Una institución puede respetar el derecho a ser oída exponiendo sus argumentos a una parte interesada por escrito. Sin embargo, en determinadas circunstancias, también puede ser apropiado presentar dichos argumentos oralmente. Para poder demostrar que se ha respetado el derecho a ser oído, la institución debe dejar constancia de la reunión mediante una nota adecuada para el expediente, en la que se expongan los argumentos de la institución y las observaciones de la parte interesada.