Estrasburgo, 19 de marzo de 2008

Estimado colega:

Como miembro de la Red Europea de Defensores del Pueblo, me pongo en contacto con usted y con todos nuestros colegas nacionales en un intento de obtener información útil sobre una cuestión muy importante de apertura en la administración pública. Mi solicitud se refiere a la cuestión de las normas sobre el acceso del público a los documentos y la información, y su aplicación a las bases de datos. Los antecedentes de mi solicitud son los siguientes.

En 2005, recibí una denuncia contra la Comisión Europea que, entre otras cosas, planteaba la cuestión de si una gran base de datos o información dispersa en ella podía considerarse un «documento» dentro de la definición amplia de dicho término prevista en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento, del Consejo y de la Comisión (1). En mi decisión en ese asunto, publicada el 10 de diciembre de 2007 (copia adjunta), llegué a la conclusión de que la posición de la Comisión con respecto a la aplicación del Reglamento 1049/2001 a las bases de datos en general no era satisfactoria. Teniendo en cuenta, entre otras cosas, el hecho de que la cuestión anterior se debate en el marco de la reforma prevista del Reglamento 1049/2001 (2), también señalé en dicha Decisión que consideraría activamente la posibilidad de consultar a las oficinas nacionales de los defensores del pueblo en la Red Europea de Defensores del Pueblo, con el fin de tratar de averiguar qué respuestas se han dado a este nuevo tipo de problema planteado por los avances tecnológicos y de ser informado de las «mejores prácticas» seguidas a nivel nacional, con vistas a garantizar un nivel adecuado de acceso público a la información almacenada en las bases de datos.

Consultar a la Red Europea de Defensores del Pueblo era una posibilidad a la que también me había referido poco antes en un discurso ante la Comisión de Libertades Civiles, Justicia y Asuntos de Interior del Parlamento Europeo. En ese discurso, señalé, entre otras cosas, lo siguiente:

Dada la gran cantidad de información contenida en las bases de datos públicas, no puede considerarse aceptable que el contenido de las bases de datos simplemente no esté cubierto por la legislación comunitaria que aplica el derecho fundamental de acceso del público a los documentos.

A menos que el legislador comunitario decida adoptar una legislación que otorgue un derecho de acceso no solo a los documentos, sino también a la información de manera más general -y esto puede no ser necesariamente aconsejable-, el Reglamento 1049/2001 revisado debería contener normas específicas y claras con respecto al contenido de las bases de datos.

Dado que existen problemas técnicos y jurídicos en este ámbito, propuse en mi respuesta al Libro Verde de la Comisión la introducción de una obligación general de tener en cuenta las necesidades de transparencia cada vez que la Administración diseñe nuevas bases de datos.

Sin embargo, también se necesita una solución satisfactoria para las muchas bases de datos existentes.

Tras una reflexión más profunda, he llegado a la conclusión de que consultar a los miembros nacionales de nuestra red es realmente pertinente, y que es probable que hacerlo proporcione a todas las partes interesadas una valiosa información sobre la mejor manera de abordar el asunto anterior. Por lo tanto, le agradecería que me proporcionara información sobre las siguientes cuestiones, en lo que respecta a su país:

1. Cualquier legislación vigente, prácticas administrativas, jurisprudencia o "jurisprudencia" del Defensor del Pueblo o trabajos académicos que aborden específicamente la cuestión del acceso de los ciudadanos a "documentos" o información contenida en bases de datos mantenidas por la Administración pública.

2. Cualquier iniciativa o procedimiento en curso sobre esta cuestión, como un proyecto de ley, o casos pendientes ante los tribunales o el defensor del pueblo.

3. Información sobre cualquier norma o práctica administrativa en virtud de la cual la Administración pública, actuando de forma proactiva, deba tener debidamente en cuenta el principio de transparencia en sus actividades a la hora de establecer y/o formular sus bases de datos y, en particular, las herramientas de investigación y los métodos de trabajo que permitan la recuperación de los datos contenidos en las mismas.

Huelga decir que si tiene alguna información relevante sobre normas o prácticas en países distintos del suyo, le agradecería que también la recibiera. Soy muy consciente de que no todos los defensores del pueblo nacionales u organismos similares se ocupan necesariamente de este asunto. Sin embargo, si considera que podría aportar información útil, le agradecería que la recibiera. Además, si cree que sería apropiado transmitir mi solicitud a un organismo especializado de su país, puede hacerlo.

Agradecería recibir su respuesta esta primavera, si es posible antes de finales de mayo.

Como ya saben, mis servicios pueden tratar todas las lenguas oficiales de la UE. Por lo tanto, no necesita traducir su correspondencia ni ningún material que desee adjuntar. Por supuesto, en la medida en que ya existan traducciones oficiales, estaría agradecido de recibirlas.

Tenga en cuenta que, con arreglo a las normas aplicables al Defensor del Pueblo Europeo, la presente carta y su eventual respuesta serán, en principio, públicas. Para evitar malentendidos, por lo tanto, solo proporcione información que sea pública.

En cuanto al seguimiento de la información enviada en respuesta a mi presente solicitud, actualmente tengo previsto publicar un informe al respecto.

Si tiene alguna pregunta sobre esta consulta, póngase en contacto con mi responsable jurídico, el Sr. Peter Bonnor. Por supuesto, yo también estoy disponible para cualquier consulta o comentario que desee llamar mi atención.

Le doy las gracias de antemano por su cooperación.

Le saluda con sinceridad,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Documento adjunto: copia de la decisión del Defensor del Pueblo Europeo sobre la reclamación 1693/2005/PB

(1) Diario Oficial 2001 L 145, p. 43.

(2) Véase https://commission.europa.eu/about-european-commission/service-standards-and-principles/ethics-and-good-administration/good-administration_en