Articolo 1
Disposizioni generali

Il Mediatore offre tirocini a laureati o diplomati dell'istruzione superiore con un vivo interesse per il progetto dell'Unione europea e, in particolare, per il modo in cui le istituzioni dell'UE e la loro amministrazione si relazionano con i cittadini.

Il Mediatore europeo è impegnato a creare un ambiente di lavoro equo e inclusivo. Fatti salvi gli articoli 2 e 5 della presente decisione, i tirocini sono aperti a tutti i candidati senza distinzioni per quanto riguarda l'origine geografica, razziale o etnica, le convinzioni politiche, filosofiche o religiose, l'origine sociale e l'appartenenza a una minoranza nazionale, l'età o la disabilità, il genere o l'orientamento sessuale e senza riferimento al loro stato civile o alla loro situazione familiare.

Al fine di fornire una preziosa esperienza lavorativa alle persone di talento con disabilità, il Mediatore europeo istituisce un apposito programma di azione positiva per i tirocinanti con disabilità.

Inoltre, il Mediatore può avviare ulteriori azioni positive e pubblicare programmi di tirocinio ad hoc con requisiti di ammissibilità specifici.

Fatto salvo l'articolo 6, paragrafo 3, della presente decisione e/o le qualifiche specifiche e i criteri di selezione previsti negli inviti a presentare proposte di tirocinio, i candidati dovrebbero avere almeno un diploma universitario o un diploma triennale o un'altra qualifica di livello corrispondente.

I tirocinanti sono assegnati a Strasburgo o Bruxelles, a seconda delle esigenze dell'Ufficio.

Il Mediatore europeo ha adottato le seguenti norme interne sulle condizioni dei tirocini, previa consultazione del comitato del personale dell’Ufficio.

Articolo 2
Scopo di un tirocinio

Un tirocinio è inteso a fornire ai neolaureati un'esperienza pratica del lavoro del Mediatore e a consentire loro di sviluppare le conoscenze e le competenze acquisite durante gli studi.

I tirocinanti lavorano sotto la supervisione diretta di un funzionario o agente del Mediatore europeo, di norma un capo unità o equivalente.

Articolo 3
Durata

Fatta salva una valutazione positiva delle prestazioni del tirocinante, come stabilito all'articolo 10, il tirocinio ha una durata di un anno, senza possibilità di proroga.

In via eccezionale e nell'interesse del servizio, l'Ufficio può offrire tirocini di durata inferiore.

Articolo 4
Condizioni di ammissibilità

I candidati devono:

essere cittadini di uno Stato membro dell'Unione europea o di un paese aderente/candidato;

2. avere una laurea o un diploma universitario di almeno tre anni (o una qualifica equivalente) nelle discipline specificate nei relativi inviti;

3. avere una conoscenza approfondita di una delle lingue ufficiali dell'Unione europea e un'ottima conoscenza di un'altra. La lingua di lavoro principale dell'Ufficio del Mediatore europeo è l'inglese. È quindi richiesta un'ottima conoscenza dell'inglese.

I candidati non devono, per più di otto settimane consecutive o due mesi interi:

4.  hanno già beneficiato o beneficiano di qualsiasi tipo di tirocinio retribuito in servizio presso un'istituzione, un organo, un'agenzia, un ufficio, un servizio, una delegazione, una rappresentanza europei, compreso l'ufficio di un deputato al Parlamento europeo o di un gruppo politico europeo, o

5.  hanno svolto o hanno svolto qualsiasi tipo di lavoro retribuito all'interno di un'istituzione, di un organo, di un'agenzia, di un ufficio, di un servizio, di una delegazione o di un ufficio di rappresentanza europei, in qualità di agente temporaneo, contrattuale, ausiliario o interinale, di esperto nazionale distaccato o di assistente di un deputato al Parlamento europeo o di un gruppo politico europeo.

I candidati devono informare il funzionario responsabile dei tirocini di qualsiasi cambiamento nella loro situazione amministrativa che potrebbe verificarsi in qualsiasi fase del processo di candidatura e selezione.

Articolo 5
Procedura di selezione

1. L'Ufficio del Mediatore europeo emette i necessari inviti a presentare candidature una volta all'anno, di norma a febbraio per i tirocini che iniziano il 1o settembre. I bandi di tirocinio definiscono ambiti di lavoro specifici, chiariscono i requisiti per ciascun profilo pubblicato e specificano la procedura di selezione.

2. Il bando per tirocinanti con disabilità è di norma pubblicato a febbraio per il periodo di tirocinio che inizia il 1o settembre.

3. Salvo disposizione contraria, le domande devono essere registrate tramite il sistema di candidatura online sul sito web del Mediatore europeo e includere i seguenti documenti:

• un modulo di domanda online compilato;
• una versione in lingua inglese del curriculum vitae del richiedente; e
• copie dei diplomi, dei titoli o dei certificati del richiedente (le copie non devono essere certificate o tradotte).

Una lettera di presentazione di una pagina in inglese che spieghi i motivi e la motivazione della candidatura per il tirocinio potrebbe essere richiesta per profili specifici. Ciò è chiarito negli inviti a presentare proposte di tirocinio.  

È obbligatorio fornire le informazioni richieste al momento della presentazione della domanda online e i documenti giustificativi. Le domande incomplete saranno automaticamente escluse dal sistema di registrazione.

La fase iniziale del processo di selezione comprenderà la valutazione delle qualifiche, dell'esperienza e della motivazione dei candidati ammissibili sulla base delle informazioni fornite nella loro domanda, compreso il loro CV e la lettera di motivazione.

4.  Dopo la fase iniziale, i candidati possono essere invitati a sostenere una prova.

5.  I candidati selezionati saranno invitati a un colloquio, normalmente tramite uno strumento di videochiamata o al telefono.

6.  Il Mediatore assume tirocinanti senza discriminazioni fondate su alcun motivo. Se le qualifiche e le competenze dei candidati sono di pari livello, l'Ufficio si adopera per garantire una distribuzione geografica equilibrata e la parità di genere tra i candidati. L’Ufficio adotta azioni positive per quanto riguarda l’assunzione di tirocinanti con disabilità.

7.  Nel caso in cui i candidati con disabilità siano selezionati, saranno forniti, se necessario, di soluzioni ragionevoli sul posto di lavoro per consentire loro di svolgere i compiti assegnati.[1]

8.  L'Ufficio del Mediatore informerà i richiedenti della decisione adottata sulla loro domanda al più tardi il 30 giugno. I candidati non selezionati possono candidarsi per un altro periodo di tirocinio presentando una nuova domanda.

Articolo 6
Tirocinio per persone con disabilità

1. Ogni anno il Mediatore europeo pubblica un invito a presentare candidature per tirocinanti con disabilità.

2. I candidati che presentano domanda per il presente programma non competono per i posti previsti dagli altri inviti a presentare proposte di tirocinio a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, della presente decisione. Tuttavia, i candidati con disabilità possono candidarsi simultaneamente agli altri programmi di tirocinio se soddisfano i criteri di ammissibilità.

3. Fatto salvo l'articolo 4, paragrafo 2, i candidati devono essere in possesso di un diploma universitario o essere almeno studenti del terzo anno (o equivalente) di un istituto di istruzione superiore (ossia università, scuole professionali o tecniche e/o altri). Il resto della presente decisione si applica ai candidati selezionati nell'ambito di questo regime.

4. Per essere ammissibili, i candidati devono avere una disabilità riconosciuta. Devono fornire le prove necessarie descritte nell'invito, in una delle lingue ufficiali dell'UE insieme alla domanda. Se necessario, l'Ufficio può chiedere informazioni supplementari.

5. I profili e i rispettivi compiti dei tirocinanti con disabilità sono descritti nell'invito.

6. Qualsiasi reddito percepito in relazione a una disabilità, come sovvenzioni, sovvenzioni o aiuti di qualsiasi natura, non è considerato una fonte esterna di reddito ai fini dell'articolo 11.A.1.

Articolo 7 Obblighi
generali dei tirocinanti

1.  I tirocinanti devono impegnarsi a rispettare le norme, le procedure e le prassi applicabili presso l'ufficio del Mediatore, in particolare:

• le istruzioni dei loro superiori gerarchici e del funzionario o agente sotto la cui guida sono posti;
• le norme stabilite in materia di orario di lavoro e lavoro ibrido; e
• le norme e le procedure relative all'accesso del pubblico ai documenti e alla loro riservatezza.

2.  I tirocinanti non devono avere legami professionali con terzi che potrebbero essere incompatibili con il tirocinio. Essi sono tenuti a rispettare gli obblighi di riservatezza imposti al Mediatore e al suo personale dallo statuto del Mediatore europeo. Devono osservare la massima discrezione per quanto riguarda i fatti e le informazioni di cui vengono a conoscenza durante il tirocinio. Essi restano vincolati da tale obbligo dopo il completamento del loro tirocinio.

3.  I tirocinanti devono contribuire al lavoro del servizio al quale sono assegnati. L'Ufficio del Mediatore europeo conserva tutti i diritti sul lavoro svolto durante il tirocinio.

Articolo 8
Segnalazione di irregolarità

Se, nel corso del tirocinio, un tirocinante viene a conoscenza di fatti che fanno presumere l'esistenza di un'eventuale attività illecita, compresa la frode o la corruzione lesiva degli interessi dell'Unione, o di comportamenti relativi all'esercizio di funzioni professionali che possono costituire una grave inosservanza degli obblighi dei funzionari dell'Unione o dei tirocinanti, il tirocinante agisce immediatamente conformemente alle norme interne dell'Ufficio in materia di denunce di irregolarità e ne informa l'Ufficio per iscritto.

Articolo 9
Discriminazione

Il Mediatore europeo applica una politica di tolleranza zero nei confronti della discriminazione, comprese le molestie. In caso di tale comportamento, i tirocinanti hanno il diritto di avvalersi dei servizi e delle procedure disponibili presso il Mediatore europeo [2].

Articolo 10
Vigilanza

Gli obiettivi individuali saranno fissati dal responsabile di linea responsabile del tirocinante all'inizio del tirocinio. Gli obiettivi sono spiegati al tirocinante in una riunione iniziale.

Durante il tirocinio, dopo sei mesi si tiene una riunione formale con il responsabile della linea o il mentore responsabile, al fine di valutare le prestazioni del tirocinante.

Alla fine del tirocinio si tiene una riunione finale con il responsabile della linea per valutare reciprocamente il tirocinio.

Oltre alla supervisione diretta di un funzionario o agente del Mediatore europeo, a ciascun tirocinante sarà assegnato un tutor all'inizio del tirocinio. Il ruolo di un mentore è quello di supervisionare il lavoro quotidiano e facilitare l'integrazione del tirocinante nell'istituzione.

Un colloquio di uscita sarà condotto al termine del tirocinio dalle risorse umane al fine di raccogliere riscontri sull’esperienza dei tirocinanti presso l’Ufficio.

Articolo 11
Disposizioni finanziarie

A. Sovvenzioni mensili

I tirocinanti ricevono una sovvenzione mensile durante il periodo di tirocinio. I tirocinanti che ricevono uno stipendio o un altro sostegno finanziario di natura analoga durante il periodo di tirocinio dovrebbero dichiararlo. In tali casi, il livello della sovvenzione mensile versata dall'ufficio del Mediatore corrisponderà all'eventuale differenza tra l'importo del sostegno esterno e il valore di una sovvenzione mensile completa.

L’importo di una sovvenzione mensile è pari al 25% dello stipendio base del personale di grado AD 6, scatto 1, applicabile al momento della presentazione dell’offerta, maggiorato, se del caso, dell’assegno di famiglia [3]. Tale importo può essere adeguato con decisione del Mediatore, in particolare in relazione alla potenziale indicizzazione degli stipendi dei funzionari. La sovvenzione è soggetta alla ponderazione applicabile nel paese in cui si svolge il tirocinio. Può anche essere soggetto a tassazione a seconda della legislazione nazionale applicabile.

Il Mediatore, in considerazione di eventuali esigenze specifiche dei tirocinanti, può concedere una somma forfettaria mensile da decidere caso per caso.

Se un richiedente con disabilità è selezionato, come parte di una soluzione ragionevole, l’Ufficio metterà a disposizione stanziamenti, fino al 50% della sovvenzione mensile, per coprire i costi aggiuntivi direttamente connessi alla condizione di disabilità del tirocinante selezionato e che non sono sufficientemente coperti dalla sovvenzione mensile. I tirocinanti presentano prove adeguate per documentare le loro condizioni specifiche in base alle quali l'autorità che ha il potere di nomina emetterà una decisione individuale sul pagamento supplementare.

B. Spese di viaggio sostenute all'inizio e alla fine del tirocinio

I tirocinanti che non hanno diritto a chiedere il rimborso delle spese di viaggio a nessun'altra fonte possono chiedere il rimborso delle spese di viaggio all'interno del territorio dell'Unione europea e dei paesi in via di adesione tra il loro luogo di residenza e Strasburgo/Bruxelles all'inizio e alla fine [4] del tirocinio, come segue:

• tariffa ferroviaria di seconda classe per la tratta più diretta, con vagone letto se necessario;
• tariffa dell'autobus o tariffa del car sharing per la tratta più diretta;
• tariffa aerea in classe economica, per la tratta più economica, se questa è meno costosa, se il viaggio ferroviario supera i 500 km o se il viaggio comporta una traversata marittima. Il costo dei biglietti aerei è rimborsato solo su presentazione dei documenti giustificativi;
• indennità chilometrica [5] per i viaggi in auto,[6] sulla base del percorso più breve determinato dai siti web di pianificazione del percorso comunemente utilizzati.

La prenotazione dei biglietti di trasporto all'inizio e/o alla fine del tirocinio è effettuata dall'Ufficio del Mediatore europeo. I tirocinanti possono tuttavia prenotare i biglietti di trasporto da soli, previa approvazione dell'Ufficio.

Il rimborso delle tasse dovute per il bagaglio in eccesso è possibile, previa approvazione da parte dell'Ufficio del Mediatore. La quantità massima di bagaglio per il quale è possibile il rimborso è di 50 kg.

Tranne nel caso in cui un richiedente con disabilità sia selezionato e debba essere accompagnato durante il viaggio, nessuna persona diversa dalla persona che beneficia del tirocinio sarà rimborsata delle spese di viaggio.

C. Spese di missione sostenute durante il tirocinio

Per il rimborso delle spese sostenute nel corso di missioni debitamente autorizzate, si applicano per analogia le disposizioni applicabili ai funzionari dell'Unione europea.

Articolo 12
Giustificazione ragionevole

Il candidato a un tirocinio che richieda soluzioni ragionevoli (di seguito "RA") per il proprio lavoro durante il tirocinio presenta una richiesta unitamente alla domanda. La richiesta è accompagnata da un'adeguata giustificazione della necessità di accordi RA.

I tirocinanti selezionati che necessitano di assistenza sanitaria forniscono direttamente al Servizio medico del Parlamento europeo i dettagli relativi alla richiesta di assistenza sanitaria e i documenti giustificativi. Quest'ultimo effettua una valutazione preliminare della richiesta di accordi RA e presenta la sua relazione al servizio delle risorse umane del Mediatore.

Il servizio Risorse umane esprime il proprio parere all'autorità che ha il potere di nomina, la quale decide se e, se del caso, quali tipi di accordi RA sono concessi ^[7].

Articolo 13
Assicurazione malattia e infortuni

I tirocinanti sono assicurati contro le malattie e gli infortuni attraverso un'assicurazione pagata dall'Ufficio del Mediatore europeo.

Su richiesta del tirocinante, l'ufficio del Mediatore assicurerà anche il coniuge e i figli contro il rischio di malattia e infortunio. In tali casi, il tirocinante sosterrà i costi aggiuntivi.

Articolo 14
Congedi e malattia

I tirocinanti hanno diritto a due giorni lavorativi di congedo per ogni mese di tirocinio.

I giorni di congedo non goduti durante il tirocinio non sono rimborsati.

In circostanze eccezionali, i tirocinanti possono chiedere il permesso di assentarsi dal lavoro. Tali richieste saranno esaminate alla luce delle disposizioni in materia di congedi speciali applicabili ai funzionari del Mediatore. Se viene concessa un'autorizzazione, si applicheranno per analogia le procedure applicabili al personale del Mediatore europeo.

In caso di assenza per malattia, i tirocinanti devono informarne immediatamente l'ufficio del Mediatore. Le assenze superiori a tre giorni devono essere giustificate da un certificato medico.

Articolo 15
Sospensione, cessazione anticipata e fine del tirocinio

Le richieste di sospensione di un tirocinio sono accolte dall’Ufficio in circostanze eccezionali, tenendo conto dell’interesse del servizio. Durante un periodo di sospensione di un tirocinio, sono sospesi anche i pagamenti mensili delle sovvenzioni. La sospensione del tirocinio non dà diritto al rimborso delle spese di viaggio ai sensi dell'articolo 11.B.

Ciascuna delle parti può porre fine al tirocinio.

Un tirocinante può terminare il tirocinio informando il superiore gerarchico e i servizi delle risorse umane con almeno un mese di anticipo.

L'Ufficio può porre fine al tirocinio nei casi in cui lo svolgimento di un tirocinante sia ritenuto insoddisfacente o il tirocinante non abbia rispettato le condizioni del tirocinio. Il tirocinante avrà innanzitutto la possibilità di essere ascoltato. Se l'Ufficio conclude che il tirocinio deve essere terminato, spetta all'Ufficio stabilire la data di fine del tirocinio. In caso di cessazione a causa delle prestazioni del tirocinante, il tirocinio non può terminare prima dell'ultimo giorno del mese successivo alla decisione di porre fine al tirocinio.

Articolo 16
Status di tirocinante

L'ammissione ai tirocini non conferisce ai tirocinanti lo status di funzionario o di altro agente dell'Unione europea.

Articolo 17
Protezione dei dati personali

Il trattamento dei dati personali da parte del Mediatore europeo è disciplinato dal regolamento (UE) 2018/1725 [8]. Una dichiarazione dettagliata sulla protezione dei dati è inclusa nel sistema di candidatura online e può essere consultata sul sito web del Mediatore europeo.

Articolo 18
Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore il giorno della firma.

Strasburgo, 31 gennaio 2025

Emily O'Reilly

 

[1] Per analogia con la soluzione ragionevole definita all’articolo 1 quinquies, paragrafo 4, dello Statuto dei funzionari e del regime applicabile agli altri agenti della Comunità europea, «misure appropriate, ove necessario, per consentire a una persona con disabilità di accedere a un impiego, di parteciparvi, di progredire nel suo impiego o di seguire una formazione, a meno che tali misure non comportino un onere sproporzionato per il datore di lavoro».

[2] Conformemente alle norme interne in materia di prevenzione delle molestie.

[3] Per analogia con le pertinenti disposizioni dello Statuto dei funzionari, l’ammissibilità all’assegno di famiglia è determinata alle condizioni di cui all’articolo 1, paragrafi 2 e 3, dell’allegato VII dello Statuto.

[4] Compreso in caso di risoluzione anticipata.

[5] Conformemente alle norme applicabili in materia di missioni.

[6] Le spese di noleggio auto non sono rimborsate separatamente e sono coperte dall'indennità chilometrica.

[7] Conformemente alle disposizioni generali di esecuzione del Mediatore europeo del 4 novembre 2004, che attuano l'articolo 1, lettera e), punto 4, dello statuto dei funzionari per quanto riguarda l'assunzione di persone con disabilità, in particolare il capo 3 "Alloggio ragionevole".

[8] Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/ECT (GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39).