El Defensor del Pueblo Europeo ha adoptado normas internas sobre el ejercicio de una actividad profesional tras el cese en sus funciones en la Unión Europea.

Estas normas internas se han adoptado previa consulta al Comité de Personal del Defensor del Pueblo y al responsable de la protección de datos.

Estas normas se basan en las siguientes consideraciones:

a) Considerando que el Defensor del Pueblo Europeo desempeña un papel central en la promoción del más alto comportamiento ético por parte de los funcionarios de las instituciones, órganos y organismos de la Unión y tiene la intención de contribuir de forma duradera a reforzar la confianza de los ciudadanos de la Unión Europea en la función pública de la Unión y en las instituciones de la Unión, incluido el Defensor del Pueblo Europeo;

b) Considerando que el Defensor del Pueblo Europeo se esfuerza por garantizar que los funcionarios de la Unión sean conscientes de las circunstancias en las que pueden surgir conflictos de intereses y que las instituciones, órganos y organismos de la Unión apliquen procedimientos eficaces para evitar, detectar, revelar y gestionar situaciones de conflictos de intereses;

c) Conscientes de que, en virtud del Estatuto de los funcionarios, los funcionarios de la Unión deben comportarse con integridad y discreción en lo que respecta a la negociación y aceptación de una actividad profesional una vez finalizado su empleo en la función pública de la Unión;

d) Decididos a garantizar que los funcionarios de la UE ejerzan su derecho legítimo a aceptar ofertas de empleo tras abandonar el servicio de la UE en el marco de la máxima transparencia;

El Defensor del Pueblo ha adoptado las siguientes normas:

Artículo 1 Ámbito de aplicación sustantivo y temporal

La presente Decisión se aplicará a los funcionarios, agentes temporales [1] y agentes contractuales [2] (en lo sucesivo, «los miembros del personal») que hayan sido contratados por el Defensor del Pueblo Europeo y que tengan intención de ejercer una actividad profesional, retribuida o no, en un plazo de dos años a partir de su cese en la función pública de la Unión Europea.

Artículo 2 Obligación de informar al Defensor del Pueblo Europeo durante un período de dos años tras abandonar la función pública de la Unión Europea

1. La Unidad de Personal, Administración y Presupuesto (PAB) informará por escrito a cualquier miembro del personal que abandone la Oficina, al menos un mes antes de su fecha de salida, de sus obligaciones permanentes con el Defensor del Pueblo, en particular en virtud del artículo 16, el artículo 17, apartado 2, y el artículo 19 del Estatuto de los funcionarios.

2. El agente que se proponga ejercer una actividad profesional, retribuida o no, en el plazo de dos años a partir de su cese en la función pública de la Unión Europea informará de ello por escrito al Defensor del Pueblo.

3. Una vez recibida la información, la unidad PAB solicitará al agente afectado que cumplimente la declaración de ejercicio de una actividad profesional (en lo sucesivo, «el formulario»)» que figura en el anexo I.

4. Al cumplimentar el formulario, el agente de que se trate deberá facilitar la siguiente información:

● una descripción de sus funciones en los tres últimos años de servicio en la Defensoría del Pueblo;

● una descripción de la actividad que desea asumir, incluida información sobre el puesto que va a ocupar y la duración prevista de la actividad;

● el nombre y los detalles correctos del empleador potencial y su campo de actividad;

● los vínculos con sus funciones anteriores en la Defensoría del Pueblo, en su caso.

5. En caso de que un miembro del personal incumpla la obligación de informar, el Defensor del Pueblo podrá adoptar las medidas oportunas.

6. Sin perjuicio del deber de los miembros del personal de informar, la Unidad PAB enviará proactivamente recordatorios a los miembros del personal salientes de la obligación de comportarse con integridad y discreción en lo que respecta a la aceptación de ciertos nombramientos o beneficios en todo momento. Estos recordatorios periódicos deben enviarse a) al menos un mes antes, b) seis meses después y c) dieciocho meses después del final del servicio de un miembro del personal.

Artículo 3 Evaluación por la autoridad facultada para proceder a los nombramientos

1. La Unidad PAB es el servicio principal de la Defensoría del Pueblo en la aplicación de esta resolución. Una vez recibido el formulario, la Unidad PAB llevará a cabo una evaluación preliminar y presentará una propuesta de decisión al Defensor del Pueblo. Cuando el personal de que se trate sea miembro del Gabinete del Defensor del Pueblo, la decisión será adoptada excepcionalmente por el Secretario General.

2. Tan pronto como sea posible y en un plazo máximo de 30 días hábiles a partir de la recepción de la información completa necesaria para adoptar una decisión, el Defensor del Pueblo, previa consulta al Comité Mixto del Defensor del Pueblo, notificará la decisión al antiguo miembro del personal.

3. Teniendo en cuenta el interés del servicio, el Defensor del Pueblo podrá, si la actividad profesional está relacionada con el trabajo realizado por el agente durante los tres últimos años de servicio y puede dar lugar a un conflicto con los intereses legítimos de la Oficina, bien prohibirle que la realice, bien conceder una autorización supeditada a determinadas condiciones. Si al final de dicho plazo no se hubiera efectuado tal notificación, se considerará que ello constituye una aceptación implícita.

4. La decisión de la autoridad facultada para proceder a los nombramientos, ya sea negativa o positiva, contendrá su evaluación y conclusiones con respecto a cualquier posible conflicto con los intereses legítimos de la institución, incluidas las condiciones impuestas.

5. Cuando el análisis preliminar sugiera que la actividad debe prohibirse o que deben establecerse condiciones, se informará por escrito al agente de que se trate y se le dará la oportunidad de formular observaciones antes de que se adopte la decisión, en un plazo de quince días [3].

6. El permiso del Defensor del Pueblo para ejercer una actividad profesional se limita al empleo con el empleador nombrado en él y a cualquier persona con la que el empleador se fusione o transfiera posteriormente la empresa en la que está empleado el antiguo funcionario. En caso de que se produzca algún cambio en la información facilitada, el antiguo agente de que se trate informará sin demora al Defensor del Pueblo. El Defensor del Pueblo determinará si es necesario modificar las condiciones de autorización o, en circunstancias excepcionales, retirar su autorización a la luz de dicho cambio.

Artículo 4 Altos funcionarios que abandonan la función pública de la UE

1. Los altos funcionarios de la Oficina del Defensor del Pueblo Europeo estarán sujetos a las siguientes disposiciones específicas. A efectos de la presente Decisión, se entenderá por «alto funcionario» los funcionarios que desempeñen funciones correspondientes al tipo de puestos de secretario general de grado AD15/AD16, director y consejero principal de grado AD14/AD15, jefe del Gabinete del Defensor del Pueblo y administradores del Gabinete del Defensor del Pueblo.

2. El Defensor del Pueblo prohíbe a los altos funcionarios, durante el período de doce meses después de su cese en el servicio, ejercer presión o defensa ante el personal de la Oficina del Defensor del Pueblo para sus negocios, clientes o empleadores sobre cualquier asunto del que hayan sido responsables en cualquier etapa durante los últimos tres años en el servicio.

Artículo 5 Transparencia

1. Las decisiones adoptadas en relación con los altos funcionarios se publicarán en la sección de ética del sitio web del Defensor del Pueblo.

2. El Defensor del Pueblo publicará la siguiente información:

● su nombre y la fecha de salida de la Defensoría del Pueblo;

● una descripción de las tareas que desempeñó en la Oficina del Defensor del Pueblo durante los tres años anteriores;

● una descripción de las funciones que se propone desempeñar en el nuevo puesto, incluido el nombre del nuevo empleador u organización;

● la evaluación y las conclusiones del Defensor del Pueblo.

3. A fin de que el Defensor del Pueblo lleve a cabo el ejercicio de ponderación exigido por el Reglamento (CE) no 45/2001 [4], se informará al alto funcionario de que, al presentar una declaración de ejercicio de una actividad profesional, podrá alegar cualquier motivo excepcional de peso que tenga para justificar que la publicación de la información mencionada en el punto 5.2 menoscabaría la protección de su intimidad e integridad.

4. La publicación mencionada en el punto 5.1 se realizará lo antes posible.

Artículo 6 Protección de datos

El tratamiento de datos personales por parte del Defensor del Pueblo se rige por el Reglamento (CE) n.o 45/2001. En el formulario se incluye una declaración de privacidad detallada sobre la protección de datos.

Artículo 7 Entrada en vigor

La presente Decisión entrará en vigor el día de su adopción.

Emily O'Reilly

07/03/2016

[1] Según el artículo 11 del ROA, el artículo 16 del Estatuto también se aplica a los agentes temporales.

[2] De conformidad con el artículo 81 del ROA, el artículo 11 del ROA también se aplica a los agentes contractuales.

[3] Cuando la decisión del Defensor del Pueblo se adopte mientras el funcionario esté todavía al servicio del Defensor del Pueblo, podrán imponerse condiciones adicionales, por ejemplo, para tramitar expedientes o reclamaciones en los que el posible empleador del funcionario pueda tener un interés.

[4] Reglamento (CE) n.o 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (DO L 8 de 12.1.2001, p. 1).