Článok 1
Všeobecné ustanovenia

Ombudsman ponúka stáže absolventom vysokých škôl s veľkým záujmom o projekt Európskej únie, a najmä o to, ako inštitúcie EÚ a ich administratíva súvisia s občanmi.

Európsky ombudsman je odhodlaný vytvoriť rovnaké a inkluzívne pracovné prostredie. Bez toho, aby boli dotknuté články 2 a 5 tohto rozhodnutia, sú stáže otvorené pre všetkých uchádzačov bez ohľadu na geografický, rasový alebo etnický pôvod, politické, filozofické alebo náboženské presvedčenie, sociálny pôvod a príslušnosť k národnostnej menšine, vek alebo zdravotné postihnutie, pohlavie alebo sexuálnu orientáciu a bez ohľadu na ich osobný stav alebo rodinnú situáciu.

S cieľom poskytnúť cenné pracovné skúsenosti talentovaným osobám so zdravotným postihnutím vytvára európsky ombudsman osobitný program pozitívnych opatrení pre stážistov so zdravotným postihnutím.

Ombudsmanka môže okrem toho začať ďalšie pozitívne opatrenia a uverejniť ad hoc programy stáží s osobitnými požiadavkami oprávnenosti.

Bez toho, aby bol dotknutý článok 6 ods. 3 tohto rozhodnutia a/alebo osobitné kvalifikácie a výberové kritériá stanovené vo výzvach na stáž, uchádzači by mali mať minimálne trojročný vysokoškolský titul alebo diplom alebo inú kvalifikáciu na zodpovedajúcej úrovni.

Stážisti sú pridelení do Štrasburgu alebo Bruselu v závislosti od potrieb úradu.

Európsky ombudsman po konzultácii s výborom zamestnancov úradu prijal tieto vnútorné pravidlá týkajúce sa podmienok stáží.

Článok 2
Cieľ stáže

Cieľom stáže je poskytnúť čerstvým absolventom praktické skúsenosti s prácou ombudsmana a umožniť im stavať na vedomostiach a zručnostiach získaných počas štúdia.

Stážisti pracujú pod priamym dohľadom úradníka alebo zamestnanca európskeho ombudsmana, zvyčajne vedúceho oddelenia alebo rovnocenného subjektu.

Článok 3
Trvanie

S výhradou kladného hodnotenia výkonu stážistu, ako sa stanovuje v článku 10, stáž trvá jeden rok bez možnosti predĺženia.

Úrad môže výnimočne a v záujme služby ponúkať kratšie stáže.

Článok 4
Podmienky oprávnenosti

Uchádzači by mali:

1. byť štátnymi príslušníkmi členského štátu Európskej únie alebo pristupujúcej/kandidátskej krajiny;

2. mať aspoň trojročný vysokoškolský titul alebo diplom (alebo rovnocennú kvalifikáciu) v odboroch uvedených v príslušných výzvach;

3. mať dôkladnú znalosť jedného z úradných jazykov Európskej únie a veľmi dobrú znalosť ďalšieho z nich. Hlavným pracovným jazykom úradu európskeho ombudsmana je angličtina. Preto je potrebná veľmi dobrá znalosť angličtiny.

Uchádzači by nemali viac ako osem po sebe nasledujúcich týždňov alebo dva celé mesiace:

4.  už absolvovali alebo využili akýkoľvek druh platenej stáže na pracovisku v európskej inštitúcii, orgáne, agentúre, úrade, službe, delegovaní, zastúpení vrátane funkcie poslanca Európskeho parlamentu alebo európskej politickej skupiny alebo

5.  mali alebo mali akýkoľvek druh plateného zamestnania v európskej inštitúcii, orgáne, agentúre, úrade, službe, delegovaní alebo zastúpení, či už ako dočasní, zmluvní, pomocní alebo dočasní zamestnanci, alebo vyslaní národní experti, alebo asistenti poslanca Európskeho parlamentu alebo európskej politickej skupiny.

Uchádzači by mali úradníka pre stáže informovať o každej zmene svojej administratívnej situácie, ku ktorej môže dôjsť v ktorejkoľvek fáze procesu podávania prihlášok a výberu.

Článok 5
Výberové konanie

1. Úrad európskeho ombudsmana vydáva potrebné výzvy na predkladanie žiadostí o stáže raz ročne, zvyčajne vo februári v prípade stáží, ktoré sa začínajú 1. septembra. Výzvy na stáže vymedzujú konkrétne oblasti práce, objasňujú požiadavky pre každý uverejnený profil a podrobne opisujú výberové konanie.

2. Výzva pre stážistov so zdravotným postihnutím sa zvyčajne uverejňuje vo februári na obdobie stáže začínajúce 1. septembra.

3. Pokiaľ nie je stanovené inak, žiadosti sa musia zaregistrovať prostredníctvom online systému podávania žiadostí na webovom sídle európskeho ombudsmana a musia obsahovať tieto dokumenty:

• vyplnený online formulár žiadosti;
• anglická jazyková verzia životopisu žiadateľa; a
• kópie diplomov, titulov alebo osvedčení žiadateľa (kópie nemusia byť overené ani preložené).

V prípade konkrétnych profilov sa môže vyžadovať jednostranový sprievodný list v angličtine, v ktorom sa vysvetlia dôvody a motivácia uchádzať sa o stáž. Objasňuje sa to vo výzvach na stáže.  

Pri podávaní žiadosti online je povinné poskytnúť požadované informácie, ako aj podporné dokumenty. Neúplné žiadosti budú automaticky vylúčené z registračného systému.

Počiatočná fáza výberového konania bude zahŕňať posúdenie kvalifikácie, skúseností a motivácie oprávnených uchádzačov na základe informácií uvedených v ich prihláške vrátane ich životopisu a motivačného listu.

4.  Po úvodnej fáze môžu byť žiadatelia vyzvaní, aby sa podrobili skúške.

5.  Uchádzači zaradení do užšieho výberu budú pozvaní na pohovor, zvyčajne prostredníctvom videohovoru alebo telefonicky.

6.  Ombudsman prijíma stážistov bez diskriminácie z akéhokoľvek dôvodu. Ak sú kvalifikácie a zručnosti kandidátov na rovnakej úrovni, úrad sa usiluje zabezpečiť vyvážené geografické rozloženie a rodovú rovnosť medzi kandidátmi. Úrad prijíma pozitívne opatrenia týkajúce sa prijímania stážistov so zdravotným postihnutím.

7.  V prípade výberu žiadateľov so zdravotným postihnutím sa im v prípade potreby poskytnú primerané úpravy v práci, ktoré im umožnia vykonávať pridelené úlohy [1].

8. Úrad ombudsmana informuje žiadateľov o rozhodnutí prijatom v súvislosti s ich žiadosťou najneskôr 30. júna. Neúspešní uchádzači sa môžu uchádzať o ďalšie obdobie stáže podaním novej prihlášky.

Článok 6
Stáž pre osoby so zdravotným postihnutím

1. Európsky ombudsman každoročne uverejňuje výzvu pre stážistov so zdravotným postihnutím.

2. Uchádzači, ktorí sa uchádzajú o tento program, sa nesmú uchádzať o miesta v rámci iných výziev na stáže v súlade s článkom 5 ods. 1 tohto rozhodnutia. Uchádzači so zdravotným postihnutím sa však môžu uchádzať o ostatné programy stáží súčasne, ak spĺňajú kritériá oprávnenosti.

3. Bez toho, aby bol dotknutý článok 4 ods. 2, uchádzači musia mať vysokoškolský titul alebo musia byť aspoň študentmi tretieho ročníka (alebo rovnocennými študentmi) vysokoškolského zariadenia (t. j. univerzitných, odborných alebo technických škôl a/alebo iných). Zvyšná časť tohto rozhodnutia sa vzťahuje na uchádzačov vybraných v rámci tohto systému.

4. Na to, aby boli uchádzači spôsobilí, musia mať uznané zdravotné postihnutie. Spolu so žiadosťou musia poskytnúť potrebné dôkazy opísané vo výzve v jednom z úradných jazykov EÚ. V prípade potreby môže úrad požiadať o dodatočné informácie.

5. Profily a príslušné úlohy stážistov so zdravotným postihnutím sa opíšu vo výzve.

6. Žiadny príjem získaný v súvislosti so zdravotným postihnutím, ako sú dotácie, granty alebo pomoc akejkoľvek povahy, sa na účely článku 11.A ods. 1 nepovažuje za vonkajší zdroj príjmu.

Článok 7
Všeobecné povinnosti stážistov

1.  Stážisti sa musia zaviazať, že budú dodržiavať pravidlá, postupy a prax platné v úrade ombudsmana, najmä:

• pokyny svojich nadriadených a úradníka alebo agenta, pod ktorého vedením sú zaradení;
• zavedené pravidlá týkajúce sa pracovného času a hybridnej práce; a
• pravidlá a postupy týkajúce sa prístupu verejnosti k dokumentom a ich dôvernosti.

2.  Stážisti nesmú mať žiadne profesionálne kontakty s tretími stranami, ktoré by mohli byť nezlučiteľné so stážou. Sú povinní dodržiavať povinnosť mlčanlivosti, ktorú ombudsmanovi a jeho zamestnancom ukladá štatút európskeho ombudsmana. Musia zachovávať maximálnu diskrétnosť, pokiaľ ide o skutočnosti a informácie, o ktorých sa dozvedeli počas stáže. Touto povinnosťou sú viazaní aj po ukončení stáže.

3.  Stážisti musia prispievať k práci útvaru, do ktorého sú pridelení. Úrad európskeho ombudsmana si zachováva všetky práva na akúkoľvek prácu, ktorú vykonal počas stáže.

Článok 8
Oznamovanie protispoločenskej činnosti

Ak sa stážista počas stáže dozvie o skutočnostiach, na základe ktorých možno predpokladať existenciu možnej nezákonnej činnosti vrátane podvodu alebo korupcie poškodzujúcich záujmy Únie, alebo o správaní súvisiacom s výkonom pracovných povinností, ktoré môže predstavovať závažné porušenie povinností úradníkov Únie alebo stážistov, stážista bezodkladne koná v súlade s vnútornými pravidlami úradu týkajúcimi sa oznamovania protispoločenskej činnosti a písomne informuje úrad.

Článok 9
Diskriminácia

Európsky ombudsman uplatňuje politiku nulovej tolerancie voči diskriminácii vrátane obťažovania. V prípade takéhoto správania majú stážisti právo využívať služby a postupy, ktoré má k dispozícii európsky ombudsman [2].

Článok 10
Dohľad

Individuálne ciele stanoví priamy nadriadený zodpovedný za stážistu na začiatku stáže. Ciele sú vysvetlené stážistovi na úvodnom stretnutí.

Počas stáže sa po šiestich mesiacoch uskutoční jedno formálne stretnutie so zodpovedným priamym nadriadeným alebo mentorom s cieľom posúdiť výkonnosť stážistu.

Záverečné stretnutie s priamym nadriadeným na účely vzájomného posúdenia stáže sa uskutoční na konci stáže.

Okrem priameho dohľadu úradníka alebo zamestnanca európskeho ombudsmana bude každému stážistovi na začiatku stáže pridelený mentor. Úlohou mentora je dohliadať na každodennú prácu a uľahčovať integráciu stážistu do inštitúcie.

Na konci stáže uskutoční oddelenie ľudských zdrojov výstupný pohovor s cieľom získať spätnú väzbu o skúsenostiach stážistov v úrade.

Článok 11
Finančné dojednania

A. Mesačné granty

Stážisti dostávajú počas stáže mesačný grant. Stážisti, ktorí počas stáže poberajú mzdu alebo inú finančnú podporu podobnej povahy, by ju mali deklarovať. V takýchto prípadoch bude výška mesačného grantu vyplácaného úradom ombudsmana zodpovedať prípadnému rozdielu medzi výškou externej podpory a hodnotou celého mesačného grantu.

Výška mesačného príspevku sa rovná 25 % základného platu zamestnancov v platovej triede AD 6 stupni 1 platného v čase predloženia ponuky, ku ktorému sa prípadne pripočíta príspevok na domácnosť [3] Táto suma sa môže upraviť rozhodnutím ombudsmana, najmä v súvislosti s možnou indexáciou platov úradníkov. Na grant sa vzťahuje opravný koeficient platný v krajine, v ktorej sa stáž uskutočňuje. Môže podliehať aj zdaneniu v závislosti od uplatniteľných vnútroštátnych právnych predpisov.

Ombudsman môže vzhľadom na možné osobitné potreby stážistov udeliť mesačnú paušálnu sumu, o ktorej sa rozhodne v každom jednotlivom prípade.

Ak je žiadateľ so zdravotným postihnutím vybraný v rámci primeraných úprav, úrad sprístupní rozpočtové prostriedky až do výšky 50 % mesačného grantu na pokrytie dodatočných nákladov priamo súvisiacich s podmienkou zdravotného postihnutia vybraného stážistu, ktoré nie sú dostatočne pokryté mesačným grantom. Stážisti predložia primerané dôkazy na zdokumentovanie svojich osobitných podmienok, na základe ktorých menovací orgán vydá individuálne rozhodnutie o dodatočnej platbe.

B. Cestovné výdavky vynaložené na začiatku a na konci stáže

Stážisti, ktorí nie sú oprávnení žiadať o náhradu cestovných výdavkov z akéhokoľvek iného zdroja, môžu na začiatku a na konci [4] stáže požiadať o náhradu cestovných nákladov v rámci územia Európskej únie a pristupujúcich krajín medzi miestom ich bydliska a Štrasburgom/Bruselom takto:

• vlakové cestovné druhej triedy najpriamejšou trasou, v prípade potreby so spacím vozňom;
• cestovné autobusom alebo spoločné využívanie automobilov najpriamejšou trasou;
• letecká doprava v ekonomickej triede v prípade najlacnejšej trasy, ak je lacnejšia, alebo ak cesta vlakom presahuje 500 km, alebo ak cesta zahŕňa plavbu po mori. Náklady na letenky sa uhrádzajú len po predložení sprievodných dokladov;
• príspevok na kilometrovné [5] za cestu autom [6] na základe najkratšej trasy určenej bežne používanými webovými stránkami o plánovaní trás.

Rezerváciu cestovných lístkov na začiatku a/alebo na konci stáže vykonáva úrad európskeho ombudsmana. Stážisti si však môžu cestovné lístky rezervovať sami, a to na základe predchádzajúceho súhlasu úradu.

Náhrada poplatkov za nadmernú batožinu je možná na základe predchádzajúceho súhlasu úradu ombudsmana. Maximálne množstvo batožiny, za ktorú je možná náhrada, je 50 kg.

S výnimkou prípadu, keď je žiadateľ so zdravotným postihnutím vybraný a počas cesty musí byť sprevádzaný, cestovné výdavky sa neuhrádzajú žiadnej inej osobe okrem osoby, ktorá využíva stáž.

C. Výdavky na služobné cesty vynaložené počas stáže

Na náhradu výdavkov, ktoré vznikli počas riadne schválených služobných ciest, sa analogicky uplatňujú ustanovenia uplatniteľné na úradníkov Európskej únie.

Článok 12
Primerané úpravy

Uchádzač o stáž, ktorý požiada o primerané úpravy svojej práce počas stáže, predloží žiadosť spolu so žiadosťou. K žiadosti sa priloží riadne odôvodnenie potreby opatrení týkajúcich sa posudzovania rizika.

Vybraní stážisti, ktorí potrebujú ZO, poskytnú podrobnosti týkajúce sa žiadosti o ZO a podporné dokumenty priamo lekárskej službe Európskeho parlamentu. Úrad pre riešenie krízových situácií vykoná predbežné posúdenie žiadosti o opatrenia na riešenie krízových situácií a predloží svoju správu útvaru pre ľudské zdroje ombudsmana.

Útvar ľudských zdrojov doručí svoje stanovisko menovaciemu orgánu, ktorý prijme rozhodnutie o tom, či a prípadne aké druhy opatrení týkajúcich sa posudzovania rizík sa poskytujú [7].

Článok 13
Nemocenské a úrazové poistenie

Stážisti sú poistení pre prípad choroby a úrazu prostredníctvom poistenia, ktoré hradí úrad európskeho ombudsmana.

Na žiadosť stážistu úrad ombudsmana poistí aj jeho manžela/manželku a deti proti riziku choroby a úrazu. V takýchto prípadoch bude stážista znášať dodatočné náklady.

Článok 14
Dovolenka a choroba

Stážisti majú nárok na dva pracovné dni dovolenky za každý mesiac stáže.

Dni nevyčerpanej dovolenky počas stáže sa nepreplácajú.

Za výnimočných okolností môžu stážisti požiadať o povolenie neprítomnosti v práci. Takéto žiadosti sa preskúmajú na základe ustanovení o mimoriadnej dovolenke, ktoré sa vzťahujú na úradníkov ombudsmana. V prípade udelenia povolenia sa analogicky uplatnia postupy uplatniteľné na zamestnancov európskeho ombudsmana.

V prípade neprítomnosti v dôsledku choroby musia stážisti bezodkladne informovať úrad ombudsmana. Neprítomnosť dlhšia ako tri dni musí byť odôvodnená lekárskym osvedčením.

Článok 15
Pozastavenie, predčasné ukončenie a ukončenie stáže

Žiadostiam o pozastavenie stáže úrad vo výnimočných prípadoch vyhovie s prihliadnutím na služobný záujem. Počas obdobia pozastavenia stáže sa pozastavujú aj mesačné platby grantov. Pozastavenie stáže neoprávňuje stážistu na náhradu cestovných výdavkov podľa článku 11.B.

Stáž môže ukončiť ktorákoľvek zo strán.

Stážista môže ukončiť stáž tak, že to oznámi priamemu nadriadenému a útvarom ľudských zdrojov aspoň jeden mesiac vopred.

Úrad môže ukončiť stáž v prípadoch, keď sa výkon stážistu považuje za neuspokojivý alebo keď stážista nedodržal podmienky stáže. Stážista dostane najprv príležitosť byť vypočutý. Ak úrad dospeje k záveru, že stáž musí byť ukončená, je na úrade, aby určil dátum ukončenia stáže. Ak je stáž ukončená z dôvodu výkonu stážistu, nesmie sa skončiť skôr ako posledný deň mesiaca nasledujúceho po rozhodnutí o ukončení stáže.

Článok 16
Postavenie stážistu

Prijatie na stáž nepriznáva stážistom postavenie úradníka alebo iného zamestnanca Európskej únie.

Článok 17
Ochrana osobných údajov

Spracúvanie osobných údajov európskym ombudsmanom sa riadi nariadením (EÚ) 2018/1725 [8]. Podrobné vyhlásenie o ochrane osobných údajov je súčasťou online systému podávania žiadostí a možno ho nájsť na webovom sídle európskeho ombudsmana.

Článok 18
Nadobudnutie účinnosti

Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť dňom jeho podpisu.

Štrasburg 31. januára 2025

Emily O'Reilly

 

[1] Analogicky k primeraným úpravám definovaným v článku 1d ods. 4 Služobného poriadku úradníkov Európskych spoločenstiev a Podmienok zamestnávania ostatných zamestnancov Európskych spoločenstiev „v prípade potreby primerané opatrenia, ktoré umožnia osobe so zdravotným postihnutím mať prístup k zamestnaniu, zúčastňovať sa na ňom alebo postupovať v zamestnaní alebo absolvovať odbornú prípravu, pokiaľ takéto opatrenia nepredstavujú neprimeranú záťaž pre zamestnávateľa“.

[2] V súlade s vnútornými pravidlami predchádzania obťažovaniu.

[3] Analogicky s príslušnými ustanoveniami služobného poriadku úradníkov sa nárok na príspevok na domácnosť určuje v súlade s podmienkami uvedenými v článku 1 ods. 2 a 3 prílohy VII k služobnému poriadku.

[4] Vrátane prípadov predčasného ukončenia.

[5] V súlade s platnými pravidlami o služobných cestách.

[6] Náklady na prenájom auta sa neuhrádzajú samostatne a hradia sa z príspevku na kilometrovné.

[7] V súlade so všeobecnými vykonávacími ustanoveniami Európskeho ombudsmana zo 4. novembra 2004, ktorými sa vykonáva článok 1 písm. e) bod 4 služobného poriadku týkajúci sa prijímania osôb so zdravotným postihnutím, a najmä kapitola 3 „Primerané úpravy“.

[8] Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001 a rozhodnutie č. 1247/2002/ES (Text s významom pre EHP) (Ú. v. EÚ L 295, 21.11.2018, s. 39 – 98).