1. cikk
Általános rendelkezések

Az ombudsman szakmai gyakorlatokat kínál azoknak az egyetemi vagy felsőfokú végzettséggel rendelkező személyeknek, akik nagy érdeklődést mutatnak az Európai Unió projektje, és különösen az iránt, hogy az uniós intézmények és azok igazgatása hogyan viszonyul a polgárokhoz.

Az európai ombudsman elkötelezett az egyenlő és befogadó munkakörnyezet megteremtése mellett. E határozat 2. és 5. cikkének sérelme nélkül a szakmai gyakorlat minden pályázó számára nyitva áll, földrajzi, faji vagy etnikai származásra, politikai, világnézeti vagy vallási meggyőződésre, társadalmi származásra és nemzeti kisebbséghez tartozásra, életkorra vagy fogyatékosságra, nemre vagy szexuális irányultságra való tekintet nélkül, valamint családi állapotukra vagy családi helyzetükre való tekintet nélkül.

Annak érdekében, hogy értékes munkatapasztalatot nyújtson a fogyatékossággal élő tehetséges személyeknek, az európai ombudsman külön pozitív cselekvési programot hoz létre a fogyatékossággal élő gyakornokok számára.

Emellett az ombudsman további pozitív intézkedéseket indíthat, és konkrét jogosultsági követelményekkel rendelkező ad hoc gyakornoki programokat tehet közzé.

E határozat 6. cikke (3) bekezdésének és/vagy a szakmai gyakorlatra vonatkozó felhívásokban meghatározott speciális képesítéseknek és kiválasztási szempontoknak a sérelme nélkül a pályázóknak legalább hároméves egyetemi diplomával, oklevéllel vagy ennek megfelelő szintű egyéb képesítéssel kell rendelkezniük.

A gyakornokokat a hivatal igényeitől függően Strasbourgba vagy Brüsszelbe osztják be.

Az európai ombudsman a Hivatal személyzeti bizottságával folytatott konzultációt követően a következő belső szabályokat fogadta el a szakmai gyakorlatokra vonatkozó feltételekről.

2. cikk
A szakmai gyakorlat célja

A szakmai gyakorlat célja, hogy a friss diplomások gyakorlati tapasztalatot szerezzenek az ombudsman munkájáról, és lehetővé tegye számukra, hogy építsenek a tanulmányaik során szerzett ismeretekre és készségekre.

A gyakornokok az európai ombudsman tisztviselőjének vagy alkalmazottjának, rendszerint osztályvezetőnek vagy azzal egyenértékű személynek a közvetlen felügyelete alatt dolgoznak.

3. cikk
Időtartam

A gyakornok teljesítményének a 10. cikkben meghatározott pozitív értékelése esetén a szakmai gyakorlat időtartama egy év, meghosszabbítás lehetősége nélkül.

A Hivatal kivételesen és a szolgálat érdekében rövidebb időtartamú szakmai gyakorlatokat is kínálhat.

4. cikk
Támogathatósági feltételek

A pályázóknak:

1. az Európai Unió valamely tagállamának vagy egy csatlakozó/tagjelölt országnak az állampolgárai;

2. legalább hároméves egyetemi végzettséggel vagy oklevéllel (vagy azzal egyenértékű képesítéssel) rendelkezik a vonatkozó felhívásokban meghatározott tudományágakban;

3. az Európai Unió egyik hivatalos nyelvét alaposan, egy másikat pedig nagyon jól ismeri. Az Európai Ombudsman Hivatalának fő munkanyelve az angol. Ezért nagyon jó angol nyelvtudásra van szükség.

A pályázók nyolc egymást követő hétnél vagy két teljes hónapnál hosszabb ideig:

4.  valamely európai intézménynél, szervnél, ügynökségnél, hivatalnál, szolgálatnál, küldöttségnél, képviseletnél – ideértve az európai parlamenti képviselő vagy európai képviselőcsoport hivatalát is – már részesült vagy részesül bármilyen fizetett szakmai gyakorlatból, vagy

5.  valamely európai intézménynél, szervnél, ügynökségnél, hivatalnál, szolgálatnál, küldöttségnél vagy képviseleti irodánál – akár ideiglenes, szerződéses, kisegítő vagy ideiglenes alkalmazottként, akár kirendelt nemzeti szakértőként, illetve európai parlamenti képviselő vagy európai parlamenti képviselőcsoport asszisztenseként – díjazás ellenében munkát végeztek vagy végeznek.

A pályázóknak tájékoztatniuk kell a szakmai gyakorlatért felelős tisztviselőt az adminisztratív helyzetükben bekövetkező minden olyan változásról, amely a jelentkezési és kiválasztási folyamat bármely szakaszában előfordulhat.

5. cikk
Kiválasztási eljárás

1. Az Európai Ombudsman Hivatala évente egyszer – általában februárban – kiírja a szükséges gyakornoki felhívásokat a szeptember 1-jén kezdődő szakmai gyakorlatokra. A szakmai gyakorlatra vonatkozó felhívások meghatározzák a konkrét munkaterületeket, tisztázzák az egyes közzétett profilokra vonatkozó követelményeket, és részletezik a kiválasztási eljárást.

2. A fogyatékossággal élő gyakornokokra vonatkozó felhívást általában februárban teszik közzé a szeptember 1-jén kezdődő gyakornoki időszakra.

3. Eltérő rendelkezés hiányában a kérelmeket az európai ombudsman honlapján található online kérelmezési rendszeren keresztül kell nyilvántartásba venni, és azoknak a következő dokumentumokat kell tartalmazniuk:

• kitöltött online jelentkezési lap;
• a kérelmező önéletrajzának angol nyelvű változata; és
• a kérelmező okleveleinek, diplomáinak vagy bizonyítványainak másolatai (a másolatokat nem kell hitelesíteni vagy lefordítani).

A szakmai gyakorlatra való jelentkezés okait és motivációját kifejtő, egyoldalas, angol nyelvű kísérőlevélre konkrét profilok esetében lehet szükség. Ezt a szakmai gyakorlatra vonatkozó felhívások tisztázzák.  

Az online jelentkezéskor kötelező megadni a kért információkat és az igazoló dokumentumokat. A hiányos kérelmek automatikusan kizárásra kerülnek a regisztrációs rendszerből.

A kiválasztási folyamat kezdeti szakasza magában foglalja a részvételre jogosult pályázók képesítéseinek, tapasztalatának és motivációjának értékelését a pályázatukban megadott információk, többek között önéletrajzuk és motivációs levelük alapján.

4.  A kezdeti szakaszt követően a pályázókat fel lehet kérni a vizsga letételére.

5.  Az előválogatott pályázókat interjúra hívják, általában videohívási eszközön vagy telefonon keresztül.

6.  Az ombudsman mindenfajta megkülönböztetés nélkül vesz fel gyakornokokat. Ha a jelöltek képesítései és készségei azonos szintűek, a Hivatal törekszik a jelöltek kiegyensúlyozott földrajzi eloszlásának és a nemek közötti egyenlőségnek a biztosítására. A Hivatal pozitív intézkedéseket hoz a fogyatékossággal élő gyakornokok felvételével kapcsolatban.

7.  Amennyiben fogyatékossággal élő pályázókat választanak ki, szükség esetén észszerű alkalmazkodást biztosítanak számukra a munkahelyen, hogy el tudják látni a rájuk bízott feladatokat [1].

8.  Az ombudsman hivatala legkésőbb június 30-ig tájékoztatja a kérelmezőket a kérelmükről hozott határozatról. A sikertelen pályázók új pályázat benyújtásával újabb gyakornoki időszakra jelentkezhetnek.

6. cikk
Szakmai gyakorlat fogyatékossággal élő személyek számára

1. Az európai ombudsman minden évben felhívást tesz közzé a fogyatékossággal élő gyakornokok számára.

2. Az e programra pályázó pályázók nem versenyezhetnek az e határozat 5. cikkének (1) bekezdése szerinti egyéb gyakornoki felhívások szerinti helyekért. A fogyatékossággal élő pályázók azonban egyidejűleg pályázhatnak a többi gyakornoki programra is, amennyiben megfelelnek a pályázati feltételeknek.

3. A 4. cikk (2) bekezdésének sérelme nélkül a pályázóknak egyetemi diplomával kell rendelkezniük, vagy legalább harmadéves (vagy azzal egyenértékű) hallgatóknak kell lenniük egy felsőoktatási intézményben (azaz egyetemi, szakképző vagy műszaki iskolákban és/vagy másutt). E határozat fennmaradó része az e rendszer keretében kiválasztott pályázókra alkalmazandó.

4. A pályázóknak elismert fogyatékossággal kell rendelkezniük ahhoz, hogy jogosultak legyenek. A pályázattal együtt be kell nyújtaniuk a felhívásban leírt szükséges bizonyítékokat az EU egyik hivatalos nyelvén. Szükség esetén a Hivatal további információkat kérhet.

5. A pályázati felhívásban ismertetni kell a fogyatékossággal élő gyakornokok profilját és feladatait.

6. A 11.A.1. cikk alkalmazásában a fogyatékossággal kapcsolatban kapott bármely jövedelem, például támogatás, vissza nem térítendő támogatás vagy bármilyen jellegű támogatás nem tekinthető külső bevételi forrásnak.

7. cikk
A gyakornokok általános kötelezettségei

1.  A gyakornokoknak vállalniuk kell, hogy betartják az ombudsman hivatalánál alkalmazandó szabályokat, eljárásokat és gyakorlatokat, különösen a következőket:

• közvetlen feletteseik és azon tisztviselő vagy megbízott utasításai, akinek irányítása alá tartoznak;
• a munkaidőre és a hibrid munkavégzésre vonatkozóan megállapított szabályok; és
• a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre és azok bizalmas kezelésére vonatkozó szabályok és eljárások.

2.  A gyakornokok nem állhatnak olyan szakmai kapcsolatban harmadik felekkel, amely összeegyeztethetetlen lehet a szakmai gyakorlattal. Tiszteletben kell tartaniuk az európai ombudsman alapokmánya által az ombudsmanra és személyzetére rótt titoktartási kötelezettségeket. A szakmai gyakorlat során tudomásukra jutott tények és információk tekintetében a lehető legnagyobb diszkréciót kell tanúsítaniuk. Ez a kötelezettség a szakmai gyakorlatuk befejezését követően is köti őket.

3.  A gyakornokoknak hozzá kell járulniuk annak a szolgálatnak a munkájához, amelyhez kirendelték őket. Az Európai Ombudsman Hivatala a szakmai gyakorlat során végzett bármely munkával kapcsolatos minden jogot fenntart.

8. cikk
Visszaélés bejelentése

Ha a gyakornok a szakmai gyakorlat során olyan tényekről szerez tudomást, amelyek alapján feltételezhető, hogy lehetséges jogellenes tevékenységről – többek között az Unió érdekeit sértő csalásról vagy korrupcióról – vagy a szakmai feladatok ellátásával kapcsolatos olyan magatartásról van szó, amely az Unió tisztviselői vagy a gyakornokok kötelezettségeinek súlyos megszegését jelentheti, a gyakornoknak haladéktalanul a Hivatal visszaélések bejelentésére vonatkozó belső szabályaival összhangban kell eljárnia, és erről írásban értesítenie kell a Hivatalt.

9. cikk
Hátrányos megkülönböztetés

Az európai ombudsman zéró toleranciát alkalmaz a megkülönböztetéssel, többek között a zaklatással szemben. Ilyen magatartás esetén a gyakornokok jogosultak igénybe venni az európai ombudsmannál rendelkezésre álló szolgáltatásokat és eljárásokat [2].

10. cikk
Felügyelet

Az egyéni célkitűzéseket a gyakornokért felelős közvetlen felettes határozza meg a szakmai gyakorlat kezdetén. A célokat egy első ülésen ismertetik a gyakornokkal.

A szakmai gyakorlat során hat hónap elteltével hivatalos találkozóra kerül sor a felelős közvetlen felettessel vagy mentorral a gyakornok teljesítményének értékelése céljából.

A szakmai gyakorlat végén záróértekezletre kerül sor a közvetlen felettessel a szakmai gyakorlat kölcsönös értékelése céljából.

Az európai ombudsman tisztviselőjének vagy alkalmazottjának közvetlen felügyelete mellett minden gyakornok a szakmai gyakorlat kezdetén mentort kap. A mentor feladata a napi munka felügyelete és a gyakornok intézménybe való beilleszkedésének megkönnyítése.

A szakmai gyakorlat végén a humánerőforrás-részleg kilépési interjút fog tartani annak érdekében, hogy visszajelzést gyűjtsön a gyakornokok Hivatalnál szerzett tapasztalatairól.

11. cikk
Pénzügyi rendelkezések

A. Havi támogatások

A gyakornokok havi ösztöndíjat kapnak a gyakornoki időszak alatt. Azoknak a gyakornokoknak, akik a szakmai gyakorlat ideje alatt fizetésben vagy más hasonló jellegű pénzügyi támogatásban részesülnek, erről nyilatkozatot kell tenniük. Ilyen esetekben az ombudsman hivatala által fizetett havi támogatás szintje megfelel a külső támogatás összege és a teljes havi támogatás értéke közötti esetleges különbségnek.

A havi támogatás összege az AD 6 besorolási fokozat 1. fizetési fokozatába tartozó alkalmazottak ajánlattételkor érvényes alapilletménye 25%-ának, valamint adott esetben a háztartási támogatásnak felel meg.[3] Ez az összeg az ombudsman határozatával kiigazítható, különösen a tisztviselők fizetésének esetleges indexálásával kapcsolatban. A támogatás az abban az országban alkalmazandó súlyozástól függ, ahol a szakmai gyakorlatra sor kerül. Az alkalmazandó nemzeti jogszabályoktól függően az adó hatálya alá is tartozhat.

Az ombudsman – figyelembe véve a gyakornokok esetleges sajátos igényeit – havi átalányösszeget biztosíthat, amelyről eseti alapon döntenek.

Ha fogyatékossággal élő pályázót választanak ki az észszerű alkalmazkodás részeként, a Hivatal a havi támogatás legfeljebb 50%-áig előirányzatokat bocsát rendelkezésre a kiválasztott gyakornok fogyatékossági állapotához közvetlenül kapcsolódó és a havi támogatásból nem megfelelően fedezett többletköltségek fedezésére. A gyakornokoknak megfelelő bizonyítékot kell benyújtaniuk egyedi feltételeik dokumentálására, amelyek alapján a kinevezésre jogosult hatóság egyedi határozatot hoz a kiegészítő kifizetésről.

B. A szakmai gyakorlat kezdetén és végén felmerülő utazási költségek

Azok a gyakornokok, akik semmilyen más forrásból nem jogosultak utazási költségeket igényelni, az Európai Unió és a csatlakozó országok területén belül a lakóhelyük és Strasbourg/Brüsszel között a szakmai gyakorlat kezdetén és végén [4] történő utazás költségeinek megtérítését igényelhetik az alábbiak szerint:

• másodosztályú vasúti viteldíj a legközvetlenebb útvonalon, szükség esetén hálókocsival;
• busz- vagy autómegosztó viteldíj a legközvetlenebb útvonalon;
• turistaosztályú légi viteldíj a legolcsóbb útvonalra, ha az olcsóbb, vagy ha a vasúti utazás meghaladja az 500 km-t, vagy ha az utazás tengeri átkeléssel jár. A repülőjegyek árát csak igazoló dokumentumok bemutatása esetén térítik meg;
• kilométerenkénti juttatás [5] személygépkocsival történő utazás esetén,[6] az általánosan használt útvonaltervező weboldalak által meghatározott legrövidebb útvonal alapján.

A szakmai gyakorlat kezdetén és/vagy végén a menetjegyeket az Európai Ombudsman Hivatala foglalja le. A gyakornokok azonban a Hivatal előzetes jóváhagyásával önállóan is foglalhatnak menetjegyet.

A poggyászfeleslegért fizetendő díjak visszatérítése az ombudsman hivatalának előzetes jóváhagyásával lehetséges. A maximálisan megtéríthető poggyászmennyiség 50 kg.

Kivéve, ha fogyatékossággal élő jelentkezőt választanak ki, akit az utazás során el kell kísérni, a szakmai gyakorlaton részt vevő személyen kívül más személy számára nem térítik meg az utazási költségeket.

C. A szakmai gyakorlat során felmerült kiküldetési költségek

A megfelelően engedélyezett kiküldetések során felmerült költségek megtérítésére analógia útján az Európai Unió tisztviselőire alkalmazandó rendelkezéseket kell alkalmazni.

12. cikk
Észszerű alkalmazkodás

Az a szakmai gyakorlatra jelentkező, aki észszerű alkalmazkodást kér a szakmai gyakorlat során végzett munkájához, a jelentkezéssel együtt kérelmet nyújt be. A kérelemhez csatolni kell a kockázatértékelési rendszerre vonatkozó intézkedések szükségességének megfelelő indokolását.

Az RA-t igénylő kiválasztott gyakornokoknak közvetlenül az Európai Parlament Orvosi Szolgálatának kell benyújtaniuk az RA kérelmével kapcsolatos részleteket és az igazoló dokumentumokat. Ez utóbbi elvégzi a kinevezésre jogosult hatóság intézkedései iránti kérelem előzetes értékelését, és jelentését benyújtja az ombudsman humánerőforrás-szolgálatának.

A humánerőforrás-szolgálat véleményt nyilvánít a kinevezésre jogosult hatóságnak, amely határozatot hoz arról, hogy megadják-e, és ha igen, milyen típusú RA-megállapodásokat ^[7].

13. cikk
Beteg- és balesetbiztosítás

A gyakornokok betegség- és balesetbiztosítással rendelkeznek az Európai Ombudsman Hivatala által fizetett biztosítás révén.

A gyakornok kérésére az ombudsman hivatala a házastársát és gyermekeit is biztosítja a betegség és a baleset kockázata ellen. Ilyen esetekben a gyakornok viseli a többletköltségeket.

14. cikk
Szabadság és betegség

A gyakornokok a szakmai gyakorlat minden hónapjára két munkanap szabadságra jogosultak.

A szakmai gyakorlat során ki nem vett szabadságnapok nem téríthetők meg.

Kivételes körülmények között a gyakornokok engedélyt kérhetnek a munkából való távolmaradásra. Az ilyen kérelmeket az ombudsman tisztviselőire alkalmazandó, a szabadságra vonatkozó különös rendelkezések fényében vizsgálják meg. Az engedély megadása esetén analógia útján az európai ombudsman személyzetére alkalmazandó eljárásokat kell alkalmazni.

Betegség miatti távollét esetén a gyakornokoknak haladéktalanul értesíteniük kell az ombudsman hivatalát. A három napnál hosszabb távollétet orvosi igazolással kell igazolni.

15. cikk
A szakmai gyakorlat felfüggesztése, idő előtti megszüntetése és vége

A szakmai gyakorlat felfüggesztésére irányuló kérelmeknek a Hivatal kivételes körülmények között ad helyt, figyelembe véve a szolgálat érdekeit. A szakmai gyakorlat felfüggesztésének időtartama alatt a havi támogatási kifizetéseket is felfüggesztik. A szakmai gyakorlat felfüggesztése nem jogosítja fel a gyakornokot a fenti 11. cikk B. pontja szerinti utazási költségek megtérítésére.

A szakmai gyakorlatot bármelyik fél megszüntetheti.

A gyakornok a közvetlen felettes és a HR-szolgálat legalább egy hónappal korábban történő értesítésével megszüntetheti a szakmai gyakorlatot.

A Hivatal abban az esetben szüntetheti meg a szakmai gyakorlatot, ha a gyakornok teljesítménye nem kielégítő, vagy a gyakornok nem tartotta be a szakmai gyakorlat feltételeit. A gyakornok először lehetőséget kap a meghallgatásra. Ha a Hivatal arra a következtetésre jut, hogy a szakmai gyakorlatot meg kell szüntetni, a Hivatalnak kell meghatároznia a szakmai gyakorlat befejezésének időpontját. Amennyiben a szakmai gyakorlat a gyakornok teljesítménye miatt szűnik meg, a szakmai gyakorlat legkorábban a szakmai gyakorlat megszüntetéséről szóló határozatot követő hónap utolsó napján fejeződhet be.

16. cikk
Gyakornoki státusz

A szakmai gyakorlatra való felvétel nem ruházza fel a gyakornokokat az Európai Unió tisztviselőinek vagy egyéb alkalmazottainak jogállásával.

17. cikk
A személyes adatok védelme

A személyes adatok európai ombudsman általi kezelését az (EU) 2018/1725 rendelet [8] szabályozza. Az adatvédelemre vonatkozó részletes adatvédelmi nyilatkozat megtalálható az online kérelmezési rendszerben, és megtalálható az európai ombudsman honlapján.

18. cikk
Hatálybalépés

Ez a határozat az aláírásának napján lép hatályba.

Strasbourg, 2025. január 31.

Emily O'Reilly

 

[1] Az Európai Közösségek tisztviselőinek személyzeti szabályzata és az Európai Közösségek egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételek 1d. cikkének (4) bekezdésében meghatározott észszerű alkalmazkodás analógiájára „szükség esetén megfelelő intézkedések annak érdekében, hogy a fogyatékossággal élő személy számára lehetővé tegyék a munkához jutást, a munkában való részvételt, az előmenetelt vagy a képzésben való részvételt, kivéve, ha az ilyen intézkedések aránytalan terhet rónának a munkáltatóra”.

[2] A zaklatás megelőzésére vonatkozó belső szabályokkal összhangban.

[3] A tisztviselők személyzeti szabályzata vonatkozó rendelkezéseinek analógiájára a háztartási támogatásra való jogosultságot a személyzeti szabályzat VII. melléklete 1. cikkének (2) és (3) bekezdésében meghatározott feltételekkel összhangban határozzák meg.

[4] Ideértve az idő előtti megszüntetést is.

[5] A kiküldetésekre vonatkozó szabályokkal összhangban.

[6] Az autókölcsönzési költségek külön nem téríthetők meg, és azokat a kilométerenkénti juttatás fedezi.

[7] Az európai ombudsman 2004. november 4-i általános végrehajtási rendelkezéseivel összhangban, amelyek a személyzeti szabályzat 1. cikke e) pontjának (4) bekezdését hajtják végre a fogyatékossággal élő személyek felvétele tekintetében, és különösen annak 3. fejezetével („Észszerű alkalmazkodás”) összhangban.

[8] Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2018/1725 rendelete (2018. október 23.) a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 45/2001/EK rendelet és az 1247/2002/EK határozat hatályon kívül helyezéséről (EGT-vonatkozású szöveg) (HL L 295., 2018.11.21., 39. o.).