Bakgrund till klagomålet

1. Klaganden deltog i två urvalsförfaranden för rekrytering av EU-personal som anordnades av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso).[1] Urvalsförfarandena anordnades för att rekrytera assistenter och administratörer på IKT-området.

2. Klaganden deltog i alla skeden av båda urvalsförfarandena. Därefter informerade Epso honom om att hans namn inte hade förts upp på de reservlistor från vilka EU-institutionerna kan rekrytera personal, eftersom han inte hade uppnått de nödvändiga kraven för godkänt i den sista etappen av varje urvalsförfarande.

3. Klaganden bad Epso att ompröva sitt beslut i båda urvalsförfarandena (genom att begära omprövning), och Epso svarade den 12 respektive 24 juli 2024. I båda fallen avslog Epso begäran om omprövning och angav följande:

”Uttagningskommittén har noga granskat de poäng du fick vid utvärderingscentrumet, noggrant granskat utvärderingen av dina allmänna och särskilda kompetenser och kommit fram till att dina poäng motsvarar dina resultat vid utvärderingscentrumet.

Uttagningskommittén bekräftar att det inte har skett något misstag i poängsättningen, att resultaten i ditt kompetenspass är korrekta och att förfarandereglerna för urvalet har följts på vederbörligt sätt.”

4. Efter att ha mottagit Epsos svar kontaktade klaganden Epso flera gånger och bad om ytterligare information om granskningsprocessen, t.ex. om översynen innebar att en andra utvärdering hade ägt rum, hur den hade gjorts, om den andra utvärderingsgruppen skilde sig från den första och om den andra utvärderingen gjordes utan hänvisning till den första.

5. Klaganden var missnöjd med Epsos svar och vände sig till ombudsmannen. Klaganden ansåg särskilt att Epso inte besvarade ett antal frågor som han hade ställt.

Utredningen

6. Ombudsmannen inledde en undersökning av hur Epso hade hanterat begärandena om omprövning.

7. Eftersom ombudsmannen ansåg att Epso inte på ett tillfredsställande sätt hade åtgärdat klagandens farhågor bad ombudsmannen Epso att lämna ytterligare svar till klaganden, vilket den gjorde den 27 januari 2025.

8. Därefter träffade ombudsmannens undersökningsgrupp Epso i juli 2025 för att diskutera ärendet.

Klagandens argument

9. Klaganden uppgav att Epso hade skickat honom samma svar på båda begärandena om omprövning. Han uttryckte oro över insynen och rättvisan i granskningsprocessen. Han ansåg att en andra utvärdering skulle genomföras självständigt och inte av samma uttagningskommitté som hade gjort den första bedömningen. Han hävdade att antingen var hans prestation inte omvärderas, eller det var otillräckligt omvärderas.

10. Klaganden hävdade att det fanns en motsägelse mellan de svar han fick på sina begäranden om översyn och de ytterligare svar som Epso skickade till honom under ombudsmannens undersökning. Han anser att Epso försöker hindra sökande från att bestrida ett resultat.

Argument från Epso

11. I de kompletterande svaren till klaganden angav Epso i huvudsak att de sökande, enligt de allmänna regler som gäller för båda uttagningsförfarandena, inte kunde bestrida giltigheten av uttagningskommitténs bedömning av deras prestationer. De två olika uttagningskommittéer som prövade hans ansökningar om omprövning i respektive urvalsförfarande ansåg att ansökningarna avsåg poängsättningen och bedömningen av hans prestationer. Båda begärandena om översyn avslogs därför.

12. I sina svar på ombudsmannens frågor medgav Epso att dess svar till klaganden var något förvirrande och innehöll ”olyckliga formuleringar”. I själva verket hade det inte gjorts någon andra utvärdering av klagandens resultat i de två urvalsförfarandena. Detta berodde på att klaganden i båda sina begäranden om omprövning inte hade gjort något konkret fel i bedömningarna, utan endast hänvisade till sin egen personliga övertygelse. I avsaknad av bevis som tyder på ett uppenbart fel begränsar uttagningskommittén sin prövning och omprövar inte giltigheten av sin bedömning. Vid handläggningen av klagandens ansökningar undersökte uttagningskommittén endast om det hade förekommit väsentliga oriktigheter i hur den sökande hade fått sina poäng, det vill säga om det hade förekommit fel vid inmatningen av poängen i it-systemet. Epso tillade att om klaganden hade lagt fram tydliga bevis som tydde på att uttagningskommittén hade begått ett uppenbart fel, skulle uttagningskommittén ha sett över sina bedömningar på denna grund.

13. Epso förklarade att alla begäranden om omprövning kombineras i en Excel-fil som innehåller en beslutstabell. I denna tabell anger de medlemmar i uttagningskommittén som analyserar varje begäran sitt beslut och motiveringen till det, och huruvida begäran bör få ett standardsvar eller ett skräddarsytt svar. Epso har ett särskilt team som hanterar begäranden om omprövning, som ger administrativt stöd till uttagningskommittéer och fungerar som ett ”gränssnitt” mellan uttagningskommittéer och Epsos operativa grupper som ansvarar för en viss aspekt av ett klagomål.

14. Epso uppgav att uttagningskommittén i samband med en begäran om omprövning inte prövar rättsliga argument. En fullständig rättslig prövning görs till följd av ett administrativt klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. Syftet med en begäran om omprövning är att göra det möjligt för uttagningskommittén att rätta till eventuella misstag [2].

Ombudsmannens bedömning

15. Ombudsmannen konstaterade att det fanns inkonsekvenser mellan den första uppsättningen svar som klaganden fick på sina begäranden om omprövning och de svar som han senare fick från Epso i samband med ombudsmannens undersökning. I den första uppsättningen svar angavs tydligt att en översyn hade ägt rum, medan det i den andra uppsättningen svar angavs att så inte var fallet.

16. På grundval av de förklaringar som Epso lämnade under undersökningens gång verkar det som om de svar som ursprungligen skickades till klaganden innehöll uppgifter som var felaktiga och inte bara något förvirrande. Detta fick klaganden att tro att hans prestationer hade omvärderats, trots att inga substansgranskningar hade ägt rum.

17. När klaganden därefter kontaktade Epso med ett antal frågor om hur översynerna genomfördes i praktiken korrigerade Epso inte den vilseledande information som den ursprungligen hade lämnat till klaganden. Det var först under ombudsmannens undersökning som det blev tydligt hur Epso hade hanterat klagandens begäranden om omprövning, särskilt att uttagningskommittén hade avslagit dem och på vilka grunder.

18. Under undersökningen har Epso lämnat rimliga förklaringar till hur uttagningskommittén hanterar begäranden om omprövning, särskilt att uttagningskommittén skulle behöva bevis som tyder på ett uppenbart fel för att kunna göra en innehållsmässig granskning av en sökandes prestationer. Uttagningskommittéerna följde detta tillvägagångssätt när de behandlade klagandens begäran och konstaterade att poängen i ett prov inte förutsäger resultatet i ett annat prov och att en skillnad i poäng mellan proven, såsom klaganden hävdade som grund för en översyn, därför inte utgör bevis för ett uppenbart fel. 

19. När det gäller hur svaren på klagandens begäran om omprövning formulerades har ombudsmannen dock konsekvent funnit [3] att Epso har en skyldighet att ge de sökande tydlig, korrekt och fullständig information i samband med de urvalsförfaranden som Epso anordnar. Detta gäller även begäran om omprövning, som är den prövningsmekanism som de sökande har tillgång till för att bestrida ett beslut som fattats av uttagningskommittén.

20. De ursprungliga svar som skickades till klaganden, som innehöll felaktiga uppgifter, baserades på en standardiserad svarsmall som skickades till alla sökande vars begäran om översyn avslås. Detta innebär att alla sökande vars ansökningar inte ledde till en innehållsmässig granskning i praktiken fick felaktig information, vilket kan ha fått dem att tro att deras resultat hade utvärderats på nytt.

21. Även om det finns mycket goda skäl för förvaltningarna att använda mallar och standardformuleringar när de svarar på olika typer av begäranden, måste informationen i sådana standardsvar vara korrekt och innehålla de korrekta skälen till administrationens beslut. Epso bör granska de standardsvar som används för att se till att de sökande får tydliga, korrekta och fullständiga svar på sina begäranden om omprövning. Detta är avgörande för att säkerställa att förfarandet för begäran om omprövning fungerar som en effektiv och trovärdig prövningsmekanism.

22. Eftersom Epso under undersökningens gång nu har klargjort hur den hanterade klagandens begäranden om omprövning anser ombudsmannen att inga ytterligare undersökningar är motiverade. Ombudsmannen kommer dock att lägga fram ett förslag till förbättringar för att ta itu med det kommunikationsproblem som identifierats ovan.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Under ombudsmannens undersökning har Epso slutligen klargjort hur den hanterade klagandens begäranden om omprövning. Därför är inga ytterligare undersökningar motiverade.

Klaganden och Epso kommer att informeras om detta beslut.

Förslag till förbättringar

Epso bör se till att sökande som har lämnat in en begäran om omprövning i framtiden får ett tydligt, korrekt och fullständigt svar som informerar dem om huruvida uttagningskommittén har granskat deras resultat och, om så inte är fallet, skälen till detta.

Teresa Anjinho
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 7 november 2025

[1] https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/assistants-development-configuration-testing-operation-and-maintenance-it

https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/competition/9187/description

[2] Under 2022 beslutade Epso att förtydliga reglerna för begäran om omprövning för att klargöra för de sökande att det finns olika förfaranden för olika ändamål. Vid den tidpunkten gjordes därför en översyn av respektive lydelse i meddelandena om uttagningsprov.

[3] Se t.ex. ombudsmannens beslut i ärende OI/1/2023/VS, som finns på https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/180990