los agentes locales proporcionaran nueva información compatible con las normas aplicables a las asignaciones por hijos a cargo (que adjuntaba a su respuesta), el SEAE podría reconsiderar su decisión.

La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción la clara respuesta del SEAE a su observación adicional.

Asunto 2410/2012/MHZ: Evitar retrasos y asegurarse de que los servicios del SEAE controlan el comportamiento de sus contratistas e insisten en que se cumplan las obligaciones de estos últimos con respecto a sus subcontratistas

El denunciante era subcontratista de una empresa local que tenía un contrato con la Delegación de la UE en Túnez. En 2004, el denunciante entregó mercancías a la Delegación, pero no se le pagó por ellas. La Delegación trató de resolver el asunto con la empresa local en ese momento, pero fue en vano. El denunciante siguió entregando mercancías a la Delegación en los años siguientes, al tiempo que seguía reclamando el pago de las mercancías entregadas en 2004.

La Defensora del Pueblo inició una investigación y pidió al SEAE que resolviera urgentemente este problema de larga data. La respuesta del SEAE al Defensor del Pueblo se retrasó y el SEAE no tomó ninguna medida para ayudar al reclamante. El Defensor del Pueblo criticó al SEAE por su retraso y a la Delegación por no ejercer influencia sobre la empresa local, de modo que paga al reclamante. En opinión del Defensor del Pueblo, la ausencia de una relación contractual directa entre una institución y un subcontratista no exime a la institución, en su calidad de autoridad pública, de su obligación de respetar el derecho fundamental del subcontratista a una buena administración. Esta obligación incluye la necesidad de supervisar el comportamiento de los contratistas y, naturalmente, de verificar si el contratista cumple sus obligaciones con respecto a los subcontratistas e insistir en que lo haga.

En respuesta, el SEAE se disculpó por los retrasos en la transmisión de sus dictámenes al Defensor del Pueblo y se comprometió a garantizar que los casos futuros se tramitaran con rapidez y rapidez, así como en el cumplimiento de los plazos establecidos, independientemente de la complejidad del caso o del lapso de tiempo. Sin embargo, el SEAE presentó su respuesta de seguimiento ocho meses después de que expirara el plazo fijado por el Defensor del Pueblo.

Aunque ha aceptado que las Delegaciones de la UE deben supervisar el comportamiento de los contratistas e insistir en que se cumplan las obligaciones de estos últimos con respecto a sus subcontratistas, el SEAE no estuvo de acuerdo con la constatación de mala administración del Defensor del Pueblo en este caso.

La declaración del SEAE de que la Delegación no debe ser considerada responsable de una posible mala administración porque ha tratado de ejercer su influencia sobre el contratista para liquidar los atrasos es lamentable. En su decisión en este caso, la Defensora del Pueblo alegó que esta influencia no se había ejercido adecuadamente porque la Delegación había interrumpido sus esfuerzos a pesar de que el demandante no había recibido el pago del contratista. Sin embargo, el Defensor del Pueblo respalda el compromiso del SEAE con un enfoque más orientado a los ciudadanos para garantizar que, a pesar de la falta de obligaciones contractuales directas, sus servicios supervisen el comportamiento de sus contratistas e insistan en que se cumplan las obligaciones de estos últimos con respecto a sus subcontratistas.

Se acoge con satisfacción el compromiso del SEAE de cumplir los plazos establecidos por el Defensor del Pueblo, independientemente de la complejidad del caso. Sin embargo, la credibilidad de este compromiso se vio afectada por el hecho de que se presentó ocho meses después de la expiración del plazo fijado por el Defensor del Pueblo. Con el fin de aclarar la situación, se mantuvieron nuevos contactos, con el resultado de que el SEAE confirmó que el Alto Representante asumiría la responsabilidad de las respuestas al Defensor del Pueblo en el futuro. Este es un hecho positivo.

5. Banco Europeo de Inversiones (BEI)

Asunto OI/3/2013: El BEI acordó revisar su política de transparencia y garantizar que los documentos y la información medioambientales sean accesibles al público.

En mayo de 2013, una ONG ucraniana se quejó de que el BEI había incumplido la obligación establecida en el Convenio de Aarhus de difundir información medioambiental de forma proactiva. La denuncia se refería a un proyecto en Ucrania financiado por el BEI.

Tal como se establece en el Memorando de Entendimiento entre el BEI y el Defensor del Pueblo, este último utilizó la facultad de iniciativa propia para investigar la reclamación.

Durante la investigación del Defensor del Pueblo, el BEI creó un registro público de documentos y explicó en sus respuestas al Defensor del Pueblo qué información medioambiental, en lo que respecta a los proyectos ucranianos y de otro tipo, será accesible a través del Registro. La demandante se mostró satisfecha con este resultado y la Defensora del Pueblo concluyó su investigación con la conclusión de que el BEI había adoptado las medidas necesarias para resolver el asunto. En otra observación, sugirió que el BEI podría considerar la posibilidad de adoptar y publicar un sistema de publicación en el que se establezca el tipo de información medioambiental que se propone inscribir en el Registro Público.

El BEI respondió positivamente a esta sugerencia. Revisó y publicó su política de transparencia. También acordó revisar su «Guía sobre el acceso a la información medioambiental», así como actualizar su sitio web junto con la sección «Preguntas frecuentes» y el Registro Público. Dichas medidas han sido diseñadas para permitir a los ciudadanos identificar y acceder fácilmente a los datos medioambientales en poder del BEI.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción la acción positiva y constructiva del BEI para ayudar a aplicar el compromiso de la Unión con la difusión proactiva de información, de conformidad con el Convenio de Aarhus.

Asunto 178/2014/AN: El Banco Europeo de Inversiones toma medidas para revisar sus procedimientos de contratación pública, así como las normas que rigen su mecanismo de reclamaciones

El Defensor del Pueblo criticó al BEI por apoyar la exclusión de una empresa italiana de una licitación pública para un proyecto de construcción en Bosnia y Herzegovina. A pesar de presentar la oferta más baja, el promotor local del proyecto excluyó a la empresa alegando que su oferta no se ajustaba al pliego de condiciones. La empresa impugnó esta decisión ante el mecanismo de reclamaciones del BEI, que estuvo de acuerdo con los argumentos de la empresa, y recomendó que el BEI retirara su apoyo al proyecto. Sin embargo, la dirección del Banco no tuvo en cuenta las conclusiones de su mecanismo de reclamación.

El Defensor del Pueblo constató que el BEI había basado su decisión en un error jurídico: una interpretación incorrecta de los documentos de licitación. Criticó al Banco por esta mala administración, advirtiendo que el caso podría poner en tela de juicio el compromiso de la UE de reforzar el Estado de Derecho en Bosnia y Herzegovina. La Defensora del Pueblo también anunció que estudiaría la posibilidad de abrir una investigación de oficio sobre cuestiones sistémicas subyacentes al tratamiento del asunto por parte del BEI.

En su respuesta, el Presidente del BEI declaró que se había comprometido a garantizar una buena administración como característica esencial de su liderazgo en el BEI. Reitera la importancia de que el BEI disponga de mecanismos de contratación pública sólidos, eficaces y transparentes en el contexto de los proyectos financiados por el BEI, así como de un mecanismo de reclamaciones independiente y eficaz. Como prueba de este compromiso, el Presidente adjunta una lista de las acciones en curso en relación con las políticas y procedimientos de contratación pública del BEI, entre las que se encuentran las siguientes:

i) una auditoría interna, que finalizará en junio de 2015, para analizar y revisar el proceso de contratación pública del BEI fuera de la UE. Los representantes de la División de Auditoría Interna del BEI se reunieron con miembros del personal del Defensor del Pueblo en febrero de 2015 con el fin de comprender mejor las conclusiones del Defensor del Pueblo;

ii) reforzar las actividades de contratación pública de la Dirección de Proyectos del BEI. A modo de ejemplo, la Dirección de Proyectos había nombrado a un consultor externo para que revisara su proceso de supervisión de la contratación pública de proyectos fuera de la UE. En consonancia con su informe, el BEI está estudiando la posibilidad de crear un comité de revisión de la contratación pública para revisar los procesos de contratación pública de alto riesgo;

iii) una revisión externa de la calidad del mecanismo de reclamaciones del BEI para, entre otras cosas, formular sugerencias que se incorporarán a la revisión formal de las políticas del mecanismo prevista para 2015.

El BEI también explicó que está tratando de abordar la ineficacia de los mecanismos nacionales de recurso, otra cuestión abordada en esta investigación, a través de la coordinación interinstitucional, así como a través del marco contractual.

La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción la reacción constructiva del BEI a su observación crítica, que debería evitar que tenga que iniciar una investigación por iniciativa propia sobre las cuestiones sistémicas subyacentes al tratamiento del asunto por parte del BEI. Confía en que el BEI le informará a su debido tiempo de los resultados de las diversas acciones emprendidas, en particular poniendo a su disposición el informe de auditoría interna que debía ultimarse en junio de 2015. La Defensora del Pueblo considera útil subrayar que, en su opinión, el mecanismo interno de reclamaciones del BEI desempeña un papel esencial en este ámbito y espera contribuir a la revisión del mecanismo.

6. Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD)

Asunto 755/2014/BEH: Tramitación por el SEPD de una solicitud de acceso público al expediente relativa a una reclamación presentada por la persona que solicita el acceso público

El reclamante consideró que el SEPD no había dado razones suficientes para no conceder acceso público a los documentos relacionados con la reclamación presentada al SEPD por el reclamante. En el contexto de la investigación del Defensor del Pueblo, el SEPD declaró que no se concede acceso público a los asuntos en curso. Sin embargo, hizo hincapié en que podía conceder acceso privado de conformidad con el Reglamento (CE) n.o 45/2001. La Defensora del Pueblo consideró que la posición del SEPD no era inverosímil y, por lo tanto, archivó el asunto. Sin embargo, también señaló que del Reglamento interno del SEPD no se desprende claramente que no conceda acceso público a los asuntos en curso. Por lo tanto, formula una observación adicional al SEPD, pidiéndole que considere la posibilidad de aclarar, en su reglamento interno, sus normas sobre el acceso del público en relación con los casos en curso.

En su respuesta al Defensor del Pueblo, el SEPD declaró que estaba desarrollando su política sobre el acceso del público a los expedientes de reclamación cerrados mediante una revisión del manual de casos sobre el acceso a los documentos. Una vez finalizado este proceso, el SEPD evaluará cuidadosamente la necesidad de modificar su reglamento interno e informará al Defensor del Pueblo sobre el resultado.

La Defensora del Pueblo considera que el SEPD ha respondido de manera satisfactoria a su observación adicional. Sin embargo, subraya una vez más que la redacción actual del Reglamento interno también puede entenderse en el sentido de que implica que el acceso del público puede concederse incluso mientras los asuntos están en curso. Por consiguiente, reitera que, por lo tanto, es aconsejable revisar el reglamento en consecuencia.

7. Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO)

Asunto 2201/2011/TN: La EPSO se compromete a proporcionar información descriptiva adecuada en los pasaportes de competencias

La reclamación se refería a la negativa de la EPSO a dar acceso a una hoja de evaluación relativa a una prueba en una oposición general. La Defensora del Pueblo constató la negativa de la EPSO a constituir mala administración y archivó el asunto con una observación crítica.

En su seguimiento, la EPSO se comprometió a proporcionar «retroalimentación descriptiva adecuada» en los pasaportes de competencias y se disculpó por no haberlo hecho en el caso en cuestión. La EPSO declaró que había adoptado medidas para garantizar que ahora se facilitase esa información en todos los pasaportes de competencias.

La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción la respuesta positiva de la EPSO, que debería contribuir a reducir el número de reclamaciones de los candidatos.

Asunto 29/2012/DK: Neutralización de las cuestiones de competencia

La denuncia se refería a la supuesta desigualdad de trato de los candidatos en los procedimientos de selección de personal por la denominada práctica de «neutralización». Tras una investigación, la Defensora del Pueblo constató que la EPSO tenía derecho a optar por neutralizar las preguntas como medio para tratar las preguntas defectuosas. Sin embargo, consideró que la neutralización no es la única opción disponible para resolver el problema de las preguntas defectuosas, ya que también sería legal, y de conformidad con los principios de buena administración, que un tribunal calificador pidiera al probable número limitado de candidatos afectados por preguntas defectuosas que realizaran de nuevo las pruebas informáticas. También considera que un tribunal calificador podría incluir preguntas adicionales en las pruebas originales únicamente con el fin de sustituir las posibles preguntas defectuosas por otras adicionales. Señaló a la atención estas posibilidades en otras observaciones.

En respuesta, la EPSO explicó que, en el marco de su proceso ordinario de revisión operativa, ha estado debatiendo la mejora de sus procedimientos de selección, incluidas formas alternativas de abordar cuestiones ambiguas o defectuosas en las pruebas informáticas, y que las observaciones adicionales del Defensor del Pueblo figuran entre algunos de los procedimientos que ya han sido examinados por la EPSO.

Por lo que se refiere a los candidatos que vuelven a tomar las pruebas, la EPSO llegó a la conclusión de que esto tendría un impacto negativo en los candidatos que pasarían el doble de tiempo viajando a los lugares de las pruebas y realizando pruebas por ordenador y que también podrían incurrir en costes adicionales. Además, esto también tendría un impacto negativo en los recursos de las instituciones, ya que la aplicación de esta medida representaría un aumento de los costes, incluso si participara un número limitado de candidatos.

Por lo que se refiere a las preguntas de sustitución, la EPSO llegó a la conclusión de que esto exigiría más tiempo a los candidatos y requeriría personal adicional, apoyo técnico y logística. De hecho, si se introdujeran preguntas de sustitución al comienzo de las pruebas por ordenador, también habría que aumentar la duración total de dichas pruebas. La duración de las pruebas informáticas en algunas oposiciones generales puede alcanzar los 180 minutos y la introducción de preguntas de sustitución con la proporción relativa de tiempo para dichas pruebas podría aumentar la presencia de candidatos en el centro de pruebas hasta 240 minutos, lo que podría considerarse una carga indebida para los candidatos y probablemente causaría más costes para las instituciones. Además, la compilación de pruebas informáticas para las oposiciones se lleva a cabo de tal manera que se establece un grupo de preguntas de diferentes niveles de dificultad que, en conjunto, corresponden a una matriz de dificultad específica. Según la jurisprudencia, tal matriz de dificultad es establecida por el tribunal calificador. Dado que no sería posible saber de antemano qué preguntas podrían ser neutralizadas posteriormente, la introducción de preguntas sustitutivas también puede afectar a dicha matriz de dificultad. Al mismo tiempo, para las pruebas de juicio situacional, las preguntas se distribuyen en cinco competencias, por lo que se tendrían que proporcionar múltiples preguntas adicionales para cada una de estas áreas.

En cualquier caso, debe señalarse que las preguntas utilizadas para volver a realizar la prueba o como preguntas sustitutivas se tomarían de la misma base de datos y, en consecuencia, la probabilidad de error con respecto a estas preguntas sería idéntica a la de la prueba original. Por lo tanto, en opinión de la EPSO, la aplicación de cualquiera de estas medidas no aportaría ninguna ventaja real a los candidatos o a las instituciones.

Además, la neutralización ha sido constantemente aceptada por la jurisprudencia, ya que garantiza la igualdad de trato entre los candidatos y respeta los principios de proporcionalidad y buena administración, garantizando al mismo tiempo que ningún candidato se vea afectado negativamente. Por lo tanto, la EPSO considera que la neutralización sigue equilibrando equitativamente los intereses tanto de los candidatos como de las instituciones en lo que respecta a la equidad de los procedimientos de selección.

En conclusión, la EPSO declaró que concede gran importancia y esfuerzo al mantenimiento de la calidad de sus procedimientos de selección y que seguirá buscando nuevas formas de mejorar sus procedimientos de selección y de eliminar cualquier impacto de preguntas ambiguas o defectuosas en los procedimientos de selección de personal.

La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción la respuesta constructiva y convincente de la EPSO a las observaciones adicionales.

Asunto 1330/2012/ER: Indicación de la experiencia profesional en oposiciones generales

Según el denunciante, en la oposición general EPSO/AD/206/11, la EPSO tuvo en cuenta la información facilitada por los candidatos sobre su experiencia profesional, a pesar de que el formulario de candidatura contenía una instrucción inequívoca en la que se pedía a los candidatos que no facilitaran información sobre su experiencia profesional.

Durante la investigación, la EPSO i) reconoció que la redacción no era clara; ii) se disculpó con el denunciante; y iii) se comprometieron a modificar la redacción de las futuras oposiciones, a fin de dejar claro que la indicación de la experiencia profesional es voluntaria. Al archivar el asunto, la Defensora del Pueblo invitó a la EPSO a considerar la posibilidad de suprimir la sección relativa a la experiencia profesional de los candidatos de su formulario de candidatura en línea en este tipo de oposición.

En respuesta, la EPSO explicó que la información relativa a la experiencia laboral es útil para las instituciones una vez finalizada la oposición, en la fase de contratación de los candidatos seleccionados.

La Defensora del Pueblo considera que la explicación de la EPSO es razonable e invita a la EPSO a dejar claro a los candidatos que este es el propósito de invitarlos a indicar su experiencia profesional al presentar su candidatura a oposiciones generales en las que no se requiere experiencia.

Asunto 1571/2012/DK: Neutralización de las preguntas de la oposición en los procedimientos de selección de la EPSO

Este asunto también se refería a la neutralización de las preguntas de la oposición en los procedimientos de selección de la EPSO e implicaba otra observación a la que la EPSO dio un seguimiento positivo.

Asuntos 1633/2012/OV y 1674/2012/OV: Información a los candidatos sobre su desempeño en las pruebas prácticas

Al tramitar dos reclamaciones, el Defensor del Pueblo señaló que, sobre la base de la jurisprudencia reciente del Tribunal de la Función Pública, el pasaporte de competencias es ahora el único documento que permite a los candidatos comprender por qué han fracasado en una prueba determinada. En otra observación, el Defensor del Pueblo pidió a la EPSO que velara especialmente por que el pasaporte de competencias contuviera toda la información necesaria, incluidos los pormenores de la actuación de los candidatos en las pruebas prácticas.

En respuesta, la EPSO declaró que compartía plenamente la opinión del Defensor del Pueblo y que había adoptado medidas para garantizar que los pasaportes de competencias contuvieran información descriptiva adecuada sobre las competencias generales y específicas del puesto, incluidos detalles sobre el rendimiento de los candidatos en las pruebas prácticas específicas del puesto.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción el seguimiento positivo de la EPSO y supervisará su aplicación a la hora de tramitar futuras reclamaciones.

Asunto 1760/2012/OV: Obligación de dar una respuesta motivada a una reclamación formulada en virtud del apartado 2 del artículo 90

Un candidato no seleccionado en una oposición ejerció el derecho a presentar una reclamación ante la EPSO sobre la base del artículo 90, apartado 2, del Estatuto. Después de esperar casi dos años para obtener una respuesta, se quejó ante el Defensor del Pueblo.

El Estatuto de los funcionarios establece: i) que la institución de que se trate notificará al reclamante su decisión motivada sobre una reclamación en virtud del artículo 90, apartado 2, en un plazo de cuatro meses, y ii) que la falta de respuesta en el plazo de cuatro meses se considerará una respuesta negativa, contra la que el reclamante podrá recurrir ante el Tribunal.

Tras la intervención del Defensor del Pueblo, la EPSO envió una respuesta motivada y el Defensor del Pueblo archivó el asunto.

Al hacerlo, el Defensor del Pueblo hizo otra observación subrayando, en resumen, que el inciso ii) anterior no autoriza a la administración a hacer caso omiso del inciso i): es decir, la obligación de dar una respuesta motivada.

En respuesta, la EPSO declaró que estaba plenamente de acuerdo con la observación adicional y que era consciente de que los principios de buena administración le obligan a enviar una respuesta motivada explícita a cada reclamación con arreglo al artículo 90, apartado 2, en un plazo de cuatro meses.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción el reconocimiento por parte de la EPSO de su obligación de enviar una respuesta motivada a las reclamaciones del artículo 90, apartado 2.

Asunto 1999/2012/JF: Transparencia en los concursos para seleccionar traductores

A raíz de una reclamación de un candidato que participó en un concurso de selección de traductores, el Defensor del Pueblo recomendó a la EPSO que divulgara los textos originales de las pruebas de traducción. La EPSO se negó, alegando que los textos podían reutilizarse para otras pruebas. Las explicaciones de la EPSO no convencieron al Defensor del Pueblo. Considera que la divulgación de textos después de que se haya celebrado un concurso y el uso de nuevos textos para concursos posteriores aumentarían la transparencia general de los concursos de la UE y el respeto de la importante labor de los tribunales de oposición.

En respuesta, la EPSO cambió su política. Ahora publica los textos de origen en las pruebas de traducción en su sitio web, una vez que los candidatos han sido informados de sus resultados. Los detalles de la nueva política se establecen en las nuevas Reglas Generales que rigen las Competiciones Abiertas, a partir de febrero de 2015.

La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción la política revisada de la EPSO, que mejora la transparencia de las oposiciones para la selección de traductores.

Asunto 2321/2013/DK: Información incompleta en un folleto de la EPSO que anuncia una oposición general

La denuncia se refería a información supuestamente engañosa publicada por la EPSO en un folleto y en su propio sitio web sobre el plazo de presentación de solicitudes para una oposición general. Durante su investigación, la Defensora del Pueblo constató que el folleto de la EPSO y la información disponible en la página correspondiente de su sitio web estaban incompletos, ya que no indicaban específicamente la hora exacta del plazo. Sin embargo, la EPSO publicó información completa en el Diario Oficial sobre el plazo de presentación de candidaturas en la oposición general en cuestión. Por lo tanto, no constató mala administración por parte de la EPSO. No obstante, el Defensor del Pueblo hizo una observación adicional en el sentido de que la EPSO debe velar por que todas sus publicaciones y anuncios contengan información precisa y se ajusten a la redacción de los anuncios publicados en el Diario Oficial de la Unión Europea.

En su respuesta de seguimiento, la EPSO no solo estuvo de acuerdo con la observación adicional del Defensor del Pueblo, sino que también declaró que ya había tomado medidas para garantizar que sus publicaciones contuvieran información correcta y completa sobre las condiciones de las oposiciones generales.

La respuesta de la EPSO a la observación adicional del Defensor del Pueblo es satisfactoria.

Asunto 1955/2014/VL: Evaluador de talentos de la EPSO

Tras investigar una reclamación relativa a un concurso de agentes contractuales, el Defensor del Pueblo formuló otras dos observaciones en las que pedía a la EPSO que garantizara, en la medida en que aún no lo hubiera hecho: i) que se facilite a los candidatos información suficiente sobre la evaluación de sus solicitudes antes de que comience a correr el plazo para presentar una solicitud de revisión y ii) que se tomen debidamente en consideración los títulos considerados equivalentes con arreglo a la legislación nacional.

En respuesta, la EPSO i) explicó las medidas que había adoptado para facilitar la información necesaria a los candidatos y ii) se comprometió a sensibilizar a los tribunales de las consecuencias de un enfoque excesivamente riguroso para evaluar la equivalencia de los títulos nacionales.

La EPSO parece haber sacado las conclusiones adecuadas de las observaciones adicionales del Defensor del Pueblo.

8. Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF)

OI/8/2010/CK: Presuntas irregularidades en una investigación externa de la OLAF

La investigación por iniciativa propia se refería a una investigación externa llevada a cabo por la OLAF sobre un presunto fraude por parte de los denunciantes, una ONG con sede en un tercer país (país X) y su director ejecutivo. La investigación del Defensor del Pueblo se centró en tres cuestiones principales.

La primera cuestión se refería a las alegaciones de divulgación no autorizada de información a la prensa, los informantes y las autoridades del país X. El Defensor del Pueblo no constató mala administración a este respecto. No obstante, formuló una observación adicional y aconsejó a la OLAF que, cuando se le informara de supuestas filtraciones a la prensa por su parte, i) adoptara las medidas adecuadas para investigar el incidente y ii) informara lo antes posible a cualquier persona afectada de sus conclusiones.

La segunda cuestión se refería a la negativa de la OLAF a dar acceso público a su informe final. El Defensor del Pueblo emitió una recomendación en la que invitaba a la OLAF a conceder acceso al informe final del caso o a proporcionar razones convincentes para justificar su negativa a hacerlo. La respuesta de la OLAF, en la que reiteró su negativa a conceder el acceso, no fue satisfactoria. El Defensor del Pueblo lamentó la posición adoptada por la OLAF y formuló una observación crítica al respecto.

La tercera cuestión se centraba en las presuntas violaciones del derecho de defensa de los autores. El Defensor del Pueblo constató que la OLAF i) no había facilitado oportunamente información suficiente a los reclamantes en relación con el alcance de la investigación y ii) no les había invitado a presentar sus puntos de vista antes de que se cerrara el caso. A la luz de la entrada en vigor, el 1 de octubre de 2013, de nuevas normas relativas a los procedimientos llevados a cabo por la OLAF, la Defensora del Pueblo consideró que no era necesario que adoptara nuevas medidas y formuló la correspondiente observación crítica.

En su respuesta, la OLAF informó al Defensor del Pueblo de i) su reciente decisión de conceder a los reclamantes acceso parcial al documento solicitado; ii) sus nuevas normas relativas a la aplicación del «derecho a formular observaciones» con respecto a todas las personas afectadas por las investigaciones de la OLAF; y iii) su procedimiento para tratar la divulgación no autorizada de información a la prensa.

La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción la reacción constructiva de la OLAF a sus observaciones. Especialmente en relación con la cuestión del acceso al informe final del caso, el Defensor del Pueblo elogia a la OLAF por haber reevaluado la solicitud a la luz de las circunstancias actuales y demostrado su voluntad de entablar un diálogo constructivo.

Asunto 1505/2012/MMN: Denegación de acceso al informe del caso final de la OLAF a la espera de una investigación a nivel nacional

El asunto se refería a la negativa de la OLAF a conceder al demandante, diputado al Parlamento Europeo contra el que las autoridades nacionales competentes estaban llevando a cabo una investigación, acceso a su informe final. En el momento de la denuncia, la OLAF había enviado su informe final de caso a las autoridades nacionales para que investigaran las denuncias de corrupción. El demandante alegó que 1) la OLAF debía concederle acceso al informe final del caso y 2) la OLAF había infringido la ley al enviar el informe final del caso a las autoridades del Estado miembro en cuestión. El Defensor del Pueblo investigó estas alegaciones y constató que, aunque la OLAF no explicó por qué no concedió acceso al informe, el demandante ya había obtenido entretanto una copia del mismo durante la investigación. En segundo lugar, el Defensor del Pueblo constató que la OLAF no había cometido mala administración al remitir su informe a las autoridades nacionales competentes.

Sin embargo, la Defensora del Pueblo hizo otra observación en la que señaló que sería una buena práctica administrativa que la OLAF proporcionara explicaciones precisas de su opinión de que el acceso a un informe final de caso socavaría los procedimientos en curso a nivel nacional. Además, el Defensor del Pueblo sugirió que sería una buena práctica administrativa que la OLAF recabara la opinión del Estado miembro en cuestión antes de decidir sobre una solicitud de acceso a un informe final de caso.

La OLAF respondió que en el futuro tendrá en cuenta las observaciones del Defensor del Pueblo al tramitar solicitudes similares de acceso a un informe final de caso por parte de las personas afectadas. Sin embargo, señaló que, incluso después de haber consultado a las autoridades nacionales competentes, no siempre sería posible revelar las razones por las que la divulgación de documentos perjudicaría concreta y efectivamente a los procedimientos nacionales en curso, ya que, en algunos casos, facilitar tal información a la demandante podría, por sí sola, tener un efecto negativo en dichos procedimientos.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción la útil respuesta de la OLAF a la observación adicional.

9. Centro Europeo para la Prevención y el Control de las Enfermedades (ECDC)

Asunto 238/2012/JF: Acceso del público a los documentos del ECDC

Durante una investigación sobre una reclamación, el Centro Europeo para la Prevención y el Control de las Enfermedades (en lo sucesivo, «CEPCE») informó al Defensor del Pueblo de su intención de revisar sus normas internas sobre la tramitación de las solicitudes de acceso público a sus documentos. Al archivar el caso, el Defensor del Pueblo pidió al ECDC que le informara de las medidas resultantes.

El ECDC respondió que estaba llevando a cabo consultas y que esperaba finalizar la revisión de sus procedimientos internos a más tardar en el primer trimestre de 2015. Aunque no dispone de un registro público, el ECDC publica sus documentos en sus páginas web "Transparencia", "Documentos clave", "Consejo de Administración", "Foro consultivo" y "Publicaciones". Una vez listo, el nuevo portal del ECDC tendría en cuenta los requisitos establecidos en la legislación sobre el acceso del público a los documentos de la UE relativos a los registros públicos.

El ECDC también reconoció que aún no había comenzado a publicar informes anuales sobre la gestión de las solicitudes de acceso público a sus documentos. Sin embargo, lo rectificaría publicando el primer informe relativo al año 2014 en su próximo informe anual de 2015.

Por último, el ECDC explicó que el 93 % de su personal participa en un programa de formación sobre ética profesional, que incluye estudios de casos sobre la aplicación de la legislación sobre el acceso del público a los documentos de la UE y sobre la protección de los datos personales.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción los esfuerzos del ECDC por mejorar sus prácticas administrativas en relación con el acceso del público a sus documentos.

Asunto 2241/2012/JF: Elaboración de informes de evaluación para el personal del ECDC´s

Como se ha explicado en la sección anterior, titulada «Recomendaciones aceptadas», a raíz de una reclamación presentada por un antiguo miembro del personal del ECDC, el Defensor del Pueblo recomendó a dicha agencia que elaborase el informe anual de evaluación de dicho antiguo miembro del personal. Después de que la agencia lo hiciera, la Defensora del Pueblo cerró el caso con una observación adicional al ECDC de que informaba a la Comisión Europea, que estaba revisando las normas sobre evaluaciones anuales aplicadas por las agencias de la UE, sobre su análisis de las normas del ECDC para que la Comisión pudiera tener en cuenta ese análisis durante el proceso de revisión. En particular, el Defensor del Pueblo consideró incompatible con el Estatuto de los funcionarios la norma según la cual los agentes que abandonan la agencia solo reciben un informe anual de evaluación si lo solicitan.

En su respuesta, el ECDC informó al Defensor del Pueblo de que había informado a la Comisión de las opiniones del Defensor del Pueblo y de que la Comisión había completado su revisión. Aunque el Defensor del Pueblo no quedó satisfecho con el resultado de la revisión de la Comisión, que no abordó sus preocupaciones, no parece necesario adoptar ninguna otra medida en esta fase. No obstante, el Defensor del Pueblo puede considerar necesario volver a tratar la cuestión relativa a la posible incompatibilidad de las nuevas normas sobre las evaluaciones con el artículo 43 del Estatuto de los funcionarios a la hora de tramitar posibles reclamaciones futuras.

A petición del Defensor del Pueblo, el ECDC informó a la Comisión sobre el análisis del Defensor del Pueblo de sus normas.

10. Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria (EFSA)

Asunto 2522/2011/CK: Presunto conflicto de intereses en relación con un grupo de trabajo de la EFSA

La denuncia se refería a la forma en que la EFSA tramitó un supuesto conflicto de intereses en relación con uno de sus grupos de trabajo. El denunciante señaló a la atención de la EFSA información que podía suscitar serias dudas sobre la independencia de algunos miembros del Grupo de Trabajo. El Defensor del Pueblo consideró que la EFSA debería haber investigado a fondo estas cuestiones y, a continuación, haber informado oportunamente al reclamante de sus conclusiones. La Defensora del Pueblo cerró la investigación con la observación crítica de que, al no responder adecuadamente a las alegaciones del reclamante de que i) algunos miembros del Grupo de Trabajo estaban en conflicto de intereses debido a sus vínculos con la industria y ii) no se garantizaba una representación equilibrada de las partes interesadas en reuniones externas, la EFSA no disipaba la impresión de los ciudadanos de que existía un posible conflicto de intereses.

En su respuesta, la EFSA informó al Defensor del Pueblo de que había pedido a su estructura de auditoría interna que llevara a cabo una revisión de su examen de los intereses de los miembros del grupo de trabajo en cuestión. Aunque el examen puso de manifiesto algunas deficiencias de procedimiento, no detectó ninguna influencia indebida en la labor del Grupo de Trabajo. La EFSA señaló que había informado al reclamante de la revisión y de las iniciativas recientes para reforzar la gobernanza de la EFSA. Por lo que se refiere a la representación de las partes interesadas en reuniones externas, la EFSA reconoció que las dudas del denunciante no podían disiparse a posteriori. La EFSA también se refirió a sus esfuerzos en curso para adoptar un enfoque abierto y participativo hacia las partes externas y las partes interesadas, como ilustran algunos de los principales temas que ha tratado recientemente y que han dado lugar a un intenso debate sobre su trabajo científico de evaluación de riesgos. Por último, la EFSA se refirió a sus esfuerzos en curso para colaborar con la sociedad en general en asuntos que son de su competencia en materia de seguridad alimentaria, a saber, su consulta pública sobre el documento de debate «Transformación a una EFSA abierta».

La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción la reacción constructiva de la EFSA a la observación crítica y su claro reconocimiento de la necesidad de que el público confíe en su trabajo.

11. Autoridad Europea de Seguros y Pensiones de Jubilación (AESPJ)

Asuntos 1874/2011/LP y 1877/2011/LP: Creación de un Grupo de partes interesadas

El asunto se refería a la decisión adoptada en 2011 por la Autoridad Europea de Seguros y Pensiones de Jubilación («AESPJ») en relación con la composición del Grupo de Partes Interesadas del Sector de Seguros y Reaseguros («IRSG») y del Grupo de Partes Interesadas del Sector de Pensiones de Jubilación («OPSG»). Dicha decisión se adoptó de conformidad con el Reglamento (UE) n.o 1094/2010 por el que se crea una Autoridad Europea de Supervisión («el Reglamento»). El denunciante en el asunto 1874/2011/LP, EuroFinuse, una federación europea de usuarios de servicios financieros, y el denunciante en el asunto 1877/2011/LP, BEUC, una organización europea de consumidores, alegaron que la AESPJ no garantizó i) un equilibrio geográfico y ii) un equilibrio de género dentro de las categorías de partes interesadas del IRSG y del OPSG y entre ellas, iii) un equilibrio adecuado entre los representantes del sector, por una parte, y los de los usuarios y consumidores, por otra, al seleccionar a los miembros del IRSG y del OPSG, y iv) la AESPJ adoptó una definición incorrecta de las diferentes categorías de partes interesadas previstas en el Reglamento.

El Defensor del Pueblo criticó a la AESPJ por haber aplicado el requisito establecido en el artículo 37, apartado 4, del Reglamento de garantizar, en la medida de lo posible, «un equilibrio geográfico y de género adecuado y la representación de las partes interesadas en toda la Unión» solo en lo que respecta a la composición del GIEC en su conjunto, y no también dentro de cada categoría de miembros. También consideró que, al nombrar a representantes de los empleadores en la OPSG, la AESPJ no cumplía la lista exhaustiva de categorías prevista en el artículo 37, apartado 3, del Reglamento, por lo que cometió mala administración. Por último, al incluir en la categoría de «usuarios» de los grupos de partes interesadas solicitudes de representantes de entidades que claramente no eran usuarios minoristas de los servicios prestados por el sector financiero, sino proveedores de servicios remunerados a este último, la AESPJ también cometió mala administración.

La Defensora del Pueblo también señaló que sería aconsejable que la AESPJ: i) adoptara las medidas adecuadas para aumentar el conocimiento de los candidatos de los «nuevos» Estados miembros interesados en solicitar la categoría de «industria» del OPSG, ii) evitara el riesgo de que uno o varios Estados miembros estuvieran sobrerrepresentados, iii) publicara futuras convocatorias de manifestaciones de interés para convertirse en miembro de los Grupos de partes interesadas, no solo en su propio sitio web, sino también en la prensa financiera especializada, y utilizara, en general, cualquier otro canal de comunicación que pudiera aumentar el conocimiento y el interés de las candidatas, iv) exigiera a las futuras candidatas que indicaran solo una de las cinco categorías para las que desearían ser consideradas y v) publicara, una vez designados los miembros de los Grupos de partes interesadas, información significativa que pudiera mostrar cómo, a la luz de las diversas solicitudes recibidas, la AESPJ cumplía el requisito de garantizar una representación equilibrada de todas las diversas categorías de partes interesadas afectadas, y cómo garantizar, también «en la medida adecuada y el equilibrio geográfico entre las partes interesadas de la Unión».

En su respuesta, la AESPJ declaró que había aceptado todas las observaciones formuladas por el Defensor del Pueblo e indicó que ya se había esforzado por aplicarlas en el contexto del proceso de renovación de 2013. También expresó su voluntad de seguir aplicando las sugerencias del Defensor del Pueblo al renovar la composición del IRSG y del OPSG.

La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción la respuesta positiva de la AESPJ.

12. Agencia Europea de Medicamentos (EMA)

Asunto 1020/2012/MMN: Evitar los conflictos de intereses en el tratamiento de cuestiones de personal

La denuncia se refería a un informe de evaluación del rendimiento («PER») sobre un miembro del personal que había presentado una denuncia de acoso ante la Agencia Europea de Medicamentos («EMA»).

La investigación del Defensor del Pueblo reveló que la demandante había presentado una denuncia por acoso psicológico contra su jefe de línea. El gerente de línea también fue responsable de la preparación del PER. El evaluador a efectos del PER también participó en la investigación sobre el acoso. Finalmente, el investigador, quien finalmente propuso el rechazo de la queja por acoso, también participó en la preparación del PER.

El Defensor del Pueblo consideró que es una buena práctica administrativa garantizar que los informes de evaluación del rendimiento sean elaborados por miembros del personal que no se vean afectados por ningún conflicto de intereses real, potencial o aparente. En el presente asunto, la EMA no impidió un conflicto de intereses aparente. El Defensor del Pueblo hizo una observación crítica en consecuencia.

En respuesta, la EMA reconoció que, si se produjeran circunstancias similares en el futuro, sería una buena práctica considerar la posibilidad de nombrar a una parte independiente para que asuma la función de evaluador y evaluador, a pesar de las dificultades prácticas que podría causar para preparar el PER.

La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción el seguimiento constructivo de la EMA.

Véase el asunto 364/2013/PMC más arriba en «casos Star»

Asunto 1276/2013/OV: Corrección de errores en los datos médicos que los Estados miembros presentan a la EMA

El denunciante, un farmacéutico, se quejó de que la revisión de la EMA de la seguridad y la eficacia de una determinada categoría de supositorios se basaba en información errónea presentada por los Estados miembros. La Defensora del Pueblo consideró que la respuesta de la EMA a la reclamación era satisfactoria, ya que su revisión había recomendado un aumento de las medidas de seguridad y los supuestos errores, de existir, no podrían haber tenido un impacto en la revisión. En otra observación, la Defensora del Pueblo invitó a la EMA a reflexionar sobre las medidas (proactivas) que debería adoptar si recibe información creíble de que los datos científicos que le han presentado uno o varios Estados miembros y que posteriormente se han incluido en los documentos de la EMA son incorrectos.

En su respuesta, la EMA señaló que las autoridades nacionales son responsables de la calidad, exactitud y actualización de los datos médicos enviados a la EMA. Explicó que, si descubría un error real, que podría plantear problemas de salud pública, utilizaría un procedimiento existente mediante el cual podría solicitar a la Comisión que emitiera una corrección de errores.

La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción la información facilitada por la EMA sobre el procedimiento de corrección de errores.

Asunto 1556/2013/MHZ: La EMA se compromete a incluir en su sitio web más información sobre el soporte técnico en su proceso de solicitud

Un nacional polaco deseaba solicitar un puesto vacante en la EMA. Tuvo problemas técnicos con el formulario de solicitud en el sitio web de la EMA y, como resultado, no pudo presentar su solicitud a tiempo. Tras intercambiar correspondencia con la Agencia sobre esta cuestión, presentó una reclamación ante el Defensor del Pueblo.

La investigación de la Defensora del Pueblo no constató mala administración. Sin embargo, en otra observación, la Defensora del Pueblo sugirió que la EMA podría proporcionar información adicional en su sitio web sobre el software disponible y el apoyo técnico para futuros candidatos.

La EMA respondió positivamente a la sugerencia del Defensor del Pueblo y acordó incluir información y explicaciones muy detalladas sobre el uso de su formulario de solicitud, los programas informáticos disponibles, el apoyo técnico y la asistencia para la resolución de problemas.

La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción la respuesta constructiva de la EMA a la observación adicional.

13. Agencia de los Derechos Fundamentales (FRA)

Asunto 178/2013/LP: Falta de inicio de la investigación

El asunto se refería a la tramitación por parte de la Agencia de los Derechos Fundamentales («FRA») de una denuncia por acoso psicológico supuestamente sufrido por un antiguo miembro de su personal, y a la supuesta negativa de la FRA a adoptar las medidas oportunas a este respecto. El Defensor del Pueblo presentó una propuesta de solución, sugiriendo que la FRA debería considerar la posibilidad de iniciar una investigación sobre las alegaciones del demandante de acoso psicológico. La institución se negó a investigar las alegaciones del demandante alegando que tenía que llevar a cabo un ejercicio de equilibrio entre los intereses del demandante, que ya no es miembro de su personal, y el interés del servicio, y el hecho de que cualquier nueva decisión podría exponer a la FRA a un litigio ante los tribunales de la UE y, posiblemente, a una acción por daños y perjuicios.

Al constatar que los argumentos presentados por la FRA no eran convincentes, el Defensor del Pueblo formuló una observación crítica en la que concluyó que la negativa de la FRA a llevar a cabo una investigación adecuada y exhaustiva de las alegaciones de acoso psicológico del reclamante constituía mala administración. En su respuesta de seguimiento, la institución no estuvo de acuerdo con las observaciones críticas de la Defensora del Pueblo, alegando que la Defensora del Pueblo no respondió a los argumentos de la FRA.

Finalmente, la FRA declaró que consideraba por segunda vez si debía llevar a cabo una investigación basada en las alegaciones del denunciante, pero concluyó que todavía no había motivos suficientes para hacerlo.

La alegación de que el Defensor del Pueblo no respondió plenamente a los argumentos presentados por la FRA no puede acogerse. De hecho, el Defensor del Pueblo tuvo especial cuidado al abordar las alegaciones formuladas por el reclamante, la prueba de sopesamiento de la FRA para no iniciar una investigación sobre las alegaciones del reclamante y el riesgo de que la FRA tenga que pagar una compensación financiera en caso de que las alegaciones se demostraran bien fundadas. Así pues, el Defensor del Pueblo respondió adecuadamente a todos los argumentos planteados por la FRA.

El Defensor del Pueblo concluye que la FRA no ha tomado las medidas adecuadas para mejorar sus prácticas administrativas. A pesar de su observación crítica de que la FRA ha incurrido en mala administración al negarse a abrir una investigación sobre el presunto acoso psicológico contra el reclamante, la institución rechazó lamentablemente la propuesta del Defensor del Pueblo de llevar a cabo dicha investigación.

14. Eurojust

Asunto 2057/2011/TN: Eurojust mejora la información a los solicitantes cuando deniega el acceso público a los documentos

El Defensor del Pueblo concluyó que las normas de Eurojust sobre el acceso del público a los documentos otorgan a los miembros nacionales (que son los representantes de los Estados miembros que trabajan con Eurojust) un derecho de veto con respecto a la divulgación de documentos relacionados con el caso. Sin embargo, la obligación de Eurojust de motivar su negativa a dar acceso público a los documentos exige que los miembros nacionales proporcionen una explicación suficiente de las razones por las que se aplica una excepción al acceso.

En el presente caso, Eurojust no informó al demandante de las razones de la negativa de los diputados nacionales a dar acceso, hecho que fue subsanado durante la investigación del Defensor del Pueblo.

El Defensor del Pueblo hizo una observación adicional a Eurojust afirmando que está obligado a comunicar los motivos aducidos por los diputados nacionales para denegar el acceso del público.

En su seguimiento, Eurojust respondió de manera muy constructiva, explicando que, sobre la base de las conclusiones del Defensor del Pueblo, había modificado su plantilla interna para que los miembros nacionales respondieran a la pregunta de si se aplicaría alguna excepción al acceso a un documento relacionado con un caso. El Defensor del Pueblo sugirió nuevas mejoras en el modelo, que Eurojust tuvo en cuenta.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción las medidas adoptadas por Eurojust para mejorar la información facilitada a los solicitantes cuando no puede conceder acceso público a documentos relacionados con casos debido a la denegación de un miembro nacional.

Asunto 681/2012/DK: Despido de un funcionario

La demandante, agente temporal de Eurojust, fue despedida tras un período de prueba prolongado porque su trabajo se consideró insatisfactorio. Se quejó al Defensor del Pueblo de que su despido no era legal y estaba contaminado por errores de procedimiento.

Tras una investigación, el Defensor del Pueblo no constató mala administración. En su decisión, la Defensora del Pueblo señaló que Eurojust no estaba legalmente obligada a consultar al Comité Mixto de Informes sobre el despido de un agente temporal. No obstante, observa que sería una buena práctica administrativa que Eurojust convocara al Comité Mixto de Informes si así lo solicitara su Comité de Personal. En respuesta, Eurojust se comprometió a examinar cuidadosamente cada una de estas solicitudes del Comité de Personal caso por caso.

El Defensor del Pueblo considera que la respuesta de Eurojust es satisfactoria.

15. Otros casos

Comisión Europea y agencias de la UE

OI/4/2013/CK: Divulgación de los nombres de los miembros del tribunal de selección

El 12 de agosto de 2013, la Defensora del Pueblo inició una investigación de propia iniciativa para aclarar las políticas de las agencias de la UE en lo que respecta a la divulgación de los nombres de los miembros del comité de selección y la conformidad de dichas políticas con los requisitos de protección de datos. Tras examinar detenidamente sus respuestas, el Defensor del Pueblo publicó unas directrices sobre buenas prácticas. El objetivo de las presentes Directrices es ayudar a las agencias de la UE a garantizar el equilibrio correcto entre la transparencia y los requisitos legítimos de confidencialidad en el trabajo de los tribunales de selección, respetando al mismo tiempo los principios de protección de datos de la UE. Invitó a las agencias de la UE a refrendar las presentes Directrices y a informarle, en un plazo de seis meses, de las medidas que hayan adoptado para cumplirlas. El Defensor del Pueblo también informó a la Comisión de las Directrices.

Entre agosto y noviembre de 2014, la mayoría de las agencias informaron al Defensor del Pueblo de las medidas que habían adoptado en respuesta a las Directrices. Estos consistían principalmente en acordar publicar los nombres de los miembros del tribunal en una página web específica de sus sitios web (AEMA, ETF, EFSA, ESMA, OEDT y AESPJ) o informar oportunamente a todos los candidatos de la composición del tribunal (AESA, FRA, OSHA, EMA, GSA, EACEA, INEA, ERCEA, EAHC, BEREC, FRONTEX, EASME, Europol).

En noviembre de 2014, la Comisión informó al Defensor del Pueblo de que estaba ultimando un proyecto de Decisión modelo para su adopción por todas las agencias de la UE sobre la contratación y utilización de agentes temporales en virtud del artículo 2, letra f), del Régimen aplicable a los otros agentes. Esta decisión incluye la obligación de revelar los nombres de los miembros del comité de selección, de conformidad con las directrices del Defensor del Pueblo.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción la acción de la Comisión para garantizar que todas las agencias de la UE adopten una decisión que dé efecto a la recomendación clave contenida en las Directrices del Defensor del Pueblo. También acoge con satisfacción la voluntad demostrada por la mayoría de las agencias de dar efecto a sus directrices.

Asunto 1923/2013/BEH: Seguimiento de la denuncia relativa a la supervisión del organismo de control que certifica los productos ecológicos

La denuncia se refería al supuesto incumplimiento por parte de la Comisión de su función de supervisión de los organismos de certificación de productos ecológicos, en particular uno de esos organismos que opera en Etiopía.

Durante la investigación del Defensor del Pueblo, la Comisión le informó de que estaba llevando a cabo una auditoría del organismo de certificación identificado por el demandante. La Comisión declaró que informaría al Defensor del Pueblo de cualquier medida adoptada sobre la base del informe de auditoría. Sobre la base de esta información, el asunto se archivó tal como estaba resuelto y se pidió a la Comisión que informara al Defensor del Pueblo y al reclamante del resultado de la auditoría lo antes posible.

La Comisión facilitó al Defensor del Pueblo y al demandante un enlace al informe de auditoría pertinente, anonimizado, que contiene una serie de recomendaciones de mejora. El organismo de control en cuestión deberá informar a la Comisión de los detalles de las medidas adoptadas y previstas en relación con sus recomendaciones.

El Defensor del Pueblo agradece a la Comisión la información. A primera vista, no parece necesario que el Defensor del Pueblo adopte nuevas medidas.

Banco Central Europeo (BCE)

Asunto 1703/2012/CK: Acceso del público a una carta enviada por el BCE al ministro de Hacienda irlandés

En 2010, en un momento de crisis financiera, el BCE envió una carta al ministro de Finanzas irlandés. El demandante, periodista irlandés, solicitó el acceso público a la carta en noviembre de 2011. El BCE denegó el acceso y el periodista recurrió al Defensor del Pueblo en 2012. Tras una investigación, que incluyó una inspección de la carta, el Defensor del Pueblo consideró que el BCE había tenido derecho a denegar el acceso en la fecha de la solicitud. Por este motivo, el Defensor del Pueblo no constató mala administración por parte del BCE. Sin embargo, en 2013 invitó al BCE a considerar la posibilidad de divulgar la carta a la luz de los cambios posteriores en las condiciones monetarias y económicas de la zona del euro.

En respuesta a la propuesta del Defensor del Pueblo, el Consejo de Gobierno del BCE consideró que la protección del interés público en lo que respecta a la política monetaria en la Unión Europea y a la estabilidad financiera en Irlanda seguía justificando la confidencialidad. Esta explicación no convenció al Defensor del Pueblo. En su decisión de cerrar el caso en abril de 2014, lamentó que el BCE hubiera desperdiciado la oportunidad de aplicar el principio de que la transparencia debería ser la regla y el secreto la excepción. No obstante, toma nota del compromiso del BCE de reevaluar la divulgación de la carta en una fase más avanzada de la supervisión posterior al programa tras la salida de Irlanda de su programa de ajuste económico.

En noviembre de 2014, el BCE informó al Defensor del Pueblo de que, a la luz de la evolución más reciente de la economía y los mercados de financiación irlandeses, había decidido publicar la carta junto con otras tres cartas que formaban parte de la correspondencia entre el BCE y las autoridades irlandesas.

La divulgación de la carta es una contribución importante para informar el debate público. El hecho de no haberlo publicado anteriormente había provocado intensas especulaciones sobre su contenido, lo que a su vez repercutió en el debate público y político no solo sobre la crisis financiera, sino también sobre el papel del BCE y otras instituciones de la UE en la determinación del bienestar económico de Irlanda. No es deseable que un debate tan importante se forme en torno al contenido imaginado de una carta. Los ciudadanos tienen derecho a que se les diga la verdad sin importar cuán desagradable sea.

Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria (EFSA)

Asunto 775/2010/ANA: Gestión de posibles conflictos de intereses derivados del traslado de un funcionario al sector privado

El caso se refería a la gestión por parte de la EFSA de una situación de «puertas giratorias» en la que un antiguo miembro del personal se trasladó al sector privado. Tras una investigación, el Defensor del Pueblo formuló tres recomendaciones, dos de las cuales fueron aceptadas por la EFSA. Sin embargo, la EFSA no aceptó reconocer su incumplimiento de las normas de procedimiento pertinentes ni llevar a cabo una evaluación del conflicto de intereses en el asunto de que se trata.

Al concluir la investigación en 2013, el Defensor del Pueblo criticó el hecho de que la EFSA no aceptara esta recomendación.

La decisión final también contenía otras cuatro observaciones que proporcionaban a la EFSA orientaciones para el futuro sobre la gestión de los conflictos de intereses.

Como se mencionó en Putting it Right - 2013, la EFSA dio un seguimiento satisfactorio a las observaciones adicionales mejorando sustancialmente sus normas y procedimientos sobre cuestiones de conflictos de intereses y puertas giratorias.

Sin embargo, el Defensor del Pueblo también señaló que la EFSA no había respondido a la observación crítica.

En su carta al Defensor del Pueblo tras la publicación de Putting it Right - 2013, la EFSA informó al Defensor del Pueblo de una carta que había enviado al reclamante pidiendo disculpas por no haber ejercido el nivel adecuado de control en el caso en cuestión. La EFSA también reiteró su compromiso de evitar que se produjeran tales errores en el futuro.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción las disculpas de la EFSA al reclamante y su compromiso reiterado de evitar que se produzcan tales errores en el futuro.

El Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional

Asunto 2228/2013/TN: Mejora de la accesibilidad al CV Europass para las personas con discapacidad visual

La denuncia se refería a la falta de accesibilidad del CV Europass para las personas con discapacidad visual. La idea que subyace al CV Europass es crear un modelo que permita a los ciudadanos europeos presentar sus capacidades y cualificaciones de manera eficaz y clara en toda Europa. El Cedefop se encarga del portal web Europass. En respuesta a la denuncia, el Cedefop puso en marcha un plan de acción para mejorar la accesibilidad del CV Europass para las personas con discapacidad visual. El Defensor del Pueblo acogió con satisfacción la reacción del Cedefop a la reclamación y archivó el caso. Pide al Cedefop que le informe de los progresos realizados en la mejora de la accesibilidad.

Posteriormente, el Cedefop informó al Defensor del Pueblo de que el portal Europass (excepto el editor en línea) se había hecho compatible con la norma de nivel AA de las Directrices de Accesibilidad del Contenido Web (WCAG 2.0) y que se había desarrollado un modelo de CV fuera de línea descargable específico en cooperación con la escuela para personas ciegas de Salónica. El Cedefop se comprometió a explorar nuevas posibilidades para mejorar la accesibilidad del portal web Europass y del editor de CV en línea a fin de mejorar el acceso de los ciudadanos ciegos y con discapacidad visual.

El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción la respuesta del Cedefop a la preocupación señalada a su atención, así como las medidas adoptadas

 

[1] Comunicación COM(2007) 502 final, de 5 de septiembre de 2007, «Una Europa de resultados - Aplicación del Derecho comunitario».

[2] COM(2002) 141 final, DO C 244, p. 5.

[3] COM(2012) 154 final, de 2 de abril de 2012. La Comunicación no se publicó en el Diario Oficial, pero está disponible en el sitio web EUR-Lex en todas las lenguas oficiales (excepto el croata).

[4] Procede señalar que el Tribunal General dictó sentencia el 5 de mayo de 2015 y que el Sr. Dalli interpuso posteriormente un recurso de casación (asunto C-394/15 P).

[5] Disponible en: https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/

[6] Véase la Comunicación de la Comisión al Parlamento Europeo, al Consejo, al Comité Económico y Social Europeo y al Comité de las Regiones: Legislar mejor para obtener mejores resultados - Un programa de la UE; COM(2015) 215 final.

[7] Asunto T-758/14.