Artikel 1
Algemene bepalingen

De Ombudsman biedt stages aan afgestudeerden in het universitair of hoger onderwijs met een grote belangstelling voor het project van de Europese Unie en met name voor de wijze waarop de EU-instellingen en hun administratie zich tot de burgers verhouden.

De Europese Ombudsman zet zich in voor de totstandbrenging van een gelijke en inclusieve werkomgeving. Onverminderd de artikelen 2 en 5 van dit besluit staan de stages open voor alle kandidaten, zonder onderscheid naar geografische, raciale of etnische afkomst, politieke, levensbeschouwelijke of religieuze overtuiging, sociale afkomst en het behoren tot een nationale minderheid, leeftijd of handicap, geslacht of seksuele geaardheid en zonder verwijzing naar hun burgerlijke staat of gezinssituatie.

Om getalenteerde personen met een handicap waardevolle werkervaring te bieden, stelt de Europese Ombudsman een specifiek positief actieprogramma voor stagiairs met een handicap op.

Daarnaast kan de Ombudsman aanvullende positieve acties lanceren en ad-hocstageprogramma’s publiceren met specifieke toelatingsvoorwaarden.

Onverminderd artikel 6, lid 3, van dit besluit en/of de specifieke kwalificaties en selectiecriteria in de stageoproepen, moeten kandidaten ten minste beschikken over een universitair diploma of diploma van drie jaar of een andere kwalificatie op een overeenkomstig niveau.

Stagiairs worden toegewezen aan Straatsburg of Brussel, afhankelijk van de behoeften van het Bureau.

De Europese Ombudsman heeft, na raadpleging van het personeelscomité van het Bureau, de volgende interne regels inzake de voorwaarden voor stages vastgesteld.

Artikel 2
Doel van een stage

Een stage is bedoeld om pas afgestudeerden praktische ervaring op te doen met het werk van de Ombudsman en hen in staat te stellen voort te bouwen op de kennis en vaardigheden die zij tijdens hun studie hebben opgedaan.

Stagiairs werken onder rechtstreeks toezicht van een ambtenaar of functionaris van de Europese Ombudsman, gewoonlijk eenheidshoofd of gelijkwaardig.

Artikel 3
Duur

Onder voorbehoud van een positieve beoordeling van de prestaties van de stagiair, als bedoeld in artikel 10, heeft de stage een duur van één jaar, zonder mogelijkheid tot verlenging.

Het Bureau kan bij wijze van uitzondering en in het belang van de dienst stages van kortere duur aanbieden.

Artikel 4
Voorwaarden om in aanmerking te komen

Kandidaten moeten:

1. onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie of van een toetredingsland/kandidaat-lidstaat;

2. beschikken over een universitair diploma van ten minste drie jaar (of een gelijkwaardige kwalificatie) in de in de desbetreffende oproepen gespecificeerde disciplines;

3. een grondige kennis hebben van een van de officiële talen van de Europese Unie en een zeer goede kennis van een andere taal. De belangrijkste werktaal van het Bureau van de Europese Ombudsman is het Engels. Een zeer goede kennis van het Engels is daarom vereist.

Kandidaten mogen niet langer dan acht opeenvolgende weken of twee volledige maanden:

4.  al een betaalde stage bij een Europese instelling, orgaan, agentschap, bureau, dienst, delegatie, vertegenwoordiging, met inbegrip van het kantoor van een lid van het Europees Parlement of van een Europese fractie, hebben gevolgd of hebben genoten, of

5.  een bezoldigde betrekking hebben gehad of gehad hebben bij een Europese instelling, orgaan, agentschap, bureau, dienst, delegatie of vertegenwoordiging, hetzij als tijdelijk functionaris, arbeidscontractant, hulpfunctionaris of uitzendkracht, hetzij als gedetacheerd nationaal deskundige, hetzij als medewerker van een lid van het Europees Parlement of van een Europese fractie.

Kandidaten moeten de stagefunctionaris in kennis stellen van elke wijziging in hun administratieve situatie die zich in eender welk stadium van de sollicitatie- en selectieprocedure zou kunnen voordoen.

Artikel 5
Selectieprocedure

1. Het Bureau van de Europese Ombudsman geeft eenmaal per jaar, normaal gesproken in februari voor stages die op 1 september van start gaan, de nodige stageoproepen uit waarin kandidaten worden uitgenodigd om te solliciteren. De oproepen voor stages definiëren specifieke werkgebieden, verduidelijken de vereisten voor elk gepubliceerd profiel en beschrijven de selectieprocedure.

2. De oproep voor stagiairs met een handicap wordt normaal gesproken in februari gepubliceerd voor de stageperiode die op 1 september begint.

3. Tenzij anders bepaald, moeten sollicitaties worden geregistreerd via het online sollicitatiesysteem op de website van de Europese Ombudsman en de volgende documenten bevatten:

• een ingevuld online aanvraagformulier;
• een Engelstalige versie van het curriculum vitae van de aanvrager; en
• kopieën van de diploma’s, graden of certificaten van de aanvrager (kopieën hoeven niet te worden gewaarmerkt of vertaald).

Een begeleidende brief van één pagina in het Engels waarin de redenen en de motivatie voor het solliciteren naar de stage worden toegelicht, kan nodig zijn voor specifieke profielen. Dit wordt verduidelijkt in de traineeship calls.  

Het is verplicht om de gevraagde informatie en bewijsstukken te verstrekken wanneer u online een aanvraag indient. Onvolledige aanvragen worden automatisch uitgesloten van het registratiesysteem.

In de eerste fase van het selectieproces worden de kwalificaties, ervaring en motivatie van in aanmerking komende kandidaten beoordeeld op basis van de informatie in hun sollicitatie, met inbegrip van hun cv en motivatiebrief.

4.  Na de eerste fase kunnen aanvragers worden uitgenodigd om een test af te leggen.

5.  Sollicitanten op de shortlist worden uitgenodigd voor een gesprek, gewoonlijk via een videogesprek of telefonisch.

6.  De Ombudsman werft stagiairs aan zonder discriminatie op welke grond dan ook. Indien de kwalificaties en vaardigheden van de kandidaten gelijk zijn, streeft het Bureau naar een evenwichtige geografische spreiding en gendergelijkheid tussen de kandidaten. Het Bureau neemt positieve maatregelen met betrekking tot de aanwerving van stagiairs met een handicap.

7.  Indien sollicitanten met een handicap worden geselecteerd, krijgen zij, indien nodig, redelijke aanpassingen op het werk om hen in staat te stellen de toegewezen taken uit te voeren [1].

8.  Het bureau van de Ombudsman zal de aanvragers uiterlijk op 30 juni in kennis stellen van het besluit dat over hun aanvraag is genomen. Niet-succesvolle sollicitanten kunnen voor een andere stageperiode solliciteren door een nieuwe aanvraag in te dienen.

Artikel 6
Stage voor personen met een handicap

1. Elk jaar publiceert de Europese Ombudsman een oproep voor stagiairs met een handicap.

2. Kandidaten die voor dit programma solliciteren, mogen niet meedingen naar de plaatsen in het kader van de andere stageoproepen overeenkomstig artikel 5, lid 1, van dit besluit. Kandidaten met een handicap kunnen echter tegelijkertijd solliciteren voor de andere stageregelingen als zij aan de toelatingscriteria voldoen.

3. Onverminderd artikel 4, lid 2, moeten kandidaten een universitair diploma hebben of ten minste een derdejaars student (of gelijkwaardig) zijn van een instelling voor hoger onderwijs (d.w.z. een universiteit, een beroepsopleiding of een technische school en/of een andere instelling). De rest van dit besluit is van toepassing op kandidaten die in het kader van deze regeling worden geselecteerd.

4. Om in aanmerking te komen, moeten kandidaten een erkende handicap hebben. Zij moeten samen met de aanvraag het nodige bewijsmateriaal verstrekken, zoals beschreven in de oproep, in een van de officiële talen van de EU. Indien nodig kan het Bureau om aanvullende informatie verzoeken.

5. De profielen en respectieve taken van stagiairs met een handicap worden in de oproep beschreven.

6. Ontvangen inkomsten in verband met een handicap, zoals subsidies, subsidies of steun van welke aard dan ook, worden niet beschouwd als een externe bron van inkomsten voor de toepassing van artikel 11.A.1.

Artikel 7
Algemene verplichtingen voor stagiairs

1.  Stagiairs moeten zich ertoe verbinden de bij het Bureau van de Ombudsman geldende regels, procedures en praktijken in acht te nemen, met name:

• de instructies van hun lijnmanagers en van de ambtenaar of agent onder wiens leiding zij worden geplaatst;
• de vastgestelde regels inzake arbeidstijd en hybride werk; en
• de regels en procedures met betrekking tot de toegang van het publiek tot en de vertrouwelijkheid van documenten.

2.  Stagiairs mogen geen beroepsmatige banden met derden hebben die onverenigbaar kunnen zijn met de stage. Zij zijn verplicht de vertrouwelijkheidsverplichtingen na te leven die bij het statuut van de Europese Ombudsman aan de Ombudsman en zijn personeel zijn opgelegd. Zij moeten de grootst mogelijke discretie in acht nemen met betrekking tot feiten en informatie die hen tijdens de stage ter kennis komen. Na afloop van hun stage blijven zij aan deze verplichting gebonden.

3.  Stagiairs moeten bijdragen aan de werkzaamheden van de dienst waarvoor zij zijn aangesteld. Het Bureau van de Europese Ombudsman behoudt alle rechten op alle werkzaamheden die zij tijdens de stage hebben verricht.

Artikel 8
Klokkenluiders

Indien een stagiair tijdens de stage kennis krijgt van feiten die aanleiding geven tot een vermoeden van het bestaan van mogelijke illegale activiteiten, met inbegrip van fraude of corruptie waardoor de belangen van de Unie worden geschaad, of van gedragingen in verband met de uitoefening van beroepswerkzaamheden die een ernstige niet-nakoming van de verplichtingen van ambtenaren van de Unie of van stagiairs kunnen vormen, handelt de stagiair onmiddellijk overeenkomstig de interne regels inzake klokkenluiders van het Bureau en stelt hij het Bureau daarvan schriftelijk in kennis.

Artikel 9
Discriminatie

De Europese Ombudsman voert een nultolerantiebeleid ten aanzien van discriminatie, met inbegrip van intimidatie. In geval van dergelijk gedrag hebben stagiairs het recht gebruik te maken van de diensten en procedures die beschikbaar zijn bij de Europese Ombudsman [2].

Artikel 10
Toezicht

Individuele doelstellingen worden aan het begin van de stage vastgesteld door de lijnmanager die verantwoordelijk is voor de stagiair. De doelstellingen worden in een eerste gesprek aan de stagiair uitgelegd.

Tijdens de stage vindt na zes maanden één formele vergadering met de verantwoordelijke lijnmanager of mentor plaats om de prestaties van de stagiair te beoordelen.

Aan het einde van de stage vindt een laatste vergadering plaats met de lijnmanager om de stage wederzijds te beoordelen.

Naast het directe toezicht op een ambtenaar of functionaris van de Europese Ombudsman krijgt elke stagiair aan het begin van de stage een mentor toegewezen. De rol van een mentor bestaat erin toezicht te houden op het dagelijkse werk en de integratie van de stagiair in de instelling te vergemakkelijken.

Aan het einde van de stage voert de personeelsdienst een exitgesprek om feedback te verzamelen over de ervaring van de stagiairs in het Bureau.

Artikel 11
Financiële regelingen

A. Maandelijkse subsidies

Stagiairs ontvangen tijdens de stageperiode een maandelijkse beurs. Stagiairs die tijdens de stage een salaris of andere soortgelijke financiële steun ontvangen, moeten dit aangeven. In dergelijke gevallen komt de hoogte van de door het Bureau van de Ombudsman betaalde maandelijkse subsidie overeen met het eventuele verschil tussen het bedrag van de externe steun en de waarde van een volledige maandelijkse subsidie.

Het bedrag van een maandelijkse toelage komt overeen met 25 % van het basissalaris van het personeel in rang AD 6, salaristrap 1, dat van toepassing is op het moment van de aanbieding, vermeerderd met de kostwinnerstoelage, indien van toepassing.[3] Dit bedrag kan bij besluit van de Ombudsman worden aangepast, met name in verband met de mogelijke indexering van de salarissen van de ambtenaren. De subsidie is onderworpen aan de weging die van toepassing is in het land waar de stage plaatsvindt. Het kan ook onderworpen zijn aan belastingheffing, afhankelijk van de toepasselijke nationale wetgeving.

De Ombudsman kan, rekening houdend met eventuele specifieke behoeften van de stagiairs, een maandelijks forfaitair bedrag toekennen dat per geval wordt vastgesteld.

Indien een aanvrager met een handicap wordt geselecteerd als onderdeel van redelijke aanpassingen, stelt het Bureau tot 50 % van de maandelijkse beurs kredieten beschikbaar ter dekking van extra kosten die rechtstreeks verband houden met de handicap van de geselecteerde stagiair en die onvoldoende door de maandelijkse beurs worden gedekt. De stagiairs moeten passende bewijsstukken overleggen om hun specifieke voorwaarden te documenteren op basis waarvan het tot aanstelling bevoegde gezag een individueel besluit over de aanvullende betaling zal nemen.

B. Reiskosten aan het begin en het einde van de stage

Stagiairs die geen aanspraak kunnen maken op reiskosten uit andere bronnen, kunnen aanspraak maken op vergoeding van de kosten van reizen binnen het grondgebied van de Europese Unie en de toetredingslanden tussen hun woonplaats en Straatsburg/Brussel aan het begin en het einde [4] van de stage, als volgt:

• treintarief tweede klasse via de meest directe route, indien nodig met slaapauto;
• het bustarief of het tarief voor het delen van auto's via de meest directe route;
• economy class-vliegtarief, voor de goedkoopste route, als dat goedkoper is, of als de treinreis meer dan 500 km bedraagt, of als de reis een overtocht over zee omvat. De kosten van vliegtickets worden alleen vergoed na overlegging van bewijsstukken;
• kilometervergoeding [5] voor autoreizen [6] op basis van de kortste route zoals bepaald door veelgebruikte websites voor routeplanning.

De boeking van vervoerbewijzen aan het begin en/of het einde van de stage gebeurt door het Bureau van de Europese Ombudsman. Stagiairs mogen echter alleen vervoerbewijzen boeken, mits het Bureau daarvoor vooraf toestemming heeft verleend.

Terugbetaling van vergoedingen voor overbagage is mogelijk, mits voorafgaande goedkeuring door het bureau van de Ombudsman. De maximale hoeveelheid bagage waarvoor terugbetaling mogelijk is, is 50 kg.

Behalve als een sollicitant met een handicap wordt geselecteerd en tijdens de reis moet worden begeleid, worden reiskosten vergoed aan niemand anders dan de persoon die de stage heeft gevolgd.

C. Kosten van dienstreizen tijdens de stage

Voor de vergoeding van de kosten van dienstreizen waarvoor naar behoren toestemming is verleend, zijn de bepalingen die van toepassing zijn op ambtenaren van de Europese Unie van overeenkomstige toepassing.

Artikel 12
Redelijke aanpassingen

Een kandidaat voor een stage die tijdens de stage om redelijke aanpassingen (hierna "RA" genoemd) voor zijn werk verzoekt, dient samen met de aanvraag een verzoek in. Het verzoek gaat vergezeld van een deugdelijke motivering van de noodzaak van regelingen inzake risicobeoordeling.

Geselecteerde stagiairs die RA nodig hebben, verstrekken de details van het RA-verzoek en de ondersteunende documenten rechtstreeks aan de medische dienst van het Europees Parlement. Deze voert een voorafgaande beoordeling uit van het verzoek om regelingen voor risicobeoordeling en dient zijn verslag in bij de HR-dienst van de Ombudsman.

De HV-dienst brengt advies uit aan het tot aanstelling bevoegde gezag, dat een besluit neemt over de vraag of en, indien van toepassing, welke soorten RA-regelingen worden toegekend ^[7].

Artikel 13
Ziekte- en ongevallenverzekering

Stagiairs zijn verzekerd tegen ziekte en ongevallen via een verzekering die wordt betaald door het Bureau van de Europese Ombudsman.

Op verzoek van de stagiair verzekert het bureau van de Ombudsman ook zijn echtgenoot en kinderen tegen het risico van ziekte en ongevallen. In dergelijke gevallen draagt de stagiair de extra kosten.

Artikel 14
Verlof en ziekte

Stagiairs hebben recht op twee werkdagen verlof voor elke maand van de stage.

Verlofdagen die tijdens de stage niet zijn opgenomen, worden niet vergoed.

In uitzonderlijke omstandigheden kunnen stagiairs toestemming vragen om afwezig te zijn op het werk. Dergelijke verzoeken zullen worden onderzocht in het licht van de bijzondere verlofbepalingen die van toepassing zijn op de ambtenaren van de Ombudsman. Indien toestemming wordt verleend, zijn de procedures die van toepassing zijn op het personeel van de Europese Ombudsman van overeenkomstige toepassing.

Indien stagiairs wegens ziekte afwezig zijn, moeten zij het bureau van de Ombudsman daarvan onmiddellijk in kennis stellen. Bij afwezigheid van meer dan drie dagen moet een medisch attest worden overgelegd.

Artikel 15
Opschorting, voortijdige beëindiging en beëindiging van de stage

Verzoeken om opschorting van een stage worden door het Bureau in uitzonderlijke omstandigheden ingewilligd, rekening houdend met het belang van de dienst. Tijdens een periode van opschorting van een stage worden ook de maandelijkse subsidiebetalingen opgeschort. Opschorting van de stage geeft de stagiair geen recht op vergoeding van reiskosten op grond van artikel 11.B. hierboven.

Elke partij kan de stage beëindigen.

Een stagiair kan de stage beëindigen door de lijnmanager en de HR-diensten daarvan ten minste één maand van tevoren in kennis te stellen.

Het Bureau kan de stage beëindigen wanneer de prestaties van een stagiair onbevredigend worden geacht of wanneer de stagiair de stagevoorwaarden niet in acht heeft genomen. De stagiair krijgt eerst de gelegenheid om te worden gehoord. Indien het Bureau concludeert dat de stage moet worden beëindigd, is het aan het Bureau om de datum te bepalen waarop de stage eindigt. Wanneer de stage wordt beëindigd vanwege de prestaties van de stagiair, mag de stage niet eerder eindigen dan de laatste dag van de maand die volgt op het besluit om de stage te beëindigen.

Artikel 16
Status van stagiair

Toelating tot stages verleent stagiairs niet de status van ambtenaar of ander personeelslid van de Europese Unie.

Artikel 17
Bescherming van persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens door de Europese Ombudsman valt onder Verordening (EU) 2018/1725 [8]. Een gedetailleerde privacyverklaring over gegevensbescherming is opgenomen in het online sollicitatiesysteem en is te vinden op de website van de Europese Ombudsman.

Artikel 18
Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag van de ondertekening ervan.

Straatsburg, 31 januari 2025

Emily O'Reilly

 

[1] Naar analogie van de redelijke aanpassingen als omschreven in artikel 1 quinquies, lid 4, van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van deze Gemeenschappen, „passende maatregelen, indien nodig, om een persoon met een handicap in staat te stellen toegang te hebben tot, deel te nemen aan of vooruitgang te boeken in het arbeidsproces of een opleiding te volgen, tenzij dergelijke maatregelen een onevenredige last voor de werkgever zouden vormen”.

[2] Overeenkomstig de interne regels inzake de preventie van intimidatie.

[3] Naar analogie van de relevante bepalingen van het Statuut van de ambtenaren wordt de kostwinnerstoelage vastgesteld overeenkomstig de voorwaarden van artikel 1, leden 2 en 3, van bijlage VII bij het Statuut.

[4] Ook in geval van voortijdige beëindiging.

[5] In overeenstemming met de toepasselijke regels inzake dienstreizen.

[6] Autoverhuurkosten worden niet afzonderlijk vergoed en worden gedekt door de kilometervergoeding.

[7] Overeenkomstig de algemene uitvoeringsbepalingen van de Europese Ombudsman van 4 november 2004 tot uitvoering van artikel 1, onder e), punt 4, van het Statuut betreffende de aanwerving van personen met een handicap, en met name hoofdstuk 3 "Redelijke huisvesting".

[8] Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39).