Article premier Dispositions
générales

Le Médiateur propose des stages aux diplômés de l’université ou de l’enseignement supérieur qui s’intéressent vivement au projet de l’Union européenne et, en particulier, à la manière dont les institutions de l’UE et leur administration interagissent avec les citoyens.

Le Médiateur européen est déterminé à créer un environnement de travail égal et inclusif. Sans préjudice des articles 2 et 5 de la présente décision, les stages sont ouverts à tous les candidats sans distinction d’origine géographique, raciale ou ethnique, de convictions politiques, philosophiques ou religieuses, d’origine sociale et d’appartenance à une minorité nationale, d’âge ou de handicap, de sexe ou d’orientation sexuelle et sans référence à leur état civil ou à leur situation familiale.

Afin de fournir une expérience professionnelle précieuse aux personnes handicapées talentueuses, le Médiateur européen met en place un programme d’action positive spécifique pour les stagiaires handicapés.

En outre, le Médiateur peut lancer des actions positives supplémentaires et publier des programmes de stages ad hoc assortis de conditions d’éligibilité spécifiques.

Sans préjudice de l’article 6, paragraphe 3, de la présente décision et/ou des qualifications et critères de sélection spécifiques prévus dans les appels à stage, les candidats doivent, au minimum, être titulaires d’un diplôme universitaire de trois ans ou d’un autre titre de niveau correspondant.

Les stagiaires sont affectés à Strasbourg ou à Bruxelles, en fonction des besoins de l’Office.

Le Médiateur européen a adopté les règles internes suivantes relatives aux conditions de stage, après consultation du comité du personnel de l’Office.

Article 2
Objectif d'un stage

Un stage vise à fournir aux jeunes diplômés une expérience pratique du travail du Médiateur et à leur permettre de tirer parti des connaissances et des compétences acquises au cours de leurs études.

Les stagiaires travaillent sous la supervision directe d'un fonctionnaire ou agent du Médiateur européen, normalement un chef d'unité ou équivalent.

Article 3
Durée

Sous réserve d’une évaluation positive des performances du stagiaire, conformément à l’article 10, le stage a une durée d’un an, sans possibilité de prolongation.

L’Office peut, à titre exceptionnel et dans l’intérêt du service, proposer des stages de durée plus courte.

Article 4
Conditions d'éligibilité

Les candidats doivent:

1. être ressortissants d'un État membre de l'Union européenne ou d'un pays adhérent/candidat;

2. avoir un diplôme universitaire d'au moins trois ans (ou une qualification équivalente) dans les disciplines spécifiées dans les appels correspondants;

3. avoir une connaissance approfondie d'une des langues officielles de l'Union européenne et une très bonne connaissance d'une autre. La langue de travail principale du Bureau du Médiateur européen est l'anglais. Une très bonne connaissance de l'anglais est donc requise.

Les candidats ne doivent pas, pendant plus de huit semaines consécutives ou deux mois complets:

4.  avoir déjà bénéficié ou bénéficier de tout type de stage en cours d’emploi rémunéré au sein d’une institution, d’un organe, d’une agence, d’un bureau, d’un service, d’une délégation, d’une représentation, y compris au sein d’un député au Parlement européen ou d’un groupe politique européen, ou

5.  avoir occupé ou avoir occupé un emploi rémunéré de quelque nature que ce soit au sein d’une institution, d’un organe, d’une agence, d’un bureau, d’un service, d’une délégation ou d’un bureau de représentation européens, que ce soit en tant qu’agent temporaire, contractuel, auxiliaire ou intérimaire, expert national détaché ou assistant d’un député au Parlement européen ou d’un groupe politique européen.

Les candidats doivent informer le responsable des stages de tout changement dans leur situation administrative qui pourrait survenir à n’importe quel stade de la procédure de candidature et de sélection.

Article 5 Procédure
de sélection

1. Le Bureau du Médiateur européen lance les appels à candidatures nécessaires une fois par an, normalement en février pour les stages débutant le 1er septembre. Les appels à candidatures définissent des domaines de travail spécifiques, clarifient les exigences pour chaque profil publié et détaillent la procédure de sélection.

2. L’appel à candidatures pour les stagiaires handicapés est normalement publié en février pour la période de stage débutant le 1er septembre.

3. Sauf disposition contraire, les candidatures doivent être enregistrées via le système de candidature en ligne sur le site web du Médiateur européen et inclure les documents suivants:

• un formulaire de demande en ligne dûment rempli;
• une version anglaise du curriculum vitae du candidat; et
• copies des diplômes, diplômes ou certificats du candidat (les copies n’ont pas besoin d’être certifiées ou traduites).

Une lettre d'accompagnement d'une page en anglais expliquant les raisons et la motivation pour postuler au stage peut être nécessaire pour des profils spécifiques. Cela est clarifié dans les appels de stages.  

Il est obligatoire de fournir les informations demandées lors de la demande en ligne ainsi que les pièces justificatives. Les demandes incomplètes seront automatiquement exclues du système d'enregistrement.

La phase initiale du processus de sélection consistera à évaluer les qualifications, l'expérience et la motivation des candidats admissibles sur la base des informations fournies dans leur candidature, y compris leur CV et leur lettre de motivation.

4.  Après la phase initiale, les candidats peuvent être invités à passer un test.

5.  Les candidats présélectionnés seront invités à une entrevue, normalement au moyen d'un outil d'appel vidéo ou par téléphone.

6.  Le Médiateur recrute des stagiaires sans discrimination pour quelque motif que ce soit. Si les qualifications et les compétences des candidats sont d'un niveau égal, l'Office s'efforce d'assurer une répartition géographique équilibrée et l'égalité entre les hommes et les femmes parmi les candidats. L’Office prend des mesures positives en ce qui concerne le recrutement de stagiaires handicapés.

7.  Si des candidats handicapés sont sélectionnés, ils bénéficieront, si nécessaire, d’aménagements raisonnables au travail pour leur permettre d’accomplir les tâches qui leur sont assignées [1].

8.  Le bureau du Médiateur informera les demandeurs de la décision prise sur leur demande au plus tard le 30 juin. Les candidats non retenus peuvent postuler pour une autre période de stage en soumettant une nouvelle candidature.

Article 6
Stages pour personnes handicapées

1. Chaque année, le Médiateur européen publie un appel à candidatures pour les stagiaires handicapés.

2. Les candidats qui postulent à ce programme ne sont pas admis à concourir pour les places prévues dans le cadre des autres appels à stage, conformément à l'article 5, paragraphe 1, de la présente décision. Toutefois, les candidats handicapés sont invités à postuler simultanément aux autres programmes de stage s’ils remplissent les critères d’éligibilité.

3. Sans préjudice de l'article 4, paragraphe 2, les candidats doivent être titulaires d'un diplôme universitaire ou être au moins des étudiants de troisième année (ou l'équivalent) d'un établissement d'enseignement supérieur (universités, écoles professionnelles ou techniques et/ou autres). Le reste de la présente décision est applicable aux candidats sélectionnés dans le cadre de ce régime.

4. Pour être éligibles, les candidats doivent avoir un handicap reconnu. Ils doivent fournir les éléments de preuve nécessaires décrits dans l’appel, dans l’une des langues officielles de l’UE, en même temps que la demande. Si nécessaire, l'Office peut demander des informations complémentaires.

5. Les profils et les tâches respectives des stagiaires handicapés sont décrits dans l’appel.

6. Les revenus perçus en relation avec un handicap, tels que les subventions, subventions ou aides de quelque nature que ce soit, ne sont pas considérés comme une source extérieure de revenus aux fins de l'article 11.A.1.

Article 7 Obligations
générales pour les stagiaires

1.  Les stagiaires doivent s’engager à respecter les règles, procédures et pratiques applicables au bureau du Médiateur, notamment:

• les instructions de leurs supérieurs hiérarchiques et du fonctionnaire ou agent sous la direction duquel ils sont placés;
• les règles établies en matière de temps de travail et de travail hybride; et
• les règles et procédures relatives à l'accès du public aux documents et à leur confidentialité.

2.  Les stagiaires ne doivent pas avoir de liens professionnels avec des tiers qui pourraient être incompatibles avec le stage. Ils sont tenus de respecter les obligations de confidentialité imposées au Médiateur et à son personnel par le statut du Médiateur européen. Ils doivent respecter la plus grande discrétion en ce qui concerne les faits et les informations dont ils ont connaissance au cours du stage. Ils restent liés par cette obligation après la fin de leur stage.

3.  Les stagiaires doivent contribuer au travail du service auquel ils sont affectés. Le bureau du Médiateur européen conserve tous les droits sur les travaux qu’il a effectués pendant le stage.

Article 8
Dénonciation des dysfonctionnements

Si, au cours du stage, un stagiaire a connaissance de faits qui donnent lieu à une présomption d’activité illégale éventuelle, y compris de fraude ou de corruption préjudiciable aux intérêts de l’Union, ou de comportements liés à l’exercice de fonctions professionnelles susceptibles de constituer un manquement grave aux obligations des fonctionnaires de l’Union ou des stagiaires, il agit immédiatement conformément aux règles internes de l’Office en matière de dénonciation des dysfonctionnements et en informe l’Office par écrit.

Article 9
Discrimination

Le Médiateur européen applique une politique de tolérance zéro à l’égard de la discrimination, y compris le harcèlement. En cas de tels comportements, les stagiaires ont le droit de recourir aux services et procédures disponibles auprès du Médiateur européen [2].

Article 10
Contrôle

Les objectifs individuels seront fixés par le supérieur hiérarchique responsable du stagiaire au début du stage. Les objectifs sont expliqués au stagiaire lors d'une première réunion.

Au cours du stage, une réunion formelle avec le supérieur hiérarchique ou le mentor responsable a lieu après six mois, en vue d’évaluer les performances du stagiaire.

Une dernière réunion avec le supérieur hiérarchique pour évaluer mutuellement le stage a lieu à la fin du stage.

Outre la supervision directe d’un fonctionnaire ou d’un agent du Médiateur européen, chaque stagiaire se verra attribuer un mentor au début du stage. Le rôle d'un mentor est de superviser le travail quotidien et de faciliter l'intégration du stagiaire dans l'institution.

Un entretien de sortie sera mené à la fin du stage par les ressources humaines afin de recueillir un retour d’information sur l’expérience des stagiaires au sein de l’Office.

Article 11 Modalités
financières

A. Subventions mensuelles

Les stagiaires reçoivent une bourse mensuelle pendant la période de stage. Les stagiaires qui reçoivent un salaire ou un autre soutien financier de nature similaire pendant la période de stage doivent le déclarer. Dans ce cas, le montant de la subvention mensuelle versée par le bureau du Médiateur correspondra à la différence, le cas échéant, entre le montant de l’aide extérieure et la valeur d’une subvention mensuelle complète.

Le montant d’une subvention mensuelle équivaut à 25 % du traitement de base du personnel de grade AD 6, échelon 1, applicable au moment de l’offre, majoré, le cas échéant, de l’allocation de foyer [3]. Ce montant peut être adapté par décision du Médiateur, notamment en liaison avec l’éventuelle indexation des rémunérations des fonctionnaires. La subvention est soumise au coefficient correcteur applicable dans le pays où le stage a lieu. Il peut également être imposé en fonction de la législation nationale applicable.

Le Médiateur, compte tenu d'éventuels besoins spécifiques des stagiaires, peut accorder une somme forfaitaire mensuelle à décider au cas par cas.

Si un candidat handicapé est sélectionné, dans le cadre d’aménagements raisonnables, l’Office mettra à disposition des crédits, jusqu’à concurrence de 50 % de la subvention mensuelle, pour couvrir les coûts supplémentaires directement liés à l’état de handicap du stagiaire sélectionné et qui ne sont pas suffisamment couverts par la subvention mensuelle. Les stagiaires présentent les preuves appropriées pour documenter leurs conditions spécifiques sur la base desquelles l’autorité investie du pouvoir de nomination prendra une décision individuelle concernant le paiement supplémentaire.

B. Frais de voyage encourus au début et à la fin du stage

Les stagiaires qui n'ont pas le droit de réclamer des frais de voyage auprès d'une autre source peuvent demander le remboursement des frais de voyage sur le territoire de l'Union européenne et des pays adhérents entre leur lieu de résidence et Strasbourg/Bruxelles au début et à la fin [4] du stage, comme suit:

• tarif ferroviaire de deuxième classe par l'itinéraire le plus direct, avec voiture-lit si nécessaire;
• le tarif du bus ou de l'autopartage par l'itinéraire le plus direct;
• tarif aérien en classe économique, pour l’itinéraire le moins cher, si celui-ci est moins cher, ou si le trajet en train dépasse 500 km, ou si le trajet implique une traversée maritime. Le coût des billets d'avion n'est remboursé que sur présentation de pièces justificatives;
• l’indemnité kilométrique [5] pour les déplacements en voiture [6], sur la base de l’itinéraire le plus court déterminé par les sites web de planification d’itinéraires couramment utilisés.

La réservation des titres de transport au début et/ou à la fin du stage est effectuée par le Bureau du Médiateur européen. Les stagiaires peuvent toutefois réserver eux-mêmes leurs billets de transport, sous réserve de l'approbation préalable de l'Office.

Le remboursement des frais dus pour les bagages excédentaires est possible, sous réserve de l'approbation préalable du bureau du médiateur. Le montant maximum des bagages pour lesquels un remboursement est possible est de 50 kg.

Sauf si un candidat handicapé est sélectionné et doit être accompagné pendant le voyage, aucune personne autre que la personne bénéficiant du stage ne sera remboursée des frais de voyage.

C. Frais de mission encourus pendant le stage

Pour le remboursement des frais exposés lors de missions dûment autorisées, les dispositions applicables aux fonctionnaires de l'Union européenne s'appliquent par analogie.

Article 12
Aménagements raisonnables

Le candidat à un stage qui demande des aménagements raisonnables (ci-après les «AR») pour son travail pendant le stage présente une demande en même temps que sa candidature. La demande doit être accompagnée d'une justification appropriée de la nécessité d'arrangements en matière d'AR.

Les stagiaires sélectionnés nécessitant une AR fournissent directement au service médical du Parlement européen les détails concernant la demande d’AR et les pièces justificatives. Ce dernier procède à une évaluation préalable de la demande d’accords d’AR et soumet son rapport au service des ressources humaines du Médiateur.

Le service RH rendra son avis à l’autorité investie du pouvoir de nomination, qui décidera si et, le cas échéant, quels types d’accords d’AR sont accordés ^[7].

Article 13
Assurance maladie et accident

Les stagiaires sont assurés contre la maladie et les accidents au moyen d’une assurance payée par le bureau du Médiateur européen.

À la demande du stagiaire, le bureau du Médiateur assure également son conjoint et ses enfants contre les risques de maladie et d’accident. Dans ce cas, les frais supplémentaires seront à la charge du stagiaire.

Article 14
Congés et maladie

Les stagiaires ont droit à deux jours ouvrables de congé par mois de stage.

Les jours de congé non pris pendant le stage ne sont pas remboursés.

Dans des circonstances exceptionnelles, les stagiaires peuvent demander la permission de s'absenter du travail. Ces demandes seront examinées à la lumière des dispositions relatives aux congés spéciaux applicables aux fonctionnaires du Médiateur. Si une autorisation est accordée, les procédures applicables au personnel du Médiateur européen s'appliqueront par analogie.

En cas d’absence pour cause de maladie, les stagiaires doivent en informer immédiatement le bureau du médiateur. Les absences de plus de trois jours doivent être justifiées par un certificat médical.

Article 15
Suspension, cessation anticipée et fin du stage

Les demandes de suspension d’un stage sont acceptées par l’Office dans des circonstances exceptionnelles, en tenant compte de l’intérêt du service. Pendant une période de suspension d’un stage, les versements mensuels de subventions sont également suspendus. La suspension du stage ne donne pas droit au remboursement des frais de voyage au titre de l'article 11.B. ci-dessus.

Chaque partie peut mettre fin au stage.

Un stagiaire peut mettre fin au stage en informant le supérieur hiérarchique et les services RH, au moins un mois à l’avance.

L’Office peut mettre fin au stage dans les cas où les prestations d’un stagiaire sont jugées insatisfaisantes ou lorsque le stagiaire n’a pas respecté les conditions du stage. Le stagiaire aura d'abord la possibilité d'être entendu. Si l’Office conclut qu’il y a lieu de mettre fin au stage, il lui appartient de déterminer la date à laquelle le stage prendra fin. Lorsqu’il prend fin en raison des prestations du stagiaire, le stage ne peut prendre fin avant le dernier jour du mois suivant la décision de mettre fin au stage.

Article 16
Statut de stagiaire

L'admission aux stages ne confère pas aux stagiaires le statut de fonctionnaire ou d'agent de l'Union européenne.

Article 17
Protection des données à caractère personnel

Le traitement des données à caractère personnel par le Médiateur européen est régi par le règlement (UE) 2018/1725 [8]. Une déclaration de confidentialité détaillée sur la protection des données est incluse dans le système de demande en ligne et peut être consultée sur le site web du Médiateur européen.

Article 18
Entrée en vigueur

La présente décision entrera en vigueur le jour de sa signature.

Strasbourg, le 31 janvier 2025

Emily O'Reilly

 

[1] Par analogie à l’aménagement raisonnable défini à l’article 1er quinquies, paragraphe 4, du statut des fonctionnaires et du régime applicable aux autres agents de la Communauté européenne, «des mesures appropriées, le cas échéant, pour permettre à une personne handicapée d’accéder à un emploi, d’y participer, d’y progresser ou de suivre une formation, à moins que de telles mesures n’imposent une charge disproportionnée à l’employeur».

[2] Conformément aux règles internes en matière de prévention du harcèlement.

[3] Par analogie avec les dispositions pertinentes du statut des fonctionnaires, l’éligibilité à l’allocation de foyer est déterminée dans les conditions prévues à l’article 1er, paragraphes 2 et 3, de l’annexe VII du statut.

[4] Y compris en cas de résiliation anticipée.

[5] Conformément aux règles applicables en matière de missions.

[6] Les frais de location de voiture ne sont pas remboursés séparément et sont couverts par l'indemnité kilométrique.

[7] Conformément aux dispositions générales d’exécution du Médiateur européen du 4 novembre 2004, mettant en œuvre l’article 1er, point e), paragraphe 4, du statut en ce qui concerne le recrutement de personnes handicapées, et notamment le chapitre 3 «Aménagements raisonnables».

[8] Règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) no 45/2001 et la décision no 1247/2002/CETexte présentant de l’intérêt pour l’EEE (JO L 295 du 21.11.2018, p. 39).