1. Última actualización de este registro: 15/11/2023

2. Número de referencia: 17/2020

Ref. Ares(2024)1309590 - 20/02/2024

3. Nombre y datos de contacto del responsable del tratamiento

Defensor del Pueblo Europeo, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Estrasburgo Cedex -

Persona de contacto: Dirección de Administración - Equipo de Recursos Humanos - EO@ombudsman.europa.eu

Servicio responsable: -Equipo de HR

4. Nombre y datos de contacto del delegado de protección de datos:

D.a Francesca Pavesi

DPD adjunto: Sr. D. Nicholas Hernanz

Buzón funcional: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nombre y datos de contacto del transformador: N/A

6. Nombre y datos de contacto del corresponsable o corresponsables del tratamiento

- Parlamento Europeo (PE) - DG «Personal» - Unidad «Front Office» - que se ocupa de las solicitudes de tarjetas especiales para los miembros del personal asignados en la Oficina de Bruselas -

Persona de contacto: PERS-PrivilegesBru@europarl.europa.eu.

-autoridades nacionales francesas y belgas, que expiden las tarjetas especiales.

• Contacto con las autoridades nacionales francesas (Ministerio de Asuntos Exteriores francés): Correo electrónico: Thomas.Anin@diplomatie.gouv.fr
• Para las autoridades nacionales belgas: Service Public Fédéral Affaires Étrangères- tel: :+32 (0)2 501 81 11

7. Finalidad(es) del tratamiento:

Solicitar tarjetas especiales al Ministerio de Asuntos Exteriores francés o belga para los miembros del personal recién contratados y sus familiares.

Breve descripción de la transformación:

Los funcionarios que trabajan para un organismo europeo y los expertos nacionales en comisión de servicios tienen derecho a una «residencia simplificada», lo que equivale a la expedición de un «documento de identidad especial» expedido por el Ministerio de Asuntos Exteriores y no por la autoridad municipal. Los miembros de su familia también pueden beneficiarse de este sistema a menos que trabajen en Bélgica/Francia. Los titulares de estas tarjetas especiales no deben registrarse en el municipio de residencia. Sin embargo, están incluidos en un registro separado de autoridades locales y reciben un número nacional (aunque esto no aparece en su documento de identidad especial). 

El miembro del personal recién contratado que cumpla los requisitos puede solicitar una identificación especial para sí mismo y su familia (hijos y cónyuge) presentando una solicitud directamente al equipo de recursos humanos. El equipo de recursos humanos (asistente de recursos humanos) se pone en contacto con la autoridad pública pertinente del país en el que se encuentra la oficina (Francia o Bélgica) para expedir una tarjeta especial («testationde fonctions»para Francia o «specialidentity card»para Bélgica).

- Para las tarjetas especiales expedidas por el Ministerio de Asuntos Exteriores francés, el asistente de recursos humanos utiliza un formulario específico y adjunta documentos justificativos (copia de pasaportes o documentos de identidad). Las tarjetas especiales tienen una validez de 4 años, después de lo cual el miembro del personal correspondiente puede solicitar una renovación al Ministerio de Asuntos Exteriores francés. En diciembre de cada año, el asistente de recursos humanos envía al Ministerio francés una tabla Excel (n.o 1) con la lista de los miembros del personal en servicio que han solicitado una tarjeta especial de Francia para el año en cuestión. Cuando el miembro del personal abandona la institución, el asistente de recursos humanos devuelve las tarjetas especiales pertinentes a la autoridad pública francesa y conserva una prueba del envío en versión electrónica.

- En el caso de las tarjetas especiales expedidas por el Ministerio de Asuntos Exteriores belga, los miembros del personal recién contratados se ponen en contacto directamente con la Unidad de Atención al Personal de la DG de Personal del PE (Pers-PrivilegesBru@europarl.europa.eu),que se ocupa de las solicitudes de tarjetas especiales y las envía al Servicio Federal de Asuntos Exteriores belga. A continuación, el Director de Administración firma las solicitudes. Los documentos de identidad especiales tienen una validez de 5 años.

8. Descripción de las categorías de interesados y de las categorías de datos personales:

- Interesados:

los miembros del personal de la Oficina de Igualdad de Oportunidades (funcionarios, agentes temporales y contractuales), los miembros de sus familias, si procede (cónyuge o hijos),

- Categorías de datos personales:

• datos del formulario utilizado para solicitar las tarjetas especiales:

- en relación con el miembro del personal de EO: nombre y apellidos; fecha y lugar de nacimiento; nacionalidad; situación familiar; función y grado; domicilio;

- en relación con el cónyuge y los hijos del miembro del personal del EO: nombre y apellidos; fecha y lugar de nacimiento; nacionalidad;

• documentos justificativos de la solicitud: copia del pasaporte o documento de identidad del miembro del personal y los miembros de la familia del agente económico para los que se solicita una tarjeta especial;
• datos del cuadro Excel (n.o 1) enviado al Ministerio de Asuntos Exteriores francés: los datos mencionados anteriormente relativos al miembro del personal de EO; número de tarjeta especial; fecha de llegada a Francia; fecha de ejercicio de las funciones; fecha de finalización de la validez de la tarjeta especial.

El asistente de recursos humanos procesa además una tabla Excel (n.o 2) para gestionar internamente las solicitudes de tarjetas especiales con los siguientes datos: nombre, apellidos, número de la tarjeta y fecha de validez.

9. Plazo de conservación de los datos y, en la medida de lo posible, de supresión:

Los documentos justificativos recogidos por el EO para solicitar las tarjetas especiales se eliminan tan pronto como se emiten las tarjetas especiales. Los datos de la tabla Excel (n.o 1) enviados al Ministerio de Asuntos Exteriores francés se suprimen un mes después de haberlos enviado.

Los datos de la tabla Excel (2) utilizados para gestionar internamente las solicitudes de tarjetas especiales se conservan durante 5 años después de la cancelación de la última tarjeta especial y se actualizan durante el proceso. Una vez que un miembro del personal abandona la Oficina, se eliminan los datos pertinentes.

10. Destinatarios de los datos:

El Defensor del Pueblo, el Secretario General, el Director de Administración, el Jefe del equipo de RR. HH., el miembro del personal del equipo de RR. HH. encargado de tramitar las tarjetas especiales, los servicios pertinentes del PE (Dirección General de Personal - Unidad de Atención al Cliente), los Ministerios de Asuntos Exteriores de Francia y Bélgica.

11. ¿Existen transferencias de datos personales a terceros países o a organizaciones internacionales? : N/A

12. Descripción general de las medidas de seguridad:

Los documentos justificativos utilizados para solicitar tarjetas especiales se conservan en versión electrónica en la Dirección de Administración, equipo de recursos humanos, en una red compartida.

El acceso solo está autorizado al director de administración y al asistente de recursos humanos encargado de tramitar las tarjetas especiales. 

13. Información sobre la forma en que los interesados pueden ejercer sus derechos de acceso y rectificación y, en su caso, de supresión, limitación y portabilidadde los datos:

Los interesados tienen derecho a acceder a sus propios datos personales y a la información pertinente sobre el modo en que el OE los utiliza. También tienen derecho a solicitar la rectificación de cualquier dato incompleto o inexacto que les concierna. Pueden rectificar los datos de identificación en cualquier momento durante el procedimiento. Tienen derecho a oponerse al uso de sus datos por parte del OE por motivos relacionados con su situación particular, en cualquier momento. Bajo ciertas condiciones, tienen derecho a solicitar que el EO elimine sus datos personales o restrinja su uso.

En cualquier momento, pueden solicitar al OE información sobre el tratamiento de sus datos personales por correo electrónico (EO@ombudsman.europa.eu)o poniéndose en contacto con el equipo de recursos humanos de la Dirección de Administración.

Los interesados también pueden solicitar información sobre el tratamiento de sus datos personales al Parlamento Europeo (PE) - DG «Personnel» - «Staff Front Office Unit» - por correo electrónico (Pers-PrivilegesBru@europarl.europa.eu)y/o al Ministerio de Asuntos Exteriores francés (Thomas.Anin@diplomatie.gouv.fr)y al Servicio Federal de Asuntos Exteriores belga tel: :+32 (0)2 501 81 11

El Defensor del Pueblo Europeo responderá a sus solicitudes lo antes posible y, a más tardar, en el plazo de un mes. También pueden ponerse en contacto con el delegado de protección de datos de EO en: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu Si desean presentar una reclamación sobre el tratamiento de sus datos personales por parte del Defensor del Pueblo, pueden ponerse en contacto con el Supervisor Europeo de Protección de Datos (www.edps.europa.eu)en la siguiente dirección: EDPS@edps.europa.eu

Declaración de privacidad relativa a los permisos de residencia de los miembros del personal de EO (tarjetas especiales)

Ref. Ares(2024)1309590 - 20/02/2024

Esta declaración de privacidad explica el motivo del tratamiento, la forma en que el Defensor del Pueblo Europeo recopila, trata y garantiza la protección de todos los datos personales facilitados, cómo se utiliza esa información y qué derechos pueden ejercer los interesados en relación con sus datos.

El controlador es el EO. Los corresponsables del tratamiento son i) el Parlamento Europeo (PE) -DG Personal- Unidad «Front Office»-, que se ocupa de las solicitudes de tarjetas especiales para los miembros del personal asignados en la Oficina de Bruselas, y ii) las autoridades nacionales francesas y belgas que expiden las tarjetas especiales pertinentes.

1. ¿Qué datos personales tratará el Defensor del Pueblo Europeo?

Procesamos los datos personales de los miembros del personal de EO (funcionarios, agentes temporales y contractuales) y sus familiares si corresponde (cónyuge e hijos) que solicitan una tarjeta especial. Los datos personales que tratamos incluyen los nombres, apellidos, datos identificativos (pasaporte o DNI, nacionalidad, etc.) y fechas de validez, entre otros.

2. ¿Por qué trata el Defensor del Pueblo Europeo estos datos personales?

El propósito es solicitar tarjetas especiales al Ministerio de Asuntos Exteriores de Francia o Bélgica para los miembros del personal recién contratados y sus familiares que así lo deseen.

3. ¿Cuáles son las bases legales y la necesidad de procesar estos datos?

Procesamos sus datos personales sobre la base del artículo 5, apartado 1, letra a) (el cumplimiento de una tarea realizada en interés público) y del artículo 5, apartado 1, letra b) (el cumplimiento de una obligación legal a la que está sujeto el responsable del tratamiento) del Reglamento 2018/1725.

La base jurídica es el artículo 11, letra b), del Protocolo (n.o 7) sobre los privilegios y las inmunidades de la Unión Europea, que establece que los funcionarios y otros agentes de la Unión, junto con sus cónyuges y los miembros de sus familias a su cargo, no estarán sujetos a restricciones de inmigración ni a formalidades de registro de extranjeros.

4. ¿Quién es responsable del tratamiento de los datos?

Dirección de Administración del Defensor del Pueblo - Equipo de RR. HH.

5. ¿Quiénes serán los destinatarios de los datos?

El Defensor del Pueblo, el Secretario General, el Director de Administración, el Jefe del equipo de recursos humanos, el miembro del personal del equipo de recursos humanos encargado de tramitar las tarjetas especiales, los servicios pertinentes del PE (Dirección General de Personal, Unidad «Frente del Personal») y los Ministerios de Asuntos Exteriores de Francia y Bélgica.

6. ¿Durante cuánto tiempo se conservarán los datos?

Los documentos justificativos recogidos por el EO para solicitar las tarjetas especiales se eliminan tan pronto como se emiten las tarjetas especiales. Los datos del cuadro Excel enviado al Ministerio de Asuntos Exteriores francés se eliminan un mes después de haberlo enviado.

Los datos de la tabla Excel utilizados para gestionar internamente las solicitudes de tarjetas especiales se conservan durante 5 años después de la cancelación de la última tarjeta especial y se actualizan durante el proceso. Una vez que un miembro del personal abandona la Oficina, se eliminan los datos pertinentes.

7. ¿Cómo protegemos sus datos?

Los documentos justificativos utilizados para solicitar tarjetas especiales se conservan en versión electrónica en el equipo de la Dirección de Administración y Recursos Humanos en una red compartida.

El acceso solo está autorizado a usuarios específicos del equipo de RRHH.

Los datos almacenados en los servidores EO están protegidos por numerosas medidas de seguridad establecidas por el sector TIC para proteger la integridad y confidencialidad de la propiedad electrónica de la Institución.

8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Tiene derecho a acceder a sus propios datos personales y a la información pertinente sobre cómo los utiliza el operador económico.

También tiene derecho a solicitar la rectificación de cualquier dato incompleto o inexacto que le concierna. Puede rectificar los datos de identificación en cualquier momento. Usted tiene derecho a oponerse al uso de sus datos por parte del EO por motivos relacionados con su situación particular, en cualquier momento. Bajo ciertas condiciones, tiene derecho a solicitar que el EO elimine sus datos personales o restrinja su uso.

El Defensor del Pueblo Europeo responderá a sus solicitudes lo antes posible y, a más tardar, en el plazo de un mes.

9. ¿Con quién ponerse en contacto en caso de consultas o quejas relacionadas con cuestiones de protección de datos?

En cualquier momento, puede enviar preguntas relacionadas con la protección de datos sobre el procedimiento para solicitar tarjetas especiales al EO, a la siguiente dirección:

Defensor del Pueblo Europeo

Dirección de Administración - Equipo de RRHH

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Estrasburgo Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

También puede ponerse en contacto con el Parlamento Europeo (PE) - DG «Personal» - «Unidad de atención al público» - que se ocupa de las solicitudes de tarjetas especiales para los miembros del personal asignados en la Oficina de Bruselas (correo electrónico: PERS-PrivilegesBru@europarl.europa.eu) y/o las autoridades nacionales francesas y belgas que expiden las tarjetas especiales.

• Ministerio francés de Asuntos Exteriores: Correo electrónico: Thomas.Anin@diplomatie.gouv.fr

• Servicio público Fédéral Affaires Étrangères- tél: +32 (0)2 501 81 11

También puede ponerse en contacto con el responsable de protección de datos de la oficina de EO en la siguiente dirección: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Puede presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento en la siguiente dirección: EDPS@edps.europa.eu